90 BAB 3
ANALISIS STRATEGI, PROSES BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahan
PT. Global Jaya Medika adalah sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang penyedia alat-alat kesehatan import maupun lokal dan merupakan anak perusahaan dari PT. Bersaudara. Perusahaan pertama kali beroperasi pada tahun 2009dengan bapak Mohammad Ridwan Husni sebagai direktur utama. Kini perusahaan berletak pada gedung Gandaria 8 Office Tower Lantai 11 Unit A-K, Jalan Iskandar Muda, Jakarta Selatan
12240.
Seiring berjalannya waktu dan dengan terus meningkatnya pertumbuhan institusi kesehatan di Indonesia memberikan peluang besar kepada perusahaan penyedia alat kesehatan untuk mengembangkan bisnisnya. Agar dapat mencapai peluang tersebut, sekarang perusahaan mulai mengembangkan strategi untuk dapat terus memenuhi kebutuhan pelanggan dengan cara menyimpan stok barang didalam gudang.
Perusahaan juga mulai mengembangkan SI/TI didalam perusahaan, dengan memakai perangkat lunak IAIS untuk dapat membantu proses operasional didalam bagian penjualan dan bagian pembelian. Serta dengan memakai website www.gjm.co.id sebagai salah satu sarana pemasaran dari perusahaan.
3.2 Analisis Enterprise Architecture
3.2.1 Strategic Goals & Initiatives ( I )
3.2.1.1 Strategic Plan ( S – 1)
Berikut akan dijabarkan perencanaan strategi mengenai visi misi dan strategi bisnis dari PT. Global Jaya Medika :
3.2.1.1.1 Visi dan Misi
Visi dari PT Global Jaya Medika adalah menjadi perusahaan penyedia alat kesehatan terkemuka dikalangan pelaku kesehatan Indonesia.
Misi dari PT Global Jaya Medika adalah menjadi perusahaan penyalur kesehatan dengan kriteria produk : bermutu, teknologi terkini, tahan lama dan harga bersaing.
3.2.1.1.2 Strategi Bisnis
Dalam upaya mencapai visinya, perusahaan menerapkan strategi bisnisnya dengan cara :
1. Menjaga kualitas produk
Agar dapat memenuhi keinginan pelanggan, perusahaaan terus menjaga kualitas produknya dengan menyediakan produk-produk dari pabrik alat kesehatan yang terkenal dan kompeten dibidangnya, sehingga pelanggan pun dijamin dengan garansi resmi dari pabrik pembuatnya.
2. Meningkatkan jasa pelayanan purna jual
Didalam pemenuhan kepuasan pelanggan, PT. Global Jaya Medika mempunyai perusahaan tersendiri yang mengurusi masalah pelayanan after sales, perusahaan tersebut masih berada
dalam satu holding dengan PT. Global Jaya Medika. Hal ini membantu perusahaan dalam memberikan pelayanan perbaikan dalam masalah yang dihadapi pelanggan, sehingga menjadi nilai
tambah perusahaan dibanding pesaing perusahaan lainnya.
3. Menambah pemasaran produk
Untuk dapat mencapai dari target penjualan, perusahaan melakukan promosi produk dengan cara menggunakan web dan mengikuti pameran-pameran yang terdapat didalam negeri dan luar negeri agar kinerja pemasaran produk perusahaan lebih meningkat.
3.2.1.2 SWOT Analysis ( S – 2 )
Pada sub bab ini akan menggunakan analisis lima daya porter dan analisis PEST untuk menganalisis lingkungan eksternal dari perusahaan dan analisis SWOT untuk menganalisis lingkungan internal dari perusahaan
3.2.1.2.1 Analisis Lima Daya Porter
Analisis lima daya porter akan menganalisis lingkungan eksternal sehingga memberikan gambaran bagaimana tingkat persaingan industri yang dihadapi PT. Global Jaya Medika, baik dari
komponen pelanggan, pemasok, pesaing, pendatang baru, produk pengganti.
1. Pelanggan
Sebagai perusahaan penyedia alat kesehatan, PT. Global jaya medika mempunyai dua tipe pelanggan yaitu individu dan organisasi seperti rumah sakit, klinik, dokter spesialis, universitas dan diknas kesehatan. Agar dapat memenuhi kepuasan pelanggan, perusahaan harus dapat memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan seperti permasangan, pelatihan penggunaan produk dan garansi resmi produk. Disamping mengutamakan kepuasan pelanggan, perusahaan juga harus bisa membuat pelanggan setia kepada perusahaan.
2. Pemasok
Pemasok adalah salah satu faktor penting didalam kegiatan bisnis PT Global Jaya Medika. Dalam proses pembelian alat kesehatan, perusahaan mempunyai dua
sumber pemasok yaitu pemasok luar negeri yang berasal dari negara jerman, itali, korea jepang dll dan pemasok dalam negeri yang berasal dari UKM. Perusahaan juga menjadi agen tunggal bagi beberapa perusahaan teknologi alat kesehatan terkenal luar negeri. Untuk itu perusahaan harus mempunyai strategi yang baik untuk meningkatkan relasi kerja sama dengan para pemasok.
3. Pesaing
Cukup banyak pesaing bisnis dalam penyedia alat kesehatan yang dapat mengancam PT. Global Jaya Medika, beberapa contoh pesaing yang berada dalam bidang yang sama adalah PT. Fondaco Mitratama dan PT. Mulya Husada Raya. Untuk dapat bersaing, PT. Global Jaya Medika mempunyai kelebihan yaitu menjadi agen tunggal dari perusahaan teknologi kesehatan terkenal luar negeri. Agar dapat ikut dalam persaingan yang kompetitif, perusahaan harus mempunyai strategi yang
baik dan didukung dengan sarana prasarana yang baik serta sumber daya manusia yang berkualitas.
4. Pendatang baru
Cukup banyak pendatang baru didalam bisnis penyedia alat kesehatan di Indonesia yang berpeluang meningkatkan persaingan didalam bidang yang sama. Pendatang baru juga dapat berupa perusahaan lama yang mengalihkan atau mengembangkan bisnis mereka ke bidang industri yang sama. Beberapa contoh perusahaan pendatang baru adalah PT. Tiara Kencana dan PT Murti Indah Sentosa. Namun pendatang baru untuk ikut dalam persaingan ini cukup sulit dikarenakan dibutuhkan modal yang besar dan faktor kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan bersifat kuat dan tidak mudah berubah.
5. Produk Pengganti
Perusahaan tidak mempunyai produk pengganti, karena perusahaan
merupakan agen tunggal resmi dari pabrik perusahaan diluar negeri dan alat rumah sakit tidak bisa digantikan oleh produk pengganti lain.
Gambar 3.1 Analisis Lima Daya Porter
3.2.1.2.2 Analisis PEST
Metode lainnya yang dapat digunakan untuk menganalisa lingkungan eksternal PT. Global Jaya
Medika adalah PEST. Analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis meliputi bidang politik, ekonomi, sosial dan teknologi. Arah analisis PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi dan menilai strategi atau posisi arah perusahaan, rencana pemasaran atau ide. Dimana analisis ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan.
1. Politik
Dinamika serta perubahan politik di Indonesia berpengaruh terhadap PT Global Jaya Medika, seperti kebijakan perundang-undangan pemerintah mengenai alat kesehatan Import antara lain kebijakan bea cukai, API (Angka Pengenal Import), ISO dan registrasi pada departemen kesehatan. Kebijakan-kebijakan tersebut membuat PT. Global Jaya Medika terus mengikuti perubahan politik serta terus memantau kebijakan-kebijakan yang ada.
Walaupun PT. Global Jaya Medika sudah menjalankan prosedur dengan baik,
namun proses registrasi ke dalam departemen kesehatan terkadang lama yang mengakibatkan terhambatnya proses pengiriman barang.
2. Ekonomi
Faktor ekonomi merupakan salah satu faktor yang cukup kuat mempengaruhi lingkungan eksternal perusahaan. Perubahaan serta perkembangan perekonomian Indonesia menjadi tolak ukur akan perkembangan pasar yang dapat menjadikan perusahaan penyedia alat kesehatan di Indonesia terus dapat berkembang. Selain itu pertumbuhan ekonomi yang baik dapat memberikan arahan positif bagi pemerintah akan pelayanan terhadap masyarakat khususnya di bidang kesehatan seperti tersedianya banyak rumah sakit baru, serta perguruan tinggi di bidang kesehatan yang terus bertambah. Sehingga perusahan penyedia
alat kesehatan dapat terus menyediakan pasokan alat kesehatan.
