Media dan Reproduksi (LIPI Press) 2016/LIPI Press—Jakarta: LIPI Press, 2017.
ix hlm. + 70 hlm.; 17,6 x 25 cm
Proofreader : Junaedi Mulawardana dan Rahmi Lestari Helmi
Desainer Isi : Dhevi E.I.R. Mahelingga Desainer Sampul : Dhevi E.I.R. Mahelingga
Diterbitkan oleh: LIPI Press, anggota Ikapi
Jln. Gondangdia Lama 39, Menteng, Jakarta 10350 Telp: (021) 314 0228, 314 6942. Faks.: (021) 314 4591 E-mail : press@mail.lipi.go.id
v
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur ke hadirat Allah Swt., Tuhan Yang Mahakuasa, akhirnya kami dapat menyelesaikan Laporan Sistem Pe ngendalian Intern Pemerintah (SPIP) UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) 2016. Laporan ini berisi penerapan sistem pengendalian intern di lingkungan UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press), sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, yang mencakup 5 unsur, yakni lingkungan pengendalian, penilaian risiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan pengendalian intern.
Dalam laporan SPIP ini diuraikan penilaian risiko di lingkungan UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) yang dilaksanakan me lalui identiikasi dan analisis risiko atas proses bisnis pada kegiatan utama UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press). Risiko yang telah teridentiikasi selanjutnya menjadi dasar penyusunan Rencana Tin dak Pengendalian (RTP) yang merupakan rencana tindak (action plan) pengu atan SPIP baik dalam bentuk pembangunan lingkungan pe ngendalian maupun infrastruktur kebijakan pengenda lian yang akan dilaksanakan oleh pimpinan dan para pegawai di lingkungan UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press). Penerapan SPIP ini pada akhir nya berujung pada tujuan utama, yakni memberikan keyakinan yang me madai bahwa kegiatan di lingkungan UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan eisien dalam mewujudkan tata kepe merintahan yang baik.
Kami menyadari bahwa dalam menyusun laporan ini masih ba nyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu, kami mohon kritik dan sa ran yang membangun untuk meningkatkan kualitas laporan. Akhir kata, ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu sehingga Laporan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) UPT Balai Media dan Repoduksi (LIPI Press) 2016 ini dapat disele saikan dengan baik.
vii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR v
DAFTAR ISI vii
DAFTAR TABEL ix
BAB I PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang 1
B. Dasar Hukum 5
C. Tujuan 6
D. Manfaat 6
E. Ruang Lingkup 6
F. Metodologi 7
BAB II GAMBARAN UMUM UPT BALAI MEDIA DAN REPRODUKSI
(LIPI PRESS) 9
A. Tugas dan Fungsi 9
B. Visi dan Misi 9
C. Rencana dan Sasaran Strategis 11
D. Kebijakan Strategis 17
BAB III GAMBARAN UMUM PENYELENGGARAAN SPIP 21
A. Tujuan SPIP 21
B. UnsurUnsur SPIP 22
BAB IV PENILAIAN RISIKO DAN RENCANA TINDAK PENGENDALIAN
PENYELENGGARAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN 23
A. Penilaian Risiko pada Tingkat Kegiatan Utama 23
B. Rencana Kegiatan Pengendalian 36
C. Rancangan Informasi dan Komunikasi 37
D. Rancangan Pemantauan 38
BAB V PENUTUP 39
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Uraian Tujuan Kegiatan 23
Tabel 2. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Veriikasi
Naskah 25
Tabel 3. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Penilaian dan
Penelaahan Naskah 26
Tabel 4. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Copy Editing 27
Tabel 5. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Visual Editing 28
Tabel 6. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Proofreading 29
Tabel 7. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Pengecekan
Predummy 29
Tabel 8. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Pengadaan
Pencetakan 30
Tabel 9. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Pendistribusian
dan Diseminasi 31
Tabel 10. Komparasi Skor Risiko di Tahun 2015 dan 2016 31
Tabel 11. Nilai Skala Kemungkinan dan Dampak 32
Tabel 12. Kategori Level 32
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
1. Urgensi Penerbitan Ilmiah
Sebagai salah satu lembaga penelitian milik publik, LIPI mem punyai tugas fungsi menyelenggarakan ilmu pengetahuan untuk menghasilkan output berupa konsep rumusan dan timbangan ilmiah bagi kebijakan nasional, purwarupa (prototipe) dan pa ketpaket teknologi dan proses yang dapat dimanfaatkan oleh pemangku kepentingan. Aktivitas penelitian dan pengembangan LIPI juga menghasilkan output lainnya berupa publikasi ilmiah dalam bentuk buku, jurnal, prosiding, dan sebagainya. Secara keseluruhan, kualitas dan kuantitas output lembaga tersebut perlu ditingkatkan dari waktu ke waktu dalam rangka mening katkan kinerja lembaga dan akuntabilitas LIPI.
Agar publikasi ilmiah tersebut dapat diakses dan diman faatkan oleh masyarakat pengguna dan pemangku kepentingan lainnya, diperlukan suatu unit yang memiliki tugas dan fungsi khusus dalam menyediakan layanan penerbitan ilmiah secara profesional dan terintegrasi.
2. Amanah Kebijakan Mutu Penerbitan Ilmiah
Amanah penjaminan mutu penerbitan ilmiah yang diemban oleh UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) ke depan akan se makin strategis karena pertimbangan beberapa aspek se bagai berikut.
a. Aspek Regulasi
Sebagai instansi Pembina jabatan fungsional peneliti nasi onal, LIPI telah mengeluarkan banyak peraturan yang ter kait dengan standarisasi peneliti, penelitian, dan publikasi ilmiah yang berlaku secara nasional dan menjadi acuan kebijakan mutu penerbitan ilmiah, yaitu
La
p
or
a
n
S
P
2) Perka LIPI terkait dengan 3 pilar etika, yaitu Nomor 823/E/2011 tentang Kode Etika Penelitian, Nomor 08/E/2013 tentang Klirens Etik Penelitian dan Publika si Ilmiah serta Nomor 5 Tahun 2014 tentang Kode Eti ka Publikasi, yang secara keseluruhan harus menjadi acuan bagi semua pihak yang terlibat dalam seluruh rangkaian kegiatan penelitian/kajian, termasuk pene liti, satuan kerja, pimpinan peneliti, penerbit, editor, dan penelaah. Ketentuan etika ini juga menjadi salah satu acuan kerja penerbit ilmiah.
3) Peraturan Bersama Kepala LIPI dan Kepala BKN No mor 412/D/2009 dan Nomor 12/D/2009 serta Perka LIPI Nomor 2/2014 tentang Pedoman Penilaian AK untuk JF Peneliti yang dapat dijadikan dasar bagi pe ngelola penerbit ilmiah dan peneliti untuk meningkat kan kualitas publikasi ilmiah, khususnya standar ke dalaman ilmiah (scientiic depth) dari suatu publikasi. Dalam ketentuan tersebut juga disyaratkan penerbit an buku harus melalui badan penerbit.
4) SK Kepala LIPI Nomor 233/E/2012 dan diperbarui No mor 379/A/2015 tentang penetapan Dewan Editor LIPI Press merupakan salah satu bentuk tanggungjawab proses penjaminan mutu ilmiah secara terintegrasi. Dewan Editor LIPI Press ditetapkan berdasarkan ling kup bidang keilmuan dari lima Kedeputian yang ber tanggungjawab terhadap kelayakan terbit suatu nas kah publikasi.
b. Aspek Kepemilikan Hak atas Kekayaan Intelektual (HKI) Jika merujuk kepada UU Hak Cipta Nomor 19 tahun 2012, dan telah diperbarui Nomor 28 tahun 2014 terdapat ke tentuan yang paling mendasar terkait dengan HKI, khu susnya hak cipta publikasi buku dalam kaitan kedinasan, khususnya yang tercantum dalam pasal 35 ayat 1 sebagai berikut
“Kecuali diperjanjikan lain Pemegang Hak Cipta atas
cip-taan yang dibuat oleh Pencipta dalam hubungan dinas,
yang dianggap sebagai Pencipta yaitu instansi
pemerin-tah”
P
en
d
a
h
u
lu
a
n
3
c. Aspek KelembagaanBalai Media dan Reproduksi LIPI memiliki visi menjadi lembaga ilmu pengetahuan berkelas dunia yang mendo rong terwujudnya kehidupan bangsa yang adil, makmur, cerdas, kreatif, integratif, dan dinamis yang didukung oleh ilmu pengetahuan dan teknologi yang humanis. Salah satu bentuk pengejawantahan visi lembaga ini perlu ada pe ningkatan mutu publikasi ilmiah yang dihasilkan melalui penerapan standar, sistem, dan mekanisme penerbitan ilmiah sesuai dengan kaidah dan regulasi yang berlaku. UPT ini berperan sangat strategis untuk mengawal pub likasi ilmiah LIPI agar mampu bersaing di tingkat global sesuai dengan visi LIPI.
