BI07-ADMINISTRASI SAPK-BKD INSTANSI-ADMINISTRATOR BKD INSTANSI

(1)

B

ADAN

K

EPEGAWAIAN

N

EGARA

BKN

N

ATIONAL

C

IVIL

S

ERVICE

I

NFORMATION

S

YSTEM

NCSIS

B

UKU

P

ANDUAN

S

ISTEM

A

PLIKASI

P

ELAYANAN

K

EPEGAWAIAN

(SAPK)

A

DMINISTRATOR

BKD/I

NSTANSI

(BKD/I

NSTANSI

)

NAMA DOKUMEN : BI07-ADMINISTRASI SAPK-BKD INSTANSI-ADMINISTRATOR BKD INSTANSI.doc

EDISI : 01.50

TANGGAL : 11JULI 2011

(2)

SINOPSIS MANUAL

Pusat

Kode User Profile Sinopsis

PU01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. PU02 KP BKD/Instansi Membuat dan memeriksa usul KP, serta mencetak SK KP.

PU03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun.

PU04 Pusat Pelayanan Terpadu (PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

PU05 Tim Administrasi Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

PU06 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP dan menginput SK KP. PU07 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun dan menerima notifikasi

APS.

PU08 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

PU09 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

PU10 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis.

PU11 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP). PU12 Direktorat Status Memeriksa berkas pensiun.

PU13 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

PU14 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

PU15 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat

formasi.

Kanreg

KR01 Pusat Pelayanan Terpadu (PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

KR02 Tim Administrasi Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

KR03 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP. KR04 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun. KR05 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

KR06 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

KR07 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis.

KR08 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

KR09 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

KR10 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

KR11 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat

formasi.

BKD/Instansi

BI01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. BI02 KP BKD/Instansi Membuat usul KP, memeriksa usul, dan mencetak SK KP.

BI03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun.

BI04 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

BI05 Peremajaan Data BKD/Instansi

Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

BI06 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat

formasi.

BI07 Administrator BKD/Instansi Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi

(3)

Daftar Isi

1. SOP ADMI NI STRASI SAPK ... 1

1.1. MEKANI SME PADA ADMI NI STRASI SAPK ... 1

2. ADMI NI STRASI SAPK ... 2

2.1. DOKUMEN (PENOMORAN NP) ... 3

2.2. BERKAS ... 4

2.2.1. Definisi Alur Kerja ... 4

2.2.2. Log Berkas ... 6

2.3. FORMASI (MATA PELAJARAN) ... 7

2.4. INSTI TUSI... 7

2.4.1. Badan usaha... 8

2.4.2. Cups Server ... 8

2.4.3. Dokumen Template ... 9

2.4.4. Kantor regional ... 11

2.4.5. Taspen ... 11

2.5. MUTASI ... 12

2.5.1. Jenis Penghargaan ... 13

2.5.2. Jenis Data Peremajaan ... 13

2.5.3. Jenis Mutasi... 14

2.6. PERSONAL ... 15

2.6.1. Agama ... 15

2.6.2. Bahasa ... 16

2.7. RANGKI NG ... 17

2.7.1. Eselon ... 17

2.7.2. Golongan ... 17

2.8. PENGADAAN(JENI S PENGADAAN) ... 18

2.9. PENSI UN (PENSI UN PEMBULATAN) ... 19

2.10. KEAMANAN (PROFI L PENGGUNA) ... 20

2.10.1. Perincian Pengguna ... 20

2.10.2. Tambah Pengguna ... 22

2.11. EXPORT DATA ... 22

2.11.1. Export Data ... 22

2.11.2. Hierarchical Unor ... 23

2.11.3. Jabatan Tertentu ... 23

2.11.4. Jabatan Umum ... 24

(4)

1.

SOP

A

DMINISTRASI

SAPK

1.1.

