ANALISIS KOMUNIKASI KELOMPOK
DALAM TIM PADA EVENT PERLOMBAAN
COMMUNICATION IN MEDIA NOW
JURUSAN MARKETING COMMUNICATION
BINUS UNIVERSITY
Fransiska Natalia Tanidi
Jurusan Marketing Communication, Binus UniversityJalan K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480, Indonesia. Telp. (62-21) 5345830 Email Penulis : nathaliatanidi@gmail.com
Dosen Pembimbing : Yuanita Safitri, S.Sos., M.I.Kom - D4820
Abstrak
Latar belakang penelitian ini adalah untuk memberikan gambaran bagaimana komunikasi
kelompok yang digunakan dalam event perlombaan Communication in Media Now yang pertama dan akan dilakukan secara berkala oleh Jurusan Marketing Communication. Melalui gambaran tersebut, Jurusan Marketing Communication dapat memperbaiki dan meningkatkan komunikasi kelompok dalam tim pada tahun berikutnya. Tujuan penelitian adalah untuk menggambarkan proses pengembangan komunikasi kelompok dalam tim dan mengetahui strategi apa yang digunakan dalam komunikasi tim pada event perlombaan tersebut. Metode yang digunakan adalah deskriptif kualitatif untuk menggambarkan dan mengetahui komunikasi yang terjadi dalam tim dengan pengumpulan data melalui wawancara dan observasi. Analisis data melalui proses reduksi, penyajian dan kesimpulan, serta teknik keabsahan data dengan triangulasi sumber. Hasil penelitian adalah komunikasi dalam tim yang terjadi mencakup empat proses pengembangan dan lima strategi komunikasi dalam tim. Kesimpulan lima strategi komunikasi dan empat tahap pengembangan komunikasi kelompok dalam tim belum berjalan dengan maksimal.
Abstract
The background of this research is to provide an overview of how communications are used in group communication in the first competition event Communication in Media Now and will be conducted periodically by the Department of Marketing Communication. Through the research, Department of Marketing Communication can improve and enhance the group communication within the team inthe following year. The research objective is to describe the process of development of communication in team and know what strategy is used in communications team at the competition event. The research method used descriptive qualitative to describe and determine the communication that occurs within the team. Data analysis were used in this research are reduction, display and conclusions, as well as the validity of the technique is triangulation of data source. The research result is communication that occurs within the team includes four development processes and five strategies communication in team. The conclusions are five communication strategies and four development process group communication within the team needs to be improved.
Keywords : Group Communication, Team, Competition Event.
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Dalam sebuah organisasi, komunikasi memegang peranan penting dalam menjalankan pekerjaan dan tugas yang dilakukan. Tanpa adanya komunikasi, kegiatan dan pekerjaan yang dilakukan tidak akan terorganisir dengan baik dan sesuai. Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terfokus pada individu-individu yang terlibat guna mencapai tujuan organisasi (Ruliana, 2014). Dengan komunikasi yang baik dan efektif, dapat membantu individu dalam membangun solidaritas, kepercayaan, dan meningkatkan kinerja individu maupun teamwork untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam sebuah organisasi, individu akan saling berkomunikasi dan berinteraksi satu sama lain, baik dalam hal pekerjaan maupun hal pribadi.
Tim merupakan kelompok yang sudah matang, terdiri dari orang-orang yang saling bergantung, memiliki motivasi dan komitmen untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu (Sunyoto dan kawan-kawan, 2015). Dalam kegiatannya, sebuah tim melakukan komunikasi baik itu untuk memberi maupun meminta informasi satu sama lain.
Event perlombaan Communication in Media Now merupakan event pertama yang diadakan oleh jurusan Marketing Communication Binus University dengan tujuan menarik calon mahasiswa baru dari Sekolah Menengah Atas yang menjadi target peserta event ini. Event perlombaan ini juga bertujuan untuk menjembatani bakat dan minat siswa dan siswi SMA khususnya dalam bidang komunikasi. Perlombaan ini akan menjadi langkah pertama untuk selanjutnya dilakukan secara berkala setiap tahun guna menambah jumlah mahasiswa baru khususnya jurusan Marketing Communication.
Masing-masing anggota tim tentu harus dapat berinteraksi dengan baik untuk menentukan konsep yang akan digunakan dan sesuai dengan tujuan event tersebut. Dengan tujuan yang telah ditetapkan, tiap anggota tim mulai melakukan berbagai tugas dan kegiatan berdasarkan jobdesk masing-masing hingga event perlombaan tersebut dilangsungkan pada hari H yaitu 09 Mei 2015. Pelaksanaan lomba pada hari H tersebut merupakan babak final yang meliputi pengumuman dan pemberian hadiah untuk 5 (lima) pemenang tiap kategori lomba.
Komunikasi dalam tim menuntut adanya komunikasi dua arah yang saling berinteraksi memberikan kontribusi baik dari segi fisik, gagasan dan ide, hingga perhatian
pada tiap aspek yang dapat mendukung jalannya event tersebut. Tim ini juga terdiri dari beberapa Dosen struktural Marketing Communication baik itu peminatan Public Relations, Broadcasting, maupun Digital Journalism. Kegiatan mengajar dikelas yang padat dan berkoordinasi dengan anggota tim lainnya merupakan salah satu tantangan yang ada. Penelitian “Analisis Komunikasi Kelompok Dalam Tim Pada Event Perlombaan
Communication in Media Now Jurusan Marketing Communication Binus University” ini
dapat menjadi sarana informasi dan pengetahuan bagi Jurusan Marketing Communication mengenai komunikasi kelompok dalam tim yang terjadi dan memberikan gambaran seperti apa komunikasi kedalam tim yang sesuai untuk diterapkan pada event perlombaan yang serupa di tahun mendatang.
