BAB IV IMPLEMENTASI SAP BUSINESS ONE HANA

(1)

121 4.1 Fase 3: Realization

Pada fase ini konsultan melakukan implementasi proses bisnis blueprint ke dalam SAP Business One. Sebagian besar fase ini dihabiskan untuk customizing dan migrasi data. Fase ini merupakan fase yang paling banyak memakan waktu. Dalam bab ini akan dibahas beberapa proses seperti form setting, customizing, data migration, dan report development.

Proses pertama pada Realization adalah form setting. Form setting adalah menyesuaikan field yang ada pada form dalam SAP Business One agar sesuai dengan blueprint. Selanjutnya konsultan akan melakukan customizing. Customizing terdiri dari membuat UDT, UDO, UDF, dan Queries. Data migration adalah proses migrasi data dari sistem lama ke sistem SAP Business One yang akan diimplemtasikan. Data migration pada SAP Business One menggunakan aplikasi Data Transfer Workbench. Selanjutnya akan dijelaskan lebih detail pada subbab tersebut.

4.1.1 Form Settings

Form Settings merupakan tahap awal dari initialization. Pada tahap ini konsultan akan mencatat semua setting pada form transaksi yang dibutuhkan dalam proses purchasing. Sementara untuk form master data memakai pengaturan default (tidak di-setting.) Hasil akhir dari tahap ini adalah seluruh form terkait proses purchasing beserta list field yang akan digunakan dalam form tersebut.

(2)

No. Modul Form Fungsi Created By Approved By Referenced By

1 Purchasing

Purchase Request Sebagai bukti permintaan

atas barang. Admin sales - -

Purchase Request

Report Rekap permintaan barang.

Bagian

purchasing - Purchase Request

Purchase Quotation Mencatat informasi barang yang diberikan vendor.

Bagian purchasing - Purchase Request Report Purchase Quotation Comparison Report Digunakan untuk

perbandingan quotation. Admin sales -

Purchase Quotation

Purchase Order Sebagai bukti pembelian barang. Bagian purchasing Bagian Finance FPB Landed Cost Untuk menambahkan biaya tambahan pada HPP inventory.

Bagian

import - PIB

2 Inventory

Good Receipt PO Mencatat penerimaan barang atas pembelian.

Admin

warehouse - Purchase Order

Good Issue

Mencatat pengeluaran barang jika terjadi selisih ketika penerimaan barang.

Admin

warehouse - -

(3)

123

Goods Return Untuk mencatat sebuah pengembalian barang yang sebelumnya sudah diterima.

Admin warehouse

- GRPO

Inventory Transfer Untuk pemindahan stok antar gudang, dari gudang asal ke gudang tujuan yang ditentukan.

Admin warehouse

- GRPO

Inventory Counting Untuk menampilkan barang-barang yang akan dihitung jumlah fisiknya.

Bagian

accounting - -

Inventory Posting Melakukan perhitungan nilai dari persedian-persediaan yang mempunyai perbedaan quantity antara stok fisik dengan data dalam sistem.

Bagian accounting

(4)

3 Finance

A/P DP Invoice Mencatat pembayaran dimuka kepada vendor

Admin finance

-

Purchase Order

A/P Invoice Untuk mencatatkan hutang terhadap vendor

Admin finance

-

Purchase Order

A/P Credit Memo Digunakan untuk merevisi Goods Return, A/P Down Payment atau A/P Invoice jika terjadi kesalahan

Admin finance

-

GRPO

Outgoing Payment Digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran uang melalui media pembayaran Cash, Bank Transfer, dan Cheque.

Admin finance

(5)

4.1.1.1 Purchasing

4.1.1.1.1 Purchase Request

Purchase request (PR) adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti permintaan atas barang / service dari user ke bagian purchasing, PR hanya digunakan dalam internal perusahaan PT MSJ yang di-input berdasarkan form PR yang telah dibuat oleh user dan disetujui oleh pihak manajemen secara manual.

Daftar Field Purchase Request Tabel 4.2 Daftar Field Purchase Request

NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE

1. Header Requester 2. Requester Name 3. Branch 4. Department 5. E-Mail Address 6. No. 7. Status 8. Posting Date 9. Valid Until 10. Document Date 11. Required Date 12. Remarks . 13. Document Lines

Item No. ID dari PIC

14. Item Description 15. Origin 16. Required Date 17. Required Qty 18. Info Price 19. Discount % 20. Tax Code 21. Total (LC) 22. UoM Code

(6)

Form Settings pada Purchase Request

Gambar 4.1 Form Settings pada Purchase Request

Hasil Setting pada Purchase Request

(7)

4.1.1.1.2 Purchase Request Report

Purchase Request Report berisi rekap permintaan barang dari bagian sales. Form ini digunakan ketika bagian purchasing akan membuat quotation.

Gambar 4.3 Purchase Request Report

4.1.1.1.3 Purchase Quotation

Purchase Quotation (PQ) merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penawaran dari bagian purchasing untuk pihak vendor. Dokumen PQ tidak akan mempengaruhi inventory maupun jurnal akuntansi.

Daftar Field Purchase Quotation Tabel 4.3 Daftar Field Purchase Quotation

1.

Header

Vendor

2. Name

3. Contact Person

(8)

5. Group No. 6. No. 7. Status 8. Posting Date 9. Valid Until 10. Document Date 11. Required Date 12. Contents 13. Buyer 14. Owner 15. Remarks 16. Discount % 17. Tax Code 18. Total (LC) 19. UoM Code

20. Remarks Keterangan atau

catatan yang hendak di masukkan terkait barang bersangkutan 21. Logistics Tab Ship To 22. Pay To 23. Shipping Type 24. Accounting Tab Journal Remark 25. Payment Terms 26. Payment Method 27. Federal Tax ID

28. Attachment Tab Tambahan lampiran

gambar atau file terkait barang bersangkutan

(9)

Form Settings pada Purchase Quotation

Gambar 4.4 Form Settings pada Purchase Quotation

Hasil Setting pada Purchase Quotation

(10)

4.1.1.1.4 Purchase Quotation Comparison Report

Purchase Quotation Comparison Report adalah form yang berisi daftar perbandingan quotation yang telah dibuat oleh bagian purchasing. Form ini akan menampilkan quotation berurutan sesuai kriteria yang sudah diatur sebelumnya.

Gambar 4.6 Purchase Quotation Comparison Report

4.1.1.1.5 Purchase Order

Purchase Order (PO) merupakan dokumen untuk mencatat pembelian barang terhadap vendor. Ketika dibuat, dokumen ini tidak akan menghasilkan jurnal akuntansi tetapi akan mengakumulasi jumlah dipesan sehingga menambah quantity order pada inventory master data.

