Knowledge Repository Perpustakaan Kementerian Kelautan dan
Perikanan: Membangun Pengetahuan di Bidang Kelautan dan Perikanan
Pamela Damayanti
Biro Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat, Sekretariat Jenderal, Kementerian Kelautan dan Perikanan, Jakarta 11040
Email: pamela@kkp.go.id ABSTRAK
Knowledge Repository adalah sebuah gagasan untuk menghimpun, menyimpan dan menyebarkan informasi yang dihasilkan oleh sebuah institusi. Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan sebagai sebagai sumber informasi mengenai kelautan dan perikanan, khususnya publikasi konten lokal, di bawah institusi Kementerian Kelautan dan Perikanan, menganggap perlu untuk menyediakan informasi yang valid dan mudah diakses bagi para pemustaka melalui knowledge repository. Adapun dalam pelaksanaannya, gagasan ini memiliki kendala-kendala di samping keuntungan yang dihasilkan. Untuk itu, kajian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana knowledge repository dijalankan dan mengidentifikasi kendala dalam pelaksanaannya. Metode deskriptif digunakan dalam kajian yang bersifat dasar (basic research) dengan pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi dan studi dokumen terkait perpustakaan khusus, knowledge repository, serta koleksi konten lokal. Hingga saat ini, manajemen pengelolaan teknologi informasi, baik perangkat keras maupun lunak, yang belum dilaksanakan secara optimal sejak knowledge repository dibuat menjadi penyebab knowledge repository belum dapat berjalan sebagaimana mestinya. Selain itu, koordinasi terkait pengumpulan publikasi internal KKP sebagai konten dari knowledge repository perlu diperhatikan untuk mewujudkan Perpustakaan KKP sebagai pusat informasi kelautan dan perikanan.
Kata kunci: perpustakaan khusus, Perpustakaan KKP, knowledge repository, konten lokal
ABSTRACT
Knowledge repository is an initiative for collecting, preserving an and disseminating institutional information. Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan is a source of information of marine and fisheries, especially publication of local content, under government institution Kementerian Kelautan dan Perikanan. It is essential for serving valid information that stored in proper manner and accessible to users. This basic research is intended to analyze how the knowledge repository is implemented by Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan and identify the challenges as well as the benefits. This study is a basic research using descriptive methode and data is gathered by observation, interview and document study of special library, knowledge repository and local content. It shows that, after the establishment of knowledge repository, the management of information technology did not perform well yet. Collecting local publication of Kementerian Kelautan dan Perikanan as a content of knowledge repository is also become challenge needs to be taken in consideration by Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan for building marine and fisheries knowledge successfully.
PENDAHULUAN
Pengetahuan menjadi aset yang penting dari sebuah organisasi modern, seperti yang diyakini oleh para ahli dan akademisi. Era informasi atau era pengetahuan menjadi sebutan bagi masa yang berada di awal atau pertengahan dari dunia yang disebut dunia digital, dimana pengetahuan dijadikan sebagai kunci utama pada laju perekonomian (Bircham-Connoly [et al.], 2005). Oleh karena itu, kesuksesan ekonomi pada masa mendatang ditentukan oleh bagaimana institusi atau perusahaan memperoleh, menggunakan dan memanfaatkan pengetahuan secara efektif.
Hal tersebut menjadikan organisasi dituntut untuk terus menyediakan pengetahuan yang dapat diakses secara luas dan mudah oleh pengguna. Perpustakaan dapat menjadi salah satu sumber rujukan pengetahuan yang terdapat di suatu organisasi, baik pengetahuan implisit yaitu yang masih tertanam berupa pengalaman, bersifat subjektif, tidak dapat diekspresikan dalam bentuk kata atau kalimat, disusun dan diucapkan sehingga sulit untuk dikomunikasikan; maupun pengetahuan eksplisit yang dapat diekspresikan dalam bentuk huruf dan angka sehingga dapat dikomunikasikan secara formal dan sistematis. Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan (yang selanjutnya disebut dengan Perpustakaan KKP) sebagai organisasi di bawah institusi pemerintah Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP) sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 8 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan menyelenggarakan fungsi sebagai pusat dokumentasi seluruh konten lokal yang dihasilkan oleh KKP serta penyebaran informasi kelautan dan perikanan sehingga Perpustakaan KKP memulai proyek knowledge repository pada akhir tahun 2015.
