TATA RUANG LAYOUT KANTOR TERBUKA UNTUK EFEKTIVITAS
KERJA PEGAWAI
Komalasari – 165211054 Kelas 2B
Program Studi D3-Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung Email: sarikomala308@gmail.com
ABSTRACT
Dalam suatu perusahaan penataan ruangan itu penting. Layout atau tata ruang adalah hal yang ada dalam dunia perkantoran yang harus diperhatikan. Kondisi dalam penataan ruang yang ada di kantor akan berpengaruh terhadap kinerja pegawai dan hasil yang akan di dapat oleh suatu perusahaan. Dalam jurnal ini penulis mempelajari bagaimana tata ruang kantor terbuka untuk keefektivitasan kerja pegawai. Metode yang penulis gunakan yaitu dengan studi literatur, dimana studi literatur ini penulis mengambil referensi dari berbagai buku dan jurnal. Dalam pemilihan tata ruang terbuka sebagai efektivitas kerja pegawai ini yakni selain banyak kelebihannya juga terdapat kekurangannya. Kantor terbuka yaitu ruang kantor yang dimana tidak terdapat pembatas atau sekat antara pegawainya. Dengan kantor terbuka setiap pegawai akan lebih efektif dalam bekerja, karena antara pegawai satu dengan pegawai lainnya bisa saling berkoordinasi, mengawasi satu sama lain, mudah bersosialisasi dan juga dapat memakai peralatan atau mesin dengan bersama-sama. Penulis berharap, agar setiap perusahaan dapat memilih bentuk tata ruang kantor yang tepat agar pegawai bisa lebih efektif dan juga lebih efisien dalam bekerja.
Kata kunci: tata ruang, kantor terbuka, efektivitas kerja
ABSTRACT
In a company the arrangement of the room is important. Layout is the thing that exists in the world of office that must be considered. Conditions in spatial arrangement that exist in the office will affect the performance of employees and the results will be in can by a company. In this journal the authors learn how the layout of the office is open to the effectiveness of employee work. The method that the authors use is the literature study, where literature study is the author takes references from various books and journals. In the election of open spatial as the effectiveness of this employee that in addition to many advantages there are also shortcomings. Open Office is an office space where there are no barriers or barriers between employees. With an open office every employee will be more effective in working, because between one employee with another employee can coordinate each other, supervise each other, easy to socialize and also can use equipment or machine together. The author hopes that every company can choose the right form of office space so that employees can be more effective and also more efficient in working.
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Layout atau tata ruang adalah hal yang ada dalam dunia perkantoran yang harus diperhatikan. Kondisi dalam penataan ruang yang ada di kantor akan berpengaruh terhadap kinerja pegawai dan hasil yang akan di dapat oleh suatu perusahaan.
Tata ruang yang tidak tepat dan juga pemilihan warna yang salah akan memberikan dampak buruk kepada pegawai seperti pegawai kurang bersemangat, cepat lelah, apa yang dikerjakan tidak cepat selesai. Jika tata ruang kantor ini tidak cepat diubah, maka hal ini akan menghambat perkembangan perusahaan.
Kantor yang menyenangkan adalah yang memberikan rasa aman, rasa senang dan mampu meningkatkan efektivitas kerja pegawai. Maka dari itu setiap pimpinan atau pemilik perusahaan harus mempunyai kemampuan dalam menyusun penataan kantor yang baik.
Identifikasi Masalah
1. Apa pengertian Tata ruang/Layout ? 2. Apa pengertian kantor ?
3. Apa pengertian efektivitas ?
4. Apa saja asas dalam tata ruang kantor ?
5. Apa tujuan dalam tata ruang kantor ? 6. Apa metode yang dapat digunakan ? 7. Apa saja macam-macam tata ruang
kantor ?
8. Apa yang dimaksud kantor terbuka ? 9. Apa saja keuntungan dan kekurangan
kantor terbuka ?
10.Bagaimana cara mengatasi kekurangan dalam kantor terbuka ? 11.Apa saja prinsip penyusunan tata
ruang kantor ?
12.Apa saja faktor-faktor yang mempengaruhi kondisi kantor ? 13. Apa saja syarat-syarat suatu kantor ?
