APLIKASI SISTEM BASIS DATA KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB PADA PT. ASIAMAS INTERPRO
Rizky Maulida Wirduna 1401128315 Rara Tiara Sani 1501173805 Putri Amelia Chaerunisa 1501174133
BINUS University, Jl. Kebun Jeruk Raya No.27. Jakarta Barat, 021-5345830
Tujuan penelitian ini adalah merancang sistem basis data kepegawaian pada PT. Asiamas Interpro. Penelitian ini dibatasi pada bagian pengelolaan data yang meliputi data karyawan,
absensi, lembur, CTTP (PHK), ijin komando (Cuti), data unit lokasi, dan penggajian. Metodologi yang digunakan berdasarkan pada Database Application Lifecycle (DBLC).
Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis yang dilakukan dengan cara menganalisa sistem yang sedang berjalan dengan merancang flowchart dan metode perancangan basis data menggunakan konseptual, logikal, dan fisikal. Sedangkan untuk merancang sistem dilakukan dengan merancang struktur menu, State Transition Diagram (STD), dan dengan menggunakan metode pemodelan Unified Modelling Language(UML).
Aplikasi sistem basis data kepegawaian ini dapat memudahkan dan mempercepat kinerja HRD perusahaan dalam pengolahan data karyawan. Selain itu, HRD dapat memperoleh
informasi dari setiap data karyawan dengan mudah.
PENDAHULUAN
Seiring dengan perkembangan zaman, teknologi informasi selalu berkembang dan mengalami kemajuan.Teknologi informasi saat ini hamper selalu digunakan di berbagai bidang contohnya seperti penyiaran, penerbangan, perkuliahan, sistem informasi kepegawaian dan lain – lain.Tiap individu maupun kelompok dituntut untuk beraktivitas seefektif mungkin guna mencapai hasil yang maksimal.
Dalam era komputerisasi sekarang ini pengolahan data dan penyebaran informasi dirasa kurang efektif dan efisien apabila sumbernya dalam bentuk kertas yang bersifatstatis ataupun mengandalkan ingatan seseorang sebagai media penyimpanan.Oleh karena itu, dengan adanya teknologi informasi yang dapat diaplikasikan dalam berbagai bidang di kehidupan manusia, pengguna teknologi informasi dapat memanipulasi data serta mendapatkan informasi secara aman dan mudah. Sebagai contoh dalam kegiatan perusahaan, teknologi informasi berperan penting dalam pengelolaan data yang dimiliki perusahaan, dimana seharusnya data perusahaan dikelola secara aman.
Dalam hal ini, teknologi sistem basis data merupakan suatu teknologi yang tepat untuk memudahkan kegiatan perusahaan dalam mengelola data tersebut.Tidak hanya memudahkan, dengan adanya teknologi basis data, pengelolaan data dapat dilakukan lebih cepat, efisien, dan akurat. Sehingga dapat meningkatkan kinerja pegawai dalam suatu perusahaan.
PT. AsiamasInterprobergerak di bidang jasa yang menyalurkan tenaga kerja seperti petugas keamanan/satpam ke berbagai institusi yang ada di Indonesia seperti pusat perbelanjaan/mall, kantor, appartement, hotel, sekolah, dan lain-lain. Untuk menunjang kegiatan perusahaan, sekarang ini PT. Asiamas Interpro telah mempekerjakan sekitar 700 pegawai yang tersebar di seluruh Indonesia. Perusahaan ini pun memiliki satu kantor pusat yang berada di daerah Fatmawati Jakarta Selatan dan 2 kantor cabang yang berada di Bintaro dan Pulo Gadung. Selain berfokus pada penyaluran tenaga kerja satpam. PT. Asiamas Interpro memiliki beberapa divisi yang salah satunya adalah Divisi HRD (SumberDayaManusia), keuangan, marketing, administrasi, dan konsultan. Divisi HRD di perusahaan ini belum memiliki aplikasi sistem basis data kepegawaian dan masih melakukan pengolahan data secara manual, sehingga terjadi berbagai masalah yaitu adanya redundancy data, sulitnya mengakses dan mencari data
pegawai, serta rendahnya keamanan dan kerahasiaan data kepegawaian sehingga mengurangi efisiensi dan efektifitas perusahaan.
