• Tidak ada hasil yang ditemukan

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Membagikan "BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN"

Copied!
21
0
0

Teks penuh

(1)

29

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1.

Riwayat Perusahaan

Yayasan Saddhapala merupakan sebuah Yayasan yang bergerak dalam bidang

sosial keagamaan. Nama Yayasan Saddhapala ditetapkan berdasarkan pemungutan

suara yang diadakan oleh para aktivis beragama Buddha yang berada di perumahan

Bojong Indah Cengkareng Jakarta Barat.

Dengan melalui pemungutan suara, ditetapkan nama Yayasan Saddhapala dan

9(sembilan) orang sebagai pendirinya, yang mana setiap keluarga hanya boleh

diwakili oleh satu orang pendiri. Maka berdirilah Yayasan Saddhapala dengan Akta

Pendirian No:21 pada tanggal 4 Juli 1992 oleh notaris Darsono Ps. SH.

Setelah Yayasan terbentuk, pada tanggal 28 Juli 1992 dibuatkanlah Akta tanah

seluas 783 m2, yang mana untuk pembayaran Akta tanah tersebut diadakan malam

penggalangan dana. Setelah 2(dua) tahun berjalan pada tahun 1993 untuk menghindari

perpindahan tempat, maka dengan swadaya umat dan masyarakat sekitar dihimpunlah

dana untuk membangun di atas tanah tersebut sebuah bedeng sementara untuk

melaksanakan kegiatan Yayasan Saddhapala. Kegiatan-kegiatan tersebut antara lain:

a)

Di Bidang Keagamaan

-

Mendirikan dan mengelola perpustakaan agama Buddha di Indonesia.

-

Menyokong kebutuhan para Bhikkhu (pemuka agama Buddha) dalam

menyebarkan agama.

-

Mendirikan dan mengelola pusat pembinaan mental dan spiritual bagi umat

beragama Buddha.

-

Menerbitkan buku-buku dan majalah untuk disalurkan kepada umat Buddha

secara berkala.

-

Mengembangkan dan membina kebudayaan agama Buddha yang bercorak

Indonesia.

-

Membantu program pemerintah dalam menyelenggarakan lembaga pendidikan

dari tingkat dasar hingga perguruan tinggi.

b)

Di Bidang Sosial

(2)

Dalam melakukan kegiatan-kegiatan tersebut, Yayasan Saddhapala juga

didukung oleh beberapa organisasi sosial kemasyarakatan baik dikalangan internal

maupun external. Dengan adanya dukungan yang terus menerus diberikan baik secara

moral maupun spiritual, Yayasan Saddhapala berkembang sedemikian pesat dan dapat

dengan sangat baik menjalankan semua kegiatan-kegiatannya.

Dengan datangnya krisis ekonomi yang melanda Indonesia pada tahun 1998,

kembali Yayasan Saddhapala dengan keyakinan dan semangatnya yang begitu kuat,

serta berpegang pada Visi dan Misi dibidang keagamaan dan sosial, mencoba

membangun kembali Yayasan Saddhapala dengan mengadakan acara peletakan batu

pertama pada tanggal 31 Desember 1998, yang mana acara tersebut mendapat

sambutan baik dari kalangan external seperti Forum Komunitas Kerukunan Umat

Beragama (FKKUB) di Jakarta barat, Paguyuban Tokoh Agama (PATOGA) dan para

simpatisan. Sedangkan dari kalangan internal seperti Sangha Theravada Indonesia

(STI), Majelis Agama Buddha Theravada Indonesia (MAGHABUDHI), Pemuda

Theravada Indonesia (PATRIA), dan Wanita Theravada Indonesia (WANDANI)

Sehingga membangkitkan semangat yang luar biasa untuk terus berjuang mewujudkan

cita-cita semula. Hasil dana untuk pembangunan baru terkumpul 10% dari Rencana

Anggaran Biaya, namun Yayasan Saddhapala tidak berkecil hati. Sambil mengurus

Izin Membangun Bangunan, pengumpulan dana terus berlanjut sampai pada

puncaknya diadakan acara Malam Dana pada tanggal 31 Juli 1999, setelah pengurusan

IMB selesai pada tanggal 28 Desember 1999, kemudian pada tanggal 26 Maret 2000

dimulailah pembangunan dengan diadakan acara Pemancangan Tiang Pertama, setelah

15(lima belas) bulan lamanya bangunan telah dapat diselesaikan.

