Student Self Service. User Manual. Universitas Pelita Harapan. Oracle Peoplesoft Campus Solution

(1)

Student Self Service

User Manual

Oracle Peoplesoft Campus Solution

(2)

STUDENT SELF SERVICE

1. Login

No Field Description Mandatory

Field

1 User ID Isi dengan NIM Ya

2 Password Isi dengan password yang diberikan Ya

3 Sign In Klik Sign In untuk masuk ke halaman

(4)

2. Change Password

Tujuan Melakukan perubahan password Navigasi Home -> Change My Password

Field

1 Current Password Ketik password lama anda Ya

2 New Password Ketik password baru anda Ya

3 Confirm Password Ketik password baru anda untuk konfirmasi Ya 4 Change Password Klik Change Password untuk melakukan

proses Ya

(5)

3. FRRS Online (Enrollment)

3.1. Enrollment Dates

Tujuan Informasi mengenai periode enrollment

Navigasi Self Service -> Enrollment -> Enrollment Dates

Field

1 Enrollment Appointments

Pada bagian ini terdapat informasi yang berisikan kapan proses enrollment dapat dilakukan dan juga informasi mengenail total maksimal SKS yang dapat diambil.

Ya

2 Shopping Cart

Klik Shopping Cart untuk menyimpan kelas yang ingin diambil sementara sampai waktu untuk enrollment dibuka

Ya

3 Add Classes

Klik Add Classess untuk menyimpan kelas yang ingin diambil sementara sampai waktu untuk enrollment dibuka

(6)

No Field Description Mandatory Field 4 Enter Class Nbr

Jika sudah tahu class numbernya, dapat langsung dimasukkan dan Klik Enter untuk melakukan penambahan kelas

Ya

5 Find Classes

Untuk mencari tahu Class Nbr dari mata kuliah yang akan diambil, lakukan pencarian kelas, klik Class Search

Ya

6 Search Klik Search untuk melakukan pencarian Ya

7 Delete Klik Delete untuk menghapus, centang

mata kuliah yang ingin dihapus Ya

8 Validate

Klik Validate untuk melakukan validasi terhadap mata kuliah yang ingin

dimasukkan ke dalam shopping cart, centang mata kuliah yang ingin dilakukan validasi

Ya

9 Enroll Klik Enroll untuk melakukan proses enroll

(7)

3.2. Add Classes

Tujuan Melakukan penambahan kelas

Periode Selama FRRS Online dan Add/Drop berlangsung

Persyaratan Pembayaran untuk semester yang sedang berlangsung sudah dilakukan Navigasi Self Service -> Enrollment -> Enrollment: Add Classes

Field 1 Select Term Pilih di term (semester) berapa mahasiswa

akan melakukan FRRS Online Ya

2 Continue Klik Continue untuk melanjutkan Ya

Field 3 Class Number Jika sudah tahu class numbernya, dapat

langsung dimasukkan

4 Enter Klik Enter untuk melakukan penambahan

kelas Ya

Untuk mencari tahu Class Nbr dari mata kuliah yang akan diambil, lakukan pencarian kelas seperti di bawah ini

5 Class Search Klik Class Search Ya

(8)

Pencarian Kelas

Field 1 Course Subject Pilih kode mata kuliah, misalnya untuk mata

kuliah jurusan manajemen, pilih EM Ya

2 Course Number

Ketik kode angka dari mata kuliah yang ingin dipilih, misalnya 12115. Jika tidak tahu kode angkanya, dikosongkan saja, langsung klik tombol Search, nanti akan tampil seluruh mata kuliah dengan kode EM.

Ya

3 Course Career Pilih akademik karirnya, misal pilih Strata 1

untuk mahasiswa S1. Ya

(9)

No Field Description Mandatory Field 5 Select Class

Setelah klik Search, akan tampil beberapa pilihan kelas untuk mata kuliah tersebut, klik Select Class untuk memilih kelas tersebut.

(10)

Jika mata kuliah yang dipilih hanya memiliki 1 komponen (misal hanya Kuliah saja), maka tampilannya seperti berikut :

Field 6 Step 1 – Next Jika komponen kelasnya hanya 1, langsung klik

Next untuk melanjutkan langkah berikutnya. Ya

Jika mata kuliah yang dipilih memiliki 2 komponen (misal Kuliah dan Laboratorium), maka tampilannya seperti berikut :

Field 6.1 Select Class

Nbr

Pilih Class Nbr dari komponen lainnya, contoh 3279 merupakan Class Nbr dari komponen Laboratorium

Ya

6.2 Step 1.1 – Next

Jika komponen kelasnya lebih dari 1, pilih komponen lainnya dan klik Next untuk melanjutkan langkah berikutnya.

