A
set yang akan dibahas pada topik kali ini adalah aset fisik yang ada di operasional, dan “Physical Asset Management“, yaitu bagaimana, pencatatatannya pada sistem, pengelolaan dan penerapan di operasionalnya. Sebagian besar Manajemen perusahaan membutuhkan pentingnya pengelolaan aset secara terintegrasi, di mana Aset bukan hanya sekedar instrumen pengelolaan daftar aset dan Fixed aset (aset yang dicatatkan dalam pembukuan sebagai nilai aset) saja, akan tetapi sudah menjadi satu kesatuan antara bagian penanggung jawab, bagian operasional dan pemakai, sehingga life cycle dari aset tersebut terekam dengan baik dalam sistem.Jalur Aset/aktiva tetap (aset berbentuk fisik atau tidak) secara umum bisa digambarkan seperti di bawah ini :
Gambar 1. Alur Aset/aktiva tetap secara umum.
Secara Umum bisa dijelaskan sebagai berikut :
1. Pengadaan, kegiatan untuk mendapatkan barang, atau jasa secara transparan, efektif, dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya. Pengadaan bisa melalui pembelian barang, sewa barang, peminjaman, hibah dan hadiah. Pada fase ini pengadaan barang tersebut sudah ditentukan pencatatannya untuk aset atau untuk barang jual.
2. Operasional, penggunaan/pemanfaatan barang aset untuk keperluan rutin operasional pada masa/periode tertentu.
3. Pemeliharaan, menjaga dan merawat aset agar tetap efektif dan efisien serta waktu pemanfaatannya dapat lebih lama dengan nilai ekonomis yang tetap terjaga.
4. Penghapusan, aset/aktiva tetap yang penggunannya dihentikan, misalkan bisa melalui :
a. Disposal : Dihapus karena tidak dapat dipakai lagi (karena rusak, tidak bisa diperbaiki atau hilang) b. Sales : penjualan Aset
c. Exchange : ditukar dengan Aset lain d. Destruction : Rusak karena kecelakaan. e. Hibah : diberikan tanpa biaya.
Pada Umumnya pengadaan Aset selalu dimulai melalui bagian Finance & Accounting, karena akan dilakukan pengadaan dan pencatatan pembukuan untuk melakukan pemerataan cost atau biaya pengadaan dalam financial report dari barang tersebut selama masa pemanfaatannya. Hal ini dilakukan melalui mekanisme penyusutan (depresiasi) yang otomatis dikenakan pada Fixed Assets, di mana penyusutan nilainya pada suatu periode akan menjadi beban operasional (depreciation expense) pada periode tersebut.
Seringkali saat serah terima aset, pencatatan ini hanya ada di bagian finance & accounting dan tidak ada pencatatan yang terhubung ke bagian operasional seperti bagian GA (General Afair), bagian IT, dan lain-lain. Karena pencatatan yang manual ini pula akan merancukan aspek pertanggungjawaban operasional dalam pengelolaan aset. Di sini seakan-akan seluruh kendali pengelolaan aset berada di bawah tanggung jawab bagian finance & accounting, padahal tugas tersebut berada di luar kompetensi bagian ini. Seperti contohnya : Pembelian kendaraan untuk dinas,
a. Permintaan kendaraan dinas biasanya berasal dari bagian operasional (bisa dari bagian Sales, Logistik atau Services),
b. Pengadaannya akan dilakukan oleh bagian Finance & Accounting, kemudian kendaraan dinas tersebut dicatat sebagai Aset oleh bagian Finance & Accounting untuk pembukuan.
