Manual Mutu
Fakultas Pertanian
Universitas Padjadjaran
SATUAN PENJAMINAN MUTU
Fakultas Pertanian
Universtas Padjadjaran
DAFTAR ISI
Bab Hal
I PENDAHULUAN ……….. 1
II KEBIJAKAN MUTU FAKULTAS PERTANIAN 2012 – 2016 …………... 3
2.1. Kebijakan Mutu di Bidang Pendidikan ………... 3
2.2. Kebijakan Mutu di Bidang Penelitian………... 4
2.3. Kebijakan Mutu di Bidang Pengabdian Kepada Masyarakat……….. 6
2.4. Kebijakan Mutu di Bidang Pengembangan Manajemen dan Sumberdaya Manusia……… 7
2.5. Kebijakan Mutu di Bidang Kemahasiswaan dan Alumni………... 8
2.6. Kebijakan Mutu di Bidang Prasarana dan Sarana………. 9
2.7. Kebijakan Mutu di Bidang Kerjasama……….. 11
III STANDAR MUTU ……… 12
3.1. Gambaran Umum Standar Mutu ……….. 12
3.2. Lingkup Standar Mutu ………. 12
3.3. Mekanisme Penetapan Standar Mutu……… 13
IV PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU……….. 16
4.1. Bechmarking ……… 16
4.2. Prosedur Peningkatan Mutu……….. 21
V MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL……… 24
1
I. PENDAHULUAN
Penyelenggaraan dan pengembangan Fakultas Pertanian Universitas Padjadjaran (Faperta-Unpad) didasarkan pada pencapaian Visi dan Misi Fakultas Pertanian yang mengacu kepada Vsi dan Misi Universitas Padjadjaran (Unpad). Fakultas Pertanian melalui Visinya untuk “Menjadi Fakultas Unggul dalam Penyelenggaraan Pendidikan Pertanian Kelas Dunia pada tahun 2026” selalu mengedepankan peningkatan mutu pendidikan secara terus menerus dan berkesinambungan serta meliputi segala aspek penyelenggaran pendidikan tinggi (komprehensif).
Untuk mempercepat dan memberikan arahan pencapaian Visi yang lebih sistematis dan berwawasan ke depan, maka Faperta menjabarkan Visi yang ada ke dalam beberapa misi fakultas sebagai berikut:
1. Menyelenggarakan pendidikan pertanian yang berkualitas dan akuntabel untuk memenuhi tuntutan parapihak (stakeholders).
2. Menyelenggarakan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat untuk pengembangan ipteks pertanian yang ramah lingkungan serta meningkatkan daya saing dan kesejahteraan pelaku usaha di bidang pertanian.
3. Mengembangkan kerjasama dengan berbagai institusi baik dalam maupun luar negeri. 4. Membangun citra pertanian/agribisnis sebagai sektor unggulan yang berdaya saing.
Berdasarkan Visi dan Misi tersebut di atas, maka Kebijakan Mutu Faperta Unpad sebagai berikut :
1) Menghasilkan lulusan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berahlak mulia,
memiliki baku etika dan moral yang tinggi, memiliki kemampuan akademik dan kompetensi tinggi serta profesionalisme yang tinggi.
2) Menghasilkan lulusan yang mempunyai jiwa kemandirian dan kewirausahaan dalam menerapkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni sesuai tuntutan kemajuan dalam bidang pertanian.
3) Terwujudnya suatu sistem manajemen pendidikan tinggi yang akuntabel dan efisien dalam pemanfaatan sumber daya dalam rangka peningkatan kualitas lulusan dan membangun kepercayaan yang tinggi dari para pemanggu kepentingan.
2
4) Menghasilkan keluaran berupa proses/ konsep/ model/produk baru yang lebih baik dan kompetitif di bidang pertanian dari kegiatan penelitian serta diseminasi melalui kegiatan pengabdian kepada masyarakat untuk kemajuan dan kesejahteraan masyarakat regional, nasional, dan internasional.
4) Meningkatkan kualitas dan kuantitas kerjasama Fakultas di tingkat regional dan internasional untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan tri dharma perguruan tinggi. 5) Menghasilkan SDM yang berkualitas dan mampu bersaing dan menciptakan lapangan kerja
3
II. KEBIJAKAN MUTU FAKULTAS PERTANIAN 2012 – 2016
Kebijakan Mutu Fakultas Pertanian Universitas Padjadjaran 2012 - 2016 didasarkan pada upaya-upaya peningatan mutu yang berkelanjutan, terarah dan akuntabel. Oleh karena itu Kebijakan Mutu di Fakultas Pertanian dilakukan secara menyeluruh dalam semua aspek dan dilaksanakan secara berkelanjutan (terus menerus), terarah dan akuntabel. Untuk itu Kebijakan Mutu Fakultas Petanian meliputi bidang; pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, kerjasama, pengembangan manajemen dan sumberdaya manusia, kemahasiswaan dan alumni, serta prasarana dan sarana.
2.1. Kebijakan Mutu di Bidang Pendidikan
Hakikat Pendidikan di Unpad adalah mendidik mahasiswa agar memiliki pengetahuan yang bermakna bagi kehidupan, mandiri, sungguh-sungguh dalam menunjang etika profesi dan etika bermasyarakat, serta memiliki kompetensi dan bermanfaat bagi dirinya dan masyarakat luas. Melalui strategi pencapaian tahap II dalam Renstra Unpad yang menekankan pada pencapaian kemandirian dan riset yang bermutu, maka Faperta melalui program-program kerja yang direncanakan sudah seharusnya memiliki mutu akademik yang tinggi didasarkan pada penelitian yang dikembangkan oleh para dosen Faperta.
Pada tahap ke-1 (2007-2011) dalam strategi pencapaian untuk mencapai “Universitas Unggul Dalam Penyelenggaraan Pendidikan Kelas Dunia”, maka universitas melakukan perubahan orientasi dalam pendidikannya dari suatu perguruan tinggi berbasis pendidikan (teaching-based university) menjadi perguruan tinggi berbasis penelitian (research-based
university). Untuk itu sejalan dengan perubahan ini, maka metoda pembelajaran di Fakultas
Pertanian secara bertahap juga berubah dari proses pengajaran yang berpusat pada dosen (teacher centered learning - TCL) menuju pengajaran yang berpusat pada mahasiswa
(student-centered learning - SCL), di mana mahasiswa mempunyai peran dan tanggung jawab yang
lebih besar dalam menentukan apa yang dipelajari serta keleluasaan untuk mengembangkan diri, termasuk menumbuhkembangkan kepribadian dan kompetensinya.
Sejalan dengan perubahan metode pembelajaran dari TCL ke SCL, maka kurikulum Faperta Unpad yang tadinya berbasis pada isi (content base) secara bertahap dan berkesinambungan diarahkan ke kurikulum berbasis kompetensi (competence base). Perubahan kurikulum ini juga diarahkan ke resturkturisasi program studi yang ada di Faperta dari lima program studi menjadi dua program studi dengan kajian kompetensi yang lebih jelas dan terarah. Melalui perubahan kurikulum berbasis kompetensi, maka dengan sendirinya
4
mensyaratkan adanya integrasi antara jenjang-jenjang pendidikan yang ada di Fakultas Pertanian, mulai dari jenjang Sarjana (S1), Magister (S2), hingga Doktor (S3). Karena itu, dosen Fakultas Pertanian diupayakan untuk memiliki kualifikasi dan kompetensi untuk mengembangkan proses pembelajaran pada berbagai strata pendidikan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Proses pembelajaran di Faperta diselenggarakan secara terencana dan memiliki indikator mutu yang bersandar pada kompetensi mahasiswa yang hendak dicapai dari setiap tahapan pembelajaran. Mutu pencapaian kompetensi dari setiap mahasiswa harus terukur serta akuntabel yang secara keseluruhan merupakan target pencapaian profil lulusan Faperta Unpad. Program-program pembelajaran di Faperta harus dapat diselesaikan oleh mahasiswa secara tepat waktu dengan pencapaian kompetensi yang terukur.
