BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang MasalahDalam lingkup kegiatan bisnis, utamanya kita sering mendengar istilah proyek. Namun tidak hanya itu, kita juga sering mendengar adany aproyek pembangunan yang dilakukan oleh pemerintah ataupun oleh intenal perusahaan ataupun yang dilempar kepada kelompok yang ahli.
Dalam beberapa kasus, terkadang seseorang belum bisa membedakan apa itu proyek dan kegiatan operational. Padahal kedua adalah suatu hal yang berbeda. Maka dari itulah dalam makalah ini di bahas mengenai sekilas tentang proyek dan bagaimana mengelola sebuah prooyek dengan baik.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka didapat beberapa rumusan masalah, yaitu: 1. Apa yang dimaksud dengan proyek?
2. Bagaimana manajemen proyek?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui dan memahami tentang proyek. 2. Untuk mengetahui manajemen proyek.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Sekilas Tentang Proyek1. Pengertian Proyek
Menurut buku panduan PMBOK (A Guide of The Management Body of Knowledge), “Project is a temporary endeavor to create a unique product service or result”. dalam arti bebasnya proyek diartikan sebagai “suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk yang unik.”
Yang dimaksud sementara diatas adalah bahwa setiap proyek memiliki tanggal mulai dan tanggal selesai tertentu. Dan yang dimaksud dengan unik adalah bahwa produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya.
Dalam pengertian lain disebutkan bahwa proyek merupakan suatu tugas yang perlu di teliti dan di pikirkan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara lengkap serta harus diselesaikan dalam suatu periode atau waktu tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasa digunakan.
2. Ciri-ciri Proyek
Dalam sebuah organisasi, terdapat pekerjaan operasional dan pekerjaan proyek. Namun masih banyak yang belum bisa membedakan mana pekerjaan yang merupakan operational dan pekerjaan proyek.
Adapun ciri dan perbedaan antara proyek dan operational yaitu:
N O
Kegiatan Proyek Kegiatan Operational
1 Bercorak dinamis, non-rutin Berulang-ulang, rutin
2 Siklus proyek relatif pendek Berlangsung dalam jangka panjang 3 Intensitas kegiatan dalam periode siklus
proyek berubah-ubah
Intensitas kegiatan relatif sama
4 Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan
Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek
5 Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan disiplin ilmu
Macam kegiatan tidak terlalu banyak
6 Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya
Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstan
fasilitas lainnya secara terus menerus dan berulang-ulang. Sesdangkan kegiatan proyek bermaksud mewujudkan atau membangun sistem yang belum ada.
Contohnya, perakitan mobil toyota corolla pada assembly line bukanlah merupakan proyek (karena ini merupakan pekerjaan rutin yanbg dilakukan untuk menghasilkan produk yang sama ketika suatu proses produksi dijalankan). Namun pembuatan prototype mobil toyota corolla yang pertama merupakan suatu proyek. Demikian pula pembangunan pabrik maupun fasilitas lainnya.
Ada empat macam proyek, yaitu: a. Proyek Engineering Konstruksi.
Komponen kegiatan utama jenis proyek ini terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan, dan konstruksi. Contoh proyek : pembangunan gedung, jembatan, pelabuhan, jalan raya, fasilitas industri dan lain-lain.
b. Proyek Engineering Manufaktur
Proyek ini dimaksudkan untuk menghasilkan produk baru. Komponen utamanya meliputi desain engineering, pengembangan produk (product development), manufaktur, perakitan dan uji coba produk yang dihasilkan. Contoh : pembuatan generator listrik, mesin pabrik, kendaraan dan lain-lain.
c. Proyek Penelitian dan Pengembangan
d. Proyek ini bertujuan untuk melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan suatu produk tertentu.
e. Proyek Kapital
Proyek kapital adalah proyek pemerintah yang berkaitan dengan dana kapital untuk investasi. Contoh : pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan, manufaktur, pembangunan fasilitas produksi dan lain-lain.
Adapun munculnya suatu proyek bisa disebabkan oleh beberapa hal, yaitu: a. Rencana Pemerintah
Tujuannya dititik beratkan pada kepentingan umum dan masyarakat. Misalnya pembangunan prasarana, seperti jalan, jembatan, bendungan, saluran irigasi, pelabuhan, lapangan terbang dan lain-lain.
b. Permintaan Pasar
c. Dari Dalam Perusahaan karena adanya desakan keperluan dan setelah dikaji dari segala aspek menghasilkan keputusan untuk merealisasikannya menjadi proyek. Contoh : proyek untuk meningkatkan efisiensi kerja, memperbaharui perangkat dan sistem kerja agar lebih mampu bersaing.
d. Dari kegiatan penelitian dan pengembangan akan mendapatkan produk baru yang diperkirakan akan banyak manfaat dan peminatnya, sehingga mendorong dibangunnya fasilitas produksi.
3. Project Life Cycle
Dari awal sampai akhir pelaksanaan proyek, memiliki beberapa fase yang harus dilalui, diantara fase-fase tersebut adalah:
a. Merumuskan masalah,
b. Mencari soludi terhadap masalah, c. Melaksanakan solusi, dan
d. Memonitor hasilnya.
