STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( S O P ) BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SETDA KABUPATEN MALANG

(1)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

( S O P )

BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

SETDA KABUPATEN MALANG

(2)

DAFTAR STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

SETDA KABUPATEN MALANG

SOP SUBAG PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN INFORMASI

1. SOP Penyusunan Sambutan

2. SOP Kliping dan Analisa Berita

3. SOP Penjilidan Sambutan & Kliping

4. SOP Penyusunan Himpunan Kliping

5. SOP Pengadministrasian Data Pegawai

6. SOP Penerimaan Telepon

7. SOP Pembuatan Surat Tugas

8. SOP Pengusulan Pembuatan KARIS/KARSU

9. SOP Pengusulan Kenaikan Pangkat

10. SOP Pengusulan Kenaikan Berkala

11. SOP Pembuatan Surat Perjalanan Dinas

12. SOP Pengusulan MPP

13. SOP Pengusulan Pensiun

14. SOP Pengisian Buku Cuti

15. SOP Pengajuan Cuti

16. SOP Penyusunan DUK

17. SOP Pembuatan Undangan Rapat

18. SOP Pengagendaan Surat Masuk

19. SOP Pengagendaan Surat keluar

20. SOP Pengiriman Surat/Pendokumentasian Dokumen

SOP SUBAG PUBLIKASI DAN DOKUMENTASI

21. SOP Penyusunan Peliputan Berita / Pers Release

22. SOP Majalah Kanjuruhan

23. SOP Prosedur Kerjasama Pers

24. SOP Penyusunan Pengawasan Mata Anggaran

25. SOP Pengajuan SPP

26. SOP Penyusunan SPJ

27. SOP Pengajuan SPM

28. SOP Penyusunan Laporan Bulanan

29. SOP Penyusunan RKA

30. SOP Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi

31. SOP Penyusunan Laporan Semesteran

32. SOP Penyusunan Laporan Tahunan

33. SOP Pembantu Bendahara

(3)

34. SOP Bendahara Pengeluaran

35. SOP Pendokumentasian Foto dan Video

36. SOP Cetak Banner/ Spanduk/ Baliho

37. SOP Editing Vidio

38. SOP Desain Grafis

39. SOP Penyusunan Buku Inventaris Barang

40. SOP Penyusunan Laporan Inventaris Barang

41. SOP Penyusunan Inventaris Ruangan

SOP SUBAG PROTOKOL

42. SOP Penerimaan Pejabat Di Bandara

43. SOP Kunjungan Kerja DPRD / Pemerintah Daerah

44. SOP Kunjungan Kerja Kepala Daerah

SOP CARAKA

45. SOP Pembersihan Ruangan Kantor

46. SOP Pembersihan Kendaraan Dinas

47. SOP Pengamanan Ruangan Kantor

48. SOP Kebersihan (Jumat Bersih)

49. SOP Ijin Keluar

SOP SAKIP

50. SOP Penyusunan Renstra

51. SOP Penyusunan Renja

52. SOP Penyusunan IKU

53. SOP Penyusunan DPA

54. SOP Penyusunan Lakip

SOP UMUM

55. SOP Presensi

56. SOP Internal Disiplin

57. SOP Jurnal Kerja

(4)

SEKRETARIAT DAERAH

No. SOP

065/55/35.07.033/2017

Tanggal Pembuatan

13 Februari 2012

Tgl. Revisi

17 Mei 2017

Tgl. Efektif

17 Mei 2017

Disahkan Oleh

Kabag Humas dan Protokol Setda Kab. Malang

Dr. Ir. Budiar, M.Si

Nip. 19701119 199603 1 004

BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

SETDA KABUPATEN MALANG

SOP PRESENSI

Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksana

1.Peraturan Daerah No 9 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan

Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Malang

1.Seluruh staf

Keterkaitan

Peralatan / Perlengkapan

1.bolpoin

2.Buku jurnal harian

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

1. Diperlukan ketaatan untuk mengisi buku jurnal sebagai acuan

pelaksanaan tugas harian.

(5)

SOP PRESENSI

No. Kegiatan

_KABAG

_KASUBAG

Pelaksana _STAF

_Kelengkapan

Mutu Baku

_Waktu

_Output

Keterangan

1 Pegawai Datang menuju Lapangan

Apel

kertas

3 menit

2 Melaksanakan Apel Pagi

kertas

10 menit

3 Mengisi Daftar Hadir

disposisi

3 menit

Daftar hadir

Pegawai melakukan presensi sebanyak 4x jam 8, jam 10, jam 13

dan sore

4 Daftar Hadir Direkap Setiap Minggu

10 menit

Daftar hadir

dan

rekapnya

5 Daftar hadir dan rekapitulasinya

ditandatangani Kabag setiap minggu

3 menit

Daftar hadir

6 Dibuatkan surat pengantar

5 menit

Daftar hadir

7 Daftar hadir diserahkan ke BKD

1 jam

Daftar hadir

(6)

SEKRETARIAT DAERAH

No. SOP

065/56/35.07.033/2017

Tanggal Pembuatan

13 Februari 2012

Tgl. Revisi

17 Mei 2017

Tgl. Efektif

17 Mei 2017

Disahkan Oleh

Kabag Humas dan Protokol Setda Kab. Malang

Dr. Ir. Budiar, M.Si

Nip. 19701119 199603 1 004

BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

SETDA KABUPATEN MALANG

SOP INTERNAL DISIPLIN

Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksana

1.Peraturan Daerah No 9 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan

Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Malang

1.Seluruh staf

Keterkaitan

Peralatan / Perlengkapan

1. SOP Presensi

1.bolpoin

2.Buku jurnal harian

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

1. Diperlukan ketaatan untuk mengisi buku jurnal sebagai acuan

pelaksanaan tugas harian.

(7)

SOP INTERNAL DISIPLIN

No.

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

KABAG

KASUBAG

STAF

Kelengkapan

Waktu

Output

1 Pegawai Datang menuju Lapangan

Apel

kertas

3 menit

2 Melaksanakan Apel Pagi

kertas

10 menit

3 Mengisi Daftar Hadir

disposisi

3 menit

Daftar

hadir

4 Masuk Ruangan

data

5 menit

surat

ijin

5 Melaksanakan tugas sesuai yang

diperintahkan

6 Melaksanakan ISHOMA

30 menit

7 Mengisi daftar hadir sesuai jam yang

telah ditentukan (4 x sehari)

Daftar hadir

2 menit

8 Jika ada pelanggaran, Kasubag

memberikan peringatan secara lisan.

Jika sudah beberapa kali diberikan

surat teguran oleh Kabag

kertas

5 menit

surat

(8)

SEKRETARIAT DAERAH

No. SOP

065/57/35.07.033/2017

Tanggal Pembuatan

13 Februari 2012

Tgl. Revisi

17 Mei 2017

Tgl. Efektif

17 Mei 2017

Disahkan Oleh

Kabag Humas dan Protokol Setda Kab. Malang

Dr. Ir. Budiar, M.Si

Nip. 19701119 199603 1 004

BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

SETDA KABUPATEN MALANG

SOP JURNAL KERJA

Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksana

1.Peraturan Daerah No 9 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan

Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Malang

1.Seluruh staf

2.Mampu menyelesaikan pekerjaannya dengan baik

Keterkaitan

Peralatan / Perlengkapan

1. SOP Kabag Humas

2. SOP Kasubag Pul Info

3. SOP Kasubag Dokumentasi

4. SOP Kasubag Peliputan Pemberitaan & Kerjasa Pers

5.Lintas bagian

1.bolpoin

2.Buku jurnal harian

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

1. Diperlukan ketaatan untuk mengisi buku jurnal sebagai acuan

pelaksanaan tugas harian.