Program-program pembelajaran yang ditawarkan oleh Fakultas Pertanian hendaknya memiliki kesetaraan dengan program-program serupa pada perguruan-perguruan tinggi yang memiliki reputasi tinggi (reputable universities) baik perguruan tinggi dalam negeri maupun luar negeri. Untuk itu, di dalam kurun waktu 2011-2016, program-program pendidikan yang diselenggarakan oleh Fakultas Pertanian, secara bertahap harus mendapatkan akreditasi A oleh lembaga akreditasi nasional (BAN PT) dan juga mendapatkan akreditasi oleh lembaga akreditasi internasional.
Dalam kurun waktu 2012-2016, Fakultas Pertanian akan meningkatkan kemandirian dan peningakatan mutu penelitian para Dosen melalui peningkatan berbagai kerjasama dalam bidang pendidikan maupun penelitian. Peningatan kerjasama penelitian dengan perguruan tinggi bereputasi internasional harus menjadi program dan target dalam mendorong peningkatan mutu pembelajaran dan penelitian para dosen Faperta Unpad.
Program pembelajaran Fakultas Pertanian akan dilaksanakan secara terintegrasi dengan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Faperta melalui program-program pembelajaran yang ada (akademik dan kemahasiswaan) harus memberi kesempatan seluas-luasnya kepada mahasiswa agar setelah lulus mereka mampu bekerja, belajar dan mengembangkan diri sesuai dengan atau bahkan melebihi harapan pengguna.
2.2.Kebijakan Mutu di Bidang Penelitian
Setiap dosen Fakultas Pertanian diwajibkan untuk melakukan kegiatan penelitian berdasarkan payung penelitian yang telah dibuatnya dengan mengacu kepada payung penelitian fakultas. Payung penelitian dapat dibuat secara perorangan dan/ atau kelompok dengan menekankan kepada kompetensi/ keahlian dari setiap dosen. Setiap dosen harus
5
mengembangkan kompetensi keilmuan dan kompetensi komoditi yang akan menjadi ciri khas dan keunggulan dari masing-masing dosen Faperta.
Penelitian yang diselenggarakan dan didanai oleh Fakultas Pertanian diarahkan untuk mendukung topic-topik permasalahan yang ada di dalam payung penelitian Faperta. Setiap penelitian dosen yang ada di Faperta hendaknya mengacu ke output/ keluaran yang dapat diukur seperti tulisan dalam jurnal ilmiah, buku atau bahan ajar berbasis penelitian (research
based learning) serta hendaknya dapat mewujudkan kepeloporan penemuan dan
pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni (IPTEKS) strategis serta bermanfaat sebagai solusi permasalahan pembangunan bangsa. Hal-hal tersebut mendorong agar jumlah dan kegiatan penelitian di Fakultas Pertanian selalu dipacu sehingga memenuhi standar yang lazim diikuti oleh perguruan tinggi terkemuka di dunia.
Indikasi lain bagi reputasi perguruan tinggi adalah publikasi yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan oleh dosen dan mahasiswa. Fakultas Pertanian akan mendorong dan memfasilitasi agar hasil-hasil penelitian tersebut, secara bertahap dapat dikomunikasikan, melalui publikasi ilmiah atau bentuk-bentuk komunikasi hasil penelitian lainnya.
Dua jenis penelitian yang dikembangkan Fakultas Pertanian yaitu Penelitian Dasar dan Terapan yang satu dengan lainnya saling terkait. Penelitian Dasar diarahkan untuk mewujudkan kepeloporan penemuan dan pengembangan IPTEKS sejalan dengan pencerdasan bangsa melalui penumbuhan pakar-pakar dan kepakaran baru di Fakultas Pertanian dan Indonesia khususnya serta di dunia Internasional pada umumnya. Di dalam kurun waktu 2012-2016, secara bertahap, hasil-hasil Penelitian Dasar maupun Terapan yang dilakukan oleh Fakultas Pertanian diupayakan untuk dipublikasikan di dalam jurnal nasional terakreditasi dan jurnal internasional yang masuk dalam daftar on-line Scopus atau sejenisnya.
Penelitian yang dikembangkan Fakultas Pertanian diarahkan untuk penelitian yang melekat dalam program pendidikan Sarjana, Magister, dan Doktor (skripsi, tesis dan desertasi) serta penelitian yang ditentukan, dirancang, dilaksanakan dan dibiayai oleh Faperta atau kerjasama dengan mitra Fakultas Pertanian. Bentuk penelitian tersebut selain diupayakan untuk meningkatkan kemampuan dan kematangan lulusan Fakultas Pertanian, tetapi juga menjadi ukuran bagi peningkatan mutu pendidikan di Fakultas Pertanian. Di dalam kurun waktu 2012-2016, hasil-hasil penelitian mahasiswa, secara bertahap, harus dipublikasikan secara on-line dalam repository Faperta atau Unpad.
Arah penelitian yang akan dikembangkan Fakultas Pertanian meliputi tiga topik bahasan utama yaitu pangan, energi dan lingkungan/ kesehatan. Melaui tiga topic utama payung penelitian Institusi Fakultas Pertanian ini, diarahkan kepada pemenuhan kebutuhan
6
IPTEKS dan masyarakat. Untuk itu, di dalam kurun waktu 2012-2016, akan diperkuat payung penelitian tiap laboratorium dan dosen yang ada. Di dalam kurun waktu ini pula, secara bertahap, akan diupayakan agar jumlah dana yang disediakan oleh Fakultas Pertanian untuk Penelitian Institusi dapat terus ditingkatkan melalui strategi peningkatan kerjasama baik dalam negeri maupun luar negeri.
2.3. Kebijakan Mutu di Bidang Pengabdian Kepada Masyarakat
Sejalan dengan visi Fakultas Pertanian yaitu “Menjadi Fakultas Unggul dalam Penyelenggaraan Pendidikan Pertanian Kelas Dunia pada tahun 2026”, serta untuk menjalankan misinya, yaitu: i) menyelenggarakan pendidikan pertanian yang berkualitas dan akuntabel; ii) menyelenggarakan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang ramah lingkungan; iii) mengembangkan kerjasama dan iv) membangun citra pertanian/agribisnis sebagai sektor unggulan yang berdaya saing, maka program pengabdian kepada masyarakat Faperta hendaknya dapat memandu perkembangan dan perubahan yang dilakukan masyarakat melalui kegiatan tridharma perguruan tinggi yang inovatif, bermutu dan tanggap terhadap perkembangan lokal, regional dan global.
Faperta selain berkiprah di dalam dharma pendidikan dan dharma penelitian, harus pula memberikan layanan pengabdian Kepada Masyarakat. Layanan pengabdian Faperta dapat berbentuk program dan kegiatan pengabdian serta pemberdayaan masyarakat, maupun program dan kegiatan layanan kepakaran professional. Layanan pengabdian Fakultas Pertanian diupayakan untuk bertumpu pada kompetensi dan hasil-hasil penelitian yang dikembangkan di Fakultas Pertanian.
Demikian pula, Layanan pengabdian Fakultas Pertanian harus memperkaya dan melengkapi program-program akademik lain, khususnya pendidikan dan penelitian. Secara khusus, fungsi pembangunan dan pelayanan kepakaran diemban oleh kelompok-kelompok keahlian/ keilmuan yang memiliki akar keilmuan serta platform keahlian yang jelas serta memiliki keterkaitan dan prospek yang sesuai dengan tuntutan perkembangan masyarakat dan budaya bangsa.
Di dalam kurun waktu 2012-2016, Layanan Pengabdian Fakultas Pertanian secara bertahap akan ditingkatkan baik mutu, jumlah, maupun intensitasnya. Unit-unit lingkungan Fakultas Pertanian, mulai dari Kelompok-kelompok Keahlian, Fakultas/ Pascasarjana dan Satuan Usaha Komersial (SUK) akan didorong untuk mengembangkan bentuk-bentuk dan paket-paket layanan pengabdian yang meningkatkan kontribusi Fakultas Pertanian dalam menyelesaikan masalah-masalah aktual yang dihadapi masyarakat. Sebagai bentuk dari
7
akuntabilitas institusi, dampak layanan pengabdian Fakultas Pertanian dapat ditingkatkan secara terus menerus.