2. Kajian Pustaka
Komunikasi Organisasi
Goldhaber dalam Komunikasi Organisasi (Ruliana, 2014) mengemukakan berbagai perspektif definisi komunikasi organisasi, yaitu :
1. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem yang terbuka;
2. Komunikasi organisasi melibatkan orang-orang dengan sikap, perasaan, hubungan, dan kemampuan mereka;
3. Komunikasi melibatkan pesan, saluran, tujuan, arah dan media; 4. Komunikasi organisasi adalah proses penciptaan dan pertukaran pesan. Komunikasi Kelompok
Komunikasi adalah proses melalui mana individu dalam hubungan, kelompok, organisasi, dan masyarakat dengan menciptakan dan menggunakan informasi untuk berhubungan satu sama lain (Brent, 2006). Komunikasi kelompok yaitu komunikasi yang berlangsung diantara anggota suatu kelompok yang memiliki tujuan yang sama (Ruliana, 2014). Kelompok yang terdiri dari individu-individu tersebut saling berinteraksi dan bergantung satu sama lain demi mencapai tujuan bersama. Dalam komunikasi kelompok itu sendiri melibatkan komunikasi antarpribadi yang mencakup sikap personal yang dimiliki tiap individu dalam kelompok.
• Tahap Pengembangan Tim 1. Forming;
2. Storming; 3. Norming; 4. Performing.
• Strategi Dalam Mengatur Tim
1. Menetapkan Strategi Kepemimpinan Efektif; 2. Membuat Strategi Outline Partisipasi Tim; 3. Menetapkan Kriteria Anggota Tim; 4. Mengembangkan Keahlian Berkomunikasi; 5. Menetapkan Tujuan dan Objektif Kolaboratif. Teori Hubungan Manusiawi
Teori hubungan manusiawi ini diperkenalkan oleh Elton Mayo dengan sebutan studi Hawthone (Pace dan Faules, 2006) dalam Komunkasi Organisasi (Ruliana, 2014) yang mengidentifikasikan beberapa isu yang berkaitan dengan kemanusiaan yang penting dalam komunikasi organisasi. Terdapat dua kesimpulan umum dari studi Hawthorne atau efek Hawthorne (the hawthorne effect). Pertama, perhatian terhadap orang-orang yang mengubah sikap dan perilaku mereka. Kedua, moral dan produktivitas kerja dapat meningkat jika karyawan mempunyai kesempatan untuk saling berinteraksi satu sama lain (Ruliana, 2014).
3. Rumusan Masalah
Penelitian ini mencoba untuk mencari jawaban atas pertanyaan mengenai komunikasi kelompok dalam tim pada event perlombaan Communication in Media Now Jurusan Marketing Communication Binus University sebagai berikut:
1. Bagaimana proses pengembangan komunikasi kelompok dalam tim pada event perlombaan tersebut?
2. Strategi apa yang digunakan untuk mengatur komunikasi kelompok dalam tim pada event perlombaan tersebut?
4. Tujuan Penelitian
Penelitian ini memiliki beberapa tujuan yang ingin dicapai, yaitu :
1. Untuk menggambarkan bagaimana proses pengembangan komunikasi kelompok dalam tim pada event perlombaan tersebut.
2. Untuk mengetahui strategi apa yang digunakan untuk mengatur komunikasi kelompok dalam tim pada event perlombaan tersebut.
METODE PENELITIAN
1. Pendekatan Penelitian
Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang digunakan untuk meneliti suatu keadaan alamiah. Obyek alamiah berarti tidak dimanipulasi dan berkembang apa adanya tanpa ada pengaruh individu. Sugiyono (2011). Penggunaan pendekatan kualitatif dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menggambarkan secara jelas dan mendalam mengenai fenomena dalam komunikasi kelompok yang terjadi pada tim. Pendekatan ini akan memberikan gambaran jelas tentang bagaimana proses pengembangan tim yang terjadi dan strategi yang digunakan dalam tim sehingga dapat memberikan makna terhadap perilaku komunikasi antar anggota tim.
2. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif. Jenis penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan obyek penelitian secara sistematis, faktual, dan akurat (Kriyantono, 2014). Jenis deskriptif digunakan untuk menghasilkan variabel dan indikator yang sesuai dengan konsep penelitian.
3. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Studi kasus menelaah kasus secara intensif, mendalam, mendetail dan komprehensif (Ardianto, 2011). Metode ini dapat dilakukan pada individu, kelompok, maupun institusi. Metode ini dapat menelaah dan menelusuri variabel termasuk hubungan antarvariabel yang ada sehingga dapat melahirkan pernyataan yang bersifat eksplanasi melalui pengamatan.
