SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI STUDI KASUS PADA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA DAN SISTEM INFORMASI STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI

STUDI KASUS PADA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN

MANAJEMEN INFORMATIKA DAN SISTEM INFORMASI

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

Diajukan oleh

Aditya Rizky Dinna Cahya

09.12.3532

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEM HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA DAN SISTEM INFORMASI

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA DAN SISTEM INFORMASI

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

Aditya Rizky Dinna Cahya Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

A Student Association has an important role in helping meet the needs of students majoring in related student services. The set serves as an intermediary between students and majors in the delivery of their aspirations. Because it can not be denied, aspirations of students is required by the department in order to improve the quality of education in the majors. Aspiration is more directed in the form of scholarly activity is to improve the quality of students.

But in practice, the Association has many obstacles in the service of student aspirations. So, not all the aspirations of these students could be channeled to the majors. That is because the day-to-day operations, are still using manual systems are very susceptible to various problems. In organizing activities for example, often have no information constraints Inventory items are available that inhibit the procurement of supplies and equipment to support activities.

Current technological developments, it is possible to create an information system that could be a solution to the problem at hand. Stewardship of management information data collection system is a software that is built to solve the above problems. So the service can be up to the aspirations of students in the stewardship and management could be better organized.

Keywords: Information, Information Systems, Management, Management of Data

1. Pendahuluan

Sebuah organisasi atau perusahaan akan mampu bersaing dan bertahan di tengah perkembangan teknologi yang sangat pesat seperti saat ini dengan menguasai atau menerapkan sistem informasi. Penerapan sistem informasi berbasis komputerisasi akan sangat membantu proses manajemen di perusahaan atau organisasi tersebut dapat berjalan baik. Selain itu juga memudahkan tercapainya tujuan atau visi dari organisasi atau perusahaan tersebut.

Namun dalam pelaksanaan, sering kali himpunan mengalami berbagai kendala dalam penyelenggaraan kegiatan dalam rangka mewujudkan aspirasi tersebut. Sehingga menyebabkan tidak semua aspirasi yang masuk bisa tersalur atau disampaikan ke jurusan. Hal tersebut dikarenakan dalam operasional sehari-hari, masih menggunakan sistem manual yang sangat rentan dengan kesalahan. Sebagai contoh dalam penyelenggaraan kegiatan, tidak adanya data barang inventaris yang akurat bisa menjadi kendala.

2. Landasan Teori

2.1. Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi 2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan itu dapat disebut menciptakan nilai dengan mengkombinasikan sumber daya dengan cara-cara tertentu.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Menurut Hanif Al Fatta (2007) membedakan suatu sistem dengan sistem yang lain dilihat dari karakteristik sistem yang terdiri dari : batasan, lingkungan, masukan, keluaran, komponen, penghubung, penyimpanan.

2.1.3. Pengertian Informasi

Menurut Davis (1999), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.

2.1.4. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, sistem informasi didefinisikan sebagai berikut :

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksis harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”

2.1.5. Komponen Sistem Informasi

Menurut Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut: Perangkat keras, perangkat lunak, database, telekomunikasi, manusia, prosedur.

2.2. Konsep Arsitektur Sistem 2.2.1. Sistem Tunggal/Mandiri

Pada arsitektur ini, DBMS, basis data, dan aplikasi basis data diletakkan pada mesin atau komputer yang sama, dengan demikian hanya satu orang (single user) yang bisa mengakses sistem dengan arsitektur ini.

2.2.2. Sistem Tersentralisasi

Arsitektur pada sistem ini terdiri atas sebuah mesin server dan sejumlah terminal (yang digunakan sebagai tempat berinteraksi user dengan sistem).

2.2.3. Sistem Client Server

Client berisi aplikasi basis data dan server berisi DBMS dan basis data

pada komputer berbeda. Setiap pekerjaan yang dilakukan user akan diproses oleh client terlebih dahulu. Client akan berusaha menyelesaikan semua pekerjaan oleh client sendiri. Jika proses melibatkan data yang tersimpan pada basis data, maka client akan melakukan kontak dengan

server.

2.3. Konsep Dasar Teori Analisis

Untuk mengidentifikasi masalah sebuah sistem, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Dari analisis ini biasanya didapatkan berbagai masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.

2.4. Konsep Dasar Flowchart

Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program.

2.5. Konsep Dasar Data Flow Diagram

Data flow diagram adalah representasi grafik dari sebuah sistem. Data flow diagram ini mencerminkan semua elemen-elemen sistem, aliran data di mana komponen tersebut berasal, dan asal, tujuan penyimpanan dari data tersebut.

2.6. Konsep Dasar Basis Data dan Sistem Basis Data 2.7. Pengertian Basis Data

Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan dan diorganisasikan sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

2.8. Pengertian Sistem Basis Data

Sistem basis data adalah suatu sistem yang menyusun dan mengolah

record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta

memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk mengambil keputusan.

2.9. Sistem Perangkat Lunak yang Digunakan 2.9.1. Pengenalan Gambas

Gambas merupakan salah satu produk open source dan free yang diperuntukkan bagi para pemrogram. Bahasa pemrograman yang bersifat

object oriented dan berjalan di lingkungan Linux ini sangat mudah untuk

dikuasai oleh semua kalangan, baik yang expert maupun beginner, apalagi bagi mereka yang pernah menggunakan visual basic.