(9)

SOP JURNAL KERJA

URAIAN

PROSEDUR/AKTIVITAS

PELAKSANA

MUTU BAKU

KETERANGAN

PENGADMINISTRASI

PERJALANAN DINAS

_KABAG

_KASUBAG

_STAF

PERSYARATAN/

_KELENGKAPAN

_WAKTU

_OUTPUT

1. Perintah harian dari

kabag/ kasubag

kertas

3 menit

2. Melaksanakan pekerjaan

sesuai dengan perintah

atasan (Kabag/Kasubag)

atau sesuai tupoksi

Kertas,

1 jam

(sesuai

jenis

pekerjaan)

disposisi

3. Laporan atas hasil

pekerjaan yang telah

dilakukan. Jika sudah

benar dapat dilanjutkan .

Jika masih ada yang

kurang dilakukan

pembenahan sampai

benar

disposisi

10 Menit

Laporan

hasil kerja

4. Hasil pekerjaan yang

sudah benar jika berupa

laporan / file dapat

diarsipkan

Data

3 Menit

Laporan

hasil kerja

5. Penulisan kegiatan yang

sudah dilakukan di buku

(10)

SOP PEMBANTU BENDAHARA

_No. Aktifitas PELAKSANA (AKTOR) MUTU BAKU

Kabag Kasubag Staf KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT

1. Membantu semua proses pencatatan

semua bukti pengeluaran kedalam

buku pengeluaran harian

Bukti pengeluaran

5 hari

Buku pengeluaran harian

2. Menghimpun

dan

menggolongkan,serta menggandakan

bukti

pengeluaran

sebagai

kelengkapan dalam penyusunan SPJ

Bukti pengeluaran

5 hari

SPJ

3. Membantu mempersiapkan data

guna

kelengkapan

dalam

mengajukan: SPP GU dan SPP LS

DPA

2 hari

Tersedianya Data

4. Membantu bendahara pengeluaran

dalam mendistribusikan pencairan

anggaran : kegiatan GU dan kegiatan

LS

DPA dan SPM

1 hari

Terdistibusinya SPM ke DPPKA

5. Membantu persiapan data guna

kelengkapan SPJ

DPA

5 hari

Tersusunnya SPJ

6. Membuat laporan bulanan keadaan

keuangan

DPA,SPM,SPP,BKU

2 hari

Laporan

7. Mempersiapkan data aliran kas

sebagai bahan rapat Kasubag Bina

Mental

DPA,SPM,SPP,BKU

2 hari

Data aliran kas

8. Membantu pelaksanaan evaluasi dan

penyusunan laporan akuntabilitas

keuangan

Data

3 hari

Tersusunnya Laporan akuntabilitas

keuangan

(11)

SOP Bendahara Pengeluaran

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Kabag

Kasubag

Staf

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

Output

Bendahara pengeluaran

1. Melaksanakan pembayaran

sesuai dengan kebutuhan

kegiatan masing – masing

Sub Bagian

Kwitansi, uang

30 menit

Kegiatan

terlaksana

2. Menghimpun,

mengklasifikasi data,

menggandakan bukti

pengeluaran sebagai

kelengkapan dalam

penyusunan SPJ

Kwitansi, kertas, dll

1 Jam

Bukti SPJ

3. Mempersiapkan data guna

kelengkapan dalam

pengajuan SPP ke DPPKA

Komputer, kertas

1 jam

SPP

4 Melaksanakan pencatatan

semua bukti pengeluaran ke

dalam buku penerimaan

harian

Buku akuntansi,

buku harian

keuangan

15 menit

Bukti tercatat

5 Menerima dan

mendistribusikan pencairan

anggaran kegiatan GU dan

kegiatan LS

Komputer, kertas

1 Jam

Kegiatan

terlaksana

6 Membuat dan menyusun

laporan aliran kas

Komputer, kertas

1 Jam

Alur Kas jelas

7 Membantu mempersiapkan

data guna kelengkapan SPJ

Kwitansi, Nota,dll

30 Menit

Data SPJ

8 Membuat dan menyusun

laporan bulanan keadaan

keuangan

Komputer, kertas,

data

(12)

(13)

Prosedur Peliputan Berita/ Pers Release

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Staf

Kasubag

Kabag

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

Output

Peliputan Berita/ Pers Release

1. Daftar Pertanyaan (TOR)

Agenda kegiatan

bupati

15 menit

TOR (Daftar

pertanyaan)

Minimal 5 W +

I H

2. Peliputan berita kegiatan

pemerintah daerah

Data, Tape

Recorder, Laptop,

Flash disc

1 Jam

Data/ bahan

3. Penyusunan pers release

Komputer, Data

30 menit

Berita Kegiatan/

Pers release

Memenuhi

unsure 5 W + I

H

4. Koreksi dan editing pers

release

5. Upload berita ke website

Kab. Malang

Komputer, Data,

Foto, Internet

15 menit

Berita Kegiatan,

foto

(14)

Prosedur Penyusunan Majalah Kanjuruhan

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Staf

Kasubag

Kabag

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

Output

Penyusunan Majalah

Kanjuruhan

1. Pengajuan bahan tulisan

majalah (sumber press

release, talkshow/ sumber

lainnya)

Komputer, data

1 jam

Disposisi

2. Pengembangan tulisan

majalah

Komputer, data

1 hari

Tulisan

3. Editing bahasa jurnalistik

Komputer, data

1 hari

Tulisan

4. Pengajuan bahan majalah

Komputer, kertas,

data

1 hari

Bahan hasil

layout

5. Layout dan grafis

Komputer, kertas

1 hari

Bahan Siap cetak

Proses 1-5

dilakukan

berulang-ulang

hingga bahan

mencukupi

6. Rapat redaksi guna

pemilihan data hasil layout

majalah Kanjuruhan

Laptop, bolpoint,

kertas

1 hari

Draft majalah

Minggu ke 3

bulan ke-3

7. Dummy (Lay out

keseluruhan)

Bahan siap cetak

1 hari

Siap cetak

8. Cetak

-

1 minggu

Majalah

9. Pendistribusian

Tanda terima

1 minggu

-

Proses 1-9

dikoordinir

redaksi

pelaksana

(15)

Prosedur Kerjasama Pers

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Staf

Kasubag

Kabag

_Kelengkapan

Persyaratan/

Waktu

Output

Kerjasama Pers

1. Advetorial

Data

30 menit

Pemberitaan

kegiatan

pemerintahan

2. Event by order

Data, Informasi

kegiatan

1 Jam

Data dan Hasil

kesepakatan

(16)

Prosedur Penyusunan Pengawasan Mata Anggaran

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan PPK Bendahara Kasubag Kabag Kelengkapan Waktu Output

1

Mengumpulkan SP2D dan membuat_{konsep pengawasan mata anggaran} SP2D 1 hari

Konsep

pengawasan mata anggaran

2

Mengetik Laporan pengawasan mata_anggaran Konsep pengawasan_{mata anggaran} 1 hari

Konsep

pengawasan mata anggaran

3

Memeriksa Laporan. Jika setuju, diserahkan ke Kasubag. Jika Tidak, diserahkan ke Bendahara untuk diperbaiki Pengawasan mata anggaran 10 menit Pengawasan mata anggaran

4

Memberi paraf Pengawasan mata

anggaran 10 menit Pengawasan mata anggaran yang sudah diparaf

5

Memberi tanda tangan, memerintahkanuntuk menggandakan dan pendistibusian ke Kasubag.