Penajaman dan penguatan fungsi penerbitan ilmiah UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) harus dilaku kan karena kewenangan LIPI sebagai instansi pembina ja batan fungsional peneliti nasional sesuai dengan Kepmen PAN Nomor 128/M.PAN/9/2004. Tata kelola penelitian dan penerbitan hasilhasil penelitian yang diterapkan di LIPI harus menjadi acuan, termasuk untuk penerbit ilmiah.
Penetapan standar penerbitan ilmiah sangat mende sak dilakukan oleh LIPI, karena saat ini banyak bermuncul an penerbitpenerbit yang memublikasikan buku ilmiah, namun dengan standar format sistematika dan konten yang kurang layak. Jika hal ini tidak diantisipasi, akan memberikan dampak semakin merosotnya daya saing nasional. Antisipasi persoalan standar penerbitan ilmiah ini menjadi perhatian lembaga dan instansi yang memiliki unit publikasi/penerbit. Beberapa instansi dan perguruan tinggi seperti BATAN, Kementerian Kelautan, Kementerian Sosial, Balitbang Kesehatan, Setjen DPRRI, dan UNS sudah melakukan studi banding dan berbagi pengalaman ber sama dengan LIPI Press dalam pengelolaan penerbitan ilmiah.
Dengan demikian, fungsi pembinaan yang terkait dengan penerbitan ilmiah juga harus terus ditingkatkan agar daya saing publikasi meningkat. Secara umum dapat dikatakan bahwa suatu standar acuan penerbitan ilmiah diperlukan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas publikasi nasional, yang pada akhirnya dapat meningkat kan peran serta komunitas ilmiah dalam pemanfaatan iptek bagi kemajuan bangsa.
d. Aspek Akuntabilitas
La
p
or
a
n
S
P
litian dan kegiatannya kepada masyarakat luas. Di lain pihak, tidak semua laporan hasil penelitian serta merta dapat disebarluaskan kepada masyarakat. Fungsi pener bit ilmiah menjadi sangat penting, karena setiap naskah dan laporan penelitian harus di’konversikan’ dan diproses lebih lanjut agar menjadi terbitan yang menyajikan infor masi (ilmiah) yang sahih, terveriikasi, dan akuntabel. Pro ses ‘konversi’ naskah ini melibatkan tidak hanya dari aspek substansi, namun dari segi kelayakan teknis lainnya dan kreaktivitas (keterbacaan, konsistensi, tata bahasa, diksi, gaya bahasa, ketelitian data dan fakta, legalitas, dan visual kreatif). Konversi tersebut mencakup serangkaian proses dan melibatkan sumber daya yang relatif kompleks se hingga diperoleh suatu output publikasi ilmiah layak baca.
Standar tata kelola penerbitan ilmiah LIPI Press ditu angkan dalam proses penerbitan ilmiah yang dapat dilihat pada skema berikut ini (Gambar 1).
Gambar 1. Proses Bisnis Penerbitan Ilmiah LIPI Press yang Menjadi Ru ang Lingkup Penilaian Risiko
P
en
d
a
h
u
lu
a
n
5
Terkait dengan aspek akuntabilitas penyelenggaraan kegiatan yang merujuk kepada Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 pasal 2 ayat (1) menyatakan bahwa untuk mencapai pengelolaan keuangan negara yang efektif, eisien, transparan, dan akuntabel, menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bu pati/walikota, termasuk kepala (unit kerja) wajib melakukan pe ngendalian atas penyelenggaraan kegiatan pemerintahan. Dalam rangka pelaksanaan penyelenggaraan Sistem Pengenda lian Intern Pemerintah (SPIP) maka sebagai langkah awal, UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) telah menyusun Ren cana Tindak Pengendalian SPIP yang berisi rencana perbaikan lingkungan pengendalian maupun rencana perbaikan pengen dalian dalam rangka melaksanakan penyelenggaraan SPIP yang efektif dan eisien.
Rencana tindak pengendalian adalah rancangan perbaikan pengendalian yang dilakukan melalui proses pengintegrasian antarunsur SPIP dan pengaturan langkahlangkah yang dilak sanakan dalam mengembangkan setiap unsur sebagai bentuk konkret penyelenggaraan SPIP.
Rencana tindak pengendalian ini diharapkan dapat mem berikan arah penyeleng garaan SPIP di lingkungan unit kerja dan menjadi komitmen terutama bagi pimpinan dalam rangka per baikan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
B. Dasar Hukum
a. UndangUndang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbenda haraan Negara.
b. UndangUndang Nomor 24 Tahun 2005 Tentang Standar Akuntansi Pemerintah.
c. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan dan Tang gung jawab Pengelolaan Keuangan Negara.
d. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Lembaran Nega ra Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 127, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4890). e. Keputusan Presiden Nomor 04 Tahun 2013 tentang Lem
baga Pemerintah Non Kementerian.
La
p
or
a
n
S
P
C. Tujuan
Tujuan memberlakukan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) adalah dalam rangka
a. Melakukan Penilaian Risiko. Penilaian risiko ini dilakukan dengan cara mengidentiikasi dan menganalisis risiko atas proses bisnis pada kegiatan utama unit kerja.
b. Menyusun Rencana Tindak Pengendalian (RTP) yang pada dasarnya merupakan rencana tindak (action plan) pengu atan SPIP baik dalam bentuk pembangunan lingkungan pengendalian maupun infrastruktur kebijakan pengenda lian yang akan dilaksanakan oleh pimpinan dan para pega wai di lingkungan pada UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press).
D. Manfaat
Manfaat penyusunan Penilaian Risiko dan Rencana Tindak Pe ngendalian (RTP) adalah sebagai berikut.
a. Mengetahui risiko yang ada dalam setiap proses bisnis pada kegiatan utama pada unit kerja;
b. Memberikan arah dalam pengembangan SPIP secara me nyeluruh hingga tercipta keterpaduan antara subsub un sur SPIP dengan lingkungan pengendalian dalam aktivitas dan kegiatan pelaksanaan tugas pokok Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press);
c. Menjadi dasar dalam membangun infrastruktur pengen dalian sebagai bagian dari penyelenggaraan SPIP;
d. Menjadi dokumentasi dalam penyelenggaraan SPIP dan pengukuran kemajuan penyelenggaraan SPIP.
E. Ruang Lingkup
P
en
d
a
h
u
lu
a
n
7
F. Metodologi
9
BAB II
GAMBARAN UMUM
UPT BALAI MEDIA DAN REPRODUKSI
(LIPI PRESS)
A. Tugas dan Fungsi
Berdasarkan kebutuhan akan wadah penerbitan ilmiah sebagai mana disinggung pada Bab 1, pada tahun 2002 LIPI mendirikan UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press), seperti yang di tuangkan dalam Keputusan Kepala LIPI No. 1027/M/2002. UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) adalah Unit Pelaksana Teknis di bidang penerbitan ilmiah yang merupakan satuan kerja di lingkup penerbitan (publishing house), khususnya untuk hasilhasil karya tulis ilmiah dari satuan kerja LIPI yang berciri mandiri dan profesional. Tugas dan fungsi UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) sebagai penerbit korporat LIPI selanjut nya telah ditegaskan pada pasal 2 Keputusan Kepala LIPI No. 1027/M/2002 sebagai berikut:
“UPT Balai Media dan ReproduksiBalai Media dan
Re-produksi (LIPI Press) mempunyai tugas perencanaan, pelaksanaan, penyebaran dan pemasaran hasil-hasil terbitan tercetak dan elektronik, menjamin mutu terbit-an, menjaga mutu ilmiah yang tinggi terkait, dan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan Kepala LIPI”
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada Pasal 2, UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) menyeleng garakan fungsi:
a. penyiapan naskah dan menyunting naskah terbitan; b. pelaksanaan produksi;
c. pelaksanaan urusan tata usaha.
B.
Visi dan Misi
La
p
or
a
n
S
P
Visi LIPI:
“Menjadi lembaga ilmu pengetahuan berkelas dunia yang mendorong terwujudnya kehidupan bangsa yang adil, makmur, cerdas, kreatif, integratif, dan dinamis yang didukung oleh ilmu pengetahuan dan teknologi yang humanis”
Visi UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press)
Untuk dapat turut mewujudkan Visi LIPI tersebut, UPT Balai Me dia dan Reproduksi (LIPI Press) mencanangkan visi
“Menjadi lembaga acuan penerbit ilmiah nasional yang profesional, inovatif, akuntabel dalam rangka mencer
-daskan kehidupan bangsa”.