2.4. Kebijakan Mutu di Bidang Pengembangan Manajemen dan Sumberdaya Manusia
Pencapaian visi Fakultas Pertanian melalui pelaksanaan program dan kegiatan yang bermutu, mengharuskan adanya pengembangan sumberdaya manusia yang terarah dan terencana. Pengembangan sumber daya harus mengacu kepada platform dan rencana pengembagan pada tiap-tiap kurun waktu tertentu. Dalam upaya peningkatan kualifikasi dosen, dilakukan langkah-langkah strategis untuk peningkatan jabatan akademik dosen untuk mengemban tugas dan kewajiban akademik.
Di dalam kurun waktu 2012-2016, prosentase dosen yang berkualifikasi doktor harus terus ditingkatkan persentasenya. Secara bertahap, dosen yang belum berkualifikasi doktor akan difasilitasi untuk mengikuti program doktor di perguruan tinggi luar negeri. Untuk itu peningkatan kerjasama kesepahaman dengan universitas luar negeri harus terus ditingkatkan dalam upaya peningkatan jumlah dosen Faperta yang sekolah di perguruan tinggi luar negeri. Selain itu secara bertahap, Fakultas Pertanian akan memantau perkembangan karir akademik dosen dan menyelaraskannya dengan rencana peningkatan mutu akademik Fakultas Pertanian. Secara khusus, dosen-dosen yang memenuhi persyaratan akan didorong dan dipromosikan pada jenjang akademik yang lebih tinggi. Untuk mengembangkan kepakaran dan jejaring penelitiannya, dosen akan difasilitasi dalam berbagai bentuk kegiatan penelitian bersama dengan institusi mitra (joint research atau research collaboration) dan dalam kesertaan program sabbatical leave perguruan tinggi luar negeri yang disesuaikan dengan rencana, kriteria dan kebutuhan pengembangan Fakultas Pertanian.
Selain dukungan dari dosen yang berkualifikasi, kompeten dan bermutu, Fakultas Pertanian juga sangat membutuhkan dukungan dari pegawai pendidikan yang kompeten dan bermutu. Karena itu, secara bertahap, kinerja dosen dan tenaga kependidikan akan dipantau dan selanjutnya ditingkatkan melalui pelatihan, peningkatan kualifikasi dan profesionalisme, serta penataan penugasan. Sistem pemantauan kinerja dosen dan tenaga pendidikan terus disempurnakan sehingga benar-benar dapat meningkatkan motivasi dan mutu kerjanya. Selain itu, sistem penghargaan di Fakultas Pertanian akan terus dikembangkan dengan berbasis pada kinerja.
Dalam menjalankan aktivitas akademik yang menjadi kegiatan utamanya (core business), Fakultas Pertanian memerlukan dukungan sistem manajemen dan administrasi yang handal, karena itu di dalam kurun waktu 2012-2016, unit-unit kerja Fakultas Pertanian secara bertahap
8
akan diintegrasikan menjadi bagian dari system Layanan Manajemen Fakultas Pertanian yang mampu mendukung, terselenggaranya aktivitas Fakultas Pertanian yang bermutu dan akuntabel. Sistem ini menempatkan kepuasan pengguna (customer satisfaction) dan akuntabilitas sebagai prioritas utama. Sistem Layanan Manajemen Fakultas Pertanian di atas mensyaratkan adanya sistem perencanaan kegiatan dan anggaran yang bertumpu pada hasil evaluasi capaian mutu serta target mutu yang akan dicapai oleh Fakultas Pertanian. Perencanaan haruslah diupayakan agar layak dan dapat dilaksanakan secara tepat waktu, tepat sasaran, tepat spesifikasi dan dapat dipertanggungjawabkan.
Untuk meningkatkan tingkat kepuasan pengguna, system Layanan Manajemen Fakultas Pertanian haruslah ramah, terintegrasi, akurat dan tepat waktu. Masing-masing unit dalam system Layanan Manajemen Fakultas Pertanian, sekurang-kurangnya harus memiliki meja pelayanan (help desk), sistem informasi berbasis teknologi informasi (TI), serta mekanisme untuk menangani keluhan (complaint handling). Selanjutnya untuk meningkatkan akuntabilitas sistem Layanan Manajemen Fakultas Pertanian, setiap unit kerja di dalam sistem tersebut hendaknya menggunakan Kebijakan Mutu Fakultas Pertanian 2012 ini sebagai rujukan dan pengendali utama dalam melakukan perencanaan, penganggaran, pelaksanaan kegiatan, pemantauan, dan evaluasi serta dalam mengatur pemanfaatan sumber daya yang diperlukan. Secara berkala, masing-masing unit kerja akan menjalani proses monitoring, assessment, and
evaluation terhadap kinerja pencapaian mutunya secara internal maupun eksternal.
2.5. Kebijakan Mutu di Bidang Kemahasiswaan dan Alumni
Mengacu pada Harkat Pendidikan di Unpad dan Faperta, yang menghendaki agar lulusan Fakultas Pertanian memiliki pengetahuan yang bermakna bagi kehidupan, mandiri, sungguh-sungguh dalam menjunjung etika berprofesi dan etika bermasyarakat, maka program dan kegiatan kemahasiswaan di Fakultas Pertanian, pada dasarnya, adalah bagian yang integral dari proses pendidikan. Program dan kegiatan Kemahasiswaan Fakultas Pertanian mengacu kepada program kemahasiswaan Unpad diarahkan pada empat hal utama, masing-masing:
1. Pemenuhan layanan kesejahteraan mahasiswa,
2. Penguatan kemampuan akademik dan keprofesian mahasiswa, 3. Pengembangan diri, bakat dan kepribadian mahasiswa, serta 4. Panduan karier mahasiswa.
Sebagai bagian dari masyarakat akademik di Fakultas Pertanian, mahasiswa berperan aktif secara bertanggungjawab di dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan evaluasi program dan kegiatan kemahasiswaan di Faperta.
9
Program dan kegiatan Kemahasiswaan di Fakultas Pertanian dikoordinasikan oleh Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni. Di dalam kurun waktu 2012-2016, program dan kegiatan Kemahasiswaan Fakultas Pertanian secara bertahap akan dilaksanakan secara terintegrasi dengan semua program akademik yang ada. Kegiatan kemahasiswaan harus merupakan satu kesatuan dalam proses pembelajaran yang ada. Program dan kegiatan kemahasiswaan dilaksanakan untuk mewujudkan terjadinya.
1. Peningkatan mutu pelayanan kemahasiswaan,
2. Peningkatan prestasi akademik dan keprofesian mahasiswa Fakultas Pertanian,
3. Peningkatan prestasi mahasiswa Fakultas Pertanian di ajang kompetisi dan perlombaan baik di tingkat nasional maupun internasional, serta
4. peningkatan daya saing lulusan Fakultas Pertanian baik dalam mendapatkan pekerjaan, melanjutkan studi, serta memulai usaha mandiri.
Memperkenalkan calon lulusan kepada dunia kerja, secara sistematis dengan mengumpulkan informasi tertulis dari stakeholders mengundang dan menyediakan wadah seperti pusat ketenagakerjaan. Survey pengguna, melaksanakan secara terprogram untuk keperluan manajemen dan pelaksanaannya sesuai rencana. Pemanfaatan umpan balik sebaiknya dilakukan untuk perbaikan kualitas direncanakan dan merupakan bagian dari suatu sistem.
Rata-rata penyelesaian tugas akhir skripsi dari lulusan pada tiga tahun terakhir jika dalam kurikulum dijadwalkan selesai dalam satu atau dua semester maka penilaiannya disesuaikan dengan waktu yang dihabiskan. Keberadaan karya mahasiswa tertata dengan rapi baik di program studi maupun di tingkat institusi dan tercatat secara baik pada katalog. Mutu karya mahasiswa rata-rata cukup baik atau sangat baik.
2.6. Kebijakan Mutu di Bidang Prasarana dan Sarana
Infrastruktur perguruan tinggi harus memenuhi persyaratan teknis dan peraturan bangunan, serta kesehatan lingkungan. Pengembangan infrastruktur fasilitas harus dituangkan dalam rencana induk (master plan), yang meliputi gedung dan laboratorium dan direncanakan secara sistematis, selaras dengan pertumbuhan kegiatan akademik. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola aset tersebut, agar dapat optimum dalam mendukung pelaksanaan proses pembelajaran, yaitu : a) Inventarisasi lahan;b) Inventarisasi gedung beserta semua ruang dan kegunaan ruang (kelas, laboratorium, administrasi, dan sebagainya).