Pengawasan mata anggaran yang sudah diparaf 1 hari Pengawasan mata anggaran yang sudah ditandatangani

6

Mendistribusikan ke bidang2 Pengawasan mata anggaran yang sudah ditandatangani 10 menit Pengawasan mata anggaran yang sudah ditandatangani

7

Mendatangani Pengawasan Mata_anggaran Pengawasan mataanggaran yang sudah ditandatangani 10 menit Pengawasan mata anggaran yang sudah ditandatangani

(17)

Prosedur Pengajuan SPP

Keterangan PPK _{Pengeluaran Kasubag}Bendahara Kabag Kelengkapan Waktu Output

1

Mengumpulkan bahan ajuan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran

2 hari Konsep Bahan ajuan SPP

2

Membuat ajuan SPP Konsep Bahan ajuan

SPP 2 hari Bahan Ajuan SPP

3

Memeriksa Ajuan SPP. Jika setuju, diserahkan ke Kasubag. Jika Tidak, diserahkan ke Bendahara untuk diperbaiki

Bahan Ajuan SPP 30

menit Bahan Ajuan SPP

4

Memeriksa ajuan SPP. Dan Memberi_{Tanda Tangan} Bahan Ajuan SPP 20 menit

Ajuan SPP yg sudah ditandangani

5

Memberi tandatangan Ajuan SPP yg sudah

diparaf 1 hari

SPP yang sudah ditandatangani

6

Memerintahkan untuk pengiriman SPP yang sudah ditandatangani

10 menit

SPP yang sudah ditandatangani

7

Memerintahkan untuk mengagenda,memberi Nomor surat keluar, dan pengiriman SPP yang sudah ditandatangani 30 menit SPP yang sudah ditandatangani

SOP Pengagendaan

surat keluar

8

Mengagenda, memberi Nomor surat_{keluar, dan mengirimkan SPP} SPP yang sudah_{ditandatangani} _menit15 Bukti pengiriman_SPP

(18)

Prosedur Penyusunan SPJ

1

Mengumpulkan bahan SPJ dari masing-_{masing Kasubag} Bahan SPJ daribidang dan sekretariat 45 menit Bahan SPJ dari bidang dan sekretariat

2

Menyusun SPJ Bahan SPJ dari bidang dan sekretariat

2 jam SPJ yang telah tersusun

3

Memeriksa konsep SPJ. Bila setuju,diserahkan ke Kasubag. Jika tidak, diserahkan ke bendahara utk diperbaiki.

SPJ yang telah tersusun 30 menit SPJ yang telah tersusun dan terkoreksi

4

Memeriksa dan memberikan paraf

SPJ yang telah tersusun dan terkoreksi

5 menit SPJ yang telah diparaf

5

Memberi tanda tangan, memerintahkan_{untuk penggandaan} SPJ yang telah_diparaf 5 menit SPJ yang telah ditandatangani

6

Memerintahkan untuk penggandaan dan_pengarsipan SPJ yang telah_{ditandatangani} 5 menit SPJ yang telah ditandatangani

SOP Pengagendaan

Surat Keluar

7

Menggandakan dan mengarsipkan SPJ yang telah

(19)

Prosedur Pengajuan SPM

1

Mengumpulkan bahan ajuan Ajuan SPP 1 hari Konsep Bahan ajuan SPM

SOP Pengajuan SPP

2

Membuat ajuan SPM Konsep Bahan ajuan

SPM 1 hari Bahan Ajuan SPM

3

Memeriksa Ajuan SPM. Jika setuju, diserahkan ke Kasubag. Jika Tidak, diserahkan ke Bendahara untuk diperbaiki

Bahan Ajuan SPM 30

menit Bahan Ajuan SPM

4

Memeriksa ajuan SPM. Dan Memberi_{Tanda Tangan} Bahan Ajuan SPM 20 menit

Ajuan SPP yg sudah ditandangani

5

Memberi tandatangan Ajuan SPM yg sudah

diparaf 1 hari

SPM yang sudah ditandatangani

6

Memerintahkan untuk pengiriman SPM yang sudah ditandatangani

10 menit

SPM yang sudah ditandatangani

7

Memerintahkan untuk mengagenda,memberi Nomor surat keluar, dan pengiriman SPM yang sudah ditandatangani 30 menit SPM yang sudah ditandatangani

SOP Pengagendaan

surat

8

Mengagenda, memberi Nomor surat_{keluar, dan mengirimkan SPM} SPM yang sudah_{ditandatangani} _menit15 Bukti pengiriman_SPM

(20)

Prosedur Penyusunan Laporan Bulanan

Keterangan

Kasubag Staf Kabag Kelengkapan Waktu Output

1

Mengumpulkan bahan laporan Laporan Realisasi Anggaran, DPA

20 menit

Bahan Penyusunan Laporan

2

Mengetik Laporan Bahan Penyusunan Laporan 20 menit Konsep Penyusunan Laporan

3

Memeriksa Laporan dan memberi paraf, Jika setuju, diserahkan ke Kabag. Jika Tidak, diserahkan ke Staf untuk diperbaiki

Konsep Penyusunan Laporan

10

menit Laporan Bulanan

4

Memberi tandatangan Laporan Bulanan

yang sudah diparaf 1 hari

Laporan Bulanan yang sudah ditandatangani

5

Memerintahkan untuk mengagenda,memberi Nomor surat keluar, dan mendistribusikan laporan

Disposisi pada Laporan Bulanan yang sudah ditandatangani

5 menit Laporan Bulanan

6

Mengagenda, memberi Nomor surat_{keluar, dan mendistribusikan laporan} Laporan Bulanan 10 menit

Bukti Pengiriman,

(21)

Prosedur Penyusunan RKA

Keterangan

Kabag

Kasubag Tim Staf Kelengkapan Waktu Output

1

Memerintahkan untuk penyusunan RKA Struktur organisasi 20

menit Draft Anggota Tim

2

Membentuk Tim Penyusun RKA,_{memberi pengarahan penyusunan RKA} Draft Anggota Tim 20 menit

Terbentuknya Tim Kerja

3

Menyusun konsep Rencana Kegiatan_{dan Anggaran} Daftar Harga Satuan 1 hari Draft RKA

4

Menghimpun Konsep Rencana Kegiatan_{Anggaran dan memeriksa konsep.} Draft RKA 1 hari Draft RKA

5

Mengetik Konsep Rencana Kegiatan Draft RKA 2 hari Konsep RKA

6

Memeriksa hasil ketikan Konsep RKA, Jika setuju diserahkan ke Kabag. Jika tidak diserahkan kepada staf untuk diperbaiki.

ya

tidak

Konsep RKA 30

menit Dokumen RKA

9

Memberi tanda tangan Dokumen RKA 1 hari

Dokumen RKA yg sudah

(22)

10

Memerintahkan Staf untukmenggandakan dan mengagenda serta pendistribusian

Dokumen RKA yg

sudah ditandatangani 5 menit

Disposisi pd Dokumen RKA yg sudah

ditandatangani

11

Menggandakan, mengagenda serta_{pendisribusian} 15_menit Bukti pengiriman

SOP

(23)