Untuk mengatasi permasalahan redundansi, integritas dan pengaksesan data dan informasi maka dicarikan suatu solusi yang memiliki kemampuan untuk HRD mengakses data kepegawaian secara cepat dan akurat, kemampuan untuk menacari informasi secara efektif dan efisien, kemampuan untuk HRD merekapitulasi data karyawan, dan merekapitulasi data absensi di seluruh unit lokasi.
Ruang lingkup penulisan penelitian ini dibatasi pada perancangan sistem aplikasi basis data dalam pendataan karyawan, absensi dimana perusahaan menerima laporan absensi setiap bulandari semua unit lokasi, proses ijin cuti/ijin komando, lembur, penggajian, pemutusan hubungan kerja/cttp, dan data unit lokasi.
Tujuan dari penelitian ini antara lain: menganalisis kebutuhan divisi HRD dalam pengelolaan data kepegawaian yang dapat meningkatkan kinerja manajemen kepegawaian pada PT. Asiamas Interpro, merancang sistem basis data kepegawaian dengan seluruh proses beserta basis data yang saling terintegrasi, memiliki data yang konsisten dan redundansi data yang minimal, menghasilkan aplikasi basis data berbasis web yang menunjang keamanan data kepegawaian.
Manfaat dari penelitian ini antara lain: meningkatkan keamanan data kepegawaian, memudahkan penyediaan dan pencarian informasi data pegawai, memudahkan divisi HRD dalam pemrosesan absensi, pemberian cuti, proses lembur, proses pemutusan hubungan kerja, dan memudahkan divisi HRD dalam proses penghitungan gaji.
METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penulisan penelitian ini terdiri dari: .
1. Metode Analisa
Menganalisa sistem yang sedang berjalan untuk mengidentifikasi maslaah dan kebutuhan user.
2. Metode Perancangan
Metode perancangan basis data didasarkan pada Database Application Lifecycle (DBLC) pada buku karangan Thomas Connolly dan Carolyn Begg yang berjudul “Database System: A
Practical Approach to Design, Implementation and Management”, Fifth Edition, Pearson Education, America. Edisi tahun 2010.
Perancangan selanjutnya adalah Perancangan Interface aplikasi didasarkan pada merancang struktur menu, merancang State Transition Diagram (STD), dan merancang layar sebagai tampilan sistem sesuai dengan kebutuhan akses pengguna.
Perancangan yang terakhir adalah perancangan sistem aplikasi didasarkan pada merancang Unified Modelling Language (UML) yaitu membangun sistem aplikasi sesuai dengan kebutuhan user yang diperoleh dari analisis terhadap sistem yang sedang berjalan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dari hasil survei ke perusahaan, dengan cara wawancara, mempelajari dokumen-dokumen pada PT. Asiamas Interpro, serta mempelajari jalannya operasional perusahaan, sistem yang sedang berjalan dapat digambarkan dalam bentuk Flowchart.
Proses pengolahan data pada PT. Asiamas Interpro digambarkan dengan Gambar 1: Flowchart berikut ini :
a. Pendataan Karyawan
Prosedur pendataan Karyawan, Karyawan melakukan pengisian data pribadi pada form biodata, kemudian Karyawan HRD akan memasukan data ke dalam sistem.
b. Absensi Karyawan
Pada proses absensi, Karyawan akan melakukan absensi dengan menggunakan mesin sidik jari, mesin absensi manual atau tanda tangan kertas absensi sesuai dengan prosedur yang ditetapkan perusahaan unit lokasi. Selanjutnya admin unit lokasi akan memberikan data absensi kepada HRD, Dan Karyawan HRD dapat memasukan data Karyawan ke dalam Ms. Excel sebagai faktor perhitungan penggajian penilaian kinerja Karyawan.
