Otomasi Perpustakaan
(Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Kendalanya) Oleh M. Thoha Mahmun,S.IP, M.M
KepalaPusdikom dan Dosen Universitas Tridinanti Palembang Abstrak
Kedepan melakukan otomasi perpustakaan merupakan suatu keharusan bagi perpustakaan hal ini sesuai dengan Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan yang menjelas bahwa pengembangan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Namun untuk melakukan otomasi perpustakaan perlu ada suatu pemahan yang benar terhdap otomasi perpustakaan mulai dari pengertian otomasi perpustakaan, tujuan otomasi perpustakaan, manfaat otomasi perpustakaan dan kendalah dalam otomasi perpustakaan. Pemahaman ini sangat penting karena pekerjaan otomasi perpustakaan bukanlah pekerjaan yang mudah seperti membaik telapak tangan, namu perlu pemikiran yang matang agar otomasi perpustakaan dapat berhasil dengan baik sesuai tuntutan Undang-Unadang Nomor : 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan.
1. Pendahuluan
Di era informasi, kehadiran teknologi infomasi dan komunikasi sudah tidak dapat ditolak lagi bahkan cenderung menjadi kebutuhan sehari-hari. Hal ini disebabkan karena perkembangan dan kemajuan yang dicapai oleh bidang ilmu pengetahuan teknologi informasi yang semakin canggih melalui penemuan-penemuan barunya yang secara terus menerus bermunculan. Salah satu peralatan teknologi informasi adalah adalah berupa komputer. Sekarang, komputer bukan lagi sebagai alat hitung semata sebagaimana awal ditemukannya, melainkan sudah berubah fungsi menjadi alat pengolah , penyimpan dan penyampai data dan informasi yang canggih. Data yang diolahnyapun tidak hanya berupa angka dan tek semata tapi juga sudah berupa gambar dan suara.
Yang menjadi pertanyaan adalah sejauh mana lembaga perpustakaan memanfaatkan teknologi ini sebagai tertuang dalam Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan yang menjelas bahwa pengembangan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Merujuk Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 ini, jelas bahwa penggunaan teknologi informasi dan komunikasi menjadi yang disarankan atau bahkan kedepan bukan mustahil menjadi keharusan bagi semua perpustakaan. Untuk merubah dari sistem manual menjadi sistem otomasi dengan memanfaat teknologi informasi dan komunikasi bukan pekerjaan mudah seperti
membalikan telapak tanggan. Untuk melakukan perubahan sistem diperlukan suatu kajian yang mendalam agar dapat mendapatkan wawasan yang sama tentang apa yang dimakasud dengan otomasi perpustakaan, tujuan otomasi perpustakaan, manfaat otomasi perpustakaan dan kendala dalam melaksanakan otomasi perpustakaan. Dengan memiliki tewawasan yang baik dan benar, diharapkan dapat melaksanakan otomasi perpustakaan sesuai dengan yang dikehendaki oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007.
2. Pembahasan
2.1. Pengerian Otomasi Perpustakaan
Otomasi perpustakaan terdiri dari dua kata yaitu otomasi dan perpustakaan. Untuk mendapatkan suatu pengertian yang lebih baik terhadap kata otomasi perpustakaan berikut disampaikan arti kata otomasi dan kata perpustakaan.
Menurut Concise Oxford Dictionary (1982 : 59 ), Otomasi adalah peralatan yang dioperasikan secara automasi untuk mengemat tenaga fisik dan mental manusia. Sedangkan menurut Harrod(1990: 47), Otomasi adalah pengorganisasian mesin untuk mengerjakan tugas-tugas rutin, sehingga hanya dibutuhkan sedikit campur tangan manusia.
Perpustakaan menurut ( Nurhadi, 1983:11) adalah suatu unit kerja tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi bahan pustaka yang dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu untuk digunakan secara kontinyu oleh pemakainya sebagai sumber informasi.
Selanjutnya berikut beberapa definisi otomasi perpustakaan beberapa para ahli perpustakaan.
Menurut Salim(1991 : 1067), Otomasi perpustakaan adalah suatu sistem atau metode yang menggunakan peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalam
pekerjaan rutin. Substansi penting dalam definisi ini adalah penggunaan peralatan sebagai pengganti tenaga manusia. Dalam definisi ini belum sampai menyinggung peralatan apa yang digunakan dan pekerjaan apa yang dapat digantikannya. Definisi ini lebih menitik beratkan pada arti dari automasi.