Gambar 2. Aset Kendaraan dan Dokumennya
Solusi Manajemen Aset Perusahaan dan Sistem Pelacakannya
Di titik ini kendaraan dinas tersebut sudah dimasukan ke dalam Fixed Aset, kemudian dicatat nilai bukunya, nilai dan waktu penyusutan, tanggal pembelian, dan info lain yang berhubungan dengan fisik dan dokumen terkait(BPKB, STNK, Akte Jual Beli, Asuransi kendaraan dan lain-lain).
c. Sebelum aset kendaraan dinas dipakai untuk operasional, bagian finance & accounting akan melakukan serah terima fisik barang perlengkapan yang ada dan dokumen STNK ke bagian Operasional. Namun untuk dokumen BPKB, Asuransi Kendaraan dan Akte Jual Beli, biasanya diserahkan ke bagian Legal atau Admin Perusahaan untuk disimpan. d. Agar mencapai nilai ekonomis yang tinggi dan
waktu pemanfaatan lama diperlukan perawatan/ maintenance seperti ganti Oli dan lain-lain. Untuk maintenance dan perpanjangan dokumen biasanya tugas ini dilakukan oleh departemen lain yaitu General Afair (GA).
e. Jika nilai kendaraan tersebut mengalami depresiasi/ penyusutan, maka aset kendaraan ini dapat dilakukan penghapusan dan tanggung jawab penghapusan aset ini ada di bagian finance & accounting. Selanjutnya perlu diambil tindakan untuk kendaraan tersebut apakah akan dijual kembali ?
Dari contoh di atas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemanfaatan aset ini, seperti:
• Tanggung jawab aset yang berbeda-beda untuk 1 kendaraan yaitu dari fisik, maintenance dan dokumennya.
• Keterkaitan komponen-komponen aset dengan pengaturan dan tanggung jawab.
• Pengelolaan aset dan pengaturan aset dalam pemakaian rutin sehari-hari.
• Pencatatan informasi aset yang beragam : Info Fisik Aset, Finance, Dokumen(STNK, BPKB, Asuransi, Akte jual beli/leasing) dan lain lain.
Sangat jelas sekali di sini diperlukan satu sistem yang terintegrasi untuk menunjang pengelolaan aset yang mampu mengakomodir beberapa keperluan yaitu :
1. Pencatatan Informasi Aset yang terpusat, sehingga mampu menyajikan informasi yang sama di setiap bagian yang terkait tersebut.
2. Memberikan status aset yang up to date, agar dapat dipakai sebagai salah satu tool untuk mendukung pekerjaan rutin harian dari penanggung jawab aset, seperti pada saat pengelolaan aset untuk maintenance aset, peminjaman aset, pemindahan aset, dan lain-lain. 3. Saling keterkaitan informasi antara bagian, penanggung
jawab, pengelolaan aset hariannya dan informasi yang berhubungan dengan aset tersebut.
4. Mampu memonitor dan mengontrol aset lebih efektif sebagai contoh dengan memberikan notifikasi jika sudah
melewati waktu agar penanggung jawab terbantu untuk cepat meresponnya.
Untuk memenuhi Solusi dari “Physical Asset Management “, kami membuat suatu aplikasi yang bernama
Asset Management & Tracking System(AMTS)
.AMTS adalah salah satu aplikasi yang dibuat oleh Team Development Aplikasi dari ACS Group (PT Autojaya Idetech & Solusi Periferal). Sejak tahun 2006 sampai sekarang AMTS sudah mencapai versi ke 5. Solusi aplikasi AMTS memiliki beberapa fitur yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dalam hal “Physical Asset Management“, terutama untuk menunjang kegiatan rutin harian dari pengelolaan aset. Berikut ini adalah fitur-fitur, manfaat dan penerapan untuk solusi AMTS.
1. Fitur AMTS
AMTS adalah suatu aplikasi yang dibangun dengan menggunakan Microsoft base/windows base dan .NET development tool, dirancang untuk membantu memonitoring dan menelusuri fisik aset/aktiva tetap seperti kendaraan, furniture, elektronik, mesin, alat-alat kantor dan lain-lain.
