Perancangan E-Office Yang Terintegrasi Dengan E-Mail
(Studi Kasus: Pemerintah Kota Salatiga)
Budi Haryanto*), Lukito Edi Nugroho**), Wing Wahyu Winarno***) Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Universitas Gadjah Mada
E-Mail: *[email protected], **[email protected], ***[email protected]
Abstrak
Kota Salatiga terdiri dari 4 kecamatan dan 23 kelurahan dimana seluruh instansi di lingkup Pemerintah Kota Salatiga telah terhubung dalam satu jaringan. Namun kegiatan operasional surat menyurat masih dikelola dan didistribusikan secara manual. Infrastruktur jaringan yang sudah dimiliki oleh Pemerintah Kota Salatiga memiliki potensi untuk pengembangan sistem perkantoran secara elektronis (e-office) sehingga dapat mempercepat dan memperlancar proses pengelolaan dan pendistribusian surat. Sistem e-office yang dirancang akan diintergrasikan dengan e-mail resmi pemerintah sehingga pengguna mendapatkan notifikasi berupa e-mail jika terdapat surat yang baru masuk ke dalam sistem e-office. Integrasi sistem e-office dengan e-mail memberikan beberapa keuntungan, yaitu single sign on, paperless, fast delivery, real time, easy tracking, dan mobile access. Dalam artikel ini penulis menyajikan beberapa langkah dalam pengembangan sistem e-office yang terintegrasi dengan e-mail dengan menggunakan model evolutionary prototyping dimana prototipe diperbaiki berulang-ulang hingga diterima oleh pengguna. Penulis melakukan observasi untuk merumuskan kebutuhan pengguna dan dilanjutkan dengan membuat rancangan sistem. Penulis berharap agar sistem e-office yang sudah dirancang dapat dikembangkan untuk mendukung percepatan penerapan e-government di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga.
Kata Kunci: perancangan, sistem, pemerintah, e-office, e-mail, integrasi
1.
PENDAHULUAN
Kota Salatiga merupakan salah satu dari 35 Kabupaten / Kota di Provinsi Jawa Tengah yang terdiri dari 4 kecamatan dan 23 kelurahan. Dalam kegiatan pemerintahan, surat-menyurat masih didistribusikan secara manual dan sistem penelusuran surat belum tersedia. Keseluruhan instansi, baik dinas, badan, kantor, kecamatan, dan kelurahan di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga sudah terhubung dalam sebuah jaringan, sehingga semua komputer sudah saling terhubung. Namun kondisi saat ini, jaringan yang ada digunakan sebatas untuk mengakses internet dan beberapa sistem intranet. Pemerintah Kota Salatiga juga mempunyai e-mail resmi
yang digunakan untuk surat-menyurat
dengan instansi lain namun dimanfaatkan dengan baik. Kedua potensi tersebut dapat
dimanfaatkan untuk mengembangkan
berbagai sistem yang mendukung
e-government.
E-office adalah suatu sistem
administrasi secara maya yang memusatkan
komponen-komponen sebuah organisasi
dimana data, informasi, dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi[1]. Istilah lain untuk e-office adalah office automation[2] yang mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang berkaitan dengan komunikasi informasi dari dan ke orang lain, baik di dalam maupun ke luar organisasi. E-office juga diterjemahkan
dengan istilah sistem otomatisasi
perkantoran, yaitu sistem yang digunakan
untuk pengelolaan dokumen secara
elektronik yang mampu menangani semua permasalahan surat masuk dan keluar, baik yang bersifat eksternal maupun internal di sebuah organisasi secara umum[3].