Tujuan
1. Mengetahui pengertian Tata ruang/Layout.
2. Mengetahui pengertian kantor. 3. Mengetahui pengertian efektivitas. 4. Mengetahui asas dalam tata ruang
kantor
5. Mengetahui tujuan dalam tata ruang kantor.
6. Mengetahui metode yang dapat digunakan dalam menyusun Layout kantor.
7. Mengetahui macam-macam tata ruang kantor.
8. Mengetahui pengertian kantor terbuka.
9. Mengetahui keuntungan dan kekurangan tata ruang kantor terbuka.
10.Mengetahui bagaimana cara mengatasi kekurangan tata ruang kantor terbuka.
11.Mengetahui prinsip penyusunan tata ruang yang ada dikantor.
12.Mengetahui faktor yang dapat berpengaruh pada kondisi kantor. 13.Mengetahui syarat-syarat suatu
kantor. PEMBAHASAN
Pengertian Tata Ruang/Layout
Istilah Layout dapat diterjemahkan ke dalam kata “penataan”. Dalam bahasa inggris tata ruang kantor atau Office Layout atau kebanyakan orang menyebut dengan Layout. Terdapat beberapa pendapat mengenai definisi tata ruang kantor yang dikemukakan oleh beberapa ahli, sebagai berikut:
luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai. Pendapat kedua dikemukakan oleh The Liang Gie (2007:186) yakni tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari suatu ruangan untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
Kemudian Sedarmayanti (2009:125) yang dalam bukunya menyebutkan mengenai tata ruang kantor yakni pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor, serta perabot kantor pada tempat yang tepat sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik dan nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak sehingga tercapai efisiensi kerja.
Maka dari itu Tata ruang kantor/Layout kantor dapat didefinisikan sebagai pengaturan tata ruangan kantor serta penyusunan perlengkapan maupun peralatan kantor pada luas lahan ruangan kantor yang ada dan berguna untuk memberikan sarana bagi para pegawai.
Pengertian Kantor
Kantor adalah balai, gedung, rumah, ruang tempat tulis-menulis atau mengurus sesuatu pekerjaan, perusahaan dan sebagainya, pengertian ini terdapat dalam kamus besar bahasa indonesia.
Kantor juga dapat didefinisikan yakni sebagai ruangan atau tempat menyelenggarakan suatu kegiatan tata usaha dan juga membantu pimpinan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Pengertian Efektivitas
Menurut Handoko (1997:7), ia menyebutkan efektivitas yakni kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat
dan berfungsi untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan.
Dalam kamus administrasi perkantoran tertulis bahwa efektivitas berasal dari kata efektif, ini artinya terjadi suatu efek yang dikehendaki dalam suatu pekerjaan.
Jadi efektivitas bisa diartikan sebagai alat ukur seberaoa jauh tercapainya suatu tujuan yang telah ditentukan.
Asas Dalam Tata Ruang Kantor
Richard Muther merupakan seorang ahli pabrik, yang merumuskan bahwa ada enam azas pokok tata ruang pabrik yang menurutnya itu terbaik. Asas ini dibuat untuk tempat kerja yang bertugas menghasilkan suatu barang, dengan melakukan penyesuaian yang dimana beberapa asas diantaranya dapat dijadikan sebagai dasar untuk tata ruang perkantoran. Asas-asas tersebut sebagai berikut:
1. Asas Jarak Terpendek.
Garis lurus antara dua titik adalah jarak terpendek. Dalam penyusunan tempat kerja dan penempatan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan semaksimal mungkin. Dengan tidak menghilangkan beberapa hal khusus, dalam proses penyelesaian suatu pekerjaan ini diusahakan untuk menempuh jarak yang sependek-pendeknya.
2. Asas Rangkaian Kerja.
rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.
3. Asas Mengenai Penggunaan Segenap Ruangan.
Maksud dari asas ini yakni memakai seluruh ruangan sehingga tidak ada ruangan yang kosong atau tidak terpakai.
4. Asas Mengenai Perubahan Susunan Tempat Kerja.
Dengan tidak menghilangkan hal khusus, kemungkinan akan adanya perubahan atau penyusunan kembali penataan ruangan apabila diperlukan, dan tidak akan adanya kesulitan juga biaya yang dikeluarkan cukup terjangkau.
