vi
ABSTRACT
PT.INTI (Indonesia Telecommunications Industry) is a company engaged in telecommunications services. PT.INTI are currently migrating the system with the aim to become the company transparent and accountable. Therefore, it is important to analyze the migration process which doing by PT.INTI, so do the analysis that the entitled is "Analysis of the HRD System Migration of PT.INTI Using COBIT 4.1". Purpose of the discussion on this topic is to determine the course of the transition system and the effectiveness of the transition system on the HRD division. Analyses were performed by using the selected control objective based on COBIT version 4.1. The theory used is the theory of information systems, migration, information systems analysis, and theory of the COBIT version 4.1 and other theories. On this analysis is also used supporting data obtained from observations and interviews in the PT.INTI company.
vii
ABSTRAK
PT.INTI (Industri Telekomunikasi Indonesia) merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa telekomunikasi. Saat ini PT.INTI sedang melakukan migrasi sistem dengan tujuan ingin menjadi perusahaan yang transparan dan akuntabel. Oleh karena itu penting sekali untuk menganalisis proses migrasi yang dilakukan oleh PT.INTI, sehingga dilakukan analisis yang berjudul “Analisis Migrasi Sistem HRD Pada PT.INTI Menggunakan COBIT 4.1”. Tujuan pembahasan pada topik ini adalah untuk mengetahui jalannya peralihan sistem dan efektifitas dari peralihan sistem tersebut pada divisi HRD. Analisis dilakukan dengan menggunakan kontrol objektif yang dipilih berdasarkan COBIT versi 4.1. Teori yang digunakan adalah teori mengenai sistem informasi, migrasi, analisis sistem informasi, dan teori mengenai COBIT versi 4.1 serta teori lainnya. Pada analisis ini digunakan pula data pendukung yang diperoleh dari observasi dan wawancara di perusahaan PT.INTI.
viii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... I PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... II PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... III PRAKATA ... IV
2.4.1 Departemen Sumber Daya Manusia Memiliki Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab ... 9
2.5. AUDIT ... 11
2.12.1 Kerangka Kerja COBIT ... 20
2.12.2 Kegunaan.COBIT ... 21
2.12.3 Domain.COBIT ... 21
2.12.4 Domain COBIT Acquire and Implement ... 22
ix
3.5.1 Deskripsi Detail Sistem Lama………46
3.5.2 FlowchartPenggajian dan Lembur………...47
3.5.3 FlowchartPerjalanan Dinas………...48
3.5.4 FlowchartFasilitas Komunikasi……….49
3.6 LANGKAH -LANGKAH DALAM ANALISIS ... 49
3.7 HASIL ANALISIS ... 50
3.7.1 AI1.1 Definition and Maintenance of Business Functional and Technical Requirements ... 50
3.7.2 AI1.2 Risk Analysis Report ... 51
3.7.3 AI1.3 Feasibility Study and Formulation of Alternative Courses of Action ... 51
3.7.4 AI2.1 High-level Design ... 52
3.7.5 AI2.2 Detailed Design... 53
3.7.6 AI2.3 Application Control and Auditability ... 53
3.7.7 AI2.5 Configuration and Implementation of Acquired Application Software ... 54
3.7.8 AI2.6 Major Upgrades to Existing Systems ... 55
3.7.9 AI2.8 Software Quality Assurance ... 55
3.7.10 AI2.9 Applications Requirements Management ... 56
3.7.11 AI2.10 Application Software Maintenance... 56
3.7.12 AI3.1 Technological Infrastructure Acquisition Plan ... 57
3.7.13 AI3.2 Infrastructure Resource Protection and Availability ... 58
3.7.14 AI3.3 Infrastructure Maintenance ... 58
3.7.15 AI3.4 Feasibility Test Environment ... 59
3.7.16 AI4.1 Planning for Operational Solutions ... 59
3.7.17 AI4.4 Knowledge Transfer to Operations and Support Staff ... 60
3.7.18 AI5.1 Procurement Control ... 61
3.7.19 AI5.2 Supplier Contract Management ... 61
3.7.20 AI5.3 Supplier Selection ... 62
3.7.21 AI6.1 Change Standards and Procedures ... 63
3.7.22 AI6.2 Impact Assessment, Prioritisation and Autorisation ... 63
3.7.23 AI6.4 Change Status Tracking and Reporting ... 64
3.7.24 AI6.5 Change Closure and Documentation ... 64
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 66
4.1 SIMPULAN ... 66
4.2 SARAN ... 68
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi ...44
Gambar 2 Flowchart Penggajian dan Lembur ...47
Gambar 3 Flowchart Perjalanan Dinas ...48
xi
DAFTAR TABEL
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT.INTI (Industri Telekomunikasi Indonesia) adalah sebuah perusahaan yang menjual jasa kepada costumer-nya. Sistem Informasi yang baik menjadi salah satu yang utama. Tapi sering kali sebuah perusahaan melupakan tahapan untuk menganalisis sistem informasi Human Resource Development yang ada untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dengan mengetahui sistem informasi Human Resource Development
yang ada dalam perusahaan, maka diharapkan dapat menerapkan sebuah Sistem Informasi yang mengintegrasikan antar divisi pada PT.INTI. Karena keberadaan Sistem Informasi PT.INTI sangat mempengaruhi jalannya proses bisnis Human Resource Development seperti training, penggajian, perekrutan pegawai baru, maka PT.INTI pun memilih untuk beralih pada sistem yang baru/migrasi sistem menjadi SAP (System Application and Product ) agar tujuan yang ingin dicapai oleh PT.INTI dapat terlaksana.
