PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI. Sistim Informasi Manajemen Palang Merah Indonesia

(1)

PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI

Sistim Informasi Manajemen Palang Merah Indonesia

PT Summa International Solution

Mei 2013

(2)

Panduan Penggunaan Aplikasi

Sistim Informasi Manajemen PMI

1 U

MUM

Seluruh pengguna dapat menggunakan bagian ini untuk melakukan navigasi SIM

1.1 L

OGIN

 Untuk mengakses aplikasi, buka aplikasi dengan mengakses http://mis.pmi.or.id , halaman portal akan terbuka

 Login pada login box dengan memasukkan email dan password

(3)

Pada halaman aplikasi, terdapat beberapa bagian yang patut diperhatikan, yaitu:

o Bahasa: Pengguna dapat memilih jenis bahasa aplikasi yang digunakan untuk navigasi aplikasi

o Daftar Role: Aplikasi ini men-support role ganda, sehingga seorang pengguna dapat merangkap role yang berbeda. Pada bagian ini, pengguna dapat memilih role sesuai dengan kebutuhan kerja saat yang bersangkutan login ke aplikasi.

o Menu: Pada menu, pengguna dapat memilih fungsi aplikasi yang dibutuhkan. Sebagai informasi, menu yang tersedia akan sangat tergantung sesuai dengan role yang dipilih pada Daftar Role, apabila role yang dipilih berubah, maka Menu akan menyesuaikan dengan role bersangkutan

1.2 R

ESET

P

ASSWORD

 Apabila password pengguna terlupakan, pengguna dapat memilih link Lupa Password pada Box Login

 Setelah halaman Reset Password tampil, pengguna harus memasukkan email yang terdaftar untuk mendapatkan password baru yang akan dikirimkan ke email pengguna

(4)

1.3 R

EPORTS

Pada tiap-tiap modul terdapat beberapa report (laporan berkaitan dengan modul tersebut, penggunaan umum report-report tersebut akan dijelaskan pada bagian ini. Ada 2 jenis report yang dapat digunakan pada aplikasi ini:

 Standard Report: Data ditampilkan dengan mengisi parameter statis yang diperlukan,

layout tampilan data yang ditampilkan sudah ditentukan sebelumnya dan tidak dapat diubah. Contoh cara penggunaan report jenis ini:

o Isi parameter dan tekan tombol Print Data

o Contoh hasil tampilan report

 Pivot Report: Data yang ditampilkan pada report jenis ini dapat dikonfigurasi sesuai dengan

kebutuhan sesuai dengan parameter yang tersedia, data akan disesuaikan dengan tampilan yang dikehendaki. Contoh cara penggunaan report jenis ini:

o Isi parameter report, tentukan field yang akan ditampilkan sesuai kebutuhan dengan melakukan drag and drop di field yang dibutuhkan, apabila hendak melakukan penambahan field, tekan tombol Show Hidden Fields. Setelah layout tampilan report ditentukan, pilih tipe output report dan tekan tombol Print

(5)

o Contoh hasil tampilan report jenis pivot

1.4 C

HANGE

P

ASSWORD

Modul ini digunakan untuk mengganti password pengguna.  Masukkan password lama di field Old Password

 Masukkan password baru di New Password dan Confirm New Password (harus sama)  Tekan Tombol Save untuk menyimpan perubahan Password

(6)

1.5 L

OGOUT

(7)

2 M

ODUL

R

ELAWAN

Modul ini khusus untuk manajemen Relawan. Berikut cara penggunaan fitur-fitur yang tersedia:

2.1 H

OME

Pada halaman ini dapat dilihat daftar jumlah relawan yang terdaftar pada sistem ini

2.2 M

AP

Map/Peta dapat menampilkan daftar bencana atau lokasi posko PMI yang tersebar di seluruh Indonesia, cara menggunakan Map:

 Pada Type: Pilih Type of Disaster atau Posko status

 Year (hanya tampil apabila memilih Type of Disaster): Pilih tahun terjadinya bencana  Pada tiap icon di dalam peta dapat di-click untuk menampilkan detil

 Peta dapat dinavigasi dengan melakukan drag untuk menggeser tampilan peta. Untuk zoom-in atau zoom-out dapat dipilih dengan menaik turunkan tombol zoom di bagian kiri peta

(8)

2.3 PMR-KSR-TSR

Menu PMR-KSR-TSR merupakan menu utama yang biasa digunakan role Koordinator/Admin Relawan

2.3.1 Administration 2.3.1.1 PMR Unit

PMR unit terdiri dari tiga, yaitu: Mula, Madya, Wira. Untuk melakukan manajemen Unit PMR dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

 Navigasi

Pilih Menu: TSR>Administration>PMR Unit>Mula Unit / PMR-KSR-TSR>Administration>PMR Unit>Madya Unit / PMR-KSR-PMR-KSR-TSR>Administration>PMR Unit>Wira Unit

 List Data

Untuk filter data sesuai daerah Pilih dropdown PMI Regional, PMI Province, PMI Regency

(9)

 Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data

yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut

 View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya

(10)

 Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol

untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data

 Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete 2.3.1.2 KSR Unit

 Navigasi

Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Administration>KSR Unit  List Data

 Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut

(11)

