29
PERSIAPAN IMPLEMENTASI
Bab ini akan membahas mengenai hal – hal yang mencakup profil perusahaan yang menjadi objek penelitian dan langkah – langkah dalam implementasi Human resource Management pada PT Multi Makmur Indah Industri studi kasus Jimco Filtration Solutions
3.1. Gambar Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Pada awalnya MMII merupakan perusahaan dagang dengan spesialisasi penjualan kaleng lempengan timah di Indonesia. MMII merupakan perusahaan manufaktur pembuatan kaleng dengan bahan lempengan timah pertama di Indonesia. PT Multi Makmur Indah Industri berdiri pada 1976 di Kapuk, Jakarta Utara. Pada tahun 1991 dan 1997, MMII melakukan ekspansi fasilitas produksi dengan menambah berbagai variasi lini produksi kaleng dan meningkatkan produksi tahunan kapasitas menjadi 21.000 metrik ton yang berlokasi di Tangerang dan Bekasi. Sesuai dengan keahlian perusahaan dalam industri pengemasan kaleng, perusahaan melihat kesempatan di bidang pengemasan kotak karton dengan mempertahankan nilai yang telah ada dalam produksi pengemasan kaleng sebelumnya. Perusahaan menawarkan solusi pengemasan bervariasi kepada pelanggan mulai dari pembuatan hingga distribusi. Berdasarkan peluang tersebut akhirnya MMII mendirikan perusahaan pengemasan karton pertama di Tangerang, Jakarta Bagian Barat. Selama beberapa tahun beroperasi, MBI telah menempatkan diri menjadi perusahaan dengan performa terbaik di Indonesia maupun di Asia Tenggara. Hal ini bisa dilihat dari keberadaan fasilitas lengkap dan pelanggan setia di daerah Asia Tenggara. Selain kedua lini bisnis tersebut pada tahun 2001 PT MMII membangun unit bisnis baru yaitu unit bisnis filter yang diberi nama JIMCO Filtration Solutions. JIMCO memproduksi berbagai produk seperti filter oli, filter bensin, saringan udara dan filter hidrolik. Berdasar pada nilai – nilai perusahaan
yang telah ada sebelumnya perusahaan JIMCO telah berkembang pesat baik dalam pasar domestik maupun internasional.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
• Visi Perusahaan
JIMCO becomes a renown brand
• Misi Perusahaan
To become customer-preferred engine parts
To deliver a complete-range of high-performance products that are readily available in the market
To deliver value-addition to customers, employees, shareholders, and communities
3.1.3 Produk
JIMCO mempunyai 4 jenis produk :
a. Filter Oli b. Filter Minyak c. Saringan Hawa d. Filter Hidrolik
3.1.4 Target Pasar
JIMCO mempunyai 3 segmen konsumen yaitu :
1. Otomotif : Mobil berpenumpang, truk kecil dan bus
2. Kendaraan Alat Berat : Eskavator, Bulldozer, Loader, Crane dan Dump Truck
3. Mesin Industri : Turbin Gas, Marine Engine, Generator Engine
3.1.5 Struktur Organisasi
Struktur organsisasi adalah sebuah bagian yang menggambarkan wewenang, tanggung jawab, dan alur informasi dalam sebuah perusahaan. Tanpa adanya struktur organisasi setiap bagian dalam perusahaan akan mengalami kebingungan
atau ketidakpastian peran dan tanggung jawabnya dalam perusahaan. Tanpa adanya sebuah struktur organisasi, dalam sebuah perusahaan, akan rentan terjadinya tumpang tindih peran dan tanggung jawab. PT JIMCO dipimpin oleh seorang presiden direktur. Presiden direktur bertanggung jawab untuk menentukan kebijakan-kebijakan penting dalam perusahaan dan memimpin perusahaan. Presiden direktur tidak secara langsung memimpin perusahaan, tetapi dibantu oleh seorang direktur operasional. Direktur operasional yang nantinya bertanggung jawab untuk memimpin divisi operasional dan merencanakan strategi dari sisi bidang operasional perusahaan. Dari sisi pengembangan dan produksi produk, direktur operasional dibantu oleh seorang plant manager, yang mana bertanggung jawab memimpin secara keseluruhan mulai dari penyediaan bahan mentah, proses pengolahan, dan perakitan. Plant Manager secara langsung memimpin empat divisi dibawahnya, yaitu Produksi, Production Planning Inventory Control (PPIC), Teknik, Engineering, dan Internal Affair. Satu dari lima divisi yang dipimpin Plant Manager tidak secara langsung berfokus pada pengembangan dan produksi produk yaitu General Affair. Struktur organisasi PT JIMCO dapat dilihat seperti gambar berikut ini :
1. President Director
a. Memimpin dan mengarahkan perusahaan. b. Menentukan visi dan misi perusahaan.
c. Membuat strategi bisnis perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan.
d. Bertanggung jawab terhadap perkembangan dan ekspansi perusahaan. 2. Operational Director
a. Meningkatkan sistem operasional, proses dan kebijakan perusahaan. b. Mengatur dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari setiap
departemen perusahaan.
c. Berperan dalam perencanaan jangka panjang untuk kesempurnaan operasional.
d. Memantau manajemen, perencanaan, sistem dan pengendalian finansial perusahaan.
3. Plant Manager
a. Menjalankan implementasi strategi dan operasional pabrik.
b. Memonitor dan menganalisa pencapaian produktivitas pabrik serta rencana operasional harian.
c. Mengevaluasi produktivitas serta kapasitas pabrik untuk penentuan pencapaian target serta penentuan target berikutnya.
d. Mengatasi dan mengarahkan pemecahan masalah strategis pabrik untuk meminimalisir kesalahan.
4. Kepala Bagian Produksi
a. Memimpin dan menjalankan bagian produksi perusahaan. b. Memantau kinerja dari bagian produksi perusahaan. c. Menyusun dan menjalankan strategi produksi.
d. Berperan dalam promosi dan demosi karyawan bagian produksi. 5. Kepala Bagian PPIC
a. Memimpin dan menjalankan bagian PPIC perusahaan. b. Memantau kinerja dari bagian PPIC perusahaan.
c. Menyusun dan menjalankan strategi produksi dan kesediaan barang yang dibutuhkan dalam produksi.
d. Berperan dalam promosi dan demosi karyawan bagian PPIC. 6. Kepala Bagian Teknik
a. Memimpin dan menjalankan bagian teknik perusahaan. b. Memantau kinerja dari bagian teknik perusahaan.
c. Menyusun jadwal maintenance dan menjalankan fungsi workshop. d. Berperan dalam promosi dan demosi karyawan bagian teknik. 7. Kepala Bagian Engineering
a. Memimpin dan menjalankan bagian Engineering perusahaan. b. Memantau kinerja dari bagian Engineering perusahaan.
c. Menyusun standar kualitas produksi serta menjalankan Quality Assurance dan Engineering pada produksi perusahaan.
d. Berperan dalam promosi dan demosi karyawan bagian Engineering. 8. Kepala Bagian Internal Affair
a. Membuat perencanaan semua kebutuhan sumber daya manusia perusahaan.
b. Membuat perencanaan penjualan produk perusahaan.
c. Melakukan perencanaan dan analisa anggaran kebutuhan sarana dan fasilitas perusahaan.
9. Assembling
a. Mempelajari instruksi perakitan, spesifikasi blueprint dan daftar peralatan dan material yang dibutuhkan.
b. Merakit komponen yang dibutuhkan dalam proses produksi c. Memverifikasi spesifikasi dengan mengukur komponen d. Memecahkan masalah perakitan untuk memenuhi spesifikasi. 10.Component
a. Merancang komponen khusus sesuai kebutuhan produksi. b. Memproduksi komponen yang telah dirancang.
c. Memastikan setiap komponen dapat terakit dengan baik. d. Memecahkan permasalahan dalam produksi komponen.
11.Planning & Production Control
a. Melakukan pengendalian dalam produksi perusahaan. b. Menyusun strategi pengendalian produksi perusahaan.
c. Menyusun perencanaan barang material yang dibutuhkan dalam produksi.
d. Berkomunikasi dengan bagian IPC untuk perencanaan material produksi.
12.Inventory & Procurement Control
a. Melakukan pengendalian material dan pembelian persediaan yang dibutuhkan perusahaan.
b. Menyusun strategi pembelian material produksi perusahaan.
c. Menyusun perencanaan pembelian dan penyimpanan barang material. d. Berkomunikasi dengan bagian PPC untuk perencanaan material
produksi. 13.Dispatch
a. Melakukan pengiriman produk ke konsumen.
b. Melakukan pengemasan produk secara efisien dan efektif.
c. Menyusun perencanaan pengiriman produk agar biaya pengiriman dapat diminimalisir.
d. Berkomunikasi dengan bagian produksi untuk pengiriman produk. 14.Workshop
a. Membuat peralatan yang dibutuhkan dalam produksi.
b. Memastikan efisiensi dan efektivitas dari peralatan dan mesin yang digunakan.
c. Memastikan keamanan dari peralatan yang digunakan dalam produksi.
d. Membuat peralatan produksi komponen yang dibutuhkan. 15.Maintenance
a. Melakukan perbaikan pada peralatan dan mesin produksi.
b. Melakukan pengecekan pada peralatan dan mesin produksi secara berkala.
c. Melakukan perawatan pada peralatan dan mesin produksi.
d. Memastikan peralatan dan mesin produksi aman untuk digunakan. 16.Quality Assurance
a. Melakukan pengecekan kualitas hasil produksi.
b. Melakukan penelitian terhadap kualitas produk yang baru dirancang. c. Menyusun standar kualitas produk.
d. Berkomunikasi dengan bagian produksi untuk memastikan kualitas dari produksi.