Untuk saat ini perusahaan melayani beberapa mata uang yaitu dollar, yen, poundsterling dan euro. Dikarenakan naik
turunnya pertukaran nilai mata uang mengakibatkan harga produk naik dan turun. Ekonomi yang tidak stabil juga berpengaruh kepada perusahaan pemasok dan pelanggan, dikarenakan jika harga produk semakin tinggi maka daya beli menjadi berkurang. Hal-hal tersebut mengakibatkan terhambatnya kinerja perusahaan dikarenakan untuk memasok barang, perusahaan harus berhubungan dengan pemasok-pemasok luar negeri yang memiliki kebijakan ekonomi yang berbeda-beda.
3. Sosial
Menurut Profil Kesehatan Indonesia tahun 2010, menunjukan di Indonesia terjadi peningkatan pelayanan
kesehatan, sebagai contoh rasio puskesmas pada tahun 2006 per 100.000 penduduk sebesar 3,61 dan pada tahun 2010 meningkat jadi 3,79. Sedangkan pada rumah sakit, selama 5 tahun terakhir jumlah rumah sakit mengalami peningkatan sebesar 26,32% yaitu dari 1.292 unit pada tahun 2006 menjadi 1.632 unit pada tahun 2010. Tak pelak, peluang bisnis layanan kesehatan terbuka lebar dan PT. Global Jaya Medika sebagai penyedia alat kesehatan mempunyai kesempatan besar untuk menyediakan alat-alat kesehatan terkini untuk rumah sakit yang berkembang melengkapi fasilitas-fasilitasnya.
Disamping itu, PT. Global Jaya Medika tidak hanya fokus dalam mencari keuntungan saja, namun perusahaan juga melakukan berbagai kegiatan sosial kepada masyarakat seperti bakti sosial, pemeriksaan mata gratis, sunatan massal dan hubungan kepada perusahaan
pelanggan seperti darmawisata karyawan RSCM.
4. Teknologi
Perusahaan sangat bergantung dengan perkembangan teknologi alat kesehatan, para konsumen perusahaan terus membutuhkan alat kesehatan terkini untuk melengkapi fasilitasnya, sehingga PT. Global Jaya Medika mengikuti seminar dan training agar dapat mempunyai pengetahuan teknologi alat kesehatan terbaru.
Di faktor internal, PT Global Jaya Medika mempunyai sistem informasi yang mendukung perusahaan dalam kegiatan operasional. Sistem informasi perusahaan diberi nama Integrated Accounting Information System, merupakan sistem
informasi yang berbasis desktop yang dapat membantu perusahaan namun hanya mencakup bagian pembelian dan penjualan saja. Untuk yang lainnya, perusahaan
menggunakan jaringan LAN dan fasilitas internet untuk memasarkan produk melalui web.
3.2.1.2.3 Analisis SWOT
Analisis SWOT dapat membantu PT. Global Jaya Medika dalam menganalisis strategi yang tepat serta memaksimalkan kekuatan dan peluang sehingga dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Berdasarkan survey yang telah dilakukan, berikut ini adalah identifikasi SWOT pada PT. Global Jaya Medika :
Tabel 3.1 Analisis SWOT
Faktor Internal Faktor Eksternal
Kekuatan (Strength)
• Agen tunggal
• Mempunyai produk dari perusahaan terkenal dengan kualitas dan garansi resmi.
• Pelayanan purna jual yang baik
• Modal kuat
• Adanya loyalitas dari pelanggan
potensial perusahaan.
Peluang (Oppurtunities)
• Peningkatan jumlah rumah sakit dan klinik di Indonesia.
• Mempunyai dua macam pelanggan,
individu dan organisasi.
• Teknologi alat kesehatan yang terus berkembang
• Banyaknya pameran-pameran alat
Kelemahan (Weakness)
• Kurangnya pemasaran dan promosi
• Eksistensi perusahaan yang masih kurang
• Tidak sesuainya jobdesk pada beberapa bagian
• Kurang efektifnya penyebaran informasi dan pengetahuan
Ancaman (Threats)
• Tidak menentunya keadaan ekonomi baik dalam negeri maupun luar negeri
• Munculnya pesaing baru dan
perusahaan yang lebih mapan pada sektor bisnis yang sama
• Terhambat regulasi dalam bea cukai dan registrasi Depkes
3.2.1.2.4 Perhitungan Analisis SWOT
Berdasarkan analisa terhadap kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang telah dilakukan pada sub bab sebelumnya. Pada sub bab ini dilakukan pengelompokan dan pembobotan terhadap faktor-faktor tersebut
Tabel 3.2 IFAS
FAKTOR STRATEGI
INTERNAL BOBOT RATING
BOBOT X RATING KOMENTAR KEKUATAN Agen tunggal 0,30 3 0,9 Perusahaan mempunyai keuntungan menjadi satu-satunya penjual suatu produk di Indonesia Mempunyai produk dari
perusahaan terkenal dengan kualitas dan garansi resmi.
0,20 3 0,6
Produk-produk dari perusahaan yang sudah kompeten dan terkenal di bidangnya
Pelayanan after sales yang
baik 0,15 2 0,3
Melayani pelatihan dan pemasangan dan bekerja sama dengan anak perusahaan lainnya yang fokus dalam perbaikan barang
Modal kuat 0,40 3 1,2
Perusahaan tidak mengalami kesulitan dalam pengadaan produk Adanya loyalitas dari
pelanggan potensial perusahaan.
0,10 2 0,2
Banyak pelanggan yang mempercayakan
perusahaan dikarenakan perusahaan agen tunggal
Total Kekuatan 1,15 3,2
KELEMAHAN
Kurangnya pemasaran dan
promosi 0,30 4 1,2
Kurangnya keikutsertaan perusahaan dalam pameran Eksistensi perusahaan yang
masih kurang 0,20 3 0,6
Nama perusahaan yang masih baru dalam industri alat kesehatan
Tidak sesuainya jobdesk
pada beberapa bagian 0,10 3 0,3
Beberapa bagian bekerja diluar dari keahliannya Kurang efektifnya
penyebaran informasi dan pengetahuan
0,10 3 0,3
Kurangnya penyebaran pengetahuan dan informasi diseluruh bagian
Total Kelemahan 0,70 2,40
TOTAL IFAS 1,85 5,60
Perhitungan IFAS = Kekuatan : 3,20
Kelemahan : 2,40
= 3,20 – 2.40
= 0,80
Tabel 3.3 EFAS
FAKTOR STRATEGI
EKSTERNAL BOBOT RATING
BOBOT X
RATING KOMENTAR
PELUANG
Peningkatan jumlah rumah sakit dan klinik di
Indonesia. 0,40 4 1,6 Semakin baiknya perekonomian indonesia, semakin meningkatnya fasilitas pelayanan kesehatan
Mempunyai dua macam pelanggan, individu dan organisasi.