Dan pada pertengahan tahun 2001 tepatnya pada bulan Oktober, gedung

Yayasan Saddhapala sudah dapat digunakan. Dan pada tanggal 4 Juli 2002 merupakan

hari ulang tahun yang ke 10(sepuluh) berdirinya Yayasan Saddhapala sekaligus

peresmian gedung Yayasan Saddhapala yang selanjutnya disebut Saddhapala Graha.

(3)

3.2.

Struktur Organisasi

YAYASAN SADDHAPALA

Pembina Pengawas Ketua Umum Ketua 1 Ketua 2

Seketaris Umum Seketaris Bendahara

Umum Bendahara

Bidang Sosial Bidang Usaha Bidang

Pendidikan Bidang Humas

Bidang Rumah Tangga

Bidang Perpustakaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Yayasan Saddhapala

(Sumber : Ketua Umum Yayasan Saddhapala)

(4)

3.2.1.

Wewenang dan Tanggung Jawab

Wewenang dan tanggung jawab masing-masing jabatan yang ada di Yayasan

Saddhapala adalah sebagai berikut :

1.

Pembina

a.

Pembina adalah anggota yayasan yang mempunyai kewenangan yang

tidak diserahkan kepada pengurus atau pengawas.

b.

Anggota Pembina tidak diberi gaji dan tunjangan oleh Yayasan.

c.

Jika terdapat lebih dari seorang anggota Pembina, maka seorang

diantaranya diangkat sebagai Ketua Pembina.

d.

Seorang anggota Pembina berhak mengundurkan diri dari jabatannya

dengan memberitahukan secara tertulis mengenai maksud tersebut

kepada Yayasan paling lambat 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal

pengunduran dirinya.

Wewenang dan tanggung jawab Pembina antara lain :

a.

Pembina berwenang bertindak untuk dan atas nama Pembina.

b.

Keputusan mengenai perubahan Anggaran Dasar.

c.

Pengangkatan dan pemberhentian anggota pengurus dan anggota

Yayasan.

d.

Penetapan kebijakan umum Yayasan berdasarkan Anggaran Dasar

Yayasan.

e.

Pengesahan program kerja dan rancangan anggaran tahunan Yayasan.

f.

Menetapkan keputusan mengenai penggabungan atau pembubaran

Yayasan.

g.

Pengesahan laporan tahunan.

h.

Penunjukan likuidator dalam hal Yayasan dibubarkan.

2.

Pengawas

a.

Pengawas adalah anggota yayasan yang bertugas melakukan

Pengawasan dan memberi nasihat kepada pengurus dalam menjalankan

kegiatan Yayasan.

b.

Pengawas terdiri dari 1 (satu) orang atau lebih anggota pengawas.

c.

Jika diangkat lebih dari 1 (satu) orang pengawas, maka 1 (satu) orang

diantaranya dapat diangkat sebagai Ketua Pengawas.

Wewenang dan tanggung jawab pengawas antara lain :

(5)

a.

Pengawas wajib dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab

menjalankan tugas pengawasan untuk kepentingan Yayasan.

b.

Ketua Pengawas dan satu anggota Pengawas berwenang bertindak

untuk dan atas nama pengawas.

c.

Pengawas berwenang memasuki bangunan, halaman, atau tempat lain

yang dipergunakan Yayasan.

d.

Memeriksa dokumen dan pembukuan serta memcocokannya dengan

uang kas.

e.

Mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh pengurus, serta

memberi peringatan kepada pengurus yang tidak menjalankan tugasnya

dengan baik.

f.

