PENERAPAN STRING MATCHING PADA APLIKASI E-ARSIP
BERBASIS WEB DI JURUSAN TEKNIK ELEKTRO
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO
Srininang Hadjarati
Intisari
Dalam kegiatan administrasi sehari-hari Jurusan Teknik Elektro membutuhkan suatu sistem yang seluruh data dokumennya disimpan secara komputerisasi. Sistem ini dibuat untuk memudahkan penemuan kembali dokumen apabila dibutuhkan informasi.
Metode pencocokan string (string Matching) yang merupakan bagian dalam proses pencarian string memegang peranan penting untuk mendapatkan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi dengan lebih cepat. Metode ini akan sangat membantu bila diterapkan pada administrasi kearsipan dimana keadaan arsip yang selalu bertambah setiap saat. Teknik pencarian data dilakukan dengan mencocokan pola-pola string sehingga mendekati pola atau pattern dari string atau data yang dicari. Dengan menerapkan metode ini data-data yang diinputkan menghasilkan output yang lebih cepat dan valid. Sehingga diharapkan dapat memberikan kualitas layanan administrasi kearsipan menjadi lebih baik dan efisien.
Kata Kunci : Metode String Matching.Dokumen Elektronik, Basis Web,
Abstract
In day-to-day administrative activities of the Department of Electrical Engineering requires a system that all data is stored in a computerized documents. The system is designed to facilitate the recovery of documents when needed information.
String matching method (Matching string) which is a part in the search process string plays an important role to obtain the documents that fit the needs of information more quickly. This method will be very helpful when applied to the administration of the state archives where records are being added to every time.
Data search techniques with matching string patterns that approach the pattern or pattern of string or data sought. By applying this method of data input output faster and valid. Which is expected to provide quality services for the better administration of archives and efficiently.
PENGANTAR
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen sebuah institusi. Sekarang ini perkembangan dibidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang menawarkan berbagai fasilitas dan kemudahan. Tidak jarang dunia kearsipan masih berkutat dengan kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Pengelola kearsipan seharusnya memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip lama yang memiliki nilai guna informasi sejarah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip-arsip dan dicari dalam tumpukan yang banyak, kini dengan mudah dapat diakses secara online.
Sistem pengarsipan administrasi Jurusan Teknik Elektro yang saat ini berjalan dilakukan dengan menyimpan arsip dalam bentuk fisik dan disimpan dalam lemari arsip. Hal ini menjadikan space penyimpanan ruangan memakan tempat dan pencarian arsip membutuhkan waktu yang relatif lama sehingga secara tidak langsung akan berpengaruh penyajian informasi menjadi sangat tidak efektif.
Permasalahan di atas yang menjadi latar belakang dan alasan utama penulis untuk mengembangkan suatu sistem yang dapat menyajikan informasi arsip dalam bentuk digital (e-archieve) berbasis web dengan menggunakan metode pencarian pencocokan string. Metode pencocokan string (string matching) yang merupakan bagian dalam proses pencarian string memegang peranan penting untuk mendapatkan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi dengan lebih cepat. Manusia tidak lagi melakukan pencarian secara
manual. Sebagai gantinya mesin bekerja untuk mencapai apa yang diinginkan manusia.
Sistem yang akan dikembangkan memang sederhana tapi diharapkan akan memberikan pengaruh yang lebih baik dari sistem yang ada dimana penyajian informasi arsip menjadi lebih cepat dan efisien.
TINJAUAN PUSTAKA
Arsip
Wursanto (1991) mendefinisikan kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Tiga unsur pokok kearsipan meliputi : 1. Penyimpanan (storing)
2. Penempatan ( placing) dan 3. Penemuan kembali
Menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009 arsip ditinjau dari fungsi dan kegunaannya dibagi menjadi menjadi arsip dinamis dan arsip statis:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan kegiatan perkantoran sehari-hari
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Pengertian Arsip Elektronik
Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan (Daryono, 2011). Arsip Elektronik merupakan arsip yang diciptakan, dikomunikasikan dan dikelola secara elektronik, dalam hal ini adalah menggunakan teknologi komputer, arsip tersebut bisa jadi karena memang diciptakan secra elektronik atau karena hasil alih media arsip konvensional (Budiman, 2009).
Keuntungan Arsip Elektronik
Dalam Daryono (2011) dijelaskan bahwa dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah:
1. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan
2. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy) 3. Efisiensi waktu akses
4. Penghematan SDM
5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data
String Matching
atau bagian dari isi teks. String matching dalam bahasa Indonesia dikenal dengan istilah pencocokan string. (Syaroni dan Munir, 2004).
Pencarian string yang juga disebut pencocokan string merupakan algoritma untuk melakukan pencarian semua kemunculan string pendek pattern [0...n-1] yang disebut
pattern string yang lebih panjang teks [0...m-1] yang disebut teks. (Syaroni dan Munir, 2004).