4. Teknik Pengumpulan Data
4.1 Observasi Lapangan
Observasi lapangan ini adalah sebuah teknik pengumpulan data yang difokuskan untuk mendeskripsikan dan menjelaskan fenomena penelitian (Ardianto, 2011). Fenomena penelitian mencakup interaksi dan percakapan yang terjadi diantara subjek yang diteliti. Jenis observasi yang dilakukan adalah observasi partisipatif. Observasi ini menekankan
keterlibatan orang yang melakukan penelitian untuk mengamati apa yang dilakukan sumber data, mendengarkan apa yang diucapkan, dan berpartisipasi dalam aktivitas mereka.
4.2 Wawancara Mendalam
Teknik pengumpulan data lainnya yang akan digunakan untuk mendukung penelitian ini adalah wawancara mendalam. Wawancara mendalam adalah wawancara semiterstruktur atau tidak terstruktur dan berlangsung selama paling tidak satu jam dan bertujuan untuk mengumpulkan deskripsi yang mendalam dari para responden (West and Turner, 2009). Wawancara akan dilakukan ke beberapa anggota tim jurusan Marketing Communication yang secara langsung terlibat dalam proses komunikasi.
5. Jenis Data
5.1 Data Primer
Data Primer adalah data asli yang dikumpulkan untuk menjawab pertanyaan penelitian secara khusus (Istijanto, 2005). Data primer ini merupakan data mentah yang diolah kembali oleh peneliti yang digunakan untuk membantu proses penelitian yang dilakukan, data ini didapatkan bukan melalui pencarian hasil penelitian yang telah ada sebelumnya tetapi di dapatkan melalui hasil observasi lapangan yang dilakukan peneliti ketika praktek kerja lapangan pada jurusan Marketing Communication Binus University. 5.2 Data Sekunder
Data Sekunder merupakan data yang didapatkan atau diperoleh dari sumber kedua yaitu data-data penelitian terdahuluyang telah ada seperti jurnal, artikel, buku yang telah dipublikasikan. Secara singkat dapat dikatakan bahwa data sekunder adalah data yang telah dikumpulkan oleh pihak lain (Kuncoro, 2009). Dalam proses pengerjaannya, data sekunder yang digunakan meliputi:
1. Studi Kepustakaan
Penelitian komunikasi kelompok dalam tim ini menggunakan studi kepustakaan yaitu buku yang mengandung teori dan konsep yang berperan sebagai pedoman dalam landasan teori demi menjawab pertanyaan penelitian. Selain itu, studi kepustakaan ini juga berupa jurnal dari penelitian terdahulu baik itu nasional dan internasional yang dapat mendukung temuan penelitian khususnya yang berkaitan dengan Professional Image and Acting dan Komunikasi Kelompok yang berkaitan dengan tim pada sebuah event.
2. Dokumentasi
Dokumentasi adalah catatan peristiwa yang telah lalu, berbentuk gambar, tulisan, dan juga karya (Sugiyono, 2013). Penelitian ini menggunakan dokumentasi dalam bentuk foto dan rekaman wawancara sehingga data yang didapat menjadi lebih kredibel dan dapat dipercaya sehingga dapat mendukung temuan penelitian yang dilakukan yaitu berkaitan dengan Komunikasi Kelompok dalam tim pada event Communication in Media Now.
6. Teknik Analisis Data
6.1 Reduksi Data (Data Reduction)
Proses reduksi data yaitu menulis seluruh data yang telah diperoleh dalam bentuk uraian secara terperinci (Ardianto, 2011). Proses ini dilakukan untuk mengelompokkan dan meringkas data yang didapat. Data yang telah dirangkum selanjutnya dipilih berdasarkan hal-hal pokok dan penting serta menyusun, dan mengeliminasi data-data yang tidak diperlukan atau tidak sesuai dengan penelitian.
6.2 Penyajian Data (Data Display)
Setelah seluruh data didapatkan, tahap selanjutnya adalah menyajikan data tersebut. Penyajian data dapat berupa tabel, grafik, pie chart, dan sebagainya (Sugiyono, 2013). Data
yang telah dipilih dan disusun kemudian dikaitkan dengan teori yang digunakan pada penelitian. Dalam penelitan kualitatif, Miles and Huberman (1984) dalam Komunikasi Bisnis (Sugiyono, 2013) mengatakan bahwa penyajian data dalam penelitian kualitatif bersifat naratif. Artinya, hasil yang telah didapatkan kemudian disajikan dalam bentuk uraian-uraian. 6.3 Penarikan atau Pengujian Kesimpulan
Langkah ketiga adalah melakukan penarikan atau pengujian kesimpulan. Data yang telah disajikan dalam bentuk uraian, tabel, grafik, gambar dan lain-lain kemudian diambil kesimpulan. Tahap ketiga ini menarik kesimpulan atas hasil dari infomasi yang diperoleh berdasarkan pengumpulandatayang digunakan yaitu melalui observasi dan wawancara mendalam terkait pertanyaan penelitian ini. Setelah melakukan penarikan kesimpulan, kemudian diuji untuk mendapatkan sebuah jawaban pertanyaan penelitian yang telah ditetapkan sesuai dengan bukti-bukti valid dan konsisten yang ada di lapangan (Sugiyono, 2013).