Melalui knowledge repository tersebut, Perpustakaan KKP diharapkan dapat menjadi pusat pengetahuan kelautan dan perikanan guna memenuhi kebutuhan informasi masyarakat, baik eksplisit maupun implisit, khususnya pelaku di bidang kelautan dan perikanan. Adapun tujuan
tersebut telah tertuang dalam taglineknowledge repository Perpustakaan KKP yaitu “Building Marine and Fisheries Knowledge.” Proyek tersebut dikembangkan untuk menyimpan, mengelola dan menyebarkan seluruh publikasi internal yang dimiliki oleh perpustakaan di lingkup KKP yang sebelumnya tersebar dan tidak terdata melalui sistem yang terintegrasi dengan aplikasi yang user-friendly. Namun, hingga saat ini, proyek tersebut belum berjalan sebagaimana mestinya. Salah satu bentuk indikasinya adalah terdapat kerusakan (error) pada aplikasi knowledge repository serta jumlah publikasi internal KKP elektronik sebagai konten dari knowledge repository yang berasal dari unit kerja eselon I/II KKP yang berjumlah 630 judul dari 1817 judul. Dimana terdapat judul publikasi tercetak di perpustakaan namun publikasi elektroniknya belum dimiliki oleh perpustakaan atau sebaliknya.
Berdasarkan latar belakang yang telah disebutkan, maka kajian ini memfokuskan pada bagaimana proyek knowledge repository dijalankan oleh Perpustakaan KKP, mulai dari pengelolaan teknologi informasi hingga konten, dan identifikasi mengenai kendala dalam pelaksanaannya. Knowledge repository merupakan wadah dimana informasi institusi disimpan dan dikelola untuk kemudian dapat diakses secara luas oleh pengguna. Untuk itu, perlu pengelolaan yang berkelanjutan, baik dari segi aplikasi, infrastruktur, konten dan sumber daya manusianya sebagai upaya pelestarian dan penyediaan akses publikasi internal KKP, khususnya yang berbentuk digital kepada pengguna.
METODE
Kajian ini merupakan kajian dasar (basic research) menggunakan metode penelitian deskriptif guna menggambarkan serta mengobservasi berjalannya proyek knowledge repository Perpustakaan KKP. Kegiatan pengumpulan data dalam kajian ini dilakukan dengan studi dokumen yang terkait dengan knowledge repository perpustakaan dan konten lokal serta observasi terkait pelaksanannya. Adapun observasi yang dilakukan dari Bulan Februari 2016 hingga Bulan Agustus 2017 adalah observasi yang bersifat partisipatif. Observasi dilakukan
dengan tahapan yaitu melakukan pengamatan terhadap perkembangan proyek knowledge repository kemudian mengidentifikasi kendala yang ditemui selama pelaksanaannya.
KONSEP KNOWLEDGE REPOSITORY PERPUSTAKAAN KKP
Grand Design Knowledge Repository Perpustakaan KKP
Knowledge repository merupakan sistem atau arsitektur sistem yang menyimpan dan mengelola aset intelektual dari suatu organisasi yang dapat diakses dan ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Salah satu contoh knowledge repository adalah “Dynamic Knowledge Repositories” yang digagas oleh Doug Engelbart dan koleganya. (Caroll, 2001). Istilah knowledge repository sendiri sebagian besar muncul di literatur mengenai manajemen pengetahuan, terutama yang terkait dengan produk-produk komersial.