Ya

6.3 Step 1.2 – Next Klik Next untuk melanjutkan langkah

(11)

No Field Description Mandatory Field 7 Delete Klik Delete jika ingin membuang mata kuliah

yang sudah dipilih Ya

8 Proceed to Step 2 of 3

Klik Proceed to Step 2 of 3 untuk melanjutkan

(12)

No Field Description Mandatory Field 9 Cancel Klik Cancel untuk membatalkan penambahan

kelas Ya

10 Previous Klik Previous untuk kembali ke page

sebelumnya jika ingin menambahkan kelas lagi Ya 11 Finish Enrolling Klik Finish Enrolling jika sudah selesai

(13)

No Field Description Mandatory Field 12 Message Berisi pesan detail dari status yang ada, jika error

akan diberitahu penyebab errornya. Ya 13 Status Tanda X artinya kelas gagal ditambahkan,

Tanda √ artinya kelas berhasil ditambahkan Ya 14 My Class

Schedule

Untuk melihat history kelas yang diambil berupa kelas apa saja yang dibatalkan dan ditambahkan, dan dapat dicetak sesuai kebutuhan

Ya

15 Add Another Class

Jika ingin menambahkan kelas lainnya. Langkah-langkahnya dapat dilihati kembali dari nomor 1 di atas.

Ya

3.3. Drop Classes

Tujuan Melakukan pembatalan kelas

Persyaratan Pembayaran untuk semester yang sedang berlangsung sudah dilakukan Navigasi Self Service -> Enrollment -> Enrollment: Drop Classes

Field 1 Select Pilih kelas mana saja yang ingin dibatalkan Ya 2 Drop Selected

Classes

Klik Drop Selected Classes untuk

(14)

No Field Description Mandatory Field

3 Cancel Klik Cancel untuk membatalkan Ya

4 Previous

Klik Previous untuk kembali ke halaman sebelumnya untuk memilih kelas mana saja yang ingin dibatalkan

Ya

5 Finish Dropping Klik Finish Dropping untuk melanjutkan

(15)

No Field Description Mandatory Field 6 Message Berisi pesan detail dari status yang ada, jika

error akan diberitahu penyebab errornya. Ya 7 Status Tanda X artinya kelas gagal dibatalkan,

Tanda √ artinya kelas berhasil dibatalkan Ya

8 My Class Schedule

Untuk melihat history kelas yang diambil berupa kelas apa saja yang dibatalkan dan ditambahkan, dan dapat dicetak sesuai kebutuhan

Ya

3.4. Swap Classes

Tujuan Melakukan pergantian kelas

Persyaratan Pembayaran untuk semester yang sedang berlangsung sudah dilakukan Navigasi Self Service -> Enrollment -> Enrollment: Swap Classes

Field 1 Select from your

schedule Pilih mata kuliah yang ingin diganti Ya

2 Search for Class Pilih Class Search untuk mencari kelas

pengganti melalui filter pencarian kelas Ya 3 Search Klik Search untuk melanjutkan proses

pencarian Ya

4 Select from shopping cart

Pilih mata kuliah untuk mencari kelas

pengganti melalui shopping cart Ya

5 Select Klik Select untuk memilih mata kuliah dari

(16)

6 Enter Class nbr Masukkan Class Nbr jika sudah tahu

nomor kelasnya Ya

7 Enter Klik Enter untuk melakukan pergantian

kelas Ya

Field 8 Cancel Klik Cancel untuk membatalkan pergantian Ya 9 Finish Swapping Kklik Finish Swapping untuk melanjutkan

(17)

3.5. View Class Schedule

Tujuan Melihat history kelas yang diambil berupa kelas apa saja yang dibatalkan dan ditambahkan, dan dapat dicetak sesuai kebutuhan

Periode Selama FRRS Online berlangsung Persyaratan Sudah melakukan tambah atau batal kelas

Navigasi Self Service -> Enrollment -> My Class Schedule

Field

1 Select display option

Pilih List View untuk melihat history kelas yang diambil berupa daftar

Pilih Weekly Calendar View untuk melihat history kelas yang diambil berupa kalender mingguan