Bila dilihat dari perspektif proyek konstruksi, maka life cycle proyek melalui fase-fase berikut ini, yaitu:
a. Pembuatan konsep atau desain, b. Pelaksanaan, dan
c. Penutupan.
Dalam perspektif proyek teknologi informasi, khususnya pembangunan sistem informasi, maka life cycle proyek meliputi:
a. Tahap penemuan (discovery phase) b. Tahap konsep (concep phase) c. Tahap desain (design phase)
d. Tahap pelaksanaan (execution phase)
e. Tahap jaminan kualitas (quality assurance phase)
4. Mekanisme Proyek
Berbicara proyek dalam ruang lingkup organisasi secara umum, tahapan atau mekanisme proyek adalah sebagai berikut:
a. Proyek ditentukan oleh manajemen proyek melalui suatu kebijakan.
b. Setelah ada keputusan bahwa proyek akan dijalankan, maka diyunjuk pimpinan proyek/ manajer dan pembentukan tim proyek.
c. Pihak manajemen akan mendelegasikan kepada piminan proyek untuk memimpin dan mengelola [royek dari awal hingga akhir dan manaer proyek bertanggung jawab sepenuhnya atas keberhasilan proyek tersebut.
d. Dalam kesehariannya, manajer proyek akan mengoordinasikan team proyek dan bertanggung jawab melaporkan setiap kegiatan kepada pihak manajemen.
e. Dalam kegiatan proyek, semua pihak yang terlibat bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyek tersebut sesuai dengan kapasitasnya masing-masing.
Secara garis besar, ada empat hal penting yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek, keempat hal tersebut adalah:
a. Pengelolaan proyek melalui mekanisme life cycle project.
b. Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal proyek, anggaran, kualitas proyek, dan risiko dalam suatu proyek.
c. Mengintegrasikan perangkat dan metode manajemen proyek untuk tujuan meningkatkan peningkatan kinerja team dan kominikasi.
d. Komitmen manajemen. Hal ini memiliki peranan penting dalam keberhasilan suatu proyek.
B. Sekilas Tentang Manajemen Proyek 1. Pengertian Manajemen Proyek
Menurut buku PMBOK (Project Managment Body of Knowledge) menyebutkan bahwa manajemen proyek adalah apliksi atau implimentasi dari pengetahuan, keterampilan, perangkat dan dan teknit atas suatu aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan suatu sumber.
Manajemen proyek juga bisa diartikan sebagai ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan mengordinir sember daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu: lingkup, mutu, jadwal dan biaya, serta memenuhi keinginan para stakeholder.
Pada prinsipnya manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, tools techniques (perangkat/alat bantu dan teknik) pada aktifitas-aktifitas proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi. Proses manajemen dikelompokan menjadi lima kelompok, yaitu:
a. Proses inisiasi
b. Proses perencanaan
c. Proses pelaksanaan,
d. Proses pengontrolan, dan
2. Kerangka kerja/ Framework Manajemen Proyek
Dalam kerangka kerja manajemen proyek, hal pertama adalah stakeholder mempunyai proyek, kemudian proyek tersebut didelegasikan kepada manajer proyek, setelah itu, manajer proyek mengelola atau memanage proyek tersebut. Pengelolaan proyek tersebut meliputi: skope management, time management, cost management, comunication management, risk management, procurement management, dan diintegrasikan melalui project integration management (project management knowledge area).
3. Tujuan dan Manfaat Manajemen Proyek
Tujuan dan manfaat yang bisa kita didapat dengan adanya manajement proyek antara lain:
a. Efisiensi, baik sisi biaya, sumberdaya maupun waktu.
b. Kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa dsesuai dengan skope, biaya, sumberdaya, dan waktu yang telah ditentukan.
c. Meningkatkan kualitas.
d. Meningkatkan produktifitas.
e. Bisa menekan risiko yang timbul sekecil mungkin.
f. Koordinasi internal yang baik.
g. Meningkatkan semangat, tanggungjawab serta loyalitas team terhadap proyek, yaitu dengan penugasan yang jelas pada masing-masing tim.
4. Faktor Pembatas dan Metodologi Manajemen Proyek
Ada tiga faktor pembatas dalam manajemen proyek, yaitu:
b. Time atau waktu
c. Cost atau biaya
Scope atau ruang lingkup proyek pada intinya adalah membahas jenis dan batasan-batasan yang ada pada suatu proyek. Ruang lingkup atau batasan proyek sangatlah diperlukan dalam suatu proyek, karena akan berpengaruh pada faktor lainnya. secara ringkasnya semakin besar ruang lingkup maka akan semakin besar pula biaya yang harus dianggarkan dan akan bertambah pula waktu pengerjaannya.
Time atau waktu adalah komponen yang menjadi targer utama dalam pennyelesaian suatu proyek, seberama lama proyek itu akan dilaksanakan. Terkadang suatu proyek dipaksa untuk selesai pada waktu tertentu yang akan berdampak pada membengkaknya biaya.