M

EKANISME PADA

A

DMINISTRASI

SAPK

 Lihat Jenis Dokumen dan Penomoran NP

 Lihat Berkas (Definisi Alur Kerja dan Log Berkas)

 Lihat Mata Pelajaran

 Lihat Institusi ( Badan Usaha, Cups Server, dan Kantor Regional)

 Update dan Delete Institusi (Dokumen Template dan Taspen)

 Lihat Mutasi (Jenis Harga, Jenis Data Peremajaan, dan Jenis Mutasi)

 Lihat Personal (Bahasa dan Agama)

 Lihat Rangking (Eselon dan Golongan)

 Lihat Jenis Pengadaan

 Lihat Pensiun (Pensiun Pembulatan)

 Input/Update/Delete User dan Profil Pengguna(Bkd/Instansi)

(5)

2.

A

DMINISTRASI

SAPK

Untuk dapat mengakses aplikasi ini, bukalah browser anda dan ketikkan alamat web aplikasi yang akan dibuka yaitu [https://ncsisadmin.bkn.go.id]. Kemudian akan tampil halaman login seperti tampilan berikut:

Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing,

kemudian tekan tombol .

Aplikasi Administrasi SAPK dapat diakses oleh user yang mempunyai hak akses dan telah didaftarkan di aplikasi.

(6)

2.1.

D

OKUMEN

(P

ENOMORAN

NP)

Jenis Dokumen adalah submenu aplikasi Administrasi yang dapat digunakan untuk melihat Jenis Dokumen dan Penomoran NP yang sudah dibuat oleh BKN. Berikut informasi yang ditampilkan Jenis Dokumen antara lain :

 Kode,

 Nama, dan

 Jenis

Berikut tampilan submenu Jenis Dokumen:

Untuk melakukan pencarian dengan cara memasukkan acuan pada textbox cari

lalu pilih jenis pencarian

Kenudian tekan enter atau tekan tombol lalu akan tampil data sesuai pencarian saja.

(7)

Muat Ulang, untuk merefresh data yang ditampilkan dengan menekan tombol .

2.2.

B

ERKAS

Berkas adalah submenu aplikasi Administrasi yang dapat digunakan untuk melihat :

 Definisi Alur Kerja dan

 Log Berkas

2.2.1.

D

EFINISI

A

LUR

K

ERJA

Definisi Alur Kerja adalah submenu aplikasi Administrasi yang dapat digunakan untuk menambah, merubah, dan menghapus:

 Jenis prosedur

 Langkah prosedur

 Prosedur transisi

Berikut tampilan awal alur kerja :

Untuk melihat prosedur dengan memilih prosedur:

 Pilih jenis prosedur :

(8)

maka tampil berikut :

(9)

2.2.2.

L

OG

B

ERKAS

Log berkas menampilkan log berkas admin dan grafik.

1. Log Berkas Admin, menampilkan jumlah berkas dan detil berkas yang dibuat dan jumlah kuota yang diberikan, berikut tampilan:

Untuk melihat detil log berkas dengan memilih tanggal mulai dan tanggal akhir kemudian tekan tombol kemudian tampil detil data.

Untuk menghapus data log berkas dengan menekan tombol .

2. Grafik, menampilkan grafik log berkas, berikut tampilan:

Untuk menampilkan data grafik dengan memilih atau memasukan nilai tanggal

mulai dan tanggal akhir(s/d) , kemudian tekan

(10)

2.3.

F

ORMASI

(

MATA

P

ELAJARAN

)

Formasi (mata pelajaran) adalah submenu yang digunakan untuk melihat mata pelajaran yang terdapat pada jenis sekolah.

Untuk menampilkan mata pelajaran dengan memilih jenis sekolah terlebih dahulu :

Kemudian tampil menu mata pelajaran :

lalu pilih jenis pencarian

Kemudian tekan enter atau tekan tombol lalu akan tampil data sesuai pencarian saja.

2.4.

I

NSTITUSI

Submenu institusi terdiri dari beberapa submenu antara lain : - Badan usaha,

- Cups server,

(11)

2.4.1.

B

ADAN USAHA

Badan usaha adalah submenu yang digunakan untuk melihat badan usaha. Tampilan menu sebagai berikut :

lalu pilih jenis pencarian:

2.4.2.

C

UPS

S

ERVER

Cups server adalah submenu yang digunakan untuk melihat pengamanan percetakan dokumen.

(12)

lalu pilih jenis pencarian:

2.4.3.

