BISNIS PROSES IMPROVEMENT
DENGAN MENGGUNAKAN METODE
DAVEN PORT
(STUDI KASUS PADA AREA B POLIKLINIK PT. PMI)
Arisandy Purnama Aji, Rendy Budhi Prawira, dan Gintoro
Laporan Teknis
Jakarta, 22 Agustus 2011
Menyetujui:
Gintoro, S.Kom, MM.
BISNIS PROSES IMPROVEMENT
DENGAN MENGGUNAKAN METODE
DAVEN PORT
(STUDI KASUS PADA AREA B POLIKLINIK PT. PMI)
Arisandy Purnama Aji1, Rendy Budhi Prawira2, dan Gintoro3
1,2,3
Program Pascasarjana MMSI, Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk Jakarta Jakarta Barat 11530, 1arisandy.aji@gmail.com2 budhi.rendy@gmail.com3
gintoro@binus.edu
ABSTRAK
PT. Panasonic Manufacturing Indonesis (PMI) berencana membangun sistem Occupational Health Care (OHC) kedepannya dengan tujuan untuk menjaga kesehatan seluruh karyawan di dalamnya agar produktivitas dapat meningkat dan biaya medis yang dikeluarkan dapat ditekan. Dari kebutuhan ini PT. PMI bekerja sama dengan JPK-CH membentuk suatu program Kesehatan Kerja (K2). Di dalam program K2, terdapat beberapa program untuk mencegah para karyawan sakit yang bisa mengakibatkan penurunan produktifitas perusahaan. Tetapi program tersebut tidak didukung sebuah system yang saling terintegrasi sehingga membuat proses bisnis yang saat ini berjalan dinilai sangat lambat, karena masih manual didalam mengolah dan membuat data. Oleh karena itu, kesehatan kerja membutuhkan suatu business process improvement agar proses bisnis menjadi lebih efisien.
Tujuan dari penelitian ini adalah memberikan solusi business process improvement untuk kesehatan kerja tersebut dengan menggunakan metodologi Davenport. Analisa yang digunakan adalah dengan diketahuinya kelemahan dari proses yang sedang berjalan saat ini, dan dibuatnya proses bisnis usulan untuk memperbaiki kelemahan tersebut, yaitu mengintegrasi data dan membangun sistem paperless (web portal).
Hasil analisa didapatkan dari hasil perbandingan proses bisnis yang terjadi saat ini dan yang diusulkan. Desain rancangan sistem informasi berupa tampilan layout web portal untuk setiap user di dalam Departemen Kesehatan Kerja juga dibuat untuk mendukung proses usulan tersebut. Dari penelitian ini, hasil yang dapat diraih adalah proses bisnis menjadi lebih efisien dimana Departement Kesehatan Kerja mampu mengolah data menjadi lebih cepat serta menghemat pengeluaran kertas, dan memperkecil resiko human error, kehilangan, rusak, atau bocornya data.
PENDAHULUAN
Dalam dunia perindustrian, perusahaan berusaha mendapatkan hasil yang optimal dan menekan segala beban perusahaan untuk mencapai target yang telah ditentukan. Perusahaan melakukan segala cara untuk bisa bersaing di era teknologi sekarang ini. Teknologi sekarang ini lebih digunakan untuk membantu perusahaan menghasilkan produksi yang baik, padahal teknologi bisa digunakan untuk membantu perusahaan dalam menjaga kesehatan para pekerjaanya.
Selain perawatan infrastrukutr yang menunjang produksi suatu perusahaan, sekarang ini kesehatan para pekerja juga menjadi perhatian yang besar dari perusahaan. Hal ini dimulai dari pemikiran tentang hasil produksi perusahaan mendapatkan pengaruh yang cukup besar dari tingkat produktifitas para pekerja, sedangkan produktifitas para pekerja dipengaruhi secara langsung dengan kesehatan para pekerja tersebut. Hal ini bisa dilihat pada perusahaan yang memiliki pekerja dalam jumlah besar. Salah satu perusahaan yang memiliki jumlah pekerja yang besar serta peduli dengan kesehatan dan keselamatan kerja terhadap para pekerjanya adalah PT Panasonic Manufacturing Indonesia.