Prosedur Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi

Keterangan

Kabag

Kasubag Tim Staf Kelengkapan Waktu Output

1

Memerintahkan untuk melaksanakan_monitoring Struktur Organisasi 15

menit Draft Tim Monitoring

2

Membentuk Tim Monitoring Draft Tim Monitoring 30

menit Tim Monitoring

3

Menyusun rencana kegiatan,_{Pelaksanaan kegiatan monitoring} Tim Monitoring 3 hari

Rencana Kegiatan Monitoring, dan data monitoring

SOP Perjalanan

Dinas, SOP Surat

Tugas

4

Menghimpun data monitoring,_{menyusun konsep laporan} Data monitoring 1 hari Konsep laporan

Monev

5

Mengetik Konsep laporan Konsep laporan

Monev 1 hari

Konsep laporan Monev

6

Memeriksa hasil ketikan Konsep laporan, Jika setuju diserahkan ke Kabag. Jika tidak setuju, diserahkan kepada staf untuk diperbaiki.

ya

tidak

Konsep laporan_Monev 30_menit Laporan Monev

9

Memberi tanda tangan Laporan Monev yang

sudah diparaf 1 hari

Laporan Monev yang sudah ditandatangani

(24)

10

Memerintahkan Staf untukmenggandakan, mengagenda dan mengarsipkan.

Laporan Monev yang sudah ditandatangani 15 menit Laporan Monev yang sudah ditandatangani

11

Menggandakan,mengagenda dan_mengarsipkan Laporan Monev yang_{sudah ditandatangani} 1 hari Penulisan di buku agenda

(25)

Prosedur Penyusunan Laporan Semesteran

Keterangan

1

Mengumpulkan bahan laporan Laporan Bulanan,

DPA 1 hari

Bahan Penyusunan Laporan

2

Mengetik Laporan Bahan Penyusunan

Laporan 1 hari

3

Memeriksa Laporan. Jika setuju,diserahkan ke Kabag. Jika Tidak, diserahkan ke Staf untuk diperbaiki

tidak

Konsep Penyusunan_Laporan _menit10 Laporan_Semesteran

4

Memberi tandatangan

ya

Laporan Semesteran

yang telah diparaf 1 hari

Laporan

Semesteran yang telah ditandatangani

5

Memerintahkan untuk mengagenda,_{menggandakan dan pendistibusian} Laporan Semesteranyang telah ditandatangani 10 menit Laporan Semesteran yang telah ditandatangani

6

Menggandakan,mengagenda dan_mengarsipkan Laporan Semesteranyang telah ditandatangani

1 hari Penulisan di buku

(26)

Prosedur Penyusunan Laporan Tahunan

Keterangan

1

Mengumpulkan bahan laporan

Laporan Realisasi Anggaran, DPA, Laporan semesteran

1 hari Bahan Penyusunan Laporan

2

Mengetik Laporan Bahan Penyusunan

Laporan 1 hari

3

Memeriksa Laporan. Jika setuju,diserahkan ke Sekretaris. Jika Tidak, diserahkan ke Staf untuk diperbaiki

tidak

Konsep Penyusunan_Laporan _menit10 Laporan Tahunan

4

Memberi tandatangan

ya

Laporan Tahunan

yang telah diparaf 1 hari

Laporan Tahunan yang telah ditandatangani

5

Memerintahkan untuk mengagenda,_{menggandakan dan pendistibusian} Laporan Tahunanyang telah ditandatangani 10 menit Laporan Tahunan yang telah ditandatangani

6

Menggandakan,mengagenda dan_mengarsipkan Laporan Tahunanyang telah ditandatangani

10 menit

Penulisan di buku

(27)

SOP Pendokumentasian Foto dan Video

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Kabag

Kasubag

Staf

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

Output

Pendokumentasian Foto dan

Video

1. Pengambilan gambar foto

dan video setiap kegiatan

Kepala daerah/Wakil Ka

Daerah

Data, kamera,

video shooting

3 jam

Kegiatan

2. Menyusun album foto

Folder foto, album

foto

2 jam

Hasil foto kegiatan

3. Menyusun bank data video

Komputer, data

kegiatan

3 jam

Hasil video

kegiatan

4. Membuat cover foto & video

Komputer, data

kegiatan

2 jam

Hasil Foto & video

kegiatan dijadikan

cover CD

5. Render gambar video

Komputer, data

kegiatan

3 jam

Produk film

6. Capture foto

Komputer, data

kegiatan

1 jam

Hasil foto &

kegiatan

(28)

SOP Cetak Banner / Spanduk / Baliho

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Staf

Kasubag

Kabag

Pihak

Ketiga/

SKPD

_Kelengkapan

Persyaratan/

Waktu

Output

Cetak Banner/ Spanduk/

Baliho

1. Permintaan pembuatan

banner/ spanduk/ baliho

Surat

3 jam

Data foto

2. Desain

banner/baliho/spanduk

Komputer, data

foto

5 jam

Gambar

desain

3. Cetak

banner/spanduk/baliho

Tentatif

Banner/

baliho

4. Pemasangan

banner/baliho/spanduk

Tentatif

Sudah

terpasang

5. Bongkar banner/ baliho/

spanduk

Tentatif

Sudah

dilepas

(29)

SOP Editing Video

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Kabag

Kasubag

Staf

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

Output

Editing Video

1. Render Gambar Video

Komputer, hasil

data video kegiatan

4 jam

Menghasilkan

gambar video

2. Proses editing video

tayangan Batu TV

Komputer, hasil

data video kegiatan

8 jam

Laporan

Penyempurnaan

video tayangan

3. Bumper tayangan

Komputer

4 jam

Tayangan

pembuka

4. Pembuatan script narasi

Komputer, hasil

data peliputan

4 jam

Menghasilkan

naskah tayangan

(30)

SOP Desain Grafis

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Kabag

Kasubag

Staf

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

Output

Desain Grafis

1. Pengumpulan bahan desain

banner/baliho

Komputer

1 jam

Data foto

2. Desain

banner/baliho/spanduk

Komputer

3 jam

Banner/ baliho

3. Cetak

banner/spanduk/baliho

Komputer

1 jam

Banner/ baliho

4. Pemasangan

banner/baliho/spanduk

(31)

SOP Penyusunan Buku Inventaris Barang

Keterangan Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

1

Memerintahkan untuk menyusun buku_{inventaris barang} 5_menit Disposisi

2

Mengumpulkan bahan untukpenyusunan buku inventaris barang, mengetik konsep Data inventaris barang 2 hari Konsep buku inventaris barang

3

Memeriksa konsep buku inventaris barang. Jika setuju di paraf, dan diserahkan ke Kabag. Jika tidak, diserahkan ke staf untuk diperbaiki.

Buku inventaris

barang 2 hari

Buku inventaris barang yang telah dikoreksi dan diparaf

4

Memberi tanda tangan

Buku inventaris barang yang telah diparaf

10 menit

Buku inventaris barang yang telah ditandatangani

5

Memerintahkan staf untuk_{menggandakan dan mengarsipkan} Buku inventarisbarang yang telah ditandatangani

10 menit

Buku inventaris barang yang telah ditandatangani

6

Menggandakan dan mengarsipkan

Buku inventaris barang yang telah ditandatangani 30 menit Arsip Buku inventaris barang yang telah ditandatangani

(32)

SOP Penyusunan Laporan Inventaris Barang

Keterangan

Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

1

Memerintahkan untuk penyusunan_{inventaris barang} Data inventaris_barang 2 hari Konsep inventaris barang

2

Menyusun konsep inventaris barang,mencocokkan dgn asset yang ada dan mengetik Data inventaris barang 2 hari Konsep inventaris barang

3

Memeriksa ketikan dan mencocokkan dengan asset. Jika setuju diparaf dan diserahkan ke Kabag. Jika tidak setuju diserahkan ke staf untuk diperbaiki.