Misi LIPI:
a. Menciptakan great science (ilmu pengetahuan berdampak penting) dan invensi yang dapat mendorong inovasi dalam rangka meningkatkan daya saing perekonomian nasional; b. Mendorong peningkatan pemanfaatan pengetahuan
dalam proses penciptaan good governance dalam rangka memantapkan NKRI;
c. Turut serta dalam proses pencerahan kehidupan ma syarakat dan kebudayaan berdasarkan prinsipprinsip ilmu pengetahuan dan kaidah etika keilmuan;
d. Memperkuat peran Indonesia (yang didukung ilmu penge tahuan) dalam pergaulan internasional;
e. Memperkuat infrastruktur kelembagaan (penguatan manajemen dan sistem).
Misi UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press)
Untuk dapat mencapai visi dan dengan memperhatikan kelima misi LIPI tersebut di atas, UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) menetapkan misi sebagai berikut.1
a. Meningkatkan kapasitas dan kapabiltias layanan penerbit an ilmiah;
b. Mengoptimalksiasi pemanfaatan Iptek untuk mendukung layanan penerbitan yang eisien, transparan, dan akunta bel;
c. Menguatkan jejaring dan kerja sama penerbitan dengan pemangku kepentingan untuk lingkup nasional, regional, dan internasional;
d. Memastikan standar kualitas publikasi.
Ga
m
b
a
ra
n
Um
u
m
11
Berdasarkan visi dan misi yang ditetapkan, UPT Balai Mediadan Reproduksi (LIPI Press) berupaya memperkuat kompetensi inti, mengarahkan dan mengoordi nasikan program dan kegiatan di bidang penerbitan yang dapat dipergunakan, baik oleh sivitas LIPI maupun pemangku kepentingan.
C. Rencana dan Sasaran Strategis
Empat Rencana Strategis (RS) UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) merupakan penjabaran visi, misi, tugas, dan fungsi satuan kerja di bidang penerbitan ilmiah yang terdiri dari:
RS 1: Penguatan Kapasitas dan Kapabilitas Layanan
Penerbitan Ilmiah
Tujuan dari Rencana penguatan kapasitas dan kapabilitas layan an penerbitan ilmiah adalah dalam rangka menyediakan layan an penerbitan ilmiah yang profesional, inovatif, dan akuntabel.
Sasaransasaran yang ingin dicapai pada Rencana 1 adalah sebagai berikut.
a. Tersedianya SDM yang memiliki pengetahuan kunci (key knowledge) dan SDM pendukung yang kompeten untuk menunjang kegiatan penerbitan;
b. Terpenuhinya critical mass dari sumber daya penerbitan (sarpras penerbitan, anggaran, jejaring pemangku kepen tingan, program penerbitan, dan sistem tata kelola ). Penyediaan terbitan ilmiah yang berkualitas merupakan suatu bentuk kontribusi LIPI dalam upaya mencerdaskan ke hidupan bangsa melalui pembangunan ber kelanjutan yang ber wajahkan kemanusiaan, memperkuat landasan etika keilmuan dalam upaya menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi. Lu aran utama dari penerbitan yang berupa buku dan jurnal se lanjutnya siap disebarluaskan kepada pemangku kepentingan. Terbitan ilmiah LIPI sekaligus merupakan representasi perwajah an dan identitas LIPI. Oleh karenanya, manajemen penerbitan satu pintu atau terpusat di UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) akan tereleksikan pada terbitanterbitan ilmiah LIPI yang tersebar luas di masyarakat.
La
p
or
a
n
S
P
mencakup pendistribusian (pemasaran) dan desiminasi serta promosi hasil terbitan kepada pemangku kepentingan melalui berbagai macam aktivitas (pameran, bazar, book fair, dan seje nisnya).
Penguatan manajemen penerbitan ilmiah menuju National
Scientiic Publishing House terus dilakukan untuk memberikan sumbangsih terbaik bagi lembaga dan masyarakat pengguna. Perbaikan dan revitalisasi infrastruktur pendukung penerbit an di UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) juga terus diupayakan agar dapat memfasilitasi layanan yang yang pro fesional, inovatif, dan akuntabel. Prasyarat utama untuk terse lenggaranya layanan penerbitan ini adalah tersedianya sumber daya pendukung, terutama SDM, infrastruktur, anggaran, sistem tata kelola penerbitan, dan program/rencana kerja penerbitan. Infrastruktur yang dimaksud dapat berupa barang modal untuk mendukung produksi terbitan secara langsung, maupun sarana pendukung lainnya yang dapat menjamin terfasilitasinya layan an solusi total penerbitan.
Harus disadari bahwa pengungkit utama (key enabler) yang menjadi faktor penentu keberhasilan (program penguatan kapa sitas dan kapabilitas penerbitan) terletak pada kekuatan SDM UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press). Programprogram untuk mendukung peningkatan pengetahuan kunci menjadi pri oritas utama untuk mendukung penerbitan. Pengetahuan kunci tersebut akan membentuk kom petensi inti (core competency) dari UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press), utamanya yang terkait dengan proses dan tata kelola layanan penerbitan di seksi Penyiapan Bahan dan Produksi. Pengetahuan kunci yang dimaksud berupa kemampuan, keahlian, peng alaman, dan in tuisi yang semakin terasah untuk memperkuat fungsi penyiapan bahan dan produksi terbitan. Di lain pihak, fungsi SDM pendu kung lainnya tidak dapat diabaikan karena manjadi satu kesa tuan yang tidak terpisahkan dalam solusi total penerbitan UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) yang meliputi SDM ad ministrasi keuangan, pengelola dan pengadaan sarpras, kepega waian, kerja sama, dan distribusi terbitan.
RS 2: Optimalisasi Pemanfaatan Iptek untuk
Mendukung Layanan Penerbitan Yang Eisien,
Transparan, Dan Akuntabel
Ga
m
b
a
ra
n
Um
u
m
13
adalah untuk meningkatkan kinerja layanan penerbitan menjadilebih eisien, transparan, dan akuntabel.
Sasaran yang akan dicapai pada rencana optimalisasi pe manfaatan iptek untuk mendukung layanan penerbitan yang eisien, transparan, dan akuntabel adalah sebagai berikut.
a. Terbangunnya sistem dan platform layanan penerbitan elektronik (e-service publishing, e-book);
b. Tersedinya hasil kajian dan rekomendasi untuk mendu kung layanan penerbitan;
c. Tersedianya data base yang relevan untuk mendukung layanan penerbitan.
Kegiatan yang termasuk dalam program ini adalah pengem bangan layanan penerbitan secara elektronik atau online (e-ser-vice publishing). Kegiatan ini dilakukan dalam rangka memberikan kemudahan kepada pengguna jasa penerbitan maupun penge lola penerbitan dan sekaligus memperluas jangkauan pengguna jasa penerbitan. Dengan diberlakukannya sistem pelayanan on-line ini, pengguna jasa penerbitan tidak perlu datang langsung secara isik ke kantor UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press), namun dapat memantau perkembangan proses pener bitan melalui website. Oleh karenanya sistem ini perlu didukung oleh akses internet dan sarana perangkat keras jaringan seperti server dengan kapasitas penyimpangan yang lebih besar.
E-ser-vices publishing di desain seoptimal mungkin sehingga memberi kan leksibilitas dan kelengkap an layanan yang setara dengan layanan langsung secara personal. Layanan ter sebut sekali gus merupakan wadah komunikasi interaktif antara pengelola penerbitan, penulis, penelaah (reviewer), dan dewan editor. Output kegiatan e-service publishing berupa terbitan ilmiah yang dapat disebarluaskan ke seluruh pemangku kepentingan secara online juga melalui platform e-book. Dengan demikian, dukung an database yang terkait dengan penerbitan perlu dilengkapi se hingga prinsip layanan penerbitan yang eisien, transparan, dan akuntabel dapat terpenuhi.
La
p
or
a
n
S
P
RS 3: Penguatan Jejaring dan Kerja Sama Penerbitan
dengan Pemangku Kepentingan untuk Lingkup
Nasional, Regional Maupun Internasional
Tujuan rencana penguatan jejaring dan kerja sama penerbitan dengan pemangku kepentingan untuk lingkup nasional, regional maupun internasional adalah meningkat kan diseminasi dan pe manfaatan iptek melalui publikasi/terbitan ilmiah kepada ma syarakat pengguna.
Sasaran yang ingin dicapai untuk rencana penguatan jeja ring dan kerja sama penerbitan dengan pemangku kepentingan untuk lingkup nasional, regional maupun internasional adalah.
a. Terwujudnya kerja sama penerbitan (distribusi/pemasar an, co-publishing) dengan pihakpihak yang kompeten; b. Tersedianya forumforum interaksi (bedah buku, pamer
an, diskusi buku), dengan calon pengguna dan pemangku kepentingan;
c. Termanfaatkannya jejaring UPT Balai Media dan Re produksi (LIPI Press)untuk menunjang kinerja penerbitan (distributor, asosiasi penerbit, dewan pakar, penerbit seje nis, komunitas buku);
d. Tersosialisasikannya panduan mutu terbitan kepada calon pengguna.