Pengawas dapat memberhentikan untuk sementara 1 (satu) orang atau

lebih Pengurus, apabila Pengurus tersebut bertindak bertentangan

dengan Anggaran Dasar dan atau peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

g.

Pemberhentian sementara itu harus diberitahukan secara tertulis kepada

yang bersangkutan disertai alasannya.

h.

Dalam jangka waktu 7 (tujuh) hari terhitung sejak tanggal

pemberhentian sementara itu, Pengawas diwajibkan untuk melaporkan

secara tertulis kepada Pembina.

i.

Dalam jangka waktu 7 (tujuh) hari terhitung sejak tanggal laporan

diterima oleh Pembina sebagaimana dimaksud dalam ayat (6), maka

Pembina wajib memanggil anggota Pengurus yang bersangkutan untuk

diberi kesempatan membela diri.

j.

Dalam jangka waktu 7 (tujuh) hari terhitung sejak tanggal pembelaan

diri sebagaimana dimaksud dalam ayat 7 (tujuh), Pembina dengan

keputusan Rapat Pembina wajib :

1.

Mencabut keputusan pemberhentian sementara.

2.

Memberhentikan anggota Pengurus yang bersangkutan.

k.

Apabila Pembina tidak melaksanakan ketentuan sebagaimana dimaksud

dalam ayat (7) dan ayat (8), maka pemberhentian sementara batal demi

hukum, dan yang bersangkutan menjabat kembali jabatannya semula.

l.

Apabila seluruh Pengurus diberhentikan sementara, maka untuk

(6)

3.

Ketua Umum

a.

Dalam hal diangkatnya lebih dari 1 (satu) orang Ketua, maka 1 (satu)

orang diantaranya diangkat sebagai Ketua Umum.

b.

Ketua Umum tidak dapat merangkap sebagai pembina, pengawas atau

pelaksana kegiatan.

Wewenang dan tanggung jawab Ketua Umum antara lain :

a.

Ketua Umum bertanggung jawab penuh atas kepengurusan Yayasan

untuk kepentingan Yayasan.

b.

Ketua Umum dan anggotanya wajib menyusun program kerja dan

rancangan anggaran tahunan Yayasan untuk disahkan Pembina.

c.

Ketua Umum dan anggotanya wajib memberikan penjelasan tentang

segala hal yang ditanyakan oleh pengawas.

d.

Ketua Umum dan anggotanya wajib dengan itikad baik dan penuh

tanggung jawab menjalankan tugasnya dengan mengindahkan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

4.

Ketua 1

a.

Ketua 1 (satu) diangkat oleh Ketua Umum dengan persetujuan Pembina

dan Pengawas dalam hal membantu tugas Ketua Umum.

b.

Ketua 1 (satu) adalah orang perseorangan yang mampu melakukan

perbuatan hukum dan tidak dinyatakan bersalah melakukan pengurusan

yayasan yang menyebabkan kerugian bagi masyarakat dan negara

berdasarkan putusan pengadilan.

Wewenang dan tanggung jawab Ketua 1 antara lain :

a.

Membantu Ketua Umum dalam hal menyusun program kerja dan

rancangan anggaran tahunan untuk disahkan Pembina.

b.

Ketua 1 (satu) bertugas dan berfokus untuk mengatur segala tindakan

hukum yang bersangkutan dengan Yayasan.

c.

Melaporkan segala hal yang bersangkutan dengan tindak hukum

yayasan dan bertanggung jawab atas pelaporan tersebut.

5.

Ketua 2

a.

Ketua 2 (dua) diangkat oleh Ketua Umum dengan persetujuan Pembina

dan Pengawas dalam hal membantu tugas Ketua Umum.

b.

Ketua 2 (dua) adalah orang perseorangan yang mampu melakukan

perbuatan hukum dan tidak dinyatakan bersalah melakukan pengurusan

(7)

yayasan yang menyebabkan kerugian bagi masyarakat dan negara

berdasarkan putusan pengadilan.

Wewenang dan tanggung jawab Ketua 2 antara lain :

a.

