5
BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1 Koleksi Perpustakaan
Koleksi perpustakaan sangat beraneka ragam. Dari segi isi (subjek) terdapat koleksi fiksi atau non fiksi. Koleksi non-fiksi adalah yang bersifat ilmiah atau mengandung ilmu pengetahuan yang ditulis berdasarkan data dan fakta. Sedangkan koleksi fiksi adalah karya bersifat khayalan atau imajinasi pengarangnya. Di antara kedua jenisnya tersebut, terdapat pula koleksi fiksi ilmiah (science fiction), yaitu gabungan antara keduanya, karya ilmiah yang ditulis fiksi, atau sebaliknya karya fiksi yang didukung dengan beberapa data dan fakta ilmiah.
Dalam Pedoman umum pengelolaan koleksi perpustakaan perguruan tinggi (2000) yang dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah “semua pustaka yang dikumpulkan, di olah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka (p. 11).”
Suwarno (2007) menyatakan bahwa “Koleksi bahan pustaka adalah sejumlah bahan pustaka yang telah ada di perpustakaan dan sudah diolah, sehingga siap dipinjamkan atau digunakan oleh pemakai (p. 41).”
Kohar (2003) menyatakan koleksi perpustakaan adalah “Koleksi perpustakaan adalah yang mencakup berbagai format bahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan alternatif para pemakai perpustakaan terhadap media rekam informasi (p. 6).”
6
2.1.1 Tujuan Penyediaan Koleksi Perpustakaan
Tujuan penyediaan koleksi perpustakaan adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Tujuan penyediaan koleksi tidak sama untuk semua jenis perpustakaan, tergantung kepada jenis dan tujuan perpustakaan tersebut.
Pmantjuntak (2000) menjelaskan sebagai contoh perpustakaan perguruan tinggi menyediakan koleksi dengan tujuan ;
1. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan Sivitas akademika perguruan tinggi induknya.
2. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka bidang bidang tertentu yang terhubungan dengan tujuan perguruan tinggi penggunanya.
3. Memiliki koleksi bahan perpustakaan yang lampau dan mutakhir dalam berbagai disiplin ilmu pengetahuan, kebudayaan, hasil penelitian dan lain lain yang erat hubungannya dengan program perguruan tinggi tersebut (p. 4).
Dengan demikian koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna maka pelayanan perpustakaan dapat dilakukan secara tepat guna dan berhasil.
Sesuai dengan tujuannya penyedia koleksi perpustakaan tersebut di atas dapat dilihat apa fungsi koleksi perpustakaan tersebut. Adapun fungsi koleksi perpustakaan menurut Siregar yang di kutip oleh Niswah (2009)
1. Fungsi pendidikan, yaitu menunjang program pendidikan dan pengajaran bagi masyarakat umum, kelompok, lembaga yang membutuhkan.
2. Fungsi penelitian, yaitu menunjang penelitian yang dilakukan oleh masyarakat/ pengguna.
3. Fungsi referensi, yaitu menjadi bahan referensi bagi masyarakat/pengguna perpustakaan.
7 2.1.2 Fungsi Koleksi Perpustakaan
Koleksi perpustakaan berfungsi untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi tertentu yang ingin diketahuinya. Dengan adanya koleksi perpustakaan, pengguna dapat melihat referensi mengenai suatu informasi sehingga pengguna dapat mengetahui hal-hal yang sebelumnya tidak diketahui.
Menurut Sutarno (2006) koleksi perpustakaan akan memberikan ciri dan wahana sebagai berikut:
1. Memberikan ciri bagi jenis perpustakaan yang dibentuk
2. Merupakan daya tarik dan perhatian bagi pengunjung, yaitu koleksi yang makin lengkap dengan terbitan yang relatif baru.
3. Meningkatkan citra dan gambaran atas performa dan kinerja perpustakaan (p. 113).
Sedangkan menurut Siregar (2009) menyatakan bahwa koleksi perpustakaan berfungsi sebagai berikut:
1. Fungsi pendidikan, yaitu menunjang program pendidikan dan pengajaran bagi masyarakat umum, kelompok, lembaga yang membutuhkannya.