Daftar inventaris

barang 2 hari

Daftar inventaris ruangan yang telah dikoreksi dan diparaf

4

Daftar inventaris barang yang telah diparaf

10 menit

Daftar inventaris barang yang telah ditandatangani

5

Memerintahkan untuk penggandaan dan_pengiriman Daftar inventarisbarang yang telah ditandatangani

10 menit

6

Menggandakan dan mengirimkan

30

(33)

SOP Penyusunan Inventaris Ruangan

1

Memerintahkan Menyusun konsep_{inventaris ruangan} Data inventaris_barang 2 hari Konsep inventaris barang

2

Mengetik konsep, mencocokkan dengan_{asset yang ada.} Konsep inventaris_barang 2 hari Daftar inventaris ruangan

3

Memeriksa ketikan dan mencocokkan dengan asset. Jika setuju di paraf, diserahkan ke Kabag. Jika tidak setuju diserahkan ke staf untuk diperbaiki.

Daftar inventaris

ruangan 2 hari

Daftar inventaris ruangan yang telah dikoreksi dan diparaf

4

Daftar inventaris ruangan yang telah diparaf

10 menit

Daftar inventaris ruangan yang telah ditandatangani

5

Memerintahkan untuk membeli pigura_{dan dipasang di tiap ruangan} Daftar inventarisruangan yang telah ditandatangani

10 menit

Daftar inventaris ruangan yang telah ditandatangani

6

Membeli pigura, memasang di tiap_ruangan Daftar inventarisruangan yang telah ditandatangani 30 menit Daftar inventaris ruangan dipasang di tiap ruangan

(34)

Prosedur Penyusunan Sambutan

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Penyusunan Sambutan

Kabag

Kasubag

Staf

Persyaratan /

Kelengkapan

Waktu

Output

1. Penerimaan Surat Perintah

Pembuatan Sambutan

Disposisi

Kabag, Surat

Permintaan

Sambutan /

Agenda

Kegiatan

Bupati / Wakil

Bupati

15 menit

2. Pengumpulan bahan dan

materi sambutan

Materi

Sambutan Dari

SKPD,

Referensi atau

Data

Penunjang

Lain

60 Menit

Data

terinventarisa

si dan

tersedianya

bahan

penyusunan

sambutan

3. Proses penyusunan naskah

sambutan

Komputer,

data, kertas,

Printer

45 Menit

Draft naskah

sambutan

4. Proses editing dan evaluasi,

revisi draft naskah

sambutan

Draft Naskah

sambutan,

data

30 Menit

Naskah

sambutan

5. Pembukuan naskah

sambutan & pengiriman

Naskah

Sambutan

30 Menit

Arsip

sambutan

(35)

Prosedur Kliping dan Analisis Berita

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Kabag

Kasubag

Staf

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

Output

Kliping dan Analisa Berita

1. Pemilahan berita yang

dimuat di media cetak

Koran

60 Menit

Data

terinventarisasi

2. Pembuatan kliping dan

penjilidan

Koran, kertas,

gunting, lem, mesin

foto copy, alat tulis

60 Menit

Kliping Berita

3. Proses analisis berita,

pengetikan resume berita

dan rekap berita

Kliping Berita,

Komputer

30 Menit

Resume Kliping &

Hasil analisis

4. Pembukuan kliping &

ekspedisi

Alat Tulis, Kliping

berita, Resume

Kliping

15 Menit

Kliping di meja

Bupati / Sekretaris

Daerah

(36)

Prosedur Penjilidan Sambutan & Kliping

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Kabag

Kasubag

Staf

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

Output

Penjilidan Sambutan & Kliping

1. Proses Pengumpulan Arsip

Sambutan & Kliping dalam 1

Bulan

Berkas Sambutan,

Kliping, Printer

120 Menit

Arsip Terkumpul

2. Pengklasifikasian Naskah

Sambutan dan Kliping

Arsip Sambutan

dan Kliping

60 Menit

Arsip Sambutan

dan Kliping

terklasifikasi

3. Pra Penjilidan

Kliping Berita,

Komputer

60 Menit

Kumpulan naskah

sambutan &

kliping siap jilid

(37)

Prosedur Penyusunan Himpunan Kliping

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Kabag

Kasubag

Staf

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

Output

Penyusunan Himpunan Kliping

1. Pemilihan Berita

Kliping

30 Menit

Kliping Pilihan

2. Pengetikan Berita

Kliping Pilihan

60 Menit

Kliping Pilihan

terketik

3. Pembukuan dan

pengarsipan

Kliping Berita,

Komputer

30 Menit

Kumpulan naskah

kliping pilihan siap

jilid

(38)

Prosedur Pengadministrasian Data Pegawai

Keterangan Kasubag Staf Kabag Kelengkapan Waktu Output

1

Mengumpulkan Data Pegawai, Membuatkonsep data administrasi pegawai, mengetik

Berkas pegawai,

konsep data pegawai 2 hari

Konsep data pegawai SOP Kenaikan Berkala, SOP Pensiun, SOP MPP

2

Memeriksa konsep data pegawai. Jika setuju diparaf, diserahkan ke Kabag. Jika tidak setuju,diserahkan ke staf untuk diperbaiki

Konsep data pegawai 1 hari Data pegawai yang telah dikoreksi

3

Memberi tandatangan Data pegawai yang telah diparaf

10 menit

Data pegawai yang telah ditandatangani

4

Memerintahkan untuk penggandaan dan_pengarsipan Data pegawai yang_{telah ditandatangani} _menit10 Data pegawai yang_{telah ditandatangani}

5

Menggandakan dan mengarsipkan Data pegawai yang

telah ditandatangani

10

(39)

Prosedur Penerimaan Telepon

Keterangan

Publik

Staf Kasubag Kelengkapan Waktu Output

1

Publik mengirimkan pertanyaan kepada_{Bagian Humas melalui telepon} Pertanyaan, permohonan klarifikasi, permintaan penjelasan , telepon

5

menit Informasi

2

Petugas/pelaksana menerima_pertanyaan Pertanyaan, permohonan klarifikasi, permintaan penjelasan , telepon

5

menit Informasi

3

Apabila pertanyaan diluar pengetahuanpetugas, maka sambungan akan dialihkan ke Kasubag Pertanyaan, permohonan klarifikasi, permintaan penjelasan , telepon 5 menit Informasi

4

Kasubag memberikan jawaban atas_{pertanyaan publik} Pertanyaan, permohonanklarifikasi, permintaan penjelasan , telepon

10

menit Informasi

5

Publik menerima jawaban Telepon 10

(40)

Prosedur Pembuatan Surat Tugas

1

Penerimaan surat masuk, Mengagenda_{dan memberi lembar disposisi} Surat Masuk 10 menit

Surat masuk yang sudah diagenda

2

Pengecekan surat masuk Surat masuk yang sudah diagenda

10 menit

Surat masuk yang sudah diagenda

3

Memberikan disposisi dan penugasan_personil Surat masuk yang_{sudah diagenda} 10_menit Disposisi pada surat_masuk