Berdasarkan hal diatas, PT. PMI berkeinginan untuk menjaga kesejahteraan dan kesehatan karyawan dan keluarga, guna menghindari para karyawan terserang penyakit dan menurunkan produktifitas kinerja yang bisa menurunkan profit bagi perusahaan. Kemudian PT. PMI membuat sebuah poliklinik Occupational Health Care (OHC) yang diperuntukan bagi karyawan. Didalam poliklinik tersebut bisa melayani semua keluhan yang dihadapi karyawan selama berada didalam area PT. PMI yang dikendalikan melalui Jaminan Pelayanan Kesehatan Citra Husada ( JPK CH), didalam poliklinik tersebut ada program yang disebut K2 yang berperan dalam mengawasi kesehatan karyawan. Didalam program K2 terdapat beberapa sub-program seperti : Disman, Pkp, Rpp dan ergonomik.
Harapan yang ingin dicapai PT. PMI dari JPK CH melalui poliklinik ini adalah :
1. Pengendalian lingkungan kerja
2. Pengukuran tingkat kesehatan
3. Menjaga produktifitas karyawan
4. Mencegah / mengontrol trend penyakit karyawan tiap waktu.
5. Mencegah terjadinya kecelakaan kerja pada saat berada di area PT.PMI
6. Menekan biaya terkait dengan biaya kesehatan keryawan
Sistem poliklinik tersebut berjalan dengan sistem yang terpisah dan tidak terintegrasi, proses pengolahan data antar bagian masih dilakukan secara manual dan
menggunakan tools yang berbeda, lamanya proses penerimaan report dari pihak luar, yakni rumah sakit rujukan dan pihak asuransi juga menjadi kendala lamanya proses laporan di internal PT.PMI sendiri.
Sementara dari sisi sistem, kebutuhan PT.PMI adalah
1. mengintegrasikan seluruh data yang sudah tersedia, menjadi data yang
mudah diolah, dikontrol dan dianalisa sesuai kebutuhan dan keperluan mereka.
2. Mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan untuk mengolah data yang ada
Untuk menjawab masalah dari kebutuhan PT. PMI diatas maka dibuatkan sebuah solusi bisnis dengan menggunakan konsep Business Process Improvement (BPI). BPI dipilih untuk mengintegrasikan seluruh data yang sudah tersedia di poliklinik menjadi data yang mudah diolah, dikontrol dan dianalisa sesuai dengan kebutuhan dan keperluan PT. PMI
Dalam penulisan tesis ini akan membahas mengenai analisis sistem informasi Departemen Kesehatan Kerja sedangkan pada bagian internal dan pihak ketiga akan dibahas pada grup project yang lain dan penggunaan metodologi davenport untuk BPI dan perancangan sistem baru poliklinik PT.PMI.
Mengapa menggunakan metodology davenport ? karena Metodologi ini mempunyai definisi yang jelas tentang visi pada faktor-faktor seperti pengurangan biaya, pengurangan waktu, dan peningkatan kinerja. Dan mempunyai dasar metodologi yang kuat yang ada pada proses ke empat yaitu Information technology.
METODE PENELITIAN
Gambar 1. Kerangka Pikir Metodologi Penelitian.
Metodologi yang akan digunakan dalam melakukan business process improvement
di poliklinik PT. PMI menggunakan Metode Davenport. Davenport membuat sebuah
methodology, yang bisa membuat dampak yang besar pada teknologi informasi. Methodology,nya sangat melekat pada Business Process Reengineering. Disamping teknologi, davenport juga membuat inovasi yang besar pada sumber daya manusia dan organsiasi yang harus menjadi sebuah issues dalam merubah sebuah konsep budaya bekerja. Langkah-langkah yang diambil adalah sebagai berikut:
Davenport Methodology terdiri dari 6 tahap : 1. Visioning and Goal Setting
Pada tahap ini, sebuah Visi bisa dibuat. Didalam sebuah visi ini mencakup apa saja tujuan / Goals yang akan dicapai dari Process Reengineering ini. Davenport berkata bahwa aka nada pengurangan biaya untuk identifikasi ulang sebagai tujuan dari reengineering process tersebut, maka dia juga menenkankan bahwa dalam membuat visioning ini akan sangat berdampak pada visi yang akan dibuat. Hal ini akan membuat tujuan – tujuan yang lain tidak dapat tercapai dengan baik seperti : peningkatan kepuasan pekerja, mengurangi / menambahkan proses improvement. Didalam proses ini, visi dari business process improvement dibuat dimana visi ini harus mencakup dari semua tujuan yang akan dibuat atau dikembangkan. Didalam proses ini harus memperingatkan tentang tujuan yang akan dibuat sehingga bisa membuat penekanan supaya tidak keluar dari apa yang akan dibuat, seperti : pengurangan biaya, perbaikan proses menjadi lebih baik.