2. Fungsi penelitian, yaitu menunjang penelitian yang dilakukan oleh masyarakat atau pengguna.
3. Fungsi umum, dimana perpustakaan menjadi pusat informasi bagi masyarakat. Fungsi ini berhubungan dengan pendidikan kepada masyarakat dan pelestarian bahan pustaka serta budaya manusia lainnya (p. 28).
Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa koleksi perpustakaan berfungsi untuk memberikan ciri tersendiri bagi perpustakaan yang menyediakannya dan dapat menarik minat pengguna sehingga citra dari perpustakaan tersebut akan terlihat baik dimata para pengguna. Selain itu koleksi perpustakaan juga memiliki fungsi pendidikan, penelitian, dan berfungsi untuk semua pengguna perpustakaan.
2.1.3 Jenis-Jenis Koleksi Perpustakaan
8
memenuhi kebutuhan informasi untuk semua lapisan masyarakat. Semakin banyak koleksi yang terdapat di perpustakaan maka semakin banyak informasi yang ada di perpustakaan tersebut. Buku-buku di perpustakaan biasanya kelompokkan untuk memudahkan cara pengadaannya, pengolahannya, penyusunannya serta pelayanannya.
Menurut Kohar (2003) koleksi perpustakaan terdiri dari 1. Koleksi buku teks
Di perpustakaan perguruan tinggi, buku teks biasa dikenal dengan buku ajar. Koleksi buku teks pada umumnya berisi bahan – bahan berupa buku wajib, buku anjuran, dan buku umum lainnya yang diperlukan di dalam kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi.
2. Koleksi referensi
Koleksi referensi yang kuat merupakan modal bagi perpustakaan. Buku – buku atau bahan referensi berisi berbagai informasi yang luas dan penting yang tidak tersedia di dalam buku teks dan bahan yang lainnya. Koleksi referensi merupakan alat pustakawan untuk memberikan informasi yang spesifik kepada para pemakai perpustakaan. Komponen koleksi referensi diantaranya adalah ensiklopedia, kamus, buku tahunan, bahan biografi, bahan statistik, peraturan perundang – undangan dan sebagainya.
3. Koleksi laporan penelitian
Perkembangan ilmu pengetahuan pada dasarnya merupakan hasil kegiatan penelitian yang sambung menyambung secara kumulatif. Untuk perpustakaan mempunyai tugas mendokumentasikannya ke dalam bentuk koleksi laporan penelitian. Laporan penelitian umumnya tidak diterbitkan secara komersil dan menjadi salah satu jenis literatur kelabu (gray literature). Oleh karena itu setiap perpustakaan dapat memperolehnya melalui hadiah dari berbagai lembaga penelitian dan perguruan tinggi.
4. Koleksi terbitan pemerintah
9 5. Koleksi jurnal
Koleksi jurnal dapat dibangun dan dikembangkan melalui langganan atau hadiah. Suatu perpustakaan harus hati – hati di dalam mengembangkan koleksi jurnal, sekali suatu jurnal ditetapkan menjadi koleksi perpustakaan, maka harus berkesinambungan dilanggan dari tahun ke tahun berikutnya. Untuk itu kehadiran koleksi jurnal di perpustakaan harus dipertimbangkan atas dasar kebutuhan masyarakat pemakai disaat sekarang dan mendakang.
6. Koleksi bahan pandang dengar
Suatu perpustakaan dapat membangun koleksi bahan pandang dengar secara tersendiri terpisah dari koleksi bahan lainnya. Bahan – bahan berbentuk mikrofilm, mikrofis, CD-ROM, VCD, kaset video, film dan sejenisnya dikumpulkan menjadi satu kelompok dalam susunan koleksi perpustakaan. Koleksi ini umumnya dikembangkan untuk tujuan pelestarian dan penghematan ruang penyimpanan.
7. Koleksi khusus lainnya
Setiap perpustakaan bisa menentukan kebijakannya masing – masing untuk mengembangkan berbagai jenis koleksi khusus yang diperlukannya, misalnya koleksi peta, koleksi disertasi, koleksi surat kabar, koleksi bahan cadangan dan sebagainya.