Penelitian mengenai sistem e-office sebelumnya terbatas pada lingkup kerja masing-masing telah dibuat di Fakultas
Teknik Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta[4], Jurusan Teknologi Informasi
UMY[5], Pusat Litbang Jalan dan
dalam penelitiannya merancang sistem e-office yang diintegrasikan dengan SMS di Pemerintah Kota Yogyakarta[7]. Sedangkan tujuan penelitian ini adalah membuat sebuah rancangan sistem e-office berbasis web yang diintegrasikan dengan e-mail pemerintah daerah. Sistem e-office yang dirancang menawarkan solusi untuk mengoptimalkan fungsi jaringan yang ada sekaligus juga untuk meningkatkan efisiensi kerja dengan
adanya sistem pengolahan dan
pendistribusian surat secara elektronis.
2.
METODE
Penelitian ini menggunakan model prototyping. Menurut Bell[8], ada dua jenis model prototyping, yaitu throwa way dan evolutionary. Model throwa way prototyping membangun berbagai versi sistem dengan
tool sederhana dan kemudian tidak
digunakan lagi. Hal ini biasanya digunakan
untuk demonstrasi sistem yang
menggambarkan fungsi utama, namun pada akhirnya sistem akan dibangun ulang dengan menggunakan metode lain yang lebih sesuai. Sedangkan evolutionary prototyping adalah model dimana versi prototipe yang dibuat di awal akan dikembangkan untuk versi final dan sistem dibangun tahap demi tahap menjadi sistem yang utuh.
Identifikasi
Gambar 1. Alur model evolutionary prototyping.
Model yang digunakan dalam penelitian ini adalah evolutionary prototyping yang memberikan kejelasan sistem sejak awal
karena adanya komunikasi antara
pengembang dengan pengguna dan
memungkinkan identifikasi kebutuhan
pengguna melalui perulangan tahapan hingga
sistem siap untuk digunakan. Model
evolutionary prototyping mempunyai
beberapa tahapan. Tahap pertama adalah identifikasi kebutuhan pengguna yang
merupakan tahap analisis menyeluruh
sebagai spesifikasi awal sebuah sistem. Dilanjutkan dengan pengembangan prototipe yang dibangun melalui desain, dokumentasi, dan verifikasi secara menyeluruh. Tahap yang terakhir adalah tahap iterasi dalam
memperbaiki prototipe berulang-ulang
hingga prototipe memenuhi kebutuhan
pengguna.
Sistem e-office pada penelitian ini
dirancang menggunakan server web
Apache[9], server database MySQL[10], bahasa pemrograman menggunakan PHP, serta menggunakan framework Laravel[11] dan jQuery[12]. Rancangan tampilan pada penelitian ini menggunakan aplikasi Evolus Pencil[13]. E-mail resmi Pemerintah Kota
Salatiga menggunakan server mail
hMailServer[14] yang membutuhkan server
database MySQL dan dukungan
RoundCube[15] agar e-mail dapat diakses melalui browser. Integrasi antara sistem
e-office dengan e-mail memanfaatkan
webservice NuSOAP[16] yang akan
menggunakan alamat mail dan password e-mail sebagai username dan password di sistem e-office.
3.
ANALISA PERMASALAHAN
DAN KEBUTUHAN
3.1. Analisa PermasalahanHasil observasi yang dilakukan penulis pada kegiatan surat-menyurat di lingkungan
Pemerintah Kota Salatiga menunjukan
bahwa:
1. Administrasi surat masih menggunakan kertas, sehingga membutuhkan banyak kertas dan ruang penyimpanan yang besar.
3. Keterbatasan ruang dan waktu karena surat harus diolah pada jam kerja di kantor.
4. Penelusuran surat dilakukan secara manual, sehingga distribusi surat tidak dapat terlacak secara jelas.
3.2. Analisa Kebutuhan
Analisa kebutuhan pengguna
menghasilkan temuan bahwa pengguna membutuhkan tersedianya sistem e-office
untuk menunjang operasional sistem
pemerintahan. Sistem e-office diharapkan
dapat memudahkan dan mempercepat
pendistribusian dan penelusuran surat di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga.
4.
