BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang dan Masalah
Dalam era globalisasi saat ini masyarakat sangat membutuhkan informasi,baik informasi tercetak maupun non tercetak, sama halnya dengan arsip, informasi di dalam arsip sangat dibutuhkan bagi masyarakat yang membutuhkannya baik masyarakat formal maupun non formal. Tersedianya informasi yang cepat dan tepat sangat di butuhkan dalam kemajuan sebuah lembaga. Arsip sebagai sumber informasi berfungsi sebagai alat ingatan¸ sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan perencanaaan¸ pengembangan¸ perumusan kebijaksanaan¸ pembuat laporan¸ penanggung jawaban¸ penilaian¸ dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip harus dikelola dengan baik agar arsip tersebut dapat terjaga baik fisik maupun informasinya sehingga tidak akan ada arsip hilang dan akan mudah ditemukan sewaktu-waktu diperlukan. Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah kantor maka arsip perlu dikelola menggunakan sistem penataan arsip yang baik dan benar¸ sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat . banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan¸penyimpanan¸ petugas yang terdidik dan terampil¸ kemudahan untuk menyimpan¸menemukan arsip kembali arsip¸ terjaminnya arsip dan sebagainya.
Mengingat arti pentingnya arsip maka perlu adanya sistem pengelolaan yang sistematis¸ efisien dan efektif . arti pentingnya arsip bukan menjadi alasan untuk menyimpan seluruh arsip yang dimiliki oleh perpustakaan. Hanya arsip yang memiliki nilai guna tinggi yang perlu disimpan permanen. Apabila telah habis retensi perlu dilakukan pemusnahan.
Pada dasarnya pengelolaan arsip yang teratur maupun yang tidak teratur perlu
melakukan rekonstruksi¸ yaitu menata kembali arsip-arsip tidak teratur berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan. Agar arsip-arsip yang dimiliki tertata dengan baik¸ dan jika suatu saat arsip tersebut digunakan¸ dalam penemuan kembali akan lebih mudah dan cepat.
Untuk peranan kearsipan di Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi harus siap menampung¸ menyimpan¸ memelihara dan mengamankan arsip-arsip daerah yang statis. Tentu menampung arsip dari berbagai lembaga¸ kantor perpustakaan¸ arsip dan dokumentasi kabupaten asahan perlu melakukan rekonstruksi arsip. Oleh karena itu¸ instrument penting dalam melakukan rekonstruksi arsip adalah survei. Sehubungan dengan hal tersebut yang menjadi permasalahan dalam penulisan kertas karya ini adalah langkah-langkah dan cara apa saja yang dilakukan oleh pihak perpustakaan¸ arsip dan dokumentasi dalam melakukan penataan arsip.
Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka penulis berminat menulis kertas karya ini dengan judul “REKONSTRUKSI
ARSIP KONVENSIONAL DI PERPUSTAKAAN¸ ARSIP DAN
DOKUMENTASI KABUPATEN ASAHAN”. 1.2 Tujuan Penulisan
Pada umumnya setiap pekerjaan mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai. Demikian juga halnya dengan penulisan kertas karya ini. Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam melaksanakan observasi ini adalah sebagai berikut :
1. Melalui tulisan ini, penulis ingin menambah pengalaman dan pengetahuan sebagai calon pustakawan, terutama dalam bidang penataan arsip dan juga untuk mengetahui bagaimana langkah-langkah yang dilakukan oleh pihak Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan dalam menata arsip kembali agar dimiliki tertata dengan baik¸ dan jika suatu saat arsip tersebut digunakan¸ dalam penemuan kembali akan lebih mudah dan cepat
2. Secara formal tulisan ini bertujuan untuk melengkapi salah satu syarat ujian Diploma III pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
1.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul kertas karya ini, maka penulis mengadakan observasi pada Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi bagian Rekonstruksi Arsip Konvensional. Di sini penulis membatasi ruang lingkup observasi yakni hanya membahas tentang Penataan Arsip yang tercetak dan terekam dalam bentuk kertas.
Agar penyusunannya lebih jelas, maka penulis membuat ruang lingkup, dibagi dalam empat bab yaitu :
Bab 1 yaitu : Pendahuluan, dimana pada bagian ini merupakan penguraian kertas karya secara umum yang berisikan latar belakang dan masalah, tujuan penulisan, ruang lingkup dan metode penelitian.
Bab 2 yaitu : Tinjauan Pustaka, pada bagian ini menguraikan Rekonstruksi arsip¸Pemilahan¸ Pemberkasan Deskripsi¸penomoran definitif¸ penataan fisik arsip¸ Pembuatan Skema¸ Manuver Kartu¸ Penataan dalam Boks¸ membuat daftar arsip/Daftar pertelaan arsip¸Penataan arsip dirak.
Bab 3 yaitu : Pembahasan dalam bab ini menguraikan tentang keberadaan seksi . Prosedur rekonstruksi arsip.
Bab 4 yaitu : Kesimpulan dan Saran, pada bab ini penulis membuat kesimpulan berdasarkan bahan bacaan dan hasil pengamatan langsung, serta memberikan saran-saran.
1.4 Metode Penelitian
Penulisan kertas karya ini¸ penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut:
1. Studi Perpustakaan
Studi perpustakaan yang dilakukan untuk memperoleh bahan ilmiah yang dipergunakan dengan cara mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan penulisan kertas karya.
2. Studi Lapangan
Studi lapangan dilakukan dengan cara observasi langsung ke obyek yang ditentukan pada permasalahan tersebut dan dilakukan wawancara dengan pegawai yang menangani arsip.