A. Penerapan Teknologi
Penerapan teknologi yang dipakai untuk membangun dari AMTS aplikasi ini adalah :
• Teknologi Web
Aplikasi AMTS berbasis web yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja semuanya tersentralisasi, baik data maupun aplikasi maka memungkinkan user menggunakan aplikasi secara bersamaan. Dengan Aplikasi ini user tidak perlu install aplikasi khusus, tetapi cukup hanya dengan browser client di komputer, dan pencetakan Label Aset pun bisa dilakukan langsung via Browser client.
Gambar 3. Jaringan Global dari AMTS
• Teknologi mobile
Aplikasi berbasiskan mobile memungkinkan user dapat melakukan kegiatan pencatatan asset on the spot (di lokasi aset berada). Mobile aplikasi ini sangat berguna sekali terutama dipakai saat Registrasi Aset dan Aset Opname.
• Teknologi Barcode
Penomeran dari ID Aset menggunakan Barcode, aplikasi AMTS ini support untuk beberapa brand
Printer barcode, seperti dari Honeywell-Intermec, Zebra, Datamax-Oneil, dan Brother printer barcode. Flexible dalam beberapa bentuk format label dan informasi yang akan dicetak di label ID Aset tersebut. • Teknologi RFID
Mobile aplikasi sudah men-support untuk RFID solution terutama di modul aplikasi : registrasi
dan Aset Opname. RFID dipakai untuk melengkapi
teknologi barcode, dipakai jika ID aset sulit dijangkau atau tata letak dari aset yang bila ditempel ID Barcode tidak bisa dipindai oleh reader barcodenya karena ada di sudut/lorong kecil misalnya.
B. User Access
Setiap user atau pengguna aplikasi pada AMTS dapat dibatasi sesuai dengan Authority/kegiatan yang harus dilakukan, sebagai contoh :
1. User hanya bisa akses di Sub branch tertentu, sehingga user dari sub branch yang berlainan tidak bisa melihat data aset yang bukan sub branchnya. 2. User yang melakukan kegiatan dengan user yang
memberi approval akan berlainan, seperti pada saat penambahan data di mana user yang melakukan upload data dengan user yang melakukan approval bisa dipisah.
3. Hak akses dapat diberikan berdasarkan user group, seperti contohnya group F&A(Finance & Accounting) dibedakan dengan Group GA(General Affair), dengan diberikan spesifik hak akses yang disesuaikan, misalkan bagian GA tidak bisa merubah yang berhubungan dengan nilai aset atau bagian F&A tidak bisa melakukan aktivitas Aset Service.
C. Penambahan data aset
Penambahan data aset ke dalam AMTS aplikasi dapat dilakukan dengan beberapa cara :
1. Secara upload file data master dan data aset dengan mengisi excel file yang sudah diberikan format datanya.
2. Dengan mengisi data master dan aset secara langsung melalui aplikasi AMTS, dimana di dalam aplkasi memiliki kemudahan untuk melakukan :
• Penambahan aset satu persatu.
• Penambahan aset yang sama/duplikat dalam jumlah yang banyak.
• Pendistribusian aset di mana penambahan aset yang di bawah aset asalnya. Seperti jika ada aset kendaraan, di mana ada aset yang akan dicatat di bawah aset kendaraan tersebut maka melalui pendistributian akan bisa saling terkait untuk AC kendaraan, TV & Tape kendaraan, Dokumen STNK, BPKB, Asuransi dan jual beli.
Gambar 4. Aset Distribution
D. Print/Re-print barcode
Pencetakan label barcode untuk setiap asset dan lokasi, dengan fleksibilitas seperti :
1. Format informasi yang akan dicetak dapat disesuaikan dengan informasi dari data aset.
2. Pemilihan Printer Barcode dan nama format
Gambar 5. Label Barcode untuk Aset
Pencetakan Label barcode bisa disortir berdasarkan lokasi, sub class jenis aset dan lain-lain, dengan tujuan untuk memudahkan saat akan melakukan penempelan di lokasi dan aset barangnya.
