AUDITING II
“AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA”
Disusun Oleh :
NAMA
1. Ghea Eka Putri
2. Yuyun Anggrahini
3. Vivin Nurlaili Putri
4. Aan Andriani
5. Hety Kustriani Harianti
6. Nony Saraswati Gendis
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONEISA
i KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga Tugas Makalah Auditing II tentang “Audit Siklus Penggajian dan Personalia” ini dapat terselesaikan.
Dalam kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada Yth:
1. Ibu Apry Linda Diana, SE.,M.Ak. selaku dosen mata kuliah Auditing II 2. Rekan-rekan satu kelompok yang telah membantu penyelesaian
penyusunan makalah ini
Makalah ini merupakan suatu pembelajaran untuk kami dan diharapkan dengan adanya makalah ini dapat meningkatkan pemahaman tentang Audit Siklus Penggajian dan Personalia. Selain itu, makalah ini juga dapat digunakan sebagai pembelajaran dan referensi bagi mahasiswa untuk melihat keadaan yang sebenarnya pada etika profesi akuntan dan disesuaikan dengan teori-teori yang ada.
Dengan penuh kesadaran, bahwa Makalah Auditing II tentang “Audit Siklus Penggajian dan Personalia” ini masih perlu disempurnakan lagi, sehingga saran dan kritik untuk penyajian serta isinya sangat diperlukan.
Kami ucapkan terimakasih kepada seluruh pihak yang turut berpartisipasi dalam penulisan makalah ini.
Jakarta, 27 April 2018
ii 2.1 Akun dan Transaksi dalam Siklus Penggajian dan Personalia ... 5
2.2 Fungsi Bisnis dalam Siklus Penggajian dan Personalia serta Dokumen dan Catatan Terkait... 5 2.2.1 Akun dalam Siklus Penggajian dan Personalia... 5
2.2.2 Klasifikasi Transaksi, Akun, Fungsi-fungsi Bisnis, Dokumen danPencatatan Terkait untuk Siklus Penggajian dan Personalia ... 6
2.2.3 Catatan dan Dokumen dalam Siklus Penggajian dan Personalia ... 9
2.2.4 Fungsi-fungsi yang Terkait pada Siklus Penggajian Personalia ...12
2.3 Tujuan Audit Terhadap Siklus Gaji dan Personalia ...14
2.4 Program Audit ...15
2.5 Pertimbangan Struktur Pengendalian Intern ...17
2.6 Aktivitas Pengendalian ...18
2.7 Penghimpunan dan Pendokumentasian Pemahaman ...19
2.8 Penentuan Risiko Pengendalian ...19
ii 2.10 Metodologi untuk Merancang Pengujian Atas Rincian Saldo
...26
iii BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan...38
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Di dalam masyarakat modern, kekayaan dinilai dengan uang dan setiap transaksi aliran kekayaan antar individu di dalam masyarakat diukur dengan satuan uang. Untuk mendapakan berbagai barang dan jasa yang diperlukan, masyarakat modern memerlukan uang sebagai ukuran transaksi. Pengunaan uang telah menerobos ke semua aspek kehidupan. Manusia modern memerlukan akuntansi sebagai komunikasi keuangan antar individu di dalam masyarakat. Kebutuhan akan informasi akuntansi berkembang sejalan dengan perkembangan kekayaan yang dimiliki oleh masyarakat.
Setiap pihak yang diserahi wewenang untuk mengelola kekayaan investor berkewajiban untuk mempertanggungjawabkan pengelolaan kekayaan tersebut kepada investor. Dalam mempertanggungjawabkan kekayaan, manajemen perusahaan mengunakan akuntansi sebagai bahasa komunikasi. Untuk itu, perusahaan perlu menyelengarakan akuntansi yang memungkinkan disajikannya laporan pertanggungjawaban kepada para investor. Pertanggungjawaban keuangan memerlukan dua unsur yaitu: kompetensi dalam bidang akuntansi dan keandalan informasi akuntansi yang dihasilkan. Semakin kompleks perekonomian suatu masyarakat, semakin kompleks transaksi keuangan yang dilakukan oleh masyarkat tersebut, sehingga memerlukan kompetisi yang tinggi untuk mencerminkan transaksi keuangan mereka dengan informasi akuntansi.
Dalam makalah ini siklus kegiatan perusahaan akan digunakan sebagai objek pengujian pengedalian khususnya jasa penggajian atau personalia yang berhubungan langsung dengan sumber daya manusia. Sumber daya manusia merupakan faktor penting perusahaan dalam menjalankan segala aktivitas perusahaan . Salah satu kewajiban perusahaan adalah pemberian gaji sebagai balas jasa perusahaan. Pemberian jasa ini merupakan proses yang dalam pelaksanaannya butuh suatu pengendalian yang memadai agar tidak terjadi penyimpangan.
Biaya gaji merupakan suatu masalah yang sangat penting, biaya gaji merupakan biaya yang membutuhkan jumlah yang cukup besar dibandingkan yang lain. Sehingga perlu adanya audit atas penggajian guna menghindari berbagai macam kecurangan (fraud) dalam pelaksanaan siklus penggajian.