17.Engineering
a. Merancang dan mengimplemetasikan modifikasi peralatan yang efektif.
b. Mengembangkan, mengetes dan mengevaluasi peralatan yang dirancang.
c. Berkomunikasi dengan bagian lain dalam penyelesaikan permasalahan yang ada pada bagian produksi.
d. Merencanakan dan merancang proses produksi yang baru. 18.Human resource
a. Memimpin dan ikut berkontribusi dalam tim Human resource. b. Membuat strategi sistem pengelolaan sumber daya manusia yang
efektif dan efisien.
c. Memelihara struktur, persyaratan, dan deskripsi kerja organisasi. d. Bertanggung jawab atas perencanaan, pengawasan, dan apresiasi
semua karyawan. 19.General Affair
a. Membuat perencanaan semua kebutuhan peralatan kerja perusahaan. b. Merencanakan dan menganalisa hasil survei kepuasan semua
karyawan terhadap fasilitas peruhaan.
c. Menjaga hubungan baik dengan semua vendor dan supplier penyedia sarana dan fasilitas penunjang perusahaan.
d. Melakukan perencanaan dan analisa anggaran kebutuhan sarana dan fasilitas perusahaan.
20.Buyer
a. Membuat perencanaan strategi penjualan produk.
b. Melakukan proses tawar menawar dan penagihan invoice dengan konsumen.
c. Menjaga hubungan baik dengan konsumen.
d. Melakukan perencanaan dan analisa anggaran dalam penjualan.
3.1.6 Struktur Organisasi Divisi HR
Salah satu elemen penting dalam sebuah perusahaan adalah human resource atau sumber daya manusia. Tanpa adanya dukungan sumber daya manusia yang baik, sistem dan proses bisnis yang berlajan dalam perusahaan juga tidak akan berjalan secara maksimal. Karena itu manajemen sumber daya manusia merupakan salah satu hal yang sangat penting. Dewasa ini, pengelolaan divisi human resource tidaklah cukup dari sisi hubungan yang baik dengan semua elemen sumber daya manusia dalam perusahaan, tetapi juga dibutuhkan sebuah sistem yang mendukungnya.
Perlu diketahui PT JIMCO mempunyai bidang bisnis utama untuk memproduksi Filter Oli, Filter Minyak, Saringan Hawa, dan Filter Hidrolik. Tentu saja dalam melakukan produksinya PT JIMCO tidak bisa mengandalkan mesin sepenuhnya, tetapi juga sumber daya manusia untuk mengoperasikannya. Untuk memenuhi kebutuhan dan permintaan setiap client, PT JIMCO memerlukan sumber daya manusia yang tidak sedikit. Karena itu, PT JIMCO membentuk divisi Human resource yang bertugas untuk memastikan setiap elemen sumber daya manusia dapat bekerja dan terkendali dengan baik. Berikut adalah struktur divisi Human resource pada PT JIMCO :
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi HR PT. JIMCO
1. HR Manager,
a. Memimpin dan ikut berkontribusi dalam tim divisi Human resource. b. Membuat strategi sistem pengelolaan sumber daya manusia yang efektif
dan efisien.
c. Memelihara struktur, persyaratan, dan deskripsi kerja organisasi. d. Memastikan setiap elemen sumber daya manusia dapat selalu bekerja
secara produktif.
e. Memastikan budaya perusahaan dapat tertanam secara efektif. f. Mempersiapkan dana untuk kegiatan sumber daya manusia.
g. Bertanggung jawab atas perencanaan, pengawasan, dan apresiasi semua karyawan.
2. Kepala Bagian General Affair,
a.Membuat perencanaan semua kebutuhan peralatan kerja perusahaan. b. Merencanakan dan menganalisa hasil survei kepuasan semua karyawan
terhadap fasilitas peruhaan.
c.Menjaga hubungan baik dengan semua vendor dan supplier penyedia sarana dan fasilitas penunjang perusahaan.
d. Melakukan perencanaan dan analisa anggaran kebutuhan sarana dan fasilitas perusahaan.
e.Memimpin dan ikut berkontribusi dalam tim subdivisi general affair. 3. Supervisor Personalia,
a.Merencanakan proses perekrutan karyawan baru berdasarkan kebutuhan dan posisi yang belum terisi (vacant position) perusahaan.
b. Melaksanakan survei kepuasan karyawan.
c.Merencanakan training keterampilan kerja karyawan.
d. Memastikan penerapan budaya perusahaan dalam lingkungan kerja karyawan.
e.Membuat lingkungan kerja yang disiplin dan nyaman. 4. Security Coordinator,
a.Memastikan linkungan perusahaan dalam keadaan aman.
b. Menjaga keamanan semua fasilitas yang dimiliki perusahaan tetap utuh dan dalam keadaan baik.
c.Mengawasi setiap aktifitas keluar atau masuk ke dalam perusahaan. d. Membuat rencana pengamanan perusahaan pada waktu pagi, siang, dan
malam.
e.Membuat SOP keamanan perusahaan. 5. HR Admin,
a.Menginput data absensi dari mesin absen ke dalam sistem. b. Membuat laporan absensi kerja karyawan harian dan bulanan. c.Menginput data karyawan yang diperlukan ke dalam sistem.
d. Mendokumentasikan dan mengumpulkan arsip-arsip dokumen yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
6. Supervisor SHE (Safe Healthy Environment)
a.Memastikan lingkungan perusahaan dalam keadaan bersih dan kondusif. b. Membuat rencana pemeliharaan fasilitas perusahaan.
c.Mendokumentasikan semua kegiatan pemeliharaan yang dilakukan. d. Membuat budgeting untuk pemeliharaan fasilitas perusahaan. 7. Admin Personalia
a.Mendokumentasikan semua data yang berkaitan dengan proses administrasi karyawan.
b. Membuat arsip administrasi karyawan. c.Membuat form izin, sakit, kerja setengah hari. d. Melakukan aksi personalia.
8. Staff Security
a.Menjaga keamanan lingkungan perusahaan.
b. Menertibkan pihak-pihak yang dianggap berbahaya bagi perusahaan. c.Mendata pihak-pihak yang masuk dan keluar perusahaan.
3.2. Project Preparation
3.2.1 Project Background
Latar belakang perusahaan JIMCO ingin mengimplementasikan HRIS OrangE yaitu :
1. Perusahaan JIMCO membutuhkan solusi Human resource (Sumber Daya Manusia) yang terintegrasi dengan semua proses bisnis dari Human resource dan juga membutuhkan integrasi data untuk analisa dan laporan untuk manajemen.
2. Perusahaan JIMCO membutuhkan sistem Human resource yang akurat, tepat waktu, wajib, dan memberikan manfaat sistem absensi karyawan yang baik dengan kemungkinan kecurangan yang kecil.
3. Perusahaan JIMCO membutuhkan sebuah sistem yang dapat menyediakan sebuah sistem yang sungguh-sungguh dapat meningkatkan pelayanan terhadap semua karyawan.
4. Perusahaan JIMCO membutuhkan standarisasi kebijakan dan prosedur semua yang berkaitan dengan Human resource, absensi karyawan dan kerja lembur karyawan.
3.2.2 Project Goals
- Menerapkan sebuah sistem yang memberikan solusi Human resource terintegrasi
- Mengedukasi karyawan – karyawan agar bisa menggunakan sistem HRIS OrangE
- Memberikan pelayanan lebih kepada semua karyawan melalui sistem HRIS OrangE
- Menerapkan standarisasi kebijakan dan prosedur untuk semua karyawan
3.2.3 Project Implementation Scope
OrangE akan diimplementasikan untuk anak perusahaan dari MMI (Multi Makmur Investama) yaitu PT JIMCO FILTRATION SOLUTIONS. OrangE yang digunakan adalah OrangE Versi 2012. Modul OrangE yang akan diimplementasikan yaitu :
- HR Base
- Time Attendance
PROJECT PREPARATION BUSINESS BLUEPRINT
REALIZATION
3.2.4 Project Timeline
Tabel 3.1 Timeline
Stage Name Details Start Finish Duration
(Days)
1 Project
Preparation
Kick off meeting 3
Project Introduction 12-07-2013 12-07-2013 1 Project Planning (
Project Goals, Project Scope, Project Timeline,
Project Team)
16-07-2013 17-07-2013 2
Training and Workshop 4
HR Base 18-07-2013 19-07-2013 2 Time Attendance 23-07-2013 24-07-2013 2 2 Business Blue Print Business Process Documentation As Is 25-07-2013 01-08-2013 5 Problem Analysis 02-08-2013 21-08-2013 3 Business Process Documentation To Be 23-08-2013 04-09-2013 7
3 Realization Technical Configuration 05-09-2013 09-11-2013 4
Software Configuration 12-09-2013 20-09-2013 6
3.2.5 Project Structure, Roles, and Responsibility
3.2.5.1Project Structure
3.2.5.2Project Roles and Responsibility
1. Project Owner dan Steering Committee
o Memberikan atau mengkonfirmasi semua keputusan yang berkaitan dengan kebijakan, masalah, ruang lingkup, dan perencanaan proyek.
o Memimpin rapat laporan perkembangan proyek setiap bulannya. 2. Project Manager
o Bertanggung jawab atas penyerahan, timeline, dan kualitas proyek.
o Memastikan setiap anggtota proyek dapat melakukan peran dan tanggung jawabnya masing-masing dalam proyek.
o Memastikan semua anggota tim proyek dapat saling bekerja sama dengan pihak internal proyek maupun pihak perusahaan atau organisasi.
o Memantau perkembangan dan kualitas kerja setiap anggota tim proyek.
o Menandatangani surat persetujuan dalam proyek.