0,10 2 0,2
Perusahaan tidak terpaku hanya dengan organisasi seperti rumah sakit, universitas namun juga dengan dokter spesialis. Teknologi alat kesehatan
yang terus berkembang 0,20 3 0,6
Pelanggan terus
membutuhkan teknologi alat kesehatan terbaru Banyaknya
pameran-pameran alat kesehatan 0,10 3 0,3
Sarana perusahaan dalam memasarkan produk
Total Peluang 0,80 2,70
ANCAMAN
Tidak menentunya keadaan ekonomi baik dalam negeri maupun luar negeri
0,40 3 1,2
Naik turunnya nilai tukar mata uang sehingga harga produk tidak menentu Munculnya pesaing baru
dan perusahaan yang lebih mapan pada sektor bisnis yang sama
0,30 3 0,9
Persaingan yang semakin ketat didalam perusahaan penyedia alat kesehatan
Terhambat regulasi dalam bea cukai dan registrasi Depkes
0,20 1 0,2
Proses yang berbelit dalam registrasi barang dan sulitnya meng-estimasi waktu
Total Ancaman 0,90 7,00 2,30
TOTAL EFAS 1,70 5,00
Perhitungan EFAS = Peluang : 2,70
Ancaman : 2,30
Titik Y ( Eksternal ) = Peluang - Ancaman
= 2,70 – 2,30
= 0,40
3.2.1.2.5 Diagram SWOT
Berdasarkan perhitungan pembobotan SWOT pada sub bab sebelumnya, maka dapat digambarkan bahwa posisi PT. Global Jaya Medika berada pada kuadran I sebagaimana pada gambar dibawah ini
3.2.2 Aa Concepts of Operation Scenario
3.2.3 A Concepts of Operations Diagram
Gambar 3.2 Diagram SWOT
Penjelasan Gambar :
Dengan posisi perusahaan yang terdapat pada kuadran I berarti PT. Global Jaya Medika dapat menggunakan strategi SO (Strength-Oppurtunities) yang maksudnya adalah perusahaan dapat menggunakan semua kekuatan untuk menjawab peluang yang ada seperti perusahaan dapat memanfaatkan keunggulan sebagai agen tunggal dan mempunyai produk yang berkualitas untuk menarik calon-calon konsumen lama dan baru
Mendukung Strategi Agresif 0,40 x : (0,80 : 0,40 ) 0,80 Kelemahan Peluang Ancaman Kekuatan
dikarenakan terus meningkatnya pertumbuhan pelayanan kesehatan di Indonesia.
3.2.1.2.6 Matriks Swot
Matrik SWOT digunakan untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan. Berikut adalah matrik SWOT PT. Global Jaya Medika dapat dilihat pada tabel 3.4 dibawah ini
Tabel 3.4 Matriks SWOT
Strength ( S ) Weakness ( W )
(S1) Agen tunggal
(S2) Mempunyai produk dari perusahaan terkenal dengan kualitas dan garansi resmi.
(S3) Pelayanan purna jual yang baik
(S4) Modal kuat
(S5) Adanya loyalitas dari pelanggan potensial perusahaan.
(W1) Kurangnya
pemasaran dan promosi (W2) Eksistensi perusahaan yang masih kurang
(W3) Tidak sesuainya jobdesk pada beberapa bagian
(W4) Kurang efektifnya penyebaran informasi dan pengetahuan
Oppurtunity ( O ) Strategi SO Strategi WO
(O1) Peningkatan jumlah rumah sakit dan klinik di Indonesia.
(O2) Mempunyai dua macam pelanggan, • Melakukan perluasan pangsa pasar • Meningkatkan kegiatan promosi • Meningkatkan kualitas SDM
individu dan organisasi. (O3) Teknologi alat kesehatan yang terus berkembang
(O4) Banyaknya pameran-pameran alat kesehatan
Threats ( T ) Strategi ST Strategi WT
(T1) Tidak menentunya keadaan ekonomi baik dalam negeri maupun luar negeri
(T2) Munculnya pesaing baru dan perusahaan yang lebih mapan pada sektor bisnis yang sama
(T3) Terhambat regulasi dalam bea cukai dan registrasi Depkes
• Meningkatkan
pelayanan purna jual kepada pelanggan
• Menghilangkan duplikasi kerja
3.2.1.3 Concepts of Operation Scenario
Berikut adalah penjelasan dari alur proses pembelian, persediaan dan penjualan yang dijalankan oleh PT. Global Jaya Medika. Analisis CONOPS dilakukan agar dapat mengetahui alur proses dan serta tanggung jawab dari tiap bagian yang terlibat
1. Pelanggan memesan barang kepada Product Specialist.
2. Bagian Product Specialist akan membuat surat pesanan berdasarkan pesanan pelanggan sebanyak tiga rangkap,
rangkap pertama untuk persetujuan direksi dan dijadikan arsip, rangkap kedua akan diberikan kepada bagian Collective, rangkap ketiga diberikan kepada pelanggan.
3. Managing Director akan menerima surat pesanan untuk memeriksa kelengkapan surat pesanan, setelah disetujui Managing Director akan memberikan surat pesanan kepada
Finance Director untuk otorisasi kembali.
4. Setelah disetujui, Finance Director akan menerima surat pesanan untuk estimasi biaya pengeluaran dan keuntungan. Setelah disetujui Finance Director akan memberikan surat pesanan kepada President Director untuk otorisasi kembali
5. President Director akan menerima surat pesanan, dan melakukan otorisasi persetujuan kemudian surat pesanan yang sudah disetujui akan diberikan kembali kepada bagian Product Specialist.
6. a. Apabila pelanggan menginginkan surat perjanjian jual beli, bagian Marketing Communication akan membuat surat perjanjian jual beli berdasarkan surat pesanan sebanyak dua rangkap, rangkap pertama ditujukan ke pelanggan, rangkap kedua akan diarsip.
b. Apabila pelanggan tidak menginginkan surat perjanjian jual beli, surat pesanan akan diberikan kepada bagian MIS/IT
7. Bagian Marketing Communication akan memberikan surat perjanjian jual beli ke Pelanggan.
8. Bagian MIS/IT menginput surat pesanan kedalam database
9. Bagian MIS/IT mengeluarkan print out surat pesanan
10. Bagian MIS/IT akan memberikan surat pesanan kepada bagian Collective.
11. Bagian Collective akan membuat invoice pembayaran DP berdasarkan surat pesanan sebanyak tiga rangkap rangkap pertama ditujukan kepada pelanggan, rangkap kedua ditujukan ke bagian Tax dan rangkap ketiga diarsip.
12. Pelanggan akan membayar uang DP ke bagian Collective berdasarkan invoice pembayaran DP.
13. Bagian Collective akan membuat surat stock control berdasarkan surat pesanan untuk mengetahui apakah barang tersedia sebanyak dua rangkap kepada bagian Warehouse dan arsip.
14. Bagian Warehouse akan mengirimkan kembali surat stock control ke bagian Collective untuk memberitahukan kondisi
stok barang.
15. Apabila barang tersedia, bagian Collective akan membuat surat permohonan pengeluaran barang berdasarkan surat stock control sebanyak dua rangkap, rangkap pertama ditujukan
kebagian gudang , rangkap kedua akan diarsip.
16. Bagian Warehouse akan membuat packing list berdasarkan surat permohonan pengeluaran barang sebanyak tiga rangkap rangkap pertama kepada bagian Expedition / Installitation, rangkap kedua ke bagian Product Specialist dan rangkap ketiga akan diarsip.
17. Bagian Warehouse akan memberikan rangkap packing list kepada bagian Product Specialist apabila barang yang dikirim membutuhkan teknisi
18. Apabila pengiriman barang membutuhkan teknisi, bagian Product Specialist akan membuat surat permintaan teknisi
berdasarkan packing list sebanyak dua rangkap, rangkap pertama ditujukan kepada bagian Expedition / Installitation dan rangkap kedua akan diarsip.
19. Bagian Expedition / Installitation akan membuat Berita Acara berdasarkan packing list sebanyak tiga rangkap, rangkap pertama ditujukan kepada Bagian Collective, rangkap kedua diberikan pelanggan dan rangkap ketiga akan diarsip kemudian bagian Expedition / Installitation akan mengirimkan packing list, berita acara dan barang kepada pelanggan.
20. Pelanggan akan menandatangani berita acara apabila barang sudah terkirim atau terpasang.
21. Bagian Expedition / Installitation akan mengirimkan berita acara yang sudah ditandatangani kepada bagian Collective.
22. Bagian Collective akan membuat dan mengirimkan invoice pelunasan berdasarkan berita acara, sebanyak tiga rangkap, rangkap pertama akan diberikan pelanggan, rangkap kedua akan diberikan ke bagian Tax, rangkap ketiga akan diarsip.
23. Pelanggan akan mengirimkan uang pelunasan ke bagian Collective berdasarkan invoice Pelunasan.
24. Apabila barang tidak tersedia, bagian Collective akan membuat daftar barang alokasi berdasarkan surat stock control sebanyak dua rangkap pertama ditujukan kepada bagian Purchasing, rangkap kedua akan diarsip.
25. Bagian Purchasing akan menginput form aplikasi pembelian berdasarkan daftar barang alokasi kedalam database.
26. Bagian Purchasing mengeluarkan print out form aplikasi pembelian sebanyak dua rangkap, rangkap pertama akan ditujukan kepada bagian Finance & Bank Corresponden, rangkap kedua akan diarsip.