Pada tahap pertama ini yang akan dilakukan untuk mendapatkan data awal didalam menentukan langkah selanjutnya adalah mencari data awal yang akan dibutuhkan seperti :
• Input :
o permasalahan yang saat ini terjadi pada proses bisnis yang saat ini
sedang berjalan.
o Memetakan kebutuhan user seperti apa? Sehingga akan
memudahkan dalam membuat suatu system yang baru. Yang nantinya diharapkan bisa jauh lebih baik dari system yang sudah ada.
• Proses :
o Untuk mendapatkan data permasalahan dan memetakan kebutuhan
user seperti apa, yang akan dilakukan adalah melakukan survery secara langsung kelokasi dan melakukan wawancara dengan user nya langsung. Sehingga bisa jauh lebih detail mengenai kebutuhan user seperti apa, dan harapan dari user seperti apa.
• Output :
o Hasil akhir dari tahap pertama yang akan didapatkan dari proses
diatas berupa data awal mengenai kebutuhan use seperti apa, dan harapan dari user seperti apa, dan ruang lingkup dari pekerjaan yang akan dikerjakan pada tahap selanjutnya.
Pada tahap identification of business process, yang harus dirubah pada saat reengineering proses adalah sebuah bisnis proses. Pada tahap ini harus bisa mengidentifikasi bisnis proses yang saat ini sedang berjalan. Karena dari sinilah inti dari sebuah metode yang davenport ciptakan. Pada tahap ini bisa dilihat dan diidentifikasi proses bisnis yang saat ini sedang berjalan. Yang ditahap selanjutnya akan bisa dilihat apa saja yang akan ditingkatkan/improve. Davenport mengatakan untuk berkonsentrasi pada 15 proses maksimum yang menciptakan inti dari perilaku organisasi. Oleh karena itu davenport menyebutkan bahwa pada proses inilah sebagai sebuah “proses inti”.
Pada proses identification of business process, membahas mengenai masalah yang terjadi pada business proses yang sedang berjalan sekarang. Masalah yang dihadapi oleh OHC PT.PMI adalah proses bisnis berjalan dengan sangat lambat, karena tidak adanya system yang saling terintegrasi, proses masih berjalan secara manual dan membuat proses menjadi lama.
Kemudian akan diidentifikasikan bisnis proses tersebut dan akan dibuat menjadi sebuah system yang akan terintegrasi, dan membuat proses menjadi lebih cepat dari sebelumnya. Proses yang akan dilakukan adalah dengan prosess mapping bisnis proses yang sedang berjalan yang kemudian akan menghasilkan organizational relationship map dan flowchart business prosess.
Pada tahap kedua yang akan dilakukan setelah mendapatkan data awal langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi proses bisnis yang saat ini sedang berjalan seperti :
• Input :
o Masukan yang bisa dilakukan pada tahap kedua ini berupa
olahan data dari output yang dihasilkan pada phase sebelumnya(hasil survey, wawancara, permasalahan, ruang lingkup).
• Proses :
o Pada phase ke dua ini, bisa melakukan pemetaan terhadap
ruang lingkup yang bisa dikerjakan pada divisi kesehatan kerja. Tugas dan tanggung jawab divisi kesehatan kerja seperti apa dan bagaimana.