Membantu Ketua Umum dalam hal menyusun program kerja dan

anggaran tahunan untuk disahkan Pembina.

b.

Ketua 2 (dua) bertugas dan berfokus pada pengembangan

program-program kegiatan Yayasan.

c.

Melaporkan segala hal yang bersangkutan dengan kegiatan Yayasan

dan bertanggung jawab penuh dengan pelaporan tersebut.

6.

Sekretaris Umum

a.

Dalam hal diangkat lebih dari 1 (satu) orang Sekretaris, maka 1 (satu)

orang diantaranya diangkat sebagai Sekretaris Umum.

b.

Sekretaris Umum diangkat oleh Pembina melalui Rapat Pembina untuk

jangka waktu 5 (lima) tahun dan dapat diangkat kembali.

c.

Melaksanakan kepengurusan Yayasan secara langsung dan penuh.

Wewenang dan tanggung jawab Sekretaris Umum antara lain :

a.

Sekretaris Umum bertugas mengelola administrasi Yayasan.

b.

Mencatat dan membuat notulen rapat Yayasan.

c.

Sekretaris Umum wajib memberikan penjelasan segala hal tentang

administrasi yang ditanyakan oleh Pengawas.

7.

Sekretaris

a.

Sekretaris Umum bersama dengan sekretaris diangkat oleh Pembina

melalui Rapat Pembina untuk jangka waktu 5 (lima) tahun.

b.

Melaksanakan kepengurusan Yayasan secara langsung dan penuh.

Wewenang dan tanggung jawab Sekretaris antara lain :

a.

Membantu Sekretaris Umum mengelola administrasi Yayasan.

b.

Menggantikan Sekretaris Umum apabila berhalangan hadir.

c.

Mencatat dan membuat notulen rapat Yayasan.

d.

Sekretaris Umum wajib memberikan penjelasan segala hal tentang

administrasi yang ditanyakan oleh pengawas.

8.

Bendahara Umum

a.

Dalam hal diangkatnya lebih dari 1 (satu) orang Bendahara, maka 1

(satu) orang diantaranya diangkat sebagai Bendahara Umum.

(8)

b.

Bendahara Umum diangkat oleh Pembina melalui Rapat Pembina

untuk jangka waktu 5 (lima) tahun.

c.

Melaksanakan kepengurusan Yayasan secara langsung dan penuh.

Wewenang dan tanggung jawab Bendahara Umum antara lain :

a.

Bendahara Umum bertugas mengelola keuangan Yayasan.

b.

Bertanggung jawab atas keuangan Yayasan.

c.

Bendahara Umum wajib memberikan penjelasan segala hal tentang

keuangan Yayasan.

9.

Bendahara

a.

Bendahara diangkat oleh pembina melalui Rapat Pembina untuk jangka

waktu 5 (lima) tahun.

b.

Melaksanakan kepengurusan Yayasan secara langsung dan penuh.

Wewenang dan tanggung jawab Bendahara antara lain :

a.

Membantu Bendahara Umum dalam mengelola keuangan Yayasan.

b.

Bertanggung jawab atas keuangan Yayasan.

c.

Menggantikan Bendahara Umum jika berhalangan hadir.

d.

Bendahara wajib memberikan penjelasan segala hal tentang keuangan

Yayasan.

10.

Bidang Sosial

Bidang Sosial adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam

melakukan kegiatan-kegiatan sosial kemanusiaan sesuai dengan Visi dan

Misi Yayasan. Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Sosial mempunyai

wewenang sebagai berikut:

Wewenang dan tanggung jawab Bidang sosial antara lain :

a.

Melaksanakan urusan Yayasan dibidang kegiatan sosial.

b.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Umum.

c.

Berkoordinasi dengan bidang-bidang lainnya dalam menjalankan

tugasnya.

d.

Melaporkan seluruh hasil kegiatan sosial kepada Ketua Umum.

11.

Bidang Usaha

Bidang Usaha adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam

melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan penambahan kas

Yayasan. Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Usaha mempunyai

wewenang sebagai berikut:

(9)

Wewenang dan tanggung jawab Bidang Usaha antara lain :

a.