3. MII QA & Change Management dan Change Management & Quality Assurance
o Mengevaluasi kesiapan dan keseuaian proyek OrangE terhadap milestone yang telah dibuat, dalam hal ini meliputi beberapa area, diantaranya solusi, masalah teknis, dan juga kesiapan user.
o Memimpin rapat laporan perkembangan proyek setiap bulannya. o Memantau proyek agar tidak melewati timeline/batas waktu. o Meninjau standar kualitas proyek yang berjalan.
o Selalu siap sedia dalam fase-fase kritis.
4. HR Management, HR Administration, Payroll Administration, Leave, Time Attendance, Medical, dan Travel
o Mengidentifikasi, mengklarifikasi, dan memecahkan masalah-masalah bisnis dan implementasi sesuai dengan ruang lingkup masing-masing tim.
o Mempersiapkan dan memeriksa master data.
o Mengembangkan kebijakan dan prosedur untuk sistem baru. o Menentukan skenario dan melakukan user acceptance test. o Mengembangkan user manual, training material, dan
membimbing dalam pelatihan end user. o Melakukan testing.
o Menyediakan support untuk end user. 5. IT Support
o Memberi dukungan database administrator, aplikasi dan interface custom, infrastruktur bangunan seperti pengaturan ruangan
proyek, akses keamanan, dan pemeliharaan hardware proyek. 6. MII Technical Team dan MII Application Team
o Implementasi proses bisnis menggunakan tahapan pada metodologi OrangE.
o Memperkenalkan konsep bisnis dan menyediakan keahlian fungsional pada OrangE.
o Memastikan semua persiapan yang dibutuhkan lengkap dan berkualitas.
o Memastikan milestone tercapai untuk setiap area fungsional dalam sudut pandang kualitas dan timeline.
3.3. Analisis Proses Bisnis Berjalan
3.3.1 Proses Bisnis Keseluruhan
Administrasi Karyawan baru
Karyawan Kontrak
Karyawan Tetap
Penetapan Waktu Kerja
Pencatatan Waktu Kerja Perpanjangan Karyawan Kontrak
Terminasi Karyawan
Demosi Karyawan
Promosi Karyawan Transfer Karyawan
Penggajian Karyawan Baru
Pengangkatan Karyawan Kontrak
Gambar 3.5 Rich Picture Proses Bisnis Keseluruhan
Proses bisnis keseluruhan Human resource dalam perusahaan dimulai dari Administrasi Karyawan Baru. Setiap karyawan baru yang telah diterima bekerja di PT JIMCO wajib menyerahkan data dirinya kepada
pihak perusahaan. Data yang diberikan meliputi data diri, pendidikan terakhir, kontak, dan juga data keluarga, apabila karyawan tersebut sudah menikah. Administrasi karyawan baru bertujuan untuk memasukan data-data karyawan baru tersebut ke dalam sistem.
Karyawan baru yang bekerja pada PT JIMCO dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu kontrak dan tetap. Pengelompokan ini sesuai dengan kesepakatan antara karyawan dan pihak perusahaan saat penerimaan kerja. Perbedaan antara karyawan kontrak dan tetap pada PT JIMCO adalah karyawan kontrak mempunyai kesepakan untuk bekerja hanya dalam jangka waktu satu tahun, sedangkan karyawan tetap tidak memiliki batasan jangka waktu bekerja. Jadi setiap karyawan yang terdaftar sebagai karyawan kontrak masing-masing mempunyai kontrak kerja sepanjang satu tahun.
Setelah satu tahun bekerja, sesuai kontrak yang telah dibuat antara karyawan dan pihak perusahaan, setiap karyawan kontrak akan otomatis putus hubungan kerja dengan perusahaan. Tetapi apabila setelah kontrak karyawan telah habis, tetapi pihak perusahaan masih ingin karyawan tersebut bekerja, pihak perusahaan dapat memperpanjang kontrak karyawan tersebut. Dan sama seperti kontrak sebelumnya, jangka waktu kontrak hanya satu tahun bekerja. Atau pihak perusahaan juga dapat menjadikan karyawan kontrak menjadi karyawan tetap dengan mengubah status karyawan kontrak menjadi tetap di dalam sistem. Belum ada proses tahapan-tahapan khusus untuk ini.
Setiap karyawan baru yang terdaftar baik kontrak maupun tetap, akan melewati proses Penggajian Karyawan Baru, yang bertujuan untuk memasukan data gaji karyawan. Data gaji akan disesuaikan dengan UMR yang berlaku atau jika ada kesepakatan antara pihak perusahaan dan karyawan, akan mengikuti kesepakatan itu.
Selanjutnya setiap karyawan akan ditetapkan jadwal kerjanya melalui proses Penetapan Waktu Kerja. Setiap harinya, semua karyawan sebelum
dan sesudah bekerja setiap karyawan wajib melakukan absensi jam masuk dan jam keluar. Nantinya data jam masuk dan jam keluar akan dimasukan ke dalam sistem setiap harinya.
Untuk Karyawan yang mempunyai posisi dibawah kepala bagian, akan ada jam lembur. Jam kerja lembur dilakukan hanya dalam kondisi-kondisi tertentu. Biasanya jam lembur dilakukan untuk mengejar target produksi perusahaan. Jam lembur dimulai dari surat perintah kerja lembur (SPKL) yang dibuat oleh kepala bagian. Surat lembur tersebut nantinya akan diberikan ke masing-masing karyawan.
Terdapat juga proses promosi, demosi, terminasi, dan transfer karyawan. Promosi adalah pengangkatan karyawan ke level grade karyawan yang lebih tinggi. Sebagai contoh seorang kepala regu yang diangkat sebagai kepala bagian, sedangkan demosi adalah penurunan grade karyawan ke level yang lebih rendah. Untuk karyawan yang mempunyai posisi dibawah kepala bagian promosi dan demosi diusulkan oleh kepala bagian, tetapi untuk karyawan yang memiliki posisi diatas kepala bagian, promosi dan demosi diusulkan oleh level posisi diatasnya.
Selain itu ada juga transfer dan terminasi karyawan. Transfer karyawan adalah perpindahan karyawan ke divisi atau bagian yang berbeda degan level posisi yang sama. Dan Terminasi adalah pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja Antara perusahaan dan karyawan. Transfer maupun terminasi juga diusulkan oleh kepala bagian jika posisinya dibawah kepala bagian, dan diusulkan oleh posisi diatasnya, jika diatas posisi kepala bagian.
3.3.2 Proses Bisnis Pada Modul Personnel Administration
3.3.2.1Administrasi Karyawan Baru
Proses Administrasi Karyawan Baru adalah sebuah proses yang dilakukan untuk menambahkan data karyawan baru ke sistem. Proses ini dilakukan setelah terjadi proses penerimaan karyawan baru dari proses recruitment.
Untuk proses administrasi karyawan baru dimulai dengan staf recruitment yang menyeleksi calon karyawan secara manual dengan cara mencocokan kebutuhan perusahaan dengan posisi yang dapat diisi oleh calon karyawan baru.
Jika calon karyawan diterima, selanjutnya staf recruitment akan mengkonfirmasi penerimaan karyawan tersebut dengan mengirimkan data diri dan jam kerja kepada admin HR. Admin HR akan memasukan data diri karyawan baru terlebih dahulu ke dalam sistem. Masing-masing karyawan baru akan otomatis diberikan Nomor Identitas Karyawan oleh sistem. Dilanjutkan dengan Admin HR memasukan data jam kerja meliputi jam masuk dan jam keluar karyawan yang bersangkutan.
Langkah terakhir Admin HR akan memberikan data karyawan baru kepada staf payroll. Nantinya staf payroll akan memasukan data gaji sesuai dengan ketentuan upah perusahaan atau nominal gaji yang telah disetujui pada saat proses recruitment.