Definisi yang agak rinci disampaikan oleh Harmawan dalam tulisannya berjudul Sistem Otomasi Perpustakaan, memberikan definisi bahwa Sistem Otomasi Perpustakaan
atau Library Automation System adalah software yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengotomasikan kegiatan perpustakaan. Definisi yang hampir sama
dikemukakan oleh Lasa HS (1998), otomasi perpustakaan adalah pemanfaatan mesin, komputer, dan peralatan elektronik lainnya untuk memperlancar tugas-tugas
perpustakaan.
Definisi lebih rinci disampaikan oleh Wahyudi (1999), yang dimaksud dengan otomasi perpustakaan adalah pemanfaatan komputer untuk pengelolaan aktivitas perpustakaan yang menyangkut pengadaan bahan pustaka, pengolahan dan pelayanan
Pendapat yang hampir sama dikemukakan oleh Sulistyo Basuki bahwa otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan mulai dari pengadaan, hingga ke jasa informasi bagi pembaca.
Dari beberapa definisi tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa otomasi perpustakan adalah pemanfaat teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perpustakaan mulai dari pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sirkulasi ppeminjaman bahan pustaka dan penelusuran bahan pustaka.
2.2. Tujuan Otomasi Perpustakaan
Menurut Cochrane(1995:31), tujuan perpustakaan adalah : 1. Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan.
2. Memudahkan kerja sama dan pembentukan jaringan perpustakaan 3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan’
4. Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan 5. Memperluas jasa perpustakaan
6. Memberikan peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan ,dan 7. Meningkatkan efisiensi.
2.2.1 Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan.
Pada perpustakaan yang masih menggunakan sistem manual, kegiatan
perpustakaannya masih dilakukan secara terpisah-pisah belum terintegrasi. Misalnya antara kegiatan pengolahan bahan pustakan dengan kegiatan sirkulai peminjaman dan penelusuran tidak terintegrasi, sehingga stok bahan pustakan tidak bisa secara langsung
terpantau pada bagian sirkulasi peminjaman dan untuk penulusuran bahan pustaka. Dengan adanya otomasi perpustakaan maka ketiga kegiatan ini dapat terintegrasi
sehingga stok bahan pustakan secara lasung dapat terpantau dan akan memudahkan pada kegiatan sirkulasi peminjaman maupun untuk kegiatan penelusuran bahan pustakan karena secara pasti pengguna perpustakaan mengetahui stock bahan pustaka dan di lemari mana bahan pustaka berada. Kalaupun bahan pustaka tersebut dipinjam maka pengguna perpsutakaan dengan cepat dapat mengetahui siapa yang sedang peminjam dan kapan bahan pustaka tersebut dikembalikan.
2.2.2. Memudahkan kerja sama dan pembentukan jaringan perpustakaan Dengan adanya otomasi maka akan memudahkan kerjasa antar perpustakaan karena tersedianya alat komunikasi data yang sudah cukup cangggih yaitu jaringan internet. Dengan adanya internet maka antar perpustakan dapat melukan komunikasi setiap saat dan antar perpustakaan juga dapat melakukan pengiriman data dan tukar menukar data dan informasi. Pada sistem manual tentunya hal ini akan sulit dilakukan.
2.2.3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan
Pada sistem manual duplikasi kegiatan tak bisa dihindari karena semua kegiatan pendataan dilakukan sescara manual melalui pencatatan atau pengetikan. Sedang pada otomasi perpustakaan semua kegiatan pendataan dilakukan secara komputerise sehingga terbangun suatu basis data atau pangkalan data. Dengan adanya basis data ini maka akan terhidari duplikasi kegiatan diperpustakaan. Misalnya pada kegiatan sirkulasi
peminjaman, petugas tidak perlu lagi menulis nama anggota dan alamat anggota tapi cukup memasukan nomor id anggota demikian juga untuk bahan pustaka yang dipinjam cukup dimasukan nomor id bahan pustaka maka deskripsi bahan pustaka dengan sendirinya akan tampil di layar komputer. Demikian untuk kegiatan-kegiatan lain, cukup dengan cukup memanfaatkan basis data yang tersedia.
2.2.4. Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan Pada sistem manual, kegiatan yang paling rutin dilakukan dan yang
bahan pustaka dan barcode bahan pustaka. Dengan otomasi perpustakaan kegiatan ini akan mudah dilakukan oleh petugas perpustakan karena cukup memanfaatkan basis data dengan bantuan program atau software komputer maka pencetakan label punggung bahan pustaka , katalog bahan pustakan dan barcode bahan pustaka dengan mudah dapat
dilakukan.