4

Memerintahkan untuk membuat surat_tugas Disposisi pada surat_masuk 5_menit Disposisi pada surat_masuk

5

Membuat konsep surat tugas, mengetik Disposisi pada surat

masuk

20

menit Konsep surat tugas

6

Memeriksa surat tugas. Jika setuju diparaf,diserahkan kepada Kabag. Jika tidak setuju, diserahkan kepada staf untuk diperbaiki

Konsep surat tugas 15 menit

Surat tugas yang sudah diparaf

7

Menandatangani surat tugas Surat tugas yang sudah diparaf

5 menit

Surat tugas yang sudah

(41)

8

Memerintahkan mengagenda,_{menggandakan dan mendistribusikan} Surat tugas yang_{sudah ditandatangani} 5_menit Surat tugas yangsudah ditandatangani

(42)

Prosedur Pengusulan Pembuatan KARIS/KARSU

Mutu Baku

1

Memeriksa daftar pegawai yang belummemiliki KARIS/KARSU. Membuat surat pengantar

Data Pegawai 10 menit

Konsep surat pengantar

2

Membuat surat pengantar Konsep surat pengantar 10 menit Konsep surat pengantar

3

Memeriksa konsep surat pengantar. Bila setuju diparaf dan diserahkan ke Kabag, bila tidak setuju diserahkan ke staf untuk diperbaiki Konsep surat pengantar 10 menit Surat Pengantar yang sudah diparaf

4

Memberikan tanda tangan Surat Pengantar yang sudah diparaf 5 menit Surat Pengantar yang sudah ditandatangani

5

Memerintahkan untuk mengagenda,menggandakan dan mengirimkan ke BKD

Surat Pengantar yang sudah ditandatangani 5 menit Surat Pengantar yang sudah ditandatangani SOP Pengiriman Surat

(43)

Prosedur Pengusulan Kenaikan Pangkat

No.

Kegiatan

1

Memeriksa buku penjagaan kenaikan pangkat, Mengumpulkan berkas ajuan kenaikan pangkat, membuat surat pengantar Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat 10 menit Berkas kenaikan pangkat, konsep surat pengantar

2

Memeriksa konsep surat pengantar. Bila setuju diparaf diserahkan ke Kabag, bila tidak setuju diserahkan ke staf untuk diperbaiki Konsep surat pengantar 10 menit Surat Pengantar yang sudah diparaf

3

Memberikan tanda tangan Surat Pengantar yang sudah diparaf 5 menit Surat Pengantar yang sudah ditandatangani

4

Memerintahkan untuk mengagenda,_{menggandakan dan mengirimkan} Surat Pengantar yang_{sudah ditandatangani} 5_menit Surat Pengantaryang sudah ditandatangani

SOP Pengiriman Surat

(44)

Prosedur Kenaikan Berkala

Mutu Baku

1

Memeriksa Buku Penjagaan KenaikanBerkala, Membuat usulan kenaikan berkala Buku Penjagaan Kenaikan Berkala 10 menit Konsep usulan kenaikan berkala

2

Mengetik surat usulan kenaikan berkala Konsep usulan kenaikan berkala 10 menit Konsep usulan kenaikan berkala

3

Memeriksa surat usulan kenaikan berkala. Jika setuju di paraf dan diserahkan kepada Kabag. Jika tidak setuju, dikembalikan kepada staf untuk diperbaiki. Konsep usulan kenaikan berkala 10 menit Surat usulan kenaikan berkala yang sudah diparaf

4

Surat usulan kenaikan berkala yang sudah diparaf 5 menit Surat usulan kenaikan berkala yang sudah ditandatangani

5

Memerintahkan untuk mengirimkan

Surat usulan kenaikan berkala yang sudah ditandatangani 5 menit Surat usulan kenaikan berkala yang sudah ditandatangani SOP Pengiriman surat

6

Memerintahkan untuk mengagenda,menggandakan dan mengirimkan ke BKD

Surat usulan kenaikan berkala yang sudah ditandatangani 5 menit Surat usulan kenaikan berkala yang sudah ditandatangani

(45)

Prosedur Pembuatan Surat Perjalanan Dinas

Mutu Baku

1

Memberikan disposisi dan penugasan Surat Masuk 5 menit

Surat masuk yang telah didisposisi

2

Memerintahkan pembuatan surat tugas Surat masuk yang telah didisposisi

5 menit

Surat masuk yang telah didisposisi

3

Mengetik surat tugas Konsep surat tugas 10

menit Konsep surat tugas

4

Memeriksa konsep surat tugas. Jika setuju diparaf dan diserahkan ke Kabag. Jika tidak, diserahkan kepada staf untuk diperbaiki.

Konsep surat tugas 5 menit

Surat tugas yang telah diparaf

5

Memberi tanda tangan Surat tugas yang telah diparaf

5 menit

Surat tugas yang telah ditandatangani

6

Memerintahkan untuk mengagenda,menggandakan dan menyerahkan kepada yang diberi tugas

Surat tugas yang telah ditandatangani

5 menit

Surat tugas yang

telah ditandatangani

SOP Pengiriman

7

Mengagenda, menggandakan dan_{menyerahkan kepada yang diberi tugas} Surat tugas yang telahditandatangani dan diagenda

10

(46)

Prosedur Pengusulan Masa Persiapan Pensiun

Mutu Baku

Keterangan

PNS Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

1

Mengajukan persetujuan MPP Berkas Pegawai 20 menit

Surat ajuan persetujuan MPP

2

Memberi disposisi pada surat ajuan_{persetujuan MPP} Surat ajuan_{persetujuan MPP} 10_menit Surat ajuanpersetujuan MPP yg sudah didisposisi

3

Memerintahkan untuk membuat suratpengajuan MPP kepada Bupati Cq. Kepala BKD Surat ajuan persetujuan MPP yg sudah didisposisi 10 menit Surat ajuan persetujuan MPP yg sudah didisposisi

4

Mengetik surat pengajuan MPP Konsep surat pengajuan MPP 15 menit Konsep surat pengajuan MPP

5

Memeriksa surat pengajuan MPP. Jika setuju diparaf dan , diserahkan ke sekretaris. Jika tidak setuju diserahkan ke staf untuk diperbaiki.

Konsep surat pengajuan MPP

10 menit

Surat ajuan MPP yang sudah diparaf

6

Memberi tanda tangan Surat ajuan MPP yang sudah diparaf 5 menit Surat ajuan MPP yang sudah ditandatangani

7

Memerintah untuk mengagenda,menggandakan dan mengirimkan ke BKD

Surat ajuan MPP yang sudah ditandatangani 5 menit Surat ajuan MPP yang sudah ditandatangani

SOP Pengiriman

Surat

8

Mengagenda, menggandakan danmengirimkan ke BKD, serta

memberikan arsip kpd PNS ybs

Surat ajuan MPP yang sudah ditandatangani

5

(47)

(48)

Prosedur Pengusulan Pensiun

Mutu Baku

Keterangan

PNS Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

1

Mengajukan permohonan Pensiun Berkas Pegawai 20 menit

Surat Permohonan Pensiun

2

Memberi disposisi pada surat_{permohonan pensiun} Surat Permohonan_Pensiun 10_menit Surat permohonanpensiun yg sudah didisposisi

3

Memerintahkan untuk membuat suratpengajuan pensiun kepada Bupati Cq. Kepala BKD Surat ajuan persetujuan MPP yg sudah didisposisi 10 menit Surat ajuan persetujuan MPP yg sudah didisposisi

4

Membuat konsep surat pengajuan_{Pensiun dan melengkapi berkas PNS} Surat ajuanpersetujuan MPP yg sudah didisposisi 15 menit Konsep surat pengajuan MPP

5

Memeriksa surat pengajuan Pensiun. Jika setuju di paraf, diserahkan ke Kabag. Jika tidak setuju diserahkan ke staf untuk diperbaiki.

Konsep surat pengajuan Pensiun 10 menit Surat ajuan pensiun yang sudah diparaf

6

Memberi tanda tangan Surat ajuan pensiun yang sudah diparaf

5 menit Surat ajuan Pensiun yang sudah ditandatangani

7

Memerintah untuk mengagenda,menggandakan dan mengirimkan ke BKD

Surat ajuan Pensiun yang sudah ditandatangani 5 menit Surat ajuan Pensiun yang sudah ditandatangani

8

Mengagenda, menggandakan danmengirimkan ke BKD, serta memberikan arsip kpd PNS ybs

Surat ajuan Pensiun yang sudah

ditandatangani

5

(49)

9

Menerima arsip surat pengajuan dan_{menunggu surat jawaban dari BKD} Surat ajuan Pensiunyang sudah ditandatangani 5 menit Surat ajuan Pensiun yang sudah ditandatangani

(50)

Prosedur Pengisian Buku Cuti

Keterangan Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

1

Menyiapkan buku cuti dan_{memerintahkan untuk mengisi buku cuti} Buku penjagaan cuti 15 menit

Buku Penjagaan Cuti dan Berkas Cuti Pegawai

2

Menulis buku cuti pegawai

Buku Penjagaan Cuti dan Berkas Cuti Pegawai 20 menit Buku Penjagaan Cuti

3

Memeriksa buku cuti. Jika benar, memerintahkan untuk diarsipkan. Jika tidak benar diserahkan kepada staf untuk diperbaiki

Buku Penjagaan Cuti 10 menit

Buku Penjagaan Cuti yang telah dikoreksi

4

Mengarsipkan buku cuti Buku Penjagaan Cuti yang telah dikoreksi

15 menit

Buku Penjagaan Cuti yang telah dikoreksi tersimpan

(51)

Prosedur Pengajuan Cuti

Keterangan

PNS

1

Mengajukan permohonan cuti Blanko cuti 15 menit

Blanko yang sudah ditandatangani PNS

2

Meneliti sisa cuti tahunan. Jika masih ada, dibuatkan surat pengantar. Jika tidak ada sisa cuti diberikan penjelasan kpd PNS ybs

Buku penjagaan cuti 45 menit

Konsep surat pengantar cuti

3

Mengetik surat pengantar Konsep surat pengantar cuti

10 menit

Konsep surat pengantar cuti

4

Memeriksa surat pengantar. Jika setujudiparaf dan diserahkan ke Kabag. Jika tidak diserahkan ke staf untuk diperbaiki

Surat Pengantar Cuti 15 menit

Surat Pengantar Cuti

5

Surat pengantar cuti dan blanko cuti yang sudah diparaf

10 menit

Surat pengantar cuti dan blanko cuti yang sudah ditandatangani

6

Memerintahkan untuk mengagenda dan_{mengirimkan ke BKD} Surat pengantar cutidan blanko cuti yang sudah ditandatangani

10 menit

7

Mengagenda dan mengirimkan ke BKD

10

menit Bukti Pengiriman

8

Pegawai cuti PNS menerima surat

cuti

10

(52)

Prosedur Penyusunan DUK

Keterangan staf Kasubag Kabag Kelengkapan Waktu Output

1

Mengumpulkan bahan penyusunan DUK,_{membuat konsep DUK} Data pegawai 2 hari Konsep DUK

2

Mengetik konsep DUK Konsep DUK 2 hari Konsep DUK

3

Memeriksa konsep DUK. Bila benar diparaf dan diserahkan ke Kabag. Bila tidak benar, diserahkan ke staf untuk diperbaiki

DUK yang sudah

diparaf 1 hari

DUK yang sudah dikoreksi

4

Memberikan tanda tangan DUK yang sudah dikoreksi

10 menit

DUK yang sudah ditandatangani

5

Memerintahkan untuk menggandakan,_{mengagenda dan mengirimkan ke BKD} DUK yang sudah_{ditandatangani} 10_menit DUK yang sudah_{ditandatangani}

SOP Pengiriman

_surat

(53)

Prosedur Pembuatan Undangan Rapat

Mutu Baku

Keterangan Kabag Kasubag Staf Peserta rapat Kelengkapan Waktu Output

1

Memerintahkan untuk mengadakan_rapat Nota / Disposisi

2

Memerintahkan Staf untuk membuatundangan dan mengarahkan persiapannya

Nota / Disposisi 20 menit

Daftar peserta rapat, lokasi rapat

3

Membuat konsep undangan dan_mengetik Daftar peserta rapat,_{lokasi rapat} 20_menit Konsep undangan_rapat

4

Memeriksa konsep undangan. Jika setuju diparaf dan diserahkan ke Kabag. Jika tidak, diserahkan ke staf untuk diperbaiki

Undangan Rapat 20

menit Undangan Rapat

5

Menandatangani undangan rapat Undangan Rapat yang sudah diparaf

10 menit

Undangan Rapat yang sudah ditandatangani

6

Memerintahkan untuk mengagenda,_{menggandakan dan mendistribusikan} Undangan Rapatyang sudah ditandatangani 10 menit Undangan Rapat yang sudah ditandatangani

SOP surat keluar

7

Mengagenda, menggandakan dan_{mendistribusikan} Undangan Rapatyang sudah ditandatangani

10

menit Bukti pengiriman

(54)

9

Membuat notulensi rapat Hasil Rapat 45

(55)

Prosedur Pengagendaan Surat Masuk

Keterangan Staf Kasubag Kabag Kelengkapan Waktu Output

1

Menerima surat masuk, mengagenda,_{memberi lembar disposisi} Buku agenda dan_{surat masuk} _menit10

Surat masuk yang sudah diagenda dan diberi lembar disposisi

2

Memeriksa buku agenda dan surat_{masuk, menyediakan surat ke sekretaris} Buku agenda dan_{surat masuk} _menit10

Surat masuk yang sudah diagenda dan diberi lembar disposisi

3

Memberi disposisi dan paraf Surat masuk yang diparaf

10 menit

Surat masuk yang sudah diparaf dan diberi disposisi

4

Memerintahkan untuk menggandakan,_{dan mendistribusikan sesuai disposisi} Surat masuk yangsudah diparaf dan diberi disposisi

10 menit

5

Menggandakan dan mendistribusikan

10

(56)

Prosedur Pengagendaan Surat Keluar

Mutu Baku

1

Menandatangani Surat Keluar Surat keluar 10 menit

Surat keluar yang sudah

ditandatangani

2

Memerintahkan untuk mengagenda,_{menggandakan, dan mendistribusikan.} Surat keluar yang_{sudah ditandatangani} _menit5 Surat keluar yangsudah ditandatangani

(57)