Menurut Edward Evans dalam bukunya Developing Library and Information Center Collections (2000) menyatakan bahwa format koleksi perpustakaan terdiri dari:
• Books (hardbound or paper back) • Newspaper
• Periodicals (Paper, microform and electronic) • Microforms
• Slides
• Films and Videos • Pictures
• Audio recordings
• Online resoureces (Internet and other services) • Musical Scores
• Pamphlets
• Manuscrips and archival materials • Maps
• Goverment documents • CD-ROMs and laser disc • Realia
• Games and toys • Specimen
10
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis koleksi perpustakaan terdiri dari beberapa kelompok yaitu koleksi Buku Teks, Referensi dan Terbitan Berkala. Setiap koleki juga memiliki informasi yang dapat disesuaikan dan dimanfaatkan dengan kebutuhan masyarakat.
2.2 Pengorganisasian Koleksi di Perpustakaan
Pengorganisasian koleksi lebih dikenal dengan istilah klasifikasi, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan representasi pengetahuan yaitu penomoran bahan pustaka. Pemberian nomor berdasarkan klasifikasi desimal DDC untuk koleksi berbentuk hardcopy. Sedang dalam lingkungan internet (web resource description and
discovery), untuk koleksi berbentuk digital digunakan standar metadata Dublin Core.
Dalam setting perpustakaan digital dikenal sarana yang disebut Sistem Organisasi Pengetahuan atau Knowledge Organization Systems (KOSs). Dalam beberapa literatur ilmu komputer dan ilmu informasi, konsep KOSs banyak digunakan, tetapi dengan definisi dan cara yang tidak standar. Menanggapi hal tersebut, workshop yang diselenggarakan oleh National Information Standard Organization (NISO) tentang thesaurus elektronik menekankan pada perlunya memperbaiki terminologi demi
terminologi (NISO, 1999).
Sistem organisasi pengetahuan ini digunakan untuk organisasi materi dan tujuan mengelola koleksi dan sistem temu kembali. Sistem bertindak sebagai jembatan antara kebutuhan informasi pemakai dengan materi dalam koleksi.
Dewiyana 2008 menjelaskan KOSs untuk perpustakaan digital dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:
1. Daftar istilah (term list), yang menekankan pada daftar istilah bahkan dengan definisinya. Kelompok ini terdiri dari authority files, glossary, kamus dan gazetteer.
11
3. Daftar antar-hubungan (relationship list), yang menekankan pada hubungan antar istilah-istilah dan konsep-konsep yang terdiri atas thesaurus, semantic network dan ontologis.
Untuk kegiatan dalam organisasi misal seperti perpustakaan rules yang digunakan dalam proses ini telah berbentuk tertulis. Misalnya: Standar klasifikasi desimal (DDC), Dublin Core, KOSs, dll. Namun jika kegiatan tersebut dilakukan oleh agen, rules tergantung pada bagaimana ia mengorganisasi pengetahuan yang ia miliki.
Pengorganisasian koleksi perpustakaan berarti suatu proses kegiatan kepustakaan yang meliputi kegiatan mulai dari pengolahan sampai dengan pelayanan pengguna perpustakaan. Kegiatan pengorganisasian bahan pustaka adalah suatu kegiatan yang meliputi kegiatan menginventaris buku, pengklasifikasian, pembuatan katalog, penyelesaian dan penyusunan di rak buku. Kegiatan pokok sebuah perpustakaan adalah mengorganisir informasi atau mengolah bahan perpustakaan yang masuk ke perpustakaan. Tujuan utama pengorganisasian bahan perpustakaan adalah untuk memudahkan dalam proses penyimpanan dan penemuan kemabali (storage and retrievel) informasi yang dikelola. Sebuah informasi yang disimpan diantara jutaan
informasi yang ada di perpustakaan, tidak mungkin ditemukan dengan cepat tanpa diolah terlebih dulu. Didalam mengorganisasi informasi terdapat perkembangan dari organisasi secara teradisional dan terus mengalami perkembangan sampai dengan saat ini dengan penerapan teknologi informasi.
a. Pengolahan Bahan Pustaka
12
Setiap perpustakaan memiliki tugas menyediakan bahan pustaka serta mengolahnya agar dapat disajikan kepada pengguna sehingga bahan pustaka tersebut dapat bermanfaat bagi pengguna perpustakaan. Sebelum bahan pustaka dilayankan kepada pengguna, terlebih dahulu diolah dan disusun secara sistematis untuk memudahkan pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan.