Operasi mengubah string ini bisa berupa mengubah satu huruf ke huruf yang lain, menghapus satu huruf dari string, atau memasukkan satu huruf ke dalam string.
Operasi-operasi ini digunakan untuk menghitung jumlah perbedaan yang diperlukan untuk pertimbangan kecocokan suatu string dengan string sumber.
Kerangka Kerja String Matching dalam Munir (2004) pencarian string matching disumuskan sebagai beikut :
1. Sebuah teks (text), yaitu sebuah (long) string yang panjangnya n karakter. 2. Pattern, yaitu sebuah string dengan panjang m.
Dengan sebuah nilai karakter (m<n) yang akan dicari dalam teks. Dalam algoritma pencocokan string, teks diasumsikan berada di dalam memori, sehingga bila kita mencari string di dalam sebuah arsip, maka semua isi arsip perlu dibaca terlebih dahulu kemudian disimpan di dalam memori. Jika pattern muncul lebih dari sekali di dalam teks, maka pencarian hanya akan memberikan keluaran berupa lokasi pattern ditemukan pertama kali.
TAHAP PENELITIAN
1. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara pada obyek penelitian dan studi literatur yang berhubungan dengan kearsipan dan manajemen arsip dari berbagai macam sumber seperti internet, buku teks, jurnal dan lain-lain.
2. Analisa Kebutuhan
Pada tahap observasi dan wawancara dapat diketahui kendala yang sering dihadapi yaitu sulitnya menemukan kembali dokumen pada saat dibutuhkan. Sehingga dapat diketahui kebutuhan user yang dapat mengatasi kendala tersebut. a. Analisa kebutuhan fungsional
b. Analisa kebutuhan non fungsional.
Pada bagian ini akan diidentifikasi kebutuhan teknologi yang akan dipakai pada sistem yang akan dibangun, seperti perangkat keras dan perangkat lunak yang akan digunakan.
3. Desain Pengembangan Sistem
Desain sistem akan disesuaikan dengan hasil yang didapatkan dari tahap sebelumnya, yaitu akan disesuaikan dengan kebutuhan user.
Gambaran desain sistem menggunakan Diagram Context, Data Flow Diagram Level 0 (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), desain interface. Untuk proses pencarian digambarkan dalam flowchart.
4. Implementasi dan Pengujian
Implementasi dan pengujian dilakukan langsung ditempat penelitian. Implementasi berhubungan dengan pengecekan dan pengadaan semua tools (perangkat lunak) yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi, termasuk proses instalasi aplikasi pada salah satu komputer yang ada di tempat penelitian. Untuk tahap pengujian digunakan Black box testing yang merupakan pendekatan pengujian dengan mempelajari input dan output yang diberikan. Modul dieksekusi dan dijalankan dan diamati hasilnya apakah sesuai dengan spesifikasi dari tahap analisa kebutuhan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Aplikasi yang akan dibuat seluruh data suratnya dicatat secara komputerisasi. Dalam sistem baru tersebut juga terdapat bentuk dokumen yang diarsipkan dalam format digital, berbasis web sehingga setiap user yang membutuhkan informasi mengenai arsip surat yang diinginkan dapat mengakses web ini. Pada bagian proses pencarian data digunakan digunakan metode pencarian String Matching dengan algoritma Knuth-Morris-Pratt (KMP). Algoritma KMP merupakan algoritma yang digunakan untuk melakukan proses pencocokan string. Algoritma ini merupakan jenis exact string Matching algorithm yang merupakan pencocokan string secara tepat dengan susunan karakter dalam string yang dicocokkan memiliki jumlah maupun urutan karakter dalam string yang sama.
Algortima pencarian dapat digambarkan dengan flowchart pada gambar 4.4 berikut ini :
Gambar 1: Flowchart Proses Pencarian
Start
Input keyword yang akan dicari
Mencari keyword ke dalam database
Hitung jumlah keyword yang ditemukan pada
database
Tampilkan hasil pencarian
Seleksi keyword
Kembali Lakukan pencarian ?