Bertolak dari uraian diatas, penulis membahas tentang siklus penggajian beseta prosedur-prosedur nya. Penulis memberikan judul makalah Audit Siklus Penggajian dan Personalia.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang dapat dibuat adalah sebagai berikut :
1. Akun dan dokumen apa saja yang terkait dalam audit siklus penggajian dan personalia?
2. Fungsi fungsi apa saja yang terkait dalam audit siklus pengganjian dan personalia?
3. Apa tujuan dari audit siklus pengganjian dan personalia?
4. Apa saja yang menjadi bahan pertimbangan struktur pengendalian intern? 5. Bagaimana menentukan resiko pengendalian dalam audit siklus
6. Bagaimana pengujian pengendalian dalam audit siklus penggajian dan personalia?
7. Bagaimana pengujian substantif dalam audit siklus penggajian dan personalia? 1.3 Tujuan Penulisan
1. Mengetahui akun dan dokumen yang terkait dalam audit siklus penggajian dan personalia.
2. Mengetahui fungsi audit siklus penggajian dan personalia. 3. Mengetahui tujuan audit siklus penggajian dan personalia.
4. Mengetahui pertimbangan struktur pengendalian audit siklus penggajian dan personalia.
5. Mengetahui cara menentukan risiko pengendalian audit siklus penggajian dan personalia.
6. Memahami tentang pengujian pengendalian audit siklus penggajian dan personalia.
BAB II PEMBAHASAN
Siklus penggajian dan personalia (payroll and personnel cycle) melibatkan
pekerjaan dan pembayaran kepada semua karyawan. Ketidaktepatan dalam penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja dapat mengakibatkan salah saji laba bersih yang material.
Perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya :
Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian.
Penggajian hanya memiliki satu kelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran jasa tersebut melalui penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan daripada akun neraca terkait. Akun-akun yang terkait dengan penggajian seperti penggajian akrual dan potongan pajak biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun bersangkutan.
Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua
perusahaan, bahkan perusahaan yang kecil
sekalipun.
Keefektifan dari pengendalian atas pemotongan dan pembayaran pajak penggajian diatur oleh pemerintah. Adanya ketidakadilan dalam pembagian gaji karyawan dapat menimbulkan masalah moral.
2.1 Akun dan Transaksi dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai degan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum.
Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia umunya dijelaskan dengan akun T, yang menggambarkan cara informasi akuntansi mengalir melalui berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia.
Dalam sebagian besar sistem, akun gaji dan upah akrual hanya digunakan pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat apabila karyawan telah benar-benar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar.
2.2 Fungsi Bisnis dalam Siklus Penggajian dan Personalia serta Dokumen dan Catatan Terkait
2.2.1 Akun dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Siklus penggajian dan personalia melibatkan perolehan jasa dari karyawan yang konsisten dengan tujuan perusahaan, dan akuntansi yang tepat untuk jasa tersebut. Transaksi utama siklus ini adalah transaksi gaji dan upah. Transaksi ini mempengaruhi beberapa rekening berikut:
1. Biaya gaji dan upah,
2. Berbagai bentuk tunjangan hari raya, tunjangan kesehatan, tunjangan hari tua, dan sebagainya,
3. Biaya tenaga kerja langsung, 4. Utang gaji dan upah,
5. Pajak penghasilan karyawan,
Hubungan antar rekening tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :
Kolom ketiga mengidentifikasi empat fungsi bisnis dalam siklus penggajian dan personalia yang umum serta mengilustrasikan hubungan antara fungsi bisnis, kelas transaksi, akun-akun, dan dokumen serta catatan.
1. Personalia dan kesempatan kerja
Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai dan merekrut personil yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan sumber catatan yang independen nagi verifikasi internal atas informasi upah. Catatan personalia
Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran, pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, dan tanggal berhenti bekerja.
Formulir otorisasi pengurangan
Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji, termasuk jumlah pembebasan untuk pemotongan pajak penghasilan dan program tabungan lainnya, obligasi tabungan, serta iuran serikat pekerja.
Formulir otorisasi tingkat pembayaran
Digunakan untuk mengotorisasi tingkat pembayaran.
Sumbernya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh manajemen, atau otorisasi dari dewan direksi.
2. Pencatatan waktu dan persiapan penggajian
Pencatatan waktu dan persiapan penggajian mempengaruhi secara langsung beban penggajian setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam empat aktivitas berikut, diperlukan penggajian yang memadai :
Penyiapan kartu waktu oleh karyawan
Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan, dan pembayaran bersih
a. Kartu waktu
Dokumen yang mengindikasikan waktu per jam karyawan mulai dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawan. b. Tiket waktu pekerjaan
Formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu.
c. File transaksi penggajian
File ini mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu periode.
d. Jurnal atau daftar penggajian
Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan nama karyawan, tanggal, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlah pemotongan, serta klasifikasi akun atau klasifikasi setiap transaksi.
e. File induk penggajian
File komputer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selaa tahun tersebut hingga tanggal saat ini.
