SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU BERBASIS WEB PADA
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) PGRI DONOROJO
Sulistianingsih, Bambang Eka Purnama, Sukadi culiestyan@gmail.com
Description: Data processing new students at SMK PGRI Donorojo still done conventionally ie
prospective applicants should come directly to the registration and then fill out the registration form and then the data dicataat registration on the books and preparing reports also using conventional recap so frequent occurrence as well as the loss of archives time that is used to create reports require a very long time. Given these problems it is necessary the existence of a new student information system acceptance is online so that prospective students do not have to come directly to the registration officer as well as facilitate in making the report.
The research method used in this research literature, interviews, observation, systems analysis, system design, and system implementation. Given this research is expected to help prospective students and admissions officers.
Keywords: new student registration information system, SMK PGRI Donorojo
ABSTRAKSI : Pengolahan data penerimaan siswa baru di SMK PGRI Donorojo masih dilakukan
secara konvensional yaitu calon pendaftar harus datang langsung ke tempat pendaftaran kemudian mengisi formulir pendaftaran kemudian data-data pendaftaran dicatat pada buku-buku dan pembuatan laporan juga menggunakan rekap yang konvensional sehingga sering terjadinya hilangnya arsip serta waktu yang digunakan untuk membuat laporan memerlukan waktu yang sangat lama. Dengan adanya permasalahan tersebut maka perlu adanya sistem informasi penerimaan siswa baru yang online sehingga calon siswa tidak harus datang langsung ke tempat pendaftaran serta memudahkan petugas dalam pembuatan laporan. Adapun metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu pustaka, wawancara, observasi, analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat membantu calon siswa baru dan petugas penerimaan siswa baru.
Kata kunci : sistem informasi pendaftaran siswa baru, SMK PGRI Donorojo
1.1. Latar Belakang Masalah
SMK PGRI Donorojo merupakan salah satu sekolah yang berada di Desa Belah, Kecamatan Donorojo, Kabupaten Pacitan. Setiap tahunnya SMK PGRI Donorojo melaksanakan penerimaan siswa baru, pengolahan data penerimaan siswa baru pada SMK PGRI Donorojo saat ini masih dilakukan secara konvensional yaitu calon siswa baru harus datang langsung ke sekolah untuk melakukan pendaftaran. Data pendaftar dicatatat pada buku-buku besar kemudian disimpan pada rak-rak buku, proses rekap juga masih dilakukan secara manual sehingga sering terjadinya kesalahan data serta memerlukan waktu yang sangat lama.
Berdasarkan permasalahan diatas maka penulis akan merancang dan menbuat sistem informasi penerimaan siswa baru dengan memanfaatkan teknologi yang ada saat ini yaitu internet dan akan dibuat sistem informasi penerimaan siswa baru online dimana calon siswa tidak perlu datang langsung ke sekolah untuk melakukan pendaftaran serta waktu pendaftaran bisa dilakukan dua puluh empat jam yaitu selama waktu yang telah ditentukan oleh panitia. Penelitian ini bertujuan untuk memudahkan calon siswa baru serta tenaga administrasi dalam melaksanakan penerimaan siswa baru.
1.2. Rumusan Masalah
a. Sistem Informasi Penerimaan siswa baru pada SMK PGRI Donorojo saat ini masih dilakukan dengan cara konvensional.
b. Sistem Informasi Penerimaan siswa baru yang berjalan saat ini belum optimal karena pembuatan laporan memerlukan waktu yang lama.
1.3. Batasan Masalah
a. Sistem memberikan kemudahan kepada calon siswa untuk melakukan pendaftaran.
b. Sistem ini dikelola oleh admin petugas penerimaan siswa baru yang ada di SMK PGRI Donorojo.
c. Sistem ini dibuat dengan mengunakan pemograman PHP dan MySQL sebagai database
1.4. Tujuan Penelitian
Menghasilkan Sistem Informasi, yang efisien dan efektif yang dapat membantu dalam proses penerimaan siswa baru pada SMK PGRI Donorojo
1.5. Manfaat Penelitian
a. Memberikan kemudahan pada petugas penerimaan siswa baru dalam
melakukan proses penerimaan siswa baru.
b. Memberikan kemudahan bagi calon siswa baru dalam pendaftaran diri karene mereka tidak harus datang langsung ke sekolah untuk melakukan pendaftaran.
4.1 Landasan Teori
Sistem. Sistem pada dasarnya adalah
sekelompok unsur yang erat hubungannya
satu dengan yang lain, yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan
tertentu. ( Tata Sutabri,2005:8)
Informasi. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. ( Tata
Sutabri,2004 : 6)
Sistem Informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Tata Sutabri,2004 : 36)
Flowchart. Flowchart adalah untaian
simbol gambar (chart) yang menunjukkan
aliran (flow) dari simbol terhadap data.