• Output :
o Hasil yang dihasilkan pada phase kedua ini berupa, flow
chart business process yang sedang terjadi. Kemudian juga bisa menghasilkan organizational relationship map. Output yang dihasilkan pada phase ini menentukan input untuk phase selanjutnya. Dari flow chart business process
yang sedang terjadi bisa dilihat seberapa besar efektifitas proses bisnis yang sedang terjadi saat ini dan di kombinasikan dengan organizational relationship map.
3. Understand and Measure Processes
Pada tahap ke tiga ini, sangat menarik karena disini harus mengerti dan mengukur dari tahap sebelumnya, dimana kesalahan / kekurangan pada proses bisnis yang sedang berjalan saat ini tidak terulang lagi dan membuat sebuah proses bisnis baru yang lebih baik. Dengan adanya reengineering davenport ingin mencegah kesalahan yang sudah dilakukan pada proses bisnis sebelumnya. Dan melihat improvement apa saja yang akan dibuat untuk menghindari kesalahan kesalahan pada proses bisnis sebelumnya.
Pada proses yang ketiga ini understand and measure process, bisa membuat sebuah flowchart dari bisnis proses yang sedang berjalan (as-is) sekarang ini sebagai landasan didalam membuat sebuah bisnis proses yang baru. Sebagai bahan atau landasan nanti yang akan membuat improvement terhadap proses bisnis yang baru yang tentunya harus bisa menjawab masalah yang timbul dari bisnis proses yang lama.
Pada tahap ini yang bisa lakukan adalah :
• Input :
o Hasil yang akan dapatkan dari phase sebelumnya, berupa;
flow chart business process dan organization relationship map, organization chart menjadi bahan acuan untuk diolah.
• Proses :
o Pada phase ke tiga ini, bisa menghitung biaya dan waktu
yang dikeluarkan dalam melakukan suatu proses. Penghitungan biaya dan waktu yang dikerjakan pada proses yang sedang berjalan ini untuk mengukur keefektifitasan suatu proses. Tools yang digunakan untuk menghitungnya menggunakan software simulasi dengan Igrafx.
• Output :
Hasil yang dihasilkan pada phase ketiga ini berupa, berapa lama dan biaya yang bisa dikeluarkan dalam melakukan satu kali proses bisnis di poliklinik. Yang kemudian akan dibandingkan dengan sebuah system yang baru.
Diharapkan bisnis proses yang baru (to-be) ini harus dianalisa dengan baik dan akan bisa menjawab semua masalah yang timbul dari proses bisnis sebelumnya.
Diharapkan akan menjadi :
a) Proses bisnis menjadi lebih baik dari proses sebelumnya.
b) Membuat proses agar dapat berjalan dan terintegrasi dengan system
baru
c) Bisa menghasilkan sebuah solusi baru dari masalah yang timbul
pada proses bisnis yang lama Pada tahap ini yang bisa dilakukan adalah :
• Input :
o Hasil yang didapatkan dari phase sebelumnya, berupa; flow
chart business process dan organization realtionship map, organization map yang saat ini sedang berjalan akan di bandingkan dengan proses bisnis yang baru (usulan)
• Proses :
o Pada phase ke tiga ini, bisa menghitung biaya dan waktu
yang dikeluarkan dalam melakukan suatu proses. Sehingga bisa membandingkan biaya dan waktu yang dihasilkan dari system terdahulu dengan yang baru. Tools yang digunakan untuk menghitung menggunakan software simulasi dengan Igrafx.
• Output :
o Hasil yang dihasilkan pada phase ketiga ini berupa, berapa
lama dan biaya yang bisa dikeluarkan dalam melakukan satu kali proses poliklinik. Hasil akhir yang bisa
didapatkan dari phase ini adalah seberapa besar efektifitas proses bisnis yang baru dengan yang saat ini sedang berjalan.
Pada tahap Information Technology ini, penggunaan teknologi informasi sangat memungkinkan, untuk meningkatkan proses bisnis menjadi lebih baik. Sehingga membuat proses bisnis yang saat ini sedang berjalan menjadi lebih baik.