27. Bagian Purchasing memberikan form aplikasi pembelian kepada bagian Finance and Bank Corresponden
28. Apabila form aplikasi pembelian disetujui, bagian Finance & Bank Corresponden akan mengirimkan kembali form aplikasi
pembelian ke bagian Purchasing.
29. Bagian Purchasing akan menginput purchase order berdasarkan form aplikasi pembelian kedalam database.
30. Bagian Purchasing mengeluarkan print out purchase order sebanyak tiga rangkap berdasarkan persetujuan form aplikasi pembelian rangkap pertama ditujukan kepada Supplier, rangkap kedua akan diberikan kepada bagian Finance & Bank Corresponden rangkap ketiga akan diberikan kepada bagian
Warehouse, rangkap ke empat akan di arsip.
31. Bagian Purchasing memberikan purchase order kepada supplier.
32. Supplier akan mengirimkan confirmation order berdasarkan purchase order kepada bagian Purchasing, apabila sesuai
bagian Purchasing akan mengirimkan kembali confirmation order kepada Supplier.
33. Supplier akan mengirimkan invoice kepada bagian Purchasing.
34. Bagian Purchasing akan mengirimkan invoice dari supplier kepada bagian Finance & Bank Corresponden.
35. Bagian Finance & Bank Corresponden akan membayar supplier berdasarkan invoice dari Supplier.
36. Supplier akan mengirimkan bukti pelunasan kepada bagian Finance & Bank Corresponden sebagai bukti bahwa barang
telah dibayar.
37. Supplier akan mengirimkan barang kepada bagian Warehouse. 38. Bagian Warehouse akan membuat surat barang masuk
berdasarkan purchase order.
39. Apabila terjadi kesalahan barang atau kerusakan barang maka bagian Warehouse akan membuat surat permohonan retur pembelian sebanyak dua rangkap berdasarkan purchase order, rangkap pertama kepada bagian Purchasing, rangkap kedua akan diarsip.
40. Bagian Purchasing menginput surat retur berdasarkan surat permohonan retur pembelian kedalam database.
41. Bagian Purchasing mengeluarkan print out surat retur berdasarkan surat permohonan retur pembelian, rangkap pertama diberikan kepada Supplier rangkap kedua diberikan kepada bagian Finance & Bank Corresponden dan rangkap ketiga akan diarsip.
42. Bagian Purchasing memberikan surat retur kepada Supplier
43. Bagian MIS/IT akan menginput laporan penjualan kedalam database.
44. Bagian Purchasing akan menginput laporan pembelian kedalam database.
45. President director akan menerima print out laporan penjualan
46. President director akan menerima print out laporan penjualan
3.2.1.4 Concepts of Operations Diagram
Berikut ini adalah gambar 3.3 yang menjelaskan alur proses pembelian, persediaan, dan penjualan yang berjalan pada PT. Global Jaya Medika
3.2.2 Business Products & Services ( B )
3.2.2.1 Business Plan ( B – 1 )
Pentingnya penjabaran mengenai Business Product & Service pada sebuah perusahaan adalah untuk mengidentifikasikan bisnis pelayanan produk perusahaan dan kontribusi dari teknologi untuk mendukung proses tersebut.
3.2.2.1.1 Business Overview
Business overview menjelaskan keseluruhan dari area bisnis yang berkaitan dengan perusahaan mulai dari letak geografis sampai hubungan proses diantara fungsi dengan fungsi yang lainnya. Berikut adalah tabel 3.5 yang menjelaskan setiap area fungsi perusahaan mempunyai fungsi tersendiri.
Tabel 3.5 Fungsi Area Perusahaan dan Fungsinya
Area Fungsional Fungsi
Direktur Utama - Evaluasi kinerja perusahaan. - Pengambilan keputusan tertinggi
- Merumuskan rencana, tujuan dan strategi.
Operasional - Mengawasi semua kegiatan operasional - Meningkatkan kualitas operasional Human Resource
Development
- Pemberian peraturan untuk karyawan - Mengelola gaji
- Melakukan pelatihan - Melakukan perekrutan
SI / TI - Melakukan perencanaan SI/TI - Memelihara SI/TI
- Meningkatkan kualitas SI/TI - Mengurusi proses penjualan
Keuangan - Mengelola semua kegiatan keuangan - Penanggulangan resiko keuangan - Melakukan perencanaan keuangan Pemasaran - Mengawasi semua kegiatan pemasaran
perusahaan
- Meningkatkan kualitas pemasaran - Melayani konsumen
- Perluasan pangsa pasar
3.2.2.1.2 Executive Team Profile
PT. Global Jaya Medika mempunyai beberapa bagian eksekutif yang mempunyai peran didalam aktivitas bisnis dan memiliki masing-masing fungsi bisnis. Berikut ini adalah pemetaan dari setiap eksekutif yang berhubungan langsung dengan fungsi bisnis yang terjadi didalam perusahaan. Rekaman keterkaitan eksekutif dilakukan dengan kode berikut :
R = Tanggung jawab langsung manajemen A = Pembuat kebijakan eksekutif
I = Yang terlibat dalam fungsi E = Keahlian teknis
Tabel 3.6 Pemetaan Eksekutif dan Fungsi Bisnis
Eksekutif
Manajemen Operasional HRD SI / TI Keuangan Pemasaran
E v al u as i P er u sa h aa n P en g am b il an K ep u tu sa n S tr at eg i P er u sa h aa n P en g el o la an B ar an g P en g ir im an B ar an g P er m in ta an T ek n is i P er m in ta an P em b el ia n P em b el ia n B ar an g R et u r P em b el ia n R eg is tr as i B ar an g P en g el o la an S D M P em b er ia n P er at u ra n P en g g aj ia n P em el ih ar aa n S I/ T I P er en ca n aa n S I/ T I P en ag ih an P em b ay ar an P er p aj ak an P en ju al an P er ja n ji an J u al B el i P er lu as an P an g sa P as ar P ro m o si P el ay an an K o n su m en President Director R R R I A A A W W W Managing Director R R R R R R R R R R I A A A A A A A A A A Finance Director R R R R R I A A A A A Marketing Director R R R R R A A A A A
3.2.2.1.3 Relationship of Business Activities to Strategic Goals
Dalam menjalankan bisnisnya PT Global Jaya Medika dipercaya sebagai agen tunggal dari pabrik-pabrik alat kesehatan di mancanegara untuk mendistribusikannya di Indonesia. Perusahaan mempunyai sistem informasi dalam kegiatan bisnis penjualan dan pembelian serta mempunyai website dalam pemasaran produk perusahaan. Untuk melakukan perluasan pasar, perusahaan tidak hanya sebatas di Jakarta, tetapi perusahaan juga mempunyai beberapa cabang pemasaran seperti di Medan, Surabaya, Semarang, Makasar dan Palu agar dapat menjangkau kebutuhan pelanggan.
3.2.2.1.4 Organizational Structure
Struktur organisasi yang sedang berjalan saat ini pada PT. Global Jaya Medika terlihat pada gambar 3.4 berikut ini :
President Director
Finance DIrector Managing Director Marketing Director
Finance & Bank
Coresponden HRD & General Affair Product Spesilist
Accounting Purchasing / Import Branch / Rep. Office
Secretary
MIS/IT
Warehouse
Marketing Communication
Collective Registrasi After Sales / Costumer
Care
TAX
Expedition/Instalation
Marketing Support Finance Controller
Gambar 3.4 Struktur Organisasi
Deksripsi peran serta tanggung jawab setiap bagian perusahaan berdasarkan struktur organisasi PT. Global Jaya Medika adalah sebagai berikut :
President Director
• Menjadi pemimpin dari seluruh bagian yang ada dalam perusahaan.
• Menentukan strategi, arahan, tujuan, visi dan misi untuk perusahaan.
• Menentukan komposisi dari seluruh bagian sehingga tercapainya keselarasan antar bagian.
• Memberikan arahan serta mengawasi kinerja Finance Diretor, Managing Director dan Marketing Director.
Secretary
• Mengatur jadwal internal perusahaan
• Menangani semua keperluan adminstrasi direktur utama
Finance Director
• Mengawasi segala kegiatan keuangan yang dilakukan bawahan dan mempunyai wewenang dalam menilai hasil kinerja.