Melaksanakan urusan Yayasan dibidang kegiatan usaha.

b.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Umum.

c.

Mengusahakan mengadakan kegiatan-kegiatan untuk menambah kas

Yayasan.

d.

Berkoordinasi dengan bidang-bidang lainnya dalam menjalankan

tugasnya.

e.

Melaporkan seluruh hasil kegiatan usaha kepada Ketua Umum.

12.

Bidang Pendidikan

Bidang Pendidikan adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam

melaksanakan urusan Yayasan dibidang pendidikan serta menjalin

kerjasama dengan berbagai pihak. Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang

Pendidikan mempunyai wewenang sebagai berikut:

Wewenang dan tanggung jawab Bidang Pendidikan antara lain :

a.

Melaksanakan urusan Yayasan dibidang penyelenggaraan pendidikan

dan keagamaan.

b.

Menjalin kerjasama dengan lembaga pemerintah dan non-pemerintah

dalam hal penyelenggaraan pendidikan dan keagamaan.

c.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Umum.

d.

Berkoordinasi dengan bidang-bidang lainnya dalam menjalankan

tugasnya.

e.

Melaporkan seluruh hasil penyelenggaraan pendidikan dan keagamaan

kepada Ketua Umum.

13.

Bidang Humas

Bidang Humas adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam

melakukan hubungan komunikasi yang baik dengan pihak dalam maupun

luar Yayasan. Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Humas mempunyai

wewenang sebagai berikut:

Wewenang dan tanggung jawab Bidang Humas antara lain :

a.

Membangun dan mengelola hubungan komunikasi antara Yayasan

dengan masyarakat atau lembaga-lembaga lainnya.

b.

Menjalin kerjasama dan atau mengajukan proposal untuk mendukung

usaha-usaha Yayasan dengan persetujuan Ketua Umum.

(10)

c.

Berkoordinasi dengan bidang-bidang lainnya dalam melaksanakan

tugas Humas.

d.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Ketua Umum.

e.

Melaporkan seluruh hasil komunikasi yang akan dan atau telah

dibangun kepada Ketua Umum.

14.

Bidang Rumah Tangga

Bidang Rumah Tangga adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam

melakukan kegiatan operasional Rumah Tangga Yayasan setiap harinya.

Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Rumah Tangga mempunyai

wewenang sebagai berikut:

Wewenang dan tanggung jawab Bidang Rumah Tangga antara lain :

a.

Membantu dan menyiapkan segala kebutuhan Rumah Tangga Yayasan.

b.

Menjaga dan merawat seluruh alat kekayaan Yayasan.

c.

Mengawasi dan mengevaluasi kondisi fisik gedung milik Yayasan.

d.

Merencanakan dan merealisasikan pengadaan sarana dan prasarana

Yayasan.

e.

Berkoordinasi dengan bidang-bidang lainnya dalam melaksanakan

kegiatan Rumah Tangga Yayasan.

f.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Umum.

g.

Melaporkan seluruh hasil kegiatan Rumah Tangga kepada Ketua

Umum.

15.

Bidang Perpustakaan

Bidang Perpustakaan adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam

melakukan kegiatan operasional Perpustakaan setiap harinya. Dalam

melaksanakan tugasnya, Bidang Perpustakaan mempunyai wewenang

sebagai berikut:

Wewenang dan tanggung jawab Bidang Perpustakaan antara lain :

a.

Merencanakan kegiatan pengadaan buku dan barang-barang lain yang

diperlukan perpustakaan.

b.

Melakukan pelayanan yang meliputi peminjaman dan pengembalian

buku.

c.

Merencanakan dan melakukan program perawatan buku.

d.

Menghitung stok buku secara berkala.

(11)

e.

Berkoordinasi dengan bidang-bidang lainnya dalam melaksanakan

tugasnya.

f.

Melaporkan seluruh hasil kegiatan Perpustakaan kepada Ketua Umum.