c. Penggajian Karyawan
Pada proses penggajian Karyawan, Karyawan HRD akan melakukan perhitungan penggajian berdasarkan gaji pokok, kalkulasi absensi, tunjangan, cuti, dan bonus. Selanjutnya manager HRD akan melakukan verifikasi hasil perhitungan gaji Karyawan yang sesuai dan untuk dikirim ke divisi keuangan.
d. Ijin Komando Karyawan
Pada proses ijin komando Karyawan, Karyawan mengajukan izin cuti kepada operasional yang selanjutnya diberikan HRD dan atas persetujuan HRD, Karyawan operasional akan memberikan izin cuti Karyawan.
e. Lembur Karyawan
Pada proses lembur Karyawan, admin unit lokasi akan memberikan perintah kepada Karyawan yang bersangkutan untuk melakukan lembur. Karyawan operasional akan membuat laporan lembur Karyawan yang akan disetujui oleh HRD, selanjutnya HRD membuat laporan biaya lembur yang akan diserahkan kepada divisi keuangan untuk upah lembur Karyawan yang bersangkutan.
f. CTTP (Cuti Tanpa Tanggungan Perusahaan) Oleh Perusahaan
CTTP (Cuti Tanpa Tanggungan Perusahaan) adalah pemutusan hubungan kerja (PHK) yang diputuskan oleh pihak perusahaan dengan adanya ketentuan-ketentuan di dalam perusahaan.
g. CTTP Oleh Karyawan (Resign)
CTTP oleh Karyawan adalah adalah pemutusan hubungan kerja yang diajukan dari Karyawan. Karyawan yang akan mengajukan pemutusan hubungan kerja harus mengajukan surat permohonan pemutusan kerja terlebih dulu disertai alasan yang jelas. Dan surat permohonan tersebut harus disetujui dan ditandatangani oleh admin unit lokasi, divisi operasional dan HRD.
Sebagian besar proses pengolahan data dilakukan secara manual. Sebagian data yang lain diolah dengan menggunakan paket software seperti Microsoft Excel, MicrosoftWord. Sebagian besar data berupa hardcopy yang disimpan dalam didalam map. Sebagian data tidak tersimpan dengan rapi dan ada yang tersebar dibeberapa tempat. Hal tersebut menyulitkan pencarian kembali data terhadap transaksi yang pernah dikerjakan dan kesulitan dalam mengumpulkan data untuk tujuan melakukan analisis.
Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, diidentifikasi bahwa user membutuhkan pengelolaan dan akses baik berupa query ataupun berupa laporan mengenai 15 type data yaitu data mengenai karyawan, absensi, lembur, cttp, ijin komando, gaji karyawan, unit lokasi, dan user.
Dari pembandingan antara sistem yang dibutuhkan user dengan sistem yang sedang berjalan diidentifikasikan bahwa masih terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi, antara lain:
1. HRD masih kesulitan dalam mengakses atau mencari data kepegawaian, dan data belum tersimpan secara aman karena tidak adanya hak akses pada pengelolaan data kepegawaian.
2. HRD masih menggunakan cara manual untuk mengelola data kepegawaian, sehingga pencarian infomasi belum efektif.
3. Belum dapat merekapitulasi data absensi dari setiap unit lokasi dengan cara yang efisien.
4. Belum dapat merekapitulai data kepegawaian secara efektif dan efisien.
Berdasarkan analisis terhadap pemasalahan yang dihadapi saat ini oleh PT. Asiamas Interpro dikembangkan suatu sistem aplikasi basis data untuk mengelola data-data perusahaan terutama data yang berhubungan dengan data kepegawaian baik untuk data karyawan, absensi, lembur, unit lokasi, cttp, ijin komando, dan gaji karyawan. Sistem aplikasi ini akan memudahkan perusahaan dalam mengakses data, melakukan perhitungan, dan menyajikan informasi yang digunakan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Berdasarkan permasalahan yang telah di identifikasi dan berdasarkan kebutuhan user, dirancang suatu aplikasi sistem basis data dengan merancang Unified Modelling Language (UML) yang terdiri dari Use Case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram, dan Sequence Diagram yang diusulkan sbb:
1). Use Case Diagram
2). Activity Diagram a. Login
Gambar berikut menunjukkan Activitiy Diagram pada proses login.