Daftar Field Purchase Order Tabel 4.4 Daftar Field Purchase Order

1.

Header

Supplier Code

2. Supplier Name

3. Contact Person

4. Supplier Ref. Number No. sales kontrak dari

vendor

5. No

(11)

7. Delivery Date 8. Document Date 9. Contents 10. Logistics 11. Accounting 12. Buyer 13. Owner 14. Remarks 15. Remarks 16. Discount % 17. Tax Code 18. Total (LC) 19. UoM Code 20. Remarks 21. Logistics Tab Ship To 22. Pay To

23. Shipping type: - By sea

- By air - Courier 24. Accounting Tab Journal Remark

25. Payment Terms

26. Payment Method

27. Federal Tax ID

28. Attachment Tab Tambahan lampiran

gambar atau file terkait barang bersangkutan

29.

Document Lines

Item No. Field akan ter-update mengikuti pemilihan item group di header

30. Item Description. In stock

(12)

32. Available Stock Instock – Commited

33. Quantity Penjualan selama 6

bulan dari tanggal PR

34. Unit price

35. Discount

36. Tax Code

37. Total LC

38. Del. Date (ETD) Diisi dengan tanggal

default RTD-Proc

39. Estimasi Time Arrival

(ETA)

Diisi ketika barang sudah jalan dari vendor’s port

40. UoM Code

Form Settings pada Purchase Order

Gambar 4.7 Form Settings pada Purchase Order

(13)

Gambar 4.8 Form Purchase Order

4.1.1.1.6 Landed Cost

Landed cost digunakan untuk menyimpan biaya tambahan terhadap pembelian persediaan. Pembuatan landed cost ini dapat direferensikan dari goods receipt PO, dan akan menyebabkan bertambahnya nilai dari nilai persediaannya.

Biasanya modul landed cost akan digunakan untuk mencatatkan biaya yang terkait dengan proses import. Bagian import harus segera membuat landed cost ini apabila biaya yang terkait dengan proses import sudah diketahui atau bisa diperkirakan dan barang sudah diterima di gudang. Tipe landed cost yang digunakan adalah menggunakan index (perkiraan).

Daftar Field Landed Cost

Tabel 4.5 Daftar Field Landed Cost

NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE

1.

Header Vendor

(14)

3. Number 4. Series 5. Posting Data 6. Due Date 7. Reference 8.

Costs Tab Document Line: Landed Cost dan Allocation By 9.

Vendor Tab Document Line: Vendor Code dan Vendor Name 10.

Details Tab Document Line: Item, Warehouse Price,Price List 11.

General Tab Transaction No.

12. Journal Remarks

13. Attachment Tab Lampiran gambar

atau file barang

Form Settings pada Landed Cost

Gambar 4.9 Form Settings pada Landed Cost Hasil Setting pada Landed Cost

(15)

Gambar 4.10 Form Landed Cost

4.1.1.2 Inventory

4.1.1.2.1 Goods Receipt PO

Goods Receipt PO digunakan sebagai dokumen penerimaan stok kedalam Gudang atau Purchasing. Goods Receipt PO bisa lebih dari (1) PO dengan vendor yang sama. Setelah dibuat, dokumen ini tidak hanya menambahkan jumlah pada persediaan di dalam gudang, tetapi menambahkan nilai persediaan pada akun persediaan, serta mengurangi nilai ordered quantity.

Daftar Field Goods Receipt PO Tabel 4.6 Daftar Field Goods Receipt PO

1.

Header

Supplier Code

2. Supplier Name

3. Contact Person

4. Supplier Ref. Number No. Surat Jalan dari

vendor

(16)

6. Posting Date

7. Delivery Date Estimasi tanggal

kedatangan

8. Document Date

9. Buyer

10. Owner

catatan yang di masukkan terkait barang. 12. Document Lines Item No. 13. Item Description 14. Quantity 15. Warehouse

Form Settings pada Goods Receipt PO

Gambar 4.11 Form Settings pada Goods Receipt PO

(17)

Gambar 4.12 Form Goods Receipt PO

4.1.1.2.2 Goods Issue

Goods Issue digunakan untuk mengeluarkan barang diluar transaksi penjualan, misalnya: mengeluarkan barang untuk prototyping/sample. Goods Issue juga berfungsi untuk stock adjustment di gudang pada saat melakukan stok opname.

Daftar Field Goods Issue

Tabel 4.7 Daftar Field Goods Issue

1.

Header

No. Goods Issue

2. Posting Date 3. Document Date 4. Document Lines Item No. 5. Item Description 6. Quantity 7. Warehouse 8. Account Code 9. Item Cost

(18)

10. BIN

11. Batch

12. UoM

Form Settings pada Goods Issue

Gambar 4.13 Form Settings pada Goods Issue

Hasil Setting pada Goods Issue

(19)

4.1.1.2.3 Goods Return

Goods Return digunakan untuk mencatat sebuah pengembalian barang yang sebelumnya sudah diterima. Goods Return dapat didasarkan oleh satu atau lebih dokumen Goods Receipt PO. Dokumen Goods Return yang telah dibuat menyebabkan pengurangan persediaan pada gudang serta jumlah nilai pada akun persediaan.

Daftar Field Goods Return Tabel 4.8 Daftar Field Goods Return

1.

Header

Supplier Code

2. Supplier Name

3. Contact Person

4. Supplier Ref. Number No. Surat Jalan dari

vendor

5. No

6. Posting Date

7. Delivery Date Estimasi tanggal

kedatangan

8. Document Date

9. Buyer

10. Owner

catatan yang hendak di masukkan terkait barang bersangkutan 12. Document Lines Item No. 13. Item Description 14. Quantity 15. Warehouse

(20)

Form Settings pada Goods Return

Gambar 4.15 Form Settings pada Goods Return

Hasil Setting pada Goods Return

(21)

4.1.1.2.4 Inventory Transfer

Form ini digunakan untuk pemindahan stok antar gudang, dari gudang asal ke gudang tujuan yang ditentukan. Pada saat transaksi ini diposting kedalam sistem, maka dokumen mutasi stok dari gudang asal ke gudang tujuan tersebut dianggap closed yang berarti tidak bisa diupdate (kecuali Remarks). Jika terjadi kesalahan mutasi stok, maka harus dikoreksi dengan cara mengtransfer kembali barang yang telah dimutasi.

Daftar Field Inventory Transfer

Tabel 4.9 Daftar Field Inventory Transfer

1.