Ya

2 Class Schedule Filter Option

Centang Show Enrolled Classes untuk melihat hanya kelas yang diambil saja Centang Show Dropped Classes untuk melihat hanya kelas yang dibatalkan saja Centang Show Wailisted Classes untuk melihat hanya kelas yang ingin diambil tetapi statusnya masih menunggu

Ya

3 Filter Tekan tombol Filter untuk melakukan

(18)

No Field Description Mandatory Field 4 Printer Friendly

Page

Klik Printer Friendly Page untuk

mencetak Ya

3.6. View Weekly Schedule

Tujuan Melihat history kelas yang diambil berupa kelas apa saja yang dibatalkan dan ditambahkan berupa kalender mingguan

Periode Selama FRRS Online berlangsung Persyaratan Sudah melakukan tambah atau batal kelas

Navigasi Self Service -> Enrollment -> My Weekly Schedule

Field 1 Previous Week Klik Previous Week untuk melihat jadwal

kelas pada minggu sebelumnya Ya

2 Next Week Klik Next Week untuk melihat jadwal kelas

pada minggu berikutnya Ya

3 Show Week of, Start time, End time

Pilih salah satu tanggal dalam 1 minggu yang ingin dilihat jadwalnya disertai waktu mulai dan waktu akhir

Ya

4 Refresh calendar

Klik Refresh Calendar untuk melihat tampilan dengan tanggal dan waktu yang dipilih

(19)

3.7. View Exam Schedule

Tujuan Melihat jadwal ujian mahasiswa

Periode Sebelum Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester berlangsung Navigasi Self Service -> Enrollment -> View My Exam Schedule

Field

1 Select display option

Pilih List View untuk melihat jadwal ujian pada semester yang sedang berlangsung dalam bentuk daftar list. Pilih Weekly Calendar View untuk melihat jadwal ujian pada semester yang sedang berlangsung dalam bentuk kalender mingguan.

(20)

3.8. View Holds (Service Indicator)

Tujuan Melihat alasan detil tidak dapat melakukan FRRS Online Periode Selama FRRS Online berlangsung

(21)

No Field Description Mandatory Field 1 Details Klik Details untuk melihat detail

keterangan Ya

2 Block

Enrollment/Transcript

Klik Block Enrollment/Transcript untuk melihat alasan detil tidak bisa melakukan enrollment

Ya

3 Reason and Contact

Tampilan yang berisi alasan tidak dapat melakukan bata/tambah, misal keuangan belum dilunasi

Ya

4. View My Grades

Tujuan Melihat

nilai semua mata kuliah per semester

Periode Selama perkuliahan berlangsung

Navigasi Self Service -> Enrollment -> View My Grades

Field 1 Change Term Klik Change Term untuk mengganti

semester Ya

Field 2 Class Grades Klik salah satu mata kuliah yang diambil

untuk melihat detil dari mata kuliah tersebut Ya 3 Term Statistics

Berisi keterangan mengenai statistik

semester yang sudah diambil berupa banyak sks yang sudah diambil dan IPK

(22)

5. Student Assignment

Tujuan Melihat

tugas dan ujian dari suatu mata kuliah untuk digunakan

dalam perhitungan IPS

Periode Selama perkuliahan berlangsung

Navigasi Self Service -> Enrollment -> View My Assignments

Field 1 Course Title Pilih mata kuliah yang ingin dilihat, misal

(23)

No Field Description Mandatory Field 2 Change Class Klik Change Class jika ingin memilih mata

kuliah yang lain Ya

3 Class Assigments

Di Tab ini anda dapat melihat Assigment apa saja yang ada untuk mata kuliah tersebut dilengkap dengan nilai maksimum yang diberikan dan tanggal berlangsungnya assigment

Ya

4 Assigment Pilih salah satu assigment untuk melihat

(24)

No Field Description Mandatory Field 5 Assignment

6. Campus Personal Information

Tujuan Melihat informasi personal mahasiswa

Navigasi Self Service -> Campus Personal Information -> Personal Data Summary

No Field Description

Personal Information

1 Names Informasi nama mahasiswa

2 Emergency Contacts Informasi kontak yang dapat dihubungi dalam keadaan darurat

3 Intenet Addresses Informasi alamat Internet mahasiswa

4 Demographic Data Informasi demografi mahasiswa berupa jenis kelamin, tanggal lahir, status pernikahan, dan KTP

5 Contact Information | Description

Informasi telepon mahasiswa dan orang tua mahasiswa

6 Contact Information |

Email Address Informasi email mahasiswa

7. My Payment History

Tujuan Melihat data keuangan pribadi

Navigasi Self Service -> Campus Finances -> Account Inquiry

7.1. Account Summary

Pada saat membuka menu “Account Inquiry” maka user akan dibawa pada tabulasi “Summary”.