Penting untuk pengembangan mutu dan efisiensi perguruan tinggi adalah bila dibuat ”Sistem Informasi Lahan dan Bangunan” (SILB). Format sistem informasi ini dapat
10
didasarkan pada keterkaitan lahan dan bangunan dengan unsur lokasi atau unsur yang menunjukkan letak objek terhadap suatu referensi spasial tertentu. Sistem informasi lahan dan bangunan dapat dikembangkan dengan pendekatan Geographic Information System (GIS), sehingga data lahan dan bangunan dikelola dalam basis data spasial dan basis data atribut. SILB biasanya memuat data seperti data dasar lahan yang berisi informasi tentang data dasar lahan yang berisi informasi tentang data yuridis/ legal, data penggunaan lahan, data bangunan (kondisi fisik dan penggunaan), data ruang (kegunaan dan frekuensi penggunaannya, dan lain seagainya).
Ruang kelas dan laboratorium harus dilengkapi dengan peralatan yang cukup untuk melaksanakan kurikulum, termasuk bahan dan teknologi informasi yang memadai. Perlu disediakan papan tulis, white board, slide projector dan pengeras suara. Peralatan teknologi pendidikan yang up to date dan terdistribusi secara efektif, sehingga mudah diakses oleh pengguna.
Pengadaan alat yang dimaksud adalah alat untuk proses perkuliahan dan praktikum di laboratorium. Peralatan untuk proses pembelajaran termasuk alat-alat yang ditentukan dalam standar akademik perguruan tinggi, yaitu peralatan dasar seperti papan tulis, white board, slide
projector, pengeras suara, sampai peralatan teknologi pendidikan mutakhir, seperti viewer dan
komputer dalam kelas yang dapat dipakai untuk mengakses internet. Makin banyak ruang kelas yang mempergunakan peralatan canggih ini relatif makin baik kualitas proses pembelajaran.
Praktek baik dalam perawatan dan perbaikan alat pada umumnya adalah:
- Dibentuk organisasi pada tingkat perguruan tinggi, fakultas dan jurusan yang bertanggung jawab atas perawatan dan perbaikan alat.
- Disusun tatalaksana (standard operation procedure, manual prosedur) - perawatan dan perbaikan alat.
- Dalam rencana kegiatan dan anggaran tahunan (RKAT) dianggarkan dana untuk perawatan dan perbaikan alat.
- Keterampilan teknisi laboratorium ditingkatkan dengan pelatihan dalam
merawat dan memperbaiki alat.
Ketersediaan pustaka yang relevan, jenis pustaka yang tersedia, CD-ROM, jurnal, buletin, buku teks, brosur, peta, foto udara, citra satelit, majalah, jurnal ilmiah, poster, lembar informasi, internet, intranet, disertasi, tesis dan skripsi. Ada atau tidak ada perpustakaan diluar perguruan tinggi yang dapat diakses dan juga pemanfaatan Internet.
11 2.7. Kebijakan Mutu di Bidang Kerjasama
Peningkatan kerjasama fakultas dengan institusi lain harus selalu berdampak kepada peningkatan kualitas akademik dan pembelajaran di Faperta Unpad. Dalam periode 2012 – 2016 peningkatan kerjasama dengan perguruan tinggi luar negeri akan terus ditingkatkan. Dampak dari kerjasama ini harus dapat meningkatkan jumlah tulisan dosen Faperta di jurnal – jurnal bereputasi Internasional, meningkatkan jumlah pertukaran staf pengajar dan peningkatan pertukaran mahasiswa dengan perguruan tinggi di luar negeri.
Melalui kerjasama ini kemampuan dosen melalui tugas belajar, jumlah pengiriman dalam tiga tahun terakhir dalam bidang yang relevan atau bidang yang utama. Upaya memperluas jaringan kerjasama dalam jumlah yang banyak harus berdampak baik terhadap citra maupun proses pembelajaran di Faperta Unpad serta mencakup semua dharma, lokal /regional /nasional /internasional.
12 III. STANDAR MUTU
3.1. Gambaran Umum Standar Mutu
Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga konsumen, produsen dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan. Dengan demikian, penjaminan mutu Perguruan tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan standar pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders memperoleh kepuasan. Untuk itu, Perguruan Tinggi (PT) memilih dan menetapkan sendiri standar pendidikan tinggi untuk setiap satuan pendidikan. Pemilihan dan penetapan standar itu dilakukan dalam sejumlah aspek yang disebut butir-butir mutu. Standar dibutuhkan oleh PT sebagai acauan dasar dalam rangka mewujudkan visi dan menjalankan misinya. Acuan dasar tersebut antara lain meliputi kriteria dan kriteria minimal dari berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan tinggi.
Standar mutu dimaksudkan untuk memacu PT agar dapat meningkatkan kinerjanya dalam memberikan layanan yang bermutu dan sebagai perangkat untuk mendorong terwujudnya transparansi dan akuntabilitas publik dalam penyelenggaraan tugas pokoknya. Standar mutu juga merupakan kompetensi/ kualitas minimum yang dituntut dari lulusan/PT terkait, yang dapat diukur dan dapat diuraikan menjadi parameter dan indikator.
Dalam siklus peningkatan mutu yang berkelanjutan, standar mutu perlu dievaluasi dan direvisi/ ditingkatkan melalui benchmarking secara berkelanjutan. Standar mutu yang ditetapkan oleh pemerintah yang tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2003 tentang Standar Nasional Pendidikan (SNP) diatur seminimal mungkin untuk memberikan keleluasaan kepada masing masing satuan pendidikan dan PT untuk mengembangkan mutu layanannya sesuai dengan program studi dan keahlian masing masing.
Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (SNP) Bab IX Pasal 35 dan PP No 19 tahun 2005 tentang SNP Bab II Pasal 2 hanya menetapkan 8 lingkup standar nasional pendidikan. Namun dinyatakan juga bahwa SNP disempurnakan secara terencana, terarah, dan berkelanjutan sesuai dengan tuntutan perubahan kehidupan lokal, nasional dan global. Berarti PT wajib menambah lingkup standar mutu agar dapat meningkatkan kualitasnya dan meningkatkan daya saing bangsa.
3. 2. Lingkup Standar Mutu
13
kegiatannya. Pemilihan dan penetapan standar mutu itu, dilakukan dalam sejumlah aspek yang disebut butir mutu. Beberapa lingkup standar mutu yang dapat dirujuk oleh PT, seperti SNP, Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT), Badan Akreditasi Nasional (BAN) maupun ASEAN University Network Quality Assurance (AUN-QA). Setiap lingkup standar mutu tersebut tidak banyak berbeda satu dengan lainnya karena masih mencakup aspek-aspek kegiatan pendidikan tinggi.
3.3. Mekanisme Penetapan Standar Mutu
Banyak cara yang dapat dilakukan serta rujukan yang bisa digunakan; namun pilihan tersebut harus sesuai dengan karakteristik dari PT tersebut. Standar mutu dapat dirumuskan dan ditetapkan dengan meramu visi perguruan tinggi (secara deduktif) dan kebutuhan stakeholders (secara induktif). Standar mutu rumusannya harus spesifik dan terukur yaitu mengandung unsur ABCD (Audience, Behavior, Competence, Degree). Jumlah butir standar dalam setiap jenis standar mutu ditentukan oleh perguruan tinggi/ program studi, sesuai dengan visi, kebutuhan stakeholders serta urgensi dan kemampuan perguruan tinggi/program studi yang
14
bersangkutan. Pengembangan standar mutu bukan merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan sekali langsung jadi, tetapi memerlukan kajian berulang kali sebelum menjadi standar mutu yang benar-benar menjadi acuan bagi setiap proses dalam PT. Praktik Baik Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (2005), mekanisme penetapan standar mutu pada dasarnya mengikuti tahap-tahap berikut:
a. Tahap-tahap mekanisme penetapan standar mutu
1) Tim dibentuk sesuai dengan jenis standar mutu yang akan disusun, PT atau satuan pendidikan membentuk tim yang beranggotakan antara lain unsur pimpinan, unsur dosen, staf penunjang, dan profesional, dunia usaha, yang disetujui oleh segenap anggota satuan pendidikan.