Simbol-simbol flowchart dapat
diklasifikasikan menjadi simbol untuk
program dan simbol untuk
sistem(Perangkat Hardware). (Suarga,
2006 : 6)
Data Flow Diagram (DFD). Data Flow
Digram (DFD) adalah suatu network yang
menggambarkan suatu sistem automat/
komputerisasi, manualisasi atau gabungan
dari keduanya, yang penggambarannya
disusun dalam bentuk kumpulan kompenen
sistem yang saling berhubungan sesuai
dengan aturan mainya. (Tata Sutabri,
2004:163)
ERD. Entity Relationship Diagram (ERD) adalah perancangan basis data dengan mengunakan model entity relationship. Terdapat 3 (tiga) notasi dasar yang bekerja pada model E-R yaitu : entity set, relationship set, dan attributes. (Kusrini, 2007 : 21)
PHP (PHP : Hypertext Preprocessor) adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis.(M.Rudiyanto
Arief,2011 : 43)
MySQL adalah database yang menggunakan bahasa Structured Query Language (SQL).SQL adalah bahasa standar yang digunakan untuk mengakses database server. (Bimo Sunarfrihantono, ST,2003 : 1)
Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen multimedia (teks, gambar, suara, animasi, video) di dalamnya yang menggunakan protokol HTTP ( hipertext transfer protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebut browser. (M. Rudiyanto Arief,2011 : 7)
4.2 Kajian Pustaka
Menurut penelitian Sukono (2012), yang berjudul “SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU DI SMK BHINA TUNAS BAKTI JUWANA PATI” dijelaskan bahwa SMK Bhina Tunas Bakti Juwana Pati setiap awal tahun pelajaran baru diadakan seleksi penerimaan siswa baru. Dalam pelaksanaanya kegiatan tersebut sering menghadapi beberapa masalah, antara lain sering terjadi kesalahan penulisan data calon siswa, terdapat beberapa data yang sulit dibaca, panitia masih kesulitan dalam memantau perkembangan jumlah peserta, lambatnya informasi pengumuman bagi peserta. Dengan penerepan sistem informasi yang berbasis komputerisasi melalui jaringan komputer dan aplikasi basis data diharapkan dapat membantu penyampaian informasi penerimaan siswa baru kepada pihak yang terkait dan mempermudah pemantauan pelaksanaan peneriman siswa baru di SMK Bhina Tunas Bakti juwana pati.
Berdasarkan penelitian sejenis dari Pramita Dita Syilvia (2012),, yang berjudul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU DISEKOLAH MENEGAH ATAS 1 BAE KUDUS BERBASIS INTRANET” dijelaskan bahwa dalam era komputerisasi seperti ini dibutuhkan pelayanan yang cepat dalam segala bidang tidak terkecuali dalam hal penerimaan peserta didik baru. Agar mempercepat dalam penginputan maupun pengolahan data calon peserta didik baru, maka diperlukan sebuah aplikasi yang membantu mempermudah dalam pengolahan data. Dengan adanya sistem penerimaan eserta didik pada SMA 1 Bae Kudus ini diharapkan dapat mempermudah dalam penginputan dan dan pengolahan data serta pelaporannya. Sehingga dapat mempercepat proses pendaftaran dan meningkatkan pelayanan, sehingga waktu yang digunakan dapat lebih efektif.
Menurut penelitan Angga Suyanto (2012), yang berjudul “KOMPUTERISASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK DI SMP 1 MEJOBO KUDUS BERBASIS WEB”
dijelaskan bahwa SMP 1 Mejobo kudus mengalami peningkatan jumlah pendaftar setiap tahunnya sehingga melebihi daya tampung yanga ada. Hal ini menyebabkan panitia penerimaan peserta didik (PPD) mengalami kesulitan dalam proses pendaftaran dan pengolahan data bila dilakukan secara manual yang akan memakan banyak waktu dan tenaga. Calon peserta didik juga mengalami kesulitan dalam melakukan proses pendaftaran karena banyaknya calon peserta didik lain yang mendafta. Oleh karena itu internet menjadi salah satu alternatif dalam melakukan proses pendaftaran berbasis web.
Menurut penelitian diatas dirasa masih kurang efektif karena penerimaan siswa baru dilakukan dengan terkomputerisasi saja sehingga para calon siswa masih harus datang langsung kesekolah untuk melakukan pendaftaran, sehingga pada penelitian ini penulis membuat judul “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU BERBASIS WEB PADA SMK PGRI DONOROJO”. penelitian ini bertujuan, mengahsilkan suatu sistem informasi penerimaan siswa baru yang dapat digunakan untuk mengelola data penerimaan siswa baru pada SMK PGRI Donorojo dan dapat memberikan kemudahan pada saat penerimaan siswa baru (PSB) pada SMK PGRI Donorojo karena calon siswa baru tidak perlu datang langsung kesekolah.
3.1 Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis sistem yang berjalan digunakan untuk mengetahui alur atau cara kerja dalam penerimaan siswa baru yang ada di SMK PGRI Donorojo serta digunakan untuk mengetahui masalah yang ada sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan.
