THE RECOMMENDATION PHASE
(FASE
REKOMENDASI)
Setelah arah SI jelas, penting untuk mendokumentasikan perincian Roadmap sebagai pedoman bagaimana mencapai kondisi yang diharapkan.
Pada fase ini, dimulai dokumentasi rincian roadmap atau langkah untuk mencapai arah yang telah ditetapkan. Roadmap akan memastikan bahwa rencana dapat dijalankan dan tidak hanya menjadi buku.
Komponen dalam fase rekomendasi :
1. Mengembangkan Roadmap
2. Mengembangkan Business Case
THE RECOMMENDATION PHASE
CONT...
THE RECOMMENDATION PHASE
CONT...
1. MENGEMBANGKAN
ROADMAP
Aktivitas yang dijalankan
A. Dokumentasi Roadmap yang terperinci
B. Penyimpulan biaya
C. Penyimpulan dampak Organisasi
D. Identifikasi risiko, perhatian, mitigasi risiko, penilaian kesiapan
1A. DOKUMENTASI
ROADMAP
TERPERINCI
Pada fase sebelumnya, semua proyek SI diidentifikasi dan diprioritaskan, biaya juga diidentifikasi, dan time frame pelaknasaan direncanakan.
Selanjutnya, perlu untuk mengatur proyek secara bersama dalam satu timeline, atau roadmap.
1B. MENYIMPULKAN BIAYA
1C. MENYIMPULKAN DAMPAK ORGANISASI
Biaya diperkirakan pada fase sebelumnya, tetapi perkiraan mungkin terlalu tinggi dan belum tepat. Maka dari itu, di bagian ini disusun budget dan penyampaian dampak keuangan
bulanan, serta perpanjangan budget.
Selanjutnya, review rencana organisasional dan kembangkan aksi/tindakan yang terperinci. Pertimbangkan :
Kinerja individu yang penting untuk dicapai
Promosi yang perlu untuk dilakukan
Perubahan struktur organisasional
Perubahan personal
Sumberdaya yang perlu ditambah
Komunikasi yang dibutuhkan untuk perubahan organisasi
Dampak terhadap struktur gaji
Pembaharuan job desc
1D. IDENTIFIKASI RISIKO, PERHATIAN, MITIGASI
RISIKO DAN PENILAIAN KESIAPAN
Rencana implementasi juga harus membahas rencana manajemen risiko. Ketika menyelesaikan perencanaan strategis SI, proyek-proyek besar yang paling sering disorot sebagai kebutuhan kritis organisasi.
Menyelesaikan proyek memang penting, namun lebih penting lagi adalah
menjalankan proyek. Akan lebih baik untuk tidak memulai proyek jika organisasi tidak siap untuk menjalani proyek dan akhirnya akan menemui kegagalan. Usaha yang lebih besar dibutuhkan biasanya saat menjalankan proyek yang membutuhkan perubahan besar, dan memiliki kesempatan untuk gagal yang juga besar.
1D. IDENTIFIKASI RISIKO, PERHATIAN, MITIGASI RISIKO DAN
PENILAIAN KESIAPAN CONT...
1E. REVIEW&KONFIRMASI ROADMAP
Penilaian risiko dapat memebantu organisasi mengidentifikasi area yang perlu
diubah sebelum proyek besar dimulai, atau mengidentifikasi tindakan spesifik yang harus diambil untuk mitigasi risiko.
Selanjutnya simpulkan kesiapan yang harus diterapkan.
Langkah terakhir adalah tinjau kembali roadmap dengan IS steering committee dan SI organisasi. Akan lebih baik untuk mengetahui hal-hal yang mungkin diremehkan atau dilupakan sebelum memulai proyek, jadi tanyakan kepada kedua pihak tersebut
2. MENGEMBANGKAN
BUSINESS CASE
Aktivitas yang dilakukan :
A. Penyimpulan manfaat bisnis dan Business Case untuk tindakan
B. Mengembangkan rencana komunikasi dan kesimpulan presentasi
C. Mengembangkan proses perencanaan on-going dan Steering Committee
2A. MENYIMPULKAN MANFAAT BISNIS &
BUSINESS
CASE
UNTUK TINDAKAN
Sebelum mempresentasikan rekomendasi final kepada manajemen eksekutif untuk meminta persetujuan, perlu dilakukan analisa ROI. Manajemen eksekutif biasanya ingin mengetahui berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan dan manfaat yang akan dimiliki sebelum memberikan keputusan investasi.
Jika perencanaan melibatkan proyek dan investasi besar, akan sangat berguna untuk mengembangkan Business Case untuk tindakan. Hal ini akan memberikan argumen
yang jelas, terpercaya dan lengkap mengenai mengapa organisasi harus menginvestasikan sumberdaya untuk implementasi proyek.
Business Case biasanya tidak lebih dari 3 halaman dan diberikan kepada
2A. MENYIMPULKAN MANFAAT BISNIS &
BUSINESS
CASE
UNTUK TINDAKAN CONT...
Business Case mengidentifikasi visi bagaimana tampak dan fungsi sesuatu setelah proyek selesai.
Business case untuk aksi/tindakan mengidentifikasi mengapa proyek harus diselesaikan dan didukung dengan argumen yang berupa fakta dan data.
2A. MENYIMPULKAN MANFAAT BISNIS &
BUSINESS
CASE
UNTUK TINDAKAN CONT...
Komponen yang dimasukkan ke dalam Business Case untuk tindakan :
Lingkungan : apa yang sedang terjadi dalam lingkungan bisnis atau perubahan apa yang perlu diperhatikan?