Program ini memfasilitasi aspek kerja sama, pendistribu sian, dan pemasaran terbitan ilmiah yang difasilitasi oleh UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press). Untuk melaksanakan amanah tersebut, UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) perlu memperkuat jejaring yang dimiliki saat ini. Berpartisipasi aktif dalam suatu asosiasi penerbit merupakan salah satu keun tungan untuk memudahkan UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) dalam mengakses banyak informasi terkait dengan pemasaran dan distribusi terbitan. UPT Balai Media dan Re produksi (LIPI Press) menjalin kerja sama dengan distributor sesuai dengan prinsip saling menguntungkan kedua belah pihak (win-win solution).
Ga
m
b
a
ra
n
Um
u
m
15
(LIPI Press) yang telah beredar di masyarakat. Dengan demikian,dalam menjalankan fungsi distribusi dan pemasaran terbitan, ti dak sepenuhnya dilakukukan sendiri oleh UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press), namun melibatkan pihakpihak lain yang merupakan pelaku utama (key actors) di bidang distribusi dan pemasaran.
Untuk mendorong diseminasi informasi terbitan maupun layanan penerbitan di UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) dirancang beberapa forum kegiatan yang memungkinkan interaksi antara calon pengguna, pemangku kepentingan, dan pengelola, misalnya melalui forum pameran, book fair, bedah buku, dan sejenisnya. Kegiatan yang sangat penting lainnya adalah kegiatan sosialisasi/diseminasi pengetahuan tentang mekanisme dan tata cara penerbitan, baik untuk lingkungan in ternal LIPI maupun luar LIPI. Hal ini disebabkan karena sebagai penerbit ilmiah, konten/substansi ilmiah dari terbitan menjadi lebih dominan dibandingkan sekadar perwajahan dan penampil an isik terbitannya sendiri.
Dalam rangka mendukung penjaminan mutu terbitan di UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press), perlu ada upaya diseminasi pengetahuan dan pelatihan agar prosesproses dan mekanisme penerbitan dapat dipahami dan disadari oleh pemangku kepentingan. Kegiatan diseminasi pengetahuan dan pelatihan panduan mutu penerbitan ini bertujuan un tuk merubah pola pikir bahwa penerbitan tidak sama dengan pencetakan. Lebih jauh lagi, kegiatan diseminasi pengetahuan panduan mutu penerbitan dan pelatihan dapat bertujuan untuk meningkatkan kesadaran dan pemahaman peneliti/penulis agar mau memublikasikan hasilhasil penelitiannya. Perlu didorong agar peneliti selayaknya memiliki moto “publish or perish” se hingga ada proses pembelajaran untuk terus produktif meng hasilkan karya tulis ilmiah yang bermutu.
RS 4: Penguatan Standar Kualitas Terbitan
Tujuan dari rencana penguatan standar kualitas terbitan adalah untuk meningkatkan kontribusi LIPI dalam mencerdaskan ke hidupan bangsa melalui penyediaan terbitan yang berkualitas melalui implementasi panduan mutu penerbitan.
Sasaran rencana penguatan standar kualitas terbitan adalah:
a. Tersedianya panduan mutu/SOP penerbitan;
b. Tersedianya instrumen penilaian untuk pengambilan keputusan penerbitan (sosio ekonomi naskah terbitan, umpan balik pelanggan, dan lainlain);
La
p
or
a
n
S
P
Publikasi ilmiah yang berkualitas merupakan salah satu indi kator utama bagi keberhasilan atau kemajuan dari suatu lemba ga penelitian. Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) meru pakan lembaga penelitian keilmuan nasional yang publikasinya dapat dijadikan acuan sehingga penjaminan mutu substansi terbitan ilmiah harus dapat dipertanggungjawabkan. Untuk pen jaminan mutu terbitan UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press), LIPI melalui Surat Keputusan Kepala LIPI No. 233/E/2012 tanggal 8 Maret 2012 telah membentuk dan menetapkan Dewan Editor UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press), diangkat dan bertanggung jawab kepada Kepala LIPI.
Dewan editor substansi (selanjutnya disebut Dewan Edi tor) ini beranggotakan pakarpakar berbagai bidang keilmuan naskah dan berasal dari LIPI. Dewan Editor selanjutnya bertang gungjawab untuk menetapkan penelaah naskah yang dapat ber asal dari dari LIPI maupun luar LIPI. Pakar dari luar LIPI dapat berasal dari universitas di dalam dan luar negeri, litbang kemen terian/lembaga lainnya, dan profesional.
Untuk memastikan standar kualitas terbitan yang dihasil kan oleh UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press)dapat ber jalan secara konsisten dan sinambung, panduan mutu mutlak diimplementasikan. UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) telah menyusun panduan layanan penerbitan dan terus disem purnakan sesuai dengan tuntutan standar kualitas dan regulasi untuk buku ilmiah. Hal itu sesuai dengan visi UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press)yang menjadikan wadah penerbit an ini sebagai acuan penerbitan ilmiah di LIPI. Sebagai salah satu satker layanan, penerapan panduan tata kelola penerbit an tersebut harus sejalan dengan implementasi manajemen mutu sesuai ISO 9001:2008. Lebih jauh lagi, sebagai representasi LIPI, LIPI Press harus menjadi lembaga acuan penerbit ilmiah nasi onal yang terakreditasi.
Untuk meningkatkan motivasi peneliti di LIPI dalam mener bitkan buku, UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) beru paya menerapkan sistem insentif bagi penulis. Sistem insentif ini merupakan bentuk penghargaan (reward) bagi peneliti yang ber komitmen untuk menghasilkan buku ilmiah berkualitas. Se lain berupa pembiayaan penuh dari mulai veriikasi sampai dis tribusi buku ke tokotoko buku seluruh Indonesia, dalam skala terbatas LIPI Press menyelenggarakan forum/diskusi atau be dah bukubuku terpilih. Insentif dapat pula berupa pemberian sejumlah uang yang besarannya disesuaikan dengan aturan keuangan APBN.
Ga
m
b
a
ra
n
Um
u
m
17
dimiliki oleh UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press), perluditetapkan suatu instrumen penilaian untuk menentukan pe ringkat naskah. Instrumen penilaian naskah ini dapat digunakan untuk pemberian insentif penulis atau penentuan terbitan yang akan diekspos ke publik (melalui bedah buku, peluncuran buku, dan pertukaran copyright buku). Penilaian ini melibatkan panel dewan editor substansi dan pimpinan Eselon 1LIPI serta mem pertimbangkan kesesuaian tema atau topik buku pada penye lenggaraan kegiatan tertentu.
D. Kebijakan Strategis
Kebijakan strategis UPT Balai Media Reproduksi (LIPI Press) pada prinsipnya ditetapkan untuk mendukung tujuan dan sasaran strategis satker, yang meliputi aspekaspek sebagai berikut.
1. Penguatan kelembagaan dan jejaring
Strategi penguatan kelembagaan dan jejaring dilakukan ter utama untuk mendukung layanan penerbitan ilmiah, yang meli puti proses veriikasi, penelaah dan penilaian naskah, pracetak, pengadaan pencetakan, dan distribusi serta diseminasi terbitan. Penguatan kelembagaan ini juga harus didukung oleh struktur yang tepat (right size) dan tata kelola (governance) penerbit ilmiah yang akuntabel. Untuk meningkatkan kapasitas kelembagaan penerbit ilmiah, UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) su dah mengusulkan naskah akademik penataan organisasi pener bit ilmiah yang pada intinya untuk mengantisipasi perkembang an layanan bidang penerbitan ilmiah.
Penguatan kelembagaan dan jejaring serta pemanfaatan teknologi terkini dimaksudkan untuk meningkatkan kapasitas dan kapabilitas layangan penerbitan yang eisien, akuntabel, dan transparan. Peningkatan jejaring juga meliputi penguatan jejaring pakar (penelaah), penulis, mitra penerbitan lainnya, pencetakan, dan editor teknis penerbitan serta kerja sama de ngan penerbit ilmiah lain yang memiliki reputasi internasional.
Di dalam penyusunan rencana kegiatan, UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) mengaitkannya dengan Kebijakan Strategis dan Program Perencanaan LIPI yang juga mengacu pada Program Perencanaan Nasional (Jakstra dan Propenas), dan memanfaatkan serta mencari peluang kerja sama baik dalam maupun luar negeri.
