Gambaran umum aktivitas penggajian
Pemrosesan gaji pada kenyataannya merupakan system pembelian kasus khusus. Secara teori, cek gaji dapat diproses melalui system utang usaha dan pengeluaran kas regular. Namun demikian, pendekatan ini memiliki beberapa kekurangan, antara lain :
1. Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian sangat berbeda antarkaryawan. Misalnya, prosedur yang berbeda digunakan untuk karyawan yang dibayar per jam, karyawan tetap, karyawan borongan, dan karyawan komisi. Selain itu, pemrosesan gaji memerlukan prosedur akuntansi khusus untuk pemotongan gaji dan pemotongan pajak. Pengeluaran kas untuk akun perdagangan tidak memerlukan pemrosessan khusus. Oleh karena itu, system pengeluaran umum tidak didesain untuk menghadapi kerumitan ini.
2. Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus. Penipuan pembayaran gaji lebih mudah untuk ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek untuk kegiatan dagang.
DFD untuk Prosedur Penggajian
Inti dari proses tersebut adalah
1. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi (jam kerja) dimasukkan ke proses penggajian dari dua sumber yang berbeda : personalia dan produksi.
2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan.
3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi. Informasi ini digunakan untuk menjurnal akun barang dalam proses (WIP).
4. Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari departemen penggajian dari mengotorisasi departemen pengeluaran kas untuk menyetor satu cek, sejumlah totoal gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji akan diambil.