Pada halaman ini, ditampilkan rincian tagihan yang masih harus dibayarkan kepada UPH.

1 Summary

Pada bagian ini, ditampilkan total kerkurang pembayaran yang masih harus dibayarkan oleh mahasiswa.

2 What I Owe Pada bagian ini ditampilakan rincian dari tagihan yang saat ini masih harus dibayarkan oleh mahasiswa.

(27)

7.2. Account Activity

Buka tabulasi “Activity” untuk melihat detail transaksi yang telah dilakukan.

1 View By

Pada bagian ini, mahasiswa dapat menentukan jangka waktu transaksi maupun semester dari transaksi yang ingin dilihat.

2 Transactions

Pada bagian ini ditampilakan rincian dari transaksi yang telah terjadi berdasarkan jangka waktu transaksi yang sebelumnya telah ditentukan.

Keterangan:  Item

Pada bagian ini ditampilkan jenis transaksi yang terjadi.

 Term

Pada bagian ini ditampilkan informasi semester dimana transaksi tersebut terjadi.  Charge

Pada bagian ini ditampilkan jumlah tagihan yang telah diberikan oleh pihak UPH  Payment

Pada bagian ini ditampilkan jumlah pembayaran yang telah dilakukan oleh mahasiswa

 Refund

Pada bagian ini ditampilkan jumlah refund yang dilakukan oleh mahasiswa.

(28)

7.3. Payment History

Buka tabulasi “Payments” untuk melihat detail pembayaran yang telah dilakukan.

1 View By Pada bagian ini, mahasiswa dapat menentukan jangka waktu transaksi dari pembayaran yang ingin dilihat. 2 Paid Amount

Tekan “Hyperlink” dari jumlah pembayaran untuk membuka halaman dari rincian detail dari pembayaran tersebut.

3 Payment Breakdown

Pada bagian ini, ditampilkan rincian detail dari pembayaran yang sebelumnya telah dipilih. Note:

Pada bagian “Payment Breakdown” terkadang akan muncul item dengan nama “Unapplied Payment Amount”. Item ini menunjukan jumlah dari kelebihan pembayaran yang telah dilakukan oleh mahasiswa.

(29)

8. My Course History

Tujuan Melihat history dari mata kuliah yang pernah dimbil mahasiswa Navigasi Self Service -> Academic Records -> My Course History

1 Select Display Option

Pilih Hide courses from My Planner jika ingin menampilkan mata kuliah di luar mata kuliah yang ada di My Planner

Pilih Show courses from My Planner jika ingin menampilkan mata kuliah beserta mata kuliah yang ada di My Planner

2 Sort results by, Then by Pilih berdasarkan apa daftar mata kuliah ingin diurutkan

(30)

3 Sort Klik button Sort untuk menampilkan mata kuliah hasil sortir

4 Description Klik salah satu mata kuliah yang ada untuk melihat detilnya

9. My Advisors

Tujuan Melihat penasihat akademik mahasiswa

Navigasi Self Service -> Academic Records -> My Advisors

1 Notify Selected Advisors

Klik Notify Selected Advisors untuk mengirimkan notifikasi email kepada penasihat akademik yang dicentang saja

2 Notify All Advisor Klik Notify All Advisors untuk mengirimkan notifikasi email kepada semua penasihat akademik

(31)

Student Self Service. User Manual. Universitas Pelita Harapan. Oracle Peoplesoft Campus Solution

Student Self Service

User Manual

Contents

STUDENT SELF SERVICE

1. Login

2. Change Password

3. FRRS Online (Enrollment)

3.1. Enrollment Dates

3.2. Add Classes

3.3. Drop Classes

3.4. Swap Classes

3.5. View Class Schedule

3.6. View Weekly Schedule

3.7. View Exam Schedule

3.8. View Holds (Service Indicator)

4. View My Grades

nilai semua mata kuliah per semester

5. Student Assignment

tugas dan ujian dari suatu mata kuliah untuk digunakan

dalam perhitungan IPS

6. Campus Personal Information

7. My Payment History

7.1. Account Summary

7.2. Account Activity

7.3. Payment History

8. My Course History

9. My Advisors