5. Asas Integrasi Kegiatan.
Asas ini maksudnya dalam organisasi kegiatan antarbagian maupun interbagian dalam tata ruang dan peralatan kantor harus terintegrasi.
6. Asas Keamanan dan Kepuasan Kerja Bagi Pegawai
Dalam asas ini maksudnya yakni penyimpanan peralatan dan penataan ruangan harus bisa membuat para pegawai yang bekerja merasa nyaman, aman, dan puas.
Tata ruang kantor yang baik yaitu yang sepenuhnya menggunakan dan memanfaatkan lahan yang ada, dan juga dapat diubah dengan mudah.
Tujuan Tata Ruang Kantor
Berikut merupakan beberapa tujuan tata ruang kantor yang penting, diantaranya:
Mudahnya arus komunikasi dalam bekerja, karena arus kerja yang mudah akan berpengaruh kepada arus komunikasi. Pergerakan informasi antara atasan dan bawahan disebut sebagai pergerakan informasi secara vertikal, dan pergerakan
informasi secara horizontal yaitu antar sesama pegawai yang akan dipengaruhi oleh penataan ruangan yang efektif dan juga efisien.
Menggunakan ruangan seefektif mungkin dimana semua lahan yang ada seluruhnya terpakai dengan berguna. Dan pegawai yang bekerja merasa nyaman dan aman dalam bekerja.
Memudahkan pimpinan dalam mengawasi kinerja bawahannya dan juga memudahkan dalam mencapai tempat penyimpanan arsip, terutama arsip yang masih aktif. Lemari atau peralatan arsip lainnya harus mudah dijangkau oleh pegawai yang mengelola arsip tersebut agar jika dibutuhkan dan cepat dalam menemukannya kembali.
Tata ruang juga bertujuan untuk menjauhkan peralatan yang akan mengganggu konsentrasi para pegawai dalam bekerja. Kita bisa mengaturnya sedemikian rupa. Selain itu dengan melakukan penataan ruangan sedemikian rupa akan memberikan rasa nyaman dan betah dalam bekerja, meskipun pekerjaan banyak jika suasana yang kita dapatkan mendukung, maka pekerjaan sebanyak apapun kita tidak akan merasa jenuh dan akan selalu semangat dalam bekerja.
Metode Tata Ruang Kantor
Terdapat 2 metode yang bisa dilakukan dalam menentukan pemilihan lokasi kantor, yaitu:
Metode bobot
dijadikan sebagai pilihan yang utama yang akan dijadikan perusahaan atau organisasi berkantor.
Dalam memberikan penilaian ini sebaiknya tidak dilakukan oleh satu orang tetapi oleh tim (beberapa orang), masing-masing orang memberikan penilain terhadap beberapa lokasi yang telah di pertimbangkan tersebut, kemudian masukkan kedalam nilai rata-ratanya. Metode perbandingan biaya
Dalam metode ini kita akan membandingkan biaya yang nantinya akan dikeluarkan yang dimana setelah gedung tersebut ditempati. Biaya yang akan dikeluarkan tergantung pada jenis usahanya. Biaya tersebut dapat dikelompokkan sebagai berikut:
Material cost (direct, indirect)
Labor cost (direct, indirect) Overhead cost
Sebagai faktor penentunya, metode ini menggunakan peramalan biaya. Jika setiap lokasi dan gedung yang dibandingkan tersebut ada yang mendapatkan nilai terendah, maka itulah yang akan dijadikan sebagai tempat berkantor.
Macam-Macam Tata Ruang Kantor
Pada umumnya, dalam tata ruang kantor terdapat 2 macam yakni kantor terbuka dan kantor tertutup. Seperti yang kita ketahui, kantor terbuka tidak memiliki sekat dan pegawai bekerja dalam satu ruangan. Sedangkan kantor tertutup yaitu kantor yang memiliki sekat dan pegawai memiliki ruangannya masing-masing.