Pada proses information technology ini setelah dibuat sebuah proses bisnis baru maka akan dibuat sebuah IT infrastruktur sebagai hasil dari proses information technology.
Pengembangan yang akan dilakukan kedepannya, program kerja yang akan dibuat oleh divisi Kesehatan Kerja. Dengan membandingkan dengan teknologi terdahulu. Pada tahap ini bisa melakukan adalah :
• Input :
o Hasil yang didapatkan dari phase sebelumnya, berupa; flow
chart business process baru yang sudah diimprove
• Proses :
o Pada phase keempat ini, akan membandingkan teknologi
yang nantinya akan dibangun dengan teknologi sebelumnya.
• Output :
o Hasil yang dihasilkan pada phase keempat ini berupa, IT
5. Process Prototype
Pada tahap ini, tahap dimana pembuatan proses bisnis yang baru, yaitu sebuah prototype, dimana disini bisa diuji dari setiap fungsi – fungsi yang ada sehingga apabila masih ada kekurangan atau kesalahan didalam prototype ini, system yang baru dibuat masih bisa diperbaiki.
Pada proses prototype ini akan menghasilkan sebuah prototype design IT Infrastruktur yang dibangun dari hasil business process improvement yang telah dilakukan pada proses sebelumnya untuk meningkatkan kinerja dari system OHC yang ada pada PT.PMI dan menjawab semua masalah yang timbul dari system terdahulu
Pada tahap ini bisa melakukan adalah :
• Input :
o Hasil yang didapatkan dari phase sebelumnya, berupa;
DFD, IT Infrastruktur, dan business process baru yang sudah diimprove, beserta dengan IT Infrastruktur yang akan dibangun, beserta dengan DFD.
• Proses :
o Pada phase kelima ini, akan dirancang user interface
dengan system yang baru.
• Output :
o Hasil yang dihasilkan pada phase kelima ini berupa, design
user interface baru.
6. Implementation
Pada tahapan yang terakhir atau tahapan implementasi, dimana pada tahapan sebelumnya yaitu proses prototype semua fungsi sudah diuji coba dan bisa dikatakan berhasil, maka tahapan terakhir adalah dengan implementasi proses bisnis yang baru dibuat. Pada tahapan ini biasanya memakan waktu minimal 1 tahun.
HASIL ANALISA
Dari hasil observasi, dapat digambarkan kerja utama dari departemen kesehatan kerja. Departemen kesehatan kerja ini memiliki hubungan kerja dengan beberapa pihak yaitu karyawan, pabrik(alat/mesin), poliklinik, kantin dan PT.PMI. apabila akan digambarkan kedalam bentuk hubungan antar organisasi maka akan terlihat aliran tugas dan tanggung jawab yang dikerjakan oleh Dept.Kesehatan Kerja.
Untuk menggambarkan kegiatan yang ada pada departemen kesehatan kerja dituangkan kedalam flowchart. Hal ini bertujuan untuk dapat melihat lebih dalam proses-proses yang ada dalam tugas departemen kesehatan kerja. Setelah dituangkan dalam bentuk flowchart, setiap proses tersebut akan diuji menggunakan software simulasi igrafx. Hasil dari proses simulasi berupa waktu yang dibutuhkan dari setiap proses. Nilai ini menjadi perbandingan untuk melakukan perbaikan.hasilnya dibagi kedalam tiga bagian yaitu hubungan antara departemen kesehatan kerja dengan poliklinik, lingkungan pabrik dan kantin. Penjelasan lebih lanjut akan dibahas disetiap bagiannya.