E. Approval Level.
Approval ini dipakai jika ada transaksi yang harus dilakukan oleh user yang berbeda dan memiliki kewenangan yang berbeda pula. Ada beberapa transaksi yang diberikan approval level, seperti penambahan aset, peminjaman aset mutasi aset.
Gambar 6. Approval aset-Borrow.
Pemberian approval level dapat dibuat melalui setting parameter dengan tujuan membuat fleksibilitas jika diperlukan.
F. Notifikasi Email.
Pemberitahuan kepada user yang terkait terhadap satu transaksi bahwa waktu penyelesaiannya kurang beberapa hari lagi atau sudah terlewat melalui notifikasi email, yang berguna untuk mengingatkan bahwa harus dilakukan action selanjutnya.
Contohnya : Info service kendaraan ganti oli yang seharusnya dilakukan tgl 24 januari 2015, 7 (tujuh) hari sebelum tiba waktunya notifikasi email akan dikirim dan jika belum dilaksanakan maka akan dikirim terus sampai tugas service ganti oli diselesaikan.
Jika ada transakasi yang terlewat waktunya dan belum diselesaikan maka akan muncul di Grid Info dengan Warna yang berbeda (misalkan warna merah) sebagai Tanda yang berbeda antara yang sedang proses tapi belum jatuh temponya dan yang sudah terlewat waktunya.
G. Export data ke file excel, pdf dan word.
Di setiap info yang disajikan dalam data Grid memiliki fasilitas untuk mengexport data ke file Excel, word dan pdf. Fasilitas ini dapat dipakai secara langsung dan cepat jika user akan men-sharing data dalam bentuk file, terutama untuk keperluan lampiran laporan.
Gambar 7. Upload data aset via excel file
H. Enquiry Data.
Pencarian data aset dan transaksi sangat mudah dilakukan karena sudah dilengkapi dengan filter data yang sering dipakai dan juga diberikan tool untuk mensortir data pada data gridnya, memudahkan dalam mengelompokan data sekaligus dapat dipakai untuk melakukan export data ke file excel, word dan pdf.
I. Laporan dan dokumen pendukung.
Untuk mempercepat penyajian data dalam bentuk cetakan maka diberikan beberapa laporan baku yang biasanya sering dipakai dalam laporan bulanan ataupun harian, seperti laporan depresiasi. Jika diperlukan dokumen pendukung saat serah terima barang aset, peminjaman barang, mutasi barang antar sub branch juga sudah tersedia. Untuk perubahan header dokumen yang tercetak dan jika diperlukan beberapa yang tanda tangan dalam dokumen, diberikan fasilitas untuk fleksibilitas info tersebut.
J. PDA Management
Berfungsi untuk pengaturan dari PDA yang aktif, dan juga berfungsi untuk mengatur dari user pemakai dan data yang akan diturunkan ke setiap PDA. Jadi dengan PDA Management ini, setiap data yang turun ke PDA dapat dikontrol dan dimonitor aktivitasnya.
K. Data integration
Data aset yang dicatat oleh AMTS tersimpan dalam bentuk
microsoft SQL, yang memungkinkan terjadinya pertukaran data dengan sistem lain secara batch. AMTS sudah menyediakan konversi data aset dari microsoft SQL dalam bentuk file excel yang siap pakai untuk ditransfer ke sistem lain melalui batch proses.