Administrasi Karyawan Baru
Admin HR
Admin Recruitment
Admin Payroll
JI
M
C
O
Mulai Menyeleksi Karyawan Baru Mengkonfirmasi Karyawan Baru Memasukan diri personal karyawan baru Memasukan jadwal kerja karyawan baruMemasukan data gaji karyawan baru
Selesai
3.3.2.2Promosi Karyawan
Proses Promosi Karyawan Baru adalah sebuah proses yang dilakukan untuk menaikkan jabatan seorang karyawan. Proses ini dilakukan ketika Position incumbent / Atasan ingin mempromosikan karyawan dibawahnya.
Untuk proses promosi karyawan dimulai dengan seorang position incumbent/atasan mengajukan promosi karyawan dibawahnya. Jika posisi baru tersebut adalah manajer, maka harus melalui persetujuan dari Direct supervisor di atasnya. Jika disetujui oleh Direct supervisor, maka proses selanjutnya adalah proses persetujuan oleh manajer HR tersebut. Jika posisi baru bukan tingkatan manajer, maka akan langsung dilanjutkan pada proses persetujuan oleh manajer HR.
Jika manajer HR menyetujui aksi personalia tersebut, maka proses promosi akan dilanjutkan oleh Admin Personalia. Admin Personalia akan memproses promosi karyawan. Jika terdapat perubahan jadwal kerja akibat promosi maka Admin Personalia akan mengubah jadwal kerja karyawan tersebut. Jika terdapat perubahan gaji akibat promosi, maka Admin Payroll akan memperbarui data gaji karyawan.
Terakhir Admin Personalia akan membuat Surat Aksi Personalia dan menyerahkannya kepada karyawan untuk promosi.
Promosi Karyawan
Direct Supervisor Position Incumbent
Admin Personalia Admin Payroll Manajer HR
Ji m co Start Pengajuan Promosi Karyawan Apakah Level Posisi Manager? Disetujui? Proses Persetujuan End Tidak Ya Proses Persetujuan Tidak Ya Setuju? Memroses Promosi Karyawan Ya Tidak Adakah Perubahan Jadwal Kerja? Merubah Jadwal Kerja Adakah Perubahan Gaji? Memperbarui Data Gaji Tidak Ya
Surat Aksi Personalia
End
Ya
Tidak
Gambar 3.7 Proses Promosi Karyawan (as-is)
3.3.2.3Demosi Karyawan
Proses Demosi karyawan baru adalah sebuah proses yang dilakukan untuk menurunkan jabatan seorang karyawan. Proses ini dilakukan ketika Kepala Bagian / atasan ingin mendemosi karyawan dibawahnya.
Untuk proses Demosi karyawan dimulai dengan seorang atasan mengajukan demosi karyawan dibawahnya. Jika posisi baru tersebut adalah manajer, maka harus melalui persetujuan dari Direct supervisor diatasnya. Jika disetujui oleh Direct supervisor, maka proses selanjutnya
adalah proses persetujuan oleh karyawan tersebut. Jika posisi baru bukan tingkatan manajer, maka akan langsung dilanjutkan pada proses persetujuan oleh karyawan yang bersangkutan.
Jika karyawan yang akan didemosi menerima tawaran tersebut, maka proses demosi akan dilanjutkan oleh Admin Personalia. Admin Personalia akan memproses demosi karyawan. Jika terdapat perubahan jadwal kerja akibat demosi maka Admin karyawan akan mengubah jadwal kerja karyawan tersebut. Jika terdapat perubahan gaji akibat demosi, maka Admin Payroll akan memperbarui data gaji karyawan.
Terakhir Admin Personalia akan membuat Surat Aksi Personalia dan menyerahkannya kepada karyawan untuk demosi.
Demosi Karyawan
Direct Supervisor Position Incumbent
Admin Personalia Admin Payroll Karyawan
Ji m co Start Pengajuan Demosi Karyawan Apakah Level Posisi Manager? Disetujui? Proses Persetujuan End Tidak Ya Proses Persetujuan Tidak Ya Setuju? Memroses Demosi Karyawan Ya Tidak Adakah Perubahan Jadwal Kerja? Merubah Jadwal Kerja Adakah Perubahan Gaji? Memperbarui Data Gaji Tidak Ya
Surat Aksi Personalia
End
Ya
Tidak
Gambar 3.8 Proses Demosi Karyawan (as-is)
3.3.2.4Terminasi Karyawan
Proses Terminasi karyawan baru adalah sebuah proses yang dilakukan untuk memutuskan hubungan kerja dengan seorang karyawan. Proses ini dilakukan ketika Kepala Bagian / atasan ingin memutuskan hubungan kerja dengan karyawan dibawahnya.
Untuk proses Terminasi karyawan dimulai dengan seorang atasan mengajukan terminasi karyawan dibawahnya. Jika posisi baru tersebut adalah manajer, maka harus melalui persetujuan dari Direct supervisor diatasnya. Jika disetujui oleh Direct supervisor, maka proses selanjutnya
adalah proses persetujuan oleh manajer HR tersebut. Jika posisi baru bukan tingkatan manajer, maka akan langsung dilanjutkan pada proses persetujuan oleh manajer HR.
Jika manajer HR menyetujui aksi personalia tersebut, maka proses terminasi akan dilanjutkan oleh Admin Personalia. Admin Personalia akan memproses terminasi karyawan.
Terminasi Karyawan
Direct Supervisor Position Incumbent
Admin Personalia Manajer HR
Ji m co Start Pengajuan Terminasi Karyawan Apakah Level Posisi Manager? Disetujui? Proses Persetujuan End Tidak Ya Tidak Ya Memroses Demosi Karyawan Adakah Pertanyaan Keluar? Melakukan Pertanyaan Keluar Tidak Ya
Surat Aksi Personalia
End Proses Persetujuan
Setuju?
Ya
Untuk proses Terminasi karyawan dapat juga dimulai dengan seorang karyawan mengajukan pengunduran diri. Pengunduran diri membutuhkan persetujuan dari Position incumbent. Jika posisi baru tersebut adalah manajer, maka harus melalui persetujuan dari Direct supervisor diatasnya. Jika disetujui oleh Direct supervisor, maka proses selanjutnya adalah proses persetujuan oleh manajer HR tersebut. Jika posisi baru bukan tingkatan manajer, maka akan langsung dilanjutkan pada proses persetujuan oleh manajer HR.
Jika manajer HR menyetujui aksi personalia tersebut, maka proses terminasi akan dilanjutkan oleh Admin Personalia. Admin Personalia akan memproses terminasi karyawan.
Terminasi Karyawan
Direct Supervisor Position Incumbent
Admin Personalia Employee Manajer HR
Ji m co Start Pengajuan Terminasi Karyawan Apakah Level Posisi Manager? Disetujui? Proses Persetujuan Ya End Tidak Tidak Ya Memroses Demosi Karyawan Adakah Pertanyaan Keluar? Melakukan Pertanyaan Keluar Tidak Ya
Surat Aksi Personalia
End Proses Persetujuan Setuju? Ya Ya Disetujui? Proses Persetujuan Ya Tidak
3.3.2.5Transfer Karyawan
Proses Transfer karyawan adalah sebuah proses yang dilakukan untuk memindahkan seorang karyawan ke posisi lain. Proses ini dilakukan ketika Kepala Bagian / atasan ingin mentransfer karyawan dibawahnya.
Untuk proses Transfer karyawan baru dimulai dengan seorang atasan mengajukan transfer karyawan dibawahnya. Jika posisi karyawan tersebut adalah manajer, maka harus melalui persetujuan dari Direct supervisor diatasnya. Jika disetujui oleh Direct supervisor, maka proses selanjutnya adalah proses persetujuan oleh manajer HR tersebut. Jika posisi baru bukan tingkatan manajer, maka akan langsung dilanjutkan pada proses persetujuan oleh manajer HR.
Jika manajer HR menyetujui aksi personalia tersebut, maka proses transfer akan dilanjutkan oleh Admin Personalia. Admin Personalia akan memproses transfer karyawan. Jika terdapat perubahan jadwal kerja akibat transfer maka Admin karyawan akan mengubah jadwal kerja karyawan tersebut. Jika terdapat perubahan gaji akibat transfer, maka Admin Payroll akan memperbarui data gaji karyawan.
Terakhir Admin Personalia akan membuat Surat Aksi Personalia dan menyerahkannya kepada karyawan untuk transfer karyawan.
Transfer Karyawan
Direct Supervisor Position Incumbent
Admin Personalia Admin Payroll Manajer HR
Ji m co Start Pengajuan Transfer Karyawan Apakah Level Posisi Manager? Disetujui? Proses Persetujuan End Tidak Ya Proses Persetujuan Tidak Ya Setuju? Memroses Transfer Karyawan Ya Tidak Adakah Perubahan Jadwal Kerja? Merubah Jadwal Kerja Adakah Perubahan Gaji? Memperbarui Data Gaji Tidak Ya
Surat Aksi Personalia
End
Ya
Tidak
Gambar 3.11 Proses Transfer Karyawan (as-is)
3.3.2.6Penggajian Karyawan Baru
Proses Penggajian karyawan baru adalah sebuah proses yang dilakukan untuk memasukan data gaji seorang karyawan baru. Proses ini dilakukan ketika penerimaan karyawan baru dan bagian keuangan akan memasukkan data gaji karyawan tersebut.