1. Penyuluhan
Activity Statistics (Minutes)
Count Avg Serv
Poliklinik – Pengambilan Data 1 5.00
Dept.Kesehatan Kerja - penerimaan Data 1 1.00
Dept.Kesehatan Kerja – Pengolahan Data 1 15.00
Perkembangan Penyakit
Dept.Kesehatan Kerja – Penyusunan Materi Penyuluhan
1 25.00
Dept.Kesehatan Kerja – Cetak Materi Penyuluhan 1 360.00
Dept.Kesehatan Kerja – Melakukan Penyebaran Majalah 1 120.00 T o t a l 536.00 2. Disease Management
Activity Statistics (Minutes)
Count Avg Serv
Poliklinik - Pemeriksaan Pasien 1 5.00
Poliklinik - analisa penyakit pasien 1 10.00
Poliklinik - pemberian program disman 1 10.00
Dept.Kesehatan Kerja - penerimaan berkas pasien 1 10.00
Dept.Kesehatan Kerja - pemeriksaan kelengkapan berkas pasien
1 5.00 Dept.Kesehatan Kerja - pemeriksaan diagnosa
dokter oleh dokter spesialis disman
1 10.00
Dept.Kesehatan Kerja - Disman ? 1 5.00
Dept.Kesehatan Kerja - Masuk Program Disman 1 10.00
Dept.Kesehatan Kerja - Pembuatan Jadwal Kunjungan/pemeriksaan
1 10.00 Dept.Kesehatan Kerja - Pembuatan menu
makanan khusus disman
1 10.00 Dept.Kesehatan Kerja - Pembuatan laporan ke PT.
PMI
1 10.00
Dept.Kesehatan Kerja - Pemberitahuan ke pasien 1 20.00
Dept.Kesehatan Kerja - Pemberitahuan ke kantin 1 10.00
Total 125.00 3. Pemeriksaan Tahunan
Activity Statistics (Minutes)
Count Avg Serv
Dept.Kesehatan Kerja - Penentuan Hari Pemeriksaan
1 5.00 Dept.Kesehatan Kerja - Pembagian Jadwal
Pemeriksaan
1 1.00
Dept.Kesehatan Kerja - Pemeriksaan Umum 1 5.00
Dept.Kesehatan Kerja - Mendengarkan keluhan
1 1.00 Dept.Kesehatan Kerja - Pembuatan hasil
diagnosa
1 1.00
Dept.Kesehatan Kerja - Perlu Pengobatan ? 1 0.02
Dept.Kesehatan Kerja - Pembuatan Resep obat
1 1.00
dan obat
Dept.Kesehatan Kerja - Pencatatan hasil pemeriksaan
1 1.00 Dept.Kesehatan Kerja - Pembuatan Laporan
Hasil kegiatan
1 60.00
Dept.Kesehatan Kerja - Perlu Perawatan ? 1 0.02
Dept.Kesehatan Kerja - Pemeriksaan Selesai 1 0.02
Dept.Kesehatan Kerja - Pembuatan Form Rujukan
1 1.00 Total 76.08
4. Inspeksi Kepatuhan penggunaan Respiratory, Ergonomi, Supervisi Kantin Activity Statistics (Minutes)
Count Avg Serv
Dept.Kesehatan Kerja - Persiapan Inspeksi 1 5.00
Pabrik - Masuk ke Pabrik 1 5.00
Pabrik - Melakukan Pengamatan 1 10.00
Pabrik - Pencatatan Tempat dan Jumlah
Kejadian 1 1.00
Pabrik - Pengambilan Gambar 1 1.00
Pabrik - Kembali ke K2 1 5.00
Dept.Kesehatan Kerja - Pembuatan Saran dan
Rekomendasi atas Kejadian 1 15.00
Dept.Kesehatan Kerja - Pembuatan Laporan 1 10.00
Dept.Kesehatan Kerja - Simpan ke Server 1 1.00
Total 53.00 5. Program PKP
Activity Statistics (Minutes)
Count Avg Serv
Dept.Kesehatan Kerja - Persiapan Inspeksi 1 5.00
Pabrik - Melakukan Pengukuran Langsung 1 0.50
Pabrik - Matikan Mesin 1 0.02
Pabrik - Laporan LangSung Ke Kepala
Pabrik 1 1.00
Pabrik - Masuk Ke Pabrik 1 5.00
Pabrik - Melakukan Pengukuran 1 1.00
Pabrik - Pencatatan Tempat, tingkat
kebisingan dan Jumlah Kejadian 1 1.00
Pabrik - Pengambilan Gambar 1 1.00
Pabrik - Kembali Ke K2 1 5.00
Dept.Kesehatan Kerja - Pembuatan Saran dan
Rekomendasi atas Kejadian 1 15.00
Dept.Kesehatan Kerja - Pembuatan Laporan 1 10.00
Dept.Kesehatan Kerja - Simpan ke Server 1 1.00
Total 45.52 6. Pemberian data dari Poliklinik ke Kesehatan Kerja