Header

Customer

2. Name

3. Contact Person

4. Ship To No. Surat Jalan dari

vendor

5. Number

6. Series

7. Posting Date Estimasi tanggal

kedatangan

8. Document Date

9. From Whse Gudang asal

10. Inventory Transfer Type

11. Remarks 12. Document Lines Item No 13. Item Description 14. To Warehouse 15. Quantity 16. BIN 17. Batch

(22)

Form Settings pada Inventory Transfer

Gambar 4.17 Form Settings pada Inventory Transfer

Hasil Setting pada Inventory Transfer

(23)

4.1.1.2.5 Inventory Counting dan Inventory Posting

Proses stock opname sistem SAP Business One HANA menggunakan dua tahap yaitu Inventory Counting dan Inventory Posting. Inventory Counting akan menampilkan barang-barang yang akan dihitung jumlah fisiknya, kemudian pada print out dari inventory counting akan dicatat hasil perhitungan fisik stok. Inventory Posting akan melakukan perhitungan nilai dari persedian-persediaan yang mempunyai perbedaan quantity antara stok fisik dengan data dalam sistem. Setelah melakukan perhitungan, sistem melakukan adjustment terhadap nilai inventory.

Gambar 4.19 Form Inventory Transfer

(24)

4.1.1.3 Finance Banking

4.1.1.3.1 A/P Down Payment Invoice

A/P Down Payment Invoice digunakan untuk mencatat pembayaran dimuka kepada vendor. Apabila A/P DP sudah dibayarkan kepada vendor, maka pada saat pelunasan A/P DP ini digunakan untuk mengurangi jumlah tagihan.

Daftar Field A/P Down Payment Invoice

Tabel 4.10 Daftar Field A/P Down Payment Invoice

1. Header Supplier Code 2. Supplier Name 3. Contact Person 4. No 5. Posting Date 6. Due Date 7. Document Date 8. Contents 9. Logistics 10. Accounting 11. Buyer 12. Owner 13. Remarks 14. Document Lines Item No. 15. Item Description. 16. Unit Price 17. Quantity 18. Warehouse 19. Discount 20. Tax Code 21. Tax Amount 22. Total LC

(25)

Form Settings pada A/P Down Payment Invoice

Gambar 4.21 Form Settings pada A/P Down Payment Invoice

Hasil Setting pada A/P Down Payment Invoice

(26)

4.1.1.3.2 A/P Invoice

A/P Invoice digunakan untuk mencatatkan hutang terhadap vendor. A/P Invoice dapat direferensikan kepada satu atau lebih Goods Receipt PO yang telah dibuat.

Daftar Field A/P Invoice

Tabel 4.11 Daftar Field A/P Invoice

1. Header Supplier Code 2. Supplier Name 3. Contact Person 4. No. Invoice 5. No. 6. Posting Date 7. Due Date 8. Document Date 9. Contents 10. Logistics 11. Accounting 12. Buyer 13. Owner 14. Remarks 15. Document Lines Item No. 16. Item Description. 17. Unit Price 18. Quantity 19. Warehouse 20. Discount 21. Tax Code 22. Tax Amount 23. Total LC

(27)

Form Settings pada A/P Invoice

Gambar 4.23 Form Settings pada A/P Invoice

Hasil Setting pada A/P Invoice

(28)

4.1.1.3.3 A/P Credit Memo

A/P Credit Memo digunakan untuk merevisi Goods Return, A/P Down Payment atau A/P Invoice jika terjadi kesalahan, misalnya terjadinya perubahan harga atau barang yang diterima berbeda dari pesanan.. Jika barang yang terdapat dalam dokumen ini di-maintain jumlah barangnya maka dokumen ini akan mengurangi jumlah stok. Jika bukan barang yang di-maintain maka dokumen ini akan mengurangi biaya atau muka yang ditimbulkan dari dokumen sebelumnya. Di PT MSJ, document ini hanya digunakan apabila terjadi kesalahan penginputan A/P Invoice.

Daftar Field A/P Credit Memo

Tabel 4.12 Daftar Field A/P Credit Memo

1. Header Supplier Code 2. Supplier Name 3. Contact Person 4. No. Invoice 5. No. 6. Posting Date 7. Due Date 8. Document Date 9. Contents 10. Logistics 11. Accounting 12. Buyer 13. Owner 14. Document Lines Item No. 15. Item Description. 16. Unit Price 17. Quantity 18. Warehouse 19. Discount 20. Tax Code

(29)

21. Tax Amount

22. Total LC

Form Settings pada A/P Credit Memo

Gambar 4.25 Form Settings pada A/P Credit Memo

Hasil Setting pada A/P Credit Memo

(30)

4.1.1.3.4 Outgoing Payment

Dokumen ini digunakan untuk melakukan pembayaran ke vendor atas A/P Down Payment Invoice ataupun A/P Invoice, juga untuk proses pengeluaran uang atas biaya. Outgoing payment terhadap suatu A/P invoice dapat dibuat berulang kali selama A/P invoice tersebut belum dilunasi sepenuhnya secara amount.

Daftar Field Outgoing Payment

Tabel 4.13 Daftar Field Outgoing Payment

1.

Header

Jenis Incoming Customer, Vendor, atau Account

2. Code

3. Name

4. No No. sales kontrak

5. Posting Date 6. Due Date 7. Document Date 8. Payment On Account 9. Document Lines Selected 10. _Installment 11. _{Document Type} 12. _{BP Name} 13. _{Due Date} 14. _Date 15. _{Overdue Days} 16. _Total 17. _{Total payment} 18. _{Balance Due} 19. _Blocked

(31)

20. _{Cash Discount %}

21. _{Total Rounding Amount}

22.