3). Class Diagram
4). Sequence Diagram
a. Login
Gambar berikut menunjukan Sequence Diagrampada proses login.
Gambar 12 Sequence Diagram Login
Perancangan Konseptual dimulai dengan menentukan sembilan entity beserta atributnya sesuai dengan tipe data yang di perlukan user. Kesembilan entity tersebut digambarkan dalam bentuk Entity Relationships Diagram (ERD) sebagaimana terlihat dalam Gambar 6.
Gambar 13 Entity Relationship Diagram (ERD)
Didalam ERD terlihat bahwa setiap tipe data digambarkan sebagai satu entity. Antara satu entity dihubungkan dengan entity tertentu dengan multiplicity tertentu, tergantung kepada kondisi di PT. Asiamas Interpro. Misalnya entity Karyawan dihubungkan dengan entity absensi dengan multiplicity one-to-many dimana satu karyawan dapat melaksanakan satu atau lebih absensi. Demikian juga antara karyawan dengan lembur, dan seterusnya,
Setelah ditentukan domain untuk masing-masing atribut, lalu ditentukan atribut yang dijadikan Primary Key. Langkah selanjutnya adalah mengkaji ulang model yang digambarkan dalam ERD tersebut apakah sudah dapat menjawab semua kebutuhan user, khususnya terhadap query yang dibutuhkan user, misalnya query untuk menampilkan data detail gaji karyawan berdasarkan nama karyawan dan tanggal penggajian, dan sebagainya.
Tahap berikutnya adalah merancang data logical yang dimulai dengan mendapatkan relasi untuk model data logikal, validasi relasi menggunakan normalisasi, validasi relasi pada
transaksi pengguna, memeriksa integrity constraints, meninjau kembali model data logical dengan pengguna, memeriksa pertumbuhan untuk masa yang akan datang.
Tahap selanjutnya adalah menterjemahkan masing-masing entity menjadi relations (tabel). Langkah berikutnya adalah proses verifikasi terhadap setiap tabel dengan metode normalisasi. Normalisasi adalah teknik menghasilkan suatu kumpulan relasi dengan properti yang diinginkan dengan diberikan kebutuhan data suatu perusahaan. Normalisasi bertujuan untuk mengidentifikasikan pasangan relasi yang cocok untuk mendukung kebutuhan data pada suatu perusahaan. Berikut merupakan tingkatan-tingkatan yang terdapat dalam normalisasi:
a. Unnormalized Form (UNF)
UNF adalah suatu tabel yang terdiri dari satu atau lebih kelompok berulang.
b. First Normal Form (1NF)
1NF adalah suatu relasi dimana titik temu antara baris dan kolomnya hanya mengandung satu nilai.
c. Second Normal Form (2NF)
2NF adalah suatu relasi yang berasal dari tingkat 1NF dimana setiap atribut non-primary-key bergantung penuh terhadap primary key.
d. Third Normal Form (3NF)
3NF adalah suatu relasi yang berasal dari tingkat 1NF dan 3NF dimana atribut non-primary-key bergantung secara transitif terhadap primary key.
Gambar 14 Entity Relationship Diagram (ERD) setelah Normalisasi
Ke 17 buah tabel tersebut digunakan dalam merancang aplikasi yang dilakukan dalam beberapa tahapan yang dimulai dengan merancang struktur menu. Menu utama dari sistem aplikasi sebagaimana terlihat dalam Gambar 5. Dalam menu utama terdapat 6 sub menu yaitu karyawan, absensi, lembur, ijin komando, cttp, dan gaji karyawan.
