BAB V
PERENCANAAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA MANUSIA
Ada lima tahap dalam proses menentukan sumber daya manusia, yaitu 1) mempertimbangkan strategi korporasi, 2) menganalisis faktor-faktor yang relevan, 3) melakukan peramalan kebutuhan dan persediaan sumber daya manusia, 4) menentukan kebijakan atas tujuan sumber daya manusia, serta melakukan penyesuaian antara tujuan dan perencanaan sumber daya manusia.
Secara singkat lima tahapan ini akan dijelaskan secara skematis seperti pada Gambar 10. Ada dua analisis dalam hal ini, yakni satu sisi menganalisis kebutuhan sumber daya manusia (human resource demand) dan sisi lain menganalisis persediaan sumber daya manusia (human resource supply).
Analisis kebutuhan sumber daya manusia dilakukan dengan mengevaluasi kondisi lembaga yang akan datang, bagaimana rencana produksi / operasinya, rencana fmansialnya, rencana teknologinya, dan lain-lain. Di sisi inilai dilakukan langkah pertama, yakni memperhatikan strategi korporasi. Selanjutnya, kondisi lembaga yang telah teridentifikasi tadi perlu diterjemahkan menjadi kebutuhan sumber daya manusia dengan selalu memperhatikan faktor-faktor yang berpengaruh, seperti tingkat absen, labor turn over dan lain-lain yang akan dijelaskan pada langkah kedua. Selanjutnya dilakukan peramalan sumber daya manusia, sebagaimana dijelaskan pada langkah ke tiga.
Analisis persediaan sumber daya manusia dilakukan dengan memperhatikan dua sumber utama persediaan, yakni internal dan eksternal lembaga. Persediaan internal adalah persediaan sumber daya manusia yang secara aktual telah berada dalam sistem lembaga, sehingga sumber internal inilah yang pertama kali harus diperhatikan dan dikelola sebelum melihat sumber eksternal. Bila kondisi memaksa bahwa sumber internal tak bisa mencukupi karena pertimbangan kuantitas dan atau kualitas, maka sumber eksternal memegang peranan penting. Aktivitas ini tercakup dalam langkah pertama dan kedua akan menghasilkan analisis persediaan sumber daya manusia. Lebih lanjut, analisis persediaan sumber daya manusia ini dapat dijabarkan ke dlam dua hal, yakni pengelolaan aliran sumber daya manusia (human resource flow) dan pengembangan sumber daya manusia (human resource development) yang akan dijelaskan pada bab-bab berikutnya secara terpisah. Langkah ke tiga yakni
melakukan peramalan persediaan sumber daya manusia dilakukan berdasarkan kondisi aktual persediaan yang ada. Akhimya penentuan jumlah sumber daya manusia ini diakhiri dengan mekanisme penyesuaian (adjustment) antara peramalan kebutuhan (demandforecasting) dan peramalan persediaan (supply
forecasting).
A. Mempertimbangkan strategi korporasi
Menentukan sumber daya manusia baik secara kuantitatif maupun kualitatif dimulai dengan penelaahan atas kebutuhan sumber daya manusia (analisa kebutuhan). Berapa kebutuhan sumber daya manusia yang diperlukan ? Sejauh mana pengetahuan dan ketrampilan dipentmgkan ? Adakah kebutuhan sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan baru ? Bila ada. perlukan melakukan penarikan karyawan baru ataukah mempercayakan kepada karyawan yang telah ada ?
Untuk itulah maka tahap pertama dalam menentukan sumber daya manusia adalah memperhatikan strategi korporasi. Lebih lanjut, strategi ini harus dijabarkan sampai pada strategi divisional dan fungsional. Kondisi lembaga perlu dicermati, misalnya rencana pemasaran (pelayanan). finansial, operasional, penerapan teknologi, dan lain-lain.
B. Menganalisis faktor-faktor yang relevan.
Beberapa faktor-faktor yang relevan perlu dikumpulkan, diorganisasi, diukur dan dievaluasi. Beberapa perhitungan statistik seperti tingkat keluar masuknya sumber daya manusia (labor turnover), tingkat stabilitas sumber daya manusia (labor stability), dan tingkat absensi karyawan (labor absenteeism) adalah sangat signifikan untuk diperhatikan dalam perencanaan sumber daya manusia. Salah satu cara paling sederhana dalam melakukan perhitungan seperti ini adalah berdasarkan basis data tahunan.
Labor turn over menggambarkan banyaknya sumber daya manusia yang keluar dlam kurun waktu tertentu (biasanya satu tahun). Semakin tinggi labor turn over maka penenruanjumlah sumber daya manusia pada saat perencanaan perlu dipertimbangkan lebih dari perkiraan jumlah kebutuhan.