Perpustakaan KKP membangun sistem knowledge repository pada Bulan Oktober 2015 dan berakhir pada Bulan Februari 2016. Sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 8 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, proyek ini pada dasarnya bertujuan untuk memenuhi kebutuhan implisit dan eksplisit mengenai koleksi lokal konten Perpustakaan KKP. Tujuan ini diimplementasikan dengan cara menghimpun data publikasi internal KKP yang sebelumnya tersebar di seluruh perpustakaan unit eselon I/II KKP yang berjumlah 38 unit perpustakaan dalam rangka mewujudkan fungsi Perpustakaan KKP sebagai pusat informasi kelautan dan perikanan. Selain itu, lebih jauh proyek ini digagas sebagai bentuk implementasi dari Undang-undang Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam (KCKR) yang mewajibkan penyerahan semua jenis karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan atau diterbitkan oleh Kementerian Kelautan dan Perikanan serta pegawai lingkup Kementerian Kelautan dan Perikanan yang dibiayai oleh Negara.
Knowledge Repository Perpustakaan KKP dikembangkan menggunakan platform open source dengan perangkat lunak sistem manajemen pengelolaan perpustakaan Senayan Library
Management System (SLiMS) dengan Ubuntu sebagai server serta bahasa pemrograman PHP dan MySQL untuk pengelolaan database. Adapun penggunaan aplikasi open source tersebut bertujuan untuk kemudahan dalam penggunaan dan pengembangan oleh pustakawan serta kesesuaian dengan pengelolaan koleksi di perpustakaan. Dari segi infrastruktur perangkat keras, sistem Knowledge Repository Perpustakaan KKP memiliki spesifikasi server HP Proliant DL380G6 dengan RAM sebesar 4 GB dan harddisk storage sebesar 2 x 146 GB. Dari proyek tersebut, disusun grand design proyek Knowledge Repository Perpustakaan KKP yang disebut dengan CERDIKALI (Central Distributed KKP Library Architecture) seperti pada Gambar 1. Dari arsitektur tersebut terlihat bahwa setiap unit kerja eselon I/II memiliki perangkat lunak SLiMS masing-masing dengan seluruhnya terpasang dalam satu server Perpustakaan KKP bersama dengan knowledge repository. Sebagai front end utama, Knowledge Repository Perpustakaan KKP akan mengindeks semua data yang terdapat pada SLiMS milik seluruh unit kerja eselon I/II. Kemudian masyarakat umum mengakses koleksi Perpustakaan KKP hanya melalui Knowledge Repository Perpustakaan KKP. Adapun untuk pengelolaannya, setiap pustakawan di setiap unit eselon I/II masing-masing bertindak sebagai pengelola data yang bertugas mengisikan (input) data melalui SLiMS masing-masing.
Pada saat dibangun, terdapat tiga aplikasi dari subdomain Perpustakaan KKP yang dapat diakses melalui perpustakaan.kkp.go.id, yaitu sebagai berikut.
Online Public Access Catalogue (OPAC) dengan direktori perpustakaan.kkp.go.id/new dan perangkat lunak Senayan Library Management System (SLiMS) yang berfungsi sebagai katalog online yang digunakan untuk melakukan pencarian koleksi perpustakaan;
Union Catalogue System (UCS) dengan direktori perpustakaan.kkp.go.id/union dan perangkat lunak Senayan Library Management System (SLiMS) yang berfungsi sebagai katalog induk yang merupakan gabungan dari katalog-katalog perpustakaan di seluruh KKP;
Knowledge repository, dengan direktori perpustakaan.kkp.go.id/kr dan perangkat lunak Drupal yang berfungsi menampilkan tulisan pustakawan dan berita kepustakawanan serta seluruh koleksi yang diinput pada katalog perpustakaan yaitu Online Public Access Catalogue (OPAC) dan Union Catalogue System (UCS), baik tercetak maupun digital.