• Memberikan masukan dan pendapat untuk president director dalam proses pengambilan keputusan dari segi keuangan.
• Mengkoordinasikan dan mengatur pengembangan proses dan prosedur keuangan di perusahaan agar berjalan dengan teratur.
• Memberikan arahan dan pengawasan kepada bawahan dalam mencapai visi dan misi perusahaan.
Finance & Bank Coresponden
• Mengelola kegiatan keuangan yang berhubungan dengan pihak Bank.
• Melakukan pembayaran kepada supplier.
Accounting
• Melakukan pencatatan akuntansi.
• Mengelola fungsi akuntansi dalam perusahaan. • Membuat laporan keuangan.
Collective
• Mengirimkan invoice kepada pelanggan. • Menagih pembayaran DP dari pelanggan. • Menagih perlunasan pembayaran dari pelanggan • Melaporkan penagihan dan pembayaran kepada bagian
Finance & Bank Coresponden
MIS/IT
• Memonitor sistem yang digunakan mulai dari software, hardware, data, network, prosedur di perusahaan. • Melakukan perawatan software, hardware, data,
network dan prosedur di perusahaan. • Membantu proses penjualan
Tax
• Mendaftarkan pajak perusahaan.
• Membuat pelaporan yang terkait dengan perpajakan. • Membayar pajak perusahaan.
Managing Director
• Mengawasi segala kegiatan operasional yang dilakukan bawahan dan mempunyai wewenang dalam menilai hasil kinerja.
• Memberikan masukan dan pendapat untuk president director dalam proses pengambilan keputusan dari
segi operasional .
• Memberikan arahan dan pengawasan kepada bawahan dalam mencapai visi dan misi perusahaan.
• Mengkoordinasikan dan mengatur pengembangan proses dan prosedur operasional di perusahaan agar berjalan dengan teratur.
HRD & General Affair
• Mengawasi kinerja staff HRD dan memiliki wewenang dalam menilai hasil kinerja.
• Memberikan pengelolaan SDM dan memotivasi kepada SDM yang ada agar mampu memberikan kinerja yang maksimal
• Bertanggung jawab dalam mengurus gedung mulai dari listrik, air internet serta penggajian karyawan.
Purchasing
• Melakukan pemesanan barang kepada supplier.
• Bertanggung jawab dalam hal-hal yang berhubungan dengan pembelian kepada supplier melalui proses import.
• Menerima Confirmation order dari supplier.
Registrasi
• Melakukan proses registrasi Angka Pengenal Import (API)
• Melakukan proses registrasi alat kesehatan ke departemen kesehatan.
• Mengecek standarisasi peralatan seperi ISO dan CE.
Warehouse
• Melakukan pengecekan ketersediaan barang di dalam gudang.
• Melakukan pencatatan terhadap barang masuk dan barang keluar.
• Bertanggung jawab dalam pembuatan packing list.
Expedition/ Installation
• Melakukan pengiriman barang dari gudang kepada pelanggan
• Melakukan perakitan peralatan kepada pelanggan dan melaporkan bukti acara.
Marketing director
• Mengawasi segala kegiatan marketing yang dilakukan bawahan dan mempunyai wewenang dalam menilai hasil kinerja.
• Memberikan masukan dan pendapat untuk president director dalam proses pengambilan keputusan dari
segi marketing.
• Memberikan arahan dan pengawasan kepada bawahan dalam mencapai visi dan misi perusahaan.
• Menyiapkan strategi penjualan per tahunnya.
• Melakukan presentasi kepada pelanggan tentang produk perusahaan .
• Melakukan penjualan kepada pelanggan..
• Menyerap informasi dan memberikan masukan untuk perusahaan agar dapat meningkatkan kualitas dan kinerja perusahaan.
Branch/ Rep. Office
• Melakukan presentasi kepada pelanggan tentang produk perusahaan .
• Melakukan penjualan kepada pelanggan.
After sales/ Costumer care
• Melakukan proses garansi yang di claim apabila terjadi barang rusak.
• Menjalin hubungan baik dengan pelanggan. • Menerima keluhan serta saran dari pelanggan.
Marketing Communication
• Melakukan strategi promosi perusahaan kepada pihak luar tentang produk yang ditawarkan
• Bertugas dalam persiapan perusahaan untuk mengikuti pameran dan seminar.
• Bertugas dalam melakukan perjanjian jual beli dengan pelanggan.
Marketing support
• Membuat persiapan brosur dan poster yang akan dipresentasikan kepada pelanggan.
3.2.2.1.5 Market outlook and Competitive Strategy Goals
Target utama dari PT Global Jaya medika adalah individu atau organisasi yang bergerak pada bidang kesehatan seperti dokter spesialis, rumah sakit dan departemen kesehatan ataupun institusi pendidikan seperti universitas atau sekolah tinggi ilmu kesehatan yang membutuhkan alat kesehatan untuk penunjang kegiatannya.
Untuk dapat memenangkan pasar dan persaingan, perusahaan mempunyai beberapa kelebihan dibanding penyedia alat kesehatan lainnya. Dalam menjalankan bisnisnya PT Global Jaya medika bekerja sama dengan pabrik-pabrik pembuat alat kesehatan dan di percaya sebagai agen tunggal yang mempunyai kelebihan menjadi satu-satunya agen pabrik alat kesehatan
tersebut di Indonesia. Untuk mendapatkan kepercayaan dari pelanggan, perusahaan memberikan barang dengan garansi dan suku cadang resmi ke pelanggan. Pada pelayanan purna jual, perusahaan memberikan perbaikan, dan pelatihan penggunaan produk.
3.2.2.1.6 Financial Strategy
Untuk dapat meningkatkan keuntungan perusahaan, ada beberapa strategi keuangan yang ditetapkan oleh PT. Global Jaya Medika, yaitu :
1. Menaikkan target penjualan produk pertahunnya.
2. Memaksimalkan biaya sarana promosi, seperti pameran, brosur, dan poster.
3.2.2.1.7 Current financial status summary
Kondisi keuangan PT Global Jaya Medika meningkat pada tahun sebelumnya hal ini dapat dilihat dari pencapaian target perusahaan yang melebihi target. Hal ini disebabkan semakin meningkatnya permintaan pelanggan akan produk kesehatan serta loyalitas
pelanggan terhadap perusahaan didukung dari kualitas produk perusahaan.
3.2.2.1.8 Business Partnership and Alliances
PT Global Jaya medika terus berusaha menjaga relasi kerja sama yang baik dengan para pemasok dan pelanggan. Untuk pemasok, perusahaan mempunyai dua macam sumber pemasok yaitu luar negeri dan dalam negeri. Untuk para pelanggan, sasaran konsumen perusahaan adalah individu dan organisasi yang membutuhkan peralatan kesehatan.
Pemasok :
• Spencer
• Blue Cross
• Skylux
• Mindray North America
• Hyun Dai Medical X-Ray Co. Ltd
Pelanggan :
• RS. Pondok Indah
• RS. Pelni
• EKA Hospital
• Mitra Keluarga Group
• Universitas Tarumanegara
• Departemen Kesehatan
• Dokter Spesialis
3.2.2.2 Swim Lane Process Diagram ( B – 3 )
Gambar 3.5 menjelaskan mengenai hubungan dari stakeholder (pemangku kepentingan) dengan proses bisnis yang terjadi sebagai pengambilan keputusan seperti tahap perencanaan dan tahap seleksi.
Stakeholder Tahap Perencenaan Tahap Seleksi President Director Finance Director Managing Director Marketing Director
Gambar 3.5 Swim Lane Process Diagram
Penjelasan Swim Lane Process Diagram dari Gambar 3.5 diatas adalah :
1. Marketing director akan menyiapkan strategi penjualan setiap tahunnya berdasarkan hasil transaksi yang dilakukan perusahaan per tahunnya.