2.2.5. Memperluas Jasa Perpustakaan
Dengan adanya otomasi perpustakaan maka jasa perpsutakaan dapat dilakukan dengan jangkauan yang lebih luas. Karena informasi bahan pustakaan dapat diakses tidak saja di tempat perpustakaan berada tapi juga diakses dari mana dan kapan saja tidak terbatas dengan ruang dan waktu. Hal dapat terjadi kerena ada jasa layan jaringan internet. Bahkan kualitas informasi juga dapat ditingkatkan misal informasi yang
disediakan tidak saja berupa katalog bahan pustaka tapi juga bisa berupa abstrak bahkan kalau memungkin sampai pada fulltext.
2.2.6. Memberikan Peluang untuk Memasarkan Jasa Perpustakaan Dengan otomasi perpustakaan, petugas perpustakaan dapat secara aktif
memasarkan jasa layanan perpustakaan kepada penggunakan perpustakaan. Hal ini dapat dilakukan karena tersedianya basis data bahan pustaka yang sudah berbentu soft file dan juga tersedianya teknologi informasi dan komunikasi yang canggih yang dapat
memudahkan melakukan komunikasi data dan informasi.
2.2.7. Meningkatkan Efisiensi
Otomasi perpustakaan memberikan dampak yang lebih baik bagi pengelola perpustakaan dan pengguna perpustakaan. Hal ini disebabkan kerena adanya efisiensi yang terjadi dalam otomasi perpsutakaan tersebut. Dengan adanya otomasi perpustakaan maka efisiensi tenaga, waktu dan biaya akan terasa bagi pengelola perpustakaan,
demikian juga bagi pengguna perpustakaan karena pengguna perpustakaan dapat mengakses data dan informasi bahan pustaka dari mana dan kapan pun.
3. Manfaat Otomasi Perpustakaan
Menurut Sophia(1998) manfaat otomasi perpustakaan adalah : 1. Mempercepat proses temubalik informasi(informasi retrieval) 2. Memperlancar proses pengelolaan pengadaan bahan pustaka dan; 3. Komunikasi antar perpustakaan
4. Menjamin pengeloalaan data administrasi perpustakaan. 3.1. Mempercepat proses tembubalik informasi.
Sudah tidak bisa dipungkiri lagi bahwa pada sistem manual bahwa temubalik informasi tidak dapat dilakukan secara cepat kalaupun dapat ditemukan judul bahan pustaka yang dicari tapi belum tentu bahan pustakanya ada di perpustakaan karena mungkin saja bahan pustakan sedang dipinjam oleh pengguna perpustkaan atau bahan pustakanya sudah hilang atau rusak. Hal ini disebabkan karena informasi yang didapat adalah melalui penulusuran dengan menggunakan katalog bahan pustaka. Sedang bila dilakukan dengan menggunakan otomasi maka dengan cepat informasi yang dicari akan diperoleh karena basis data perpustakaan telah menyediakan untuk kepentingan penelusuran yaitu dengan tersediannya OPAC (On line Public Acess Catalog).
3.2. Memperlancar proses pengelolaan pengadaan bahan pustaka
Dengan adanya basis data yang baik dan akurat dalam sistem otomasi perpustakaan maka untuk kepentingan proses pengelolaan pengadaan bahan pustaka akan yang terbantu sekali. Sehingga pengadaan bahan pustaka dapa dilakukan sesuai dengan keperluan dari pengguna perpustakaan, artinya penambahan judul dan examplar bahan pustaka dapat disesuaikan dengan keperluan pengguna perpustakaan, karena basis data pengadaan bahan pustaka dapat ditelusur dengan mudah dan cepat. Bahkan untuk kepentingan pengolahan bahan pustaka otomasi perpustakaan sangat membantu sekali karena ada hal-hal yang diperlukan dalam pengolahan bahan pustaka sudah tersedia dalam basis data misal untuk mencetak label punggung bahan pustaka, katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka. Ketiga kegiatan ini dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
3.2.3. Komunikasi antar perpustakaan
Dengan tersediannya basis data yang baik dan sarana telekomunikasi data dan informasi yang baik maka komunikasi antar perpustakaan yang sangat mudah dilakukan. Antar perpustakaan dapat melakukan komunikasi melalui media intenet, demikian juga untuk tukar menukar data dan informasi dapat, antar perpustakaan dapagt melakukannya dengan mudah melalui media internet.
