FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR
KODE: MP KK NO. 16
JUDUL PROSEDUR PENGAJUAN PENGGANTIANPEMBELIAN BARANG/ KONSUMSI
TANGGAL DIKELUARKAN 17 PEBRUARI 2010
AREA BIDANG KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN NO. REVISI:
-1. TUJUAN
Memberikan petunjuk kepada Jurusan, Program Studi dan bagian atau sub bagian yang akan mengajukan permintaan pembelian barang / konsumsi di FMIPA Undip.
2. PENGERTIAN
Pada suatu penyelenggaraan kegiatan tertentu dimungkinkan untuk melakukan pembelian barang/konsumsi.
Sebagai pertanggung jawaban kegiatan pembelian barang/konsumsi tersebut, maka perlu adanya administrasi keuangan.
Pembelian barang / konsumsi tersebut dilampiri dengan daftar hadir ataupun penerima barang.
Sebagai bukti pertanggung jawaban harus ada kuitansi yang telah mendapat persetujuan dari pimpinan Fakultas
3. RUANG LINGKUP MP PENGAJUAN PENGAJUAN PENGGANTIAN PEMBELIAN BARANG / KONSUMSI:
a. Persyaratan pengajuan hororarium b. Tahap pengajuan
c. Pihak-pihak yang terlibat d. Waktu yang dibutuhkan
e. Dokumen pendukung yang dibutuhkan
4. TANGGUNG JAWAB
Dekan dan Pembantu Dekan II selaku PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) bertanggung jawab agar prosedur ini dapat diikuti dengan benar.
PROSEDUR
1 Bagian Keuangan menerima permintaan pembayaran pembelian barang / konsumsi dari pihak pelaksana kegiatan
2 Pihak pelaksana kegiatan membuat kuitansi sesuai dengan perincian jumlah yang diminta
3 Bagian keuangan mengecek kuitansi tersebut tentang kelengkapan yang harus ada (materai, daftar hadir, tanda tangan dan nama penerima barang)
4 Bagian keuangan membukukan kuitansi tersebut untuk di rekap dengan kuitansi-kuitansi yang lain,untuk diajukan GU (Ganti Uang) atau TUP (Tambahan Uang Persediaan)
5 Bagian keuangan membuat perincian GU (Ganti Uang) atau TUP ( Tambahan Uang Persediaan), SPM (Surat Perintah Membayar),SPP (Surat Perintah Pembayaran),SPTJ (Surat Pernyataan Tanggung Jawab),SPTJB (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja) beserta rekap pajak diusulkan/ diajukan ke bag keu. Kantor pusat
6 Bagian keuangan kantor pusat melakukan verifikasi atas usulan GU atau TUP dari fakultas dan mengembalikan ke fakultas untuk diperbaiki bila ditemukan kesalahan
7 Bendahara pengeluaran kantor pusat membuat cek sesuai dengan pengajuan dari fakultas dan mentransfer uang tersebut ke rekening giro dekan fakultas
8 Bagian keuangan mengambil uang di bank sesuai jumlah pengajuan dengan menggunakan cek yang ditandangani PPK fakultas sesuai jumlah pengajuan
9 Bagian keuangan membayarkan tagihan kuitansi tersebut kepada pihak pelaksana kegiatan sesuai dengan jumlah yang tertera kuitansi yang telah disyahkan oleh PPK, kasub. Keu dan Kepeg.,Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) dan Kasub Umum dan perlengkapan
10 Bagian keuangan menyimpan arsip kuitansi sebagai bukti pertanggung jawaban (SPJ)
DIAGRAM ALUR
PENGAJUAN PENGGANTIAN PEMBELIAN BARANG/ KONSUMSI
N dari pihak pelaksana kegiatan
2. Pihak pelaksana kegiatan membuat kuitansi sesuai dengan perincian jumlah yang diminta
3. Bagian keuangan mengecek kuitansi tersebut tentang kelengkapan yang harus ada - Tanda tangan dan penerima barang
4. Bagian keuangan membukukan kuitansi tersebut untuk di rekap dengan kuitansi-kuitansi yang lain,untuk diajukan GU (Ganti Uang) atau TUP (Tambahan Uang Persediaan)
- Kwitansi - Daftar Hadir - Tanda tangan dan penerima barang
5. Bagian keuangan membuat - Tanda tangan dan penerima barang - Rincian GU/TUP
melakukan verifikasi atas usulan GU atau TUP dari fakultas dan mengembalikan ke fakultas untuk diperbaiki apabila ditemukan kesalahan
7 Bendahara pengeluaran kantor pusat membuat cek sesuai
dengan pengajuan dari Fakultas dan mentransfer uang tersebut ke rekening giro dekan fakultas
8 Bagian keuangan mengambil uang di bank sesuai jumlah pengajuan dengan mengguna kan cek yang ditandangani PPK fakultas sesuai jumlah pengajuan
9 Bagian keuangan membayar kan tagihan kuitansi tersebut kepada pihak pelaksana kegiatan sesuai dengan jumlah yang tertera kuitansi yang telah disyahkan oleh PPK, kasub. Keu dan Kepeg.,Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) dan Kasub Umum dan perlengkapan
10 Bagian keuangan menyimpan arsip kuitansi sebagai bukti pertanggung jawaban (SPJ)