3.3.

Sistem yang sedang berjalan

Sistem yang sedang berjalan pada perpustakaan Yayasan Saddhapala adalah

dengan menggunakan dokumen pencatatan. Dimana pencatatan transaksi peminjaman

dan pengembalian buku didukung oleh laporan pembukuan manual untuk mendukung

sistem yang digunakan.

3.3.1.

Prosedur Perpustakaan Yayasan Saddhapala

Anggota yang ingin meminjam buku harus menemui petugas

perpustakaan dan menyerahkan kartu anggota untuk didata kedalam daftar

hadir. Jika anggota belum memiliki kartu anggota, maka anggota harus

mendaftarkan diri ke petugas. Setelah didata petugas wajib memberitahukan

kepada anggota aturan peminjaman buku yaitu buku yang dipinjam hanya

boleh 2 (dua) buku dalam 1(satu) minggu.

Setelah petugas memberitahukan aturan peminjaman kepada anggota,

maka anggota dapat langsung memilih buku untuk dibaca atau dipinjam di rak

buku perpustakaan Yayasan Saddhapala. Bagi anggota yang telah memilih

buku untuk dipinjam, dapat langsung menemui petugas untuk mendata buku

yang dipinjam. Buku yang dipinjam tidak boleh hilang atau rusak jika buku

tersebut hilang atau rusak maka anggota wajib mengganti buku tersebut

dengan yang baru. Jika anggota terlambat mengembalikan buku sesuai

ketentuan, maka anggota akan dikenakan denda sebesar Rp.500,00 (lima ratus

rupiah) per-hari dan per-buku.

Setelah selesai membaca dan ingin mengembalikan buku, maka

anggota harus menemui petugas perpustakaan dengan membawa buku dan

kartu anggota, kemudian petugas akan mengecek kondisi buku dan data

peminjaman, jika kondisi buku masih baik dan tidak bermasalah dengan waktu

pengembalian, maka anggota telah menyelesaikan proses pengembalian buku,

tapi jika buku yang dikembalikan ditemukan kerusakan dan adanya

keterlambatan dalam pengembalian maka anggota akan dikenakan denda

sesuai dengan aturan yang berlaku.

(12)

Selain itu, Yayasan Saddhapala juga memberikan kesempatan kepada

para anggota untuk memberikan masukan tentang koleksi buku yang belum

pernah ada di Perpustakaan Yayasan Saddhapala. Anggota yang ingin

memberikan masukan harus datang menemui petugas perpustakaan dan

mengusulkan untuk permintaan buku yang diminati, kemudian petugas

perpustakaan akan mencatat permintaan anggota. kemudian petugas akan

mencari informasi tentang permintaan buku yang diminati, jika buku tersebut

belum ada dan dirasa perlu untuk dipesan maka buku tersebut akan dipesan.

Dalam hal memesan buku yang diminati anggota, petugas akan

menghubungi supplier untuk memesan buku. Ketika supplier mengantar buku

dan ternyata buku yang dipesan tidak sesuai dengan pesanan atau buku tersebut

rusak, maka petugas akan membuat retur pembelian untuk menukar buku yang

dikirim dengan buku yang sesuai atau tidak rusak. Jika buku yang dikirim

sudah sesuai maka petugas akan mengupdate stok buku.

Selain meminjamkan buku Yayasan Saddhapala juga menerbitkan

karya tulis anggota, anggota memberikan contoh karya tulis kepada petugas,

kemudian karya tulis tersebut akan dicek oleh petugas untuk kelayakan

terbitnya. Jika layak terbit, maka karya tersebut akan diberikan kepada penerbit

untuk di edit dan diterbitkan. Jika tidak layak terbit maka karya tersebut akan

dikembalikan kepada anggota untuk diperbaiki.

Buku yang sudah diterbitkan akan dijual kepada Distributor dan juga

kepada anggota, jika buku yang dikirimkan mengalami kerusakan atau tidak

sesuai, maka Distributor akan membuat Retur Penjualan kepada Yayasan

Saddhapala untuk ditukar dengan yang sesuai.