L. Fixed Asset
Untuk keperluan data yang berhubungan dengan nilai aset seperti Nilai pembelian, waktu pembelian, nilai buku, category aset, class dan sub class, maka AMTS dilengkapi untuk :
1. Perhitungan Depresiasi
AMTS akan melakukan perhitungan depresiasi, nilai buku, dan masa manfaat secara otomatis oleh sistem, dan juga disesuaikan dengan beberapa kriteria(formula deperesiasi), sehingga dalam perhitungan depresiasi tersebut tidak ada lagi kesalahan seperti jika dilakukan secara manual. 2. Adjusting Depresiasi
Perubahan nilai buku pada aset dan masa manfaat dapat dilakukan dengan mudah karena user tinggal mengisi beberapa parameter yang memang sudah menjadi baku dalam melakukan adjusting depresiaisi. AMTS secara sistem tidak hanya mencatat aset yang masih memiliki nilai buku(depresiasinya masih berjalan) saja, tetapi aset yang sudah selesai depresiasinya dan aset yang bukan dari pembelian atau semua aset yang masih memiliki masa manfaat dapat dicatat ke dalam AMTS, sehingga keberadaan dan kondisi aset dapat dimonitor oleh AMTS. M. Aset Opname
Aset opname adalah aktivitas untuk mencek dan memastikan dari kondisi dan keberadaan aset apakah info yang ada di lapangan masih sesuai dengan info yang ada di database. Setiap akan melakukan Opname maka AMTS :
a. Membuat periode opname yang berfungsi untuk mencatat kapan periode opname itu dilaksanakan dan berguna untuk berapa lama waktu opname yang dibutuhkan. Periode opname dapat dibuat secara fleksibel sesuai dengan kebutuhan di lapangan. b. Memilih/menentukan aset apa saja yang akan
opname pada periode tersebut. Pengaturan bisa semua aset atau hanya category atau sub class aset tertentu saja.
c. Pendistribusian data aset yang akan di-opname dapat diatur melalui PDA Management. Sehingga data dapat dikontrol dan dimonitor.
Aset Opname dilakukan melalui PDA dengan cara mendownload data aset yang akan dilakukan Opname, jadi tidak lagi diperlukan kertas untuk melakukan aset opname. N. Aset Borrow-Return
Perpindahan aset sering kali terjadi terutama jika aset tersebut dipakai/dipinjam untuk keperluan departemen lain atau sedang diservice karena sedang diperbaiki di suplier.
Agar perpindahan aset tercatat dan dapat memudahkan dalam fungsi kontrol dan monitoring dalam kegiatan harian maka AMTS menyediakan modul untuk melakukan peminjaman aset dengan fitur sebagai berikut :
a. Mengirimkan notifikasi via email ke peminjam dan penanggung jawab aset, sebagai reminder info dari waktu sebelum waktu peminjaman selesai dan jika terlewat/belum selesai dari waktu yang ditentukan. b. Jika aset yang dipinjam masih diperlukan oleh user,
maka dapat dilakukan perpanjangan waktu untuk peminjaman dengan fitur extension borrow. O. Change data aset
Change data aset adalah perubahan data aset yang sering terjadi di lapangan secara langsung terutama yang berhubungan dengan perubahan Lokasi aset, Owner pemegang aset dan Cost Centre.
1. Aset Movement, pencatatan untuk perpindahan lokasi dapat dilakukan melalui aplikasi di PDA dan komputer .
2. Change Owner, pencatatan untuk pertukaran dari pemegang aset dapat dilakukan melalui aplikasi di PDA dan komputer.
3. Change Cost Centre, pencatatan untuk perubahan dari cost centre dapat dilakukan melalui aplikasi di komputer.
P. Aset Service,
Seperti yang sudah dijelaskan bahwa perlu pemeliharaan/ maintenace aset secara rutin, dengan menjaga dan merawat dari barang aset agar tetap efektif dan efisien agar waktu pemanfaatannya dapat lebih lama dengan nilai ekonomisnya tetap terjaga. Fitur aset service bermanfaat sebagai tool untuk monitoring kegiatan maintenance service dari aset. Beberapa fitur pendukung seperti :
1. Penambahan aktivitas service yang fleksibel dan per group, seperti yang berhubungan dengan service kendaraan, yaitu : Ganti oli, Service mesin kendaraan, Service AC, Perpanjangan STNK, Perpanjangan Asuransi mobil.