Gambar 1. Arsitektur integrasi Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan
Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa sebenarnya terdapat dua perangkat lunak untuk sistem manajemen pengelolaan perpustakaan yaitu Drupal dan SLiMS. Untuk SLiMS memiliki fungsi sebagai database sistem Perpustakaan KKP dengan Online Public Access Catalogue (OPAC) dan Union Catalogue System (UCS) merupakan fitur dari perangkat lunak tersebut. Sedangkan fungsi dari Drupal adalah untuk menggabungkan tiga aplikasi subdomain Perpustakaan KKP. Adapun alasan utama pemilihan Drupal sebagai perangkat lunak berdampingan dengan SLiMS adalah karena perangkat lunak tersebut memiliki bahasa pemrograman yang paling kompatibel dengan bahasa pemrograman SLiMS.
Pada awalnya, terdapat perbedaan subdomain Perpustakaan KKP dengan dengan perpustakaan unit kerja eselon I/II. Sebagai contoh adalah Perpustakaan pada unit kerja eselon I BPSDMKP
(Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan) memiliki subdomain berbasis IBLIMS (Integrated BPSDMKP Library Management System) dan Balitbang KP (Badan Penelitian dan Pengembangan Kelautan dan Perikanan) menggunakan subdomain berbasis SIDIK (Sumber Informasi Dokumentasi Ilmiah Kelautan dan Perikanan). Namun, hal tersebut tidak menjadi masalah terkait integrasi sistem perpustakaan karena pada dasarnya subdomain-subdomain tersebut memiliki basis data yang sama pada perangkat lunak sistem manajemennya, yaitu MySQL.
Sebagai konten dari knowledge repository, Perpustakaan KKP berusaha menghimpun konten lokal (local content) yaitu semua jenis karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan atau diterbitkan oleh KKP serta pegawai lingkup KKP yang dibiayai oleh negara. Bentuk-bentuk konten lokal yang dihimpun terdiri dari buku teks; jurnal; profil; koleksi referensi; peraturan perundang-undangan; statistik; prosiding; bahan rapat kerja; laporan yang meliputi laporan kegiatan, laporan tahunan, laporan bulanan dan laporan penelitian; kliping; ensiklopedi; tugas akhir yang meliputi skripsi, tesis dan disertasi; kebijakan; pedoman; direktori; pidato; peta; panduan; serta bacaan anak yang dihasilkan oleh pegawai atau unit kerja KKP, baik tercetak maupun elektronik.
Konten lokal yang telah dihimpun akan diolah dan disebarkan melalui knowledge repository. Guna menyediakan seluruh konten lokal lingkup KKP, telah disusun SOP (Standard Operational Procedure) Penulisan Kata Kunci Perpustakaan Kementerian Kelautan dan Perikanan. Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk mengindeks informasi koleksi dari seluruh perpustakaan di KKP ke dalam UCS sehingga dapat diakses melalui Kowledge Repository Perpustakaan KKP. SOP ini telah disosialisasikan dan diimplementasikan oleh seluruh pustakawan sebagai pengelola data di pusat maupun unit kerja eselon I/II lingkup KKP.
Selama proses pembangunan Knowledge Repository Perpustakaan KKP, pengelola perpustakaan di pusat sebagai unit kerja pembina melakukan instalasi aplikasi sistem pengelolaan perpustakaan yaitu menggunakan SLiMS ke server perpustakaan unit kerja eselon I/II lingkup KKP. Selain melakukan instalasi, pengelola perpustakaan di unit kerja eselon I/II juga diberikan pengarahan dan pelatihan singkat terkait aplikasi SLiMS beserta fiturnya. Instalasi dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut.
