51
BAB IV
RENCANA IMPLEMENTASI DAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA
4.1 Rencana Implementasi
Sistem Manajemen Kinerja kontekstual di PT. Trimitra Sejati Pratama berbasis IPMS seperti yang dijelaskan pada bab sebelumnya hanya merupakan tahap perancangan saja. Dengan rancangan Sistem Manajemen Kinerja yang telah dibuat tersebut, maka PT. Trimitra Sejati Pratama dapat meningkatkan kinerjanya karena mengetahui variabel-variabel yang memerlukan perbaikan. Akan tetapi, dalam penerapan rancangan sistem manajemen kinerja ini masih terdapat beberapa hal yang harus dilakukan. Ringkasan langkah dan mekanisme penerapan Sistem Manajemen Kinerja oleh Wibisono (2006) dituangkan dalam suatu diagram seperti pada gambar 4.1 berikut.
Penerapan SMK Sistem Pelaporan SMK saat ini Sosialisasi Analisis Rasio Manfaat-Biaya Pelatihan yang diperlukan Alokasi Sumber Daya Display Tindak lanjut Diagnosis Evaluasi Pengukuran
Gambar 4.1 Mekanisme Penerapan Sistem Manajemen Kinerja Keterangan :
• Sistem manajemen kinerja saat ini
Sampai saat ini PT. Trimitra Sejati Pratama masih belum memiliki sistem manajemen kinerja. Hal ini disebabkan karena adanya sikap tidak mau berubah dari individu-individu yang ada dalam organisasi. Tetapi dengan dibuatnya sistem manajemen kinerja dengan menggunakan metode IPMS
52
(Integrated Performance Measurement System) diharapkan dapat merubah budaya kerja dan adanya suatu sistem manajemen kinerja yang terintegrasi.
• Laporan yang harus didukung oleh sistem manajemen kinerja yang baru Laporan yang harus didukung oleh Sistem Manajemen Kinerja yang baru harus sudah didefinisikan di awal perancangan. Spesifikasi laporan harus dipilah untuk keperluan manajemen puncak, menengah dan karyawan di level operasi.
Bagi manajemen puncak, laporan kinerja hasil-hasil organisasi merupakan hal utama yang harus disampaikan dilengkapi dengan kecenderungan pencapaian dalam periode tertentu, perbandingan dengan kinerja internal masa lalu dan standar pencapaian yang harus dicapai. Pihak manajemen puncak PT. Trimitra Sejati Pratama telah melakukan hal tersebut, dimana mereka selalu mengevaluasi hasil-hasil dari inquiry yang menjadi quotation dan quotation yang menjadi PO. Dimana hasil tersebut hingga tahun 2006 masih di bawah standar pencapaian yang ditentukan.
Bagi manajemen menengah, laporan yang diperlukan harus laporan yang paling rinci dari sisi internal perusahaan. Laporan tersebut harus memuat semua aspek yang memungkinkan untuk mengambil keputusan segera dalam operasionalnya. Pihak manajemen PT. Trimitra Sejati Pratama menampilkan laporan tersebut dalam mingguan hingga bulanan.
Bagi para pelaksana di level operasional, laporan yang harus didukung adalah yang berkaitan dengan stasiun kerja mereka dan keterkaitannya dengan proses operasi sebelum dan sesudah stasiun kerja mereka. Pihak manajemen mencoba untuk membagi divisi sales manjadi dua, dimana di satu pihak divisi sales mencoba merangkul pelanggan dan pihak yang lain mencoba merangkul principal. Hal ini diharapkan dapat memaksimalkan dalam pencapaian jumlah pelanggan dan jumlah principal.
• Sosialisasi Sistem Manajemen Kinerja
Sehubungan dengan belum adanya sistem manajemen kinerja pada PT. Trimitra Sejati Pratama maka kinerja dari PT. Trimitra masih rendah.Saat ini yang masih dilakukan oleh PT. Trimitra Sejati Pratama hanyalah evaluasi meeting saja. Dengan adanya sistem manajemen kinerja yang baru diharapkan adanya peningkatan kinerja perusahaan. Sistem Manajemen
53 Kinerja yang baru harus segera disosialisasikan kepada level-level operasional untuk menghindari kesalah pahaman dan proses sosialisasi tersebut harus diawasi oleh pihak manajemen puncak.