2. Dilengkapi dengan monitoring dari aktivitas aset service yang sedang berjalan dan jika ada service melewati waktu dengan indikator warna yang berbeda. Sehingga user yang bertanggung jawab dengan mudah mengontrol dan memonitoringnya. 3. Diberikan alat bantu untuk notifikasi email dari
service yang sedang berjalan dan jika ada service yang melewati waktu, akan berhenti sampai pelaksanaan service selesai. Notifikasi akan dikirim ke user dan penanggung jawab yang sudah didefinisikan dari setiap transaksi yang ada.
Q. Aset Mutasi.
Aset mutasi dilakukan jika aset akan berpindah ke sub branch lain, sehingga status dan pencatatan aset perlu disesuaikan, baik info yang ada di asal aset dan info yang ada di aset tujuannya.
R. Aset Dispose.
Aset Dispose atau penghapusan aset dilakukan untuk mengoptimalkan pengelolaan material-material yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh suatu departemen atau business unit, karena aset yang ada sudah dalam kondisi rusak dan tidak bisa perbaiki lagi atau aset yang sudah hilang dan tidak bisa ketemukan keberadaannya atau aset tersebut akan dihibahkan ke tempat lain dan tidak perlu dicatat lagi. Aset yang sudah dilakukan proses dispose tidak akan dilakukan fungsi kontrol dan monitoring lagi di dalam kegiatan hariannya, tetapi proses dispose ini tetap dicatat untuk melindungi penyalahgunaan disposal.
2. Manfaat AMTS
a. Efektif : Data yang terpusat, sehingga pemakai cukup sekali memasukan data, maka secara langsung data tersebut akan tersebar ke unit yang memerlukan. Pencatatan dapat dilakukan di manapun dan kapanpun tanpa terbatas pada satu tempat. b. Efisien : Informasi yang dicatat akan mudah diakses
sehingga akan membantu si pengguna dalam mengambil keputusan. User dapat memonitor aset dan outstanding transaksi yang belum selesai. c. Paperless : Dengan teknologi mobile dan tambahan
untuk data capture seperti barcode dan RFID dalam proses pencatatan, maka data yang dicatat akan lebih cepat dan akurat. Proses pencatatan secara manual akan hilang.
d. User Friendly : Sangat Mudah dalam penggunaan aplikasi dan juga AMTS menyediakan tools untuk perubahan Caption dari label (penggantian kata-kata pada label, sesuai dengan istilah yang ada di customer)
e. Security Access : Dilengkapi dengan “User Id” dan “Password” sehingga hanya user yang memiliki Authorize saja yang bisa mengakses modul dan transaksi. Pengaturan Security yang mudah dan disediakan utility-nya.
f. Multi Tasking & Multi User : Dapat dijalankan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan. g. Mobile Computer, barcode dan RFID Support :
Penambahan alat bantu seperti mobile computer, barcode dan RFID sangat membantu sekali dalam keakuratan dan kecepatan untuk aktivitas Stock Opname.
h. Perhitungan depresiasi yang cepat dan akurat : Dengan perhitungan depresiasi secara otomatis sehingga hasil yang didapat lebih cepat dan akurat. 3. Peralatan yang dibutuhkan
Untuk menunjang kebutuhan AMTS, maka diperlukannya : a. Server :
a. Windows Server Operating System min. windows server 2008
b. Database server dengan microsoft SQL Server c. AMTS Aplikasi
dengan memakai web Browser client. Di samping itu juga ada aplikasi yang di-install di komputer yang berfungsi sebagai upload file excel.
c. Jaringan Data, dengan Aplikasi yang sudah berbasis web server maka AMTS dapat diakses dari mana saja, asal jaringan sudah tersedia. Untuk pemakaian internal bisa disediakan jaringan intranet, server AMTS dapat juga diakses lewat jaringan internet jika server tersebut sudah terhubung dengan internet koneksi.
d. Printer barcode, berfungsi sebagai alat pencetak Label Barcode dari Asset dan Lokasi. Dengan alat ini proses pencetakan barcode lebih mudah dan cepat.