La
p
or
a
n
S
P
2. Penguatan SDM dan kompetensi
Strategi penguatan SDM dan kompetensi di UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) adalah dengan cara mengoptimalkan sumber daya yang ada saat ini, yaitu sumber daya yang berupa sarana dan prasarana, jejaring kerja sama, program rencana kerja, sistem manajemen/tata kelola kegiatan, dan SDM lintas fungsi serta lintas satuan kerja.
Di dalam penyusunan program dan recana kerja, UPT Ba lai Media dan Reproduksi (LIPI Press) mengintegrasikan dan menyelaras kan kompetensi inti yang ada serta memperhatikan isuisu strategis pada lingkup nasional, regional maupun inter nasional.
Strategi yang ditempuh untuk memenuhi kebutuhan or ganisasi akan SDM yang berkualitas pada prinsipnya adalah menerapkan konsep manajemen pengetahuan (knowledge man-agement) yang mengintegrasikan tiga elemen pengelolaan pen getahuan organisasi. Elemen pengelolaan pengetahuan terse but adalah proses manusia, sistem organisasi, dan teknologi. Sinergitas antarelemen secara seimbang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran strategis UPT Balai Me dia dan Reproduksi (LIPI Press). Penerapan manajemen penge tahuan dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan dengan mempertimbangkan aspek jenjang karir, minat, dan kemam puan (softskill dan hardskill) serta kebutuhan organisasi sesuai visi, misi, dan tujuannya.
Organisasi juga berkewajiban untuk membangun suasana kerja yang kondusif dengan menumbuhkan nilainilai utama (core values) yang baik seperti bekerja dalam tim (team work), koperatif, menumbuhkan rasa percaya sesama pegawai (trust building), kerelaan untuk berbagi pengetahuan, dan mengurangi hambatan (barrier) dalam berkomunikasi. Organisasi juga harus menjadwalkan kegiatan berbagi pengetahuan (knowledge shar -ing) dan eksternalisasi pengetahuan secara formal dan informal antarkaryawan dan pekerja pengetahuan (knowledge worker).
Satu strategi penting untuk SDM adalah terus mendorong penerapan sistem penghargaan dan disiplin (rewardand punish -ment) untuk memacu kinerja individu. Penghargaan yang dimak sud dapat berupa penghasilan yang bersifat inansial (selama dalam koridor aturan yang berlaku) dan penghargaan noni nansial seperti kesempatan untuk meningkatkan kinerja tugas masingmasing (misalnya melalui job enlargement dan job enrich -ment).
Ga
m
b
a
ra
n
Um
u
m
19
a. Mengikutsertakan pegawai pada forumforum peningkatan kapasitas melalui kegiatan seminar/training, termasuk pemagangan kerja (internship) penerbit dan studi banding; b. Mendukung para pegawai untuk meraih gelar pendidikan
yang lebih tinggi dengan tetap mempertimbangkan dina mika kinerja organisasi secara keseluruhan. Jalur pendidik an yang lebih tinggi merupakan salah satu upaya untuk menangkap pengetahuan dalam rangka mendukung tu gas fungsi masingmasing;
c. Memberi kesempatan setiap karyawan untuk menduduki jabatan (struktural dan fungsional) dan rotasi pegawai se suai dengan minat dan prestasi kinerja;
d. Melakukan pendampingan dan pemagangan kerja
(men-torship, internship, dan coaching) antarkaryawan maupun dengan pihak eksternal (mitra editor, penerbit, pakar, dan narasumber lainnya);
e. Menetapkan agenda untuk kunjungan ke toko buku, kun jungan ke penerbit ilmiah sejenis, pameran buku, bedah buku dalam rangka meningkatkan wawasan penerbitan dan perbukuan;
f. Meningkatkan keikutsertaan karyawan dalam pengambil an keputusan yang berhubungan dengan penerapan ke bijakan internal yang terkait dengan kinerja kepegawaian.
3. Peningkatan manajemen dan kualitas infrastruktur
pendukung kegiatan
Dalam menyediakan layanan penerbitan ilmiah UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) sudah menerapkan standar mutu layanan bagi pengguna jasa, yaitu sistem manajemen mutu (SMM) penerbitan ilmiah sesuai ISO 9001:2008, juga penerapan akreditasi penerbit ilmiah.
La
p
or
a
n
S
P
Dalam menentukan sarpras penerbitan, UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) harus mempertimbangkan aspek lingkungan, misalnya mengurangi oplah buku tercetak dan men dorong kebijakan penggunaan layanan elektronik (online). Peng adaan infrastruktur pengolah data (komputer personal, alat cetak) standar spesiikasi penerbitan (high speciication) dan ap likasi perangkat lunak penerbitan dan publikasi juga dimaksud kan untuk mendukung kegiatan.
4. Pengembangan sumber pendanaan
Kebijakan pengembangan dan pengelolaan sumber daya pen danaan di UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) harus berpegang teguh pada prinsipprinsip ketaatazasan, karena pada prinsipnya anggaran yang dikelola oleh organisasi ini ber asal dari rakyat dan pembayar pajak. Prinsipprinsip akuntabili tas dalam pengelolaan anggaran menjadi suatu kewajiban bagi seluruh sivitas untuk memenuhi kebutuhan pengguna layanan. Hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press)karena di sisi lain sebagai satker penerbit yang melayani pengguna di LIPI dan non LIPI, seluruh sivitas di tuntut lebih profesional.
21
cetak) standar spesiikasi penerbitan (high speciication
BAB III
GAMBARAN UMUM
PENYELENGGARAAN SPIP
Dalam Ketentuan Umum Peraturan Pemerintah Nomor 60 Ta hun 2008, Sistem Pengendalian Intern (SPI) dideinisikan sebagai proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai un tuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan orga nisasi melalui kegiatan yang efektif dan eisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundangundangan. Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) wajib diselenggarakan secara menyelu ruh di lingkungan pemerintah (unit kerja)dan daerah.
A. Tujuan SPIP
Penyelenggaraan SPIP diarahkan untuk mencapai beberapa tu juan yang mencakup:
a. Efektiitas dan eisiensi pencapaian tujuan Instansi Peme rintah sebagai bagian dari organisasi penyelenggara ne gara.
b. Keandalan pelaporan keuangan Instansi Pemerintah se hingga dapat dipercaya, baik oleh pihak internal maupun pihak eksternal Instansi Pemerintah yang berkepentingan dengan informasi di dalam laporan keuangan.
c. Pengamanan aset negara yang dikelola Instansi pemerin tah dan digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan instansi tersebut.
La
p
or
a
n
S
P
B. Unsur-Unsur SPIP
SPIP wajib diselenggarakan untuk memberi keyakinan mema dai bagi tercapainya empat tujuan yang merupakan pilarpilar penopang dari perwujudan tujuan berbangsa dan bernegara. Pilarpilar penyangga tersebut harus dibangun di atas fondasi unsurunsur SPIP yang terdiri dari:
a. Penciptaan lingkungan pengendalian yang kuat sebagai mana yang dimaksud dalam pasal 4 s.d. 12 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008.
b. Penilaian risiko sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 13 s.d. 17 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 untuk dapat mengantisipasi atau mengelola risiko yang dapat menggagalkan pencapaian tujuan.
c. Perancangan kegiatan pengendalian sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 18 s.d. 40 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 untuk mengamankan tiap proses yang diperlukan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. d. Penetapan mekanisme informasi dan komunikasi seba
gaimana yang dimaksud dalam pasal 41 s.d. 42 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 sehingga dapat menge tahui dan mendeteksi secara dini setiap permasalah an yang dihadapi dalam berorganisasi untuk mencapai tu juan.
e. Pemantauan untuk menilai efektivitas sistem pengendali an sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 43 s.d. 46 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008.
Kegiatan penerapan unsur SPIP adalah kegiatan di mana in frastruktur yang telah ada diterapkan sebagai suatu proses yang terintegrasi dengan tindakan dan kegiatan para pejabat dan pegawai UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press), dengan langkahlangkah sebagai berikut:
a. Mengintegrasikan unsurunsur SPIP pada setiap tindakan dan kegiatan pelaksanaan tugas pokok.
b. Melaksanakan unsurunsur SPIP sebagai suatu proses yang melekat dalam kegiatan pelaksanaan tugas pokok. c. Menerapkan unsurunsur SPIP secara dinamis dengan
23
BAB IV
PENILAIAN RISIKO DAN RENCANA
TINDAK PENGENDALIAN
PENYELENGGARAAN SISTEM
PENGENDALIAN INTERN
A. Penilaian Risiko pada Tingkat Kegiatan
Utama
1. Uraian dan tujuan kegiatan
Uraian dan tujuan kegiatan yang dianalisis pada prinsipnya di jabarkan dalam uraian tujuan strategis UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI Press) sebagaimana Lampiran 2, sedangkan uraian tujuan kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1berikut ini.