Keterangan :
A = menunj ukkan jumlah rata-rata tenaga kerja selama tahun tertentu
B = menyatakan jumlah tenaga kerja yang keluar selama tahun tertentu tersebut
Labor stability adalah cara lain dalam mengekspresikan kondisi kestabilan
tenaga kerja. Bilai nilai labor stability tinggi berarti the wastage of employees dapat dihindarkan. Secara sederhana dapat diformulasikan sebagai benkut:
Keterangan :
A = menunj ukkan jumlah rata-rata tenaga kerja selama tahun tertentu
B = menyatakan jumlah tenaga kerja yang mempunyai masa kerja lebih dari satu tahun dalam tahun tertentu tersebut
Labor absenteeism sangat berguna untuk melakukan pengukuran atas derajat komitmen tenaga kerja. Seeara sederhana dapat dirumuskan sebagai berikut:
Keterangan:
A = menunj ukkan jumlah hari-orang (man-days) selama tahun tertentu
B = menyatakan jumlah than orang yang absen selama tahun tertentu tersebut
Semakin besar nilai absensi, maka pada saat menentukan jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan, perlu dipertimbangkan untuk ditambah. Bila tidak, boleh jadi banyaknya karyawan yang absen akan mengganggu produksi ./ operasi.
C. Peramalan sumber daya manusia
Peramalan sumber daya.manusia merupakan suatu proses yang sistematis, dimulai dengan peramalan permintaan dan persediaan sumber daya manusia (demand and supply forecast ing). Proses ini dapat dilakukan setelah memperhatikan dan melakukan pengukuran labor wastage seperti labor turnover,
labor stability, and labor absenteeism. Tingkat pemindahan tenaga kerja dan
promosi perlu juga diasumsikan dalam tingkatan tertentu.
Peramalan permintaan sumber daya manusia adalah memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia untuk masa yang adakan datang baik dalam jumlah maupun keahlian (kuantitas dan kualitas). Beberapa teknik dapat diginakan
Labor Stability = (B/A) X 100%
di sini antara lain managerial judgment, statistical methods, work sampling, and
modeling. Peramalan permintaan sumber daya manusia akan memberikan hasil
berupa jumlah tenaga kerja yang diperlukan pada kriteria tertentu. Misalnya klasifikasi jabatan, tingkatan jenjang jabatan, departemen, divisi, dll. Tujuan utama peramalan permintaan sumber daya manusia adalah untuk menghasilkan deskripsi tenaga kerja yang diperlukan secara detail, dengan keterangan selengkap mungkin kapan, di mana dan karakteristik apa yang diperlukan serta perkiraan biaya yang harus ditanggung.
Peramalan persediaan akan memeriksa tenaga kerja yang potensial untuk mesa yang akan datang dengan segala pertimbangan kendala-kendala yang mungkin ada. Peramalan persediaan dapat dibedakan atas dua macam, yaitu peramalan persediaan internal perusahaan / lembaga dan peramalan persediaan eksternal. Internal artinya sumber persediaan sumber daya manusia adalah dari internal perusahaan / lembaga. Adalah sangat penting bagi perusahaan /' lembaga untuk menarik tenaga kerja yang aktif saat ini agar selalu menjadi kandidat yang bermutu di masa yang akan datang sebingga bisa berkembang bersama perusahaan / lembaga dalam jangka panjang. Secara tidak langsung hal ini akan mampu meningkatkan motovasi tenaga kerja untuk selalu berprestasi dan meningkatkan kinerja mereka. Bila sumber persediaan sumber daya manusia tidak cukup tersedia di perusahaan / lembaga, maka ditempuh dengan peramalan eksternal.
D. Tindakan penyesuaian
Dalam tahap ini, perusahaan / lembaga harus menetapkan tindakan nyta untuk menyesuaikan antara perencanaan sumber daya manusia dan tujuan sumber daya manusia. Program penarikan karyawan, pengembangan karyawan, penempatan dan lain-lain perlu dipertimbangkan untuk mengantisipasi kekurangan atau kelebihan tenag kerja.
Beberapa langkah untuk menyeimbangkan permintaan dan persediaan (Rothwell, 1995) dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Bila kekurangan sumber daya manusia
(a) meningkatkan penyediaan sumber daya manusia eksternal: - penarikan sumber daya manusia
keahlian, kualifikasi. pengalaman
- pengiklanan pada berbagai media berbeda - seleksi dengan berbagai cara yang berbeda - perbaikan kondisi kerja / jangka waktu kerja - penawaran berbagai bantuan / tunjangan - promosi yang bervariasi
- pelatihan staf
(b) mengurangi permintaan sumber daya manusia : - merancang kembali pekerjaan
- menelaah kembali spesifikasi jabatan - mendayagunakan staf secara bervariasi - menggunakan lembur.
- sub kontrak - relokasi pekerjaan - otomasi peralatan
(c) perbaikan kondisi kerja (retention):
- perbaikan kondisi kerja
- gaya manajemen dan komunikasi - promosi
- pelatihan
- pemberian bonus.
- perbaikan seleksi, penempatan - pengawasan turnover
2. Bila kelebihan sumber daya manusia : (a) peningkatan permintaan produk
- peningkatan pasar
(b) pengurangan persediaan sumber daya manusia - program pensiunan dini
- bantuan perubahan karir dan alternatif lain - voluntary redundancy
- compulsory redundancy
(c) discourage retention
- short-term contrary -flexible working