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Rancangan Alur Informasi Sistem E-office
Alur informasi pada sistem e-office dirancang sebagai berikut:
1. Surat Masuk
a. Jika surat belum melalui sistem e-office, maka surat harus dimasukkan ke dalam sistem dengan melakukan scan terlebih dahulu untuk dilampirkan ke dalam sistem e-office.
b. Jika surat sudah melalui e-office, maka terdapat notifikasi surat masuk yang menunjukkan jumlah surat masuk yang belum dibaca.
c. Petugas TU mengolah surat masuk
untuk diteruskan kepada penerima yang berhak.
d. Surat masuk yang telah diterima, dapat di-disposisi-kan kepada staf yang terkait.
2. Surat Keluar
a. Surat dibuat dalam bentuk draft
(konsep) dan harus disetujui oleh atasan secara berjenjang.
a. Atasan dapat memberikan disposisi
dengan memilih staf yang akan
diberikan disposisi.
b. Disposisi akan diterima oleh staf yang bersangkutan. Status disposisi yang
belum atau telah dibuka akan
ditampilkan di sistem.
c. Staf dapat mengirimkan tindak lanjut atau laporan terkait surat dan disposisi yang diberikan.
4. Tindak Lanjut
a. Staf yang diberikan disposisi dapat memberikan komentar atau laporan tindak lanjut dan dapat menyertakan lampiran file jika diperlukan.
b. Laporan akan diterima oleh atasan yang memberikan disposisi.
c. Atasan dapat mengirimkan komentar mengenai laporan tindak lanjut staf tersebut.
5. Rancangan Tampilan Sistem
Rancangan tampilan sistem e-office yang terintegrasi dengan e-mail adalah sebagai berikut:
1. E-mail
Saat ini Pemerintah Kota Salatiga telah memiliki e-mail resmi dengan alamat http://mail.salatigakota.go.id yang dapat diakses melalui jaringan internet. Akun pada e-mail tersebut akan digunakan untuk mengakses sistem e-office.
Tampilan halaman login e-mail resmi Pemerintah Kota Salatiga tampak seperti pada Gambar 2.
Gambar 2. Tampilan halaman login e-mail resmi Pemerintah Kota Salatiga. 2. Rancangan Tampilan Sistem E-office
Modul beserta rancangan tampilan yang tersedia dalam sistem e-office adalah sebagai berikut:
Gambar 3. Rancangan modul Login. b. Modul Buat Surat, digunakan untuk
membuat konsep surat (Gambar 4).
Gambar 4. Rancangan modul Buat Surat.
c. Modul Konsep, digunakan untuk
menyetujui atau menolak konsep surat yang telah dibuat melalui modul Buat Surat (Gambar 5).
Gambar 5. Rancangan modul Konsep. d. Modul Inbox, digunakan untuk melihat
daftar surat yang diterima (Gambar 6).
Gambar 6. Rancangan modul Inbox. e. Modul Terkirim, digunakan untuk melihat
daftar surat yang dikirim (Gambar 7).
Gambar 7. Rancangan modul Terkirim. f. Modul Disposisi dan Tindak Lanjut,
digunakan untuk mengirim disposisi dari pimpinan ke staf, dan mengirim laporan tindak lanjut yang dibuat oleh staf untuk pimpinan (Gambar 8).
Gambar 8. Rancangan modul Disposisi dan Tindak Lanjut.
g. Modul Tracking, digunakan untuk
menampilkan informasi penelusuran surat dan status surat yang dikirimkan (sudah atau belum dibaca oleh penerima surat) (Gambar 9).
Gambar 9. Rancangan modul Tracking. 3. Rancangan Tampilan Notifikasi
Gambar 10. Rancangan tampilan notifikasi pada smartphone.
4. Integrasi Sistem E-office dengan E-mail Pengguna membutuhkan ketersediaan integrasi antara sistem e-office dengan e-mail untuk mewujudkan SSO (Single Sign On), sehingga pengguna hanya membutuhkan satu akun untuk mengakses sistem office dan e-mail (Gambar 11). Pengguna juga akan mendapatkan notifikasi secara langsung melalui perangkat smartphone jika ada surat baru atau disposisi yang masuk.