Menerima surat pesanan Memeriksa kelengkapan surat pesanan Memeriksa anggaran keuangan Estimasi pengeluaran dan pemasukan Mempersiapkan proses operasional Menyetujui surat pesanan Menyiapkan Strategi Penjualan
2. Managing director akan menerima surat pesanan dan memeriksa kelengkapan dari surat pesanan.
3. Finance director akan memeriksa anggaran keuangan dan melakukan estimasi pengeluaran dan pemasukan dari transaksi surat pesanan
4. President director melakukan persetujuan terhadap surat pesanan
5. Managing director akan menyiapkan proses operasional.
3.2.2.3 Business Process/Service Model ( B – 4 )
Teknik permodelan untuk menjelaskan apa masukan, kontrol, hasil dan mekanisme dalam sebuah langkah proses yang ditunjukan dengan Business Process Model. Berikut adalah gambar 3.6 mengenai Business Process Model dalam sistem berjalan
Gambar 3.6 Business Process/Service Model
Berikut ini adalah penjelasan business process dari gambar 3.6 berdasarkan inputs, controls, outputs, dan mechanisms:
1. Proses penjualan (A0)
- Input : pesanan pelanggan
- Outputs : stock control, surat perjanjian jual beli, surat pesanan, laporan penjualan.
- Mechanisms : IAIS, product specialist, president director, finance director, managing director,
marketing communication, MIS/IT
2. Proses persediaan (A1)
- Input : stock control
- Controls : mengelola barang, menerima retur pembelian
- Outputs : surat barang masuk, daftar barang alokasi, barang, surat permohonan retur pembelian, permohonan pengeluaran barang, packing list
- Mechanisms : warehouse, collective
3. Proses pembelian (A2)
- Input : daftar barang alokasi, surat permohonan retur pembelian
- Controls : melakukan pembelian barang, melakukan retur
- Outputs : form aplikasi pembelian, surat retur, purchase order, laporan pembelian
- Mechanisms : IAIS, purchasing, finance & bank corresponden
4. Proses pengiriman (A3)
- Input : barang, packing list
- Controls : melakukan pengiriman barang
- Outputs : berita acara, surat permintaan teknisi
- Mechanisms : expedition/installation, product specialist
5. Proses pembayaran (A4)
- Input : berita acara, surat pesanan
- Controls : menagih pembayaran pelanggan
- Outputs : invoice DP, invoice pelunasan
- Mechanisms : collective, finance and bank corresponden
3.2.2.4 Business Process/Product Matrix ( B – 5 )
Business Process/Product Matrix menjelaskan bagaimana
hubungan antara bagian didalam proses bisnis dengan produk yang dijual perusahaan.
Tabel 3.7 Business Process Matrix
P ro d u ct S p ec ia li st M an ag in g D ir e ct o r F in an ce D ir e ct o r P re si d en t D ir ec to r M ar k et in g C o m m u n ic ai to n M IS /I T C o ll ec ti v e W ar eh o u se E x p ed it io n / I n st al la ti o n P u rc h ai n g F in an ce a n d B an k C o rr es p o n d en Rema rks Business Products Alat Kesehatan D R R R L D F W D M F
R=Research & Develop W=Warehouse
S=Service L=Legal M=Manufactrure D=Distibute/Sales
F=Financials
Berikut ini adalah penjelasan dari tabel 3.7 business process matrix :
- Product specialist, Expedition/installation dan MIS/IT mendapat tanda “D” dikarenakan mengurusi proses penjualan
- Managing director, finance director dan president director mendapat tanda “R” dikarenakan melakukan
proses persetujuan
- Marketing communication mendapat tanda “L” dikarenakan membuat surat perjanjian jual beli untuk pelanggan.
- Collective dan finance and bank corresponden mendapat tanda “F” dikarenakan mengurusi proses keuangan
- Warehouse mendapat tanda “W” dikarenakan mengurusi proses persediaan barang
- Purchasing mendapat tanda “M” karena melakukan proses pembelian barang
-
3.2.2.5 Use Case Narrative & Diagram ( B – 6 )
Use Case Diagram menggambarkan hubungan antara bagian dan interaksi dari proses bisnis awal sampai proses bisnis akhir. Berikut ini adalah gambar 3.7 yang menjelaskan hubungan aktor dan objek secara berurutan.
3.2.2.5.1 Use Case Narrative
Penjelasan aktor serta aktivitas – aktivitas dan karakterisasinya dari usulan Use Case yang telah dibuat pada gambar 3.7, akan di jabarkan selanjutnya
3.2.2.5.1.1 Actors
1. Bagian Product Specialist a. Purpose
1. Membuat surat pesanan
2. Membuat surat permintaan teknisi b. Characterization
Bagian product specialist akan melakukan pemesanan dan pendataan terhadap pelanggan secara langsung, bagian product specialist akan mencetak surat pesanan yang akan diberikan surat pesanan kepada finance director untuk otorisasi kembali Setelah disetujui, finance director akan memberikan surat pesanan
kepada president director untuk otorisasi kembali apabila disetujui, bagian product specialist akan memberikan surat pesanan
kepada bagian MIS/IT untuk di input kedalam sistem.
2. Bagian Marketing Communication a. Purpose
1. Membuat SPJB b. Characterization
Bagian marketing communication akan membuat surat perjanjian jual beli berdasarkan surat pesanan yang akan di berikan kepada pelanggan
3. Bagian MIS/IT a. Purpose
1. Mencetak laporan penjualan b. Characterization
Bagian MIS/IT akan per minggunya akan mencetak laporan penjualan kepada president director.
4. Bagian Collective a. Purpose
1. Membuat invoice DP 2. Membuat stock control 3. Membuat surat permohonan
4. Membuat invoice perlunasan 5. Membuat daftar barang alokasi b. Characterization
Bagian collective akan mencetak bukti invoice dp yang akan ditagih kepada pelanggan berdasarkan surat pesanan pelanggan. Bagian collective akan membuat Surat stock control
sebagai pengecekan barang ke gudang di tujukan kepada Bagian warehouse dan rangkap berdasarkan surat pesanan, apabila barang tersedia bagian collective akan mencetak permohonan pengeluaran barang yang akan ditujukan kepada bagian warehouse berdasarkan stock control, tetapi apabila barang tidak tersedia bagian collective akan mencetak daftar barang alokasi berdasarkan surat pesanan yang akan ditujukan kepada bagian purchasing dan bagian collective mencetak invoice perlunasan yang akan ditagih kepada pelanggan.
5. Bagian Warehouse a. Purpose
1. Membuat packing list
2. Membuat Surat Barang Masuk 3. Membuat Surat Permohonan Retur
Pembelian b. Characterization
Bagian Warehouse akan mencetak packing list berdasarkan surat permohonan pengeluaran barang yang akan di berikan kepada Bagian expedition / installation. Bagian warehouse
akan mecetak surat barang masuk berdasarkan purchase order serta akan membuat surat
permohonan retur pembelian kepada bagian purchasing apabila terjadi kesalahan pembelian
dan kerusakan.
6. Bagian Expedition / Installation a. Purpose
1. Membuat berita acara b. Characterization
Bagian expedition / installation akan mecetak berita acara berdasarkan packing list berisi daftar barang yang di kirim dan diinstall dan
akan meminta persetujuan kepada pelanggan apabila barang sudah terkirim
7. Bagian Purchasing a. Purpose
1. Mencetak form aplikasi pembelian 2. Mencetak purchase order
3. Mencetak surat retur
4. Mencetak laporan pembelian b. Characterization
Bagian purchasing akan mencetak form aplikasi pembelian berdasarkan daftar barang alokasi yang akan ditujukan kepada bagian finance and bank corresponden, Bagian
Purchasing akan mencetak purchase order
berdasar form aplikasi pembelian yang telah disetujui Jika terjadi retur pembelian, bagian purchasing akan membuat surat retur berdasarkan surat permohonan retur pembelian. Per minggunya bagian purchasing akan mencetak laporan pembelian kepada president director.
3.2.3 Data and Informations ( D )
3.2.3.1 Object State-Transition Diagram ( D-3 )
Berikut adalah gambar 3.8 yang menjelaskan State Transition Diagram menggunakan notasi dari UML untuk
menunjukkan bagaimana siklus hidup dari objek data secara spesifik :
Gambar 3.8 Object State-Transition Diagram
Penjelasan gambar diatas adalah proses bisnis perusahaan dimulai dari proses pemesanan yaitu proses penerimaan pesanan dari pelanggan, lalu akan dilakukan proses pengecekan barang, apabila barang tidak tersedia, akan terjadi proses pembelian barang, apabila barang tersedia/sudah tersedia, akan dilanjutkan ke proses pengiriman barang, lalu terakhir dlakukan proses pembayaran dari pelanggan dan ke pemasok.
