BAB VII PANDUAN PELAKSANAAN SELEKSI KONSULTAN

(1)

Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ

IBRD Loan No. 7737-ID

BAB VII

PANDUAN PELAKSANAAN

SELEKSI KONSULTAN

I. Pendahuluan

Yang dimaksud dengan pengadaan jasa konsultan adalah jasa tenaga ahli yang

diperlukan untuk membantu proyek dalam rangka pelaksanaan proyek Health

Professional Education Quality (HPEQ) melalui skema pendanaan PHK-PKPD, dalam bidang keahlian tertentu untuk perencanaan, pengembangan, atau implementasi suatu kegiatan. Konsultan yang diperlukan dapat berbentuk perusahaan atau perorangan, baik perusahaan/perorangan luar negeri maupun dalam negeri.

Tata cara pengadaan barang dan jasa yang menggunakan dana hibah PHK-PKPD ini harus mengacu kepada ketentuan sebagai berikut:

a) Dana yang bersumber dari pinjaman (loan) Bank Dunia mengikuti tata cara yang

diatur dalam Selection And Employment of Consultants By World Bank Borrowers

edisi Mei 2004 revisi Oktober tahun 2006

b) Dana yang besumber dari pemerintah RI (Government of Indonesia/GOI)

mengikuti tata cara yang diatur dalam Peraturan Presiden (Perpres) No. 54 Tahun 2010.

Tata cara seleksi konsultan yang diuraikan dalam buku pedoman ini meliputi antara lain: a) petunjuk pembentukan Procurement Officer dan Panitia Seleksi Konsultan di tingkat PIU; b) batas treshold; c) alur proses seleksi konsultan; d) penyusunan

procurement plan; dan e) metoda seleksi yang meliputi seleksi konsultan perusahaan dengan metoda Consultant Qualification Selection (CQS) dan seleksi konsultan individu dengan metoda yang didasarkan kepada kualifikasinya sesuai keahlian yang diperlukan.

Contoh berbagai dokumen lelang, tata cara evaluasi dan penyusunan laporan hasil evaluasi lelang (Bid Evaluation Report/BER) akan disajikan dalam buku terpisah. Selain itu tata cara pengadaan barang dan jasa yang diatur dengan Keputusan Presiden No 80 Tahun 2003 tidak disajikan dalam buku petunjuk ini.

II. Batas Tresholds dan Metoda Seleksi

Batas tresholds adalah batas nilai barang dan jasa yang akan dilelangkan yang berkaitan dengan metoda pengadaannya. Batas tresholds ditentukan dalam nilai

(2)

Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK IBRD Loan No. 7737-ID

Post Review : Semua tahapan, kecuali penyusunan memerlukan

NOL)

periode terjadwal setelah proses lelang dilakukan.

Prior Review : Semua tahapan, termasuk penyusunan dahulu

(memerlukan NOL)

First Prior Review : Semua tahap memerlukan

First Prior Review

dilaksanakan dengan

procurement plan

semua paket adalah

Review

III. Metoda Seleksi

Metoda seleksi yang dananya bersumber dari konsultan perusahaan berdasarkan

metoda seleksi konsultan individu berdasarkan kualifikasi

Individu : Seleksi tiga berpengalaman kegiatan • HPS > $100,000/paket • $25,000 > HPS < $100,000/paket • HPS < $25,000/paket

Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ

: Semua tahapan, kecuali penyusunan procureme

memerlukan review/persetujuan Bank Dunia

NOL). Review/audit akan dilakukan oleh Bank Dunia pada periode terjadwal setelah proses lelang dilakukan.

Semua tahapan, termasuk penyusunan procurement plan

dahulu memerlukan review/persetujuan Bank Dunia

(memerlukan NOL)

: Semua tahapan, kecuali penyusunan procurement plan

memerlukan review/persetujuan Bank Dunia (memerlukan NOL).

First Prior Review menurut batas tresholds

dilaksanakan dengan Post Review, namun apabila dalam daftar

procurement plan yang diajukan oleh penerima hibah semua paket adalah Post Review maka salah satu dari paket

Review tersebut menjadi First Prior Review.

yang dananya bersumber dari loan terdiri atas:

konsultan perusahaan berdasarkan Consultant’s Qualification

seleksi konsultan individu berdasarkan kualifikasi.