3. Pembayaran Gaji a. Cek gaji
Cek gaji ditulis dan kemudian diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa yang dilaksanakannya. Jumlah dalam cek tersebut merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan pemotongan lainnya.
b. Rekonsiliasi rekening bank penggajian
4. Penyiapan SPT Pajak penggajian dan pembayaran pajak
Sebagian besar sistem penggajian yang terkomputerisasi menyiapkan SPT Pajak penggajian dengan menggunakan informasi tentang transaksi penggajian dan file induk. Untuk mencegah salah saji dan kewajiban pajak serta penalti yang potensial, individu yang kompeten harus memverifikasi output secara independen.
a. Formulir W2
Formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan penghasilan karyawan selama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, pemotongan pajak penghasilan, dan pemotongan jaminan sosial.
b. SPT pajak penghasilan
Formulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal, negara bagian, dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan.
2.2.3 Catatan dan Dokumen dalam Siklus Penggajian dan Personalia Dokumen-dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur penggajian antara lain sebagai berikut :
a. Catatan personalia (personel records)
Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja dan tanggal berhenti bekerja.
b. Formulir Otorisasi (Personal Authorization)
Adalah surat keputusan yang berisi penempatan dan penugasan seseorang karyawan dalam posisi dan jabatan tertentu
c. Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian
Penyiapan kartu waktu oleh karyawan
Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan dan pembayaran bersih
Penyiapan cek gaji Penyiapan catatan gaji
d. Kartu waktu (time card)
Adalah dokumen yang mengidentifikasi waktu per jam karyawan mulai dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawa. Kartu waktu ini dapat berupa formulir kertas atau electronic, dan dapat disiapkan secara otomatis oleh jam waktu atau pembaca kartu identifikasi. Kartu waktu ini biasanya diserahkan setiap minggu.
e. Tiket waktu pekerjaan (Time tickect)
Tiket waktu pekerjan adalah formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu. Formulir ini hanya digunakan oleh seorang karyawan yang melakukan pekerjaan berbeda atau bekerja dalam departemen yang berbeda. Tiket waktu pekerjan seringkali diakukan secara electronic dengan system pelaporan waktu dan beban.
f. File transaksi penggajian
g. Jurnal atau data penggajian
Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan nama karyawan, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlsh pemotongan, serta klasifikasi akun atau klasifikasi transaksi. Transaksi yang sama dimasukkan kedalam jurnal atau daftar juga diposting secara simultan kebuku besar umum dan ke file besar induk penggajian.
h. File induk penggajian (payroll master file)
Adalah file komputer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini. Catatan setiap karyawan mencantumkan pembayaran kotor selama setiap periode penggajian, pengurangan dari pembayaran kotor, pembayaran bersih, nomer cek, dan tanggal. File induk ini diperbaharui dari file transaksi peggajian. Total penghasilan setiap karyawan dalam file induk sama dengan saldo penggajian kotor dalam berbagai akun buku besar umum
i. Cek gaji.
j. Rekonsiliasi rekening bank penggajian
Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun penggajian impress (imprest payroll account) adalah akun penggajian terpisah dimana saldo bernilai kecil dipertahankan. Jumlah setiap gaji bersih yang ditransfer berdasarkan cek atau transfer dana elektronik dari akun umum ke akun impress segera sebelum distribusi penggajian
k. Formulir W2
Formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan penghasilan karyawan selama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, pemotongan pajak penghasilan, dan pemotongan jaminan sosial.
l. SPT pajak penghasilan
Formulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal, negara bagian, dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan.
2.2.4 Fungsi-fungsi yang Terkait pada Siklus Penggajian Personalia
Fungsi personalia melibatkan aktivitas bagian-bagian lain yang berkaitan dengan pemberian kompensasi kepada sesorang karyawan perusahaan. Kerjasama diantara berbagai bagian tersebut menunjukkan fungsi tertentu yang antara lain :
1. Fungsi penerimaan karyawan baru (Hiring Employees)
Fungsi inilah yang bertugas untuk menentukan layak atau tidaknya seseorang diterima sebagai karyawan baru perusahaan.
2. Fungsi pengotorisasi pengubahan gaji dan upah (Authorizing Payroll
Changes)
3. Fungsi pelaksana absensi dan data waktu kerja (Preparing Attendance dan Time Keeping Data)
Fungsi ini sangat penting dalam audit gaji dan upah karena secara langsung mempengaruhi biaya gaji dan upah suatu periode.
4. Fungsi pelaksana gaji dan upah (Preparing the Payroll)
Fungsi ini dipegang oleh departemen gaji dan upah serta EDP (pada sistem komputer). Departemen ini mengolah data jam kerja karyawan untuk menentukan (menghitung) gaji dan upah yang didukung dengan voucher gaji dan upah.
5. Fungsi pencatat gaji upah (Recording the Payroll)
Fungsi ini dipegang oleh bagian accounting. Pengendalian yang
dilakukan oleh fungsi ini berupa pencatatan biaya gaji dan upah berdasar salinan cek gaji dan upah yang disukung dengan voucher gaji dan upah.