2
1.2 Rumusan Masalah
Berikut adalah rumusan masalah yang didapat dari latar belakang di atas :
1. Bagaimana proses migrasi beserta kendala yang terjadi dari peralihan sistem HR yang lama menjadi SAP pada PT.INTI? 2. Apakah divisi HRD dengan beralih sistem akan menjadi lebih
efektif?
1.3 Tujuan Pembahasan
Berikut adalah tujuan pembahasan yang didapat dari rumusan masalah yang ada :
1. Mengetahui proses migrasi sistem SDM lama menjadi SAP dan mengetahui kendalan yang terjadi.
2. Mengetahui efektif atau tidaknya dilakukan migrasi sistem pada divisi HRD.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Berikut adalah ruang lingkup kajian yang diperoleh dari rumusan masalah yang ada :
1 Mengidentifikasi solusi pada saat melakukan migrasi menggunakan COBIT 4.1 mengacu pada proses AI1- Identify solutions yang meliputi:
a. AI1.1 Definition and Maintenance of Business Functional and Technical Requirements .
b. AI1.2 Risk Analysis Report.
c. AI1.3 Feasibility Study and Formulation of Alternative Courses of Action.
2. Penjelasan mengenai sesuai atau tidaknya design aplikasi pada divisi HRD pada saat migrasi sistem menggunakan COBIT 4.1 mengacu pada proses AI2- Acquire and maintain application software yang meliputi:
3
c. AI2.3 Application Control and Auditability.
d. AI2.5 Configuration and Implementation of Acquired Application Software.
e. AI2.6 Major Upgrades to Existing Systems. f. AI2.8 Software Quality Assurance.
g. AI2.9 Applications Requirements Management. h. AI2.10 Application Software Maintenance.
3. Penjelasan mengenai perencanaan dan pemeliharaan infrastruktur pada saat migrasi sistem menggunakan mengacu pada porses AI3- Acquire and maintain technology yang meliputi:
a. AI3.1 Technological Infrastructure Acquisition Plan. b. AI3.2 Infrastructure Resource Protection and Availability. c. AI3.3 Infrastructure Maintenance.
d. AI3.4 Feasibility Test Environment.
4. Penjelasan mengenai dokumentasi operasional sistem dan cara memberi pengetahuan mengenai sistem pada saat migrasi sistem menggunakan COBIT 4.1 mengacu pada proses AI4- Develop and maintain IT procedures yang meliputi:
a. AI4.1 Planning for Operational Solutions.
b. AI4.4 Knowledge Transfer to Operations and Support Staff.
5. Penjelasan mengenai penyedia sistem, pemilihan pemasok sistem dan kontrak antar pemasok dan perusahaan pada saat migrasi menggunakan COBIT 4.1 mengacu pada proses AI5- Install and accredit systems yang meliputi :
a. AI5.1 Procurement Control.
b. AI5.2 Supplier Contract Management. c. AI5.3 Supplier Selection.
6. Penjelasan mengenai perubahan yang terjadi pada saat migrasi sistem menggunakan COBIT 4.1 mengacu pada proses AI6- Managing changes yang meliputi :
a. AI6.1 Change Standards and Procedures.
4
c. AI6.4 Change Status Tracking and Reporting.
d. AI6.5 Change Closure and Documentation.
1.5 Sumber Data
Sumber-sumber data yang didapatkan yaitu melalui wawancara dengan PT.INTI langsung dan website PT.INTI (www.inti.co.id).
1.6 Sistematika Penyajian
Penulisan memakai sistematika penulisan setiap bab sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas mengenai latar belakang, perumusan masalah, tujuan, ruang lingkup kajian, sumber data dan sistematika pembahasan yang digunakan dalam pembuatan laporan Tugas Akhir.
BAB II KAJIAN TEORI
Bab ini membahas mengenai landasan-landasan teori yang menunjang, mendukung dan digunakan dalam pembuatan laporan tugas akhir. Di antaranya teori sistem informasi, instrument penelitian, proses bisnis, HRD, struktur organisasi, audit, COBIT, SAP, migrasi.