Seleksi dilakukan dengan cara mengundang sekurang

tiga calon tenaga ahli yang memiliki kualifikasi dan berpengalaman dalam melaksanaan pekerjaan sejenis dengan kegiatan yang ditawarkan. Panitia dapat mengundang langsung

Prior Review

HPS < $100,000/paket Prior Review untuk Kontrak Pertama, selanjutnya

Post Review

PKPD) Proyek HPEQ

procurement plan tidak (tidak memerlukan dilakukan oleh Bank Dunia pada periode terjadwal setelah proses lelang dilakukan.

procurement plan terlebih

persetujuan Bank Dunia

procurement plan tidak /persetujuan Bank Dunia (memerlukan NOL).

tresholds seharusnya , namun apabila dalam daftar ima hibah ternyata maka salah satu dari paket Post

a) metoda seleksi

Consultant’s Qualification Selection; dan b)

kukan dengan cara mengundang sekurang-kurangnya yang memiliki kualifikasi dan dalam melaksanaan pekerjaan sejenis dengan Panitia dapat mengundang langsung

(3)

Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ IBRD Loan No. 7737-ID

kepada sekurang-kurangnya tiga calon tenaga ahli dan mengirimkan permintaan kesediaan.

CQS : Seleksi ini merupakan seleksi umum nasional, dilakukan dengan

cara mengumumkan di surat kabar nasional. Perusahaan konsultan yang mendaftar harus memasukkan surat pernyataan

minat (Expression of Interest) dan dokumen kualifikasi

perusahaan pada waktu yang telah ditentukan. Dari semua perusahaan yang memasukkan penawaran kemudian dibuat

shortlist-nya. Perusahaan yang memiliki nilai kualifikasi paling tinggi kemudian dikirim Request for Proposal dan diminta untuk memasukkan propsal pada waktu yang telah ditentukan. Peserta lelang adalah perusahaan konsultan nasional atau asing.

IV. Pembentukan Panitia Seleksi Konsultan di PIU

Untuk pembentukan Panitia Seleksi Konsultan di PIU dibentuk melalui ketentuan sebagai berikut:

• PTN Non BHMN: Untuk melaksanakan kegiatan pelaksanaan procurement di

tingkat PIU PTN(Non BHMN) diangkat Panitia Pengadaan, yang ditetapkan berdasarkan SK dari Kuasa Pengguna Anggaran PTN (Non BHMN). Panitia Pengadaan dipimpin oleh seorang Ketua merangkap anggota, dan terdiri dari

beberapa anggota yang merepresentasikan fungsi-fungsi dari aspek

perencanaan, keuangan dan perlengkapan, dan seorang wakil dari end-user. Untuk keperluan pengambilan keputusan, jumlah keseluruhan anggota Panitia Pengadaan harus ganjil. Panitia Pengadaan harus mempunyai kualifikasi: (i)

pendidikan minimal D3, terutama dalam bidang teknik/ekonomi/

keuangan/sejenis; (ii) pernah menjadi anggota panitia pengadaan dalam proyek-proyek di lingkungan PTN (non BHMN); (iii) khusus Ketua Panitia Pengadaan harus mempunyai sertifikat dalam bidang pengadaan proyek pemerintah yang dilakukan dengan prosedur Perpres No. 54 tahun 2010.

• PTS: Untuk melaksanakan kegiatan pelaksanaan procurement di tingkat PIU PTS

diangkat Panitia Pengadaan, yang ditetapkan berdasarkan SK dari Rektor PTS. Panitia Pengadaan dipimpin oleh seorang Ketua merangkap anggota, dan terdiri dari beberapa anggota yang merepresentasikan fungsi-fungsi dari aspek perencanaan, keuangan dan perlengkapan, dan seorang wakil dari end-user.

• HPS > $200,000/paket Metoda Quality Cost Base Selection (QCBS) • $25,000 < HPS < $200,000/paket Metoda Consultant’s Cualification Selection

(CQS)

(4)

Wakil end-user harus mengetahui secara teknis (spesifikasi, pemanfaatan, dan pemeliharaan) atas barang/jasa yang akan diadakan. Untuk keperluan pengambilan keputusan, jumlah keseluruhan anggota Panitia Pengadaan harus ganjil. Panitia Pengadaan harus mempunyai kualifikasi: (i) pendidikan minimal D3, terutama dalam bidang teknik/ekonomi/keuangan/sejenis; (ii) pernah menjadi anggota panitia pengadaan dalam proyek-proyek pemerintah.