Prosedur Pengiriman Surat / Pendokumentasian Dokumen

Keterangan

Kasubag Staf Caraka Kelengkapan Waktu Output

1

Memerintahkan untuk mengagenda,_{menggandakan dan Mendistribusikan} Surat Keluar Yang_{Sudah Ditandatangani} 5 menit Surat Keluar Yang Sudah Ditandatangani

SOP Kenaikan Berkala, SOP Pensiun, SOP MPP

2

Menagenda da Menggandakan Surat Keluar Yang

Sudah Ditandatangani 10 menit

Surat Keluar Yang Sudah Ditandatangani, diagenda dan

digandakan

3

Mengirimkan Surat Sesuai Tujuan

Surat Keluar Yang Sudah Ditandatangani, diagenda dan

digandakan

(58)

SOP Penerimaan Pejabat Negara di Bandara (Tamu VIP / VVIP)

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Kunjungan Tamu VIP / VVIP

Kabag

Kasubag

Staf

Persyaratan /

Kelengkapan

Waktu

Output

1. Penerimaan Surat / Agenda

Disposisi Kabag,

Surat / Agenda

Kegiatan Bupati /

Wakil Bupati / Sekda

15 menit

Disposisi Staf Petugas

2. Koordinasi Dengan Protokol

LS/Paspampers & Lanud

Abd Saleh

Petugas

30 Menit

Rundown Kegiatan, Data

Tamu

3. Cek VIP Room Bandara,

Konsumsi dan

Perlengkapan

Petugas, HT, Name

Seat, Payung

30 Menit

Mengetahui Tata Tempat,

Tata Penghormatan, Tata

Acara,

4. Mempersiapkan Rangkaian

Mobil Penjemputan

Petugas, HT

30 Menit

Cek Patwal, rangkaian mobil

5. Acara Penerimaan

Petugas, HT

30 Menit

Mengarahkan Tempat dan

Pergerakan Kepala Daerah

6. Acara Selesai

Petugas

30 Menit

Mengarahkan Ramah

Tamah, Mengantarkan KD

Sampai Masuk Mobil

(59)

SOP KUNJUNGAN KERJA DPRD / PEMERINTAH DAERAH

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Kunjungan Kerja DPRD /

Pemerinrah Daerah

Kabag

Kasubag

Staf

Persyaratan /

Kelengkapan

Waktu

Output

1. Penerimaan Surat / Agenda

Disposisi Kabag,

Surat / Agenda

Kegiatan Bupati /

Wakil Bupati / Sekda

15 menit

Petugas Disposisi staf /

Pembagian Petugas

2. Acara Penerimaan

Petugas, Nampan,

Souvenir / Plakat,

annoncement

60 Menit

Mengarahkan Tempat dan

Pergerakan Tamu dan

Kepala Daerah

(60)

SOP Kunjungan Kerja Kepala Daerah

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Keterangan

Kunjungan Kerja Kepala Daerah

Kabag

Kasubag

Staf

Persyaratan /

Kelengkapan

Waktu

Output

1. Penerimaan Surat / Agenda

Disposisi Kabag,

Surat / Agenda

Kegiatan Bupati /

Wakil Bupati / Sekda

15 menit

Pembagian petugas.

2. Koordinasi Dengan LS &

Pimpinan

Petugas, komputer,

telepon

30 Menit

rundown kegiatan

dan data tamu VIP.

3. Cek Tempat Transit, Kamar

Mandi & Tempat Acara

Name Seat / Table

Name, palu,

nampan, label

penerima, gunting,

HT.

60 Menit

Mengetahui Tata

Tempat, Tata

Penghormatandan

tata acara

4. Acara

Petugas,

announcement, HT

60 Menit

Cek Sound, Cek

Petugas Do'a dan

Penerima Bantuan,

Mengarahkan

Tempat dan

Pergerakan Kepala

Daerah

5. Acara Selesai

Petugas, HT

30 Menit

Mengarahkan

Ramah Tamah,

Mengantarkan KD

Sampai Masuk Mobil

(61)

Prosedur Pembersihan Ruangan Kantor

Keterangan Staf (Caraka) Kelengkapan Waktu Output

1

Mengambil Peralatan (lap, sapu, air_{dan peralatan pel)} Lap, sapu, air,_{peralatan pel} _menit10 Tersedianya alat_kebersihan

2

Mengelap dan menata meja kursi Lap 20 menit

Meja kursi tertata rapi

Menyapu ruangan Sapu 20

menit

Ruangan sudah tersapu

4

Mengepel Air dan peralatan pel 20 menit

Ruangan sudah di pel

5

Membersihkan peralatan Lap, sapu, air, peralatan pel

10 menit

Peralatan sudah bersih

(62)

Prosedur Pembersihan Kendaraan Dinas

Keterangan

Driver

Kelengkapan Waktu Output

1

Mengambil peralatan Lap, Sabun, Air 10

menit Peralatan tersedia

2

Menyiram Kendaraan Air 10

menit Kendaraan sudah disiram

3

Menyabuni Sabun,lap 10 menit Kendaraan sudah disabuni

4

Menyiram Kendaraan Air 10

menit

Kendaraan sudah disiram

5

Mengeringkan Lap 10

(63)

Prosedur Pengamanan Ruangan Kantor

Keterangan

Caraka

Kelengkapan Waktu Output

1

Mengambil peralatan Kunci 10

menit Peralatan tersedia

2

Menutup jendela dan pintu Kunci 10

menit Pintu terkunci

3

Memeriksa kembali semua pintu dan_jendela Kunci 10 menit

Semua pintu dan jendela sudah terkunci

(64)

Prosedur Ijin Keluar

Uraian Prosedur / Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Ket

Bupati/ Sekda/

Asisten

Kabag

Kasubag

Staf

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

Output

A. Administrasi

1. Staf ijin untuk keluar pada

saat jam dinas dengan

mengisi blanko surat ijin

keluar dan buku ijin keluar

Blanko dan buku

5 menit

Blangko & data di

buku

2. Kasubbag memberikan ijin

dengan memberikan paraf

Blanko dan paraf

2 menit

Informasi

3. Laporan diteruskan ke

Kabag untuk memperoleh

ijin keluar dan mendapat

pengesahan

Blanko dan

tanda-tangan

2 menit

Informasi

4. Staf menerima surat ijin

keluar

Blanko

2 menit

Informasi

5. Setelah selesai

melakukan ijin keluar,

blanko dikembalikan untuk

dijadikan arsip ke staf

bagian kepegawaian.

(65)

SEKRETARIAT DAERAH

Nomor SOP

065/48/35.07.033/2017

Tgl Pembuatan

01 Maret 2013

Tgl Revisi

17 Mei 2017

BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

SETDA KABUPATEN MALANG

Tgl Pengesahan

17 Mei 2017

Disahkan oleh

Kepala Bagian Humas Setda Kab. Malang

Dr. Ir.Budiar. M.Si

Nip. 19701119 199603 1

Nama SOP

Kebersihan (Jumat Bersih)

Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksana

1. Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2013 tentang

Perubahan Ketiga Perda No.1 Tahun 2008 tentang

Organisasi Perangkat Daerah

1. Memiliki sifat suka pada kebersihan

2. Memiliki sifat disiplin waktu

3. Memiliki ketelitian

Keterkaitan

Peralatan / Perlengkapan

Lintas Sub Bagian

1. Peralatan Kebersihan (lap, air, sapu, alat pel)

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

Kerja bakti dilakukan oleh masing-masing staf di lingkungan

kerja setelah apel pagi

1. Kabag

:

3. Kasubag

:

(66)