2) Analisis kebutuhan standar mutu diperlukan oleh PT yang belum mempunyai standar. Analisis akan sangat bermanfaat dalam menentukan ruang lingkup, jenis dan jumlah butir standar yang dibutuhkan. Untuk PT yang telah memiliki standar mutu, penilaian kebutuhan ini dilakukan sebagai bagian dari tindak lanjut atas hasil evaluasi terhadap penerapan standar. Misalnya untuk merumuskan standar kurikulum, Tim yang dibentuk dapat diketuai oleh Ketua Jurusan atau Ketua Program Studi, beranggotakan dosen dosen terkait dan dibantu oleh tenaga kependidikan, wakil organisasi profesi, dunia usaha, dan pemakai lulusan lainnya.
3) Standar dirumuskan berdasarkan peraturan terkait yang ada, hasil evaluasi diri tentang kinerja yang sedang berjalan, masukan dari stakeholders, dan hasil studi pelacakan (kalau diperlukan).
4) Alternatif standar dianalisis dengan mempertimbangkan kondisi dan kemampuan PT/ satuan pendidikan, membandingkan dengan standar yang telah ada, ataupun benchmarking ke luar PT. Standar ditetapkan dengan meramu visi program studi dengan kebutuhan
stakeholders.
5) Sebelum disahkan, konsep standar mutu disosialisasikan kepada seluruh sivitas akademika, umpan balik (apabila ada) dan perumusan ulang oleh tim.
Standar mutu perlu disahkan oleh pimpinan satuan pendidikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di masing masing PT.
b. Contoh panduan penyusunan visi pendidikan
1) Visi seharusnya merupakan cita-cita yang dapat memberikan inspirasi bagi segenap pihak yang berkepentingan untuk bertindak.
15
2) Visi seharusnya memuat tujuan, jangka waktu, dan ruang lingkup kerja yang khas dari unit kerja.
3) Visi seharusnya dirumuskan bersama oleh pimpinan dengan memperhatikan masukan masukan dari stakeholders dan disahkan oleh senat universitas/fakultas/rapat jurusan. 4) Visi seharusnya ditinjau dan dirumuskan kembali secara berkala sesuai dengan
perkembangan ipteks dan masyarakat.
c. Contoh panduan penyusunan misi pendidikan
1) Misi seharusnya memberikan arahan dalam mewujudkan visi dan dinyatakan dalam tujuan-tujuan yang dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu.
2) Misi seharusnya mengandung pokok pokok bentuk kegiatan utama yang dapat menjadi landasan hubungan kerja serta pengalokasian sumberdaya ke segenap pihak yang berkepentingan.
3) Misi seharusnya menunjukkan ruang lingkup pasar dan geografis yang menjadi sasaran. 4) Misi seharusnya memuat pernyataan yang berkaitan dengan kebijakan unit kerja.
5) Misi seharusnya memberi keluwesan ruang gerak pengembangan kegiatan satuan satuan lembaga yang terlibat.
6) Misi seharusnya menjadi tolok ukur dalam evaluasi di seluruh unit kerja.
7) Misi seluruh unit kerja seharusnya direvisi secara berkala sesuai dengan perkembangan ipteks dan kebutuhan masyarakat.
d. Contoh Panduan Penyusunan Tujuan Pendidikan
1) Tujuan pendidikan seharusnya disusun selaras dengan visi dan misi dan relevan dengan kebutuhan masyarakat sehingga dapat menghasilkan lulusan yang memilki kompetensi sesuai dengan jenjang pendidikan.
2) Tujuan pendidikan seharusnya disosialisasikan kepada dosen, mahasiswa dan
stakeholders.
3) Tujuan pendidikan seharusnya disusun bersama oleh pimpinan dengan memperhatikan masukan-masukan stakeholders.
4) Tujuan pendidikan seharusnya dievaluasi secara berkala di seluruh unit kerja.
5) Tujuan pendidikan seluruh unit kerja seharusnya direvisi secara berkala sesuai dengan perkembangan ipteks dan kebutuhan masyarakat.
16
IV. PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU
Proses penjaminan mutu bukan hanya aktivitas untuk memastikan bahwa mutu yang dijanjikan dapat terpenuhi melainkan juga meliputi usaha peningkatan mutu berkelanjutan melalui kegiatan, monitoring dan evaluasi (monev), evaluasi diri, audit, dan benchmarking. Siklus penjaminan mutu dimulai dengan penetapan standar mutu yang ingin dicapai dalam kurun waktu tertentu dan selanjutnya standar ini dilaksanakan dengan upaya semaksimal mungkin agar dapat terpenuhi. Untuk melihat kemajuan pelaksanaan standar tadi dan untuk memastikan bahwa arah pelaksanaan ini sesuai dengan rencana, perlu dilakukan monitoring dan evaluasi Evaluasi diri dilakukan terutama untuk melihat kekuatan dan kelemahan satuan pendidikan kaitannya dengan upaya pemenuhan standar.
Tahapan selanjutnya adalah Audit Mutu Akademik Internal untuk melihat kepatuhan terhadap standar mutu yang telah ditetapkan. Hasil-hasil yang diperoleh dari tahapan
monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, dan audit mutu internal serta ditambah dengan masukan
dari seluruh stakeholders, digunakan sebagai pertimbangan di dalam melakukan peningkatan mutu.
Peningkatan mutu dikelompokkan dengan peningkatan mutu untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan dan peningkatan mutu dalam konteks peningkatan standar mutu yang telah dicapai melalui benchmarking. Apabila hasil evaluasi diri dan audit menunjukkan bahwa standar mutu yang telah ditetapkan belum tercapai, maka harus segera dilakukan tindakan perbaikan untuk mencapai standar tersebut. Sebaliknya apabila hasil evaluasi diri dan audit menyatakan bahwa standar mutu yang ditetapkan telah tercapai, maka pada proses perencanaan berikutnya standar mutu tersebut ditingkatkan melalui benchmarking adalah upaya pembandingan standar baik antar bagian internal organisasi maupun dengan standar eksternal secara berkelanjutan dengan tujuan untuk peningkatan mutu.
Tujuan peningkatan mutu adalah untuk pencapaian standar mutu yang telah ditetapkan bagi satuan pendidikan yang belum memenuhi standar tersebut, sedangkan bagi satuan pendidikan yang telah memenuhi standar mutu, peningkatan mutu bertujuan untuk peningkatan standar baru, dan yang tidak kalah pentingnya adalah dalam rangka pemuasan stakeholders.
4.1. Benchmarking
Benchmarking adalah pendekatan yang secara terus menerus mengukur dan
membandingkan produk barang dan jasa, dan proses-proses dan praktik-praktiknya terhadap standar ketat yang ditetapkan oleh para pesaing atau mereka yang dianggap unggul dalam
17
bidang tersebut. Dengan melakukan atau melalui benchmarking suatu organisasi dapat mengetahui telah seberapa jauh mereka dibandingkan dengan yang terbaiknya.
Benchmarking adalah suatu kegiatan untuk menetapkan standar dan target yang akan
dicapai dalam suatu periode tertentu. Benchmarking dapat diaplikasikan untuk individu, kelompok, organisasi ataupun lembaga. Benchmarking dapat diartikan sebagai uji standar
mutu. Maksudnya adalah menguji atau membandingkan standar mutu yang telah ditetapkan
terhadap standar mutu pihak lain, sehingga juga muncul istilah rujukmutu.
Secara umum benchmarking digunakan untuk mengatur dan meningkatkan kualitas pendidikan dan standar akademik. Benchmarking dapat merupakan perbandingan antara proses dan sistem yang telah dirancang tersebut dengan fungsi pendidikan tinggi yang harus dilaksanakan semua PT.
Dalam banyak cara dan bentuk, bahkan mungkin tanpa disadarinya, banyak lembaga pendidikan terutama pendidikan tinggi telah senantiasa bergelut dengan benchmarking. Mereka senantiasa telah membandingkan diri mereka dengan kolega dan PT lain, disertai pengharapan peningkatan pada jumlah mahasiswa yang diterima, dana yang diterima, nilai akreditasi dan prestise.