7. Teknik Keabsahan Data
Teknik yang digunakan dalam menguji keabsahan data dari penelitian ini adalah dengan menggunakan teknik triangulasi. Trianggulasi merupakan teknik keabsahan data yang dilakukan dengan cara melakukan pengecekan data dari berbagai sumber dengan berbagai cara dan waktu (Sugiyono, 2013). Teknik triangulasi yang dilakukan yaitu triangulasi sumber data. Triangulasi sumber data yaitu dengan melakukan perbandingan dan pengecekan kembali derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh dari sumber yang berbeda-beda. Cara yang dilakukan yaitu dengan membandingkan hasil observasi lapangan dengan hasil wawancara. Sejumlah data-data yang telah didapat dari observasi lapangan dan wawancarasecara mendalam kepada beberapa anggota tim. Wawancara yang dilakukan berkaitan dengan sudut pandang mereka terhadap komunikasi dalam tim yang terjadi pada event perlombaan Communication in Media Now Binus University.
HASIL DAN BAHASAN
1. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Hasil pembahasan dibawah ini merupakan hasil dari perpaduan wawancara mendalam, observasi, dan pernyataan Praktisi yang berkaitan dengan pertanyaan penelitian, yaitu:
1.1 Tahap Pengembangan Komunikasi Tim 1. Forming
Tahap forming meliputi tujuan, struktur dan kepemimpinan dala sebuah tim. Kegiatan yang dilakukan anggota tim berfokus pada bagaimana tim mendefinisikan objektif dan tujuan yang akan dicapai, peran dan tugas apa yang akan dilakukan (Ivancevich, Konopaske, Matteson, 2008). Pembentukan anggota tim yang dilakukan oleh Jurusan Marketing Communication yaitu dengan memilih Assisten Laboratory PR yang sedang melakukan praktek kerja lapangan dan HIMMARCOMM sebagai Himpunan yang menaungi dan membantu Jurusan Marketing Communication, serta para Dosen struktural yang berperan sebagai Penanggungjawab.
Tahap forming merupakan tahap awal bagi anggota tim. Tahap ini adalah tahap anggota tim mulai mengenali tim secara keseluruhan (Elearn, 2005). Para anggota tim ketika pertama kali bertemu belum saling mengenal satu sama lain. Tim ini dimulai dari Februari tepatnya ketika awal masuk tahun ajaran baru yaitu 23 Februari 2015. Anggota HIMMARCOMM dan Assisten Laboratory PR mulai saling bertemu dan mengenal satu sama lain. Hal tersebut merupakan perkenalan awal antar anggota tim sebelum ke tahap selanjutnya.
2. Storming
Tahap storming adalah tahap dimana anggota tim mulai memahami peran dan tujuan mereka (Elearn, 2005). Tahap ini juga berkaitan dengan berbagai konflik dan konfrontasi yang terjadi dalam tim.Tahap ini mengikutsertakan tindakan setuju atau tidak setuju anggota ketika membahas tugas dan tanggungjawab dalam tim.
Proses diskusi yang terjadi yaitu dengan memberikan informasi terkatit tugas dan kegiatan yang dilakukan. Dalam proses diskusi ini terdapat perbedaan pendapat terkait tugas yang diberikan atau telah dilakukan. Seperti halnya mengenai kegiatan roadshow, para anggota saling melempar tanggungjawab untuk melakukan kegiatan tersebut. Selain itu, dalam diskusi tersebut para anggota saling menceritakan pengalaman apa yang mereka alami selama melakukan kegiatan roadshowdan kendala apa yang temui sehingga dapat dicari solusi yang baik.
“Kalo untuk proses diskusinya itu sama aja sih sebenernya, kaya yang tadi udah dijelasin jadi prosesnya ya kita diskusi dulu abis itu baru cari solusinya kalau ada masalah apa atau gak lagi ada penentuan apa, kalau ada yang membutuhkan keputusan”. (Wawancara pada 05 Mei 2015)
Kemudian dalam proses diskusi perlu adanya komunikasi yang baik dan membangun diantara anggota tim. Tiap anggota tim harus dapat membantu baik dalam merumuskan ide dan konsep maupun menemukan solusi. Proses diskusi tidak lepas dari konflik baik itu kecil maupun besar. Cara penyelesaian konflik yang baik yaitu melihat terlebih dahulu akar permasalahannya seperti apa.
3. Norming
Tahap pengembangan yang ketiga adalah norming. Dalam sebuah tim yang terdiri dari orang yang berbeda-beda mempunyai tantangan tersendiri untuk melakukan koordinasi dan komunikasi. Sebuah nilai sangat penting untuk ditentukan ketika membuat tim. Dengan nilai-nilai yang dianut, anggota tim dapat mengendalikan tindakan yang sesuai koordinasi dan komunikasi yang dilakukan berjalan dengan baik. Selain itu, tahap ini meliputi komitmen yang telah dibentuk oleh anggota tim. Proses diskusi pada tahap storming dapat memperkuat identitas yang ada pada tim berdasarkan tanggungjawab yang harus dipenuhi (Elearn, 2005). Anggota tim yang bekerja bersama dalam periode waktu tertentu membangun nilai-nilai atau standar perilaku mengenai apa yang baik dan buruk (Littlejohn, 2009). Nilai ini dibangun oleh anggota tim untuk dapat saling memutuskan dan memahami dasar yang diperlukan untuk berhubungan satu sama lain. Hal ini tidak terlepas dari hubungan sosial anggota tim satu sama lain. Nilai tersebut dapat dipengaruhi organisasi maupun interaksi yang terjalin antar anggota tim.