6. Fungsi pembayar gaji dan upah (Paying the Payroll)
Bendahara kantor biasanya memegang fungsi ini. Bendahara kantor memegang kopi register voucher dan cek gaji dan upah. Personel bendahara karyawan kantor kemudian mengecek kesesuaian nama dan jumlah cek dengan voucher register. Apabila sesuai, maka karyawan yang berwenang menandatangani cek dan menyerahkan cek pada karyawan yang berhak.
7. Fungsi penyiapan dan pembayaran pajak penghasilan karyawan (Filling
Payroll Tax Return)
2.3 Tujuan Audit Terhadap Siklus Gaji dan Personalia
Tujuan audit siklus jasa personalia dibedakan untuk setiap asersi laporan keuangan.
1. Asersi Keberadaaan atau Keterjadian
Berkaitan dengan asersi keberadaan atau keterjadian, auditor menekankan pada apakah seluruh saldo biaya gaji dan upah, utang gaji dan upah, tunjangan, bonus, dan saldo rekening lain yang terkait, benar-benar eksis pada tanggal neraca. Selain itu, asersi ini juga menekankan pada apakah seluruh transaksi gaji dan upah yang tercatat benar-benar terjadi dan tidak ada transaksi pembayaran gaji dan upah fiktif.
2. Asersi Kelengkapan
Asersi kelengkapan menekankan apakah seluruh transaksi dan saldo yang semestinya tercantum dalam laporan keuangan, sudah benar-benar dicatat dan disajikan. Auditor akan mencoba mendeteksi apakah ada transaksi pembayaran gaji dan upah yang belum tercatat.
3. Asersi Hak dan Kewajiban
Berkaitan dengan asersi ini, auditor berusaha memastikan apakah perusahaan mempunyai kewajiban legal atas biaya dan utang gaji dan upah, dan pajak penghasilan karyawan.
4. Asersi Penilaian dan Pengalokasian
Berkaitan dengan asersi penilaian, auditor akan berusaha memperoleh bukti mengenai apakah saldo biaya gaji dan upah, bonus karyawan, tunjangan, utang gaji dan upah, dan pajak penghasilan karyawan telah disajikan dalam laporan keuangan pada jumlah yang tepat. Auditor akan memastikan apakah saldo tersebut diperoleh melalui penilaian dan pengalokasian sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.
5. Asersi Pelaporan dan Pengungkapan
2.4 Program Audit
Prosedur pengujian pengendalian yang dapat diterapkan untuk siklus gaji dan upah dibedakan atas prosedur:
1. Pengujian Pengendalian
a. Pengujuan pengendalian biaya gaji dan upah Langkah-langkahnya:
1. Himpun register gaji dan upah dari bagian gaji dan upah, dan memeriksa ketepatan perhitungan matematis.
2. Himpun ringkasan gaji dan upah, dan ringkasan distribusi tenaga kerja terkait.
3. Pilih sampel karyawan secara random dari register gaji. 4. Himpun arsip personalianya, kemudian :
- Periksa kelengkapan arsip karyawan tersebut
- Bandingkan informasi pengurangan gaji dan upah dalam catatan
personalia dengan penjurnalan dalam register gaji, himpun laporan waktu dan hitung penerimaan kotornya
- Mengusut penjurnalan dalam register gaji tersebut dengan
posting- nya
b. Pengujian Pengendalian Pendistribusian Gaji dan Upah Langkah-langkahnya:
1. Pilih dan minta sampel cek gaji yang sudah di-cancelled.
2. Mengusut rincian dalam cek dengan penjurnalan dalam register gaji dan upah.
3. Membandingkan tanda tangan penerima cek dengan tanda tangan dalam catatan personalia.
4. Mengamati pendistribusian cek secara langsung.
5. Mendokumentasikan setiap temuan penyimpangan yang diperoleh melaui keempat langkah diatas.
2. Pengujian Substantif a. Program audit awal
1. Buat top schedule.
2. Minta rincian biaya gaji, upah dan rekening terkait. 3. Lakukan tes matematis.
4. Cocokkan. b. Prosedur analitis
1. Bandingkan saldo gaji, upah dan rekening terkait dengan saldo tahun sebelumnya.
2. Bandingkan saldo dan anggaran. 3. Hitung rasio.
c. Detail transaksi
1. Telusuri nama dan tarif gaji dan upah untuk dasar pencatatannya. 2. Telusuri waktu yang tampak pada kartu hadir dan pulang serta
laporan yang ditandatangani mandor.