Total Payment

Form Settings pada Outgoing Payment

Gambar 4.27 Form Settings pada Outgoing Payment

Hasil Setting pada Outgoing Payment

(32)

4.1.2 Customizing

Dalam implementasi SAP Business One HANA di PT MSJ, diperlukan beberapa customizing pada beberapa form sesuai dengan rancangan di dalam document setting sebagai bentuk konkrit dari document blueprint. Customizing settings yang dilakukan meliputi:

1. User Defined Table (UDT) 2. User Defined Objects (UDO) 3. User Defined Fields (UDF) 4. Queries

4.1.2.1 User Defined Table (UDT)

User Defined Table (UDT), yaitu melakukan penambahan table baru pada SAP Business One HANA untuk menyimpan informasi tambahan yang dibutuhkan. Table baru ini biasanya juga akan digunakan untuk form baru (UDO) yang dibuat. Setelah UDT dibuat, field pada UDT akan diatur pada form UDF Management

Daftar UDT

Tabel 4.14 Daftar UDT

No. Table Name Description Object Type Field Name Description 1 VIT_DEPARTMENT Department No Object VIT_KET Department

VIT_USR User

VIT_KD Kode

2 VIT_CHECKPRICE Check Price Master Data VIT_ITEM Nama Barang

VIT_ORIGIN Origin

VIT_QTY QTY

VIT_SPEC Spec / Remark

VIT_RTD RTD

VIT_PRICE Price

VIT_STS Status

VIT_UOM Unit of Measure

VIT_CURR Currency

3

VIT_DETILCHECK Detil Check Price

Master Data Rows

VIT_VENDOR Vendor Name

VIT_PRICE Price

VIT_QTY Quoted Qty

VIT_RTA Req Time Arr

4 VIT_FPB FPB Master Data VIT_NOPR No PR

(33)

VIT_TYPE Kode Type PQ

VIT_DOCENTRY No Doc Entry

5 VIT_DETIL_FPB Detil FPB

Master Data

Rows VIT_ITEMCODE Item Code

VIT_ITEMNAME Item Desc

VIT_REQQTY Request Qty

VIT_REQDATE Required Date

VIT_NOPQ No PQ

VIT_SALDO Saldo Stock

VIT_SAIL Sailing Stock

VIT_READY Ready Stock

VIT_AVG Avg Sales

VIT_WHS Warehouse

VIT_PYT Jenis Payment

VIT_CUSTCODE Cust Code

VIT_CUSTNAME Cust Name

VIT_UNITPRICE Unit Price

VIT_CURR Currency

6 VIT_GRD_PRD Grade Product No Object VIT_GRPD Grade Product

7 VIT_PYMT Payment Means No Object VIT_KODE Kode Bank

VIT_KTR Keterangan

UDT Setup

Gambar 4.29 UDT - Setup

Dalam form UDT Setup, konsultan akan menentukan table-table baru yang akan dibuat. Tipe-tipe objek yang dapat didaftarkan adalah Master Data, Master Data Rows, Document, Document Rows, dan No Object.

(34)

Gambar 4.30 Manage UDT Fields

4.1.2.2 User Defined Objects (UDO)

User Defined Objects (UDO) adalah melakukan penambahan form baru di SAP Business One HANA untuk membantu proses bisnis yang berjalan. UDO ini sifatnya independen dan tidak dapat dihubungkan dengan form lain, hanya bisa menyimpan atau menarik data dari database. UDO yang terdapat pada bagian purchasing adalah FPB dan Check Price. Pembuatan UDO dapat dilakukan di UDO Registration.

UDO Registration

(35)

Gambar 4.32 UDO Registration - Basic Settings

Basic Setting merupakan tahap awal untuk mendaftarkan UDO. Dalam tahap ini konsultan diminta untuk memasukkan nama dan tipe form yang hendak dibuat. Setiap form yang dibuat harus memiliki kode yang unik.

Gambar 4.33 UDO Registration - UI Settings

Tahap selanjutnya adalah User Interface Settings dimana konsultan akan menentukan tampilan form baru. Konsultan dapat memilih tampilan default atau menentukan layout secara custom.

(36)

Gambar 4.34 UDO Registration - Fields Setting

Tahap selanjutnya adalah melakukan pengaturan field yang digunakan pada form baru yang akan dibuat. Konsultan dapat menentukan field-field yang ditampilkan ataupun disembunyikan dari tampilan.

Gambar 4.35 UDO Registration - Linking Tables

Tahap terakhir adalah menentukan hubungan antara table yang dipakai dalam form baru tersebut. Tujuannya adalah kemana form harus mengambil atau menyimpan informasi pada table yang didaftarkan.

(37)

4.1.2.2.1 Form Pengadaan Barang (FPB)

Gambar 4.36 Form Pengadaan Barang

FPB adalah form yang digunakan bagian sales untuk meminta persetujuan kepada manager sales sebelum bagian purchasing melakukan pembelian barang. Form ini dibuat berdasarkan PR dan diupdate dengan memasukan nomor quotation yang dipilih oleh admin sales

4.1.2.2.2 Check

Price

Gambar 4.37 Form Check Price

Form Check Price adalah form yang digunakan ketika bagian sales hendak menanyakan harga barang kepada bagian purchasing. Form ini selanjutnya akan diupdate bagian purchasing dengan memasukkan harga barang bersangkutan.

(38)

4.1.2.2.3 Pemberitahuan Impor Barang (PIB)

Gambar 4. 38 Form PIB

PIB adalah form yang harus diisi ketika barang sudah sampai di pelabuhan. Informasi import barang ini akan diterima oleh bagian import dari bea cukai. Setelah bagian import menerima informasi import¸ bagian import langsung memasukkan informasi tersebut kedalam PIB. Setelah itu bagian import akan mengajukan permintaan dana kepada bagian finance untuk inklaring.

(39)

4.1.2.3 User Defined Fields (UDF)

User Defined Fields (UDF), yaitu melakukan penambahan field baru di form standard SAP Business One HANA untuk menyimpan informasi tambahan yang dibutuhkan. Pengaturan dan pembuatan UDF dapat dilakukan di UDF Management.

UDF Management

Gambar 4.39 Manage UDF Title (Header)

(40)

4.1.2.3.1 Purchase Request

Daftar UDF Purchase Request

Tabel 4.15 Daftar UDF Purchase Request

1.

User Defined Fields – Document Lines

No Purchase Quotation Field akan ter-update mengikuti pemilihan item group di header

2. Saldo stock In stock

3. Sailing stock Open ordered stock

4. Ready stock Instock – Commited

5. Avg sales

6. Customer Code

7. Nama Customer

8. Vendor Name

9. RTD-Proc

Setting UDF Lines pada Purchase Request

(41)

Hasil setting UDF pada Purchase Request

Gambar 4.42 Form PR dengan UDF

Daftar UDF Purchase Quotation

Tabel 4.16 Daftar UDF Purchase Quotation

1.

Item No. Field akan ter-update

mengikuti pemilihan item group di header

2. Item Description In stock

3. Origin Open ordered stock

4. Item Description. Instock – Commited

5. Required Date Penjualan selama 6

bulan dari tanggal PR

6. Required Qty.

(42)

8. Unit Price

9. Tax Code

10. Total LC

11. Item No.

12. Maximum Qty.

13. RTD-P Date Janji tanggal supplier

mengirim barang

Setting UDF Lines pada Purchase Quotation

(43)

Hasil setting UDF pada Purchase Quotation

Gambar 4.44 Form PQ dengan UDF

Daftar UDF Purchase Order

Tabel 4.17 Daftar UDF Purchase Order

1.

User Defined Fields - Header

Jenis Payment Terms

2. Letter of credit 3. Tanggal LC 1 4. Tanggal LC 2 5. Tanggal LC 3 6. Tanggal LC 4 7. Tanggal LC 5 8. No.LC 1 9. No.LC 2

(44)

10. No.LC 3 11. No.LC 4 12. No.LC 5 13. Remark LC 1 14. Remark LC 2 15. Remark LC 3 16. Remark LC 4 17. Remark LC 5

18. TOP Days (Dimasukan

dengan jumlah hari utk jatuh tempo)

19. Delivery terms: - EXW

- FCA - FAS - FOB - CFR - CIF - CPT - CIP - DAF - DES - DEQ - DDU - DDP

20. Tambahan biaya Biaya tidak

mempengaruhi HPP, dibiayakan langsung 21. Port Destination 22. Shipment Condition: - FCL - LCL 23. Forms Type: - E - A

(45)

- AI - JIEPA

24. Kota

25.

RTD - P Janji tanggal vendor

mengirim barang – (Inactive field)

26. Grade Produk

27. Status barang - Dok+ ijin lengkap

- Tiba di pelabuhan - Proses PIB - Analisis / Kuning - Red line / Green Line

Setting UDF Header pada Purchase Order

(46)

Setting UDF Lines pada Purchase Order

Gambar 4.46 Setting UDF Row PO Hasil setting UDF pada Purchase Order

Gambar 4.47 Form PO dengan UDF

4.1.2.3.4 Goods Receipt PO

(47)

Tabel 4.18 Daftar UDF Goods Receipt PO

1. User Defined Fields - Header

Nama Penerima

Setting UDF Header pada Goods Receipt PO

Gambar 4.48 Setting UDF Header GRPO

(48)

Gambar 4.49 Form GRPO dengan UDF

4.1.2.3.5 Goods Issue

Daftar UDF Goods Issue

Tabel 4.19 Daftar UDF Goods Issue

1.

User Defined Fields - Header Reference Number 2. Jenis GI 1. Adjustment 2. Tukar Guling 3. Free Sample 4. Barang Karantina 5. Material Tambahan 6. Test Lab Gagal

3. Nama Qc

4. Kode Customer

5. Nama Customer

(49)

Gambar 4.50 Setting UDF Header GI

Hasil setting UDF pada Goods Issue

Gambar 4.51 Form GI dengan UDF

4.1.2.3.6 Goods Return

(50)

Tabel 4.20 Daftar UDF Goods Return

1.

Nama Penerima

2. Jenis return Jenisnya tidak

berhasil dikirimkan atau retur penjualan

3. No Delivery

Setting UDF Header pada Goods Return

Gambar 4.52 Setting UDF Header GR

(51)

Gambar 4.53 Form GR dengan UDF

Daftar UDF Inventory Transfer

Tabel 4.21 Daftar UDF Inventory Transfer

1.

Nama QC

2. Reference Number No. Referensi

Dokumen

(52)

Gambar 4.54 Setting UDF Header Inventory Transfer

Hasil setting UDF pada Inventory Transfer

(53)

4.1.2.3.8 A/P Down Payment Invoice Daftar UDF A/P DP Invoice

Tabel 4.22 Daftar UDF A/P DP Invoice

1.

No PIB

2. Tgl PIB No. Referensi Dokumen

3. Nilai pembelian Nilai sesuai PIB

4. PPH 22 percentage

(2,5% & 7,5%)

No. Referensi Dokumen

5. PPH yang dipungut Nilai sesuai PIB

6. NTPN No Tanda Penerimaan

Negara

7. Nama Bank

8. Kode Bank

Setting UDF Header pada A/P DP Invoice

(54)

Hasil setting UDF pada A/P DP Invoice

Gambar 4.57 Form A/P DP Invoice dengan UDF

Daftar UDF Outgoing Payment

Tabel 4.23 Daftar UDF Outgoing Payment

1.

Tipe Jenis Pinjaman - LC

- Time Loan - Trust Receive - Credit Local - Credit

Investasi

2. _{Tipe Payment Means}

(55)

Setting UDF Header pada Outgoing Payment

Gambar 4.58 Setting UDF Header Outgoing Payments

Hasil setting UDF pada Outgoing Payments

(56)

4.1.2.4 Queries

Query adalah perintah untuk mengolah data pada sistem database. Dalam SAP Business One, query dipakai untuk melakukan konfigurasi pada monitoring dan controlling. Query digunakan pada approval, alert, blocking, dan formatted search. Query untuk approval, alert, dan formatted search dapat dilakukan di Query Generator , pengaturannya dapat dilakukan di Query Manager. Sedangkan query untuk blocking dapat dilakukan pada SAP Hana Studio.

Manage Query

Gambar 4.60 Query Generator

(57)

Gambar 4.62 SAP Hana Studio

4.1.2.4.1 Alert dan Approval

Alert berguna untuk memastikan suatu dokumen dibuat sudah sesuai ketentuan maupun kebijakan yang ditetapkan PT MSJ serta memberikan notifikasi yang dibutuhkan oleh staff saat pengisian dokumen. Alert dibuat dengan menggunakan query dan stored procedure.

Approval berguna untuk memastikan suatu dokumen yang telah dibuat oleh staff untuk di cek dan di setujui terlebih dahulu oleh admin-nya sebelum dapat diteruskan ke proses berikutnya. Approval dibuat dengan menggunakan query dan stored procedure.

Daftar Alert dan Approval

Tabel 4.24 Daftar Alert dan Approval

NO. DAFTAR APPROVAL

1. Alert barang di gudang QC tidak boleh di ada lebih dari 3(bisa di rubah) hari

2. Alert jika PO di add nilai hasil sum PO per week melebihi limit pembayaran mingguan

(58)

3. Alert jika PO di update ETD-nya nilai hasil limit pembayaran lewat batas

4. Approval Good Issue (warehouse accounting)

5. Approval Good Receipt PO (warehouse accounting)

Setting Alert dan Approval

Gambar 4.63 Query Alert pada Limit PO

(59)

Gambar 4.65 Setup Approval pada GI

Gambar 4.66 Setup Approval pada GRPO

Dilihat dari setup pada gambar diatas. terms approval pada GI dan GRPO menunjukkan always. Dimana artinya setiap form GI dan GRPO yang terbentuk akan meminta approval pada user yang bersangkutan.

(60)

Hasil setting alert

Gambar 4.67 Alert pada Limit PO

Gambar 4.68 Alert pada Warehouse QC

4.1.2.4.2 Formatted Search (FS)

Formatted search (FS) merupakan field yang ditambahkan fungsi query sehingga dapat berfungsi sebagai lookup field untuk mencari nilai tertentu dari field

(61)

lain ataupun dari database. Formatted Search membantu user untuk mengisi field tanpa perlu mengingat atau mencari kode pada field bersangkutan.

Daftar FS

Tabel 4.25 Daftar FS

No. FS Form

1 ListGradeProduct Item Master Data

2 FS Average Sales PR

3 FS Ready Stock (Instock-Commited) PR

4 FS Sailing Stock PR

5 FS Saldo Stock PR

6 FS Max Qty Warehouse PQ

7 FS Grade Product PO

8 FS Warehouse PO, GRPO

9 FS List Good Issue GI

10 FS Auto Account GI

11 FS Auto Warehouse GI

12 FS Reference Number GR GI

13 FS List Account Name UDT Auto GI

14 FS List Account Code UDT Auto GI

15 FS List Warehouse UDT Auto GI

16 FS List Cost Center UDT Auto GI

17 FS Batch No Batch Management

18 FS Control Account AP Invoice

19 ListPaymentMeans Outgoing Payment

(62)

Contoh Formatted Search pada modul Purchasing

Gambar 4.69 Query FS Grade Product pada PO

Gambar 4.70 FS Grade Product pada PO

Contoh Formatted Search pada modul Inventory

(63)

Gambar 4.72 FS Warehouse pada GRPO

Contoh Formatted Search pada modul Finance

Gambar 4.73 Query FS Payment Means pada Outgoing Payment

(64)

4.1.2.4.3 Blocking

Blocking berguna sebagai validasi untuk memastikan field-field diisi dengan nilai yang benar dan seperti seharusnya serta memastikan proses bisnis pengisian form berjalan sesuai proses yang ditetapkan. Blocking dibuat dengan menggunakan query dan stored procedure.

Daftar Blocking

Tabel 4.26 Daftar Blocking

NO. BLOCKING LIST

1. Mem-blocking pembuatan PO agar tidak dapat langsung dibuat setelah membuat Purchase Quotation Comparison

2. Mem-blocking nilai LC tidak boleh lebih dari nilai yang tertera di PO 3. Mem-blocking quantity di PO harus di bawah PQ

4. Series tidak boleh manual

5. Satu User tidak boleh cross departemen(warehouse,series,AR)

6. Memastikan quantity item ketika GRPO tidak boleh lebih besar dari PO 7. Batch Supplier harus diisi ketika GRPO

8. Blocking bagian warehouse tidak boleh buat langsung menggunakan inventory transfer apabila transfer antar main warehouse (membaca base documentnya).

9. Admin warehouse tidak boleh melakukan edit pada quantity kecuali pemindahan quantity dari warehouse QC ke main warehouse 10. Invoice control account harus sesuai dengan series

11. A/P invoice harus ada landed cost pada GRPOnya

Contoh Blocking pada modul Purchasing

Query blocking agar quantity PO tidak lebih besar dari PQ: if :object_type='22'

and (:transaction_type = 'A'

or :transaction_type = 'U') then select

(65)

into cnt

from "OPOR" a

left join "POR1" b on a."DocEntry"=b."DocEntry" where a."DocEntry" = :list_of_cols_val_tab_del -- --a."DocNum"='279'

and b."Quantity" >b."BaseOpnQty"

and b."BaseOpnQty" <> 0 ; if :cnt>0

then error := 5 ;

error_message := 'Qty PO tidak boleh lebih besar Dari PQ' ; end if ;

end if ;

Hasil blocking quantity pada PO:

Gambar 4.75 Blocking quantity pada PO

Contoh Blocking pada modul Inventory

Query blocking agar Batch Supplier diisi: if :object_type='20'

count(*) into cnt

(66)

INNER JOIN "ITL1" ON OITL."LogEntry" = ITL1."LogEntry"

AND OITL."ItemCode" = ITL1."ItemCode" left join "OBTN" OBTN on

ITL1."SysNumber"=obtn."SysNumber"

and OITL."ItemCode"=OBTN."ItemCode" where "DocEntry"=:list_of_cols_val_tab_del

and"DocType"='20'

and"MnfSerial"is null ; if :cnt>0

error_message := 'batch Suplier belum diisi' ; end if ;

end if ;

Hasil blocking batch supplier pada GRPO:

Gambar 4.76 Blocking batch supplier quantity GRPO

Contoh Blocking pada modul Finance

Query Blocking agar AP Invoice harus berdasarkan GRPO yang sudah dimasukkan Landed Cost:

if :object_type='18'

(67)

count(*) into cnt

from "PCH1" AS T1

INNER JOIN "OPCH" AS T2 ON T1."DocEntry" = T2."DocEntry"

INNER JOIN "PDN1" AS T3 ON T3."DocEntry" = T1."BaseEntry"

LEFT JOIN "IPF1" AS T5 ON T5."BaseEntry" = T3."DocEntry"

and T3."DocEntry" = T5."BaseEntry" where T1."BaseType" = '20'

and t5."BaseEntry"is null

and

LEFT(T2."CardCode", 2)<>'VL'

and T1."DocEntry" = :list_of_cols_val_tab_del ; if :cnt>0

error_message := 'A/P Invoice harus berdasarkan GRPO yang sudah ada Landed Cost' ;

end if ; end if ;

Hasil blocking pada AP Invoice :

(68)

4.1.3 Master Data Migration

Master data akan digunakan oleh PT MSJ untuk melakukan kegiatan transaksi purchasing. Master data yang terkait purchasing yaitu item master data, warehouse master data, dan business partner master data (vendor). Import master data merupakan proses untuk memindahkan master data dari perusahaan ke dalam sistem SAP Business One HANA agar siap untuk digunakan. SAP meyediakan fitur yang memudahkan untuk melakukan import data yaitu menggunakan data transfer workbench (DTW). Proses import data melalui DTW mengharuskan PT MSJ untuk memasukkan semua data yang hendak di-import ke dalam template yang sudah disediakan oleh SAP.

Dalam migrasi data dibutuhkan penyesuaian antara data yang terdapat pada sistem berjalan dengan data yang akan dimasukkan SAP Business One HANA. Hal ini terjadi karena adanya perbedaan table antara database sumber dengan database tujuan.

Gambar 4.78 Master Data Migration

Langkah-langkah untuk melakukan migrasi data menggunakan DTW akan dijelaskan sebagai berikut.

(69)

Gambar 4.79 DTW - Logon

Gambar 4.80 DTW - Select Data Type

Konsultan harus memilih salah satu dari tiga tipe data untuk data yang akan dimigrasi :

• Setup Data

Jika data yang akan dimigrasi berisi general setting. Contoh : mata uang, pengaturan pajak, dll.

(70)

• Master Data

Jika data yang akan dimigrasi berisi master data. Contoh : business partner, warehouse, items, dll.

• Transactional Data

Jika data yang akan dimigrasi berisi transaction. Contoh : purchase order, AP Invoice ,dll.

Gambar 4.81 DTW - Select Operation Type

Setelah memilih tipe data selanjutnya konsultan harus memilih salah satu dari 3 tipe operasi yang akan dilakukan. Berikut pilihan tipe operasi yang disediakan :

• Add new data

Menambahkan data baru yang belum ada. • Update existing data

Mengubah data yang sebelumnya sudah ada. • Add new data and update existing data

Merupakan operasi gabungan antara menambah data yang belum ada dan mengubah data yang sudah ada.

Langkah selanjutnya adalah memilih objek data yang akan di-import kemudian memilih file data yang akan di-upload ke dalam sistem. File data yang di-upload harus sesuai template yang disediakan.

(71)

4.1.3.1 Business Partner Master Data (Vendor)

Berikut ini adalah contoh template business partner master data (vendor) yang sudah diisi dan siap untuk di-import melalui DTW.

Gambar 4.82 Vendor Master Data

Gambar 4.83 DTW – Select Business Partner Business Object

(72)

4.1.3.2 Warehouse Master Data

Berikut ini adalah contoh template warehouse master data yang sudah diisi dan siap untuk di-import melalui DTW.

Gambar 4.85 Warehouse Master Data

Gambar 4.86 DTW – Select Warehouse Business Object

(73)

4.1.3.3 Item Master Data

Berikut ini adalah contoh template item master data yang sudah diisi dan siap untuk di-import melalui DTW.

Gambar 4.88 Item Master Data

Gambar 4.89 DTW – Select Item Business Object

(74)

4.2 Fase 4 : Final Preparation

Pada fase ini tim konsultan mempersiapkan client untuk menggunakan sistem SAP Business One. Fase ini merupakan persiapan akhir sebelum akhirnya sistem baru dijalankan.

4.2.1 User Manual Creation

User Manual digunakan sebagai panduan untuk user dalam menjalankan SAP Business One Hana jika user mengalami kesulitan setelah tahap training. Konsultan hanya membuat user manual untuk form yang dianggap penting saja.

4.2.1.1 Modul Purchasing

4.2.1.1.1 Purchase Request Report

Purchasing - A/P Purchasing Reports Purchase Request Report 1. Pastikan checkbox Display Open Purchase Request Only di check.

Gambar 4.91 PR

Report Step 1

2. Pilih OK untuk menampilkan daftar PR yang masih Open.

(75)

3. Klik kolom Selected untuk men-uncheck semua pilihan barang.

Gambar 4.93 PR Report Step 3

4. Untuk memilih barang yang hendak dibuatkan purchase quotation-nya, check kolom selected.

Gambar 4. 94 PR Report Step 4

5. Untuk memilih vendor, klik tab di kolom vendor code.

(76)

6. Kemudian pilih create purchase quotations untuk membuat quotations dari barang yang dipilih.

Untuk membuka quotation yang akan diisi ada 2 cara: 1. (a) Purchasing - A/P Purchase Quotation

Kemudian klik data pada menu bar kemudian klik previous record untuk melihat quotation yang baru dibuat atau bisa menggunakan shortcut, ctrl +  .

Gambar 4.96 PQ Step 1a

(b) Purchasing – A/P Purchase Request Report

Untuk membuka quotation yang sudah pernah dibuat berdasarkan PR, tinggal membuka form PR report. Setelah itu tinggal klik panah kuning pada kolom Target Doc.

(77)

2. Isi detail Quotation seperti RTDP, quoted qty, unit price pada tab Content. Kemudian klik tombol update (ujung kiri bawah).

Gambar 4.98 PQ Step 2

3. Jika terdapat banyak Quotation pada 1 PR, klik kanan pada quotation atau PR dan pilih Relationship Map untuk melihat hubungan antara PR dan Quotation yang dibuat.

(78)

4. Quotation yang sedang dibuka ditandai warna kuning. Untuk membuka quotation lainnya, klik 2 kali pada table quotation yang berwarna biru. Update bisa langsung dilakukan pada quotation tersebut. Jangan lupa klik tombol update.

Gambar 4.100 PQ Step 4

4.2.1.1.3 Quotation Comparison Report

Purchasing - A/P Purchase Report Purchase Quotation Comparison Report

1. Klik display open PQ only untuk membuka PQ yang hanya open.

Gambar 4.101 QCR Step 1

2. SAP akan menampilkan urutan PQ. PQ yang kriterianya memenuhi prioritas yang sudah ditetapkan ditandai dengan warna merah.

(79)

3. Untuk mengganti prioritas kriteria, klik sort di ujung kanan bawah.

4.2.1.1.4 FPB

Purchasing - A/P FPB

1. Masuk ke dalam form Purchase Request. Cari PR yang akan dibuat FPB, kemudian klik kanan dan copy no. PR

(80)

Gambar 4.104 FPB Step 1

2. Klik form FPB terlebih dahulu. Kemudia klik icon binocular pada text toolbar untuk mengganti ke mode pencarian. Klik ok jika muncul message.

(81)

4. Setelah item PR muncul pada FPB. Isi detail FPB dengan no quotation yang dipilih.

5. Masuk ke quotation comparison. Pilih quotation yang akan dipilih kemudian klik kanan pada PQ no. dan Copy.

(82)

6. Klik kanan pada kolom No. Purchase Quotation dan paste no quotation yang dipilih

7. Print FPB

(83)

Purchasing - A/P Purchase Order 1. Pilih Nama Vendor

Gambar 4.111 PO Step 1

Lihat vendor pada quotation yang dipilih dalam form FPB. Masukan Vendor pada field dan perhatikan BP Currency Vendor tersebut. Apabila transaksi dalam Foreign Currency (USD, SGD) maka klik local currency untuk mengganti currency.

2. Klik copy from dan pilih purchase quotation. Pilih purchase nomor quotation yang terdapat dalam FPB.

(84)

3. Isi field berikut : No. : Series Document.

Status : Status Document (Open, Canceled, Closed). Posting Date :Tanggal Posting Document.

Delivery Date : EstimasiTanggal Delivery. Document Date :Tanggal Document.

4. Isi UDF.

(85)

6. Isi nama Buyer, Owner, Remarks (digunakan apabila ada catatan tambahan pada Quotation tsb)

7. Periksa total pada payment, hasilnya harus sesuai.

8. Add Document. Kemudian Print Document

(86)

4.2.1.2 Modul Inventory 4.2.1.2.1 GRPO

Purchasing - AP GR PO 1. Masukkan nama vendor.

Gambar 4.119 GRPO Step 1

2. Copy from PO.

3. Kalau partial delivery pilih customize, kalo ambil semua draw all data.

(87)

4. Klik Add. Kemudian klik icon lup untuk generate batch. isi qty, batch supplier, dan expired date.

(88)

4.2.1.2.2 Goods Return

Purchasing-AP GR 1. Masukkan nama vendor.

Gambar 4.123 GR Step 1

2. Masukkan item, warehouse, quantity pada tab content.

(89)

4. Klik Add dan Yes. Kemudian Pilih All pada Display Available Batches (ujung kiri bawah)

(90)

6. Klik . Pilih Bin Location Allocation, klik Ok

7. Klik Update dan Ok kemudian klik Add dan Yes.

Inventory Inventory Transactions Inventory Transfer

1. Pilih Warehouse QC pada From Warehouse dan lokasi gudang tujuan pada To Warehouse di header. Klik Yes.

(91)

Gambar 4.129 IT Step 1

2. Isi UDF.

(92)

3. Pilih item, kemudian masukan quantity.

Gambar 4.131 IT Step 3a

Gambar 4.132 IT Step 3b

4. Klik Add. Masukkan quantity pada batch.

(93)

5. Klik . Kemudian klik Update dan Ok. Setelah itu klik tanda pada to bin locations

6. Klik tanda panah pada bin location allocation, atur alokasi bin.

7. Klik Update dan Ok. Kemudian klik Add dan Yes.

4.2.1.2.4 Goods Issue

Inventory Inventory Transactions -> Goods Issue

(94)

Gambar 4.136 GI Step 1

2. Pilih item dan masukan quantity

3. Klik Add. Kemudian masukkan quantity pada batch

4. Klik . Kemudian klik Update dan Ok. Selanjutnya klik Add dan Yes. Setelah muncul approval, isi Remark dan klik Ok.

(95)

4.2.1.3 Modul Finance 4.2.1.3.1 APDP Invoice

Purchasing - A/P APDP Invoice

1. Masukkan Vendor.

Gambar 4.139 APDP Step 1

2. Copy from PO.

3. Pilih PO.

(96)

4. Draw all data untuk ambil semua, klik Finish.

5. Ganti DPM atau isi jumlahnya langsung. Kemudian klik Add dan Yes.

4.2.1.3.2 AP Invoice

Purchasing - A/P AP Invoice 1. Masukkan vendor.

(97)

2. Copy from GR PO.

Gambar 4.145 AP Invoice Step 2

3. Pilih GR PO.

4. Draw all data untuk ambil semua barang pada GRPO.

(98)

5. Masukkan Posting date, Due Date, Document Date. Kemudian klik Add dan Yes.

Banking Outgoing Payments Outgoing Payments 1. Masukkan vendor.

Gambar 4.149 OP Step 1 2. PIlih tipe payment means pada UDF.

(99)

3. Pilih tagihan yang akan dibayar.

Gambar 4.151 OP Step 3

4. Klik kanan dan pilih payment means.

Gambar 4.152 OP Step 4

5. Isi GL account (transfer date jika melalui bank). Kemudian isi Total dan klik Ok. Jika sudah klik Add, kemudian Yes.

(100)

4.2.2 Import Opening Balance

Import Opening Balance adalah meng-import data transaksi yang belum terselesaikan atau masih outstanding pada sistem lama ketika perusahaan mulai menjalankan sistem yang baru. Transaksi pembelian yang belum selesai akan dilanjutkan dan diselesaikan pada sistem SAP Business One.

Import opening balance juga menggunakan data transfer workbench (DTW). Sama seperti proses migrasi data master, untuk import opening balance melalui DTW, PT MSJ harus memasukkan semua data yang hendak di-import ke dalam template yang sudah disediakan. Perbedaan antara data sumber dengan tujuan akan digambarkan dalam gambar berikut.

Gambar 4.154 Transaction Data Migration

4.3 Fase 5 : Go Live and Support

Fase ini adalah fase terakhir pada implementasi SAP Business One HANA. Pada fase ini PT MSJ mulai memakai SAP Business One HANA . Metode implementasi yang digunakan pada proyek kali ini adalah direct cut-over dimana sistem lama akan digantikan oleh sistem yang baru secara langsung. Tabel berikut akan menjelaskan kegiatan yang terjadi selama go live.

(101)

Tabel 4. 27 Daftar Kegiatan Go Live

NO. TASK ACTUAL

START DATE

ACTUAL

END DATE PIC

1. System Review 21-01-2014 21-01-2014 Bpk. Alvin

2. Go Live Meeting 21-01-2014 21-01-2014 Bpk. Alvin

3. Implementation Go

Live 24-01-2014 24-01-2014

Felix, Delbert, Adjie

4. Project Sitting 25-01-2014 - Felix, Delbert,

Adjie

5. Go Live Support - - Felix, Delbert,

Adjie

6. Review 1 - - Felix, Delbert

7. Review 2 - - Felix, Delbert

8. Project Closing - - Bpk. Alvin

Pada tabel 4.27 terlihat bahwa jadwal Go Live terlambat dari yang direncanakan. Hal tersebut dikarenakan adanya beberapa masalah yang terjadi saat konfigurasi dan migrasi data. SAP Business One HANA adalah produk terbaru dari SAP Business One oleh karena itu masih terdapat beberapa bugs. Salah satu kesulitan yang dihadapi konsultan adalah ketika migrasi data. Konsultan tidak dapat meng-copy data dari database satu ke database lainnya ketika ingin melakukan testing. Beberapa hambatan yang terjadi menyebabkan jalan proyek sedikit terhambat sehingga proyek tidak dapat mengikuti. waktu yang dijadwalkan.

Kesulitan lain yang dialami konsultan adalah ketika melakukan project sitting. Konsultan menemukan adanya beberapa masalah sehingga project sitting juga dilakukan lebih lama dari waktu yang sudah dijadwalkan. Untuk kegiatan support, review, dan closing belum mendapat kepastian tanggal pelaksanaannya. Setelah penulisan ini selesai proyek ini masih berlangsung.

(102)