Activity Statistics(Minutes)
Dept. Kesehatan Kerja – Persiapkan Flashdisk
1 0.08
Dept. Kesehatan Kerja – Menuju Poliklinik 1 2.00
Dept. Kesehatan Kerja – Simpan Data ke Server
1 1.00
Poliklinik - Ambil Data simpan di flashdisk 1 1.00
Poliklinik - Kembali Ke Poliklinik 1 2.00
Total 6.08 7. Pemberian Menu Makanan Khusus Karyawan kepada Kantin
Activity Statistics(Minutes)
Count AVG Serv Dept. Kesehatan Kerja – ambil daftar peserta
disman 1 1.00
Dept. Kesehatan Kerja – pembuatan menu
makanan berdasarkan kategori disman 1 15.00
Kantin - pemberian daftar makanan untuk
disman 1 2.00
Kantin - penyerahan makanan sesuai dengan
menu disman 1 0.33
Total 18.33 8. Laporan Bulanan
Activity Statistics(Minutes)
Count AVG Serv
Mengambil data dari server 1 1.00
Menggabungkan laporan-laporan dari setiap
bagian 1 15.00
Membuat kesimpulan dari seluruh laporan 1 15.00
Pemeriksaan kelengkapan 1 0.42
Cetak laporan 1 5.00
Persetujuan manager kesehatan kerja 1 1.00
Kirim laporan ke PT.PMI 1 5.00
Tabel dibawah ini akan membuktikan bahwa proses bisnis yang diusulkan lebih baik dari segi waktu. Ketika disimulasikan dengan aplikasi simulasi igrafx 2011 perbandingan waktu antara proses bisnis sekarang dengan usulan terlihat berbeda dan menunjukan lebih sedikit waktu proses yang dibutuhkan.
Adapun pada proses 6 yaitu pemberian data dari poliklinik ke departemen kesehatan kerja, waktu pada proses usulan dapat dihilangkan karena dibuat sebuah sistem yang terintegrasi dari poliklinik dan departemen kesehatan kerja yang mana database dan server kedua bagian tersebut adalah satu.
Sedangkan pada proses 3 yaitu pemeriksaan tahunan tidak dilakukan perbaikan karena kegiatan ini hanya dilakukan satu tahun sekali atau tidak dilakukan sering.
Business Process sekarang
Proses Waktu(menit) penyuluhan 536 disease management 125 pemeriksaan tahunan 76.08 Inspeksi Kepatuhan penggunaan Respiratory, Ergonomi, Supervisi Kantin
53
PKP 45.52 pemberian data dari poli
ke kesehatan kerja
6.08 pemberian menu
makanan khusus karyawan kepada kantin
18.33
laporan bulanan 42.42
Hasil Perbandingan Business Process Usulan 1
Proses waktu Penyuluhan 526 disease management 106 pemeriksaan tahunan 72.36 Inspeksi Kepatuhan penggunaan Respiratory, Ergonomi, Supervisi Kantin
tidak ada
PKP tidak ada
pemberian menu makanan khusus karyawan kepada kantin
tidak ada
Hasil Perbandingan Business Process Usulan 2 Proses waktu Penyuluhan 39.17 disease management 47.33 pemeriksaan tahunan 76.08 Inspeksi Kepatuhan penggunaan Respiratory, Ergonomi, Supervisi Kantin
35
PKP 14.32 pemberian menu
makanan khusus karyawan kepada kantin
17.38
laporan bulanan 31.49
Jadi dapat disimpulkan dari hasil analisa ini adalah manfaat yang bisa diraih dengan data yang terintegrasi dan sistem yang tidak paper based, yaitu:
1. Proses yang tidak efisien menjadi lebih efisien (waktu)
2. Kemungkinan human error menjadi kecil
3. Resiko kebocoran/kehilangan data diperkecil
4. Informasi lebih akurat
5. Pengetahuan pasien dapat meningkat mengenai riwayat penyakitnya
6. Hemat pengeluaran kertas untuk form dan biaya kurir
7. Merupakan investasi awal bagi PT. PMI dalam menerapkan sistem OHC
kedepannya.