• Analisis Rasio Manfaat terhadap Biaya
Analisis ini diperlukan untuk menetapkan apakah Sistem Manajemen Kinerja yang baru secara keseluruhan akan memberikan manfaat yang signifikan. Selain itu, analisis manfaat terhadap biaya juga harus dilakukan bagi setiap perbaikan yang harus dilakukan dikarenakan kinerja yang kurang baik dari suatu variabel kinerja. Oleh karena itu, perlu adanya pembobotan untuk menetapkan prioritas variabel kinerja mana yang akan diperbaiki terlebih dahulu, yang akan memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan.
• Pelatihan-pelatihan yang diperlukan
Sehubungan Sistem Manajemen Kinerja termasuk bidang yang baru, maka perlu adanya pelatihan-pelatihan untuk dapat merancang sistem manajemen kinerja yang kontekstual terhadap kebutuhan perusahaan maupun untuk menerapkannya.
• Alokasi Sumber Daya
Alokasi sumber daya, terutama, berkaitan dengan siapa yang bertanggung jawab umtuk mengukur, mengevaluasi, dan mendiagnosis serta mengambil keputusan untuk menindaklanjuti penyimpangan yang terjadi. Hal ini penting ditekankan karena sebaiknya ada pihak yang independen agar mendapatkan evaluasi dan diagnosis yang objektif untuk proses perbaikan. Hal inilah yang dibutuhkan PT. Trimitra Sejati Pratama bersamaan dengan penerapan Sistem Manajemen Kinerja yang baru.
• Display
Mempublikasikan data tertentu ke depan publik dalam tingkat intern, terutama yang merangkum kinerja tim ataupun individu dalam perusahaan akan membantu meningkatkan motivasi diri dan menciptakan lingkungan yang suportif. Meskipun belum memiliki Sistem Manajemen Kinerja, PT. Trimitra Sejati Pratama telah menerapkan hal ini dengan menunjukan hasil-hasil yang telah mereka peroleh. Mulai dari inquiry menjadi quotation dan
54
quotation menjadi PO. Hal ini ditujukan untuk mengetahui sejauh mana pencapaian dari para tenaga penjual.
Setelah rancangan sistem manajemen kinerja dibuat, maka dalam projek akhir ini rekomendasi rencana perbaikan kinerja diprioritaskan terhadap variabel yang mengalami penurunan serta masih di bawah target yang ingin dicapai PT. Trimitra Sejati Pratama.
Berdasarkan hasil pengukuran kinerja yang telah dilakukan pada bab sebelumnya maka perlu dilakukan program strategis perbaikan kinerja. Untuk menjalankan program strategis yang telah dibuat diperlukan sumber daya. Sumber daya yang diperlukan tentu saja sumber daya finansial dan sumber daya manusia. Untuk sumber daya manusia, pihak yang terlibat dalam pelaksanaan program strategis dapat dilihat pada tabel 4.1 berikut ini.