Perguruan tinggi sebenarnya telah lama memiliki tradisi knowledge-sharing (berbagi pengetahuan) yang direalisasikan melalui pertemuan-pertemuan ilmiah, seminar, publikasi
mailing-list, dan kegiatan bersama lainnya. Benchmarking sebenamya bukanlah barang baru,
karena kenyataannya selama ini sudah dijalankan, mungkin istilahnya saja yang baru muncul belakangan ini.
Benchmarking bukanlah meng-copy atau menjiplak. Ini adalah proses mempelajari,
mengamati orang lain atau organisasi lain dan mengadaptasi praktik-praktik baik mereka untuk dapat diterapkan dalam organisasi sendiri. Lebih daripada sekedar penetapan tujuan,
benchmarking dipergunakan untuk memahami proses yang dipakai untuk mencapai hasil-hasil
yang terbaik tersebut.
Benchmarking harus melibatkan penelitian dan pemahaman tentang prosedur kerja
internal, dan mencari "praktik terbaik" pada organisasi atau lembaga lain, kemudian mencocokkannya dengan yang telah diidentifikasi dan dan akhirnya mengadaptasi praktik-praktik itu dalam organisasinya sendiri untuk meningkatkan kinerjanya. Pada dasarnya,
benchmarking adalah suatu cara belajar dari orang lain secara sistematis, dan mengubah apa
yang kita kerjakan. Tiga pertanyaan mendasar yang akan dijawab oleh proses benchmarking adalah : 1) seberapa baik kondisi kita sekarang (Evaluasi Diri), 2) harus menjadi seberapa baik(Target), 3) bagaimana cara untuk mencapai yang baik tersebut (Rencana Tindakan).
18
Proses Benchmarking
Proses benchmarking biasanya terdiri dan enam langkah yaitu:
a. Menentukan Apa yang Akan Di-benchmark. Hampir segala hal dapat di-benchmark: suatu proses lama yang memerlukan perbaikan; suatu permasalahan yang memerlukan solusi; suatu perancangan proses baru; suatu proses yang upaya-upaya perbaikannya selama ini belum berhasil.
Perlu dibentuk suatu Tim Peningkatan Mutu yang akan menyelidiki proses dan permasalahannya. Tim ini akan mendefinisikan proses yang menjadi target, batas-batasnya, operasi-operasi yang dicakup, urutan dan masukan (input) serta keluarannya (output).
b. Menentukan Apa yang Akan Diukur. Ukuran atau standar yang dipilih untuk dilakukan
benchmark-nya harus yang paling kritis dan besar kontribusinya terhadap perbaikan dan
peningkatan mutu. Tim yang bertugas me-review elemen-elemen dalam proses dalam suatu bagan alir dan melakukan diskusi tentang ukuran dan standar yang menjadi fokus. c. Menentukan kepada Siapa akan Dilakukan Benchmark. Tim Peningkatan Mutu harus
menentukan organisasi yang akan menjadi tujuan benchmarking. Pertimbangan yang perlu adalah tentunya memilih organisasi lain tersebut yang memang dipandang mempunyai reputasi baik bahkan terbaik dalam kategori ini.
d. Pengumpulan Data Kunjungan. Tim Peningkatan Mutu mengumpulkan data tentang ukuran dan standar yang telah dipilih terhadap organisasi yang akan di-benchmark. Pencarian informasi ini dapat dimulai dengan yang telah dipublikasikan: misalkan hasil-hasil studi, survei pasar, survei pelanggan, jurnal, majalah dan lain-lain. Barangkali juga ada lembaga yang menyediakan bank data tentang benchmarking untuk beberapa aspek dan kategori tertentu. Tim dapat juga merancang dan mengirimkan kuesioner kepada lembaga yang akan di-benchmark, baik itu merupakan satu-satunya cara mendapatkan data dan informasi atau sebagai pendahuluan sebelum nantinya dilakukan kunjungan langsung. Pada saat kunjungan langsung (site visit), tim benchmarking mengamati proses yang menggunakan ukuran dan standar yang berkaitan dengan data internal yang telah diidentifikasi dan dikumpulkan sebelumnya. Tentu akan lebih baik jika ada beberapa obyek atau proses yang dikunjungi sehingga informasi yang didapat akan lebih lengkap. Asumsi yang perlu diketahui adalah bahwa organisasi organisasi atau lembaga yang dikunjungi sehingga informasi yang didapat akan lebih lengkap.
19
mempunyai keinginan yang sama untuk mendapatkan informasi yang sejenis dari lembaga yang mengunjunginya yaitu adanya keinginan timbal balik untuk saling mem-benchmark. Para pelaku benchmarking telah dapat menyimpulkan bahwa kunjungan 1angsung kepada organisasi dengan praktik terbaik dapat menghasiIkan pandangan dan pemahaman yang jauh lebih dalam dibandingkan dengan cara-cara pengumpulan data yang manapun. Kunjungan ini memungkinkan kita untuk secara langsung berhubungan dengan pemilik proses yaitu orang-orang yang benar-benar menjalankan atau mengelola proses tersebut. e. Analisis Data. Tim Peningkatan Mutu membandingkan data yang diperoleh dari proses
yang di-benchmark dengan data proses yang dimiliki (internal) untuk menentukan adanya kesenjangan (gap), dan juga perlu membandingkan situasi kualitatif misalnya tentang sistem, prosedur, organisasi dan sikap. Tim mengindentifikasi mengapa terjadi kesenjangan (perbedaan) dan apa saja yang dapat dipelajari dari situasi ini. Satu hal yang sangat penting adalah menghindari sikap penolakan; jika memang ada perbedaan yang nyata maka kenyataan itu harus dapat diterima dan kemudian disadari bahwa harus ada hal-hal yang dipebaiki.
f. Merumuskan Tujuan dan Rencana Tindakan. Tim Peningkatan Mutumenentukan target perbaikan terhadap proses. Target-target ini harus dapat dicapai dan realistis dalam pengertian waktu, sumber daya, dan kemampuan yang ada saat ini; juga sebaiknya terukur, spesifik, dan didukung oleh manajemen dan orang-orang yang bekerja proses tersebut. Kemudian tim dapat diperluas dengan melibatkan multidisiplin yang akan memecahkan persoalan dan mengembangkan suatu rencana untuk memantapkan tindakan spesifik yang akan diambil, tahapan-tahapan waktunya, dan siapa-siapa yang harus bertanggungjawab.
Hasil ini akan diserahkan kepada para pelaksana penjaminan mutu (executive) untuk kemudian memantau kemajuan dan mengidentifikasi persoalan-persoalan yang timbul. Ukuran dan standar dievaluasi secara bertahap, barangkali diperlukan penyesuaian-penyesuaian terhadap rencana untuk dapat mengatasi halangan dan persoalan yang muncul. Juga para pelaksana memerlukan umpan balik dari mereka yang berkepentingan terhadap proses dan hasilnya (stakeholders).
Kesenjangan standar mungkin saja tidak dapat dihilangkan karena target organisasi terus saja berkembang dan memperbaiki diri. Yang lebih penting dari semata-mata mengejar kesenjangan adalah menjadikan benchmarking sebagai suatu kebiasaan, yang akan mendorong untuk terus memperbaiki diri. Jika perlu bahkan dapat dibuat atau dibentuk suatu departemen atau divisi tersendiri yang bertanggung jawab melaksanakan benchmarking secara berkelanjutan.
20
Proses benchmarking ini mempunyai banyak keuntungan. Benchmarking mendorong terciptanya suatu budaya perbaikan terus menerus, menghargai orang lain dan prestasinya dan membangun indera dan intuisi akan pentingnya perbaikan yang dijalankan terus menerus tersebut. Jika suatu jaringan dan kemitraan dalam benckmarking telah terbentuk maka berbagai praktik baik dan terbaik dapat saling dibagi di antara mereka.
Benchmarking dapat dilakukan secara:
1) Internal benchmarking, dilakukan di dalam lingkup perguruan tinggi itu sendiri. Bisa dilakukan internal benchmarking antar program studi dalam satu fakultas atau antar unit atau fakultas dalam satu PT itu sendiri. Dalam kenyataan pasti bisa diperbandingkan standar antar mereka atau untuk memperbandingkan standar kualitas yang dipakai.