Tabel 1. Uraian Tujuan Kegiatan
No Kegiatan Tujuan Kegiatan Keselarasan dengan tujuan/ sasaran strategis
Operasional/ Ketaatan/ Keuangan/
Asset
1 2 3 4 5
1 Layanan Penerbit an Ilmiah
Menyediakan layanan penerbi tan ilmiah yang profesional, inova tif dan akuntabel serta memastikan penerapan stan dar dan kaidah yang ditetapkan untuk penerbitan ilmiah
Meningkatkan kinerja layanan penerbitan menjadi lebih
eisien, transparan dan akun tabel.
Meningkatkan kapasitas diseminasi dan pemanfaatan iptek melalui publikasi/terbi tan ilmiah kepada masyarakat pengguna.
Meningkatkan kontribusi LIPI untuk mencerdaskan kehidu pan bangsa melalui penyedi aan terbitan yang berkualitas melalui implementasi pan duan mutu penerbitan. Meningkatkan kontribusi LIPI untuk penyediaan terbitan yang berkualitas melalui implementasi panduan mutu penerbitan.
La
p
or
a
n
S
P
2. Identiikasi risiko
Kegiatan layanan penerbitan yang dianalisis terdiri dari delapan tahapan kegiatan yang merupakan satu kesatuan bisnis proses utama di LIPI Press. Jika dibandingkan dengan tahun 2015 maka ada penurunan uraian risiko dari 74 menjadi 58 uraian risiko di tahun 2016. Hal ini disebabkan karena sudah mulai berjalannya SPIP di tahun 2016 sesuai dengan prosedur, sehingga banyak uraian risiko yang diawal pelaksanaan SPIP 2015 masih belum ter manage dengan baik, sudah mulai bisa tertangani dan diken dalikan dengan baik di tahun 2016. Berikut rincian dalam Tabel Identiikasi Risiko (Lampiran 3). Kedelapan tahapan kegiatan yang dimaksud terdiri dari 1) veriikasi naskah, 2) penilaian dan penelaahan naskah, 3) copy editing, 4) visual editing, 5) proofread-ing, 6) predummy, 7) pengadaan percetakan, dan 8) pendistribu sian serta diseminasi.
Berdasarkan hasil indentiikasi risiko dan penyebabnya, sumber risiko dapat berasal dari internal dan eksternal. Hal itu dapat dimengerti karena proses penerbitan sangat tergantung pada kerja sama yang baik antara pihak yang terlibat, dalam hal ini pihak internal yaitu editor dan penanggungjawab (PJ) naskah, sedangkan pihak eksternal yaitu penelaah dan penulis.
3. Analisis risiko
Analisis risiko dilakukan dengan cara menguraikan setiap risiko yang sudah diidentiikasi sebelumnya. Analisis risiko mencakup analisis pemilik risiko, analisis penyebab risiko baik dari dalam maupun luar organisasi, dan dampak dari risiko tersebut.
Berdasarkan identiikasi risiko yang telah dilakukan terha dap kegiatan Penerbitan Ilmiah LIPI Press, dibuat penilaian se cara objektif oleh sepuluh peserta panel yang terdiri dari Kepala UPT (1 orang), perwakilan Editor Bahasa (4 orang), perwakilan editor visual (3 orang), perwakilan pejabat pengadaan barang (1 orang) dan Pejabat Pembuat Komitmen yang merangkap Kasub bag Tata Usaha (1 orang). Setiap orang menilai 58 uraian risiko untuk menilai ‘skala kemungkinan’ dan ‘skala dampak’ secara kuantitatif. Skala kemungkinan merujuk kepada tingkat kemung kinan risiko tersebut terjadi pada kegiatan yang dianalisis. Skala dampak menggambarkan tingkat dampak yang ditimbulkan jika risiko tersebut terjadi pada kegiatan yang dianalisis.
Pen
ila
ia
n R
isi
ko
2
5
Tabel 2. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Veriikasi Naskah
Tahapan Nama Risiko Rata-rata Skala Ke-mungkinan
Rata-rata Skala Dampak
Total Skor Setiap Pernyataan Risiko
Total Skor Setiap Tahapan Kegiatan
Rata-rata Skor Setiap Tahap Ke-giatan
Veriikasi
Naskah
Naskah dan syarat kelengkapan permohonan penerbitan tidak lengkap
2.50 2.90 7.25 39.64 7.92
Sistematika dan format naskah tidak lengkap atau tidak sesuai
3.00 3.50 10.5
Veriikatur tidak memutakhirkan
data naskah ke dalam database
naskah masuk
2.40 2.20 5.28
Penulis lambat menindaklanjuti
hasil veriikasi sebagai bahan draf
jawaban
3.40 3.60 12.24
LIPI Press lambat men girimkan surat jawaban permohonan penerbitan
terkait hasil veriikasi
kepada penulis/satker
Tabel 3. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Penilaian dan Penelaahan Naskah
Tahapan Nama Risiko Rata-rata Skala
Kemungkinan
Rata- rata Skala Dampak
Total Skor Setiap Pernyataan Risiko
Total Skor Setiap Taha-pan Kegiatan
Rata-rata Skor Setiap Tahap Ke giatan
Penilaian dan Penelaahan Naskah
Dewan Editor terlambat menentukan penelaah 3.00 3.90 11.70 91.37 9.14 Penetapan penelaah tidak sesuai dengan topik
bahasan naskah
2.60 3.90 10.14 Penelaah yang ditunjuk menyatakan tidak sang
gup menelaah
2.10 2.90 6.09 Naskah terlambat atau tidak sampai ke pene
laah
1.90 2.80 5.32 Penelaah sulit dihubungi 2.80 3.30 9.24 Penulis tidak melengkapi matriks hasil perbai
kan
3.00 3.40 10.20 Penulis lambat dalam merespons hasil telaah 3.90 4.40 17.16 Penangung jawab naskahtidak melakukan
pemutakhiran database naskah review
2.40 2.40 5.76 Dewan editor lambat dalam merespons per
setujuan penerbitan
2.50 3.60 9.00 Penanggungjawab naskah tidak memasukan
data naskah ke dalam database naskah pra cetak
Pen
ila
ia
n R
isi
ko
2
7
Tabel 4. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Copy Editing
Tahapan Nama Risiko
Rata-rata Skala Kemung-kinan
Rata-rata Skala Dam-pak
Total Skor Se-tiap Pernyata-an Risiko
Total Skor Se-tiap Tahapan Kegiatan
Rata-rata Skor Setiap Tahap Kegiatan
Copy editing Tidak tersedia copy editor yang siap melakukan
copy editing dengan segera
2.60 3.40 8.84 78.25 9.78 Nota penerbitan terlambat dibuat 3.20 2.90 9.28
Hasil editing masih tidak sesuai dengan gaya selingkung LIPI Press
3.00 3.70 11.10 Keterlambatan hasil copy editing 2.80 3.60 10.08 Hasil copy editing masih tidak sesuai dengan
gaya selingkung LIPI Press
2.80 3.40 9.52
PJ terlambat memveriikasi hasil copy editing 2.60 3.20 8.32
Penulis lambat merespons perbaikan naskah hasil copy editing
3.50 4.10 14.35 PJ naskah tidak melakukan pemutakhiran d
ata-base pracetak
Tabel 5.Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Visual Editing
Tahapan Nama Risiko Ratarata Skala Kemungkinan
Ratarata Skala Dampak
Total Skor Se tiap Pernyataan Risiko
Total Skor Setiap Tahapan Keg iatan
Ratarata Skor Setiap Tahap Kegiatan
Visual Editing Tidak tersedia Editor visual yang siap melaku kan visual editing dengan segera
2.60 3.40 8.84 111.88 9.32 Gambar bahan desain sampul tidak sesuai
dengan spesiikasi penerbitan 3.50 3.50 12.25
Keterlambatan menentukan desain sampul yang tepat
2.70 3.00 8.10 Sistematika naskah hasil visual editing tidak
sesuai dengan naskah hasil copy edit
2.90 3.80 11.02
Hasil layout masih tidak sesuai dengan gaya selingkung LIPI Press
2.70 3.40 9.18
Keterlambatan penulis dalam menanggapi hasil proofreading
3.20 3.70 11.84 Infrastruktur pekerjaan proofread tidak siap
(printer, software error)
2.90 3.60 10.44 Hasil koreksi dari penulis pada tahap
proof-reading tidak sesuai dengan gaya selingkung LIPI Press
2.90 3.40 9.86
