SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
“Sistem Teknik Dokumentasi”
Kelompok 2 :
Susilawati
(145106096)
Wilda Andayani
(145106109)
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum wr.wb
Syukur Alhamdulillah, segala puji dan syukur ke hadirat Allah SWT. karena berkat rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Shalawat dan salam penulis sanjungkan ke pangkuan Nabi Besar Muhammad SAW. Tak lupa, penulis mengucapkan terimah kasih kepada Dosen mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi yang telah membimbing penulis dalam perkuliahan.
Makalah ini dibuat dalam rangka memenuhi tugas pada mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi. Makalah membahas tentang “Sistem Teknik Dokumentasi”.
Penulis berharap agar makalah dapat bermanfaat bagi pembaca. penulis menyadari bahwa sebagai manusia tidak luput dari kekurangan, kiranya makalah ini bisa diterima oleh pembaca. Maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna menjadikan makalah ini agar lebih baik.
DAFTAR ISI
Kata pengantar... i
Daftar isi... ii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Rumusan Masalah... 2
1.3Tujuan... 2
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Teknik Sistem... 3
2.2 Pengguna-Pengguna Teknik Sistem... 4
2.3 Jenis-jenis Teknik Mendokumentasi SI... 5
2.4 Petunjuk Menggambarkan Diagram Alir... 8
BAB III PENUTUP Kesimpulan ... 11
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistemnya.
Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah diagram, bagan alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat tersebut kemudian dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan per tahap mengenai komponen dan interaksi sistem. Alat dokumentasi memiliki peran penting dalam beberapa tahap yaitu :
1. Dapat membaca dokumen untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut bekerja.
2. Untuk mengevaluasi dokumen sistem pengendalian internal, agar dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya, serta mengusulkan perbaikan.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang akan disajikan dalam makalah ini, yakni : 1. Apa yang dimaksud dengan teknik sistem ?
2. Bagaiman pengguna –pengguna teknik sistem ?
3. Apa saja jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi ? 4. Bagaimana petunjuk menggambarkan diagram alir?
1.3 Tujuan
Tujuan penulisan dalam makalah ini, yakni :
1. Untuk mengetahui penjelasan mengenai teknik sistem 2. Untuk mengetahui pengguna –pengguna teknik sistem
BAB II PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN TEKNIK SISTEM
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personal sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.
Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan :
1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang mengevaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka yang sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.
2.2 PENGGUNA-PENGGUNA TEKNIK SISTEM
a. Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen. Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
1) Pengawasan lingkungan
2) Sistem akuntansi
3) Pengawasan prosedur
Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.
b. Pengujian ketaatan
Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.
c. Kertas kerja
2. Penggunaan teknik sistem dalam pengembangan sistem
a. Analisis Sistem
Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.
b. Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.
c. Implementasi Sistem
Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.
2.3 JENIS-JENIS TEKNIK MENDOKUMENTASI SISTEM INFORMASI
Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem. Tingkatan atau derajat pemahaman dokumentasi, meliputi mampu memahami, mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat. Jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi antara lain:
1. Diagram Arus Data
Menjelaskan arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru. Jenjang tertinggi disebut Diagram Konteks yang menggambarkan ikhtisar paling ringkas dari sebuah sistem.
2. Bagan Alir (Flowchart)
pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.
a. Simbol-Simbol Bagan Alir
1) Bentuk simbol menunjukkan dan menguraikan kegiatan yang dilaksanakan, menunjukkan input, output, pemrosesan dan media penyimpanan.
2) Simbol dikelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu :
a. Input/Output merupakan simbol yang menggambarkan alat/media yang memberikan input kepada atau merekam output dari kegiatan pengolahan data.
b. Processing merupakan Simbol yang menunjukkan jenis alat yang digunakan untuk mengolah data.
c. Storage merupakan Simbol yang menggambarkan alat yang digunakan untuk menyimpan data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.
d. Lain-lain merupakan Simbol yang menunjukkan arus data dan barang. Jenis-jenis Bagan Alir
1) Bagan Alir Dokumen
Bagan yang menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi. Menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Bermanfaat untuk menganalisa kecukupan prosedur pengawasan sebuah sistem seperti, internal checks dan dan pemisahan fungsi dapat mengungkap kelemahan/inefisiensi sistem. Contohnya : komunikasi tidak memadai.
2) Bagan Alir Sistem
Bagan yang digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem Dengan pendekatan ini, program komputer yang besar dan kompleks dipecah menjadi kecil sampai tidak dapat dipecah lagi. Setelah selesai, modul digabung satu sama lain dan membentuk satu kesatuan program yang besar dan kompleks. Manfaatnya adalah dapat digunakan untuk pembuatan program menjadi lebih sederhana, cepat, dan akurat.
3. Tabel Keputusan
Membantu meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan berjenjang dan kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama dengan flowchart untuk membantu mendesain dan menuliskan program komputer. Tabel keputusan berwujud matriks yang dibagi menjadi tiga bagian. Bagian kiri tabel terdiri dari daftar kondisi dan daftar tindakan. Bagian kanan terdiri atas kolom-kolom yang mempresentasikan aturan keputusan.
a. Keunggulan Tabel Keputusan
1. Tabel ini secara jelas menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan logis antar data input.
2. Mampu menangani lebih banyak alternatif. b. Kelemahan Tabel Keputusan
1. Tidak menggambarkan urutan pembuatan keputusan.
2. Tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah program.
4. Bagan Manajemen Proyek
Penilaian terhadap keberhasilan proyek penyusunan sistem informasi didasarkan pada apakah proyek tersebut diterapkan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran atau tidak. Alat manajemen proyek yang membantu dalam penyelesaian proyek adalah gantt chart dan diagram jaringan.
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini.
1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman.
2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya.
4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya: -"Persiapkan" dokumen “Hitung" gaji
5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus didalam urutan yang semestinya.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.
Ada lima macam bagan alir yang akan dibahas di makalah ini, yaitu sebagai berikut ini.
1. Systems Flowchart
Masukan / Keluaran Data
Digunakan untuk mewakili data masuk, atau data keluar.
Terminasi Menunjukkan awal atau akhir sebuah proses.
Garis alir Menunjukkan arah aliran proses atau algoritma.
Kontrol / Inspeksi Menunjukkan proses / langkah dimana ada inspeksi atau pengontrolan.
2. Document Flowchart
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem.
3. Schematic Flowchart
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.
4. Program Flowchart
terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alit- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Berikut contoh bagan alir program.
5. Process Flowchart
BAB III PENUTUP A. KESIMPULAN
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik sistem adalah alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan. Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan yaitu :
1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. 3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari
DAFTAR PUSTAKA
http://aseepsolehudin.blogspot.co.id/2013/11/penggunaan-teknik-tekniksistem.html
http://ndoware.com/diagram-alir-flowchart.html
http://blogakuntansi.blogspot.com/2011/11/teknik-dokumentasi-sistem.html
http://akuntansi-keuangan-rochmahndo.blogspot.co.id/2015/01/teknik-dokumentasi-dan penyusunan-sistem.html
