PROYEK PERUBAHAN INOVASI TEKNOLOGI PROSE

(1)

PROYEK PERUBAHAN

INOVASI TEKNOLOGI PROSES PENYIMPANAN HASIL

DOKUMENTASI PHOTO VIDEO KEHUMASAN MELALUI

PROGRAM APLIKASI SERVER DATABASE KEMENTERIAN

PEMUDA DAN OLAHRAGA

Disusun oleh:

YAN SURYA BAHERAMSYAH, SPT

No. Absensi :

26 KEMENTERIAN PERTANIAN

PPMKP

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN I

TAHUN 2014

(2)

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Dalam Peraturan Menteri Negara Pemuda dan olahraga No. 193 Tahun 2010 tentang organisasi dan tata kerja Kementerian Pemuda dan Olahraga, Bagian kelima Biro Hubungan Masyarakat, Hukum dan Kepegawaian. Pasal 51 dijelaskan Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas melaksanakan hubungan masyarakat.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51, Bagian Hubungan Masyarakat menyelenggarakan fungsi;

1. Pelaksana hubungan dengan media massa; 2. Pelaksana peliputan dan dokumentasi; dan 3. Pelaksana publikasi.

Pasal 53 dijelaskan Bagian Hubungan Masyarakat terdiri atas :

1. Subbagian Hubungan Media Massa;

2. Subbagian Peliputan dan Dokumentasi; dan 3. Subbagian Publikasi.

Dalam Pasal 54 Subbagian Peliputan dan Dokumentasi mempunyai tugas melakukan peliputan dan pengelolaan dokumentasi. Ikhtisar Jabatan Subbagian Peliputan dan Dokumentasi adalah memimpin melakukan peliputan dan pengelolaan dokumentasi berdasarkan ketentuan dan prosedur yang berlaku agar sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku.

Uraian tugas meliputi :

1. Merencanakan rencana kegiatan tahunan Subbagian Peliputan dan Dokumentasi berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas.

2. Menyiapkan pengelolaan bahan peliputan Subbagian Peliputan dan Dokumentasi.

3. Menyiapkan pengelolaan bahan dokumentasi Subbagian Peliputan dan Dokumentasi.

4. Menyiapkan penyusunan Renstra dan Lakip Subbagian Peliputan dan Dokumentasi.

5. Membagi dan membimbing pelaksanaan tugas bawahan dilingkungan Subbagian Peliputan dan Dokumentasi setiap saat, agar sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan untuk kelancaran tugas.

6. Memeriksa hasil kerja bawahan berdasarkan arahan yang sudah diberikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas.

7. Mengevaluasi hasil kegiatan Subbagian Peliputan dan Dokumentasi sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.

(3)

9. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai perintah pimpinan baik lisan maupun tertulis

Perlunya proyek peubahan ini dilakukan berangkat dari kondisi yang ideal, Dimana data hasil yang sudah diproses secara rapi tersimpan dalam

server database. Hasil liputan diproses kemudian dilakukan penyimpanan. Jika data hasil tersebut diperlukan akan sangat mudah dalam melayani permintaan dan stakeholder, mereka dapat juga melihat terlebih dahulu diserver database

yang terkoneksi dijaringan.

Selama ini hasil dokumentasi photo maupun video tidak terkelola dengan baik. Tempat penyimpanan hasil dokumentasi sekarang, tersimpan dalam komputer di masing-masing petugas humas. Hasil liputan belum dijadikan format yang mendukung dalam penyimpanan, serta kesulitan petugas dalam mencari apabila photo maupun video akan digunakan stakeholder.

B.Area Proyek Perubahan

Sangat penting dalam menentukan area proyek perubahan dengan mengidentifikasi permasalahan yang terjadi di lingkungan humas tersebut. Dari area proyek perubahan identifikasi permasalahan meliputi :

1. Tempat penyimpanan yang belum tersedia di humas Kemenpora.

2. Hasil liputan belum dijadikan format yang mendukung dalam penyimpanan.

3. kesulitan petugas dalam mencari photo maupun video akan digunakan stakeholder.

Maka proyek perubahan yang akan lakukan diangkat dengan judul Inovasi teknologi proses penyimpanan hasil dokumentasi photo video kehumasan melalui program aplikasi server database di Kementerian Pemuda dan Olahraga.

C.Ruang Lingkup

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam proyek perubahan meliputi : a. Merancang program aplikasi server database yang akan digunakan di kemenpora.

b. Mengimplementasikan program aplikasi server database di lingkungan humas kemenpora.

D.Kreteria Keberhasilan

Kreteria keberhasilan proyek perubahan dari inovasi teknologi proses penyimpanan hasil photo video adalah :

a. Tersusunya desain sistem/alur proses penyimpanan hasil dokumentasi ke dalam server database.

b. Tersedianya aplikasi server database yang berjalan secara Online.

(4)

BAB II

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Roadmap/Milestones Proyek Perubahan

Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian-capaian yang sangat penting sehingga menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran.