• PT BHMN: Untuk melaksanakan kegiatan pelaksanaan procurement di tingkat

PIU BHMN diangkat Panitia Pengadaan, yang ditetapkan berdasarkan SK dari Kuasa Pengguna Anggaran. Panitia Pengadaan dipimpin oleh seorang Ketua merangkap anggota, dan terdiri dari beberapa anggota yang merepresentasikan fungsi-fungsi dari aspek perencanaan, keuangan dan perlengkapan, dan seorang

wakil dari end-user. Untuk keperluan pengambilan keputusan, jumlah

keseluruhan anggota Panitia Pengadaan harus ganjil. Panitia Pengadaan harus mempunyai kualifikasi: (i) pendidikan minimal D3, terutama dalam bidang teknik/ekonomi/keuangan/sejenis; (ii) pernah menjadi anggota panitia pengadaan dalam proyek-proyek di lingkungan PIU BHMN; (iii) khusus Ketua Panitia Pengadaan harus mempunyai sertifikat dalam bidang pengadaan proyek pemerintah yang dilakukan dengan prosedur Perpres No. 54 tahun 2010.

V. Penyiapan Procurement Plan (PP)

Procurement plan adalah dokumen penting dalam urut-urutan pengadaan barang dan jasa. Pelaksanaan pengadaan hanya dapat dilaksanakan apabila Bank Dunia telah mengeluarkan NOL (No Objection Letter) procurement plan.

Gambar 1. Format Procurement Plan

Table 7 Standard Format of Procurement Plan for Selection of Consultant

University:

Prep. of TOR WB NO EOI/ Adv.

Sub. Of EOI Eval. Of EOI/ SL WB NO Prep. Of RFP WB NO Issue of RFP/ Invitation Sub. Of Proposals Tech. Eval. WB NO Op. Of Fin. Proposals Negotiation/ Draft Contract

WB NO Signature Comm. Compl.

1 2 3 4 5 6.a 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

1.300.000.000 Planed 2-Jan-11 1-Feb-11 5-Feb-11 7-Mar-11 21-Mar-11 10-Apr-11 27-Mar-11 30-Apr-11 4-May-11 3-Jun-11 10-Jun-11 24-Jun-11 26-Jun-11 3-Jul-11 17-Jul-11 21-Jul-11 21-Jul-11 18-Dec-11 Revised

(136.842) Actual

75.000.000 Planed 2-Feb-11 N/A 9-Feb-11 23-Feb-11 2-Mar-11 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 8-Mar-11 N/A 11-Mar-11 11-Mar-11 9-Jun-11 Revised

(7.895) Actual

25.000.000 Planed 2-Feb-11 N/A 9-Feb-11 23-Feb-11 2-Mar-11 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 8-Mar-11 N/A 11-Mar-11 11-Mar-11 10-Apr-11 Revised

(2.632) Actual

300.000.000 Planed 2-Jan-11 1-Feb-11 5-Feb-11 7-Mar-11 21-Mar-11 N/A 7-Mar-11 10-Apr-11 14-Apr-11 14-May-11 21-May-11 N/A 23-May-11 30-May-11 13-Jun-11 17-Jun-11 17-Jun-11 15-Oct-11 Revised (31.579) Actual 1.375.000.000 (178.947) USD 1 = 9500 Schedule Project Items. Proc. Method Review Schedule Schedule Prior Estimated Cost in Rp and (USD) Year : 2011

No Activity * Quantity Ref. No. Post 3 Program Peningkatan Manajemen Institusi pada PTN Schedule 1 Program Peningkatan Sistem Informasi Perguruan Tinggi Nasional

1 Paket 05/TA-UMM/2011 Seleksi konsultan

Tracer Study (Firm) CQS

2 Program Peningkatan Manajemen Institusi pada PTN 1 Orang x 3 Bulan 02a/TA-UMM/2011 Seleksi konsultan Procurement Management (Individual/National Consultant) IC 1 Orang x 1 Bulan03/TA-UMM/2011 Seleksi konsultan Human Resources Management (Individual/National Consultant) IC Post Post 4 Program Pengembangan Akreditasi Institusi-BAN-PT 1 Paket 04/TA-UMM/2011 Seleksi konsultan Sertifikasi Profesi Bidang Kesehatan (Firm

Consultant)

CQS

(5)

Cara pengisian procurement plan dapat dilihat pada template file Excel yang disediakan terpisah.