 View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya  Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol

 Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete

2.3.1.3 Specialization

Spesialisasi/Bidang terdiri atas

 KSR Specialist o Navigasi

Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Administration>Specialization>KSR Specialist o List Data

(12)

o Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut

o View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya

o Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data

o Untuk Delete data tidak disediakan karena termasuk data master yang dapat mempengaruhi data lain

 Field of TSR o Navigasi

Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Administration>Specialization>Field of TSR o List Data

(13)

 TSR Specialization o Navigasi

(14)

o List Data

(15)

 Training

o Navigasi

Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Administration>Specialization>Training o List Data

(16)

2.3.2 Data Members 2.3.2.1 PMR Members

 Navigasi

Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Data Members>PMR Members  List Data

Untuk filter data sesuai daerah Pilih dropdown PMI Regional, PMI Province, PMI Regency, PMR Type, PMR Unit

(17)

(18)

2.3.2.2 KSR Members  Navigasi

Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Data Members>KSR Members  List Data

Untuk filter data sesuai daerah Pilih dropdown PMI Regional, PMI Province, PMI Regency, KSR Unit

 Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data

yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut

(19)

(20)

2.3.2.3 TSR Members  Navigasi

Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Data Members>TSR Members  List Data

(21)

(22)

(23)

3 M

ODUL

P

ENANGGULANGAN

B

ENCANA

Modul ini khusus untuk manajemen Penanggulangan Bencana. Berikut cara penggunaan fitur-fitur yang tersedia:

3.1 H

OME

Pada halaman ini dapat dilihat daftar sepuluh bencana terakhir yang terdaftar pada sistem ini

3.2 M

AP

(24)

3.3 D

ISASTER

M

ANAGEMENT

(P

ENANGGULANGAN

B

ENCANA

)

3.3.1 Data Input

3.3.1.1 Disaster Response Capacity  Navigasi

Pilih Menu: Disaster Management>Data Input>Disaster Response Capacity  List Data

(25)

 Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut. Pada bagian ini hanya diperkenankan menambahkan satu data per unit

(26)

3.3.1.2 Posko

 Navigasi

Pilih Menu: Disaster Management>Data Input>Posko  List Data

 Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut.

(27)



Tekan tombol untuk menambahkan daftar Personel dan tombol untuk menghapus personel setelah memilih personel yang hendak dihapus dengan mencentang checkbox di line personel yang hendak dihapus datanya

(28)

 Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete 3.3.1.3 Disaster Response

 Quick Assessment o Navigasi

Pilih Menu: Disaster Management>Data Input>Disaster Response> Quick Assessment

o List Data

(29)

o Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut.

Pada input data terdapat tab-tab yang memisahkan data tergantung grup datanya, untuk berpindah antar Tab, pilih tab sesuai kebutuhan dan isi dengan data sesuai dengan kejadian

(30)

Tombol akan membuka page baru yang menampilkan map untuk memilih tempat kejadian, setelah page map terbuka, pilih tempat kejadian dengan meng-click tempat kejadian pada map

(31)

Tombol mengubah koordinat dari degree (derajat) ke Longitudes-Latitudes atau sebaliknya

o View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya o Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol

o Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete  Detailed Assessment

o Navigasi

Pilih Menu: Disaster Management>Data Input>Disaster Response> Detailed Assessment

o List Data

o Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut.

Pada input data terdapat tab-tab yang memisahkan data tergantung grup datanya, untuk berpindah antar Tab, pilih tab sesuai kebutuhan dan isi dengan data sesuai dengan kejadian

(32)

Tombol akan membuka page baru yang menampilkan map untuk memilih tempat kejadian, setelah page map terbuka, pilih tempat kejadian dengan meng-click tempat kejadian pada map

(33)

Tombol mengubah koordinat dari degree (derajat) ke Longitudes-Latitudes atau sebaliknya

o View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya o Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol

o Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete

3.3.2 Documents

Dokumen-dokumen pendukung dapat di-upload pada fitur ini:  Tekan tombol , pilih file yang hendak di-upload  Tekan tombol untuk menyimpan file di server

(34)

4 M

ODUL

K

EPEGAWAIAN

Modul ini khusus untuk manajemen Kepegawaian. Berikut cara penggunaan fitur-fitur yang tersedia:

4.1 H

OME

Pada halaman ini dapat dilihat daftar staff yang terdaftar pada sistem ini

4.2 M

AP

(35)

 Begitu juga untuk tampilan peta, dapat dipilih peta dalam bentuk Map standar atau Satelite

4.3 H

UMAN

R

ESOURCES

(K

EPEGAWAIAN

)

4.3.1 List Of Employees

Fitur ini berguna untuk melakukan manajemen pegawai/staff PMI  Navigasi

Pilih Menu: Human Resources>List of Employees  List Data

(36)

(37)

(38)

5 P

ENUTUP

Aplikasi ini dibuat mencakup segala kebutuhan pada modul-modul tadi, penggunaan yang sederhana dan terstruktur. Untuk security dan pengaturan aplikasi lainnya dilakukan di modul terpisah dari aplikasi utama. Hubungi administrator aplikasi lebih lanjut untuk bantuan lainnya yang tidak tercantum dalam panduan ini.