3.2.3.2 Logical Data Model ( D-5 )
Data model semantik dapat dikembangkan menggunakan metode struktur tradisional dan simbologi. Pada gambar 3.9 yang berupa Entity Relationship Diagram menjelaskan hubungan data dengan objek yang terjadi dalam proses bisnis yang berjalan pada PT. Global Jaya Medika.
3.2.3.3 Activity/Entity (CRUD) Matrix ( D-7 )
Activity/Entity Matriks digunakan untuk pemetaan dari
entitas data terhadap aktifitas bisnis yang berjalan pada PT. Global Jaya Medika dan dipengaruhi oleh tipe dasar perubahan data yaitu create, read, update, delete .
3.2.3.4 Clustering Matrix
Tabel 3.8 Clustering Matrix 1
S u ra t B ar an g M as u k P u rc h as e O rd er B ar an g S to ck C o n tr o l In v o ic e D P G ar an si S u p p li er P ac k in g L is t P el an g g an B er it a A ca ra S u ra t P es an an C ab an g S u ra t P er m in ta an T ek n is i D af ta r B ar an g A lo k as i F o rm A p li k as i P em b el ia n S u ra t P er m o h o n an R et u r P em b el ia n S u ra t R et u r R eg is tr as i K ar y aw an P el at ih an P er en ca n aa n T ek n is i S u ra t L am ar an P er at u ra n G aj i S I/ T I S u ra t P er m o h o n an P en g el u ar an B ar an g In v o ic e P el u n as an L ap o ra n P em b el ia n P aj ak L ap o ra n P en ju al an S u ra t P er ja n ji an J u al B el i S em in ar Evaluasi Perusahaan R R Pengambilan Keputusan R R R Strategi Perusahaan C R R Pengelolaan Barang C RU C R C R R C Pengiriman Barang R R R C Permintaan Teknisi R R C R Permintaan Pembelian R R CR C Pembelian Barang C R C R C Retur Pembelian R R R CR C Registrasi Barang R C Pengelolaan SDM R C C Pemberian Peraturan R C Penggajian R C Pemeliharaan SI/TI R R Perencanaan SI/TI R C Penagihan C R R C Pembayaran R R Perpajakan R R R R C Penjualan R R C C
Perjanjian Jual Beli R R R C
Perluasan Pangsa Pasar R C R
Promosi R R C
Pelayanan konsumen R C R
Subjek Data
Tabel 3.9 Clustering Matrix 2 P er en ca n aa n B ar an g S to ck C o n tr o l S u ra t P er m o h o n an P en g el u ar an B ar an g S u ra t B ar an g M as u k S u p p li er P ac k in g L is t P el an g g an B er it a A ca ra T ek n is i S u ra t P er m in ta an T ek n is i D af ta r B ar an g A lo k as i F o rm A p li k as i P em b el ia n L ap o ra n P em b el ia n P u rc h as e O rd er S u ra t P er m o h o n an R et u r P em b el ia n S u ra t R et u r R eg is tr as i K ar y aw an P el at ih an S u ra t L am ar an P er at u ra n G aj i S I/ T I In v o ic e D P In v o ic e P el u n as an P aj ak S u ra t P es an an L ap o ra n P en ju al an S P JB C ab an g S em in ar G ar an si Evaluasi Perusahaan R R Pengambilan Keputusan R R R Strategi Perusahaan C R R Pengelolaan Barang RU C C C R C R R Pengiriman Barang R R R C Permintaan Teknisi R R R C Permintaan Pembelian R R CR C Pembelian Barang R C R C C Retur Pembelian R R R CR C Registrasi Barang R C Pengelolaan SDM R C C Pemberian Peraturan R C Penggajian R C Pemeliharaan SI/TI R R Perencanaan SI/TI R C Penagihan R C C R Pembayaran R R Perpajakan R R R R C Penjualan R R C C
Perjanjian Jual Beli R R R C
Perluasan Pangsa Pasar R R C
Promosi R R C Pelayanan konsumen R R C PEMASARAN MANAJEMEN OPERASIONAL KEUANGAN SI/TI HRD Subjek Data Fungsi Bisnis
3.2.4 Systems & Applications ( SA )
3.2.4.1 System Communication Description ( SA-2 )
System Communication Description menyediakan penjelasan bagaimana setiap sistem terhubung pada perusahaan. Dibawah ini adalah gambar 3.10 yang menjelaskan System Communication Description dari PT. Global Jaya Medika
3.2.4.2 System Data Flow Diagram ( SA-4 )
System Data Flow Diagram menampilkan proses dengan
sistem yang melakukan pertukaran data dan bagaimana pertukaran itu terjadi. Berikut ini adalah gambar 3.11 yang menjelaskan arus data pada PT. Global Jaya Medika
3.2.4.3 Web Application Diagram ( SA-9 )
Web application diagram dibuat berdasarkan analisa tehadap konten yang dapat dimanfaatkan pengguna pada website yang dimiliki perusahaan yaitu www.gjm.co.id. Beberapa konten yang dapat dimanfaatkan pengguna sekarang ini adalah sebagai berikut :
Gambar 3.12 Web Application Diagram
3.2.5 Network & Infrastructure ( N )
3.2.5.1 Network & Connectivity Diagram ( NI-1 )
PT. Global Jaya Medika menerapkan topologi star pada jaringan komputer mereka. Untuk fasilitas internet, perusahaan
menggunakan jasa internet dari salah satu provider, lalu menggunakan router untuk membagi jaringan ke semua komputer yang terhubung dengan satu server. Berikut adalah gambar 3.13 dari Diagram konektivitas jaringan PT. Global Jaya Medika
Gambar 3.13 Network & Connectivity Diagram
3.2.6 Security ( SP )
3.2.6.1 Security & Privacy Plan ( SP-1 )
Dibawah ini adalah keadaan Security Plan perusahaan saat ini yang dilakukan untuk menjaga keamanan IT terutama data dan informasi yang mendukung perusahaan.
1. Information Security
Untuk keamanan masing-masing karyawan perusahaan, perusahaan sudah menetapkan hak akses dengan menggunakan username dan password pada aplikasi IAIS pada bagian pembelian dan penjualan.
2. Personel Security
Budaya pengamanan informasi yang sudah dilakukan perusahaan adalah PC dan notebook tidak boleh ditinggal tanpa ditunggu untuk waktu yang lama dengan kondisi signed-on. Pemakai harus mematikannya atau meng-aktifkan
password ketika meninggalkan PC serta semua komputer harus di matikan pada akhir hari kecuali server.
3. Operational Security
Didalam keamanan operasional perusahaan, PT. Global Jaya Medika menetapkan penyimpanan data berkala setiap satu bulan sekali, namun pada keadaan tertentu para karyawan diharuskan untuk langsung melakukan penyimpanan data kedalam server untuk menghindari kehilangan data penting.
Untuk keamanan kantor, perusahaan menerapkan Access card pada setiap karyawan untuk dapat memasuki kantor. Untuk keamanan informasi, perusahaan mewajibkan kepada semua bagian untuk menggunakan antivirus disetiap komputer dan menggunakan firewall untuk menjaga keamanan jaringan.
3.2.6.2 Disaster of Recovery Procedures ( SP-5 )
Untuk prosedur didalam menghadapi bencana seperti kebakaran dan gempa bumi, ataupun bencana alam lainnya, perusahaan bergantung kepada fasilitas yang diberikan gedung Gandaria Office Tower seperti alat pemadam kebakaran ringan, tangga darurat, dan sprinkler anti-fire.
Untuk menghadapi masalah dikarenakan kesalahan manusia, perusahaan masih memakai prosedur keamanan standar, seperti sudah memakai firewall untuk keamanan jaringan, menetapkan pemakaian anti virus disetiap komputer, dan prosedur untuk penyimpanan data secara berkala kepada setiap karyawan.
Untuk prosedur keamanan dari pencurian, perusahaan memakai fasilitas yang diberikan gedung Gandaria Office Tower
seperti Access Card , security, CCTV dan hak akses untuk aplikasi IAIS.