Banyak ilmuan yang mengemukakan macam-macam bentuk tata ruang kantor. Diantaranya:
Menurut Sedarmayanti (2009:104), terdapat empat macam tata ruang kantor, sebagai berikut:
1. Tata ruang kantor berkamar atau tertutup.
2. Tata ruang kantor terbuka.
3. Tata ruang kantor berhias/bertaman/berpanorama. 4. Tata ruang kantor gabungan.
Menurut Harmon Chaniago yang menyebutkan bahwa ada beberapa bentuk ruang kantor (diluar kantor maya/Virtual Office), sebagai berikut:
1. Kantor terbuka 2. Kantor tertutup
3. Kantor Landscape (gabungan)
Dibawah dalam paper ini akan dijelaskan mengenai tata ruang kantor terbuka dan keuntungan juga kelemahannya.
Pengertian Kantor Terbuka
Ruang kantor yang dimana tidak terdapat pembatas atau sekat antara pegawainya ini disebut dengan kantor terbuka. Dengan kantor terbuka setiap pegawai akan lebih efektif dalam bekerja, karena antara pegawai satu dengan pegawai lainnya bisa saling berkoordinasi, mengawasi satu sama lain, mudah bersosialisasi dan juga dapat memakai peralatan atau mesin dengan bersama-sama. Biasanya kantor terbuka menempati ruangan yang cukup luas dan jumlah orang yang bekerjanyapun cukup banyak dan terdiri dari beberapa bagian. Menurut Moekijat (1982) adalah salah satu ahli yang menegaskasn bahwa ruangan kantor terbuka adalah “suatu ruangan yang besar di dalam ada beberapa seksi atau bagian bekerja sama, bukan dalam ruangan-ruangan yang terpisah”.
kadang manajer di tampung didalam suatu wilayah yang luas. Untuk memperoleh pemanfaatan ruang secara maksimum, meja kerja biasanya diatur dalam garis lurus berdasarkan kelompok dan bagian.”
Ada beberapa kelebihan dan kekurangan dalam tata ruang kantor terbuka, yaitu: Kelebihan
Ekonomis
Memaksimalkan luas ruangan yang ada tanpa memasukkan penggunaan sekat atau dinding yang bisa mamakan lahan yang banyak. Dapat menampung lebih banyak pegawai meskipun ruangan yang terbatas. Hal ini membuat biaya yang dikeluarkan lebih hemat.
Mempermudah komunikasi
Dengan ruangan yang tidak memiliki sekat, maka ini akan membuat para pegawai mudah untuk saling berkomunikasi, berinteraksi satu sama lain.
Meningkatnya produktivitas kerja. Terdapat penelitian yang menyebutkan bahwa pegawai yang bekerja pada tata ruang kantor terbuka tidak akan mendapat hambatan dalam bekerja, malah produktivitas akan meningkat karena mudahnya alur komunikasi.
Mempermudah dalam pertukaran ide Jarak yang saling berdekatan dan tidak terhambat oleh sekat akan memudahkan setiap pegawai dalam bertukar pikiran.
Memudahkan pengawasan
Dengan tata ruang kantor terbuka, maka pimpinan akan lebih mudah dalam mengawasi dan membimbing pegawainya dalam bekerja. Karena semua yang ada didalam ruangan berada dalam jarak yang dekat.sehingga pimpinan tidak perlu
berkeliling ke setiap ruangan, pimpinan bisa melihat dari sisi depan atau belakang untuk mengawasi pegawainya. Hal ini juga akan membantu dalam penyelesaian masalah dengan cepat.
Terjalinnya hubungan pegawai dan atasan
Hal ini terjadi karena adanya kemudahan antara kedua belah pihak dalam berkomunikasi dan lingkungan kerja akan berkembang secara positif. Jika para pegawai merasa nyaman dan senang dalam bekerja, maka produktivitas mereka dalam bekerja akan meningkat dan lebih efektif.
Proyek tim lebih cepat terselesaikan Pimpinan akan lebih mudah lebih mudah disebarkan kepada setiap anggota dalam tim tersebut. Fasilitas dan biaya tertentu lebih
hemat
Hematnya fasilitias seperti AC, lampu dan biaya listrik juga akan lebih hemat. Karena AC bisa dipasang dibeberapa titik, tidak seperti kantor tertutup yang harus memasang AC disetiap ruangannya. Maka dari itu biaya yang dikeluarkan pun akan lebih hemat.