KESIMPULAN
Beberapa hal dapat disimpulkan dari penelitian yang dilakukan di PT. PMI departemen kesehatan kerja antara lain :
1. Dengan metodologi ini dapat memberikan gambaran dan informasi yang jelas
tentang proses bisnis yang sedang berjalan serta perubahan yang terjadi. Kemudahan serta kelengkapan data yang diberikan membuat kita dapat dengan mudah mengerti tentang informasi yang diberikan.
2. Kelemahan yang terdapat pada proses yang sedang berjalan adalah kurang
efisien, efektif dan aman. Hal tersebut disebabkan tidak terintegrasinya data karena tidak adanya system yang terintegrasi, adanya proses yang berulang antar departemen dan pekerjaan yang masih dikerjakan secara manual(paperbased). Dalam perbaikan proses, akan diusulkan konsep integrasi data dalam bentuk portal web, paperless dan kemudahan mengakses data.
Proses Saat Ini Proses Usulan
Sistem Manual (paperbased)
dan data belum terintegrasi.
Paperless (web portal) dan data terintegrasi
Akibat 1. Proses bisnis berjalan
lambat
2. Tingginya resiko human
error
3. Terjadi kesalahan
pemahaman karena tulisan yang tidak terbaca
4. Susahnya backup
status/medical record pasien
5. Tingginya resiko hilang/
rusak/ bocornya data
1. Proses bisnis berjalan
lebih cepat
2. Kecilnya resiko human
error
3. Bentuk tulisan sama
dan mudah dibaca
4. Mudahnya backup
status/ medical record pasien
5. Kecilnya resiko hilang/
rusak/ bocornya data
Biaya 1. Kertas untuk berbagai
macam form dan status untuk melayani 4.800 pasien
2. Percetakan untuk majalah
penyuluhan
1. Investasi IT pada
dibagian departemen kesehatan kerja dan poliklinik
2. Tidak perlu melakukan
cetak majalah karena telah diganti dengan kiosk informasi dan SMS
Dengan diusulkannya proses baru yang telah mendapat perbaikan-perbaikan dari proses lama, diharapkan dapat memberikan dampak yang positif berupa peningkatan produktifitas atau kinerja karyawan serta meningkatkan angka kesehatan dilingkungan kerja PT.PMI. Dari hasil analisa tabel diatas bisa diliat bahwa bisnis proses yang baru jauh lebih efektif dibandingkan bisnis proses yang sedang berjalan saat ini sebesar
.
Bounds, Greg. (1994). “Beyond Total Quality Management”. McGraw-Hill. Inc : New York. pp. 44-45.
Harrys Siregar. (2005). “Peranan Keselamatan Kerja di Tempat Kerja Sebagai Wujud Keberhasilan Perusahaan”
Jan Prokop.(2008). “Business Process Management and Reengineering Methodologies”
James Harrington, Erik C. Esseling, Harm Van Nimwegen (1997). “Business
Process Impovement Workbook”. McGraw-hill
Jeston J., Nelis J(2006). “Business Process Management: Practical Guidelines to Successful Implementations.Elsevier”
Sommers-Krause(2007). Exploring the relationship of employee wellness and
job performance.
Iswanto. (2008). “Usaha Meningkatkan Produktifitas Kerja dengan Membudayakan K-3 Suatu Tinjauan Pada Perusahaan Bongkar Muat di Pelabuhan”
Weske M(2010). “Business Process Management: Concept, Language,Architecture”
www.BPMI.org, OMG: Business Process Modeling Notation Specification. Final Adopted Specification. Object Management Group (2006), available at: http://www.bpmn.org
Michael hammer, james champy “REENGINEERING THE CORPORATION A
Manifesto For Business Revolution” summaries.com
Mark Fackrell. (2008). “Modelling Healthcare System with Phase-type Distributions”