3. Tentukan dasar pengurangan dan penggajian dan bandingkan dengan catatan pengurangan yang telah diotorisasi.
4. Bandingkan total gaji dan upah dan rekening terkait dari data yang dibuat.
d. Detail Saldo
1. Buat ringkasan daftar kompensasi staff atau pimpinan dan telusuri ke kontrolnya.
2. Periksa daftar gaji untuk satu atau beberapa bulan dan tes perhitungan PPh apakah sesuai Undang-Undang.
3. Bandingkan total biaya gaji, upah dan rekening terkait dalam laporan Laba Rugi dan SPT.
4. Bandingkan data yang ada dalam daftar gaji dan upah dengan catatan personal.
5. Lakukan observasi pada saat pembayaran gaji dan upah. e. Penyajian dan Pengungkapan
1. Periksa penyajian dan pengungkapan dalam neraca dan Laporan laba Rugi apakah sudah tepat.
2.5 Pertimbangan Struktur Pengendalian Intern
Auditor harus memperoleh pemahaman struktur pengendalian intern transaksi gaji dan upah. Pemahaman tersebut meliputi:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian meliputi beberapa faktor lingkungan pengendalian, yaitu:
- Pertanggungjawaban urusan karyawan ada pada direktur
hubungan industrial atau personalia,
- Metode pengendalian manajemen termasuk penggunaan biaya standar
dan anggaran serta perhitungan varians, - Adanya internal auditor,
2. Penaksiran Risiko
Sebagai unsur dari perhitungan risiko, manajemen harus mempertimbangkan risiko yang telah dibahas pada uraian tentang risiko bawaan dan perancangan pengendalian di atas.
3. Informasi dan Komunikasi (Sistem Akuntansi)
Dalam pemahaman sistem akuntansi, akuntan harus kompeten dalam menggunakan komputer karena transaksi gaji dan upah yang biasanya pertama kali diterapkan dalam komputerisasi.
4. Pemantauan
Pengendalian dan pemantauan yang dilakukan manajemen dalam siklus personalia mencakup umpan balik dari para karyawan seperti misalnya informasi mengenai data karyawan itu sendiri yang nantinya terkait erat dengan proses penentuan tunjangan untuknya.
2.6 Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas transaksi penggajian dan pengupahan dapat digolongkan menjadi beberapa kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan:
1. Riview kinerja. Aktivitas pengendalaian ini mencakup review atas kinerja
sesungguhnya dari transaksi yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan periode sebelumnya.
2. Pengolahan informasi. Dua pengelompokan untuk aktivitas pengendalian jenis ini adalah pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum ini terkait dengan pengendalian atas operasional dari transaksi penggajian dan pengupahan, pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi. Pengendalian aplikasi berlaku untuk pengolahan aplikasi secara individual untuk masing- masing transaksi tersebut.
4. Pemisahan tugas. Pembebanan tanggung jawab ke orang yang berbeda untuk memberikan otorisasi transaksi penggajian dan pengupahan, pencatatan transaksi penggajian dan pengupahan, menyelenggarakan penyimpanan aktiva yang dikelola dimaksudkan untuk mengurangi kemungkinan atau kesempatan orang untuk berbuat curang.
2.7 Penghimpunan dan Pendokumentasian Pemahaman 1. Review Pendahuluan
Dalam review pendahaluan, auditor mengembangkan pemahaman umum
mengenai lingkungan pengendalian perusahaan, alur personel dan transaksi gaji serta pencatatan semua sistem akuntansinya.
2. Dokumentasi Sistem
Auditor dapat menggunakan flowchart atau kuesioner untuk
mendokumentasikan pemahamannya dan menyiapkan narasi deskriptif pelaksanaan pembayaran gaji dan upah bagi karyawan perusahaan.
3. Menganalisa Alur Transaksi
Untuk menguatkan pemahamannya akan pengendalian intern perusahaan klien, auditor dapat memilih salah satu lini pemrosesan transaksi gaji dan upah dan melakukan tracing terhadapnya.
2.8 Penentuan Risiko Pengendalian
Proses penentuan risiko pengendalian meliputi identifikasi salah saji potensial, pengendalian yang perlu, dan tes pengendalian. Dalam menentukan risiko pengendalian, auditor perlu menyadari bahwa salah saji gaji dan upah dapat disebabkan karena kesalahan yang tidak disengaja maupun
manipulasi. Auditor perlu memperhatikan adanya risiko overstatement gaji dan
upah. Risiko understatement (asersi kelengkapan) dapat dikatakan sangat kecil
Risiko overstatement meliputi: 1. Pembayaran tenaga kerja fiktif,
2. Pembayaran tidak fiktif tapi karyawan yang bersangkutan tidak bekerja, 3. Pembayaran melebihi tarif.
Kedua risiko pertama diatas berhubungan erat dengan asersi keberadaan atau keterjadian. Sedangkan risiko ketiga berkaitan dengan asersi penilaian dan pengalokasian.
Pengujian pengendalian dititikberatkan kepada pengendalian yang dapat mencegah dan mendeteksi overstatement. Prosedur pengujian yang sangat berguna adalah vouching. Auditor pertama kali melihat catatan gaji dan upah, kemudian dilanjutkan dengan memeriksa keberadaan dokumen pendukungnya. Disamping itu, auditor dapat mengamati distribusi gaji dan upah. Dalam hal ini auditor dapat mengamati pelaksanaan pemisahaan tugas, dan pembayaran gaji dan upah.
2.9 Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif Atas Transaksi
Pengendalian internal untuk pengujian biasanya sangat terstruktur dan terkendali dengan baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para karyawan, serta meminimalkan kecurangan penggajian.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan bagian paling penting dalam menguji penggajian, namun hal ini tidak bersifat ekstensif. Banyak auditor menghadapi resiko salah saji material yang rendah, walaupun penggajian seringkali menjadi bagian yang signifikan dari total beban. Ada tiga alasan untuk hal ini :
Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika mereka dibayar terlalu rendah.
Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit.
Untuk pengujian transaksi penjualan dan penerimaan kas, pengendalian internal, pengujian pengendalian, dan pengujian substantif atas transaksi bagi setiap tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi, kita harus mengenal hal – hal berikut:
Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan ke perusahaan; karena itu, auditor harus mengidentifikasi pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan kelemahan yang material untuk setiap organisasi.
Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko pengendalian harus diuji dengan pengujian pengendalian. Jika klien merupakan perusahaan publik, tingkat pemahaman pengendalian dan luas pengujian pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini tentang keefektifan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan. Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada resiko pengendalian yang dinilai dan pertimbangan audit lainnya.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi akan digabungkan jika memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan menggunakan program audit format kinerja.
Pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia untuk menilai risiko pengendalian:
1. Pemisahan tugas yang memadai
2. Otorisasi yang tepat
Hanya departemen sumber daya manusia yang boleh mengotorisasi untuk menambah dan menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan. Jumlah jam kerja setiap karyawan, terutama lembur, harus diotorisasi oleh bagian personalia. Persetujuan dapat dibubuhkan pada semua kartu waktu atau dilakukan atas dasar pengecualian hanya untuk jam lembur saja.
3. Dokumen dan Catatan yang memadai
Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat sistem penggajian. Kartu waktu dan catatan diperlukan untuk karyawan per jam atau paruh-waktu. Untuk karyawan yang dibayar berdasarkan tingkat potongan atau sistem intensif lainnya, diperlukan catatan yang berbeda. Bagi banyak perusahaan, catatan waktu harus memadai untuk mengakumulasi biaya penggajian menurut pekerjaan atau penugasan.
4. Pengendalian Fisik Terhadap Aktiva dan Catatan
Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani oleh karyawan yang bertanggung jawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh seseorang yang independen dari fungsi penggajian dan pencatatan waktu. Setiap cek yang tidak diklaim atau dicairkan harus dikembalikan untuk disetor ulang. Jika cek ditandatangani oleh mesin tanda tangan, akses ke mesin tersebut harus dibatasi.
5. Pengecekan yang Independen atas Kinerja
6. Penyiapan Formulir Pajak Penggajian
Sebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian internal, auditor harus mereview pengisian dari setidaknya salah satu jenis formulir pajak penggajian yang merupakan tanggung jawab klien. Potensi kewajiban berupa pajak yang belum dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika klien lalai menyiapkan formulir pajak secara benar.
7. Pengujian atas Karyawan yang Tidak Ada
Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak bekerja lagi untuk perusahaan (karyawan yang tidak ada) sering kali diakibatkan oleh masih dibayarnya cek karyawan padahal dia sudah berhenti bekerja. Contoh orang yang melakukan jenis penggelapan ini adalah mandor atau rekan karyawan. Untuk mendeteksi penggelapan, auditor dapat membandingkan nama pada cek yang dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lainnya untuk mengetahui tanda tangan yang diotorisasi. Untuk menguji karyawan yang tidak ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam jurnal penggajian ke departemen sumber daya manusia untuk menentukan apakah karyawan telah benar-benar bekerja selama periode penggajian.
8. Pengujian atas Kecurangan Waktu
2.10 Metodologi Untuk Merancang Pengujian Atas Rincian Saldo
Auditor akan mengikuti metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo setelah menyelesaikan penilaian resiko pengendalian dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi serta menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan dalam siklus penggajian dan personalia.
Tahapan metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo untuk kewajiban penggajian adalah sebagai berikut :
Mengidentifikasi resiko bisnis klien yang mempengaruhi akun kewajiban penggajian.
Resiko bisnis klien yang signifikan yang mempengaruhi penggajian tidak mungkin terjadi pada sebagian besar perusahaan. Akan tetapi, resiko bisnis klien itu mungkin saja terjadi pada kesepakatan kompensasi yang kompleks, yang mencakup bonus dan rencana opsi saham serta kesepakatan kompensasi yang ditangguhkan lainnya.
Menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan menilai resiko inheren untuk akun kewajiban penggajian.
Jika sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada resiko inheren berupa kecurangan penggajian. Karena itu, auditor sering kali mempertimbangkan pentingnya tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi keterjadian. Hal ini juga berlaku bagi perusahaan manufaktur yang secara signifikan membebankan tenaga kerjanya ke persediaan, yang berpotensi menimbulkan misklasifikasi antara beban penggajian dan persediaan atau di antara kategori persediaan.
Menilai resiko pengendalian untuk siklus penggajian dan personalia.
Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi untuk siklus penggajian dan personalia.
Penggunaan prosedur analitis merupakan hal penting dalam siklus penggajian dan personalia seperti pada setiap siklus lainnya.
PROSEDUR ANALITIS
Membandingkan saldo akun beban penggajian dengan tahun – tahun sebelumnya (disesua
Membandingkan beban komisi
sebagai persentase dari penjualan dengan tahun – tahun sebelumnya
Membandingkan beban pajak penggajian sebagai persentase dari gaji dan upah dengan tah
Membandingkan akun pajak penggajian akrual dengan tahun – tahun sebelumnya
Berikut ini ilustrasi atas prosedur analitis untuk akun – akun neraca serta laporan laba rugi dalam siklus penggajian dan personalia :
Merancang pengujian atas rincian saldo akun kewajiban penggajian untuk memenuhi tujuan audit yang berkaitan dengan saldo.