Langkah berikutnya adalah pembuatan State Transition Diagram (STD), rancangan layar, dan spesifikasi proses. Program aplikasi dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak MySQL 5.0.51b aplikasi yang dihasilkan diinstall pada komputer dengan prosesor Windows XP, Vista, atau Windows 7
Gambar 15 Menu Utama
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil analisis sistem dan permasalahan yang ada pada PT. Asiamas Interpro dan perancangan sistem aplikasi basis data yang baru, dapat disimpulkan bahwa dalam sistem yang baru tersebut keamanan data lebih terjamin karena setiap user mempunyai hak akses sesuai
dengan tingkatan dan jabatannya didalam perusahaan. Disamping itu data disimpan lebih akurat dan saling terintegrasi serta redundansi data telah diminimalisir. Pencarian data menjadi lebih efisien, demikian juga pembuatan laporan menjadi lebih cepat.
Untuk kedepan, diusulkan agar PT. Asiamas selalu melaksanakan training terhadap admin baru, melakukan proses pemeliharaan (maintenance) dan proses backup basis data secara berkala untuk mencegah kehilangan data-data penting dalam perusahaan, mengembangkan sistem dengan menambahkan fitur-fitur yang dapat menambah informasi tentang data karyawan, melakukan pengawasan terhadap penerapan sistem yang diusulkan sehingga apabila ditemukan permasalahan pada sistem dapat diketahui dan diperbaiki.
REFERENSI
Basuki, Awan Pribadi. (2010). Membangun Web Berbasis PHP Dengan Framework CodeIgniter. Yogyakarta : Lokomedia.
Bentley, Lonnie D dan Whitten, Jeffrey L. (2007). Systems Analysis and Design for the Global Enterprise, 7th Edition, International Edition. New York: McGrawHill.
Brian K. Williams, Stacey C. Sawyer. (2011). Using Information Technology 9th Edition. New York : McGraw-Hill.
Connolly, T., Begg, C. (2010). Database Systems: a practical approach to design, implementation, and management. (5 edition). New Jersey:Pearson Education
Darmansyah. (2013). Pembuatan Model Data dan Design Database.Jurnal Pendidikan, vol.11,
No. 3, diakses 27 Desember 2014 dari
http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/category/sistem-informasi-akuntansi/pembuatan-model-data-dan-desain-database/
Dedy Agung Prabowo, Edi Noersasongko, dan Mohamad Sidiq. (2010). Sistem Informasi Manajemen Penerimaan CPNS Wilayah Jawa Tengah Berbasis Web.Jurnal Teknologi Informasi, Vol 6, No. 2, diakses 20 November 2014 dari http://research.pps.dinus.ac.id Hoffer, Jeffry. Prescott, Mary. McFadden, Fred (2005). Modern Database Management, 8th
Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data Dalam All in . Jakarta : Elex Media.
Kriegel, Alex. (2011). Discovering SQL: A Hands-On Guide For Beginner. Indiana : Wiley Publishing.
Marakas, George. O’Brien, James A. (2010). Management Information Systems. Eight Edition. New York : McGraw-Hill.
Nugroho, Bunafit. (2008). Membuat Web Penjualan dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta : Gava Media.
Ngoen, Thomson Susabda. (2009) Algoritma dan Struktur Data Bahasa C. Bogor : Mitra Wacana Media.
Nurzaman, Kadar. (2014). Manajemen Personalia. Jawa Barat: Pustaka Setia
Ramadhan, Arief. (2005). SQL Server dan Visual Basic 6.0. Jakarta: Elex Media Komputindo. Riyanto. (2005). Migrasi Microsoft SQL dengan Postgre SQL. Jakarta : Elex media.
Shneiderman, Ben. (2010). Designing the User Interface: Strategies for Effective Human-computer Interaction. (5 edition). Addison-Wesley.
Supriyatno, Aji. (2005). Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Salemba Infotek.
Sutrisno, Edy. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia. (edisi 1). Jakarta: Kencana Prenada Media Group.
Valacich, J. George, J. Hoffer, J. (2012). Essentials of Systems Analysis and Design 5th Edition. New Jersey : Pearson Education.
Veithzal Rivai, 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, Bandung: PT. Remaja Rosda Karya
Wicaksono, Yogi. (2008). Membangun Bisnis Online dengan Mambo. Jakarta : Elex Media. Zakas, N.C. (2012). Professional Javascript for Web Developers. (3 edition). John Wiley &