Selain nilai keterbukaan, terdapat pula nilai lainnya yaitu saling mengahargai dan menghormati pendapat anggota tim lain. Dalam proses diskusi tentu tidak semua anggota tim memiliki sudut pandang yang sama terhadap sesuatu. Sama halnya dengan merumuskan solusi apa yang sebaiknya dilakukan untuk sebuah masalah. Selain itu, peraturan yang ditetapkan untuk tim ini seperti peraturan pada umumnya.
4. Performing
Sebuah tim dibentuk sementara untuk melakukan project atau pekerjaan yang dilakukan pada satu periode saja. Dalam hal ini, tahap performing akan dilakukan berdasarkan jobdesk dan ketentuan yang telah diberikan kepada para anggota tim. Event perlombaan ini belum memenuhi target peserta yaitu 100 orang untuk setiap kategori lomba sehingga event perlombaan ini tidak dilanjutkan. Tahap performing yang dilakukan dalam tim ini hingga pelaksanaan tugas selesai seperti kegiatan roadshow, pembuatan konten publikasi dan persyaratan pada website, serta pembuatan e-mail pengumpulan hasil karya. Dalam Jurnal M. Bachroni (2011) mengatakan bahwa tahap performing adalah tahap dimana tim yang terdiri dari individu pilihan mulai mengerahkan kemampuan mereka dalam melakukan tugas yang diberikan. Kinerja yang dihasilkan melalui pengambilan keputusan secara bersama-sama baik dalam meningkatkan, mempersiapkan, maupun mencari solusi atas masalah yang dihadapi.
Agenda kegiatan yang telah dibuat oleh Penanggungjawab sesuai dengan keputusan dari Jurusan Marketing Communication yaitu dengan membuat website sebagai sumber informasi selain promosi dan publikasi yang dilakukan oleh anggota tim dan e-mail yang digunakan sebagai pengumpulan hasil karya peserta lomba setelah melalui tahap pendaftaran. Website dan e-mail harus sudah dipersiapkan sebelum kegiatan roadshow dimulai. Namun, pembuatan website mundur dari waktu yang telah ditentukan. Anggota tim lain saling mengingatkan dan memberitahukan tugas yang harus dilakukan, namun hal ini disebabkan karena jadwal yang dimiliki anggota seperti kegiatan mengajar dikelas dan acara lainnya berbenturan dan menyita waktu yang cukup signifikan sehingga pembuatan website menjadi mundur tetapi tetap dilakukan setelah minggu kedua setelah kegiatan roadshow yang dilangsungkan. Dari segi internal, komunikasi yang dilakukan sudah baik, namun harus lebih intens sehingga anggota tim dapat saling mengingatkan maupun melakukan inisiatif terhadap pelaksanaan tugas yang harus diselesaikan demi mencapai tujuan yang ditetapkan.
1.2 Strategi Dalam Mengatur Tim
A. Menerapkan Strategi Kepemimpian Efektif 1. Memilih anggota tim;
Pemilihan anggota tim yang dilakukan oleh pemimpin harus berdasarkan tugas yang akan dijalankan. Salah satu faktor kunci keberhasilan sebuah tim adalah masing-masing anggota tim dapat memahami peran dan kontribusi apa yang akan mereka berikan dalam tim. Pemimpin harus dapat memastikan tiap peran dan tugas yang diberikan kepada tiap anggota tim. Ketua Pelaksana tidak memilih anggota tim untuk ditempatkan dalam event perlombaan ini. Anggota tim dipilih sesuai anggota HIMMARCOMM sebagai Himpunan Mahasiswa Marketing Communication sedangkan Assisten Laboratory PR dipilih berdasarkan kepentingan kerja praktek yang dijalankan.
2. Memastikan tujuan;
Dalam melakukan sesuatu terdapat tujuan yang harus dicapai. Begitu pula pada pembentukan tim ini. Pemimpin yang efektif harus menyadari bahwa anggota tim harus dapat mengetahui prioritas dan tugas apa yang harus dikerjakan. Hal ini merupakan tanggung jawab seorang pemimpin dalam membantu setiap anggota tim untuk memastikan hal-hal apa saja yang menjadi prioritas tim, tugas-tugas tiap anggota, dan tujuan tim agar dapat terlaksana. Tujuan pembentukan tim ini yaitu agar event perlombaan ini dapat berjalan dengan baik. Para anggota tim sudah mengetahui tujuan dari pembentukan tim tersebut yaitu untuk menambah student in take dan memperkenalkan Jurusan Marketing Communication Binus kepada para siswa/siswi SMA khususnya kelas XI di JABODETABEK.
3. Memfasilitasi komunikasi;
Dalam melakukan koordinasi dan komunikasi, pemimpin harus dapat memfasilitasi pesan dan informasi yang ada. Fasilitas yang digunakan dalam tim ini meliputi media komunikasi seperti Line dan e-mail. Media komunikasi tersebut dapat mempermudah anggota tim untuk saling berhubungan baik dalam mengirim maupun menerima pesan.
Media sosial Line memuat grup yang berisi para anggota tim yaitu Dosen Struktural yang berperan sebagai Penanggungjawab, Assisten Laboratory PR dan para anggota HIMMARCOMM. Grup ini digunakan para anggota tim untuk saling berbagi informasi, menerima informasi, dan mengetahui sejauh mana perkembangan yang telah dilakukan anggota tim.