2.9.2. Pengenalan Mysql

Mysql merupakan salah satu Relational database management system bersifat Open Source. Struktur database disimpan dalam tabel-tabel yang saling berelasi.

3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1. Gambaran Umum

Himpunan Mahasiswa Jurusan Manajemen Informatika dan Sistem Informasi atau disingkat HIMMSI didirikan pada tahun 2000 tepatnya pada tanggal 12 Desember. Pada awal didirikan, diberi nama HIMMI (Himpunan Mahasiswa Manajemen Informatika) dan pada bulan April 2006 berganti nama menjadi HIMMSI (Himpunan Mahasiswa Manajemen Informatika dan Sistem Informasi). Di usianya yang ke 11 ini, HIMMSI tetap eksis sebagai organisasi yang memfokuskan kegiatannya pada pembinaan pribadi, pengembangan karakter dan pelayanan pada mahasiswa jurusan Manajemen Informatika dan Sistem Informasi.

Sebagai wadah aspirasi mahasiswa Manajemen Informatika dan Sistem Informasi, sudah merupakan tugas utama HIMMSI yaitu mengadakan kegiatan-kegiatan yang mendukung peningkatan kualitas mahasiswa baik akademik maupun non akademik. Aspirasi tersebut ditampung, kemudian HIMMSI

melaporkan aspirasi serta melakukan follow-up terhadap solusi yang diambil jurusan.

3.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem atau desain sistem dilakukan setelah analisis selesai dilakukan. Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran terhadap programmer tentang sistem yang akan dikerjakan. Perancangan sistem ini merupakan persiapan untuk desain sistem secara terperinci.

3.2.1. Perancangan Proses

3.2.1.1. Flowchart yang Diusulkan

   

Gambar 3.1 Flowchart Sistem   

3.2.1.2. Data Flow Diagram yang Diusulkan   Gambar 3.2 Diagram Konteks        Gambar 3.2 Data Flow Diagram Level 1   

3.2.2. Perancangan Basis Data

Rancangan Basis data yang diusulkan :

tPengurus PK NIP nama_pengurus FK1 jabatan alamat telepon email nim status thn_Pengurus tKegiatan PK Kode_keg Nama_kegiatan Tanggal Tempat FK1 NIP tPeserta PK NIM nama telepon email kelas FK1 Kode_keg tBarang PK kode Nama_barang stok kondisi tPeminjaman PK kode_pinjam Tgl_pinjam FK1 Kode_keg FK2 NIP tJabatan PK Kode_jabatan Jabatan Status tDetail_pinjam Jumlah FK1 Kode_brng FK2 kode_pinjam tAkun PK user pass tAnggota_aktif PK NIM Nama Alamat Telepon Email Kelas Thn_angkatan tRegistrasi nim nama_peserta FK1 Kode_keg     Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel                       

3.2.3. Perancangan Interface

Rancangan Menu Utama :

File Data HIMMSI Kegiatan Barang Inventaris Pengaturan Laporan

      Gambar   Gambar 3.4 Rancangan Interface  Rancangan Laporan : HIMPUNAN MAHASISWA MANAJEMEN INFORMATIKAN DAN SISTEM  INFORMASI  STMIK AMIKOM YOGYAKARTA  Sekretariat : Sekber 1 Kampus Terpadu STMIK Amikom Yogyakarta  Jl. Ring Road Utara Condong Catur, Sleman, Yogyakarta  Telp. (0274) 6531070 | email : himmsi.amikomyogya@yahoo.com | website :  http://www.himmsi.amikom.ac.id    DATA PENGURUS HIMMSI 

NIP Pengurus Nama

Pengurus

Jabatan Alamat Telepon Email NIM

xxx.xx.xx.xx  xxxxxxx  xxxxxx xxxxxxx  xxxxxxxx  xxxxxxx  xx.xx.xxxx  Jumlah Pengurus aktif : x orang 

 

Ketua HIMMSI 

4. Output Program

Berikut adalah tampilan output program setelah dijalankan oleh gambas pada linux : Gambar 4.1 Form Menu Utama                                

4.1. Output Laporan

Laporan yang disajikan adalah laporan data pengurus, alumni, anggota aktif, kegiatan, peserta kegiatan, registrasi kegiatan, barang inventaris, peminjaman barang inventaris.

Gambar 4.2 Laporan Pengurus 

Gambar 4.4 Laporan Anggota Aktif 

Gambar 4.6 Laporan Peserta Kegiatan 

Gambar 4.8 Laporan Peminjaaman Barang Inventaris   

5. Kesimpulan 

a. Penyajian informasi secara cepat, tepat, dan akurat. b. Penghematan waktu dan biaya dalam penginputan data. c. Memudahkan dalam pencarian data yang diinginkan

d. Ikut serta dalam rangka gerakan GO GREEN, yaitu dengan penghematan dalam menggunakan kertas

e. Mengurangi kesalahan dalam pencatatan atau pembuatan laporan yang dibutuhkan.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit ANDI

Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit ANDI

Fathansyah. 2002. Basis Data. Bandung: Informatika Bandung HM, Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain. Yogyakarta:Penerbit ANDI

Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI

Ridho, Mahdi. 2006. Panduan Aplikatif Pemrograman Gambas. Yogyakarta: Penerbit ANDI

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit ANDI