Pustakawan unit kerja pembina melakukan instalasi SLiMS di komputer server unit kerja eselon I/II;
Pustakawan unit kerja pembina melakukan pelatihan singkat mengenai cara penggunaan SliMS dan fiturnya kepada pustakawan/pengelola perpustakaan di unit kerja eselon I/II; Server di perpustakaan unit kerja eselon I/II melakukan sinkronisasi bahasa pemrograman
untuk mengirimkan data koleksi perpustakaan unit kerja eselon I/II ke server perpustakaan unit kerja pembina sehingga dapat terindeks oleh UCS;
Server di perpustakaan unit kerja pembina melakukan sinkronisasi bahasa pemrograman untuk menerima data koleksi dari perpustakaan unit kerja eselon I/II sehingga dapat terindeks oleh UCS.
Penentuan server yang sifatnya offline di tiap unit kerja eselon I/II KKP adalah guna menghindari kemungkinan kerusakan (error) pada server utama yang berada di unit kerja pembina. Data koleksi perpustakaan unit kerja eselon I/II masih dapat diakses dan dikelola meskipun server di perpustakaan unit kerja pembina mengalami down. Selain itu, ketidakstabilan koneksi internet di daerah menjadi pertimbangan penentuan server secara offline. Namun, kelemahannya adalah jika perangkat keras sebagai media penyimpanan data koleksi perpustakaan unit kerja eselon I/II mengalami kerusakan, maka seluruh data akan hilang. Oleh karena itu, secara berkala data koleksi perpustakaan unit kerja eselon I/II perlu
untuk dilakukan back up ke media penyimpanan lain serta dikirim ke server perpustakaan unit kerja pembina agar dapat diindeks oleh UCS.
Dari segi konten knowledge repository, Perpustakaan KKP telah menghimpun koleksi konten lokal berbentuk digital dari seluruh unit kerja lingkup KKP sejumlah 630 judul dari 1817. Namun, dari perbandingan jumlah tersebut masih terdapat konten lokal elektronik yang versi tercetaknya belum dimiliki oleh Perpustakaan KKP atau sebaliknya. Oleh karena itu, Perpustakaan KKP hingga saat ini masih terus melakukan langkah-langkah guna menghimpun seluruh koleksi konten lokal KKP, baik yang tercetak maupun elektronik.
Langkah-langkah yang tersebut antara lain adalah mengirimkan Nota Dinas dari Biro Kerja Sama dan Humas kepada seluruh Sekretaris unit kerja eselon I KKP mengenai permohonan pendataan dan penyerahan koleksi konten lokal disertai dengan informasi kebijakan Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam dari Perpusnas RI. Selain itu, penghimpunan koleksi konten lokal dilakukan dengan cara mengirimkan surat pemberitahuan secara pribadi kepada staf KKP yang menghasilkan karya intelektual yang dibiayai oleh negara melalui surat elektronik maupun secara langsung ketika yang bersangkutan melakukan kunjungan ke perpustakaan.
Untuk saat ini, koleksi konten lokal yang terhimpun melalui langkah-langkah tersebut sebagian besar adalah koleksi dalam bentuk tercetak. Namun, ke depannya koleksi tercetak tersebut akan dilakukan digitalisasi oleh Perpustakaan KKP guna memperluas akses terhadap koleksi konten lokal Perpustakaan KKP.
KENDALA DALAM PENGEMBANGAN KNOWLEDGE REPOSITORY
PERPUSTAKAAN KKP
Knowledge repository Perpustakaan KKP pada awalnya memiliki tampilan seperti pada Gambar 2, dengan dua aplikasi lain yaitu katalog online Perpustakaan KKP pada Gambar 3, serta UCS pada Gambar 4. Halaman awal Knowledge Repository Perpustakaan KKP sebagai
front end utama berisi artikel kepustakawanan dan kegiatan perpustakaan terbaru, koleksi dan konten lokal terbaru dari Perpustakaan KKP serta menu quick search atau penelusuran sederhana.