D

OKUMEN

T

EMPLATE

Dokumen Template adalah submenu yang digunakan untuk menambah, merubah dan menghapus dokumen template.

Sebelum menampilkan dokumen template terlebih dahulu memilih instansi atau default, jika default secara otomatis menampilkan dokumen template default keseluruhan :

(13)

1. Tambah, Untuk membuat dokumen template dengan menekan tombol , kemudian tampil :

Kemudian pilih jenis SK.

Tekan tombol untuk menyimpan data dan akan tampil informasi penyimpanan data telah disimpan, atau tekan tombol untuk membatalkan proses.

2. Ubah, untuk mengubah dokumen template dengan memilih dokumen template dan kemudian menekan tombol , kemudian masukan perubahan yang diinginkan seperti terlihat seperti tampilan berikut :

Kemudian pilih jenis SK.

(14)

4. Unggah, untuk menunggah dokumen template dengan menekan tombol kemudian arahkan ke file penyimpanan dokumen template lalu pilih file. Kemudian ada informasi dokumen template berhasil diuanggah.

5. Simpan, untuk menyimpan dokumen template dengan menekan tombol kemudian arahkan ke folder penyimpanan.

6. Hapus dokumen, untuk menghapus dokumen template yang telah diunggah dengan menekan tombol dan muncul konfirmasi :

Tekan tombol untuk melanjutkan proses atau tekan tombol untuk membatalkan proses.

7. Muat Ulang, untuk merefresh data yang ditampilkan dengan menekan tombol .

2.4.4.

K

ANTOR REGIONAL

Kantor regional adalah submenu yang digunakan untuk menambah, merubah dan menghapus kantor regional.

Berikut tampilan menu :

2.4.5.

T

ASPEN

Taspen adalah submenu yang digunakan untuk menambah, merubah dan menghapus taspen.

(15)

1. Ubah, untuk mengubah taspen dengan memilih taspen dan kemudian menekan tombol , kemudian masukan perubahan yang diinginkan seperti terlihat seperti tampilan berikut :

Kemudian masukan nama taspen dan pilih kontor regional dan KTUA.

2. Hapus Untuk menghapus taspen dengan memilih taspen yang akan dihapus dan

menekan tombol , kemudian Tekan tombol untuk

melanjutkan proses atau tekan tombol untuk membatalkan proses.

3. Muat Ulang, untuk merefresh data yang ditampilkan dengan menekan tombol .

2.5.

M

UTASI

Mutasi adalah submenu yang digunakan untuk melihat : - Jenis Harga

(16)

2.5.1.

J

ENIS

P

ENGHARGAAN

Jenis Penghargaan adalah submenu yang digunakan untuk melihat jenis penghargaan.

Tampilan menu sebagai berikut :

Untuk mencari jenis penghargaan yang lebih spesifik dengan cara memilih jenis pencarian berdasarkan :

Kemudian masukan teks pencarian ke textbox :

Kemudian tekan tombol untuk menampilkan data berdasarkan pencarian.

2.5.2.

J

ENIS

D

ATA

P

EREMAJAAN

Jenis Data Peremajaan adalah submenu yang digunakan untuk melihat jenis data peremajaan.

(17)

2.5.3.

J

ENIS

M

UTASI

Jenis Mutasi adalah submenu yang digunakan untuk melihat jenis mutasi. Tampilan menu sebagai berikut :

(18)

2.6.

P

ERSONAL

Personal adalah submenu yang digunakan untuk melihat : - Agama

- Bahasa

2.6.1.

A

GAMA

(19)

2.6.2.

B

AHASA

(20)

2.7.

R

ANGKING

Rangking adalah submenu yang digunakan untuk melihat : - Eselon

- Golongan

2.7.1.

E

SELON

Eselon adalah submenu yang digunakan untuk melihat eselon. Tampilan menu sebagai berikut :

2.7.2.

G

OLONGAN

(21)

2.8.

P

ENGADAAN

(J

ENIS

P

ENGADAAN

)

Jenis Pengadaan adalah submenu yang digunakan untuk melihat jenis pengadaan

(22)

2.9.