Keyword ditemukan
Finish
Ya Tidak
Desain Halaman Pencarian
Halaman hasil pencarian berfungsi untuk menampilkan hasil pencarian dari keyword yang dimasukkan, dan akan menghasilkan jumlah keyword yang cocok dan menampilkan petikan kata keyword yang dimasukkan. Desain halaman hasil pencarian dapat dilihat pada gambar 4.8 berikut :
Gambar 2 : Desain Halaman Pencarian
Implementasi Penerapan Algoritma Knuth-Morris-Pratt
Berikut adalah source code penerapan algoritma Knuth-Morris-Pratt pada aplikasi, studi kasus pencarian surat masuk :
<?php
session_start();
// Pencarian STRING MACHING
$id_dosen = $_SESSION['id_dosen']; // Mengambil User Dosen jika login user dosen
$lcSearchVal = $_POST['nama']; // Kata dari kolom pencarian
$lcSearchVal = explode( ' ', $lcSearchVal ); if ($_SESSION['level'] == 'admin'){
$sql = 'SELECT * FROM surat_masuk_keluar WHERE jenis="surat_masuk" AND( '; // QUERY LEVEL ADMIN } else {
$sql = 'SELECT * FROM surat_masuk_keluar WHERE kepada LIKE "%'.$id_dosen.'%" AND( '; // QUERY LEVEL DOSEN LOGIN }
$parts = array(); $kata = array();
foreach( $lcSearchVal as $lcSearchWord ){
Pencarian Data
Masukan Kata Jenis
Tabel
Hasil Pencarian dengan kata
$parts[] = 'no_surat LIKE "%'.$lcSearchWord.'%"';
$parts[] = 'asal_surat LIKE "%'.$lcSearchWord.'%"';
$parts[] = 'tgl_surat LIKE "%'.$lcSearchWord.'%"';
$parts[] = 'perihal LIKE "%'.$lcSearchWord.'%"';
$parts[] = 'tgl_terima LIKE "%'.$lcSearchWord.'%"';
$parts[] = 'kategori LIKE "%'.$lcSearchWord.'%"';
$parts[] = 'ket LIKE "%'.$lcSearchWord.'%"'; $parts[] = 'file LIKE "%'.$lcSearchWord.'%"'; $kata[] = $lcSearchWord;
}
$dapat .= implode(' ', $kata);
$sql .= implode(' OR ', $parts).')'; $query = mysql_query($sql);
Dalam aplikasi pada halaman pencarian setelah user memasukkan keyword pencarian pada kolom pencarian maka akan ditampilkan hasil data yang dicari. Sebagai contoh : kata yang dicari adalah 2013, maka akan ditampilkan semua data yang mengandung kata 2013. Mesin pencari akan otomatis menandai keyword yang sesuai dengan keyword yang ada pada hasil pencarian. Tampilan halaman pencarian dapat dilihat pada gambar 3 berikut ini :
KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan dan hasil yang diperoleh maka dapat disimpulkan hal-hal berikut :
1. Implementasi mesin pencari string menggunakan metode String Matching, dan algoritma Knuth-Morris-Pratt adalah algoritma yang digunakan untuk mencari sebuah string (pattern) pada sebuah teks. Melalui penerapan metode ini maka proses pencarian data berdasarkan masukan kata dapat menghasilkan informasi dengan cepat sehingga layanan informasi arsip menjadi lebih baik dan efisien. 2. Algoritma Knuth-Morris-Pratt, hanya dapat menangani permasalahan string yang
bersifat exact string Matching yaitu mencari string dalam dokumen yang sama persis dengan string masukan sedangkan untuk pencarian string yang mendekati dengan string masukan atau Inexact String Matching diperlukan algoritma lain yang lebih advance.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim, 2011, Pengantar Metodologi Pengembangan Sistem.
http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=metode%20pengembangan
%20sistem%20sdlc%20notohadiprawiro&source=web. Diakses
tanggl 5 Mei 2013.
Basuki, 2003. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia.
Budiman, M.R. 2009 Program dan Data Teknologi Informasi, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY.
___________ 2009. Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta : Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Daryono, 2011. Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik. http://daryono.staff. uns.ac.id/2011/12/22/pengelolaan-arsip-berbasis-elektronik/ diakses Desember 2011.
Dewanto, R. A. & Aradea. (2007). Aplikasi SMS Gateway Dengan Koreksi Kesalahan Menggunakan Fuzzy String Matching, Makalah Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi, Yogyakarta.
09/076-082-knsi2011-012-rancang-bangun-prototype-mesin-pencari-string-menggunakan-metode-Fuzzy-string-Matching.pdf (diakses 10 Januari 2013)
http://id.wikipedia.org/wiki/Logika_Fuzzy. Tanggal akses: 10 Januari 2013.
Koniyo, H & Latif, L. 2012. Alat Bantu untuk Digitalisasi Data Dosen menggunakan Metode Prototyping. Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik UNG
Monika, N.R. 2008 Manajemen Arsip Elektronik. www.bacaanonline. Com /manajemen-arsip-elektronik-monika-nur-lastiyani, diakses Januari 2012
Sagita, Anggy. 2006. Analisa Algoritma Pencocokan String. Bandung. Sekolah Tinggi Teknologi Telkom.
Syaroni, M. Munir, R. 2004. Pencocokan String Berdasarkan Kemiripan Ucapan (Phonetic String Matching) dalam Bahasa Inggris. Bandung : Institut Teknologi Bandung (ITB)
Simarmata, J. 2010. Rekayasa Web,Yogyakarta, Andi Offset
Sutarman, 2007. Membangun Aplikasi Web dengan PHP & MySQL. Graha Ilmu. Yogyakarta.
Umar, N. 2010. Sistem Informasi Kerasipan Digital, Jurnal ILKOM