4. Menyediakan informasi;
Strategi selanjutnya yang harus dilakukan seorang pemimpin adalah menyediakan informasi kepada para anggota tim. Informasi tersebut tidak hanya berasal dari Ketua Pelaksana tetapi anggota tim lainnya juga turut ikut andil. Pemimpin harus dapat menyediakan informasi dengan baik kepada anggota timnya sehingga materi, tugas, maupun kegiatan yang akan dilakukan jelas dimengerti. Dalam hal ini, Ketua Pelaksana menggunakan Line dan e-mail dalam menyediakan informasi kepada para anggota tim lainnya. Informasi
yang disediakan tidak jarang membutuhkan respon langsung dari anggota tim yang bersangkutan misalnya terkait agenda roadshow yang akan dilakukan.
5. Membangun konsensus;
Konsensus yang dibangun dalam tim ini adalah dengan melihat terlebih dahulu apa masalahnya. Masalah dapat timbul dari mana saja termasuk hal yang telah dilakukan oleh anggota tim. Seperti yang terjadi pada kegiatan roadshow yang tidak dapat mempresentasikan mengenai event perlombaan ini ke masing-masing kelas di sekolah SMA yang dituju. Hal tersebut tentu akan mempengaruhi awareness siswa/siswi SMA tentang event perlombaan tersebut. Penanggungjawab dan Ketua Pelaksana saling melakukan diskusi yaitu Penanggungjawab melakukan diskusi dengan para anggota Assisten Laboratory PR sedangkan Ketua Pelaksana melakukan diskusi dengan para anggota HIMMARCOMM. 6. Pembagian tugas;
Pemimpin harus dapat mengarahkan anggota tim untuk melakukan tugas-tugas tersebut berdasarkan kemampuan masing-masing untuk mencapai tujuan bersama. Dengan membuat tugas yang jelas dan membuat batas waktu tugas tersebut dapat membantu pemimpin untuk mengevaluasi sejauh mana kontribusi dan pengaruh yang diberikan tiap anggota kepada tim tersebut. Pembagian tugas yang dilakukan juga berdasarkan kemampuan dan keahlian anggota tim. Lebih dari pada itu, kemampuan dan keahlian anggota tim itu harus disertai dengan kesedian mereka untuk melakukannya. Dalam tim ini, Ketua Pelaksana dan Penanggungjawab berwenang memberikan tugas dan pekerjaan apa yang akan dilakukan oleh anggota tim.
7. Evaluasi, Meringkas, dan Melaporkan;
Setiap tugas dan kegiatan yang telah dilakukan harus melalui proses evaluasi. Proses evaluasi dapat menjadi sebuah perbaikan yang dapat dilakukan pada tugas berikutnya. Seluruh tugas dan kegiatan yang dilakukan, harus dievaluasi sehingga pemimpin mengetahui hal mana yang dapat dilakukan maupun hal mana yang harus diperbaiki. Selain itu, proses evaluasi dapat membantu anggota tim yang mengalami kendala dalam melakukan sebuah pekerjaan dilapangan sehingga dapat dirumuskan langkah penyelesaiannya. Evaluasi rutin yang dilakukan adalah satu minggu. Jika terdapat masalah yang harus diselesaikan saat itu juga, Ketua Pelaksana langsung melakukan diskusi. Masalah yang terjadi adalah berkaitan dengan kegiatan roadshow.
8. Merayakan keberhasilan.
Pemimpin harus sejak dini memberikan pemahaman yang baik kepada para anggota timnya. Dalam tim ini, tidak terdapat pernyataan mengenai penghargaan apa yang akan didapatkan anggota tim jika event perlombaan ini berhasil. Begitu juga sebaliknya, tidak terdapat pernyataan terkait hukuman atau hal apa yang akan diterima jika event perlombaan ini belum berjalan dengan baik. Meskipun tanpa pernyataan yang pasti, para anggota tetap melakukan tugas dan tanggungjawab yang diberikan kepada mereka. Dalam tim ini, strategi dengan merayakan keberhasilan belum dapat dilakukan. Event yang diadakan belum mencapai target sehingga output yang dihasilkan kurang maksimal.
B. Membuat Strategi Outline Partisipasi Tim
Pembentukan outline strategi dapat mempermudah para anggota tim mengetahui dan memahami tugas dan pekerjaan apa yang harus mereka lakukan. Tidak semua anggota tim dapat menyadari peran dan tanggungjawab apa yang harus mereka lakukan didalam tim. Pemimpin dan anggota tim lainnya juga turut mengambil peran yang penting didalam meningkatkan partisipasi anggota tim lainnya khusunya melaksanakan kegiatan dalam tim.
Ketua Pelaksana dan Penanggungjawab masing-masing telah membuat tugas serta kegiatan apa yang akan dilakukan oleh anggota tim. Kegiatan-kegiatan tersebut kemudian didistribusikan kepada anggota tim seperti tugas roadshow yang dibagi sesuai jadwa anggota HIMMARCOMM dan Assisten Laboratory PR, pembuatan konten dan persyaratan lomba di
website oleh Dosen struktural sebagai koordinator publikasi, dan mengurus informasi pendaftaran yang dilakukan oleh anggota HIMMARCOMM.