Cost atau biaya adalah menentukan sseberapa besar biaya yang akan dikeluarkan untuk sebuah proyek. Kelancaara biaya yang dikelurkan ini berpengaruh pula pada keberhasilan suatu proyek.
Optimasi ketiga faktor ini (triple constraint) sangat diperlukan untuk mencapai keseimbangan dalam mencapai sebuah target, terutama terhadap kualitas suatu target. Triple constraint + quality factor = quadruple constraint.
5. Metodologi dan Knowledge Area Manajemen Proyek
Ada beberapa pendekatan yang dipakai dalam mengelola suatu proyek, antara lain:
a. The traditional approach
b. Rasional inified procedd
c. Temporary organization sequencing concept
d. Critical chain
f. Even chain methodology
g. Process-based management
Secara umum metodologi manajemen proyek ini digolongkkan dalam lima bagian atau tahapan, namun dari sekian metodologi diatas, yang akan lebih banyak dibahas mengenai tradisional approach yang meliputi:
a. Tahap inisisasi proyek
b. Tahap perencanaan proyek
c. Tahap produksi atau pelaksanaan proyek
d. Tahap pengawasan proyek dan sistem pengontrolan
e. Tahp penyelesaian proyek
Dalam pengelolaan suatu proyek juga dikenal istilah management knowledge area, yaitu komponen-komponen manajemen proyek yang terdiri dari:
a. Scope management
b. Time management
c. Cost management
d. Qualitymanagement
e. Human resource management
f. Comunication management
g. Risk management
h. Procurement management
i. Project integration management
6. Teknik dan Metode Manajemen Proyek
a. PERTS charts
b. Gantt charts
c. Even chain diagrams
d. Run charts
e. Project cycle optimisation
Diantara metode-metode yang ada, metode PERT Chart dan metode Gantt Chart-lah ynag paling banyak digunakan. Adapun software ynag sering digunakan di indonesia adalah Microsoft Project, dan didalamnya sudah terdapat dua metode tersebut.
7. Asosiasi dan Profesi Manajemen Proyek
Di kalangan intenasional, asosiasi manajemen proyek diantaranya adalah:
a. The Project Management Institute (PMI)
b. The American Academy of Project Manajement (AAPM)
c. The Agile Project Leadership Network (APLN)
d. The Assosiation for Project Manajement (AIPM)
e. The International Project Management.
Demikian pula terdapat standarisasi internasional manajemen proyek, diantaranya:
a. A Guide to the Project Mangement Body of Knowledge (PMBOK Guide)
b. The Standar for Portofolio Management
c. The Standar for Program Management
Adapun sertifikasi profesional manajemen proyek untuk kalangan internasional, diantaranya yaitu:
a. CPM (The International Association of Project & Program Management)
b. IPMA (Levels of Certification: IPMA-A, IPMA-B, IPMA-C and IPMA-D)
c. PMP (Project Management Professional)
d. CAPM (Certified Assiciate in Project Management)
BAB III
PENUTUPAN
A. Kesimpulan
Dari pemaparan diatas maka dapat disimpulkan bahwa:
1. Proyek adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh sebuah atau beberapa orang tim untuk menyelesaikan suatu produk atau pekerjaan dalam ruang lungkup, waktu dan biaya yang telah ditargetkan penyelesaiannya. Dalam proses pelaksanaanya terdapat fase-fase yang merupalan life cycle suatu proyek itu dilaksanakan, darimulai penyusunan konsep atau desain proyek, pelaksanaan proyek sampai tahap akhir proyek, yaitu tahap penyelesaian atau peresmian suatu produk atau hasil dari pengerjaan proyek tersebut.
2. Manajemen proyek yaitu suatu kegiatan atau ilmu yang mengordinir bagaimana suatu proyek itu bisa berjalan dengan baik dan sesuai dengan target yang telah ditentukan. Dalam pelaksanaanya ada tiga faktor pembatas dalam pelaksanaan proyek yang saling berkaitan untuk mendapatkan kualitas yang diinginkan, yaitu scope, time dan cost atau bianya. Terdapat banyak metode dalam menyelesaikan suatu proyek, dan terdapat software yang memprogram proyek yang sudah terdapat metode di dalamnya, diantara software tersebut adalah program Microsoft Project.
B. Saran-saran
1. Saran untuk Mahasiswa
Untuk pendalaman pengetahuan tentang pengelolaan suatu proyek maka penulis menyarankan untuk lebih banyak mempelajari metode dan proses penyelesaian suatu proyek sehingga bisa mengaplikasikannya dalam berbagai hal yang menyangkut kegiatan proyek organisasi ataupun proyek-proyek lainnya.
2. Saran untuk Umum
DAFTAR PUSTAKA
Fotocopy buku referensi mata kuliah manajemen proyek syariah bab 3 dan ban 4.
Diktat Manajemen Proyek, STMIK-MDP, Palembang.
file:///D:/KAMPUS/SMT-7/googling/manajemen%20proyek/Bab%202%20-%20Sekilas %20Tentang%20Proyek%20-%20Documents.html diakses 02-10-2016
file:///D:/KAMPUS/SMT7/googling/manajemen%20proyek/Rianti%20Gak%20Pake