3.2.7 Standarts ( ST )
3.2.7.1 Technology Forecast ( ST-2 )
Technology Forecast digunakan untuk mengetahui
peramalan teknologi yang mendukung dengan profil dan standar teknologi perusahaan. Berikut ini adalah tabel 3.10 yang menjelaskan keadaan dari SI/TI PT. Global Jaya Medika saat ini.
Tabel 3.10 Technology Forecast
Technology Forecast
Forecast Area Short Term
(next-12 Months) Mid Term (12-24 Months) Long Term (2-3 Years)
Operating Systems PC Windows 7 SP1 - -
Desktop PCs Intel Core i3 - -
Office Automation Suite Microsoft Office 2010
- -
Information Systems - IAIS ( Integrated Accounting Information System)
- Website
Desktop Monitors Monitor LCD 15 inch
- -
Persistent Storage 160 GB - -
3.2.8 Workforce ( W )
3.2.8.1 Workforce Plan ( W-1 )
PT. Global Jaya Medika adalah perusahaan dibidang distibutor, sehingga kekuatan perusahaan adalah dibidang
pemasaran, oleh karena itu perusahaan harus mempunyai sumber daya manusia terutama didalam bidang pemasaran yang mempunyai pengalaman dan pengetahuan dibidang teknologi dan perkembangan dari alat-alat kesehatan. Untuk program yang mendukung karyawan, perusahaan sudah mengirim karyawan untuk seminar di dalam dan luar negeri. Namun penyebaran pengetahuan didalam perusahaan tidak berlangsung dengan baik, dikarenakan belum adanya alat pendokumentasian yang mendukung antar karyawan dan tidak teraturnya jadwal pelatihan. Oleh karena itu perusahaan membutuhkan sistem informasi yang dapat membantu penyebaran pengetahuan dan informasi diseluruh bagian.
3.2.8.2 Organization Chart ( W-2 )
Berikut adalah gambar 3.13 yang menjelaskan menunjukkan bagaimana posisi dan personal terorganisasi didalam diagram hirarki atau format matriks.
President Director
Finance DIrector Managing Director Marketing Director
Finance & Bank
Coresponden HRD & General Affair Product Spesilist
Accounting Purchasing / Import Branch / Rep. Office
Secretary
MIS/IT
Warehouse
Marketing Communication
Collective Registrasi After Sales / Costumer
Care
TAX
Expedition/Instalation
Marketing Support Finance Controller
Gambar 3.14 Organization Chart
Tabel 3.11 Fungsi Bisnis
No Fungsi Area Fungsi Bisnis Proses Bisnis Subjek Data 1. Direktur Utama Evaluasi
perusahaan
Direktur utama akan melakukan evaluasi terhadap kinerja perusahaan berdasarkan - Laporan pembelian - Laporan
laporan-laporan yang diterimanya.
penjualan
Pengambilan keputusan
Direktur utama akan mengambil keputusan berdasarkan laporan-laporan yang diterimanya serta pada saat proses otorisasi surat pesanan.
- Laporan pembelian - Laporan penjualan - Surat pesanan Strategi perusahaan
Direktur utama akan menentukan arahan, strategi, dan target perusahaan untuk masa yang akan datang berdasarkan laporan kinerja perusahaan. - Laporan pembelian - Laporan penjualan - Perencanaan 2. Operasional Pengelolaan barang
Bagian collective akan menanyakan stok barang kepada bagian warehouse melalui surat stock control
- Barang - Surat pesanan - Stock control
Bagian warehouse akan membuat surat barang masuk ketika mendapat barang dari supplier
- Barang - Supplier - Surat barang
masuk Bagian warehouse akan
membuat surat packing list sebagai surat untuk pengiriman barang ke pelanggan. - Barang - Packing list - Permohoanan pengeluaran barang - Pelanggan
Pengiriman Barang
Bagian Expedition and Installation akan mengirimkan barang berdasarkan surat packing list serta membuat berita acara sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dan terpasang di pelanggan - Barang - Packing list - Pelanggan - Berita acara Permintaan teknisi Bagian Product
Specialist akan membuat surat permintaan teknisi apabila barang yang dikirim membutuhkan pemasangan atau pelatihan - Barang - Teknisi - Surat permintaan teknisi - Packing list Permintaan pembelian
Bagian collective akan membuat surat daftar barang alokasi untuk meminta pembelian
- Barang - Stock control - Daftar barang
alokasi Bagian purchasing akan
membuat surat form aplikasi pembelian untuk meminta persetujuan pembelian barang - Barang - Form aplikasi pembelian - Daftar barang alokasi Pembelian barang
Bagian purchasing akan membeli barang ke supplier dengan membuat surat purchase order berdasarkan form aplikasi pembelian serta membuat laporan pembelian
berdasarkan purchase order kepada direktur.
- Barang - purchase order - Form aplikasi pembelian - Supplier - Laporan pembelian
Retur pembelian
Bagian warehouse akan membuat surat
permohonan retur
pembelian apabila barang yang diterima dari
supplier mengalami kerusakan atau kesalahan barang - Barang - Supplier - Surat permohonan retur pembelian - Surat barang masuk Apabila terdapat
kesalahan atau kerusakan barang, bagian
Purchasing akan membuat surat retur ke supllier - Barang - Supplier - Surat retur - Surat permohonan retur pembelian Registrasi barang
Bagian registrasi akan melakukan proses registrasi barang import dengan proses registrasi API, ISO, dan depkes
- Barang - Registrasi 3. Human Resource Development Pengelolaan SDM Memberikan pelatihan kepada karyawan baru mengenai standart prosedur operasional perusahaan - Karyawan - Pelatihan Melakukan perekrutan karyawan baru apabila perusahaan membutuhkan tenaga kerja baru - Karyawan - Surat lamaran Pemberian peraturan Memberikan standart peraturan kinerja didalam perusahaan kepada semua karyawan
- Karyawan - Peraturan
Penggajian Memberikan penggajian dan bonus kepada
karyawan berdasarkan kinerja dan jabatan
- Gaji
4. SI/TI Pemeliharaan SI/TI
Bagian MIS/IT menjaga fungsi SI/TI berjalan dengan baik
- SI/TI
- Perencanaan Perencanaan
SI/TI
Bagian MIS/IT membuat perencanaan SI/TI perusahaan untuk ke depannya
- SI/TI
- Perencaanaan
5. Keuangan Penagihan Bagian collective
menagih pembayaran DP dan pembayaran lunas kepada pelanggan berdasarkan surat pesanan - Invoice DP - Invoice pelunasan - Surat pesanan - Pelanggan Pembayaran Bagian finance and bank
corresponden akan melakukan pembayaran kepada supplier
berdasarkan invoice dari supplier dan rangkap purchase orde.
- Purchase order - Supplier
Perpajakan Bagian tax akan
menghitung semua pajak dari proses penjualan dan pembelian yang dilakukan perusahaan - Invoice DP - Invoice pelunasan - Pajak - Barang - Purchase order 6. Pemasaran Penjualan Bagian product specialist
akan menawarkan produk dan menerima pesanan pelanggan kemudian memasukkannya didalam
- Barang - Pelanggan - Surat pesanan
surat pesanan Bagian MIS/IT akan menginput surat pesanan ke dalam sistem dan membuat laporan penjualan - Surat pesanan - Laporan penjualan Perjanjian jual beli Bagian marketing communication akan membuat surat perjanjian jual beli berdasarkan surat pesanan apabila pelanggan memintanya - Barang - Surat pesanan - Surat perjanjian jual beli - Pelanggan Perluasan pangsa pasar Mengadakan komunikasi dengan bagian dari cabang perusahaan untuk proses pemasaran produk dan perencanaan
membuka cabang baru.
- Cabang - Pelanggan - Perencanaan
Promosi Perusahaan menyiapkan semua kebutuhan promosi seperti poster, brosur serta perusahaan mengikuti seminar dan simposium dari pelanggan. - Seminar - Barang - Pelanggan Pelayanan konsumen
Melayani keluhan, saran dan kritik yang diberikan oleh pelanggan.
- Garansi - Barang - Pelanggan
3.2.8.3 Knowledge and Skills profile ( W-3 )
Perusahaan membutuhkan karyawan pada bagian product specialist dengan pengalaman dan pengetahuan pada bidang