Infrastruktur penyiapan naskah predummy
tidak siap
2.70 2.90 7.83
Pen
ila
ia
n R
isi
ko
2
9
Tabel 6. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Proofreading
Tahapan Nama Risiko
Rata-rata Skala Ke-mungkinan
Rata-rata Skala Dampak
Total Skor Setiap Pernyataan Risiko
Total Skor Setiap Tahapan Kegiatan
Rata-rata Skor Setiap Tahap Kegiatan
Proofreading Tidak tersedia editor yang siap melakukan
proofread dengan segera
2.40 3.20 7.68 46.09 9.21 Hasil proofread dari editor visual masih tidak
sesuai dengan gaya selingkung LIPI Press
2.40 3.40 8.16
Hasil koreksi akhir proofread tidak sesuai den gan gaya selingkung LIPI Press
2.40 3.70 8.88
Penulis lambat merespons perbaikan naskah hasil proofread
3.50 4.10 14.35
Proofreader tidak memutakhirkan database 2.60 2.70 7.02
Tabel 7. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Pengecekan Predummy
Tahapan Nama Risiko
Rata-rata Skala Ke-mungkinan
Rata-rata Skala Dampak
Total Skor Setiap Pernyataan Risiko
Total Skor Setiap Tahapan Kegiatan
Rata-rata Skor Setiap Tahap Kegiatan
Pengecekan predummy
Tidak tersedia Editor yang siap melakukan
predummy dengan segera
2.50 3.10 7.75 31.44 7.86 Penulis lambat merespons perbaikan naskah
hasil predummy
2.70 3.50 9.45 Keterlambatan penulis merespons persetujuan
cetak
2.70 3.40 9.18 Editor yang melakukan predummy tidak memu
takhirkan Database
Tabel 8. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Pengadaan Pencetakan
Tahapan Nama Risiko
Rata-rata Skala Ke-mungkinan
Rata-rata Skala Dampak
Total Skor Se-tiap Pernyata-an Risiko
Total Skor Setiap Taha-pan Kegiatan
Rata-rata Skor Setiap Tahap Kegiatan
Pengadaan Pencetakan
Nota penerbitan belum lengkap sehingga SPBJ belum dapat dibuat
3.40 3.50 11.90 122.25 9.40 Pejabat Pengadaan yang ditunjuk tidak segera dapat
menjalankan tugas
3.00 3.60 10.80 Penetapan harga barang/jasa pada HPS tidak akurat 2.70 3.60 9.72
Calon penyedia tidak dapat memenuhi spesiikasi ba rang/jasa sesuai harga yang ditawarkan
2.50 3.10 7.75 Dokumen Calon Penyedia tidak lengkap atau tidak sesuai 2.70 3.30 8.91
Spesiikasi dan harga Penawaran tidak sesuai dengan
permintaan
2.70 3.30 8.91 Keterlambatan penyampaian dummy percetakan dari
Calon Penyedia
2.90 3.60 10.44
Dummy percetakan tidak sesuai dengan naskah inal siap
cetak
2.50 3.50 8.75 Keterlambatan pengembalian dummy percetakan dari
editor yang melakukan veriikasi dummy
3.10 3.70 11.47 Kesalahan klausulklausul pada Surat Pesanan/Surat
Perintah Kerja/Kontrak
2.20 3.50 7.70
Ketidaksesuaian spesiikasi bahan/barang/jasa dengan
spesiikasi pada SP/SPK/Kontrak 2.20 3.50 7.70
Waktu proses pengerjaan tidak sesuai dengan jadwal yang ditetapkan
Pen
ila
ia
n R
isi
ko
3
1
Tabel 9. Analis Risiko Layanan Penerbitan Ilmiah untuk Tahap Pendistribusian dan Diseminasi
Tahapan Nama Risiko
Rata-rata Skala Ke-mungkinan
Rata-rata Skala Dam-pak
Total Skor Se-tiap Pernyataan Risiko
Total Skor Se-tiap Tahapan Kegiatan
Rata-rata Skor Setiap Tahap Kegiatan
Distribusi dan Diseminasi Dokumen SPDT terlambat dibuat 2.70 3.20 8.64 8.64 8.64
Tabel 10. Komparasi Skor Risiko di Tahun 2015 dan 2016
No
Tahun 2015 Rata-rata Skor Setiap
Tahap Kegiatan Peringkat
Tahun 2016 Rata-rata Skor
Se-tiap Tahap Kegiatan Peringkat Pergerakan
Tahapan Tahapan
1 Veriikasi Naskah 9.73 2 Veriikasi Naskah 7.92 7
2 Penilaian dan Penelaahan Naskah
9.27 4 Penilaian dan Penelaahan Naskah
9.14 5
3 Copy Editing 9.08 6 Copy Editing 9.78 1
4 Visual Editing 9.16 5 Visual Editing 9.32 3
5 Proofreading 9.42 3 Proofreading 9.21 4
6 Pengecekan predummy 10.07 1 Pengecekan predummy 7.86 8
7 Pengadaan Pencetakan 8.30 7 Pengadaan Pencetakan 9.40 2
La
p
or
a
n
S
P
Berdasarkan hasil analisis risiko yang diuraikan pertahap kegiatan layanan penerbitan ilmiah LIPI Press di tahun 2016 ada perubahan bobot risiko dan pergeseran peringkat pada tahap kegiatan. Dimana pada tahun 2015 skor tertinggi adalah pada tahap predummy yaitu 10,7. Di tahun 2016 tertinggi adalah pada tahap kegiatan copy editing yaitu 9,78, secara ratarata keseluruh an risiko sudah menurun. Ini menunjukkan bahwa program SPIP sudah mulai diinternalisasi secara personal ke civitas LIPI Press. Berikut adalah tabel komparasi skor risiko di tahun 2015 dan 2016.
Berdasarkan tabel 10, pada tahapan Pengecekan Predum-my, Veriikasi Naskah, Proofreading, Penilaian dan Penelaah an Naskah, Distribusi dan Diseminasi peringkat risiko turun. Sedang kan pada tahapan Copy Editing, Visual Editing dan Peng adaan Pencetakan naik dengan ratarata nilai/skor kenaikan kurang dari 1 (0,8). Ini merupakan indikator bahwa program SPIP sudah dapat dikatakan berjalan dengan semakin baik di tahun 2016. Kedepan tantangan LIPI Press adalah menekan agar nilai ratarata pertahapan akan semakin turun, sehingga pelayanan penerbitan LIPI Press akan semakin baik.
4. Peta Risiko
Dari analisis risiko yang telah dilakukan sebelumnya kemudian dibuat skala kemungkinan dan dampak terhadap risiko yang telah diidentiikasi. Kemungkinan risiko dapat dikategorikan dalam kategori ‘sangat jarang terjadi’ hingga ‘hampir pasti terjadi’ se dangkan dampak risiko dapat dikategorikan dalam kategori ‘sa ngat rendah’/’tidak signiikan’ hingga ‘sangat tinggi’/’katastropik’, sebagaimana terlihat pada Tabel 11.
Tabel 11. Nilai Skala Kemungkinan dan Dampak
Skala Nilai Skala Kemungkinan Nilai Skala Dampak
1 Sangat jarang Tidak signiikan
2 Jarang Kecil
3 Mungkin Sedang
4 Kemungkinan Besar Besar
5 Hampir Pasti Katastropik
Sedangkan katagori risiko pada pada kegiatan dan tindakan yang diambil mengacu pada Tabel 12.
Tabel 12. Kategori Level
Kategori Level Skor (x) Tindakan yg Diambil
Sangat Rendah 0 ≤ x ≤ 4,5 Tidak diperlukan tindakan Rendah 4,5 < x ≤ 9,5 Diambil tindakan jika diperlukan Sedang 9,5 < x ≤ 14,5 Diambil tindakan jika sumber daya
P
en
ila
ia
n
R
is
ik
o
33
Kategori Level Skor (x) Tindakan yg DiambilTinggi 14,5 < x ≤ 19,5 Diperlukan tindakan untuk mengelola risiko Ekstrim 19,5 < x ≤ 25 Diperlukan tindakan segera utk mengelola
risiko Keterangan:
x: Skor
Berdasarkan hasil penilaian risiko untuk skala kemungkin an dan skala dampak dapat diketahui total skor untuk 58 risiko yang telah terdata (data rinci dan peringkat risiko dapat dilihat pada Lampiran 4). Total skor risiko tertinggi mencapai nilai 17,16 dan skor terendah adalah 4.37, sedangkan ratarata nilai skor sebesar 8,9. Dengan demikian secara ratarata, risiko dan dam pak kegiatan layanan penerbitan ilmiah di LIPI Press pada tahun 2016 semakin baik yaitu dari kategori ‘sedangrendah’ menjadi ‘sangat rendahrendah’ Meskipun demikian, jika risiko tidak dike lola dengan baik, secara sistematis dapat mengganggu layan an penerbitan ilmiah yang pada akhirnya dapat menghambat produktivitas buku ilmiah yang diterbitkan.