Kekurangan
Suara berisik
Bergabungnya banyak pegawai dalam satu ruangan yang sama dan tanpa tedapat pembatas akan mengganggu antar pegawai. Karena bunyi telepon, suara mengobrol, suara mengetik dan suara berisik lainnya akan terdengar dengan sangat jelas ketika memakai tata ruang kantor terbuka ini.
Terganggunya konsentrasi
Tidak adanya sekat dan kondisi ruangan kerja yang berisik dapat mengganggu konsentrasi kerja pegawai yang sedang fokus bekerja. Hal ini akan menyebabkan ketidakefektivan mereka dalam bekerja dan produktivitas pun akan menurun, apalagi pegawai yang tidak dapat bekerja dalam lingkungan yang berisik.
Berkurangnya keamanan
Setiap karyawan harus menjaga tugas dan barangnya masing-masing, karena tidak ada keamanan yang ketat dalam tata ruang kantor terbuka.
Tidak ada ruangan pribadi
Dalam tata ruang kantor terbuka ini setiap karyawan tidak memiliki ruangan pribadi karena tidak adanya sekat, maka jika mereka akan melakukan percakapan pribadi yang rahasia atau mengangkat telepon mereka harus mencari tempat tertutup atau pergi ke kamar mandi terlebih dahulu untuk mengangkat telepon tersebut.
Rawan tersebar penyakit
Pada tata ruang kantor terbuka, penyakit seperti flu, batuk akan mudah tersebar karena tidak adanya pengahalang antar karyawan.
Mudah terjadi perdebatan
Dalam desain kantor terbuka ini akan mudah terjadi perdebatan, karena semua pegawai memakai fasilititas secara bersama-sama. Diantara pegawai memiliki selera yang berbeda-beda, misalnya penentuan temperatur AC, pemilihan pewangi pada ruangan. Hal ini akan sering terjadi pada kantor terbuka.
Contoh kantor terbuka :
Cara Untuk Mengendalikan Kekurangan Kantor Terbuka
Terdapat beberapa cara untuk mengendalikan kekurangan kantor terbuka, diantaranya sebagai berikut:
1. Kebisingan.
ini akan memberikan manfaat yakni suara dalam jarak 25 meter dengan suara normal tidak akan terdengar. Dengan menggunakan perabotan dengan bahan yang menyerap suara seperti kayu ataupun triplex, dapat membantu dalam mengatasi suara bising.
2. Setiap kantor memiliki kelemahannya masing-masing, untuk mengatasinya tergantung kepada kebutuhan kantor ataupun perusahaan tersebut..
Berikut contoh kantor terbuka:
Prinsip Penyusunan Tata Ruang Kantor
Dibawah ini terdapat 10 prinsip dalam penyusunan tata ruang kantor, diantaranya:
1. Dalam proses pelaksanaannya, pekerjaan kantor harus dapat ditempuh dalam jarak terpendek. 2. Berjalannya rangkaian aktivitas
kantor secara lancar.
3. Setiap ruangan yang ada dikantor harus memiliki kegunaannya masing-masing, harus dapat digunakan secara efisien.
4. Susunan ruang kerja dapat diubah dengan mudah (flexible).
5. Agar tidak mengganggu pegawai lain, orang yang memiliki pekerjaan yang bersifat publik, misalnya banyak berhubungan dengan tamu, harus ditempatkan didepan.
6. Pegawai yang memiliki tugas atau bidang yang sama dikelompokkan menjadi satu.
7. Pegawai yang mengerjakan ketatausahaan perusahaan dapat
ditempatkan di tengah-tengah di antara unit yang ada.
8. Pekerjaan yang menimbulkan suara berisik sebaiknya disimpan ditempat yang jauh dengan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi. 9. Beberapa pimpinan dapat
ditempatkan dekat dengan kelompok bawahan sesuai dengan bidangnya. Hal ini agar pimpinan mudah dalam mengawasi bawahannya.
10.Salah satu ahli yakni Gie (2000) yang menegaskan bahwa lebar dari lorong utama minimal sebesar 1,2 M dan sekitar 0,9 M untuk lalu lintas jalan. Kemudian jarak minimal antar meja sekitar 0,6 – 0,9 M sehingga akan memadai untuk kursi.
Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kondisi Kantor
Terdapat beberapa faktor yang bisa mempengaruhi kondisi kantor. Faktor tersebut terbagi menjadi 2, yakni:
Lingkungan fisik
Lingkungan fisik ini terdiri dari mesin-mesin kantor, gedung kantor, peralatan dan perlengkapan kantor. Lingkungan budaya
Lingkungan budaya ini terdiri dari cahaya, warna, udara, dan suara. Dibawah ini akan dijelaskan faktor lingkungan budaya, sebagai berikut:
1. Cahaya
Cahaya adalah gelombang yang dipancarkan oleh suatu sumber seperti matahari, lilin, dan lampu yang menyebar dan memancar keseluruh ruangan. Cahaya ini termasuk kedalam hal yang harus diperhatikan.
pegawai. Pengaturan cahaya yang benar akan mengefektivitaskan pekerjaan dan membantu pegawai agar tidak cepat lelah.
Sumber cahaya dapat dibedakan menjadi 2, yakni:
Cahaya Alami, yang terdiri dari cahaya matahari.
Cahaya Buatan, yang terdiri cahaya matahari kita tidak memerlukan biaya yang besar. Namun, sulit bagi matahari untuk memancarkan cahayanya ke seluruh ruangan, terutama untuk kantor-kantor yang posisinya di daerah yang memang cukup padat. Untuk itu kita bisa memanfaatkan cahaya buatan yang dapat dipasang dimana saja, terutama untuk ruangan yang sulit dijangkau atau sulit mendapatkan cahaya matahari. Selain itu cahaya buatan sangat diperlukan, karena pada malam hari atau pada saat cuaca mendung matahari tidak ada, maka dari itu kita dapat menggunakan cahaya buatan untuk membantu penerangan ruangan yang ada di suatu kantor.
Terdapat 3 bagian yang termasuk cahaya buatan, yakni:
Cahaya langsung, cahaya ini merupakan cahaya yang nantinya akan langsung memancar ke objek. Contoh: cahaya langsung memancar ke permukaan meja, ke buku.
Cahaya setengah tak langsung, meruakan cahaya yang memancar secara tidak langsung.
Contoh: cahaya yanag memancar melalui dinding lalu ke objek.
Cahaya tak langsung, yang merupakan cahaya yang dirancang sedemikian rupa.
Contoh: sumber cahaya memancar terlebih dahulu ke langit-langit lalu kemudian akan memancar ke objeknya.
Ciri-ciri pencahayaan yang baik, sebagai berikut:
Memiliki sinar yang terangnya cukup.
Tidak membuat silau.
Ketajaman kontras tidak ada.
Cahaya yang dipancarkan merata, tidak menimbulkan bayangan.
Tidak terdapat gelombang cahaya.
Dalam tata ruang kantor terbuka kita tidak perlu memakai banyak cahaya buatan karena kantor terbuka tidak memiliki sekat dan 1 lampu dapat menerangi beberapa pegawai, cahaya matahari dapat membantu juga menerangi pegawai dalam bekerja jika cuaca sedang bagus.
2. Warna
Faktor kedua yang mempengaruhi kondisi kantor adalah warna. Warna akan berpengaruhi pada emosi, mood, dan otak manusia. Semangat dan rasa nyaman kepada pegawai yang bekerja akan timbul jika warna yang dipilih tepat.
Sebagai contoh misalnya: Bank di Indonesia sebagian besar memilih warna biru agar saat nasabah masuk dan menabung di bank tersebut, nasabah akan merasa aman, nyaman, dan percaya kepada bank tersebut. Karena warna biru memberikan efek ketenangan, kepercayaan.