1. Pembantukan Tim Kerja

N

o

_Nama

Deskripsi

_Jabatan _{Tugas dan}

Kewenangan 1. Ahmad Arsani, S.IP Kepala Bagian

Humas

Mengkoordinir, mengontrol,

menerima laporan pelaksanaan proyek perubahan

2. Andi Fariza C. S.Sos,

M.I.Kom. Kapala Sub. Bagian Publikasi

Membantu

pelaksanaan proyek perubahan

3. Harry Firmansyah, S.Kom. Kepala Sub Bagian Media Massa

Membantu

pelaksanaan proyek perubahan

4. Abdul Muchlis, S.Sos,

M.I.Kom. Staf Photografer Humas

Pelaksana proyek Perubahan

5. Yudhistiro Bagus Prasetyo Staf

Photografer Humas

6. Radono Mekar Prasetyo, S.AP

Staf

Photografer Humas

7. Afriza Reza Wisnu

Wardhana Staf Photografer Humas

8. Bambang Cahyono HS,

SE, MM. Staf Kameramen Humas

9. Thomas Masan Demon Staf

Kameramen Humas

(5)

10

. Muhamad Farhan Staf Kameramen Humas

11

. Misvanul Andri, SP Staf bagian Publikasi Pelaksana proyek Perubahan 12

. S. Mahayu Westri, S.Sn Staf bagian Publikasi Pelaksana proyek Perubahan 13

.

Elvi Muna, A.Md Staf Bagian Media Massa

14 Aditya Staf

Administrasi Humas

2. Identifikasi Peralatan Humas

Pengajuan peralatan server kepada bagian rumah tangga dari kepala bagian humas dengan Nomor : ND. 00240/B-2.1/IX/2014 (Nota Dinas terlampir).

(6)

Hari, Senin 13 Oktober 2014 rapat bersama tim e-LM Solusion.

4. Pengembangan metodologi penyimpanan data hasil dokumentasi Pengembangan metodologi penyimpanan data hasil dokumentasi ini dimaksudkan agar dapat dilihat secara Online melalui jaringan internet.

Program aplikasi server database ini akan dimasukkan ke dalam website kemenpora dengan alamat www.kemenpora.go.id

Untuk masuk ke dalam program aplikasi humas kemenpora diperlukan IP publik.

IP publik diberikan oleh bagian sisinfo sebagai penanggung jawab website.

(7)

IP yang diperoleh dari sisinfo dengan Nomer :...

5. Pembangunan Sistem penyimpanan hasil dokumentasi photo video 6. Pengintegrasian Sistem penyimpanan data hasil dokumentasi 7. Monitoring dan Evaluasi Kegiatan

No. Urut

an

Tahapan Utama Waktu

Oktober November Desember

II

I VI V I II III IV I II III IV V 1. Pembantukan Tim Kerja

2. Identifikasi Peralatan Humas

3. Penyusunan konsep penyimpanan

4. Pengembangan

metodologi penyimpanan data hasil dokumentasi 5. Pembangunan Sistem

penyimpanan hasil dokumentasi photo video 6. Pengintegrasian Sistem

penyimpanan data hasil dokumentasi

7. Monitoring dan Evaluasi Kegiatan

B. Stakeholder Proyek Perubahan

Internal

a. Biro Humas Hukum Kepegawaian

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan. b. Kepala Bagian Humas

Sebagai atasan yang juga bertindak selaku mentor dalam proyek perubahan ini, tentu perannya penting dalam memberi arahan, masukan dan saran sehubungan dengan proyek perubahan yang sedang dijalankan. c. Kepala Subbagian Publikasi

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan. d. Kepala Subbagian Media Massa

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan. e. Staf Photografer

Mempunyai peran yang cukup besar dalam suksesnya proyek perubahan ini, mengingat ada keterkaitan yang tidak dapat diabaikan dengan proyek perubahan terkait hasil dokumentasi.

f. Staf Kameramen

(8)

g. Staf Publikasi

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan. h. Staf Media Massa

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan. i. Staf Administrasi

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan.

Eksternal

j. Sekretaris Kemenpora

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan. k. Deputi lingkungan kemenpora

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan. l. Bagian Sisinfo

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan. m. Bagian Perlengkapan

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan. n. Protokol Kementerian

o. Media televisi, Radio, Online, Cetak Seluruh Indonesia Support proyek perubahan yang sedang dijalankan.

p. Dispora Seluruh Indonesia

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan. q. Komite Olahraga Nasional Indonesia (KONI)

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan. r. Komite Olimpiade Indonesia (KOI)

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan. s. Satlak Prima

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan. t. Gerakan Pramuka

Support proyek perubahan yang sedang dijalankan. u. Masyarakat.

C. Strategi Komunikasi

BAB III

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Capaian Proyek Perubahan B. Kendala Internal dan Eksternal C. Strategi Mangatasi Kendala

BAB IV

(9)

A. KESIMPULAN B. REKOMENDASI