Menurut Qalyubi (2007) Yang dimaksud dengan kegiatan pemrosesan atau
pengolahan bahan pustaka adalah suatu kegiatan yang meliputi kegiatan-kegiatan: Inventarisasi
Klasifikasi
Pembuatan katalog
Penyelesaian dan penyusunan buku di rak (p. 51)
Noerhayati yang dikutip oleh khairun (2011) mengemukakan tentang pengolahan bahan pustaka adalah :
Agar informasi atau bahan pustaka diperpustakaan dapat dimanfaatkan atau diketemukan kembali dengan mudah, maka dibutuhkan sistem pengelolaan dengan baik dan sistematis yang biasa disebut dengan kegiatan pengolahan (processing of library materials) atau pelayanan teknis (technical service). Kegiatan pengolahan bahan pustaka diperpustakaan biasanya mencakup beberapa kegiatan yaitu: pembinaan dan pengembangan koleksi, inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi, dan kelengkapan fisik buku (p. 19)
Semua bahan pustaka yang ada, diorganisasikan dengan baik sehingga mudah pengontrolannya, mudah mengenalinya, yang kemudian mudah menelusurnya. Di dalam pengorganisasian koleksi di perpustakaan terdapat pekerjaan-pekerjaan seperti katalogisasi dan klasifikasi.
1. Katalogisasi
13
itu informasi yang ada diperpustakaan perlu diproses dengan sistem katalogisasi (cataloging). Adapun sistem katalogisasi yang dikembangkan mengalami berbagai tahapan penyeragaman peraturan katalogisasi. secara internasional adalah Anglo American Cataloguing Ruler 2 (AACR2). Perkambangan terakhir telah di buat sistem katalog yang baru yaitu RDA (Resource Description and Acces) yaitu suatu standard pengatalogan baru yang di rancang untuk dunia digital tetapi perpustakaan perpustakaan di Indonesia masih menggunakan AACR2 bahkan perpustakaan Nasional juga masih menggunakan AACR2 untuk pedoman mengkatalogisasi.
Kegiatan pengkatalogan menurut Syakirin (2011) Kegiatan pengkatalogan secara garis besar dapat dibagi ke dalam dua kegiatan :
1. Pengatalogan deskriptif, yang bertumpu pada fisik bahan pustaka (judul, pengarang, impresium, kolasi, catatan, dll) kegiatannya berupa membuat deskripsi bibliografi, menentukan tajuk entri utama dan tambahan, pedomannya antara lain AACR2 dan ISBD
2. Pengindeksan subyek, yang berdasar pada isi bahan pustaka (subyek atau topic yang dibahas) mengadakan analisis subyek dan menentukan notasi klasifikasi, pedomannya antara lain bagan klasifikasi, daftar tajuk subyek dan thesaurus. Kedua kegiatan ini menghasilkan cantuman bibliografi atau sering disebut katalog yang merupakan wakil ringkas bahan pustaka.
2. Klasifikasi
14
Negara Amerika Serikat. DDC merupakan bagan klasifikasi yang banyak digunakan di dunia termasuk di Indonesia.
Noerhayati yang di kutip oleh Kudadiri (2011) menjelaskan. Adapun sistem klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan pada umumnya adalah DDC (Dewey Decimal Clasification)
a. DDC (Dewey Decimal Clasification)
DDC mencakup keseluruhan ilmu pengetahuan yang dibuat dalam susunan yang sistematis dan teratur. Pembagian ilmu pengetahuan dimulai dari yang bersifat umum ke yang bersifat khusus, dengan demikian DDc pembagiannya terdiri dari 10 kelas utama, 100 divisi, 1000 seksi, dan 10.000 sub seksi.
Berikut pembagian sub subyek dalam system DDC: 000 = Karya Umum
900 Sejarah dan Geografi
b. UDC (Universal Dewey Clasification)
Sistem ini merupakan penyederhana dan perluasan system DDC. System ini juga mencakup semua cabang ilmu pengetahuan yang dibagi menjadi sepuluh cabang. Berikut pembagian cabang dalam UDC
0 = Karya Umum
1= Filsafat, metafisika, logika 2 = Agama
3 = Ilmu Sosial 4 = Bahasa/Filologi 5 = Ilmu murni 6 = Ilmu Terapan
7 = Seni, Olah Raga dan Arsitektur 8 = Kesusasteraan
9 = Sejarah, Geografi, dan Biografi
15 c. Kelengkapan Fisik Buku
Bahan Pustaka yang telah melalui proses inventarisasi, katalogisasi dan klasifikasi, langkah selanjutnya perlu dibuatkan perlengkapan fisik buku, hal ini dimaksudkan agar bahan pustaka yang disajikan dapat di tata di rak sedemikian rupa, sehingga dapat dimanfaatkan dengan mudah dan baik.