Jika dilihat dari nilai kuantitatifnya, risiko tertinggi dalam layan an penerbitan adalah pada tahap Penilaian dan Penelaah an Naskah, khususnya untuk pernyataan risiko keterlambatan penulis dalam menindaklanjuti hasil telaah. Dari sisi penulis, ketika terjadi revisi mayor dimana harus mengubah substansi maka ini akan memakan waktu yang cukup lama dan membu tuhkan banyak upaya. Adakalanya penulis harus merombak kembali struktur tulisan yang akan diserahkan kembali ke LIPI Press. Dari sisi penerbit, LIPI Press tidak akan memulai proses penerbitan ke tahap selanjutnya jika revisi ini belum ditindak lanjuti. Secara keseluruhan, kinerja penerbitan akan terhambat karena keterlambatan penulis menindaklanjuti hasil telaah.
Jika dilihat lebih dalam, lima risiko tertinggi hasil penilaian tim adalah risiko keterlambatan yang kesemuanya bersumber dari faktor eksternal yaitu dari penulis dengan kisaran skor 12,24 17,16 (kategori ‘sedangtinggi). Kelima pernyataan risiko terting gi yang terdata adalah sebagai berikut.
a. Penulis lambat merespons hasil penelaahan (tahap kegiat an penilaian dan penelaaahan naskah).
b. Penulis lambat merepons hasil perbaikan naskah copy ed-iting (tahap kegiatan copy eded-iting).
c. Penulis lambat merespons perbaikan naskah hasil proof-read (tahap proofproof-reading)
d. Gambar bahan desain sampul tidak sesuai dengan spesii kasi penerbitan (Visual Editing)
La
p
or
a
n
S
P
Dalam melaksanakan fungsi penerbitan, keterlambatan proses merupakan salah satu risiko utama yang harus dikelola oleh LIPI Press. Sumber keterlambatan bukan hanya dari internal (editor teknis seperti copy editor atau editor visual), namun juga dari pelanggan utama, yaitu penulis dan Dewan Editor. Dalam pengendalian risiko yang bersumber dari eksternal, diperlukan strategi komunikasi dan media yang tepat karena tingginya kon tribusi dan keterlibatan personal dalam proses bisnis penerbit an. Di lain pihak, LIPI Press tidak dapat sepenuhnya mengendali kan risiko eksternal tersebut sebagaimana layaknya risiko yang berasal dari internal LIPI Press.
Data skor risiko tertinggi juga menunjukkan bahwa skor risiko dan dampak tertinggi ada pada seluruh lini proses pener bitan. Hal ini juga tergambar dalam uraian sebelumnya, jika ditinjau dari tahapan kegiatan, keterlambatan dan kekurangan sejak tahap veriikasi naskah akan mengakibatkan akumulasi tingginya risiko dan dampak pada tahap akhir penyiapan bahan sebelum pencetakan, yaitu tahap pengecekan predummy.
5. Prioritas penanganan Risiko
Prioritas pengendalian risiko ditentukan berdasarkan tingkat atau kategori risiko. Berdasarkan hasil analisis penilaian risiko dan dampak, telah dibuat peringkat untuk 58 pernyataan risiko (Lampiran 4). Walaupun secara kategori belum termasuk kate gori risiko yang berat, dari 58 risiko yang terdata dipilih 19 risiko dengan skor diatas 10.00 yang harus segera ditangani seperti yanga tercantum pada Tabel 13.
Tabel 13. Prioritasi 19 Risiko pada Layanan Penerbitan Ilmiah LIPI Press
Peringkat No Nama Risiko
Rata-Rata Skor Kemung-kinan
Rata-Ra-ta Skor Dampak
Total skor
1 2.6.1 Penulis lambat dalam mere
spons hasil telaah 3.90 4.40 17.16
2 3.5.1 Penulis lambat merespons per
baikan naskah hasil copy editing 3.50 4.10 14.35
3 5.4.1 Penulis lambat merespons per
baikan naskah hasil proofread 3.50 4.10 14.35
4 4.2.1
Gambar bahan desain sampul
tidak sesuai dengan spesiikasi
penerbitan
3.50 3.50 12.25
5 1.3.1
Penulis lambat menindaklanjuti
hasil veriikasi sebagai bahan
draf jawaban
3.40 3.60 12.24
6 7.1.1
Nota penerbitan belum lengkap sehingga SPBJ belum dapat dibuat
3.40 3.50 11.90
7 4.3.2 Keterlambatan penulis dalam
P
en
ila
ia
n
R
is
ik
o
35
8 2.1.1 Dewan Editor terlambat menentukan penelaah 3.00 3.90 11.70
9 7.8.2
Keterlambatan pengembalian
dummy percetakan dari edi
tor yang melakukan veriikasi
dummy
3.10 3.70 11.47
10 3.3.1
Hasil editing masih tidak sesuai dengan gaya selingkung LIPI Press
3.00 3.70 11.10
11 4.2.3
Sistematika naskah hasil visual editing tidak sesuai dengan nas kah hasil copy edit
2.90 3.80 11.02
12 7.2.1
Pejabat Pengadaan yang ditun juk tidak segera dapat men jalankan tugas
3.00 3.60 10.80
13 7.10.2
Waktu proses pengerjaan tidak sesuai dengan jadwal yang ditetapkan
2.80 3.80 10.64
14 1.1.2 Sistematika dan format naskah
tidak lengkap atau tidak sesuai 3.00 3.50 10.50
15 4.3.3
Infrastruktur pekerjaan proof-read tidak siap (printer, software error)
2.90 3.60 10.44
16 7.7.1
Keterlambatan penyampaian
dummy percetakan dari Calon Penyedia
2.90 3.60 10.44
17 2.5.1 Penulis tidak melengkapi
matriks hasil perbaikan 3.00 3.40 10.20
18 2.1.2
Penetapan penelaah tidak sesuai dengan topik bahasan naskah
2.60 3.90 10.14
19 3.3.2 Keterlambatan hasil copy editing 2.80 3.60 10.08
Ke19 risiko yang menjadi prioritas penanganan berada pada skor minimal 10. Pertimbangan jumlah risiko yang dita ngani bukan sematamata berdasarkan nilai di atas 10, namun secara substansi 19 risiko tersebut tidak dapat dipisahkan satu sama lainnya. Dengan kata lain, jika salah satunya tidak terta ngani dengan baik di awal tahapan dan proses kegiatan dapat menyebabkan kegagalan dan dampak yang buruk pada tahapan kegiatan berikutnya.
La
p
or
a
n
S
P
B. Rencana Kegiatan Pengendalian
Berdasarkan 19 prioritas risiko pada Tabel 12 dapat disusun ren cana pengen dalian sebagaimana Tabel Pengendalian dan Ren cana Tindak Pengendalian pada Lampiran 5.
Sampai saat ini, sudah dilaksanakan pengendalianpengen dalian atas risiko yang akan terjadi. Risiko dan potensi risiko yang terindentiikasi dapat memberikan umpan balik proses pembelajaran kepada LIPI Press untuk terus menyempurnakan tata kelola layanan ilmiah.
Berdasarkan analisis risiko (Lampiran 5), terdapat 19 risiko yang sudah dikendalikan secara berkala dengan urutan skor risiko dari tertinggi sampai rendah, yaitu:
a. Penulis lambat dalam merespons hasil telaah;
b. Penulis lambat merespons perbaikan naskah hasil copy editing;
c. Penulis lambat merspons perbaikan naskah hasil proof-read;
d. Gambar bahan desain sampul tidak sesuai dengan spesi ikasi penerbitan;
e. Penulis lambat menindaklanjuti hasil veriikasi sebagai ba han draf jawaban;
f. Nota penerbitan belum lengkap sehingga SPBJ belum dapat dibuat;
g. Keterlambatan penulis dalam menganggapi hasil proof-reading;
h. Dewan Editor terlambat menentukan penelaah;
i. Keterlambatan pengembalian dummy percetakan dari edi tor yang melakukan veriikasi dummy;
j. Hasil copy editing masih tidak sesuai dengan gaya seling kung LIPI Press;
k. Sistematika naskah hasil visual editing tidak sesuai dengan naskah hasil copy edit;
l. Pejabat Pengadaan yang ditunjuk tidak segera dapat men jalankan tugas;
m. Waktu proses pengerjaan tidak sesuai dengan jadwal yang ditetapkan;
n. Sistematika dan format naskah tidak lengkap atau tidak sesuai;
o. Infrastruktur pekerjaan proofread tidak siap (printer, soft -ware error);
p. Keterlambatan penyampaian dummy percetakan dari Calon Penyedia;
q. Penulis tidak melengkapi matriks hasil perbaikan;
r. Penetapan penelaah tidak sesuai dengan topik bahasan naskah;
