T0__BAB I Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Informasi Penginputan Data Pengiriman Faktur Penjualan PT Coca Cola Amatil Indonesia dengan Macro Excel T0 BAB I

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang

Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala

jenis bisnis, meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis. Sistem informasi merupakan sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang

bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.

Pengiriman barang merupakan proses mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ketempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen

pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.

PT. Coca-Cola Amatil Indonesiamerupakan salah satu produsen minuman ringan terbesar di dunia dan memanfaatkan teknologi informasi dalam menjalankan bisnisnya, salah satunya proses pemesanan barang. Dalam

pemesanan barang sudah menggunakan sistem online, dimana dari pelanggan/Outlet memesan barang langsung ke kantor pusat National Contact

Center(NCC), kemudian setiap Bagian Direct Sales Distribution (DSD) setiap hari

mengecek pesanan di sistem, membuat dokumen (Faktur Penjualan, Dokumen Load,Delivery Order, Purchase Order, Shipment Dokumen), mengirim barang

dan melaporkan invoice/faktur penjualan ke Bagian Finance. Berdasarkan praktek kerja penulis di bagian DSD dan bagaimana proses pencatatan laporan pengiriman

2

yaitu “Sistem Informasi Penginputan Data Pengiriman Faktur PenjualanPT Coca Cola Amatil Indonesiadengan Macro Excel”.

1.2.Tujuan

1.2.1. Tujuan Umum

1. Memenuhi Laporan Tugas Akhir sebagai salah satu syarat untuk

mengikuti Ujian Akhir Diploma III Komputerisasi Akuntansi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana.

2. Mendapatkan pengetahuan dan pengalaman secara nyata dalam dunia kerja sehingga dapat mengaplikasikannya ketika bekerja.

1.2.2. Tujuan Khusus

1. Memperoleh ketrampilan dan gambaran nyata dunia kerja

sehingga menambah pengalaman dalam persiapan untuk terjun ke dunia kerja nyata.

2. Mahasiswa dapat berlatih disiplin dan tanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan.

3. Mahasiswa dapat memperoleh pengetahuan di bidang pemesanan

dan pengiriman barang.

4. Mempermudah membuat laporan pengiriman faktur penjualan.

1.3.Cakupan Topik Bahasan

1. Sejarah PT.Coca-Cola di Indonesia ?

2. Prosedur pengiriman barang di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia? 3. Implementasi sistem informasi penginputan data pengiriman faktur

3

1.4.Jadwal Praktek Kerja

Praktek kerja dilaksanakan pada tanggal 5 Januari 2015 - 5 April 2015, setiap hari Senin sampai Jumat pada pukul 08.00 – 16.30 WIB. Tempat

pelaksanaan di Bagian Direct Sales Distribution (DSD), PT. Coca-Cola Amatil Indonesia, Jalan Raya Soekarno-Hatta Km. 30 Harjosari,Bawen,Kab.Semarang.

Waktu Pelaksanaan Uraian Kegiatan

Bulan I (5 Januari – 5 Februari)

 Pengenalan perusahaan, melihat proses produksi.

 Penempatan Bagian di Bagian Direct Sales Distribution (DSD).

 Mengarsip dan mengurutkan dokumen load sesuai tanggal.

 Memisahkan fotocopy Invoice tahun 2014 dan tahun 2015.

 Fotocopy Invoice dan Bukti Penerimaan Barang (BPB) lalu diarsip.

 Menginput laporan pengiriman barang untuk Bagian Finance sesuai Invoice dan BPB.  Membuat Daily Report Cost DSD menurut

Shipment Document.

 Membantu bagian finance untuk menyiapkan surat pemberitahuan pergantian Bank ke seluruh Outlet.

Bulan II (6 Februari – 5 Maret)

 Menginput laporan pengiriman barang sesuai Invoice dan Bukti penerimaan barang (BPB).  Fotocopy Invoice dan Bukti Penerimaan

Barang (BPB) lalu diarsip.

 Membuat Daily Report Cost DSD menurut Shipment Document.

 Melakukan analisa tentang tarif pengiriman barang jika barang dikirim lewat transporter dengan memiliki transportasi sendiri.

 Membuat list daftar Invoice Sales Partner (SP) yang akan dikirim kembali ke SP tersebut. Bulan III (6 Maret – 5

April )

 Menginput laporan pengiriman barang sesuai Invoice dan Bukti penerimaan barang (BPB).  Fotocopy Invoice dan Bukti Penerimaan

Barang (BPB) lalu diarsip.

 Mengecek barang yang akan dikirim sesuai dengan Pickslip.

4

1.5.Metode Pelaksanaan dan Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penyusunan Laporan Praktek Kerja ini, maka penulis memakai metode sebagai berikut :

1. Praktek Kerja

Merupakan metode pengumpulan data dimana penulis melakukan

pengambilan data secara langsung dengan mengikuti jalannya proses kerja di bagian DSD.

2. Pengamatan

Merupakan metode pengumpulan data dimana penulis mengamati langsung tahap-tahap dari pengambilan pesanan di sistem sampai pengiriman barang. 3. Wawancara

Merupakan metode pengumpulan data dengan cara wawancara. Wawancara ini tidak bersifat formal atau dengan kata lain dapat bertanya secara langsung

kepada Distribution Center Manager (DC Manager) mengenai prosedur pengiriman barang, struktur organisasi, sistem yang digunakan dan tugas, tanggung jawab serta wewenang setiap bagian dari DSD. Kepada DC

Administrator tentang Invoice, Bukti Penerimaan Barang, Data yang berhubungan dengan pengiriman barang.

4. Studi Pustaka

Merupakan metode pengumpulan data dengan mengambil kutipan dari buku (literatur)yang berkaitan dengan data yang didapat. Literatur ini dapat berasal dari