Adapun jenis perlengkapan buku menurut Purwono (2010) antara lain:
1). Label Buku, di tempel pada punggung buku bagian bawah, dengan ukuran 3cm x 4cm.
2). Lembar Tanggal kembali (date due slip), di tempel pada halaman terakhir. 3). Kartu Buku, diletakkan pada halaman terahir atau bagian dalam sampel
buku
4). Kantong Kartu Buku, di tempel di bagian akhir halaman buku untuk menempatkan kartu buku (p. 116).
d. Shelving (pengerakan)
Shelving atau pengerakkan memegang peranan penting dalam menentukan kecepatan serta ketepatan dalam proses temu kembali koleksi atau buku. Sebaik apapun kegiatan pengolahan atau sistem automasi yang digunakan tidak optimal apabila buku-buku tersebut tidak disusun secara sistematis di rak buku. Pengguna perpustakaan dan pengelola sendiri harus konsisten untuk mengembalikan bukunya. Usaha ini dilakukan agar buku dapat dengan mudah ditemukan jika diperlukan.
Langkah-langkah dalam pengerakan menurut Purwono (2010) adalah: 1. Pengelompokan buku berdasarkan jenisnya.
Buku-buku koleksi dikelompok-kelompokkan berdasarkan jenis buku, misalnya buku referensi dikelompokkan dalam kelompok buku referensi, buku teks dikelompokkan dalam kelompok buku teks.
2. Penyusunan buku di rak
16
2.2 Tujuan Pengorganisasian Koleksi Perpustakaan
Perpustakaan sebagai lembaga pengelola informasi yang memiliki koleksi sangat beraneka ragam dari berbagai bidang ilmu informasi, harus mampu mengorganisasikan koleksi dengan baik yang salah satu tujuannya untuk memudahkan temu kembali koleksi, dimana kegiatan pengorganisasian koleksi di perpustakaan sangatlah penting sebab tanpa adanya pengorganisasian koleksi yang baik pengguna akan mengalami kesulitan dalam mencari informasi yang dibutuhkan.
Sebuah perpustakaan yang tidak mempunyai pengorganisasian koleksi dapat dikatakan hanya sebuah gudang penyimpanan buku belaka.
Tujuan dari pengorganisasian koleksi ini menurut Zachroni (2006) adalah “untuk mengetahui jumlah koleksi, tempat rak penyimpanan , rincian koleksi yang terdapat di perpustakaan, dan yang lebih penting adalah bagaimana koleksi tersebut mudah ditemukan kembali apabila diperlukan” (p. 539)
Sedangkan pernyataan yang dikeluarkan pada Sismalib (2102) “Bahan pustaka yang masuk ke perpustakaan wajib diolah dengan baik agar proses temu kembali informasi nantinya berjalan lancar dan mewujudkan tertib administrasi dalam pelaksanaannya”.
Dari kedua pendapat diatas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan dari pengorganisasian koleksi adalah untuk mengetahui jumlah koleksi, tempat rak penyimpanan, rincian koleksi yang terdapat di perpustakaan dan yang terpenting proses temu kembali yang mudah serta tertib administrasi yang berjalan lancar.
2.3 Temu Kembali Koleksi
17
bagaimana memanggil atau mendapatkan informasi yang tersedia dalam suatu database atau web untuk memenuhi informasi yang diminta oleh pemakai.
Bagaimana menemukan informasi yang diminta pemakai dan bagaimana memberikan solusi kepada pemakai untuk menemukan informasi yang diinginkan.
Hasugian (2006) menyatakan bahwa “Pada dasarnya sistem temu balik informasi adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil (retrieve) suatu dokumen dari suatu simpanan (file), sebagai jawaban atas permintaan informasi (p. 2).”
Tague-Sutcliffe seperti yang dikutip oleh Hasugian (2006) menyatakan bahwa “tujuan utama sistem temu kembali informasi adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efisien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya (p. 3).”