Masalah/isu : apa yang menjadi sumber perhatian?
Permintaan : apa yang diharapkan konsumen?
Diagnosa : mengapa sistem dan proses saat ini tidak dapat memenuhi permintaan?
Harga yang harus dibayar jika tidak bergerak : apa konsekuensi jka tidak berubah atau tetap ditempat?
2B. MENGEMBANGKAN RENCANA
KOMUNIKASI&PRESENTASI
Arah strategis baru mungkin berupa perubahan yang signifikan untuk SI dan organisasi. Pikirkan bagaimana perencanaan harus disampaikan dan dibagikan ke seluruh organisasi. Fokuskan komunikasi kepada individu yang tidak terlibat secara langsung dalam proses pengembangan perencanaan. Pertimbangannya sebagai berikut :
Siapa di organisasi yang harus tahu mengenai perencanaan strategis SI?
Siapa stakeholder dari SI?
Apa keperluan mereka terhadap perencanaan?
Bagian mana dalam perencanaan yang penting untuk mereka ketahui?
Seberapa penting keterlibatan dan dukungan dari mereka?
Bagaimana mereka dapat mengetahui perencanaan tersebut?, dll.
Dokumentasikan rencana komunikasi/penyampaian tersebut, karena merupakan langkah penting dalam perencanaan strategis SI dan harus secara hati-hati disusun dan
2C. MENGEMBANGKAN
ONGOING PLANNING
PROCESS & STEERING COMMITTEE
Jika steering committee SI belum dibentuk, maka bentuklah steering committee
sementara untuk pelaporan update dan tata kelola untuk perencanaan strategis. Diskusikan dengan grup tersebut, bagaimana perencanaan akan selalu
diperbaharui. Minimal, rencanakan proses tahunan untuk meninjau kembali dan memperbaharui rencana.
Dokumen perencanaan strategis merupakan tempat terbaik untuk
mendokumentasikan tata kelola proses untuk digunakan pada pelaksanaan
2C. MENGEMBANGKAN
ONGOING PLANNING
PROCESS & STEERING COMMITTEE
CONT...
Dokumentasikan hal-hal berikut dalam dokumen perencanaan :
Overview Seering committee SI. Garis besarnya adalah tujuan dibentuk, anggotanya, serta peran dan tanggung jawab spesifik masing-masing anggota.
Overview komite eksekutif atau manajemen eksekutif
Identifikasi peran dari SI. Bagaimana SI yang diinginkan organisasi sebagai partner, memimpin organisasi atau sebagai pendukung
Identifikasi otoritas pembuat keputusan spesifik dari steering committee, komite eksekutif, CIO, manajemen SI dan kelompok atau individu lainnya
Identifikasi proses penentuan prioritas yang akan digunakan untuk mengevaluasi dan memprioritaskan proyek dan upaya,
2D. REVIEW&KONFIRMASI
BUSINESS CASE
3. PENYAMPAIAN RENCANA
Aktivitas yang dilakukan :
A. Finalisasi dokumen perencanaan terperinci
B. Mengembangkan bahan presentasi
3A. FINALISASI DOKUMEN PERENCANAAN
TERPERINCI
Sekarang saatnya memperbaharui dokumen perencanaan strategis SI secara keseluruhan.
Ketika pertama kali memulai proses perencanaan, telah diidentifikasi tujuan dan ruang lingkup dari pertanyaan yang ingin dijawab dalam proses perencanaan. Review kembali daftar pertanyaan tersebut, untuk memastikan bahwa semua pertanyaan telah dibahas pada keseluruhan proses.
Terakhir, lengkapi executive summary sebagai awal dokumen perencanaan strategis. Panjangnya tidak lebih dari 3 halaman, berisi
apa yang harus diubah (visi),
mengapa (kebutuhan – pertahanan, pertumbuhan, keamanan, dll),
berapa banyak biayanya,
3A. FINALISASI DOKUMEN PERENCANAAN
TERPERINCI CONT...
Distribusikan draft dokumen perencanaan kepada kelompok/departemen SI dan steering committee, minta pendapat untuk masukan/penambahan dan perubahan.
3B. KEMBANGKAN PRESENTASI
Perencanaan yang terbaik sekalipun akan menjadi tidak berguna jika tanpa
kemampuan untuk “menjualnya” kepada manajemen eksekutif dan ke seluruh
organisasi. Manajemen harus bisa melihat prosesnya secara solid dan mendalam untuk menentukan arahnya. Juga manajemen harus dapat memahami tingkat upaya, investasi yang dibutuhkan, dan risiko yang mungkin akan dialami.
3C. PRESENTASIKAN DAN DISKUSIKAN
Distribusikan kopian dari dokumen perencanaan kepada manajemen eksekutif untuk ditinjau selama beberapa minggu sebelum menjadwalkan presentasi. Karena dokumen ini panjang,
tambahkan memo/catatan yang menunjukkan mengapa bagian tersebut penting untuk dibaca dan identifikasi bagian utama yang penting bagi mereka jika mereka tidak dapat membaca
keseluruhan dokumen.
Tata cara presentasi :
Mulai dengan menyampaikan tujuan dari presentasi dan mengapa presentasi ini harus diperhatikan
Jelaskan agenda dari presentasi
Perkenalkan IS steering committee dan tekankan bahwa rekomendasi ini berasal dari seluruh representasi bisnis yang disetujui oleh manajemen eksekutif dan bukan datang dari departemen SI semata
Review proses pembuatan rekomendasi, dan jelaskan dimana kontribusi kalian dalam proses tersebut.