P

ENSIUN

(P

ENSIUN

P

EMBULATAN

)

Pensiun Pembulatan adalah submenu yang digunakan untuk melihat Pokok Pembulatan. Tampilan menu sebagai berikut :

Untuk mencari pension pembulatan dengan memilih radion button pilih, kemudian pilih tahun, golongan, dan jenis bulatan pension, kemudian tekan tombol . Seperti tampilan berikut :

Pilih tahun :

Pilih golongan :

(23)

Kemudian tekan tombol untuk menampilkan data pensiun pembulatan.

2.10.

K

EAMANAN

(P

ROFIL

P

ENGGUNA

)

Profil Pengguna adalah submenu yang digunakan untuk menambah dan menghapus pengguna dan profil pengguna.

Tampilan menu sebagai berikut :

2.10.1.

P

ERINCIAN

P

ENGGUNA

Rincian pengguna berfungsi untuk mencari dan menampilkan daftar profil pengguna, menambahkan dan menghapus profil, serta mengubah password pengguna.

(24)

1. Cari, untuk mencari informasi pengguna dengan memilih kriteria pencarian berdasarkan :

2. Tambah Profil, untuk menambahkan profil dengan menekan tombol , kemudian tampil menu berikut :

Kemudian tekan tombol tombol untuk menyimpan data dan akan tampil informasi penyimpanan data telah disimpan, atau tekan tombol

untuk membatalkan proses.

3. Hapus Profil, untuk menghapus profil dengan memilih profil yang akan dihapus dan menekan tombol , kemudian tampil informasi penghapusan profil.

4. Ubah password, untuk mengubah password dengan menekan tombol , kemudianmasukan password baru dan ketik ulang password baru, kemudian tekan tombol untuk menyimpan data dan akan tampil informasi penyimpanan data telah disimpan, atau tekan tombol

(25)

2.10.2.

T

AMBAH

P

ENGGUNA

Untuk menambahkan pengguna dengan menekan tombol ,

kemudian tampil menu seperti berikut :

Pilih profil, Masukan NIP Baru, kemudian tekan tombol , lalu sistem akan menampilkan informasi user. Kemudian masukan username, password dan ketik ulang password, pilih ganti password, pilih pilihan Ganti Password.

Kemudian tekan tombol untuk menyimpan data dan akan tampil informasi penyimpanan data telah disimpan, atau tekan tombol untuk membatalkan proses.

2.11.

E

XPORT

D

ATA

Export data adalah submenu yang digunakan untuk mengeluarkan data : - Data PNS,

- Hierarchical Unor, - Jabatan Tertentu, dan - Jabatan Umum

2.11.1.

E

XPORT

D

ATA

Export data adalah submenu yang digunakan untuk mengeluarkan data PNS kedalam bentuk excel ataupun bentuk csv.

(26)

Pilih tipe export data (bentuk excel atau teks) kemudian tekan tombol , arahkan ke folder penyimpanan file export tersebut kemudian simpan.

File hasil export dapat dibaca di folder penyimpanan tersebut.

2.11.2.

H

IERARCHICAL

U

NOR

Hierarchical Unor adalah submenu yang digunakan untuk mengeluarkan data hierarchical unor kedalam bentuk excel.

Tekan tombol , arahkan ke folder penyimpanan file export tersebut kemudian simpan.

2.11.3.

J

ABATAN

T

ERTENTU

Jabatan Tertentu adalah submenu yang digunakan untuk mengeluarkan data Jabatan Tertentu kedalam bentuk excel.

(27)

2.11.4.

J

ABATAN

U

MUM

Jabatan Umum adalah submenu yang digunakan untuk mengeluarkan data Jabatan Umum kedalam bentuk excel.

(28)

3.

L

AMPIRAN

PELAPORAN KESALAHAN

Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management Sistem).Berikut petunjuk cara pelaporannya.

1. Login ke http://www.bkn.go.id/support. 2. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. 3. Masukkan laporan Isu.

4. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS.

5. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas.

6. Masukan Deskripsidari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. 7. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture,

dokumen penyerta dan lain-lain). 8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.

Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi: Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project

Menara Gracia lt 9,

Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772, Fax 021-5290-5822

email:TSU_Ims@ncsisproject.com atau klik