Sedangkan pengertian sistem temu kembali informasi menurut Salton yang di kutip oleh Hasugian (2009) adalah :
Suatu proses untuk mengidentifikasi dan memanggil atau menemukan (retrieve) dokumen tertentu dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi. Dapat tidaknya suatu dokumen terpanggil dari suatu file (situs) adalah tergantung dokumen terpanggil dari suatu file (situs) adalah tergantung pada kesamaan antara dokumen dengan query. Permintaan informasi ke dalam sistem informasi dirumuskan dalam bentuk query (p. 54).
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem temu kembali adalah merupakan sebuah sistem yang berguna dalam memanggil dan menempatkan dokumen dalam basis data sesuai dengan permintaan pengguna. Tujuan akhir dari sistem temu kembali informasi memberikan kepuassan informasi bagi pengguna. Sistem temu kembali informasi merujuk kepada keseluruhan kegiatan yang meliputi pembuatan wakil informasi (representation), penyimpanan (storage), pengaturan (organization) sampai kepada pengambilan (access).
18
(infrastruktur informasi). Konsep terjadinya temu kembali informasi dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 2.3. : Konsep Sistem Temu Kembali Informasi Sumber : Hasugian (2009)
Menurut Hasugian (2009) Terdapat empat model klasik dalam sistem temu kembali informasi yaitu:
1.Logical models, sejak lama menggunakan Boolean logic (and, or, not). Alternatif temuan hanya dua yaitu cocok dan tidak cocok.
2.Vector processing models, memperlakukan indeks sebagai multidimensional information space. Dokumen dan query diwakili oleh nilai nilai vector sehingga keduanya memperlihatkan posisi dekat atau jauh. Non binary degree of similarity 3.Probabilistic models, berasumsi bahwa sistem temu kembali informasi
bertugas membuat urutan-urutan (ranking) dokumen sesuai kemungkinannya dalam menjawab kebutuhan nilai relevansi dokumen.
4.Cognitive models, memfokuskan diri pada interaksi antara pengguna dan sistem IR, tidak hanya persoalan dokumen dan query, lebih mempersoalkan antar muka (interface) dari pada proses komputasi penemuan dokumen (p .54).
User (pemakai)
Query (pertanyaan)
Mesin Pencocok (matcher machine)
Indeks (index)
Dokumen (document)
19
Penggunaan Language modeling atau statistical language modeling muncul sebagai probabilistic framework yang baru, bermaksud menangkap ketidakteraturan statistik yang menjadi ciri dari ketidakteraturan pengguna bahasa. Sebuah Language models (LM) adalah model tentang distribusi kondisional dari identitas kata yang
kesekian dalam sebuah rangkaian, yang ditentukan oleh identitas dari semua kata-kata sebelumnya. Dalam diagram model, bahasa tertulis diandalkan dengan memakai model matematik.
2.4.1 Tujuan dan Fungsi Sistem Temu Kembali Koleksi
Sistem Temu Kembali Informasi didesain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Sistem Temu Kembali Informasi bertujuan untuk menjembatani kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia dalam situasi seperti dikemukakan Belkin yang di kutip oleh Lubis (2007) sebagai berikut:
1.Penulis mempresentasikan sekumpulan ide dalam sebuah dokumen menggunakan sekumpulan konsep.
2.Terdapat beberapa pengguna yang memerlukan ide yang dikemukakan oleh penulis tersebut, tapi mereka tidak dapat mengidentifikasikan dan menemukannya dengan baik.
3.Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mempertemukan ide yang dikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan (query) (p. 5).
Berkaitan dengan sumber informasi di satu sisi dan kebutuhan informasi pengguna di sisi yang lain, Sistem Temu Kembali koleksi berperan untuk :
1. Menganalisis isi sumber informasi dan pertanyaan pengguna.
2. Mempertemukan pertanyaan pengguna dengan sumber informasi untuk mendapatkan dokumen yang relevan.
Adapun fungsi utama Sistem Temu Kembali Informasi seperti dikemukakan oleh Lancaster yng dikutip oleh Alwi (2012) adalah sebagai berikut:
20
2. Menganalisis isi sumber informasi (dokumen)
3. Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang
memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan (query) pengguna. 4. Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalam basis data.
5. Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data.
6. Menemu-kembalikan informasi yang relevan.