Proses dimulai dengan melengkapi data riwayat karyawan baru oleh Admin Payroll dan kemudian melengkapi data gaji karyawan baru tersebut. Proses diakhiri oleh Admin Personalia yaitu melengkapi data Bank karyawan baru.
Penggajian Karyawan Baru
Admin Payroll Admin Personalia Ji m co Start Melengkapi Data History Karyawan Baru Melengkapi Data Gaji Karyawan Baru Melengkapi DataBank Karyawan Baru
End
Gambar 3.12 Proses Penggajian Karyawan Baru (as-is)
3.3.2.7Kerja Lembur Karyawan
Proses ini dimulai oleh Kepala Bagian yang menginginkan kerja lembur oleh karyawannya untuk menyelesaikan pekerjaan yang ada. Kepala Bagian membuat Surat Perintah Kerja Lembur dan menyerahkannya pada karyawannya. Kemudian karyawan menyerahkannya pada bagian
personalia untuk diproses sehingga masuk dalam penghitungan waktu kerja lembur untuk penggajian. Setelah diproses, waktu kerja lembur tersebut akan dikirim ke bagian penggajian dan akan diproses ke dalam penghitungan gaji.
Kerja Lembur Karyawan
Kepala Bagian Karyawan Personalia Payroll
Ji m co Start Membuat Surat Perintah Kerja Lembur
Surat Perintah Kerja Lembur Memproses Kerja Lembur Karyawan Menghitung Penggajian Kerja Lembur Karyawan End
Gambar 3.13 Proses Kerja Lembur Karyawan (as-is)
3.3.2.8Perpanjangan Karyawan Kontrak
Proses Perpanjangan Karyawan Kontrak adalah sebuah proses yang dilakukan untuk memperpanjang kontrak dari karyawan kontrak yang telah bekerja di perusahaan. Proses ini dilakukan pada saat perusahaan ingin memperpanjang kontrak karyawan yang telah habis masa kontraknya.
Proses perpanjangan ini dimulai dengan pengajuan aksi personalia oleh atasan dari karyawan kontrak yang ingin diperpanjang. Atasan akan mengajukan form aksi personalia perpanjangan kontrak. Setelah mendapat persetujuan dari manajer HR maka Admin HR akan memasukkan data ke dalam data promosi karyawan kemudian memasukkan jadwal kerja baru. Setelah itu, proses dilanjutkan di bagian admin payroll yang mempertimbangkan apakah ada kenaikan gaji bagi karyawan kontrak tersebut. Gaji yang ditetapkan akan dimasukkan Admin Payroll ke dalam nominal kenaikan gaji. Proses selanjutnya yaitu
mendapatkan persetujuan konfirmasi aksi personalia dari direct supervisor lalu proses selesai.
Perpanjangan Karyawan Kontrak
POSITION
INCUMBENT Manajer HR Admin HR Admin Payroll
Ji m co Mulai Mengajukan Aksi Personalia Perpanjangan Kontrak
Form Aksi Personalia Perpanjangan Kontrak Setuju? Tidak Selesai Memasukan data Promosi Karyawan Ya Memasukan jadwal
Kerja baru Kenaikan Gaji?
Memasukan nominal kenaikan gaji Mengkonfirmasi Aksi Personalia Selesai
3.3.3 Proses Bisnis Modul Time Attendance
3.3.3.1Pencatatan Waktu Kerja
Proses Pencatatan Waktu Kerja adalah suatu proses yang dilakukan oleh Admin HR untuk mencatat jam masuk dan jam keluar karyawan untuk diproses dan dihitung oleh Admin Personalia sebagai dasar penghitungan penggajian karyawan.
Proses Pencatatan Waktu Kerja dimulai dari Admin HR yang mengambil data kehadiran dari mesin absen. Setelah mengambil data dari absen, Admin HR akan mengkategorikan jam masuk dan jam keluar. Setelah mendapatkan jam masuk dan jam keluar maka Admin HR akan mengkonversi data menjadi bentuk .CSV yang kemudian file tersebut akan dikirimkan ke Admin Personalia. Admin Personalia akan menghitung penggajian berdasarkan data absensi jam keluar dan jam masuk dari Admin HR.
Pencatatan Waktu Kerja
Admin Payroll Admin HR Ji m co Mulai Mengambil data kehadiran dari mesin absen Menkategorikan jam masuk dan jamkeluar Mengkonversi data kehadiran ke dalam file CSV Menghitung Penggajian berdasarkan waktu kerja Selesai
Gambar 3.15 Proses Pencatatan Waktu Kerja (as-is)
3.3.3.2Penetapan Jadwal Kerja
Penetapan Jadwal Kerja adalah proses yang dilakukan oleh Admin HR untuk menetapkan jadwal kerja masing – masing karyawan.
Proses ini dimulai dari Admin HR yang menentukan tipe jadwal kerja dan periode dari seorang karyawan. Setelah itu, Admin HR akan menginput jadwal kerja karyawan ke dalam sistem. Selain itu, Admin HR akan mengatur jam masuk dan jam keluar pada mesin absen yang akan digunakan karyawan tersebut.
Penetapan Jadwal Kerja
Admin HR
Mesin Absen
P
h
a
s
e
MulaI Menentukan Tipe Jadwal Kerja danPeriode
Input Jadwal Kerja Karyawan
Mengatur jam masuk dan jam
keluar
Selesai
3.4. Analisa Masalah
Berikut adalah masalah yang terjadi pada sistem personalia lama yang digunakan
oleh PT JIMCO adalah :
Masalah Data ;
a. Sistem personalia tidak dapat diakses dimana saja, hanya dapat diakses
melalui komputer yang terdapat aplikasi yang dipasang sebelumnya melalui
installer khusus.
b. Absensi karyawan harus dimasukkan secara manual oleh admin personalia
sehingga memungkinkan kecurangan dalam absensi.
c. Sistem personalia lama tidak memiliki kategori untuk karyawan sedangkan
karyawan pada perusahaan dibedakan menjadi karyawan kontrak dan
karyawan tetap.
d. Sistem personalia sebelumnya tidak memiliki integrasi data untuk analisa dan
laporan untuk manajemen.
e. Sistem personalia tidak memiliki sistem notifikasi yang dapat memudahkan
jalannya proses bisnis.
Masalah Manajemen :
a. Sistem personalia tidak memiliki sistem persetujuan untuk setiap aksi
personalia yang dilakukan. Aksi personalia seperti promosi, demosi, dan
transfer personalia memerlukan persetujuan atasan untuk dilakukan.
Persetujuan aksi personalia yang ada di sistem lama hanya ada pada kerja
lembur karyawan.
b. Sistem personalia tidak memiliki standarisasi kebijakan dan prosedur untuk
Kelemahan dari sistem personalia diatas merupakan suatu permasalahan yang
dialami oleh PT. JIMCO, karena secara keseluruhan, sistem yang digunakan
tidak dapat memberikan kinerja yang baik dan tidak memiliki seluruh fungsi
yang dibutuhkan oleh personalia sehingga dapat menghambat kinerja dari
Human resource itu sendiri. Maka dari itu demi kinerja perusahaan, dan memberikan keuntungan lebih bagi proses personalia, sistem yang dioperasikan
oleh perusahaan dapat menjadi salah satu hal penting untuk menjalankan proses
bisnis dengan baik dan sesuai hukum tenaga kerja yang berlaku untuk
mendukung kinerja dari perusahaan dan sumber daya manusia di perusahaan.
Pihak perusahaan memutuskan untuk mengubah sistem personalia.
3.5. Business Blue Print
3.5.1 Proses Bisnis Pada Modul Personnel Administration
3.5.1.1. Administrasi Karyawan Baru
Proses Administrasi Karyawan Baru adalah proses pendaftaran data karyawan baru setelah proses rekrutmen yang dilakukan oleh bagian rekrutmen.
Proses Administrasi Karyawan Baru dimulai dari proses perekrutan yang dilakukan oleh bagian perekrutan. Setelah bagian perekrutan mengkonfirmasi nama karyawan baru yang telah diterima perusahaan maka Admin HR akan melengkapi data personal karyawan baru tersebut. Setelah data personal lengkap, Admin HR akan meminta karyawan baru untuk melengkapi data pekerjaan karyawan.
Proses selanjutnya yaitu pengisian data gaji karyawan tetapi karena Admin HR tidak mempunyai hak untuk mengisi data gaji karyawan maka Admin HR akan melewatkan pengisian data gaji karyawan. Setelah
pengisian data gaji karyawan maka Admin HR akan melengkapi data jadwal kerja karyawan.
Setelah pengisian jadwal kerja karyawan maka Admin HR akan meminta Admin Payroll untuk melengkapi data gaji karyawan dan memproses informasi gaji karyawan baru. Setelah semua data karyawan lengkap maka proses selanjutnya adalah proses administrasi user yang dilakukan oleh bagian IT.