Namun, pada Bulan September 2016 terdapat kerusakan (error) yang terjadi pada knowledge repository yang ditandai dengan munculnya notifikasi pada halaman awal knowledge repository yang diakses melalui perpustakaan.kkp.go.id/kr (Gambar 5). Database yang sudah diisikan pada aplikasi SLiMS tidak terindeks sehingga tidak muncul pada kedua aplikasi lain yaitu knowledge repository dan UCS. Setelah dilakukan identifikasi, terdapat salah satu perangkat lunak yaitu elastic search yang menggunakan Java yang sering mati. Kemungkinan terdapat fitur di Operating System yang tidak kompatibel sehingga perlu di-install ulang dengan dilakukan back up data terlebih dahulu.
Setelah dilakukan perbaikan guna mengatasi masalah error indexing tersebut, knowledge repository kembali mengalami kerusakan (error). Identifikasi kembali dilakukan dan diambil kesimpulan bahwa kerusakan (error) terjadi pada komputer server knowledge repository. Untuk itu, perlu dilakukan instalasi ulang dengan OS Ubuntu versi terbaru pada komputer server atau melakukan pembelian komputer server baru. Langkah tersebut perlu dilakukan karena OS yang terpasang pada komputer server knowledge repository masih menggunakan versi tahun 2009 dan belum pernah dilakukan updating atau pengelolaan lebih lanjut sejak komputer server diadakan pada tahun 2009. Hal ini sejalan dengan Barton (2004) yang mengemukakan bahwa salah satu dari delapan tantangan yang dihadapi oleh universitas dan perpustakaan dalam pengembangan repositori adalah keberlanjutan dalam pengelolaannya.
Gambar 2. Halaman awal knowledge repository Perpustakaan KKP
Gambar 4. Halaman awal Union Catalogue Server (UCS) Perpustakaan KKP
Sebagai langkah awal guna menyelesaikan permasalahan tersebut, dilakukan instalasi OS Ubuntu versi 2016 dan penggabungan tiga aplikasi (knowledge repository, OPAC dan UCS) menjadi satu aplikasi yang dapat diakses melalui perpustakaan.kkp.go.id/knowledgerepository. Penggabungan ini dapat terlaksana karena versi terbaru dari SLiMS sebagai perangkat lunak sistem pengelolaan konten telah diluncurkan dan menyediakan fitur yang dapat mengakomodir UCS, tulisan pustakawan dan berita kepustakawanan serta seluruh koleksi yang diisikan pada katalog perpustakaan. Instalasi OS Ubuntu terbaru dilakukan karena terdapat PHP dan MySQL update dari SLiMS versi terbaru yang tidak kompatibel dengan OS Ubuntu tahun 2009. Adapun tampilan halaman pertama dari Knowledge Repository Perpustakaan KKP dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Halaman utama Knowledge Repository KKP setelah diinstall ulang
Setelah instalasi ulang perangkat lunak pada Knowledge Repository Perpustakaan KKP, masih ditemukan kendala pada saat running aplikasi yaitu ketika mengisikan nomor barcode koleksi serta data anggota. Permasalahan ini muncul karena spesifikasi perangkat keras server yang kurang memadai guna memenuhi kebutuhan dalam rangka pengembangan perpustakaan digital. Diperlukan spesifikasi RAM (Random Access Memory) minimal sebesar 16 GB dan kapasitas hardisk storage sebesar 2 x 1 TB.
Kondisi saat ini, kapasitas RAM server Perpustakaan KKP adalah sebesar 4 GB yang mana ketika aplikasi dalam keadaan running dan tidak melakukan pekerjaan apapun, kapasitas dari RAM yang digunakan adalah sekitar 2 GB. Hal ini tentu saja tidak mendukung server untuk menjalankan banyak aplikasi sehingga performa Knowledge Repository Perpustakaan KKP menjadi tidak optimal. Selain itu, ke depannya Perpustakaan KKP akan menyediakan file digital konten lokal lingkup KKP serta melakukan integrasi data koleksi dengan perpustakaan di seluruh KKP sehingga perlu space penyimpanan berkapasitas 1,9 TB.