BAB III ANALISIS DAN EVALUASI SISTEM
Pada bab ini membahas mengenai latar belakang perusahaan, visi, misi, struktur organisasi beserta uraian tugas dan tanggung jawab setiap jabatannya, prosedur sistem yang sedang berjalan, dan hasil dari analisis. BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
66
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.1
Simpulan
Berdasarkan hasil dari analisis proses migrasi dan efisiensi migrasi sistem menggunakan COBIT versi 4.1, meliputi :
1. Proses-proses migrasi yang dilakukan oleh PT.INTI sudah baik dimulai dan terdokumentasi dengan lengkap dalam bentuk blue print
yang berisikan proses bisnis, analisis resiko, perubahan-perubahan yang terjadi, tata cara pengelolaan sistem dan yang lainnya berupa:
a. Adanya pelatihan untuk para karyawan yang akan menggunakan SAP, baik teknis maupun user biasa. Adapun pelatihan yang dilakukan didalam perusahaan yang dapat menekan buget
pengeluaran untuk training.
b. Terdapat analisis resiko pada divisi SDM terlebih dahulu sebelum PT.INTI melakukan migrasi menjadi SAP.
c. Pengidentifikasian infrastruktur IT yang baik sekali, sehingga tidak perlunya mengeluarkan biaya tambahan, karena infrastruktur IT sudah sangat memadai.
d. Pemilihan konsultan dari PT yang sudah berpengalaman dibidang SAP yang dapat dilihat dari penghargaan yang diberikan SAP kepada PT tersebut.
e. Proses migrasi menjadi SAP sangat membantu divisi HR dalam melakukan proses-proses yang sebelumnya dilakukan manual. f. Dengan migrasi sistem menjadi SAP, semua proses dalam HR
dan seluruh perusahaan menjadi teratur sehingga kinerja staff
67
2. Efektifitas yang didapat oleh divisi HRD dalam peralihan sistem adalah:
a. Setiap proses pada SAP harus dilakukan secara prosedural yang memberi keuntungan dalam pengambilan keputusan pada divisi HRD akan lebih cepat.
b. Proses yang dahulu tidak terintegrasi seperti gaji dan lembur, setelah peralihan sistem, data tersebut telah terintegrasi dan perhitungan gaji jadi lebih mudah.
c. Data-data terintegrasi antar divisi yang memudahkan divisi HRD untuk melakukan pekerjaannya tanpa harus meminta dahulu data dari divisi lain.
68
4.2 Saran
Berdasarkan hasil analisis, penulis memberikan saran untuk migrasi sistem sebagai berikut:
1. Memaksimalkan kegunaan dokumentasi setelah training SAP yang berupa hasil dari training tersebut. Hal tersebut berguna untuk pegawai baru yang akan menggunakan SAP sedapat mungkin agar lebih memahami tentang sistem yang akan dipakai.
2. Agar mendapatkan manfaat yang lebih dari penerapan SAP, kualitas informasi yang dihasilkan sistem SAP di perusahaan perlu ditingkatkan terutama dengan meningkatkan akurasi data dan ketepatan waktu dari informasi yang dihasilkan oleh sistem SAP. Demikian pula untuk kualitas sistem walaupun nilai estimasi terhadap manfaat penerapan SAP di perusahaan sudah cukup baik dan lebih besar dibandingkan kualitas informasi, namun unsur isi basis data masih tetap harus ditingkatkan guna memperoleh manfaat yang lebih maksimal lagi.
3. Pengujian kelayakan sistem baru saat migrasi pada divisi HRD seharusanya dilakukan sesuai proses bisnis yang ada, tidak terpaku oleh perusahaan besar yang sudah mengimplementasikannya.
69
DAFTAR PUSTAKA
1. Gondodiyoto, Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi dan Pendekatan COBIT Edisi Revisi. Jakarta: Mitra Wacana Media.
2. Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
3. Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akutansi, Edisi Kedua. Yogyakarta
4. Konrath, Larry F. 2002. Auditing: A Risk Analysis Approach: Fifth Edition. Ohio.
5. Gibson, James L. 1990. Organisasi dan Manajemen. Jakarta: Erlangga.
6. Agoes, Sukrisno. 2004. Auiditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik: Edisi Ketiga. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Trisakti.
7. Indriantoro, Nur dan Banbang Supomo. 1999. Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akutansi dan Manajemen: Edisi Pertama. Yogyakarta: BPFE-UGM.
8. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. 9. Anonim. 2007. COBIT® 4.1. IT Governance Institute.
10. Lee, Everett S. 1994. Teori Migrasi. Yogyakarta: Pusat Penelitian Kependudukan Universitas Gadjah Mada.
11. Lucas, Henry C. Jr. 1987. The Analysis, Design, and Implementation of Information Systems. Jakarta: Erlangga.
12. F Nash, John, diterjemahkan oleh La Midjan. 2003. Sistem Informasi Akuntansi I Pendekatan Manual Pratika Penyusunan Metode dan
Prosedur. Bandung : Lembaga Informatika Akuntansi.
13. Singarimbun, Masri dan Sofian Effendi. 1995. Metode Penelitian Survei. Jakarta: PT.Pustaka LP3ES Indonesia.
14. Hendro dan Candra. 2006. Be a Smart and Good Enterpreneur. Bekasi : CLA Publishing.