Administrasi Karyawan Baru
Admin Payroll IT Admin HR Admin Rekrutmen Ji m co Mulai Proses Perekrutan Konfirmasi Karyawan Baru Melengkapi Data Personal Karyawan Melengkapi Data Pekerjaan KaryawanSkip Data Gaji Karyawan Melengkapi Data Jadwal Kerja Karyawan Melengkapi Data Gaji Karyawan Proses Informasi Gaji Karyawan Baru
Proses Administrasi User
Selesai
Gambar 3.17 Proses Administrasi Karyawan Baru (to-be)
3.5.1.2. Promosi Karyawan
Promosi Karyawan adalah proses untuk menaikkan jabatan karyawan. Proses ini dilakukan oleh Position incumbent/Atasan yang ingin mempromosikan karyawan di bawahnya.
Proses ini dimulai dari Position incumbent/Atasan yang mengajukan promosi karyawan. Apabila level manager maka proses selanjutnya yaitu proses persetujuan manual yang dilakukan oleh direct supervisor. Apabila level dibawah manager maka langsung melanjutkan proses persetujuan manual pada Manager Human Resouce. Apabila disetujui oleh direct supervisor maka proses selanjutnya yaitu proses persetujuan manual pada Manager Human resource. Apabila disetujui oleh Manager Human resource maka proses dilanjutkan dengan memasukkan data promosi karyawan ke sistem OrangE. Setelah itu, di dalam sistem OrangE akan menanyakan apakah ada perubahan atasan. Apabila ada perubahan atasan maka Admin Personalia akan merubah peranan atasan tetapi apabila tidak maka selanjutnya sistem OrangE akan menanyakan apakah ada perubahan jadwal kerja. Apabila ada maka Admin Personalia akan merubah jadwal kerja karyawan tersebut. Setelah proses itu maka Admin Personalia akan mengajukan aksi personal. Pada aksi personal, apabila level karyawan tersebut manager maka aksi personal akan dilanjutkan pada persetujuan direct supervisor kemudian baru pada persetujuan manager HR tetapi apabila levelnya dibawah manager HR maka langsung pada persetujuan manager HR. Apabila manager HR telah menyetujui maka Admin Personalia akan memproses aksi personalia tersebut. Setelah aksi personalia dilakukan dalam sistem maka selanjutnya proses dilanjutkan oleh Admin Payroll. Admin Payroll akan mengisi apakah ada perubahan gaji karyawan yang dipromosikan tersebut. Apabila ya maka Admin Payroll akan mengubah data gaji tetapi apabila tidak maka proses promosi karyawan selesai.
Promosi Karyawan
Direct Supervisor Position Incumbent
Admin Personalia Admin Payroll Manajer HR
Ji m co Start Pengajuan Promosi Karyawan Apakah Level Posisi Manager? Disetujui? Proses Persetujuan Manual Ya End Tidak Ya Proses Persetujuan Manual Tidak Setuju? Tidak Memasukkan Data Promosi Karyawan pada Orange Ya Adakah Perubahan Jadwal Kerja? Merubah Jadwal Kerja Ya Adakah Perubahan Gaji? Memperbarui Data Gaji Ya End Adakah Perubahan Peranan Atasan? Merubah Peranan Atasan Ya Tidak Proses Persetujuan PA di Orange Proses Persetujuan PA di Orange Proses Persetujuan PA di Orange Apakah Level Posisi Manager? Mengajukan Aksi Personalia Tidak Ya Tidak Tidak Setuju? Setuju? Setuju? Ya Ya Tidak Tidak Tidak Proses Aksi Personalia Tidak Ya
3.5.1.3. Demosi Karyawan
Demosi Karyawan adalah proses untuk menurunkan jabatan karyawan. Proses ini dilakukan oleh Position incumbent/Atasan yang ingin menurunkan karyawan di bawahnya.
Proses ini dimulai dari Position incumbent/Atasan yang mengajukan demosi karyawan. Apabila level manager maka proses selanjutnya yaitu proses persetujuan manual yang dilakukan oleh direct supervisor. Apabila level dibawah manager maka langsung melanjutkan proses persetujuan manual pada Manager Human resource. Apabila disetujui oleh direct supervisor maka proses selanjutnya yaitu proses persetujuan manual pada Manager Human resource. Apabila disetujui oleh Manager Human resource maka proses dilanjutkan dengan memasukkan data demosi karyawan ke sistem OrangE. Setelah itu, di dalam sistem OrangE akan menanyakan apakah ada perubahan atasan. Apabila ada perubahan atasan maka Admin Personalia akan merubah peranan atasan tetapi apabila tidak maka selanjutnya sistem OrangE akan menanyakan apakah ada perubahan jadwal kerja. Apabila ada maka Admin Personalia akan merubah jadwal kerja karyawan tersebut. Setelah proses itu maka Admin Personalia akan mengajukan aksi personal. Pada aksi personal, apabila level karyawan tersebut manager maka aksi personal akan dilanjutkan pada persetujuan direct supervisor kemudian baru pada persetujuan manager HR tetapi apabila levelnya dibawah manager HR maka langsung pada persetujuan manager HR. Apabila manager HR telah menyetujui maka Admin Personalia akan memproses aksi personalia tersebut. Setelah aksi personalia dilakukan dalam sistem maka selanjutnya proses dilanjutkan oleh Admin Payroll. Admin Payroll akan mengisi apakah ada perubahan gaji karyawan yang didemosikan tersebut. Apabila ada maka Admin Payroll akan mengubah data gaji tetapi apabila tidak maka proses demosi karyawan selesai.
Demosi Karyawan
Direct Supervisor Position Incumbent
Admin Personalia Admin Payroll Manajer HR
Ji mc o Start Pengajuan Demosi Karyawan Apakah Level Posisi Manager? Disetujui? Proses Persetujuan Manual Ya End Tidak Ya Proses Persetujuan Manual Tidak Setuju? Tidak Memasukkan Data Demosi Karyawan pada Orange Ya Adakah Perubahan Jadwal Kerja? Merubah Jadwal Kerja Ya Adakah Perubahan Gaji? Memperbarui Data Gaji Ya End Adakah Perubahan Peranan Atasan? Merubah Peranan Atasan Ya Tidak Proses Persetujuan PA di Orange Proses Persetujuan PA di Orange Proses Persetujuan PA di Orange Apakah Level Posisi Manager? Mengajukan Aksi Personalia Tidak Ya Tidak Tidak Setuju? Setuju? Setuju? Ya Ya Tidak Tidak Tidak Proses Aksi Personalia Tidak Ya
3.5.1.4. Terminasi Karyawan
Proses Terminasi Karyawan adalah proses untuk pemecatan karyawan. Proses ini terdiri dari dua bagian proses utama yaitu proses manual dan proses pada sistem OrangE.
Proses terminasi karyawan dimulai oleh position incumbent/atasan yang mengajukan aksi personalia berupa terminasi karyawan. Apabila karyawan yang diajukan adalah level manager maka perlu mendapatkan persetujuan dari direct supervisor dari karyawan tersebut tetapi apabila dibawah level manager maka persetujuan langsung dari manager HR. Apabila telah mendapat persetujuan dari manager HR maka proses dilanjutkan dengan memasukkan data karyawan yang ingin dipecat ke dalam sistem OrangE. Setelah data dimasukkan ke dalam sistem OrangE maka sistem OrangE akan menanyakan apakah perlu dilakukan pergantian atasan. Apabila ada pergantian maka Admin Personalia akan mengubah peranan atasan lalu dilanjutkan proses selanjutnya. Proses selanjutnya yaitu apakah perlu diadakan interview karyawan sebelum keluar. Apabila perlu maka proses dilanjutkan dengan interview karyawan namun apabila tidak maka proses dilanjutkan dengan pengajuan aksi personal dalam sistem OrangE oleh Admin Personalia. Apabila karyawan tersebut level manager maka persetujuan selanjutnya ada pada direct supervisor dari karyawan tersebut kemudian baru persetujuan manager HR tetapi apabila karyawan tersebut levelnya dibawah manager maka persetujuan akan diberikan oleh position incumbent/atasan dan manager HR. Apabila telah mendapatkan persetujuan dari manager HR maka admin personalia akan melakukan aksi personalia yang telah disetujui yaitu pemecatan karyawan dan penghapusan data karyawan.