C. Menetapkan Kriteria Anggota Tim
Dalam memilih anggota tim, Ketua Pelaksana tidak menentukan kriteria khusus untuk menjadi anggota tim. Pembentukan tim ini pula tidak didasarkan dari pemilihan Ketua Pelaksana maupun Penanggungjawab. Pemilihan ini berdasarkan kesepakatan semua pihak dari Jurusan Marketing Communication termasuk Penasihat dan Penanggungjawab. Sama halnya dengan pembagian tugas, anggota tim yang dipilih harus mempunyai kemampuan dan keahlian untuk mendukung serta membantu pelaksanaan event perlombaan ini.
D. Melatih keahlian berkomunikasi
Dalam berhubungan satu sama lain, komunikasi yang terjalin tentu tidak selamanya berjalan dengan baik. Para anggota tim harus dapat berkomunikasi dengan baik sehingga informasi, tugas, dan kegiatan yang dilakukan dapat terkoordinasi dengan baik. Komunikasi yang baik akan menghasilkan keterbukaan dan pengertiaan diantara anggota tim. Hal tersebut juga dapat meminimalisir konflik yang terjadi diantara anggota tim. Penyebaran informasi dan pendelegasian tugas akan berjalan dengan lancar jika masing-masing anggota mempunyai keahlian dalam berkomunikasi satu sama lain.
Komunikasi yang terjadi dalam tim melibatkan situasi dan koordinasi aktif dari tiap anggota tim (Brent, 2006). Keahlian komunikasi yang dilatih dalam tim seperti fleksibilitas dalam berperilaku. Dalam melatih keahlian tersebut, anggota tim terlebih dahulu harus menumbuhkan rasa saling percaya dan menghormati satu sama lain. Dalam hal ini, anggota tim saling menghormati baik antara Assiten Laboratory PR, HIMMARCOMM, dan pihak Jurusan Marketing Communication.
E. Menciptakan Tujuan dan Objektif Kolaboratif
Tujuan dan objektif yang kolaboratif berarti harus sesuai dengan kepentingan tiap anggota tim.Tujuan bersama yang ditetapkan untuk dicapai harus dapat diterima dan disepakati oleh tim. Dalam tim ini, tujuan yang harus dicapai oleh anggota tim adalah mampu mengerjakan tugas dan kegiatan demi jalannya event perlombaan tersebut. Event perlombaan tersebut berkaitan dengan pengembangan ilmu komunikasi dan melatih para anggota tim dalam melaksanakan sebuah event perlombaan yang pertama kali diselenggarakan oleh Jurusan Marketing Communication.
Melalui komunikasi dalam tim ini, anggota tim seperti Assisten Laboratory dan HIMMARCOMM dapat meningkatkan softskill yaitu dapat menjalin hubungan baik satu sama lain. Begitu pula Jurusan Marketing Communication memberikan kesempatan bagi mahasiswanya untuk melatih kemampuan mereka dalam bidang komunikasi. Dengan adanya tujuan dan objektif yang kolaboratif dapat meningkatkan sense of belonging para anggota bahwa event perlombaan ini merupakan tujuan bersama yang harus dicapai bersama-sama pula.
1.3 Teori Hubungan Manusiawi
Dua kesimpulan umum dari studi Hawthorne atau efek Hawthorne (the hawthorne effect) ini adalah pertama, perhatian terhadap orang-orang yang mengubah sikap dan perilaku mereka. Kedua, moral dan produktivitas kerja dapat meningkat jika karyawan mempunyai kesempatan untuk saling berinteraksi satu sama lain (Ruliana, 2014).Anggota tim saling memberikan perhatian tentang apa saja yang dialami anggota tim lainnya sehingga dapat dicarikan solusi atau langkah penyelesaiannya. Hubungan informal yang terjalin juga akan menghilangkan gap sehingga menimbulkan rasa kenyamanan untuk saling terbuka. Dengan keterbukaan dan kejujuran masing-masing anggota tim dapat memberikan perasaan yang nyaman dalam berhubungan. Sehingga segala informasi dapat disampaikan dengan baik dan masalah yang terjadi menjadi lebih jelas.
“People’s emotional and social needs can have more influence on their behaviour at work than financial incentives”. (Burnes, 2009)
Pernyataan Burnes diatas mengungkapkan bahwa kebutuhan sosial dan emosional seseorang dapat mempengaruhi perilaku mereka dalam bekerja dibandingkan dengan faktor keuangan. Artinya dalam berperilaku seseorang cenderung memikirkan kebutuhan sosial seperti berinteraksi dengan orang lain, mendapatkan penghargaan, perhatian dan lain-lain. Hal penting yang kedua adalah emosional seseorang. Seseorang tidak selamanya dapat merespon segala sesuatu dengan baik maupun sebaliknya. Perilaku yang ditunjukkan dapat disesuaikan dengan kondisi dan situasi yang ada. Seperti halnya dalam diskusi ini, faktor kebutuhan sosial yaitu saling menghargai dan menghormati ditunjukkan dalam proses diskusi. Masing-masing pihak dapat menerima pendapat anggota tim dengan kritikan yang membangun.