Verifikasi akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian, yang sering kali disebut sebagai beban penggajian akrual (accrued payroll expenses), biasanya bersifat langsung jika pengendalian internal telah beroperasi secara efektif.
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban penggajian adalah :
a. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar
(Keakuratan).
Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurang saji atau akrual yang dihilangkan. Berikut ini adalah beberapa akun kewajiban yang utama dalam siklus penggajian dan personalia :
1. Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan
Pajak penggajian yang dipotong tetapi belum dibayar kepada pemerintah dapat diuji dengan membandingkan saldonya dengan jurnal penggajian, formulir pajak penggajian yang dibuat pada periode selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Jika pengendalian internal sudah beroperasi secara efektif, pisah batas dan keakuratan dapat dengan mudah diuji pada saat yang bersamaan dengan prosedur tersebut.
2. Gaji dan Upah Akrual
Gaji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum menerima upah yang telah menjadi haknya selama beberapa hari atau jam terakhir hingga periode selanjutnya. Pisah batas dan keakuratan yang benar untuk gaji dan upah akrual tergantung pada kebijakan perusahaan yang harus diikuti secara konsisten dari tahun ke tahun.
Setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan upah dan mengetahui hal tersebut konsisten dengan tahun sebelumnya, prosedur audit yang tepat untuk menguji pisah batas dan keakuratan adalah menghitung ulang akrual klien. Salah saji yang paling mungkin dari setiap signifikansi saldo adalah kelalaian untuk memasukkan jumlah hari yang tepat yang telah dihasilkan tetapi belum dibayar.
3. Komisi Akrual
Dalam memverifikasi komisi akrual, hal yang pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan sifat perjanjian komisi dan kemudian menguji perhitungannya berdasarkan perjanjian tersebut. Auditor harus membandingkan metode untuk mengakrualkan komisi dengan tahun – tahun sebelumnya demi tujuan konsistensi.
4. Bonus Akrual
Pada banyak perusahaan, bonus akhir tahun yang belum dibayar kepada para pejabat dan karyawan merupakan pos yang sangat besar sehingga kelalaian untuk mencatatnya akan menimbulkan salah saji yang material. Verifikasi atas akrual yang tercatat biasanya dapat dicapai dengan membandingkannya dengan jumlah yang diotorisasi pada risalah rapat dewan direksi.
5. Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual Lainnya Akrual dari kewajiban – kewajiban tersebut yang relatif konsisten dengan tahun sebelumnya merupakan pertimbangan yang paling penting ketika mengevaluasi kewajaran jumlahnya.
Kebijakan perusahaan untuk mencatat kewajiban harus ditentukan pertama kali, baru kemudian jumlah yang tercatat harus dihitung ulang. Kebijakan perusahaan ini harus sesuai dengan SFAS 43 mengenai absen yang diberi kompensasi.
6. Pajak Penggajian Akrual
7. Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Beban
Disini pos yang paling penting adalah gaji dan bonus pejabat, gaji kantor, gaji dan komisi penjualan, serta tenaga kerja manufaktur langsung. Auditor hanya perlu melakukan pengujian tambahan yang relatif sedikit terhadap akun – akun laporan laba rugi pada sebagian besar audit selain prosedur analitis, pengujian pengendalian,
pengujian substantif atas transaksi, dan pengujian atas akun kewajiban terkait yang telah dibahas. Pengujian tambahan yang ekstensif hanya akan diperlukan apabila auditor mengungkapkan defisiensi yang signifikan atau kelemahan yang material dalam pengendalian internal, salah saji yang signifikan dalam pengujian kewajiban, atau varians utama yang belum dijelaskan dalam prosedur analitis.
8. Kompensasi Pejabat
Auditor harus memverifikasi apakah total kompensasi pejabat merupakan jumlah yang diotorisasi oleh dewan direksi, karena gaji dan bonusnya harus dimasukkan dalam laporan 10-K SEC dan SPT pajak penghasilan federal. Verifikasi kompensasi pejabat juga dijamin karena beberapa individu mungkin saja mampu membayar dirinya sendiri lebih besar dari jumlah yang diotorisasi. Pengujian audit yang biasa adalah untuk memperoleh gaji setiap pejabat yang diotorisasi dari risalah rapat dewan direksi dan membandingkannya dengan catatan pendapatan yang berhubungan.
9. Komisi
10. Beban Pajak Penggajian
Beban pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji dengan mula mula merekonsiliasi total penggajian di setiap formulir pajak penggajian dengan total penggajian untuk seluruh tahun. Total pajak penggajian kemudian dapat dihitung ulang dengan mengalikan tingkat yang sesuai dengan penggajian yang dikenakan pajak.
Pada sebagian besar audit, perhitungan tersebut memerlukan banyak biaya dan biasanya tidak diperlukan kecuali jika prosedur analitits mengindikasikan bahwa terdapat masalah yang tidak dapat dipecahkan melalui prosedur lainnya.