2) External benchmarking dilakukan dengan benchmarking terhadap lembaga atau PT lain, baik yang menyangkut satu program studi tertentu ataupun satu unit atau fakultas tertentu, baik di dalam maupun di luar negeri.
Benchmarking yang sebenamya akan mendorong kita untuk melihat jauh ke dalam
proses-proses di pesaing kita (atau sejawat kita) yang barangkali diimplementasikan dengan debih baik dan terbukti memberikan kualitas hasil atau keluaran yang lebih baik. Juga
benchmarking ini dapat membantu untuk mendapatkan "jalan pintas" untuk mencapai tujuan
(target) dengan meniru maka banyak hal dapat dihemat, antara lain kita dapat lebih mempersingkat proses pembelajaran (learning process), mengurangi kemungkinan kegagalan karena bisa belajar dari kegagalan dan kesalahan orang lain.
Hasil dari proses benchmarking :
1) Proses atau prosedur yang baru untuk standar atau target yang tetap/lama: Situasi ini dapat terjadi apabila target atau standar yang telah ditetapkan temyata sulit untuk dicapai atau proses/metodenya gagal untuk mencapai standar tersebut.
2) Standar baru yang lebih baik:
Keadaan ini dapat terjadi dalam upaya meningkatkan mutu dengan memperbaiki atau meningkatkan standar yang telah tercapai
3) Proses atau prosedur baru dan standar baru :
Hal ini dapat terjadi saat belum pernah dibuat standar atau prosedur sebelumnya jadi baru.
21
Gambar 1. Langkah-langkah dalam Siklus Benchmarking
4.2. Prosedur Peningkatan Mutu
Di dalam siklus penjaminan mutu terdapat tahapan ketika satuan pendidikan harus melakukan peningkatan mutu. Tahapan peningkatan mutu ini didahului dengan kegiatan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, dan audit mutu akademik internal. Dalam hal standar mutu yang ditetapkan telah dicapai, peningkatan mutu dilakukan dengan penetapan standar baru melalui proses benchmarking.
4.2.1. Penetapan Standar Baru melalui Benchmarking
Penetapan standar baru perlu dilakukan dalam rangka peningkatan mutu satuan pendidikan setelah dipenuhinya standar mutu lama. Penetapan standar mutu baru ini salah satunya dapat dilakukan melalui proses benchmarking. Benchmarking tidak hanya sekedar memindahkan sistem mutu satuan pendidikan benchmark ke satuan pendidikan yang melakukan benchmarking, tetapi masih perlu dilakukan penyesuaian, penyempurnaan, dan kiat untuk berbeda.
22
Gambar 2. Siklus Peningkatan Mutu Berkelanjutan (Peningkatan Mutu, DIKTI, 2002)
4.2.2. Prosedur Peningkatan Mutu
Kegiatan Peningkatan mutu dalam suatu siklus dimulai dengan pembentukan tim peningkatan mutu oleh satuan pendidikan atau dapat juga menugaskan salah satu komponen dalam struktur organisasai penjaminan mutu yang ada. Tim bertugas untuk menyusun rekomendasi peningkatan mutu yang diajukan kepada pengelola satuan pendidikan.
Rekomendasi peningkatan mutu disusun berdasarkan hasil laporan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, dan audit mutu baik internal maupun eksternal serta memperhatikan masukan dari seluruh stakeholders. Rekomendasi ini berupa usulan tindakan yang sebaiknya dilakukan oleh pengelola satuan pendidikan untuk mencapai standar mutu yang telah ditetapkan atau usulan
standar mutu baru (hasil benchmarking) yang lebih tinggi daripada standar yang telah dicapai.
Proses Benchmarking yang dilakukan oleh Tim Peningkatan Mutu
1) Pimpinan satuan pendidikan membentuk tim peningkatan mutu (ad-Hoc) atau menugaskan salah satu komponen struktur organisasi penjaminan mutu yang ada dengan menerbitkan SK.
2) Tim peningkatan mutu mengumpulkan data laboran monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, audit mutu, dan masukan dari stakeholders.
23
3) Tim peningkatan mutu menganalisis data laporan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, audit mutu, dan masukan dari stakeholders serta melakukan benchmarking.
4) Tim peningkatan mutu merumuskan rekomendasi tindakan peningkatan mutu.
5) Tim Peningkatan Mutu menyerahkan rekomendasi kepada pengelola satuan pendidikan. 6) Pengelola satuan pendidikan membubarkan tim peningkatan mutu.
7) Pengelola satuan pendidikan melakukan peningkatan mutu dengan mempertimbangkan rekomendasi tim peningkatan mutu.
24
V. MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL
Monitoring dan evaluasi di Fakultas Pertanian dikoordinasikan oleh Satuan Penjaminan Mutu (SPM) Fakultas Pertanian yang merupakan salah satu tugas SPM, yaitu bidang monitoring dan evaluasi. Monitoring dan evaluasi dilaksanakan sebagai salah satu kegiatan pengawalan dan pengendalian aktivitas atau kegiatan satuan pendidikan untuk pemenuhan standar yang ditetapkan telah dilaksanakan, dipenuhi, dievaluasi, dan ditingkatkan. kegiatan Monevin ini dilakukan bukan untuk mencari-cari kesalahan melainkan untuk melihat penyimpangan (kekurangsesuaian pelaksanaan dengan perencanaan yang telah ditetapkan) dan memikirkan bagaimana tindakan perbaikannya, serta pengembangannya.
Kegiatan monitoring dilakukan sebagai tindakan untuk a) untuk mencari ketidaksesuaian, mempelajarinya, dan mencari solusi terbaik berupa tindak perbaikan, b) untuk menjamin bahwa proses yang dilakukan oleh universitas/ fakultas/ pascasarjana/ lembaga/ jurusan/ program studi telah dilaksanakan secara konsisten serta sesuai dengan kompetensi yang diharapkan, c) melaporkan ketidaktercapaian yang bersifat kritis kepada pimpinan. Melalui monev kinerja satuan pendidikan selalu terpantau sehingga menjadi efektif dan efisien. Kegiatan monitoring diikuti dengan evaluasi diri, sebagai upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data yang handal dan sahih sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat digunakan sebagai landasan tindakan manajemen untuk mengelola kelangsungan lembaga atau program. Tujuan evaluasi diri adalah untuk peningkatan mutu, sedangkan kegunaan evaluasi diri adalah untuk mengungkap mutu berupa efektivitas, akuntabilitas, produktivitas, efisiensi, pengelolaan sistem, dan suasana akademik. Di dalam kerangka pengawalan dan pengendalian aktivitas atau kegiatan satuan pendidikan untuk pemenuhan standar, perlu dilakukan monitoring dan evaluasi (monev). Setelah proses monev, dilakukan evaluasi diri. Evaluasi diri adalah upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data yang handal dan sahih sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat digunakan sebagai landasan tindakan manajemen untuk mengelola kelangsungan lembaga atau program. Tujuan evaluasi diri adalah untuk peningkatan mutu sedangkan kegunaan evaluasi diri adalah untuk mengungkap mutu berupa efektivitas, akuntabilitas, produktivitas, efisiensi, pengelolaan sistem, dan suasana akademik.
Sebagai keberlanjutan dari sistem penjamin mutu di dunia pendidikan maka kegiatan pengawasan, asesmen dan evaluasi (sebutan untuk kegiatan Monevin) memegang peran yang cukup penting. Artinya dengan kegiatan Monevin tersebut maka konsistensi penjaminan mutu dapat dipantau dan dipelihara. Hal yang paling penting dan harus senantiasa ditekankan dalam
25
kegiatan Monevin adalah bahwa kegiatan ini bukan untuk mencari-cari kesalahan unit/personil, melainkan sebagai suatu tindakan untuk mencari ketidaksesuaian, mempelajarinya dan mencari solusi terbaik berupa tindakan perbaikan.