55 Tabel 4.1 Rekomendasi Program perbaikan kinerja
Aspek Variabel Kinerja Tolok Ukur Program Strategis Pihak yang Terlibat
Finansial Profitability ratio Profit Margin memperbanyak principal oem principal,sales&marketing,manajemen mencari harga yg kompetitif dari beberapa principal principal,sales&marketing,manajemen Working Ratio penekanan biaya operasi Keuangan,sales & marketing
Activity ratio Collection period Komitmen term of payment net 30 days after delivery Keuangan, customer
Melakukan pendekatan sistem pembayaran dari net 30days menjadi partial payment Keuangan, customer Liquidity ratio Quick ratio pengembalian tepat waktu&bagi hasil Manajemen,keuangan & bank Solvability ratio Debt Ratio menggunakan utang untuk investasi dengan tingkat pengembalian tinggi Manajemen & keuangan Non Finansial Tingkat kepuasan Indeks kepuasan Mengacu pada quality assurance yang ditetapkan Customer, sales&marketing
pelanggan pelanggan Pengiriman barang sesuai dengan keinginan pelanggan Customer, sales&marketing Cakupan layanan % cakupan layanan Pemberian barang sesuai dengan requirement dari pelanggan Customer, sales&marketing
Penambahan jumlah principal principal,sales&marketing,division head Tingkat kepuasan Indeks kepuasan melakukan survey kepuasan karyawan HRD,division head
karyawan karyawan peningkatan gaji dan tunjangan HRD,division head manajemen kompensasi HRD,division head Tingkat kepuasan bank Indeks kepuasan bank Pengembalian pinjaman tepat waktu beserta bagi hasilnya Keuangan ,manajemn& bank Tingkat kepuasan principal Indeks kepuasan principal Sistem pembayaran dengan wire transfer with order Hubungan principal,keuangan Inovasi
Pengembangan principal baru Jml penambahan principal baru Mencari principal yg mampu mendukung perusahaan dalam penyediaan brg sesuai dengan
requirement pelanggan Managerial & principal Pengembangan freight forwrder baru Jml penambahan freight forwarder baru Mencari freight forwarder yg mampu mengirim barang sesuai dengan waktu yg dibutuhkan
pelanggan Managerial & freight forwarder Proses Operasi Kualitas barang Kualitas barang Pemeriksaan barang dengan quality assurance Customer & principal
yang sampai ke setiap pelanggan harus memenuhi requirement
Pemeriksaan barang sesuai dengan standar dari tiap tipe
56
Tabel 4.1 Rekomendasi Program perbaikan kinerja (Lanjutan)
Aspek Variabel Kinerja Tolok Ukur Program Strategis Pihak yang Terlibat
Produktivitas tenaga penjual Pendapatan yang diperoleh menaikan jumlah enquiry sales&marketing dari hasil penjualan menaikkan jumlah quotation
menaikkan jumlah PO
Ketepatan waktu payment Term of payment principal Sistem pembayaran dengan wire transfer with order keuangan,manajemen&bank ke principal
Jml enquiry yang % enquiry yang sales melakukan site visit sales marketing,division head menjadi quotation menjadi quotation
Jml quotation yang % quotation yang sales melakukan site visit sales marketing,division head menjadi PO menjadi PO
Kecepatan layanan pengiriman brg Waktu pengiriman barang Pemilihan freight forwarder yg mampu mengirim barang sesuai dengan klien yg dibutuhkan Division head Insani Tingkat pendidikan % Komposisi pegawai yang sesuai Penyusunan standar formasi pegawai berdasarkan kebutuhan perusahaan Manajemen & HRD
karyawan dengan kompetensi yang dibutuhkan Penyusunan penilaian kinerja pegawai Manajemen & HRD Penyusunan sistem rekrutmen pegawai berdasarkan kompetensi yang dibutuhkan perusahaan Manajemen,HRD,div head Training karyawan % Jml training yg sesuai dengan Penyusunan standar kebutuhan diklat yang sesuai Manajemen & HRD
kebutuhan pegawai & perusahaan Peningkatan pelaksanaan & implementasi diklat yang diadakan Manajemen & HRD Tingkat keselamatan Jml kecelakaan Monitoring Pelaksanaan SOP Pengawas intern Teknologi Technical data Technical requirement customer Memberikan alternatif terhadap produk yg ditawarkan yg masih sesuai dengan produk aslinya sales&marketing,principal
Produksi sesuai dengan yg dibutuhkan Penawaran barang yang berteknologi tinggi sales&marketing,principal Rata-rata umur Rata-rata umur main equipment& Penawaran equipment&spare part berkualitas tinggi sales&marketing,principal main equipment&spare part spare part Penyediaan untuk spare part fast moving sales&marketing,principal Organisasi Efektivitas Indeks efektivitas Melakukan survey efektivitas kepemimpinan Manajemen & HRD