Berikut beberapa warna yang memiliki arti masing-masing, diantaranya:
a. Merah
menggunakan warna merah agar pegawai bisa lebih semangat. Misalnya dengan mengganti perabotan tersebut dengan dominasi warna merah.
b. Kuning
Kuning merupakan warna yang memberikan efek kehangatan, dan akan menimbulkan rasa gembira.
c. Biru
Warna biru ini akan menimbulkan efek ketenangan, ketentraman, keluasan dan kepercayaan dalam bekerja. Warna biru ini bermanfaat untuk mengurangi ketegangan otot tubuh. Warna ini juga sangat cocok untuk pegawai yang memerlukan konsentrasi tinggi dalam bekerja.
d. Hijau
Hijau merupakan warna yang menimbulkan efek segar, tenang dan santai, karena hijau adalah warna yang menyatu dengan alam.
e. Coklat
Coklat merupakan warna yang menimbulkan efek hangat, aman, dan warna coklat dapat membuat ruangan memiliki kesan modern. Dalam kantor terbuka meskipun setiap pegawainya tidak memiliki sekat dan tidak dapat membedakan warna-warna di setiap dinding pembatas. Namun setiap pegawai dapat memakai perbedaan warna sebagai tanda ketenangan, penyemangat dengan memberikan warna pada peralatan yang mereka miliki. Seperti memberikan warna merah pada mouse, warna biru untuk buku mereka, dan sebagainya.
3. Udara
Udara merupakan salah satu faktor terpenting yang sangat harus
diperhatikan. Karena udara akan mempengaruhi daya tahan tubuh pegawai. Jika pegawai kekurangan udara atau oksigen, para pegawai akan mudah lelah, dan efektivitas dalam bekerja akan berkurang. Udara yang tidak pas akan mengganggu peredaran darah, dan nanti akan mengakibatkan gangguan konsentrasi pegawai dan pegawai akan stress.
Ada berbagai metode dan cara untuk mengendalikan udara, diantaranya:
Membuat ventilasi udara, dengan ini udara yang keluar dan masuk akan melalui ventilasi yang berbeda. Pakai kipas angin yang akan
membantu sirkulasi udara dalam ruangan.
Pasanglah AC atau alat pemanas ruangan.
Gunakan pakaian kerja yang sesuai, contohnya jika cuaca sedang dingin maka gunakan pakaian kerja yang agak tebal.
Dalam kantor terbuka kita dapat menghemat perlengkapan kantor sepert AC, karena ruangan yang terbuka bisa memakan peralatan atau perlengkapan dengan bersama-sama. Tidak seperti kantor tertutup, yang nantinya disetiap ruangan harus disediakan alat pendingin.
4. Suara
Suara ini termasuk hal yang perlu diperhatikan. Karena suara yang gaduh akan mengganggu konsentrasi kerja pegawai dan akan menyebabkan kekacauan perusahaan atau kantor.
Peralatan atau mesin yang nantinya akan menimbulkan suara berisik sebaiknya disimpan jauh dari ruang kerja yang dimana pegawainya membutuhkan konsentrasi tinggi, kemudian alat tersebut dapat ditempatkan di dekat jendela, diberi penyekat sebagai media peredam suara.
Gunakanlah bahan dan design langit-langit yang dapat meredam suara. Misalnya gunakan dari bahan kayu, karena kayu dapat
Putar suara musik yang pelan akan memberikan ketenangan kepada para pegawainya dalam bekerja.
Dalam kantor terbuka kita akan sering terganggu konsentrasinya oleh suara-suara. Misalnya disaat ada barang milik pegawai lain terjatuh otomatis kita melihat ke arah pegawai tersebut. Maka kita harus bisa mengendalikan gangguan itu.
5. Budaya
Budaya merupakan kebiasaan yang sering dilakukan. Perilaku didalam kantor dalam berkomunikasi dengan sesama pegawai maupun pihak luar, seperti datang ke kantor dengan tepat waktu, ramah, rapih, sopan, senyum, sapa, dan sebagainya.
Budaya biasanya datang dari kebiasaan setiap pegawai maupun pimpinan. Budaya ini haruslah perilaku yang baik, sehat, demokrasi. Budaya yang baik akan memberikan
dampak yang baik juga kepada perusahaan, begitupun sebaliknya. Syarat - Syarat Kantor
Ada beberapa syarat suatu kantor dan beberapa ilmuan juga mengemukakan syarat suatu kantor, diantaranya:
Menurut Neuner dan Haynes (1953), yang menyebutkan bahwa ada 4 syarat suatu kantor, yaitu:
1. Office location and lay out (letak dan tata ruang)
Sebuah kantor harus berada disuatu tempat tertentu dan memiliki tata ruang yang sudah diatur sesuai dengan kebutuhan.