Gambar 8. Barcode Printer
e. Label barcode, dipakai untuk pemberian idenfitikasi aset disetiap aset. Pada umumnya Identifikasi yang dipakai dalam bentuk barcode adalah barcode aset dan barcode lokasi. Pemilihan Jenis Media label untuk Asset biasanya dengan spesifikasi : tidak mudah dirobek, lem tahan lama, hasil cetakan tidak mudah rusak/luntur. Berikut contoh barcode room dengan komposisi kode JKT-002-ACC, yang berarti kode JKT sebagai lokasi, kode 002 sebagai lantai dan kode ACC sebagai ruangan.
Gambar 9. Label Barcode
f. Mobile device terintegrasi dengan barcode reader, yang digunakan sudah dilengkapi dengan : Barcode reader, memory card, single docking(alat komunikasi dengan komputer, berfungsi sebagai upload/download data). Saat ini sudah ada beberapa jenis mobile device yang sudah dilengkapi dengan RFID reader,
sehingga fungsinya bisa bertambah untuk membaca tag RFID, tanpa adanya perangkat tambahan yang external. Mobile device berfungsi sebagai pencatat aset di lokasi dengan berbagai jenis transaksi di lapangan.
Gambar 10. Mobile Computer
4. Penerapan AMTS
a. Persiapan Penerapan AMTS pertama kali
Untuk kesuksesan dalam implementasi penerapan AMTS, maka diperlukan langkah persiapan sebagai berikut : 1. Aset Data Preparation
¾ Persiapan data-data master pada asset dibutuhkan
tersebut antara lain:
• Lokasi : Building, Floor, Room
• Data Aset : Berhubungan dengan data barang, Nilai aset
• Kategory dan sub class • Kondisi
• Cost centre/Department • Owner (penanggung jawab) • User (pengguna)
• Role (user autorization)
¾ Persiapan data aset, untuk memudahkan dalam memasukan data aset yang sudah ada ke dalam sistem AMTS, maka perlu diperhatikan untuk info aset dan jenis data yang ada, baik dalam bentuk database atau text file harus sudah ditentukan informasi apa saja yang akan diberikan untuk AMTS. Untuk jumlah data aset existing yang sudah banyak, AMTS aplikasi menyediakan konversi dari file excel ke MS SQL database (database dari AMTS).
2. Hardware preparation, installation & Configuration Setelah komponen dari peralatan yang dibutuhkan AMTS tersedia, maka akan dilakukan instalasi aplikasi AMTS di server, komputer dan mobile device. Sekaligus melakukan konfigurasi dari peralatan agar dapat berfungsi sesuai dengan fitur-fitur yang ada, seperti :
¾ Aplikasi AMTS dapat diakses dari komputer dan berfungsi dengan baik untuk semua modul yang ada. ¾ Dapat melakukan entry data dan upload data aset. ¾ Dapat melakukan printing label aset.
¾ Dapat sinkronisasi data antara mobile device dengan data di server.
¾ Aplikasi mobile device dapat berfungsi sesuai dengan modul yang ada.
3. Training & User Acceptence Test.
Training aplikasi dilakukan untuk tujuan agar user dan administrator dapat lebih memahami dan menguasai modul-modul aplikasi AMTS dan fitur-fitur yang ada. Agar pelaksanaan pengelolaan aset dapat berjalan lancar maka diperlukan orang-orang yang khusus ditunjuk kesehariannya sebagai pengelola aset saja, dan juga orang tersebut memiliki pemahaman mengenai karakteristik dari aset.
b. Aktivitas Rutin dengan AMTS.
Setelah data-data master dimasukan ke dalam AMTS, maka aktivitas yang dapat dilakukan pada AMTS antara lain: 1. Print barcode Aset dan Ruangan.