Monevin juga menjamin bahwa sasaran yang telah ditetapkan oleh institusi dapat dicapai dengan melakukan pengukuran keberhasilan setiap unit terkait yang salah satunya adalah menjaminkan bahwa proses yang dilakukan oleh institusi tersebut benar-benar dijalankan secara konsisten serta sesuai dengan kompetensi yang diharapkan. Data hasil pengukuran biasanya disediakan oleh unit terkait dan tim Monevin mengukur pencapaiannya secara rutin. Apabila ada ketidak tercapaian yang bersifat krisis dan perlu keputusan pimpinan maka bisa sesegera mungkin diperhatikan oleh pimpinan melalui laporan tim Monevin.
Hal penting lain yang perlu ditekankan dalam kegiatan Monevin yaitu kegiatan Monevin menggunakan metode sampling yang artinya tidak semua secara detil proses per proses diperiksa. Apabila ada unit yang tidak ada temuan, sehingga pada tahap meta evaluasi atau tahap Monevin berikutnya bisa saja yang tidak ditemukan tersebut kemudian ditemukan. Pemahaman akan metode ini sangat perlu sehingga baik tim Monevin maupun auditee dapat menerima hasil pemeriksaan. Dengan evaluasi maka capaian kegiatan dapat diketahui dengan pasti dan tindakan lebih lanjut untuk memperbaiki kinerja suatu kegiatan dapat ditetapkan sesuai dengan visi serta misi institusi penyelenggara kegiatan. Dari uraian tersebut, pihak yang paling membutuhkan evaluasi adalah pimpinan satuan pendidikan karena dengan demikian pemimpin dapat melihat hasil kerjanya selama periode tertentu untuk selanjutnya meningkatkan kinerja atau memberikan tekanan serta perbaikan pada satuan pendidikan untuk mencapai tujuan satuan pendidikan pada jangka waktu tertentu.
Dengan adanya batasan jangka waktu tertentu dalam melakukan evaluasi diri, hal ini dapat dipahami sebagai langkah logis dan realistis sesuai pertumbuhan suatu penyelenggaraan satuan pendidikan atau kedewasaan serta tingkat kematangan satuan pendidikan. Evaluasi diri dapat disederhanakan dengan kegiatan bercermin yang akan memberikan gambaran rata dari objek di depannya atau objek evaluasi diri.
Pada evaluasi diri selanjutnya dapat dipahami bahwa objek dan subjek menyatu menjadi bagian integral dari suksesnya kegiatan evaluasi diri. Objek yang dievaluasi adalah kegiatannya sendiri yang mengevaluasi dirinya sendiri (dalam arti luas, institusi) dan komitmen untuk menyelenggarakan evaluasi adalah komitmen pada dirinya sendiri serta alasan mengapa dilakukan evaluasi diri adalah alasan internal bukan eksternal. Dengan demikian evaluasi diri adalah salah satu strategi untuk memperoleh pertumbuhan yang optimal (bukan selalu yang cepat). Agar pertumbuhan optimal sebaiknya diketahui bagian mana yang telah
26
tumbuh dengan baik bagian mana yang kurang serta peluang apa yang sebaiknya digunakan. Salah satu cara sederhana yang bisa ditempuh ialah dengan melakukan analisis SWOT. Dengan analisis SWOT di berbagai aspek dan kemudian dilakukan metaanalisis (analisis terhadap berbagai analisis yang telah dilakukan) maka langkah-langkah konkrit dalam meningkatkan mutu suatu penyelenggaraan satuan pendidikan dapat dibuat skala prioritas dengan jelas. Selanjutnya pengertian evaluasi diri yang dimaksudkan ialah evaluasi diri satuan pendidikan.
Direktoral Jenderal Pendidikan Tinggi telah merumuskan evaluasi diri sebagai berikut: Upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data (fakta dan informasi) yang
handal dan sahih sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat digunakan sebagai landasan tindakan manajemen untuk mengeloIa kelangsungan lembaga atau program.
Dari definisi ini tersurat dengan jelas pentingnya objektivitas sebagai bagian upaya mengusahakan keberlanjutan suatu program. Kaitannya dengan keberlanjutan maka evaluasi merupakan bagian yang direncanakan dengan sistematis periodik serta tidak boleh ditinggalkan. Dengan demikian evaluasi diri merupakan simpul suatu kegiatan yang menjadi acuan untuk kegiatan selanjutnya.
a. Tujuan/ Alasan Penyelenggaraan Evaluasi Diri
Alasan utama dilakukannya evaluasi diri adalah sebagai berikut: a) Perlunya diketahui efektivitas penyelenggaraan satuan pendidikan; b) Perlunya mendokumentasikan bahwa tujuan satuan pendidikan telah terpenuhi; c) Perlunya penyediaan informasi tentang pelayanan satuan pendidikan yang telah dilakukan yang akan bermanfaat bagi seluruh staf maupun pihak lain; d) Mempermudah kemungkinan perubahan program satuan pendidikan untuk peningkatan mutu serta efisiensi; e) Mengetahui kelebihan, kelemahan, peluang dan ancaman satuan pendidikan
b. Beberapa Atribut Evaluasi Diri yang Baik
Mutu suatu kegiatan hampir selalu dapat ditengarai dengan atribut-atribut yang melekat pada kegiatan tersebut demikian juga pada penyelenggaraan evaluasi diri. Pelaksanaan kegiatan evaluasi diri yang baik dapat ditengarai dengan beberapa atribut yang menyangkut proses penyelenggaraan evaluasi diri dan pembuatan laporan evaluasi diri. Sebagian atribut-atribut tersebut adalah sebagai berikut:
1) Keterlibatan semua pihak. Keterlibatan semua unsur dalam perencanaan dan pengambilan keputusan merupakan bagian yang sangat penting dalam manajemen
27
modern termasuk manajemen pendidikan tinggi. Dalam laporan evaluasi diri yang berkepentingan dalam penyusunan laporan evaluasi diri. Keterlibatan aktor kunci di dalam maupun di luar institusi sebaiknya disampaikan dengan rinci. Bukti lain yang mudah terlihat adalah keterlibatan staf, mahasiswa dan pimpinan dalam penyusunan laporan evaluasi diri. Beberapa aktor penting di luar institusi yang dapat dilibatkan antara lain: alumni, orang tua mahasiswa, asosiasi profesi, pengguna lulusan dan sebagainya. Di samping rincian keterlibatan maka bukti pendukung misalnya perjanjian, kesepakatan, MOU dan sebagainya perlu dilampirkan.
2) Tingkat Komprehensif. Tingkat komprehensif dapat diketahui berdasar kesesuaian dan kelengkapan aspek atau isu penting yang diperhatikan atau diamati pada evaluasi diri. Aspek tersebut seharusnya ada pada tingkat program studi dan programnya maupun pada tingkat yang lebih tinggi/fakultas. Laporan evaluasi diri dikatakan komprehensif apabila dapat dipercaya secara logis dan didukung data yang relevan serta akurat dalam mempresentasikan masalah yang berhasil diidentifikasi serta solusi yang ditawarkan berdasarkan data internal maupun eksternal.
3) Keakuratan data. Data bahan evaluasi diri seharusnya akurat dan konsisten serta disebutkan sumbernya. Diperlukan data yang cukup sesuai dengan aspek yang dibahas. Data yang berlebihan dan tidak terkait dengan isu yang dibahas dapat menurunkan mutu evaluasi diri.
4) Kedalaman analisis. Kedalaman analisis dapat ditengarai dengan adanya benang merah atau keterkaitan yang jelas antara permasalahan strategis yang berhasil diidentifikasi dengan data pendukung yang dicantumkan. Penggunaaan metode-metode analisis seperti SWOT, Root-Cause Analysis atau yang lain serta metaanalisis akan sangat membantu kedalaman analisis.
c. Peranan Evaluasi Diri dalam Peningkatan Mutu.
Pada peningkatan mutu pendidikan maka evaluasi menyeluruh secara periodik sangat disarankan. Dengan demikian kebermaknaan satuan pendidikan dapat diukur dan kiranya ada hal-hal yang tidak sejalan dengan visi satuan pendidikan tersebut dapat langsung diketahui sejak dini untuk selanjutnya dilakukan perbaikan. Lebih lanjut hasil evaluasi diri yang diketahui masyarakat diharapkan akan meningkatkan peranserta masyarakat dalam meningkatkan mutu pendidikan.