Dalam hal penjualan buku, Yayasan Saddhapala tidak hanya menjual

buku kepada Distributor saja, Yayasan Saddhapala juga mengadakan beberapa

Event, disamping untuk kegiatan keagamaan dan sosial, kesempatan ini juga

diambil untuk menjual buku-buku yang dikarang oleh Yayasan Saddhapala.

buku-buku yang dijual merupakan stok dari perpustakaan Yayasan Saddhapala.

Selain Yayasan Saddhapala, para anggota juga mendapat kesempatan untuk

berpartisipasi dalam Event tersebut, dimana untuk setiap Event yang diadakan

para anggota harus mendaftar ke panitia pengadaan Event dengan mengisi

Form Pendaftaran Event. Setelah mendaftar, barulah panitia pengadaan Event

(13)

memberikan kartu peserta Event kepada anggota dan memperbolehkan para

anggota untuk berpartisipasi dalam Event yang diadakan Yayasan Saddhapala.

3.4.

Rich Picture

(14)
(15)

3.5.2.

Data Flow Diagram Intermediate-Level

(16)

3.5.3.

Data Flow Diagram Elementary-Level

Gambar 3.5 Data Flow Diagram Elementary-Level Mendaftarkan Master

(17)

Gambar 3.7 Data Flow Diagram Elementary-Level Event

Gambar 3.8 Data Flow Diagram Elementary-Level Penjualan

(18)

Gambar 3.10 Data Flow Diagram Elementary-Level Pembelian

(19)

Daftar Hadir Transaksi Request Buku Retur Penjualan Retur Pembelian Pembelian Penjualan Event Penerbitan Buku 11.9 Membuat Laporan Retur Pembelian Kepala Yayasan

Laporan Request Buku

Laporan Pembelian

Laporan Retur Pembelian Laporan Retur Penjualan

Laporan Penjualan Laporan Event Laporan Penerbitan Buku

Laporan Transaksi Laporan Daftar Hadir

11.1 Membuat Laporan Daftar Hadir 11.5 Membuat Laporan Penjualan 11.4 Membuat Laporan Event 11.3 Membuat Laporan Penerbitan Buku 11.2 Membuat Laporan Transaksi 11.7 Membuat Laporan Request Buku 11.8 Membuat Laporan Pembelian 11.6 Membuat Laporan Retur Penjualan

(20)

3.6.

Permasalahan yang dihadapi

Permasalahan yang sedang dihadapi oleh Yayasan Saddhapala adalah :

1.

Sering terjadinya pengulangan data operasional perpustakaan dan sulit dalam

mengakses data-data yang diperlukan seperti data transaksi, data anggota, data

permintaan buku, data persediaan buku, data buku yang paling banyak

dipinjam, serta data event.

2.

Keamanan data yang sangat rendah dikarenakan data-data yang disimpan

berupa dokumen pencatatan dalam bentuk kertas yang mudah hilang atau rusak

juga dapat dilihat oleh siapa saja.

3.

Belum ada alur sistem yang baku untuk operasional perpustakaan, yang

mengakibatkan data yang disimpan tidak tersimpan dengan rapi sehingga

pekerjaan tidak dapat terselesaikan tepat waktu.

4.

Klasifikasi/kategori buku belum tersusun dengan rapi, hanya diklasifikasikan

secara umum saja. Seperti Buku Keagamaan, Buku anak-anak, Buku orang

dewasa dan buletin/majalah. Akibatnya ada beberapa buku yang kategorinya

tidak sesuai dengan klasifikasi seharusnya, dan tempat penyimpananpun

menjadi tidak konsisten.

5.

Koleksi buku-buku yang dipinjam sering tidak diketahui peminjamnya,

beberapa buku rusak dan tidak diketahui siapa yang bertanggung jawab akan

kerusakannya.

6.

Data-data yang ada tidak dapat dijadikan sebagai pendukung proses

pengambilan keputusan yang berhubungan dengan kinerja perpustakaan.

