PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
oleh :
Robaini, S.IP
MATERI
ADMINISTRASI PERKANTORAN
TUJUAN :
Setelah mengikuti pelatihan peserta diharapkan memiliki pengetahuan dan
kemampuan melaksanakan tugas
administrasi perkantoran secara baik dan
PERMASALAHAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Kurangnya pemahaman terhadap Pedoman
Tata Naskah Dinas (TND)
Kurangnya kepatuhan terhadap Pedoman
TND
MAKSUD DAN TUJUAN
a. Menggunakan acuan yang sama dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan.
SASARAN
a. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam
penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan;
b. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;
c. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi
tulis;
ASAS
ASAS TATA
NASKAH DINAS
EFEKTIF DAN EFISIEN, PEMBAKUAN
PERTNGGUNGJAWABAN, KETERKAITAN
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS
Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah
dinas arahan dan naskah dinas korespondensi.
A. NASKAH DINAS ARAHAN
Naskah Dinas Arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dijadikan pedoman dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan berupa produk hukum yang
WEWENANG PENETAPAN DAN PENANDATANGANAN
Pejabat yang berwenang menetapkan dan
Pengundangan
Agar setiap orang mengetahuinya, peraturan yang telah ditetapkan oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan diundangkan dalam Berita Negara Republik Indonesia melalui
Kementerian Hukum dan HAM c.q. Direktorat Jenderal Peraturan Perundangundangan.
Pengabsahan
B. NASKAH DINAS KORESPONDENSI
SYARAT PENYUSUNAN NASKAH DINAS
1. Ketelitian
Dalam menyusun naskah dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan keputusan/kebijakan.
2. Kejelasan naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.
5. Pembakuan
CARA PENOMORAN NASKAH DINAS
Contoh penomoran Instruksi:
INSTRUKSI KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN NOMOR: HK.05.01.1.22.06.13.001
Keterangan :
a) HK.05.01 : Kode Klasifikasi instruksi
b) 1 : Kode unit kerja pejabat penandatangan (Kepala Badan POM)
c) 22 : Kode unit kerja pembuat surat d) 06.13 : Bulan dan tahun terbit
CARA PEMBUBUHAN PARAF
Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh para pejabat dua tingkat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut.
Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut. (a) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah
pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kiri/ sebelum nama pejabat penanda tangan surat.
(b) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di
PENGAMANAN NASKAH DINAS
Kategori klasifikasi keamanan untuk naskah dinas, terdiri dari :
1. Sangat rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan negara;
2. Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber
daya nasional, ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat dalam naskah dinas bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi;
3. Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan
PEMBERKASAN
Pengaturan dan penyimpanan arsip scr logis dan sistematis dgn menggunakan huruf, nomor atau kombinasi huruf dan nomor yg digunakan sebagai
TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP
1. Menjaga kesatuan dan keamanan informasi
2. Mempercepat penemuan kembali arsip secara cepat dan lengkap
PERALATAN YANG DIGUNAKAN
1. Filing cabinet/lemari penyimpanan arsip
2. Guide/sekat : pembatas antar file, biasanya terbuat dari karton tebal yang mempunyai tab
3. Out Indikator : sebagai alat untuk mengganti arsip yang dipinjam
a. Out Guide: mengganti folder yang diambil/dipinjam b. Out Sheet : mengganti arsip yang diambil/dipinjam,
diletakkan di folder dimana arsip itu diambil
SARANA PEMBERKASAN
PERANGKAT KERAS :
FILING CABINET,
LEMARI ARSIP, SEKAT/GUIDE, FOLDER
PERANGKAT LUNAK :
KODE KLASIFIKASI INDEKS
PENYIMPANAN ARSIP
PENYIMPANAN ARSIP AKTIF
1. Dilaksanakan di tiap unit pengolah
2. Penyimpanan dilaksanakan sesuai materi arsip (alfabetis, numerik, subjek, geografis) 3. Didasarkan pada pola klasifikasi (subjek) 4. Prosedur:
a. Pemeriksaan b. Penentuan indeks c. Pemberian kode d. Tunjuk silang e. Penyortiran
f. Penempatan arsip
PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF
1. Dilaksanakan di Unit Kearsipan Departemen dan Unit Kearsipan Unit Utama atau lembaga kearsipan di provinsi, Kabupaten/kota;
2. Prinsip original order dan provenance 3. Prosedur:
a. Penerimaan
b. Pemeriksaan kesesuaian arsip dengan daftarnya.
c. Jika terjadi kesalahan melakukan perbaikan penataan fisik dan daftar
d. Penandatanganan BA pemindahan arsip e. Penataan arsip dalam boks
f. Pelabelan
g. Penataan boks dalam rak h. Penyusunan daftar dengan
PERALATAN YANG DIGUNAKAN
3. Folder atau Map : berfungsi untuk menempatkan arsip.
Mempunyai tab untuk menuliskan kode & indeks berkas.