Terminasi Karyawan
Direct Supervisor Position Incumbent
Admin Personalia Manajer HR
Ji m co Start Pengajuan Terminasi Karyawan Apakah Level Posisi Manager? Disetujui? Proses Persetujuan Manual Ya End Ya Memasukkan Data Terminasi Karyawan pada Orange Adakah Pertanyaan Keluar? Mengadakan Pertanyaan Keluar Ya End Adakah Perubahan Peranan Atasan? Merubah Peranan Atasan Ya Tidak Proses Persetujuan PA di Orange Proses Persetujuan PA di Orange Apakah Level Posisi Manager? Mengajukan Aksi Personalia Tidak Tidak Setuju? Setuju? Proses Aksi Personalia Tidak Tidak Ya Ya Tidak Ya Tidak Proses Persetujuan Manual Setuju? Proses Persetujuan PA di Orange Setuju? Tidak Ya Tidak
Proses terminasi karyawan dapat juga dimulai oleh karyawan yang mengundurkan diri. Karyawan akan mengajukan pengundurkan diri dan memerlukan persetujuan dari Position incumbent/atasannya. Apabila karyawan yang diajukan adalah level manager maka perlu mendapatkan persetujuan dari direct supervisor dari karyawan tersebut tetapi apabila dibawah level manager maka persetujuan langsung dari manager HR. Apabila telah mendapat persetujuan dari manager HR maka proses dilanjutkan dengan memasukkan data karyawan yang ingin dipecat ke dalam sistem OrangE. Setelah data dimasukkan ke dalam sistem OrangE maka sistem OrangE akan menanyakan apakah perlu dilakukan pergantian atasan. Apabila ada pergantian maka Admin Personalia akan mengubah peranan atasan lalu dilanjutkan proses selanjutnya. Proses selanjutnya yaitu apakah perlu diadakan interview karyawan sebelum keluar. Apabila perlu maka proses dilanjutkan dengan interview karyawan namun apabila tidak maka proses dilanjutkan dengan pengajuan aksi personal dalam sistem OrangE oleh Admin Personalia. Apabila karyawan tersebut level manager maka persetujuan selanjutnya ada pada direct supervisor dari karyawan tersebut kemudian baru persetujuan manager HR tetapi apabila karyawan tersebut levelnya dibawah manager maka persetujuan akan diberikan oleh position incumbent/atasan dan manager HR. Apabila telah mendapatkan persetujuan dari manager HR maka admin personalia akan melakukan aksi personalia yang telah disetujui yaitu pemecatan karyawan dan penghapusan data karyawan.
Terminasi Karyawan
Direct Supervisor Position Incumbent
Admin Personalia Employee Manajer HR
Ji m co Start Pengajuan Terminasi Karyawan Apakah Level Posisi Manager? Disetujui? Proses Persetujuan Manual Ya End Ya Memasukkan Data Terminasi Karyawan pada Orange Adakah Pertanyaan Keluar? Mengadakan Pertanyaan Keluar Ya End Adakah Perubahan Peranan Atasan? Merubah Peranan Atasan Ya Tidak Proses Persetujuan PA di Orange Proses Persetujuan PA di Orange Apakah Level Posisi Manager? Mengajukan Aksi Personalia Tidak Tidak Setuju? Setuju? Proses Aksi Personalia Tidak Ya Ya Tidak Ya Tidak Proses Persetujuan Manual Setuju? Proses Persetujuan PA di Orange Setuju? Tidak Ya Tidak Ya Proses Persetujuan Manual Disetujui? Ya Tidak
3.5.1.5. Transfer Karyawan
Transfer Karyawan adalah proses pemindahan karyawan dari satu bagian ke bagian yang lain. Misalnya dari bagian assembling ke bagian maintenance. Transfer karyawan dilakukan oleh position incumbent/atasan yang ingin memindahkan karyawan di bawahnya. Proses Transfer Karyawan dimulai dari position incumbent/atasan yang ingin memindahkan karyawannya. Position incumbent akan melakukan pengajuan transfer karyawan. Apabila karyawan yang ingin ditransfer level manager maka diperlukan persetujuan dari direct supervisor dari karyawan tersebut terlebih dahulu tetapi apabila tidak maka langsung meminta persetujuan dari manager HR. Apabila manager HR telah menyetujui maka langkah selanjutnya Admin Personalia akan memasukkan data transfer karyawan pada sistem OrangE. Sistem akan menanyakan apakah karyawan tersebut nantinya ada perubahan atasan. Apabila ada maka Admin Personalia akan mengubah peranan atasan. Lalu sistem akan menanyakan apakah karyawan tersebut perlu melakukan perubahan jadwal kerja. Apabila ya maka Admin Personalia akan memasukkan jadwal kerja baru pada sistem OrangE. Apabila jadwal kerja sudah diisi maka Admin Personalia akan memasukkan pengajuan aksi personalia dalam bentuk transfer karyawan ke dalam sistem OrangE. Apabila karyawan tersebut level manager maka perusahaan akan meminta persetujuan pada direct supervisor terlebih dahulu baru pada manager HR tetapi apabila karyawan tersebut level dibawah manager maka akan meminta persetujuan position incumbent/atasan lalu persetujuan manager HR. Apabila manager HR telah menyetujui maka Admin Personalia akan memproses aksi personal transfer karyawan. Setelah itu, Admin Payroll akan memproses apakah ada perubahan gaji untuk karyawan tersebut.
Transfer Karyawan
Direct Supervisor Position Incumbent
Admin Personalia Admin Payroll Manajer HR
Ji m co Start Pengajuan Transfer Karyawan Apakah Level Posisi Manager? Disetujui? Proses Persetujuan Manual Ya End Tidak Ya Proses Persetujuan Manual Tidak Setuju? Tidak Memasukkan Data Transfer Karyawan pada Orange Ya Adakah Perubahan Jadwal Kerja? Merubah Jadwal Kerja Ya Adakah Perubahan Gaji? Memperbarui Data Gaji Ya End Adakah Perubahan Peranan Atasan? Merubah Peranan Atasan Ya Tidak Proses Persetujuan PA di Orange Proses Persetujuan PA di Orange Proses Persetujuan PA di Orange Apakah Level Posisi Manager? Mengajukan Aksi Personalia Tidak Ya Tidak Tidak Setuju? Setuju? Setuju? Ya Ya Tidak Tidak Tidak Proses Aksi Personalia Tidak Ya
3.5.1.6. Penggajian Karyawan Baru
Penggajian Karyawan Baru adalah proses pemberian gaji karyawan baru dengan menggunakan sistem pada OrangE.
Proses ini dimulai dari Admin Payroll yang akan melengkapi data histori karyawan baru tersebut pada sistem OrangE. Setelah itu Admin Payroll juga akan melengkapi data paket gaji karyawan baru di OrangE. Apabila data paket gaji karyawan telah diisi maka Admin Personalia akan melengkapi data bank karyawan baru di sistem OrangE.
Penggajian Karyawan Baru
Admin Payroll
Admin Personalia
Ji
m
co
Start Melengkapi Data History Karyawan Baru di Orange Melengkapi Data Paket Gaji KaryawanBaru di Orange Melengkapi Data
Bank Karyawan Baru di Orange
End
3.5.1.7. Perpanjangan Karyawan Kontrak
Perpanjangan Karyawan Kontrak adalah proses untuk memperpanjang karyawan dengan tipe kontrak.
Proses Perpanjangan Karyawan Kontrak dimulai dari position incumbent/atasan yang ingin memperpanjang kontrak karyawannya. Position incumbent akan melakukan pengajuan perpanjangan kontrak karyawan. Apabila manajer HR telah menyetujui maka langkah selanjutnya Admin Personalia akan memasukkan data perpanjangan kontrak karyawan pada sistem OrangE. Sistem akan menanyakan apakah karyawan tersebut nantinya ada perubahan atasan. Apabila ada maka Admin Personalia akan mengubah peranan atasan. Lalu sistem akan menanyakan apakah karyawan tersebut perlu melakukan perubahan jadwal kerja. Apabila ya maka Admin Personalia akan memasukkan jadwal kerja baru pada sistem OrangE. Apabila jadwal kerja sudah diisi maka Admin Personalia akan memasukkan pengajuan aksi personalia perpanjangan kontrak karyawan ke dalam sistem OrangE. Apabila karyawan tersebut level manager maka perusahaan akan meminta persetujuan pada direct supervisor terlebih dahulu baru pada manager HR tetapi apabila karyawan tersebut level dibawah manager maka akan meminta persetujuan position incumbent/atasan lalu persetujuan manager HR. Apabila manager HR telah menyetujui maka Admin Personalia akan memproses aksi personal perpanjangan kontrak. Setelah itu, Admin Payroll akan memproses apakah ada perubahan gaji untuk karyawan tersebut. Apabila telah memproses perubahan gaji maka proses perpanjangan kontrak telah selesai.
Perpanjangan Karyawan Kontrak
Position Incumbent
Admin Personalia Admin Payroll Manajer HR
Ji m co Start Pengajuan Perpanjangan Karyawan Kontrak Proses Persetujuan Manual Setuju? Memasukkan Data Perpanjangan Karyawan Kontrak pada Orange Ya Adakah Perubahan Jadwal Kerja? Merubah Jadwal Kerja Ya Adakah Perubahan Gaji? Memperbarui Data Gaji Ya Ya Proses Persetujuan PA di Orange Proses Persetujuan PA di Orange Mengajukan Aksi Personalia Tidak Tidak Tidak Setuju? Setuju? Ya Tidak Tidak Proses Aksi Personalia Tidak Ya End End
3.5.1.8. Kerja Lembur Karyawan
Proses Kerja Lembur Karyawan adalah proses pendaftaran kerja lembur karyawan di OrangE yang akan mempengaruhi nilai perhitungan gaji.
Proses ini dimulai oleh Kepala Bagian yang menginginkan kerja lembur oleh karyawannya untuk menyelesaikan pekerjaan yang ada. Kepala Bagian membuat Surat Perintah Kerja Lembur dan menyerahkannya pada karyawannya. Kemudian karyawan menyerahkannya pada Admin HR untuk diproses dalam OrangE. Setelah itu, akan muncul notifikasi pada Kepala Bagian yang bersangkutan dan akan melakukan persetujuan di OrangE. Jika disetujui, Admin HR akan memproses kerja lembur karyawan dan kemudian akan dikirim ke bagian penggajian yang akan diproses ke dalam penghitungan gaji.