SIMPULAN DAN SARAN
1. KesimpulanProses pengembangan komunikasi kelompok dalam tim dan strategi yang digunakan dalam mengatur tim yang dilakukan demi jalannya event Communication in Media Now jurusan Marketing Communication Binus University telah dilakukan sesuai dengan landasan konseptual yang dibahas. Namun dalam tahap performing, dimana para anggota tim mulai melaksanakan tugas sesuai jobdesk yang telah ditetapkan. Pelaksanaan tugas yang belum maksimal dan membutuhkan cukup banyak waktu baik dari segi pelaksanaan, pendaftaran peserta, maupun jangka waktu pengumpulan hasil karya menjadi salah alasan event perlombaan belum mencapai target.
2. Saran
1. Saran Akademis
a) Terdapat penelitian lanjutan mengenai tema yang sama yaitu Professional Image and Acting dalam kajian komunikasi dalam tim dengan cakupan yang lebih luas sehingga dapat dijadikan sumber referensi yang berguna di masa depan.
b) Praktisi komunikasi khususnya PR harus dapat memahami lebih lanjut mengenai perannya sebagai public relations terutama dalam melakukan komunikasi dalam tim sehingga dapat mencapai tujuan yang diinginkan.
2. Saran Praktis
a) Tahap pengembangan dan strategi yang telah dipaparkan harus dapat dilakukan dengan baik dan benar oleh anggota tim sehingga komunikasi kelompok yang dilakukan dapat mendukung jalannya event perlombaan di tahun mendatang.
REFERENSI
A. BukuArdianto, Elvinaro. (2011). Metodologi Penelitian untuk Public Relations : Kuantitatif dan Kualitatif. Bandung : Simbiosa Rekatama Media.
Brent, Ruben D., Lea P. Stewart. (2006). Communication and Human Behavior Fifth Edition. USA : Pearson Education Inc.
Burns, Bernard. (2009). Managing Change, Fifth Edition. United Kingdom : Pearson Education Limited.
Elearn. (2005). Management Extra : Leading Teams. United Kingdom : Elsevier Ltd.
Goodall H.L, Sandra Goodall, Jill Schiefelbein. (2010). Business And Professinonal Communication In The Global Workplace, Third Edition. Canada : Wadsworth Cengage Learning.
Ivancevich, John M., Robert Konopaske, Michael T. Matteson. (2008). Organizational Behavior and Management Nineth Edition. New York : McGraw – Hill International Edition.
Istijanto. (2005). Riset Sumber Daya Manusia. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.
Kriyantono, Rachmat. (2014). Teknik Praktis Riset Komunikasi Edisi Pertama. Jakarta : Kencana Prenada Media Group..
Littlejohn, Stephen W., Karen A Foss. (2009). Teori Komunikasi : Theories of Human Communication. Jakarta : Salemba Humanika.
Ruliana, Poppy. (2014). Komunikasi Organisasi :Teori dan Studi Kasus. Jakarta : Rajawali Pers. Rothwell, J.Dan. (2010). In Mixed Company : In Small Groups and Teams, Seventh Edition. USA :
Wadsworth Cengage Learning.
Sugiyono. (2010). Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitaf, Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Sunyoto, Danang, Burhanudin. (2015). Teori Perilaku Keorganisasian Dilengkapi : Intervensi Pengembangan Organisasi. Yogyakarta : CAPS (Center of Academic Publishing Service). West, Richard, Lynn H. Turner. (2009). Pengantar Teori Komunikasi : Analisis dan Aplikasi Edisi
Tiga. Jakarta : Salemba Humanika.
Wursanto, Ig. (2005). Dasar-Dasar Ilmu Organisasi. Yogyakarta : ANDI. B. Jurnal
Bachroni, M. (2011). Pelatihan Pembentukan Tim untuk Meningkatkan Kohesivitas Tim pada Kopertis V Yogyakarta. Jurnal Psikologi Vol. 38, No. 1, hal 40-51 Universitas Gajah Mada, Yogyakarta. Diunduh pada hari Rabu, 4 Maret 2015, pk. 16.00 dari http://jurnal.psikologi.ugm.ac.id.
Cervone, H. Frank. (2014). Effective Communication for Project Success. Journal OCLC Systems and Services: International digital library perspectives, Vol. 30, ISS: 2, .74 – 77, Cervone and Associates, USA. Diunduh pada hari Rabu, 4 Maret 2015, pk. 13.00 dari http://www.emeraldinsight.com.
Lauretta, Poppy McLeod. (2013). DistributedPeople and Distributed Information : Vigilant Decision-Making in Virtual Teams. Journal Department of Communication, Vol. 44 No. 6 pp. 627-657, Cornell University, USA. Diunduh pada hari Senin, 2 Maret 2015, pk. 22.00 dari http://sgr.sagepub.com.
C. Internet
University, Bina Nusantara. (2012, May 14). History. Dikunjungi pada 28 April 2015, dari Binus Univeristy : http://www.binus.ac.id/history/
University, Bina Nusantara. (2012, October 23). Vision & Mission. Dikunjungi pada 28 April 2015, dari Binus Univeristy : http://www.binus.ac.id/vision-mission/
Academy, Communicasting. (2014). Fasilitator. Dikunjungi pada 28 April 2015, dari
Communicasting Academy http://communicastingacademy.com/fasilitator/donny-de-keizer/ Marketing Communication Departement. (2015). Vision. Dikunjungi pada 28 April 2015, dari
Marketing Communication Departement http:/.marcomm.binus.ac.id/2015/04/15/marcomm-vision/