4. Guide & Folder Miscellaneous sebagai penampung
sementara terhadap surat-surat yang jumlahnya masih sedikit (kurang dari 5 lembar)
Sosialisasi SE Kearsipan
TAB
FOLDER
35,5 cm
24 cm
2 cm
8 cm
Tab
24 cm
35,5 cm
2 cm
8 cm
TE
FOLDER
SEKUNDER
PRIMER
GUIDE ATAU SEKAT
PERDATA
PIDANA
HK.O3
BANTUAN HUKUM
OUT INDIKATOR
Sosialisasi SE Kearsipan
TATA CARA
PROSEDUR PEMBERKASAN
1. PEMERIKSAAN
memeriksa surat/berkas yang akan disimpan, dengan cara :
- lihat disposisi (simpan, file, arsip) - Kelengkapan surat
2. PENENTUAN INDEKS
- tentukan kata tangkap, berupa nama orang, nama lokasi, nama organisasi, masalah atau subyek, nama yang sering disebut atau digunakan,
- singkat dan jelas
- Mewakili topik yang ada dalam arsip, - Spesifik
CONTOH CARA MENGINDEKS:
Surat tentang Rencana Kunjungan Anggota DPRD
Kodenya :
Primer : HM. HUBUNGAN MASYARAKAT Sekunder : HM.02. Protokoler
Tersier : HM.02.01. Kunjungan
3. PEMBERIAN KODE KLASIFIKASI
Setiap surat yang akan diberkaskan diberi kode klasifikasi terlebih dahulu sesuai
KEGUNAAN KLASIFIKASI
MENGELOMPOKKAN ARSIP YANG MASALAHNYA SAMA DALAM SATU BERKAS;
MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA LOGIS DAN SISTEMATIS;
PENGERTIAN KLASIFIKASI
Klasifikasi Arsip adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah dan merupakan pedoman
KLASIFIKASI
Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal
urusan atau masalah dalam bentuk angka, huruf atau keduanya.
CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI
Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang
mencerminkan fungsi dan kegiatan pemerintahan, pembangunan, pembinaan dll.
Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan
4.
TUNJUK SILANG
• JIKA SATU SURAT MEMPUNYAI 2 MASALAH ATAU LEBIH
• JIKA ADA PERUBAHAN NAMA, BAIK ORANG, TEMPAT ATAU ORGANISASI
TUNJUK SILANG
Jenis:
1. Lembaran
Digunakan untuk menggantikan arsip yang disimpan di tempat lain.
2. Guide/ Folder
5. PENEMPATAN ARSIP
g
KP. KEPEGAWAIAN
KP.09. Kesejahteraan
Kp.09.01. Cuti Cuti Tahunan
188 - TAHUN 2007 Cuti alasaN PENTING
400 – KESEJAHTERAAN RAKYAT
470 - KEPENDUDUKAN
471 – KARTU KELUARGA
471 - DUSUN LEREP 471 - DUSUN MANDALA
471 - DUSUN ADIREJO
Simulasi penataan arsip
41
FILING CABINET
DAFTAR BERKAS
Bertujuan untuk mengetahui jumlah arsip di instansi yang akan dibenahi
Out Put : Daftar Ikhtisar Arsip
DAFTAR ISI BERKAS
Bertujuan untuk mengetahui jumlah arsip di instansi yang akan dibenahi
Out Put : Daftar Ikhtisar Arsip
LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP
1. Arsip hanya digunakan untuk kepentingan dinas.
2. Arsip hanya digunakan oleh pegawai yang berwenang. 3. Pengaturan kewenangan didasarkan pada:
a. Level Jabatan
b. Keterkaitan Tugas dan Fungsi dengan arsip yang digunakan.
LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP
4. Karena sifatnya tertutup perlu ada batasan, siapa yg
berhak meminjam arsip & siapa yg berhak mengijinkan 5. Jangka waktu peminjaman dibatasi maksimal 1 minggu
dan dpt diperpanjang
6. Ada pengendalian/ pencatatan sbg bukti terjadinya transaksi peminjaman
PERALATAN PEMINJAMAN ARSIP
Buku Peminjaman Arsip
NO. URUT
KODE / NO.SURAT
OUT INDICATOR
Sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
1 folder outguide
OUT SHEET
No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf OUT GUIDE
TERIMA KASIH