Data aset yang sudah ada pada AMTS dapat langsung dicetak dalam bentuk label barcode. Untuk memudahkan dalam pengidentifikasian aset. Untuk hal ini keterlibatan penanggung jawab aset perlu diikut sertakan dalam pengidentifikasian agar data dan asetnya sama.
Penempelan barcode aset harus sesuai dengan fisik aset dan begitu pula dengan pengidentifikasian ruangan, agar memudahkan dalam identifikasi maka dapat dilakukan per-ruangan. Sebelum dilakukan pengeidentifikasian aset perlu dibuat rencana ruangan mana saja yang akan diidentifikasi assetnya terlebih dahulu agar proses pengidentifikasian asset dan ruangan yang akan dilakukan bisa lebih efisien.
Penempelan label Penempelan label
pada aset pada ruangan
Gambar 11. Tempat penempelan Label Barcode
3. Synchronisasi data mobile device & data server. Data aset yang terdapat pada database server terlebih dahulu harus dilakukan download ke mobile device. Sebelum proses download dilakukan maka harus dipilih lokasi mana saja yang akan dilakukan aktivitas pencatatan, karena jika semua data aset didownload maka data pada mobile device menjadi besar dan lebih lama dalam proses pencatatan. Metode pengumpulan data (data collection) yang terdapat pada AMTS adalah batch processing, di mana data yang diperlukan diproses secara lokal pada mobile device dan tidak langsung on-line ke server. Untuk itu diperlukan sinkronisasi atau upload data ke server setelah proses pencatatan dilaksanakan.
Gambar 12, Alur data transfer
4. Registrasi aset.
Registrasi aset dilakukan untuk melengkapi data-data aset seperti serial number, lokasi, atau ruangan, penanggung jawab aset dan kondisi agar sesuai dengan info fisik aset yang ada. registrasi aset dilakukan dengan men-scan barcode ruangan terlebih dahulu kemudian men-scan barcode aset sebagai tanda bahwa aset tersebut merupakan bagian dari ruangan tersebut.
Gambar 13. Flow Pendataan Aset di ruangan
5. Change data aset
Jika data aset sudah dilakukan registrasi maka baru diperbolehkan untuk perubahan data lainnya seperti perpindahan lokasi, perubahan penanggung jawab, perubahan status kondisi dan yang lainnya dapat dilakukan pada menu ini.
6. Asset Opname
Pengelolaan aset yang baik adalah selalu menjaga dari keberadaan aset dan masa manafaatnya maka, aktivitas aset opname ini harus dilakukan. Biasanya untuk pelaksanaan aset opname dapat dilakukan pada periode tertentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan(Bisa setahun 2 kali atau setahun sekali), atau pengecekannya bisa lebih sering khusus untuk aset tertentu yang mempengaruhi bisnis utama dari perusahaan .
7. Asset Distribution
Jenis asset yang ingin dirinci sesuai dengan kebijakan perusahaan dapat dilakukan dengan asset distribution agar data yang diidentifikasi bisa lebih detail. Biasanya dalam pencatatan finance & accounting hanya tercatat aset utamanya saja, tetapi dengan memakai AMTS aplikasi pencatatannya dapat lebih rinci dan detail untuk indentifikasi dari aset.
8. Asset Borrow/Return
Aktivitas peminjaman dan pengembalian asset dapat dilakukan pada menu ini dengan cara mencatat nama peminjam, kode barang yang dipinjam dan lama peminjaman, dan juga setiap barang yang dipinjam dapat dimonitor secara langsung serta dibantu dengan notifikasi email untuk info waktu pengembaliannya kapan dan barangnya apa saja. 9. Asset Service
Aset yang merupakan bagian dari “Main Business Operation“ harus mampu berfungsi dengan baik dan layak operasi, maka jika di perlukan untuk perawatan dari Aset, pencatatan dapat di lakukan melalui asset maintenance dengan mengisi aktivitas maintenance yang dilakukan (Informasi yang berhubungan aktifitas perawatan ) dan tanggal maintenance.