3.2.4. Menjamin pengeloalaan data administrasi perpustakaan
Pada sistem manual pengelolaan data admnistrasi akan terasa tidak efisien karena banyak kegiatan yang harus dikerjakan yang terkesan sangat bertele-tele yang bisa membuat bosan bagi petugas perpsutakaan. Hal ini dapat dilihat bagai prosedur yang harus dilalui dan dikerjakan mulai dari pengolahan bahan pustaka dan sirkulasi peminjaman bahan pustaka. Prosedur akan menjadi sederhana bila sudah menggunakan sistem otomasi. Dan juga akan menjadi tertib administrasinya.
4. Kendala dalam Otomasi Perpustakaan
Menurut Harmawan dalam tulisannya yang berjudul Sistem Otomasi Perpustakaan dan Loly dalam tulisanya yang berjudul Peluang dan Tantangan Otomasi Perpustakaan di Indonesia, kendala dalam otomasi perpustakaan adalah :
1. Kesalah Pahaman tantang Otomasi Perpustakaan 2. Kurangnya Staf Terlatih
3. Kurangnya Dukungan dari Pihak Pimpinan 4. Input Data
4.1. Kesalah pahaman tentang Otomasi Perpustakaan
Setidaknya 2 hal yang menyebabkan kesalah pahaman tentang otomasi perpustakaan yaitu :
1. Ketakutan kehilangan pekerjaan
2. Biaya Otomasi Perpustakaan yang besar 4.1.1. Ketakutan kehilangan pekerjaan
Dalam otomasi perpustakaan, ketakutan kehilangan pekerjaan bagi pustakawaan sebenarnya tidak perlu terjadi karena tidak semua pekerjaan dapat diambil oleh komputer.
Pada bidang-bidang tertentu masih tetap diperlukan campur tanggan manusia misalnya klasifikasi, layanan referensi dan majalah secara standar dan pekerjan-pekerjaan lain yang dapat menumbuh kembangkan perpustakaan menjadi lebih baik. Oleh karenanya ketakutan kehilangan pekerjaan bagi pustakawan tidak perlu terjadi.
4.1.2. Biaya Otomasi Perpustakaan
Sebagian orang beranggapan bahwa otomasi perpustakaan memerlukan biaya yang besar. Berbicara biaya sangat relatif karena bila dibandingan dengan output atau hasil dari otomasi perpustakaan jelas anggap ini adalah salah. Hal ini dapat dibandingkan bila pekerjaan perpustakaan dikerjakan secara manual jelas terkesan sangat tidak efektif dan efisien, namun bila dikerjakan secara otomasi akan terlihat sekali tingkat efisiennya dari segi tenaga dan waktu dan biaya.
4.2. Kurangnya Staf Terlatih
Memang tidak dapat dipungkiri bahwa masih banyak pustakawan yang belum mempunyai pemahaman yang baik dalam bidang teknologi informasi dan komunikas(TIK). Ini menjadi tantang tersendiri bagi pustakawan, dan kalau mau pustakawan dapat mempelajari bidang teknologi informasi dan komunikasi(TIK) sendiri tanpa harus ditakuti karena ilmu teknologi dan komunikasi merupakan ilmu terapan(applied science). Ilmu terapan adalah ilmu yang dapat dipelajari dengan menerapkan sistem bisa karena biasa. Misalnya banyak orang-orang yang tidak memiliki pendidikan dibidang TIK tapi mereka ahli dalam bidang tersebut.
4.3. Kurangnya Dukungan dari Pimpinan
Masih banyak pimpinan yang belum memiliki perhatian terhadap perpustakaan, walaupun perpustakaan sudah dijadikan sebagai jargon misalnya ”Perpustakaan Merupakan Jatungnya Perguruan Tinggi”. Jargon ini baru sebatas lib service saja. Belum menjadi keputusan yang dapat mendukung kemajuan perpustakaan. Karena masih banyak kebijakan pimpinan yang belum pihak kepada kemajuan perpustakaan apalagi untuk bidang otomasi. Ini mejadi kendala serius bagi pengelola perpustakaan.
4.4. Input Data
Bila kendala yang lain dapat diatasi kendala berikutnya adalah input data. Input data merupakan kendala yang serius bila jumlah datanya cukup banyak. Hal ini dapat menyebabkan ketidak berhasilan dalam otomasi. Untuk mengatasinya adalah dengan memasukan biaya input data dalam biaya proyek otomasi perpustakaan. Bila tidak maka yang terjadi adalah tersendatnya ketersediaan data, yang pada akhirnya akan sia-sia pekerjaan otomasi perpustakaan.