11. Total Penggajian
Pengujian yang berhubungan erat dengan pengujian pajak penggajian adalah rekonsiliasi total beban penggajian dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian dan formulir W-2. Tujuan dari pengujian tersebut adalah untuk menentukan apakah transaksi penggajian dibebankan ke akun non penggajian atau sama sekali tidak dicatat dalam jurnal penggajian.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan cara yang lebih baik dalam mengungkapkan kedua jenis salah saji tersebut dalam sebagian besar audit.
12. Tenaga Kerja Kontrak
13. Tujuan Penyajian dan Pengungkapan
Pengungkapan yang diperlukan untuk transaksi siklus penggajian dan personalia tidaklah mendalam, akan tetapi, beberapa transaksi yang kompleksi seperti opsi saham dan rencana kompensasi pejabat eksekutif lainnya mungkin memerlukan pengungkapan catatan kaki. Auditor dapat menggabungkan prosedur audit yang berhubungan dengan keempat tujuan penyajian dan pengungkapan dengan pengujian atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan beban.
TUJUAN AUDIT TERKAIT TRANSAKSI
Transaksi penggajian yang adal telah dicatat (kelengkapan)
Transaksi penggajian yang dicatat adalah untuk jumlah waktu yang benar-benar dikerjakan dan pada t pemotongan pajak telah dihitung dengan benar (keakuratan).
Transaksi penggajian telah dimasukkan dengan benar dalam file induk penggajian dan diikht (posting dan pengikhtisaran).
Transaksi penggajian telah diklasifikasikan dengan benar (klasifikasi).
36 Transaksi penggajian telah dicatat pada tanggal yang benar (penetapan waktu).
Kecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian auditor. Kecurangan semacam ini timbul dari adanya pegawai fiktif yang dimasukkan dalam daftar gaji, dan kemungkinan kesalahan yang disengaja dalam menyusun klasifikasi daftar gaji. Ini berarti ada karyawan yang dihitung dengan tarif yang lebih tinggi. Disamping adanya kecurangan tersebut, akuntan harus memperhatikan ketelitian perhitungan sejak penhitungan waktu hadir, insentif sampai dengan pembuatan daftar gaji dan pembuatan slip gaji.
Berbagai aspek resiko diatas akan mempengaruhi strategi audit siklus penggajian dan personalia, oleh karena itu hal hal yang harus dipertimbangkan adalah :
a. Resiko audit yang utama timbul dari pemrosesan transaksi penggajian b. Perusahaan pada umumnya memperluas cakupan pengendalian intern
untuk transaksi penggajian
c. Saldo hutang gaji pada akhir tahun kadang kala tidak
material. Teknis audit yang disarankan:
1. Verifikasi kecermatan penyajian berbagai saldo, daftar dan buku pembantu 2. Terapkan prosedur analitikal
3. Lakukan inspeksi proses penghitungan daftar gaji dan hutang
BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan
Siklus jasa personalia meliputi semua kejadian dan kegiatan yang berkaitan dengan kompensasi eksekutif dan tenaga kerja. Kompensasi tersebut meliputi gaji, upah per jam, dan insentif lembur (upah lembur), komisi, bonus, dan berbagai bentuk tunjangan karyawan.
Tujuan audit siklus jasa personalia meliputi: (1) asersi keberadaan dan keterjadian, (2) asersi kelengkapan, (3) asersi hak dan kewajiban, (4) asersi penilaian dan pengalokasian, dan (5) asersi pelaporan dan pengungkapan.
Risiko bawaan asersi penilaian atau alokasi pada siklus jasa personalia mungkin saja tinggi karena adanya kompleksitas perhitungan biaya gaji dan upah misalnya besarnya volume, perhitungan gaji dan upah berdasar satuan jumlah produk yang dihasilkan maupun jumlah jam kerja, serta penentuan jumlah gaji berikut bonus dan kompensasi yang berdasar prestasi karyawan. Saldo utang gaji akhir tahun sering tidak material.
Pertimbangan struktur pengendalian intern meliputi: (1) lingkungan pengendalian, (2) penaksiran risiko, (3) sistem akuntansi, dan (4) pemantauan.
Penghimpunan dan pendokumentasian pemahaman pada audit siklus jasa personalia meliputi: (1) Review pendahuluan, (2) Dokumentasi sistem, (3) menganalisa alur transaksi, dan (4) indentifikasi pengendalian untuk memperoleh keyakinan.
Prosedur pengujian pengendalian yang dapat diterapkan untuk siklus gaji dan upah dibedakan atas prsedur: pengujian pengendalian biaya gaji dan upah, dan pengujian pengendalian pendistribusian cek gaji.
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin. A, Randal J. Elder, Mark S.Beasley. 2008. Auditing dan Jasa
Assurance Edisi 12-Jilid 2.Erlangga. Jakarta
h t tp s :/ /a n d inu r ha s a n a h. w ordp r e ss .com/2013/0 5 /18/ a udi t - s iklu s -p e ngg a ji a n- d a n- s onper a li a / (Diakses pada 26 April 2018).