Kalkulasi dari kebutuhan total penyimpanan tersebut adalah perencanaan selama 10 tahun. Rinciannya adalah satu file digital koleksi buku diperkirakan berukuran 15 MB dikalikan jumlah koleksi Perpustakaan KKP saat ini yaitu 7000 koleksi, maka diperlukan kapasitas penyimpanan sebesar 112 GB; artikel kepustakawanan sebesar 420 MB; buku masuk dari eselon I/II KKP sebesar 145 GB dengan perkiraan koleksi yang diterima oleh Perpustakaan KKP sejumlah 100 judul tiap tahunnya; jurnal dari BRSDM KP (Badan Riset Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan) sebesar 27.6 GB; file digital peraturan dari BHO (Biro Hukum dan Organisasi) sebesar 150 GB; file tugas belajar dari staf KKP sebesar 4,5 GB dengan jumlah staf yang melakukan tugas belajar per tahun sejumlah 54 orang; serta koleksi konten lokal digital sebagai hasil dari integrasi dengan perpustakaan eselon I/II KKP sebesar 1140 GB. Kebutuhan server tersebut telah disampaikan kepada Pusdatin (Pusat Data Statistik dan Informasi) untuk segera ditindaklanjuti. Kendala yang terjadi ketika server dan perpustakaan tidak berada pada satu unit kerja eselon II adalah minimnya koordinasi guna menindaklanjuti temuan masalah terkait sistem knowledge repository. Sejalan dengan kondisi tersebut, Van Earwage (2008) mengemukakan bahwa tanpa keinginan dan ketertarikan dari keseluruhan staf/anggota institusi, maka tidak akan terwujud proyek knowledge repository yang berkelanjutan. Sehingga, secara berkala perlu adanya masukan dari Perpustakaan KKP kepada
Pusdatin guna mewujudkan pengelolaan knowledge repository yang berkelanjutan sejalan dengan tren perkembangan teknologi dan informasi.
Selain infrastruktur sistem, baik perangkat keras maupun lunak, pengelolaan konten dari knowledge repository menjadi hal yang perlu diperhatikan. Neil Godfrey (2007) pernah mengemukakan bahwa tujuan dari penghimpunan koleksi repositori pada dasarnya adalah untuk menunjukkan potensi karya intelektual dari sebuah institusi. Melalui knowledge repository, selain dapat membuka akses informasi yang lebih luas kepada masyarakat mengenai kelautan dan perikanan, juga menjadi promosi dari potensi koleksi konten lokal Perpustakaan KKP.
Namun, masih rendahnya partisipasi dari unit kerja eselon I/II untuk menyerahkan konten lokal yang dimiliki menjadi kendala dalam proses penghimpunan konten lokal KKP. Setelah dikirimkan Nota Dinas ke seluruh unit kerja eselon I/II, konten lokal yang terhimpun adalah 401 judul dari 1817 judul. Belum adanya peraturan yang rinci dan jelas sebagai implementasi dasar hukum terkait dengan penghimpunan koleksi konten lokal lingkup KKP menjadikan pendataan dan penghimpunan konten lokal di eselon I/II belum menjadi prioritas kegiatan. Pengorganisasian, manajemen dan pengerjaan dari repositori memiliki langkah-langkah yang kompleks dan terkait satu dengan yang lainnya mulai dari penghimpunan data dan digitalisasi, kesesuaian bentuk format, ketaatan pada peraturan terkait hasil karya intelektual dan penentuan standar yang paling sesuai dengan komunikasi ilmiah, serta pengembangan metada dan infrastruktur repositori (Barton dan Waters, 2004). Untuk itu, hal yang dapat dilaksanakan oleh Perpustakaan KKP adalah menyusun sebuah roadmap yang terdiri dari tahapan-tahapan untuk mengembangkan knowledge repository secara berkelanjutan. Selain itu, langkah lain yang perlu dilakukan adalah penetapan peraturan yang rinci dan menyeluruh terkait dengan wajib serah simpan karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan oleh institusi KKP. Manfaat peraturan tersebut adalah dapat menyediakan data yang akurat mengenai koleksi konten lokal,
digunakan sebagai alat deteksi adanya plagiarisme, serta media promosi koleksi kepada masyarakat luas.
KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem Knowledge Repository Perpustakaan KKP telah selesai dibangun pada Bulan Februari 2016 sebagai upaya memenuhi kebutuhan pengetahuan implisit dan eksplisit mengenai terbitan khusus Kementerian Kelautan dan Perikanan. Sistem knowledge repository tersebut telah dijalankan oleh Perpustakaan KKP, akan tetapi dalam perjalanannya, ditemukan adanya kerusakan (error) pada sistem operasi dan komputer server. Dari hasil identifikasi, kendala tersebut adalah akibat dari belum diterapkannya pengelolaan sistem, yang meliputi perangkat lunak maupun perangkat keras, yang berkelanjutan.
Dari segi pengelolaan konten knowledge repository, Perpustakaan KKP sedang dalam upaya untuk menghimpun koleksi konten lokal KKP dari seluruh unit kerja eselon I/II lingkup KKP untuk didigitalisasi dan diunggah dalam sistem knowledge repository. Masih minimnya partisipasi dari unit kerja eselon I/II lingkup KKP menjadi kendala dalam proses penghimpunan koleksi konten lokal. Hal ini disebabkan oleh belum adanya peraturan yang rinci dan menyeluruh terkait penghimpunan koleksi konten lokal lingkup KKP. Adapun untuk pengelolaan koleksi konten lokal, Perpustakaan KKP telah menetapkan dan menerapkan SOP Penulisan Kata Kunci untuk Local Content KKP.
Beberapa langkah sebagai upaya mengelola sistem knowledge repository yang berkelanjutan perlu dilakukan oleh Perpustakaan KKP, yaitu perbaikan infrastruktur sistem knowledge repository melalui penyediaan RAM dan harddisk storage guna mendukung pengembangan perpustakaan digital; penyusunan peraturan yang rinci dan menyeluruh terkait integrasi sistem Knowledge Repository Perpustakaan KKP kemudian sosialisasi penggunaan dan pengelolaan knowledge repository kepada pustakawan dan pengelola perpustakaan lingkup KKP;
penyusunan peraturan yang rinci dan menyeluruh terkait wajib serah simpan karya cetak karya rekam konten lokal KKP; serta pelaksanaan digitalisasi konten lokal yang telah terhimpun oleh Perpustakaan KKP untuk diunggah ke Knowledge Repository Perpustakaan KKP.
Daftar Pustaka
Alhawary, F. A., Irtaimeh, H. J., & Hamdan, K. B. (2011, April). Building a Knowledge Repository: Linking Jordan Universities E-Library in an Inegrated Database System. International Journal of Bussiness and Management, 6(4), 129 - 135.
Barton, M., & M.W., M. (2004). Creating an Institutional Repository: LEADIRS Workbook. Massachusetts: MIT Libraries.
Buehler, M. A., & Trauernicht, M. S. (2007). From Digital Library to Institutional Repository: A Brief Look at One Library's Path. OCLC, 23(4), 382 - 394.
Earwage, A. S.-V. (2008). Institutional Repositories: Benefits and Challenges for Libraries. United States of America. Dipetik Oktober 20, 2016, dari http://arizona.openrepository.com/arizona/handle/10150/106098
Hansen, M. T., Nitin, N., & Thomas, T. (1999). What's Your Strategy for Managing Knowledge? Harvard Bussiness Review, 55 - 69.
Indonesia. (n.d.). Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Jakarta.
Wu, M. (2015, September/October). The Future of Institutional Repositories at Small Academic Institutions: Analysis and Insights. 21(9/10).