Notifikasi ketika ada surat atau disposisi masuk akan sangat memudahkan pengguna. Notifikasi tersebut akan dikirimkan ke e-mail pengguna dan dapat diaktifkan melalui pengaturan pada perangkat smartphone.
Laptop
Gambar 11. Integrasi sistem e-office dengan e-mail.
5.
KESIMPULAN
Integrasi sistem e-office dan e-mail
diharapkan membantu meningkatkan
efisiensi kerja dalam Pemerintah Kota Salatiga. Sistem e-office dirancang untuk mendukung kegiatan operasional surat-menyurat di lingkup Pemerintah Kota Salatiga.
Sistem e-office yang terintegrasi dengan
e-mail dapat memberikan beberapa
keuntungan, yaitu:
a. single sign on (satu akun digunakan untuk beberapa sistem)
b. paperless (mengurangi penggunaan
kertas)
c. fast delivery (pengiriman yang cepat sehingga efisien dalam distribusi surat dari segi waktu, tenaga, dan biaya)
d. easy tracking (mempermudah
penelusuran surat)
e. real time (notifikasi langsung diterima melalui email saat ada surat yang masuk ke dalam sistem e-office)
f. mobile access (dapat mengakses sistem
e-office melalui berbagai perangkat
telekomunikasi yang terhubung internet). Sistem e-office dalam penelitian ini masih dalam proses perancangan, sehingga
membutuhkan tahapan implementasi dan evaluasi guna meningkatkan pemanfaatan TIK di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga.
6.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Robles M. The e-Office: What Exactly it is?. Office Solutions. 43–45. 2001. [2] McLeod R. J. and Shell G. P.
Management Information System 10th Edition. New Jersey: Prentice Hall. 2007.
[3] Bomoaji T. Perancangan Office
Automation System untuk Evaluasi dan Pelaporan Kinerja Instansi di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DIY. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada. 2009.
[4] Arief M. R. Analisis dan Perancangan Sistem E-Office di Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada. 2005.
[5] Kurnianti A. Implementasi Aplikasi Pengarsipan untuk Membangun dan
Mendukung Terciptanya Sistem
Paperless Office (Studi Kasus: Sistem Paperless Office Jurusan Teknologi
Informasi UMY). Yogyakarta:
Universitas Gadjah Mada. 2014.
[6] Dewandaru D. S. Pemanfaatan Aplikasi e-Office untuk Mendukung Reformasi Birokrasi (Studi Kasus: Pusjatan). 2–4. 2013.
[7] Hartono A. B. Perancangan dan
Pembuatan Prototype Aplikasi Surat Menyurat Elektronik di Lingkungan
Pemerintah Kota Yogyakarta.
Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada. 2011.
[8] Bell D. Software Engineering for Students: A Programming Approach 4th
Edition. Harlow: Addison-Wesley.
2005.
[9] Apache: HTTP Server Project. URL: http://httpd.apache.org, diakses tanggal 26 September 2015.
[10] MySQL: The World's Most Popular
Open Source Database. URL:
https://www.mysql. com, diakses
[11] Laravel: The PHP Framework For Web Artisans. URL: https://jquery.com, diakses tanggal 26 September 2015. [12] jQuery: JavaScript Library. URL:
https://jquery.com, diakses tanggal 26 September 2015.
[13]Evolus Pencil: An Open-source GUI Prototyping Tool. URL: http://pencil. evolus.vn, diakses tanggal 26 September 2015.
[14]MailServer: E-Mail Server For Microsoft
Windows. URL: https://www.
hmailserver.com, diakses tanggal 26 September 2015.
[15]Roundcube: Open Source Webmail Software. URL: https://roundcube.net, diakses tanggal 26 September 2015. [16]NuSOAP: SOAP Toolkit For PHP. URL:
