SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 3 CIMAHI
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk Penyusunan Skripsi Jenjang strata satu Program Studi Sistem Informasi
Oleh : Sulastri 1.05.08.676
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penelitian
SMKN 3 CIMAHI merupakan salah satu sekolah kejuruan yang menjadi tempat dilaksanakannya penelitian. Pada sekolah ini ditemukan permasalahan dalam pengolahan data siswa dengan jumlah siswa sebanyak 786 siswa, data guru, jadwal, pembagian kelas dan pembuatan nilai akhir yang masih menggunakan aplikasi excel dan buku catatan yang mana dalam proses menulisnya memakan waktu yang lama dan terkadang terjadi kehilangan data. Hal ini pun menyulitkan bagian tata usaha dalam memberikan laporan kepada kepala sekolah.
Penelitian yang dilakukan adalah untuk membangun Sistem Informasi Akademik tentang pengolahan data siswa, data guru, jadwal, pembagian kelas dan pembuatan nilai akhir yang dilakukan pada SMKN 3 CIMAHI.
Sistem yang akan dibangun ditujukan untuk melakukan kegiatan akademik yang terstruktur, sehingga dapat dihasilkan proses kerja yang lebih baik dan maksimal dengan menggunakan penyimpanan data yang tersentralisasi yang dapat memudahkan kegiatan penambahan data, pencarian dan publishing data dengan menggunakan teknologi komputer. Sistem Informasi Akademik ini diharapkan akan memudahkan pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai sehingga dapat diperoleh hasil yang cepat, tepat dan akurat.
Berdasarkan uraian di atas, maka penyusun mengusulkan penelitian untuk membangun sebuah aplikasi yang diberi judul
“SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 3 CIMAHI”.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Penelitian
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, permasalahan yang dapat di identifikasi adalah sebagai berikut : 1. Proses Akademik di SMKN 3 CIMAHI didalam pengolahan data kelas, data guru, data siswa, data nilai, dan jadwal pelajaran masih menggunakan aplikasi excel dan buku catatan yang mana dalam proses menulisnya memakan waktu yang lama dan dapat terjadi duplikasi data. 2. Proses pencarian informasi mengalami hambatan karena
untuk mencari data dilakukan dengan cara membuka buku catatan sehingga waktu pencarian menjadi lama.
3. Masih banyak penggunaan dokumen berupa kertas sehingga memungkinkan terjadinya kerusakan atau kehilangan dokumen tersebut.
Dengan berdasarkan latar belakang masalah dan identifikasi masalah yang telah diuraikan maka dapat diambil kesimpulan bahwa rumusan masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai yang berjalan pada SMKN 3 CIMAHI.
2. Bagaimana Perancangan Sistem Informasi data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI.
3. Bagaimana Pengujian Sitem Informasi data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI.
4. Bagaiman Implementasi Sistem Informasi data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI.
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah untuk membuat suatu program aplikasi akademik untuk mempermudah proses pengolahan data akademik dalam menangani masalah-masalah yang ada sehingga dapat membantu pelayanan akademik di SMKN 3 CIMAHI.
Adapun tujuan penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru,
jadwal dan nilai yang berjalan pada SMKN 3 CIMAHI.
2. Untuk membuat Perancangan Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI.
3. Untuk melakukan pengujian Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI.
4. Untuk melakukan Implementasi Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI.
1.4. Batasan Masalah
Luasnya ruang lingkup permasalahan yang ada, serta keterbatasan waktu dan pengetahuan supaya pembahasan masalah lebih terfokus dan spesifik maka dibutuhkan pembatasan masalah. Adapun batasan masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut:
1. Sistem ini membahas mengenai penerimaan siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas, penjadwalan, dan penilaian.
2. Sistem akademik ini hanya membahas pendaftaran siswa baru pada tahun ajaran baru, tidak membahas pendaftaran siswa baru pindahan atau mutasi dari sekolah lain.
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN
4.1. Analisis Dokumen
Analisa dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang digunakan oleh sistem serta spesifikasi apa saja yang ada dalam dokumen tersebut. Dokumen yang digunakan oleh Bagian Akademik dalam mengolah data adalah sebagai berikut :
1. Nama dokumen : Formulir Pendaftaran Siswa Baru
Fungsi : Merupakan dokumen pendafataran siswa baru
Sumber : Bagian Tata Usaha
Distribusi : Calon siswa
Atribut : Nis, Nama, Alamat, Jenis Kelamin, Agama, Tanggal
Lahir , Tempat Lahir, Pilihan Jurusan , Asal Sekolah, No.STTB, Tahun Kelulusan, NUN, Nama Ayah, Nama Ibu, Pekerjaan Ayah, Pekerjaan Ibu, Alamat Ortu, Nama Wali, Pekerjaan Wali, Alamat Wali.
2. Nama dokumen : Data siswa
Fungsi : Merupakan dokumen data siswa
Sumber : Bagian Tata Usaha
Atribut : Nis, Nama, Alamat, Jenis Kelamin, Agama, Tanggal
Lahir , Tempat Lahir, Pilihan Jurusan , Asal Sekolah, No.STTB, Tahun Kelulusan, NUN, Nama Ayah, Nama Ibu, Pekerjaan Ayah, Pekerjaan Ibu, Alamat Ortu, Nama Wali, Pekerjaan Wali, Alamat Wali.
3. Nama dokumen : Data Guru
Fungsi : Merupakan dokumen yang berisi data guru
Sumber : Bagian Kurikulum
Atribut : Kode Guru, Nama Guru, NIP, Alamat, Telpon Guru,
Jenis Kelamin, Golongan, Jabatan, Bid.Mat.Pel, Mulai Tugas, Pendidikan, Asal Pendidikan, Tahun Lulus.
4. Nama dokumen : Daftar Jadwal Pelajaran
Fungsi : Sebagai pedoman jadwal pelajaran bagi siswa dan
guru.
Sumber : Bagian Kurikulum
Distribusi : Siswa, Guru
Atribut : Kode Jadwal, Kode Kelas, Nama Kelas, Kode Guru,
Nama Guru, Mata Pelajaran, Hari, Jam.
5. Nama dokumen : Daftar Kode mengajar
Fungsi : Merupakan dokumen kode guru yang mengajar
Sumber : Bagian Kurikulum
Distribusi : Guru
6. Nama dokumen : Data Kelas
Fungsi : sebagai daftar kelas bagi para siswa
Sumber : Bagian Kurikulum
Distribusi : Siswa
Atribut : Kelas , jurusan, jumlah siswa.
7. Nama dokumen : Nilai Siswa
Fungsi : Untuk mengetahui nilai akhir mata pelajaran siswa
Sumber : Guru
Distribusi : Bagian kurikulum, wali kelas
Atribut : kode matpel, nama matpel, nama guru, kelas, nis, nama
siswa, ulangan, uts, uas, na, semester.
8. Nama dokumen : Raport
Fungsi : Untuk mengetahui seluruh nilai mata pelajaran siswa.
Sumber : wali kelas
Flowmap Pendaftaran Siswa Baru yang sedang Berjalan
Tata Usaha Kepala Sekolah
Calon Siswa Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran Mengisi Form dan Melengkapi Persyaratan Formulir Pendaftaran Isi
FC Ijazah
Formulir Pendaftaran Isi Fc ijazah
S Memeriksa kelengkapan Formulir Pendaftaran Isi
Fc Ijasah Fc ijazah membuat data siswa diterima T Y Kartu keluarga Kelakuan baik Kelakuan baik Kartu keluarga Kartu keluarga Kelakuan baik
Formulir Pendaftaran Isi Kartu keluarga
Formulir Pendaftaran Isi Data siswa Diterima
Data siswa Diterima Fp
Formulir Pendaftaran Isi Kelakuan baik
3 2 Data siswa Diterima 1
Flowmap Pembagian Kelas yang sedang Berjalan
Kurikulum Guru Wali Kelas Kepala Sekolah
Siswa S Data Siswa Pembagian Kelas Data siswa 2 Data Kelas 1 Data Kelas Pembagian Wali Kelas Data Guru Data Guru Membuat Laporan Data Guru 3 2 Laporan Data Guru 1
G
Membuat Laporan Wali
Kelas
Data wali kelas 3 2 Lap.Data Wali Kelas 1
WK
Lap.Data Wali Kelas
Lap.Data Wali Kelas
Lap.Data Wali Kelas Laporan Data Guru
K Data Kelas
Flowmap pembagian jadwal yang sedang berjalan Kepala sekolah guru kurikulum Siswa Data Kelas
Lap. Jadwal Pelajaran Membuat Laporan Jadwal Pelajaran MP JP Membuat Jadwal Pelajaran
Lap. Jadwal Pelajaran Data Guru
G K
Data Mata Pelajaran
Data jadwal pelajaran Lap. Jadwal Pelajaran
Data Mata Pelajaran Data Guru Data kelas Data Jadwal Pelajaran
3 2 Lap, jadwal pelajaran 1
Flowmap Penilaian yang sedang Berjalan
Guru Wali Kelas Kurikulum Kepala Sekolah
Siswa
NA
Mencatat Nilai Ke Raport
Nilai Akhir Siswa Nilai Akhir Siswa
Nilai Akhir Siswa
Menandatangani Raport Raport yg ditandatangani wali kls Raport yg ditandatangani wali kls Menandatangani Raport Membuat Lap Nilai Siswa
Nilai Akhir Siswa
Lap.Nilai Akhir Siswa Lap.Nilai Akhir Siswa
Raport yg ditandatangani wali kls
& kpla Skolah
Raport yg ditandatangani wali kls
& kpla Skolah
Raport yg ditandatangani wali kls
& kpla Skolah S
Data Siswa
Data Siswa Raport
Calon Siswa
Siswa Kepala Sekolah Guru
Sistem Akademik SMKN 3 Cimahi
Formulir pendftrn isi, fc ijazah Kartu keluarga,kelakuan baik
Formulir pendaftaran, formulir pendftarn isi, fc ijazah, kartu keluarga,
kelakuan baik, data siswa diterima
Data Guru, nilai akhir siswa
Data jadwal peljaran, data wali kelas
Laporan Data siswa diterima, lap data guru, lap data wali kelas, lap jadwal peljrn, lap nilai akhir siswa, raport yg di TTD wali kelas Data kelas, lap.wali kelas, data jdwal peljrn,
raport yg di TTD wali kls & kepala sekolah
DFD Level 1 yang sedang berjalan
Siswa Guru Kepala Sekolah 1.0 Penerimaan siswa baru 2.0 Pembagian kelas& wali kelas
3.0 Penjadwalan 4.0 Penilaian Form pendaftaran Data kelas Data Wali kelas
Form pendaftaran isi, fc ijazah, kartu keluarga, kelakuan baik
Form pendftaran, form pendftrn isi, Fc ijazah, kartu keluarga, kelakuan baik, data siswa diterima
Form Pendaftrn isi
Data Siswa diterima
Data Guru
Data guru Data kelas, lap.data wali kelas
Data kelas Data wali kelas Data kelas, lap.data wali kelas
lap.data wali kelas Data guru
Data guru Data kelas
Data Mata Pelajaran Data jadwal pelajaran
Data jadwal Data matpel Data jadwal pelajaran
Data matpel
Lap. Jadwal pelajaran
Data siswa
Data siswa
Data nilai siswa Data nilai
Data matpel
Data siswa Nilai akhir siswa Lap.nilai akhir siswa, raport yg akan ditanda tngan Data siswa
Data siswa
Data guru Data kelas
Lap. Jadwal pelajaran
DFD Level 2 proses 1 yang sedang berjalan
Calon Siswa Kepala Sekolah 1.1 Memeriksa kelengkapan 1.2 Mencatat data siswa diterima Formulir pendaftaranForm pndftrn isi, fc ijazah, kartu keluarga Kelakuan baik
Form pendftn, form pndftran isi, kartu kluarga, klakuan baik Form pendftrn isi
Form pendftran isi
Form pndftaran isi
Data Siswa Data siswa diterima
data siswa diterima
DFD Level 2 proses 2 yang sedang berjalan
Guru Kepala Sekolah 2.1 Pembagian kelas 2.2 Membuat Lap data guru 2.3 Pembagian wali kelas 2.4 Membuat lap. Data wali kelas Data Siswa Lap.Data GuruData Kelas
Data Wali Kelas Siswa
Data siswa
Data kelas Data guru
Data guru
Lap.data guru
Lap.data wali kelas Data kelas
Data guru
Data wali kelas Data kelas
Data wali kelas
Lap.data wali kelas
Lap.data wali kelas
DFD Level 2 proses 3 yang sedang berjalan
Guru Kepala sekolah 3.1 Membuat jadwal pelajaran 3.2 Membuat lap. Jadwal pelajaran Data mata pelajaran Data kelas Data guru Data jadwal pelajaranData mata pelajaran Data kelas
Data guru
Data jadwal pelajaran
Data jadwal pelajaran Lap.jadwal plajaran
Lap.jadwal plajaran Siswa
Lap.jadwal plajaran Data mata pelajaran
Data kelas
DFD Level 2 proses 4 yang sedang berjalan
Guru
Kepala Sekolah Data siswa
Data nilai akhir 4.1 Mencatat nilai ke Raport 4.2 Menandatangani Raport 4.3 Membuat Laporan nilai akhir Data siswa
Data nilai akhir
Data nilai raport
Nilai raport yg d TTD wali kelas Data nilai akhir
Data nilai akhir
Lap. Nilai akhir Data siswa
Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
No. Permasalahan Rencana Pemecahan
1. Dalam proses penilaiannya masih lambat
sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk siswa dapat melihat nilai yang di dapat selama proses belajar.
Membuat program aplikasi pengolahan nilai yang terhubung dengan database akademik yang dapat mengolah dan menyajikan informasi nilai secara cepat.
2. Proses penginputan dan pencarian data siswa,
guru, jadwal dan kelas yang membutukan waktu lama.
Dibutuhkan sebuah aplikasi yang dapat melakukan pencarian secara otomatis, cepat dan akurat.
3. Dengan proses yang masih kurang efektif
maka laporan yang dihasilkan menjadi terhambat dengan waktu yang lama.
Membangun sebuah aplikasi yang dapat mengolah laporan dengan cepat dan akurat.
Flowmap Pendaftaran Siswa baru yang Diusulkan
Kurikulum
Tata Usaha Kepala sekolah Calon Siswa Fc ijazah Formulir Pendaftaran Isi Fc ijazah Formulir Pendaftaran Isi Sistem Informasi Akademik SMKN 3 Cimahi Input Data Pendaftaran A Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran Mengisi Form dan melengkapi persyaratan Cetak Data Siswa Diterima
Data Siswa Diterima
Cetak Laporan Data Siswa
Diterima Lap. Data Siswa
Diterima
Lap. Data Siswa Diterima Data Siswa Diterima
Y Cek Kelengkapan Fc ijazah Formulir Pendaftaran Isi T Kartu keluarga Kelakuan baik Kartu keluarga Kelakuan baik Kelakuan baik Kartu keluarga
Flowmap Pembagian Kelas dan Jadwal yang Diusulkan
Kurikulum Guru Wali Kelas Kepala Sekolah Siswa
Sistem Informasi Akademik SMKN 3 Cimahi
Data Guru
Input Data Guru Cetak Laporan Data Guru Pembagian Kelas Pembagian Wali Kelas Cetak Laporan Wali Kelas Membuat Jadwal Pelajaran Cetak Laporan Jadwal Pelajaran Data Kelas
Lap. Data Guru Cetak Data
Kelas
Lap. Data Guru
3
Lap. Data Wali Kelas 2
Lap. Data Wali Kelas 1
Lap. Data Wali Kelas Lap. Data Wali
Kelas Data Kelas 3 2 Lap. Jadwal Pelajaran 1 Lap. Jadwal Pelajaran Lap. Jadwal Pelajaran Lap. Jadwal Pelajaran Data Guru
Flowmap Penilaian yang Diusulkan
Guru Wali Kelas Kurikulum Kepala Sekolah Siswa Sistem Informasi Akademik SMKN 3 Cimahi Nilai Akhir Siswa Nilai Akhir Siswa Input Nilai Akhir Cetak Nilai Raport Cetak Lap.Nilai Siswa Lap.Nilai Akhir Siswa Lap.Nilai Akhir Siswa Raport Menandatan gani Raport Raport yg ditandatangani wali kls Raport yg ditandatangani wali kls Raport yg ditandatangani wali kls & kpla
Skolah Raport yg
ditandatangani wali kls & kpla
Skolah Menandata ngani Raport Raport yg ditandatangani wali kls & kpla
Diagram Konteks
Calon Siswa
Siswa Kepala Sekolah
Guru
Sistem Akademik SMKN 3 Cimahi
Formulir pendftrn isi, fc ijazah Kartu keluarga,kelakuan baik
Formulir pendaftaran, formulir pendftarn isi, fc ijazah, kartu keluarga,
kelakuan baik, data siswa diterima
Data Guru, nilai akhir siswa
Data jadwal peljaran, data wali kelas
Laporan Data siswa diterima, lap data guru, lap data wali kelas, lap jadwal peljrn, lap nilai akhir siswa, raport yg di TTD wali kelas Data kelas, lap.wali kelas, data jdwal peljrn,
DFD Level 1 yang diusulkan
1.0 Penerimaan Siswa Baru Siswa Kepala Sekolah 2.0 Pembagian Kelas & penjadwalan 3.0 Penilaian Data Siswa Data Guru Data Kelas Jadwal Pelajaran Mata Pelajaran Nilai Form Pndftran Isi, fc ijazah, kartu keluarga,Kelakuan baik
Form Pendftrn,fc ijazah,kartu keluarga, Kelakuan baik,Data Siswa Diterima
Data Siswa Data Siswa Data Guru Data Kelas Data Kelas Jadwal Jadwal Data Matpel Data Matpel Data Nilai Data Nilai Data wali kelas, Data Jadwal Pelajaran
Lap. Data Nilai, Raport yg akan d TTD Data Kelas
Lap. Data Siswa Diterima
Lap. Wali Kelas, Lap. Jadwal pljarn
Data Wali Kelas Wali kls
Wali kls
Data Siswa Data siswa
DFD Level 2 proses 1 yang diusulkan
Siswa 1.2 Input Data pendaftaran 1.3 Cetak Data siswa Diterima Data Siswa 1.4 Cetak Lap.Data siswa Diterima Kepala Sekolah Form Pendftran isi, fc ijazah,kelakuan baik, kartu kluarga
Data siswa
Data Siswa
Data Siswa
Lap.Data Siswa Diterima
Data Siswa Diterima
1.1 Cek kelengkapan
Form Pendftran isi, fc ijazah, kelakuan baik, kartu kluarga
DFD Level 2 proses 2 yang diusulkan
2.1 Pembagian Kelas Data Siswa Data Kelas Kepala Sekolah 2.5 Pembagian Wali Kelas 2.2 Mencetak data kelas Data Siswa Data KelasData Kelas Data Kelas
Data Wali Kelas Data Wali Kls Data Wali Kls 2.6 Cetak Lap.Data Wali Kelas Data Wali Kls Lap.Data Wali Kls Data Kelas Siswa Data Wali Kelas
Data Kelas
2.3 Input data
Guru Guru
Data guru Data guru Data guru Data guru 2.7 Membuat Jadwal Pelajaran 2.8 Cetak Lap. Jdwal Peljran Jadwal Pelajaran Jadwal pelajaran Lap.jdwal peljrn Lap. Jadwl peljrnl
Jadwal pelajaran Jadwal pelajaran Lap.jdwl pljrn 2.4 Cetak lap.data guru Data guru Lap.data guru Mata pelajaran Mata pelajaran Data guru
DFD Level 2 proses 3 yang diusulkan
Kepala Sekolah Data Nilai 3.1 Input Nilai Akhir Nilai Nilai 3.4 Cetak Lap.Nilai Akhir Data Nilai Lap.Nilai Siswa 3.2 Cetak nilai Raport Nilai Raport yg akn d TTD 3.3 Menandatanga ni raport GuruRelasi Tabel
Siswa NIS* Nama Alamat Agama Jenis kelamin Tanggal lahir Tempat lahir Asal Sekolah No STTB Tahun Kelulusan NUN Nama ayah Nama ibu Pek.ayah Pek.Ibu Alamat Ortu Nama wali Pek.Wali Alama wali Guru Kode Guru* Nama Guru NIP Alamat Guru Telp Jenis Kelamin Golongan Jabatan Mulai Tugas Pend.terakhir Asal Pendidikan Tahun Lulus Mata Pelajaran Kode Matpel* Nama Matpel Bobot Detail Kelas Kode kelas** Nis** Nilai Ulangan UTS UAS NA Index NIS** Kode Jadwal ** Kelas Kode Kelas ** Nama kelas Kode Guru** Jadwal Kode Jadwal* Kode kelas** Kode Mata Pelajaran**Kode Guru** Hari Jam
Entity Relationship Diagram
Siswa Kelas Guru Mata pelajaran Memiliki Detail Kelas mengajar mendapat nilai N N N 1 N N 1 N N Jadwal mengajar 1 menrdapat 1 NKESIMPULAN
Berdasarkan uraian-uraian dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut : 1. Pengolahan data akademik menjadi lebih efektif dan efisien
karena adanya sistem informasi akademik pada SMKN 3 Cimahi yang sudah terkomputerisasi dan terotomatisasi ke database.
2. Penginputan dan pencarian data siswa, data guru, data penjadwalan, dan data kelas menjadi lebih cepat karena adanya sistem informasi akademik pada SMKN 3 Cimahi yang terkomputerisasi.
3. Dengan sistem penyimpanan data akademik pada database dengan daya kapasitas tampung data yang besar memungkinkan data yang disimpan lebih besar, aman , efektif dan efisien. Serta menghindari terjadinya duplikasi data.