Sedang Aa Kosasih, S.Sos dalam tulisanya yang berjudul Otomasi Perpustakaan Sekolah : sebuah pengenalan, menyatakan bahwa kendala dalam otomasi perpustakaan adalah :
1. Kurangnya pengetahuan pustakawan Indonesia akan komputer dan aplikasinya,banyak kalangan pustakawan yang masih gagap teknologi (Gaptek) khususnya pemahaman tentang Otomasi dan Teknlogi Informasi.
2. Kurangnya SDM yang menguasai komputer sekaligus menguasai masalahperpustakaan 3. Belum adanya format baku sehingga masing-masing perpustakaanmenggunakan format berlainan. Aibatnya pertukaran data tidak bisadilakukan karena format tidak seragam. Indomarc telah membahas dariawal tahun 1990-an namun sampai saat ini belum ada kesepakatan tentangkeseragaman sistem yang dipakai. Hal ini yang mengakibatkan perpustakaan membuat data sesuai dengan keinginan masing-masing. 4. Belum adanya peraturan pengkatalogan yang berstandar nasional yangditerima oleh semua pihak. Otomasi perpustakaan khususnya otomasikatalog, bertujuan antara lain memudahkan pertukaran data antarperpustakan. Pertukaran data ini memerlukan keseragaman peraturanpengkatalogan. Namun praktik pengkatalogan di Indonesia belumlah seragam (khususnya untuk penentuan tajuk entri utama nama pengarang) 5. Keterbatasan dana untuk pengadaan software. Lazimnya perpustakaan menyediakan dana khusus untuk software, seperti halnya dana yangdisediakan untuk perangkat kerasnya (membeli komputer, ATK, bahan habis pakai dll.) akibatnya perpustakaan membeli software di pasaran yangbelum tentu cocok untuk aplikasi yang dibutuhkan. 6. Kurangnya jaringan dan kerjasama antar perpustakan.
3. Kesimpulan
Dari uraian tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahawa kedepan melakukan otomasi perpustakaan merupakan suatu keharusan bagi perpustakaan hal ini sesuai dengan Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan yang menjelas bahwa pengembangan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Namun untuk melakukan otomasi perpustakaan perlu ada suatu pemahan yang benar terhadap otomasi perpustakaan mulai dari pengertian otomasi perpustakaan, tujuan otomasi perpustakaan, manfaat otomasi perpustakaan dan kendalah dalam otomasi perpustakaan. Pemahaman ini sangat penting karena pekerjaan otomasi perpustakaan bukanlah pekerjaan yang mudah seperti membaik telapak tangan, namu perlu pemikiran yang matang agar otomasi perpustakaan dapat berhasil dengan baik sesuai tuntutan Undang-Unadang Nomor : 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan.
Daftar Pustaka
Nurhadi, Muljani. 1983. Sejarah Perpustakaan dan Perkembangannya di Indonesia. Yogya : Andi Offset
Hendrowi. 2005. Salah Kaprah Perpustakaan Dijital di Indonesia
Surahman, Maman. 1999. Kemungkinan Pengembangan Perpustakaan Elektronik di BPK . Jakarta : Penabur KPS
Suwahyono, Nurasih. 1999. Mempersiapkan Sumberdaya Manusia Bidang Dokinfo Memasuki Abad Informasi
Juarsa, Ishak. 2003. Akases Informasi Offline atau Online
Subagyo,R. Harry. 2004. Strategi Membangun Sistem Otomasi Dalam Perpustakaan Wahyudi, Kumoroto, dan Subandono Agus Margono, 1999. Sistem Informasi
Manajemen Dalam Organisasi-organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Sulistiyo-Basuki.2004. Pengantar Dokumentasi. Rekayasa Sains Lasa HS.2005. ManajemenPerpustakaan.Yogyakarta : Gama Media.
Miyarso Dwi Ajie. Sistem Otomasi Perpustakaan . http://file.upi.edu/Direktori/A %20%20FIP/PRODI.%20PERPUSTAKAAN%20DAN%20INFORMASI/MIYARSO %20DWI%20AJIE/Makalah%20a.n%20Miyarso%20Dwiajie/Hand%20Out
%20%2301%20Otomasi%20Perpustakaan_pengantar.pdf
Loly. Peluang dan Tantangan Otomasi Perpustakaan Di Indonesia