3.2 Perancangan Sistem
a. Kerangka Pemikiran
Gambar 3.1 Kerangka Pemikiran
b. Diagram Konteks
Gambar 3.2 Diagram Konteks
c. DFD Level 0
Gambar 3.3 DFD Level 0
d. DFD Level 1 Proses 1 Login
Gambar 3.4 DFD Level 1 Proses 1 Login
e. DFD Level 1 Proses 2 Penginputan
Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses 2
f. DFD Level 1 Proses 3 Pengolahan Data
Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses 3
Pengolahan Data g. DFD Level 1 Proses 4 Pembuatan
Laporan
Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses 4
Pembuatan Laporan h. Relasi Tabel
Gambar 3.8. Relasi Tabel
4.1 Tampilan Sistem
1. Halaman Administrator
a. Halaman Login
Gambar 4.1 Form Login
b. Halaman Menu Utama
Gambar 4.2 Menu Utama Admin
c. Halaman Manajemen User
Gambar 4.3 Halaman Anggota
d. Halaman Daya Tampung
Gambar 4.4 Halaman Daya Tampung
e. Halaman Statis
Gambar 4.5 Halaman Statis
f. Halaman Agenda
Gambar 4.6 Halaman Agenda
g. Halaman Posting
Gambar 4.7 Halaman Posting
h. Halaman Pendaftaran
Gambar 4.8 Halaman Pendaftaran
Pendaftaran Id_pendaftaran Nama Alamat Tgl_lahir Foto Tempat Agama Jenkel Asal_sekolah Wali Pekerjaan Telp Tgl_pendaftaran status User username password nama_lengkap email no_telp level blokir id_session Daya_tampung Id_daya_tampung Kapasitas Nilai_minimal Hasil_tes Id_pendaftaran skhun tulis wawancara total
HalamanHasil Seleksi
Gambar 4.9. Halaman Hasil Tes
2. Halaman Pengguna
a. Halaman Home
Gambar 4.10. Halaman Home
b. Halaman Informasi Pendaftaran
Gambar 4.11. Halaman Informasi Pendaftaran
c. Halaman Formulir Pendafataran
Gambar 4.12. Halaman Formulir Pendaftaran
d. Halaman Hasil Seleksi
Gambar 4.13. Halaman Hasil Seleksi
5.1 Kesimpulan
1. Pengolahan data pada SMK PGRI Donorojo khususnya penerimaan siswa baru dilakukan dengan cara konvensional yaitu dicatat pada buku-buku besar, penyimpanan data masih menggunakan data arsip sehingga perlu waktu tenaga dan sering terjadi hilangnya arsip. Oleh sebab itu berdasarkan observasi penelitian yang dilakukan di SMK PGRI Donorojo ditemukan berbagai permasalahan dalam penerimaan calon siswa baru. Sehingga penulis merancang dan membuat sistem informasi penerimaan siswa baru.
2. Sistem Penerimaan Siswa Baru ini bertujuan untuk memudahkan dalam pembuatan pendaftaran siswa baru serta dapat meminimalisir kesalalahan dalam pencatatan.
5.2 Saran
a. Agar kedepanya sistem informasi ini dikembangkan menjadi sistem informasi penerimaan siswa baru berbasis web yang lebih baik.
b. Untuk pengembangan selanjutnya agar sistem informasi ini dapat digunakan secara maksimal sehingga siswa tidak perlu datang kesekolah untuk melakukan pendaftaran.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Arief, M. Rudiyanto. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta : Andi. 2011
[2] Kadir, Abdul, Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset .2003
[3] Kristanto, Harianto, Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Andi Offset. 1994.
[4] Kusrini. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.2006.Surabaya :Usana Offset Printing.1981.
[5] Nugroho, Adi, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Dengan
Metodologi Berbasis Objek, Bandung: Informatika Bandung. 2005
[6] Purwono, Edi. Apa yang harus diketahui oleh system analis. Yogyakarta: Andi Offset.2002.
[7] Simarmata,Janner. Paryudi,Imam, Basis Data,Yogyakarta: Andi Offset. 2006
[8] Sutabri, Tata. Analisa Sistem
Informasi.Yogyakarta: Andi Offset.2004 [9] Sutabri, Tata. Sistem Informasi
Manajemen. Yogyakarta : Andi. 2005 [10] Adisti Frediryana, Sukadi, Analisis
Dan Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Pada Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muhammadiyah Pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 – Agustus 2012, ISSN 1979 – 9330
[11] Eka Choliviana, Sukadi, Pembuatan Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru Pada Madrasah Ibtidaiyah Muhammadiyah Wonoanti III, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 15 FTI UNSA Vol 10 No 1 – Februari 2012 - ijcss.unsa.ac.id, ISSN 1979 – 9330
[12] Nurul Azizah Yaoma Ramadhani
(2013), Pembangunan Sistem Informasi
Penerimaan Siswa Baru Di Sekolah Menengah Kejuruan Al-Irsyad Tegal, IJCSS) 15 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 10 No 1 – Februari 2013 - ijcss.unsa.ac.id, ISSN 1979 – 9330