2. Office personnel (kepegawaian kantor)
Syarat yang kedua ini merupakan hal yang sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. 3. Office technique, rutines and equipt
(teknik pekerjaan sehari-hari)
Digunakan untuk membantu aktivitas-aktivitas yang dikerjakan oleh office personnel.
4. Office policies (haluan kerja)
Dalam sebuah kantor perlu dibuat ditentukan kebijakan, sehingga personel akan menjalankan pekerjaan sesuai aturan, teratur, terarah dan sistematis.
Sedangkan menurut Soewito (1990) yang menyebutkan syarat-syarat kantor sebagai berikut:
1. Ruang kantor 2. Penerangan 3. Ventilasi 4. Suhu udara 5. Keamanan 6. Kebersihan
7. Alat-alat kesehatan: kotak p3k 8. Kamar kecil
10.Sarana hiburan : musik, tv
11.Alat-alat perhubungan : telp, fax, email,...
12.Halaman kantor
Syarat sebuah kantor juga dapat kita bagi menjadi 2 bagian, yaitu syarat utama dan syarat pendukung, diantaranya sebagai berikut:
1. Syarat utama (primer) Terdapat ruang kerja Terdapat perabotan kantor Terdapat mesin-mesin kantor Alat-alat komunikasi
Alat tulis
Terdapat ruang tamu
Adanya buku operasional yaitu berisi aturan melaksanakan kegiatan ketatausahaan, juklak,dsb. 2. Syarat pendukung (sekunder)
Ventilasi dan penerangan yang cukup
Suhu udara Kebersihan Keamanan
Terdapat alat kesehatan dan keselamatan kerja
Terdapat toilet Kebersihan
Terdapat majalah, koran diruang tamu untuk menemani tamu selagi menunggu.
Tempat mencuci tangan Terdapat struktur organisasi.
KESIMPULAN
Tata ruang kantor/Layout kantor dapat didefinisikan sebagai pengaturan tata ruangan kantor serta penyusunan perlengkapan maupun peralatan kantor pada luas lahan ruangan kantor yang ada dan berguna untuk memberikan sarana bagi para pegawai. ruangan atau tempat
menyelenggarakan suatu kegiatan tata usaha dan juga membantu pimpinan dalam mencapai tujuan perusahaan. Ruang kantor yang dimana tidak terdapat pembatas atau sekat antara pegawainya ini disebut dengan kantor terbuka. Dengan kantor terbuka setiap pegawai akan lebih efektif dalam bekerja, karena antara pegawai satu dengan pegawai lainnya bisa saling berkoordinasi, mengawasi satu sama lain, mudah bersosialisasi dan juga dapat memakai peralatan atau mesin dengan bersama-sama. Setiap bentuk tata ruang kantor memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Dalam kantor terbuka sendiri memiliki kelebihan bahwa pimpinan akan mudah dalam mengawasi kinerja setiap pegawainya, biaya lebih irit, pegawai dapat mudah berinteraksi satu sama lain dan alur koordinasi lebih cepat. Selain kelebihan, dalam tata ruang kantor terbuka ini ada juga kekurangannya yang dimana kurangnya keamanan, jadi setiap pegawai harus menjaga barangnya masing-masing, mudahnya terdengar suara berisik yang akan membuat para pegawai terganggu, dan mudah timbul perdebatan.
DAFTAR PUSTAKA
Agus, S., & Mari, Y. (2014). PENGARUH
PENATAAN LAYOUT KANTOR TERHADAP EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN PADA DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN PROPINSI JAWA TENGAH. 75.
Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung, Jawa Barat, Indonesia: CV Akbar Limas Perkasa.
Ida, N. (2014). Manajemen Administrasi Perkantoran (Edisi Revisi). Daerah Istimewa Yogyakarta: PT. Kanisius.
Mahessa, H.-H. (t.thn.). Jurnal Pengertian Efektifitas Kerja.
Yusen, S. I. (t.thn.). Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Kinerja Karyawan Bagian Tata Usaha di SMPN 1 Lamongan.
Zaid, H. A. (2013). PENGARUH TATA RUANG KANTOR TERHADAP EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI DI PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
APARATUR III LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA (PKP2A LAN) SAMARINDA. eJournal Ilmu Pemerintahan, 1490-1492.