VI. Metoda Seleksi

Sebagaimana diuraikan di depan, metoda seleksi konsultan yang sumber dananya dari Bank Dunia terdiri dari metoda Consultant Qualification Selection (CQS) dan

individual consultant. Berikut adalah diagram alir untuk masing-masing metoda.

a) Metoda Consultant’s Qualification Selection (CQS) Prior Review

Gambar 2. Diagram Alir Metoda Consultant’s Qualification Selection (CQS)

PIU CPCU World Bank

Procurement Plan Review Review and NOL

TOR and RFP Review Review and NOL

Advertisement (Call for Expression of Interest)

Prepare Short List

Select Best Qualified Firm

Issue RFP

Receive Techn/Fin Proposal

Negotiate with Firm

Contract

Review Review and NOL

(6)

b) Metoda Consultant’s Qualification Selection (CQS) Post Review

Gambar 3. Diagram Alir Metoda Consultant’s Qualification Selection (CQS) Post Review

c) Metoda Individual Consultant (IC) Post Review

Gambar 4: Diagram Alir Metoda Seleksi Individu Post Review

PIU CPCU World Bank

TOR and RFP Review and NOL

Advertisement (Call for Expression of Interest)

Prepare Short List

Select Best Qualified Firm

Issue RFP

Receive Techn/Fin Proposal

Negotiate with Firm

Contract

Review and NOL

Pada dasarnya proses seleksi menjadi tanggung jawab masing-masing PIU, jadi permintaan review kepada CPCU tidak wajib

PIU CPCU World Bank

TOR Review and NOL

Selection Process

Contract

Review and NOL

Pada dasarnya proses seleksi menjadi tanggung jawab masing-masing PIU, jadi poermintaan review kepada CPCU bersifat tidak wajib.

(7)

VII. Penyiapan Seleksi Konsultan Individu

Urut-urutan seleksi konsultan individu adalah sebagai berikut:

Gambar 5: Diagram Alir Pelaksanaan Seleksi Konsultan Individu

VIII. Contoh Evaluasi Kualifikasi Konsultan Individu

Kriteria penilaian yang dilakukan terhadap calon konsultan individu harus sesuai dengan dokumen proposal yang diminta dan dimasukkan olek calon konsultan. Bank hanya mensyaratkan CV saja (disertai surat pernyataan minat) sebagai dokumen yang harus dimasukkan oleh calon konsultan. Contoh kriteria penilaian adalah sebagai berikut:

Tabel 1. Contoh Kriteria Penilaian

PANITIA (PIU)

Contract

Negosiasi scope of work, jadwal dan biaya jasa konsultansi

Usulan penawaran biaya dan penawaran teknis jika diperlukan

Melakukan evaluasi terhadap CV dan meminta calon konsultan ranking pertama untuk menawarkan biaya

dan jika diperlukan penawaran teknis Permintaan Surat Pernyataan Kesediaan dan CV

(dilampirkan juga TOR)

Menyiapkan Surat Pernyataan Minat dan CV

(8)

Keterangan:

Degree level: adalah kualifikasi ijazah yang telah diperoleh oleh calon konsultan (Diploma 3, S1, S2 atau S3).

Academic field background: latar belakang bidang pendidikan sesuai dengan kualifikasi yang telah diperoleh.

Experience in relevance assignment: pengalaman calon konsultan mengerjakan jasa konsultansi sesuai dengan bidang jasa konsultansi yang diperlukan dan juga bidang kajian yang ditekuni (misal bidang pengembangan kurikulum, bidang perancangan sistim informasi pada institusi pendidikan, dan lain sebagainya). Pengalaman dihitung sejak calon konsultan menyelesaikan kualifikasi minimal S1 atau sesuai dengan keperluan jasa yang dibutuhkan.

Experience in the region: pengalaman calon konsultan bekerja di wilayah geografis tempat jasa konsultansi akan dilaksanakan.

IX. Dokumen yang Harus ada dalam Kontrak Individual Consultant

1. Format Kontrak

2. Lampiran yang terdiri atas:

a) Berita Acara Evaluasi (penilaian kualifikasi dan rankingnya)

b) Berita Acara Negosiasi dan lampiran hasil negosiasi yang telah disepakati (scope of work, jadwal dan biaya). Catatan: Jadwal pelaksanaan dibuat bar chart sehingga remunerasi yang diberikan sesuai dengan lama penugasan

c) Surat pernyataan minat dan CV konsultan yang ditunjuk

(9)