Kerja Lembur Karyawan
Kepala Bagian Karyawan Personalia Payroll
Ji m co Start Membuat Surat Perintah Kerja Lembur
Surat Perintah Kerja Lembur Menginput Surat Perintah Kerja Lembur di Orange Menghitung Penggajian Kerja Lembur Karyawan End Persetujuan Kerja Lembur di Orange Setuju? Memroses Surat Perintah Kerja Lembur di Orange Transfer Pencatatan Waktu Kerja Lembur
Karyawan
Ya
End
Tidak
3.5.1.9. Administrasi Pengguna
Proses Administrasi Pengguna adalah proses pendaftaran karyawan baru ke dalam sistem OrangE.
Proses Administrasi Pengguna dimulai dari Super Admin yang mengakses sistem OrangE. Apabila Super Admin telah masuk dalam sistem, maka Super Admin akan membuat user untuk karyawan lalu mendefinisikan role untuk user kemudian menempelkan user ke karyawan dan memberikan level akses user kepada karyawan tersebut. Setelah itu apakah karyawan tersebut bisa mengakses halaman enkripsi penggajian apabila tidak maka proses administrasi pengguna telah selesai tetapi apabila ya maka Admin Payroll akan mengatur user ke enkripsi data.
Administrasi Pengguna
Admin Payroll Super Admin Ji m co Start Membuat User untuk karyawan Apakah bisa mengakses Orange? Mendefiniskan Role untuk User Menempelkan User ke KaryawanDefinisi Level Akses untuk User Apakah karyawan bisa mengakses halaman enkripsi? End Mengatur User ke Enkripsi Data Ya Tidak Ya Tidak
3.5.2 Proses Bisnis Pada Modul Time Attendance
3.5.2.1. Pencatatan Waktu Karyawan
Pencatatan waktu kerja adalah proses Admin Time Attendance untuk mencatat waktu kerja selama sebulan. Proses pencatatan waktu kerja dimulai dari Admin Time Attendance yang mengimpor pencatatan waktu karyawan. Apabila telah mengunggah waktu pencatatan waktu karyawan, sistem akan mengkonfirmasi apakah masih membutuhkan perbaikan. Apabila data pencatatan waktu karyawan telah benar maka data akan ditransfer ke Manajer TA untuk mengurus bagian penggajian.
Pencatatan Waktu Karyawan
Admin TA Manager TA
Ji
m
co
Start
Butuh Import file pencatatan waktu karyawan? Import Pencatatan Waktu Karyawan Apakah butuh perbaikan? Unggah File Pencatatan Waktu Karyawan Ya Tidak Memasukkan data pencatatan waktu yang tepat Persetujuan Pencatatan Waktu Karyawan Apakah butuh perbaikan? Tidak Ya Ya Transfer ke Penggajian Penggajian Karyawan Start Tidak
3.5.2.2. Penetapan Jadwal Karyawan
Penjadwalan kerja karyawan adalah proses yang dilakukan Admin TA mendaftarkan jadwal kerja karyawan.
Proses ini dilakukan oleh Admin TA yang menjadwalkan kerja beberapa karyawan. Admin TA akan membuat jadwal kerja untuk periode tertentu. Setelah itu Admin TA akan menentukan jadwal kerja karyawan. Lalu apabila Admin TA ingin menetapkan jadwal karyawan secara permanen maka Admin TA perlu untuk menonaktifkan jadwal kerja karyawan yang berjalan.
Penjadwalan Kerja Karyawan
Admin TA Ji m co Start Membuat Jadwal kerja untuk periodetertentu Jadwal Kerja untuk beberapa karyawan? Menetapkan Jadwal Kerja Karyawan Ingin Merubah Jadwal Karyawan Secara Permanen? Menonaktifkan
Jadwal Kerja yang berlaku Start Ya Tidak Ya Tidak
3.5.2.3. Import Pencatatan Waktu Karyawan
Import Pencatatan Waktu Karyawan adalah proses bagi Admin TA untuk memasukkan data absensi karyawan dari mesin absensi.
Proses ini dimulai dari Admin TA yang mengambil data kehadiran dari mesin absens kemudian Admin TA akan mempersiapkan data absensi karyawan . Sistem akan menanyakan apakah akan menggunakan catatan waktu sementara karyawan. Apabila catatan waktu sementara karyawan telah siap maka Admin TA akan memproses waktu karyawan sementara. Setelah itu apabila tidak ada perbaikan maka selanjutnya proses akan dilanjutkan oleh Manager TA. Apabila Manager TA telah menyetujui persetujuan pencatatan waktu karyawan maka proses import pencatatan waktu karyawan telah selesai.
Import Pencatatan Waktu Karyawan
Admin TA Manager TA Ji m co Start Mengambil data kehadiran dari mesin absen Mempersiapkan data absensi karyawan Ingin mengunggah catatan waktu sementara karyawan?Import file absensi karyawan Menambahkan file waktu sementara karyawan Memroses Pencatatan Waktu Karyawan Sementara Tidak Ya Apakah butuh perbaikan? Memperbaiki data Ya Apakah disetujui? Persetujuan Pecatatan Waktu Karyawan Start Ya Tidak
3.6. Length of Effort
Tabel 3.2 Length of Effort
Tanggal Waktu
Kegiatan
Jumlah
Jam Kegiatan Materi Hasil Kegiatan
10 Juli 2013
08.00 -
12.00 4 Briefing
Perkenalan Perusahaan
Mengenal Bidang Bisnis Perusahaan secara garis
besar Mengetahui ruang lingkup IT pada PT. JIMCO, mencangkup
proyek IT yang telah dilaksanakan dan yang direncanakan kedepannya 13.00 - 17.00 4 Briefing dan tanya jawab Pengenalan Induk dan Struktur Perusahaan Mengenal PT. Multi Makmur Investama sebagai holding company
PT. JIMCO Mengetahui latar belakang dan sejarah perusahaan induk/holding company 11 Juli 2013 08.00 - 10.00 2 Briefing dan tanya jawab Pengenalan HRIS OrangE Mengenal berbagai macam modul yang ada
pada HRIS OrangE 10.00 -
17.00 7 Training
Basic Control OrangE
Mengenal kontrol dasar dan interface pada HRIS
OrangE
12 Juli 2013 08.00 -
17.00 9 Training
HR Base OrangE
Mengenal proses data Company dan proses migrasi data pada HRIS
OrangE
16 Juli 2013
08.00 -
11.00 3 Training User and Roles
Mengenal user and roles HR Base OrangE 13.00 - 17.00 4 Training Personal Action and Approval Mengetahui proses Personal Action dan alur
Approval pada OrangE HRIS
17 Juli 2013
08.00 -
11.00 3 Customize Login Page
Login HRIS OrangE Page khusus untuk MMII 13.00 -
17.00 4 Training
Leave Administration,
Travel and
Mengetahui proses leave, travel dan medical.
Medical 18 Juli 2013 08.00 - 09.00 1 Briefing Langkah dan Etika dalam Migrasi data Mengenal tahapan-tahapan migrasi data pada OrangE, dan Etika
kerahasiaan data 09.00 - 10.00 1 Training Training Migrasi dengan menggunakan data dummy Memahami proses migrasi data 10.00 - 17.00 7 Migrasi Data Data Karyawan MMII, CKDU, EJU
Format data karyawan telah sesuai dengan persyaratan migrasi data
HRIS OrangE
19 Juli 2013 08.00 -
17.00 9 Migrasi Data
Data Karyawan Jimco
Format data karyawan telah sesuai dengan persyaratan migrasi data
HRIS OrangE
23 Juli 2013
08.00 -
09.00 1 Briefing
Briefing
Template FAQ Template FAQ 08.00 -
17.00 8 Membuat FAQ
FAQ General HRIS OrangE
Pertanyaan FAQ untuk HRIS OrangE 24 Juli 2013 08.00 - 12.00 4 Research Research Knowledge Management Mengenal jenis-jenis Knowledge Management 08.00 -17.00 5 Research Research Knowledge Management Mempelajari sistem KM yang akan diterapkan
pada MMII 25 Juli 2013 08.00 - 17.00 9 Research Research Knowledge Management Mengenal OpenKM sebagai aplikasi pendukung KM 26 Juli 2013 08.00 - 12.00 4 Implementasi Knowledge Management Implementasi Open KM pada local host 13.00 -
17.00 4 Testing
Knowledge Management
Testing Open KM pada local host 30 Juli 2013 08.00 - 09.00 1 Briefing Template Penulisan Dokumentasi Mengenal template penulisan Dokumetasi 09.00 - 17.00 8 Dokumentasi Dokumentasi Memuat Dokumentasi tahapan implementasi Open KM 31 Juli 2013 08.00 - 17.00 9 Dokumentasi
Faq dan User Guide
Membuat FAQ dan user guide Open KM 1 Agustus 2013 08.00 - 15.00 7 Presentasi Presentasi Presentasi perkembangan program magang kepada