3.7.

Alternatif pemecahan masalah

1.

Merancang dan membuat database yang bertujuan untuk mempermudah dalam

mengakses data-data yang diperlukan, dimana data yang berada didalam

database adalah data yang unik yang dibedakan dengan primary key pada

tiap-tiap fieldnya sehingga memperkecil kemungkinan terjadinya pengulangan data.

2.

Membuat sistem yang dapat meng-generate identitas pengguna/mengatur akses

sistem kontrol pada aplikasi dan database yang dibuat, sehingga

meminimalkan pengguna yang tidak bertanggung jawab untuk mengakses

data-data yang bersifat rahasia.

(21)

3.

Membuat alur sistem/prosedur yang baku untuk operasional perpustakaan,

sehingga pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan aturan yang berjalan dan

data yang disimpan akan tersusun dengan rapi.

4.

Menganalisis kategori buku yang ada, dan menjadikan lebih rinci. Misalkan

untuk buku keagamaan dapat dikategorikan menjadi riwayat para dewa/nabi,

buku-buku ajaran, kumpulan ceramah/khotbah dan lain-lain. Serta memberikan

sistem pengkodean pada database dan aplikasi agar lebih mudah dalam

melakukan pencarian buku dan juga penyimpanannya.

5.

Setiap anggota yang ingin melakukan transaksi, harus membawa kartu anggota

dan data kartu tersebut disimpan kedalam database yang berhubungan dengan

transaksi yang dilakukan anggota. Seperti transaksi peminjaman buku.

6.

Menganalisis dan merancang laporan-laporan yang dapat digunakan pihak

executive dalam mengambil keputusan. Seperti membuat Laporan stok buku,

Laporan anggota, Laporan penerbitan buku, Laporan peserta event, Laporan

penjualan, Laporan retur penjualan, Laporan pembelian, Laporan retur

pembelian, Laporan penulis, Laporan transaksi, Laporan request buku,

Laporan daftar hadir.

Gambar

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Yayasan Saddhapala
Gambar 3.2 Rich Picture Perpustakaan Yayasan Saddhapala
Gambar 3.3 Data Flow Diagram Context-Level Perpustakaan Yayasan Saddhapala
Gambar 3.4 Data Flow Diagram Intermediate-Level Perpustakaan Yayasan Saddhapala
+5

Referensi

Dokumen terkait

Keberanian siswa untuk bertanya jika mengalami kesulitan dalam memecahkan soal ataupun kesulitan dalam menerima pelajaran juga mengalami peningkatan dari sebelumnya pada kondisi

Hasil ini konsisten dengan penelitian (Ika dan Ghazali, 2012 ; Nur, et al 2010 ; Rachmawati 2008) yang menyatakan bawah ukuran perusahaan bepengaruh positif secara

Perbandingan gula dengan sorbitol memberikan pengaruh yang berbeda sangat nyata (P<0,01) terhadap kekuatan selai lembaran yang dihasilkan seperti pada Tabel 2..

Tujuan yang hendak dicapai melalui kegiatan PPM dalam bentuk pelatihan usaha souvenir khas wisata Merapi adalah 1) para remaja putri mampu membuat aksesoris dan merchandiser

Robert Alexander Jaffray adalah seorang misionari the Christian and Missionary Alliance (CMA) dari Kanada yang melayani di bagian selatan Tiongkok selama 32 tahun.  Setelah

Karena-Nya, penyusun dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Kajian Pengaruh Tinggi Bukaan Pintu Air Tegak Terhadap Kondisi Aliran Di Bagian Hilir Saluran

 Dari hasil penelitian dan pengujian yang sudah dilakukan oleh peneliti diperoleh hasil bahwa tingkat ketebalan tertinggi didapat pada campuran Varnish Galaxy HS 2800

Bila suhu ruangan lebih rendah dari suhu yang disetel : Pengeringan udara akan bekerja pada suhu yang disetel sedikit lebih rendah dari suhu ruangan.. Fungsi ini akan berhenti