53 4.1. Umum
Penerapan teknologi komputer yang disebut dengan sistem komputerisasi kini tidak dapat dihindari lagi. Dibidang perkantoran, perdagangan dan lainnya yang sangat membutuhkan informasi. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat menyebabkan suatu perusahaan perlu didukung dengan sistem informasi yang baik dan akurat yang bertujuan untuk menangani dan mencatat setiap transaksi perusahaan agar perusahaan lebih unggul dalam persaingan dengan perusahan-perusahaan lainnya. Dengan tersedianya sistem informasi ini, makadiharapkan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan dapat dicapai.
Sistem dan prosedur penggajian setiap perusahaan memiliki kelebihan dan kekurangan dengan melihat dari praktek serta peristiwa-peristiwa baik pada organisasi, tugas dan fungsinya bahkan terhadap sistem dan prosedur itu sendiri.
Gaji merupakan balas jasa karyawan yang telah bekerja pada suatu perusahaan atau organisasi. Gaji yang diterima karyawan dapat memenuhi kebutuhan hidupnya dan memberikan motivasi agar karyawan bekerja dengan semangat, kreatif, dan bertanggung jawab atas pekerjaannya. Suatu perusahaan atau organisaasi harus memiliki sistem penggajian yang baik, akurat dalam perhitungan gaji. Sistem usulan ini merupakan suatu cara bagi penulis untuk mengatisipasi kesalahan dalam sistem penggajian pada CV. Fajar Arum Jaya,
karena perusahaan tersebut masih menggunakan sistem penggajian secara manual kerap terjadinya kurangnya penerimaan gaji.
Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi pada perusahaan tersebut.
Diharapkan prosedur penggajian akan lebih efektif dan efesien, sehingga administrasi dapat membuat laporan gaji lebih akurat mengenai informasi gaji karyawan dan pimpinan perusahaan dapat mengambil keputusan secara cepat dan tepat berdasarkan laporan gaji yang dibuat secara terkomputerisasi. Dengan sistem aplikasi penggajian, akan mempercepat memperbaiki kesalahan dalam perhitungan gaji, menginfesiensikan waktu dalam hal perhitungan dan informasi lain yang dibutuhkan. Ketelitian dan kebenaran data sehingga informasi yang dibutuhkan akan dapat dipercaya dan langsung diketahui kebenarannya.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
1. Proses Penyerahaan absen
Setiap karyawan yang masuk dan pulang kerja melakukan absen dengan finger print, yang telah disediakan perusahaan dan secara otomatis data absen karyawan tersimpan dalam file karyawan yang sudah dihubungkan dengan file karyawan.
2. Proses Peminjaman dan Lembur
Bagi karyawan yang melakukan pinjaman harus mendatangani bendahara, kemudian karyawan akan mengisi form pinjaman yang telah disediakan bendahara untuk mencatat berapa banyak uang akan dipinjaman dan dijadikan laporan pinjaman dan diserahkan ke wakil direktur untuk disetujui peminjaman
tersebut. Jika diharuskan lembur wakil direktur meminta admin untuk mendata siapa saja karyawan yang ingin lembur, lalu admin akan membuat form lembur yang akan di isi oleh karyawan. Kemudian admin merekap form lembur dan diserahkan kewakil direktur untuk disetujui wakil direktur lalu disimpan kedalam file lembur.
3. Proses Perhitungan Gaji
Bendahara melakukan perhitungan gaji dengan melihat file absensi karyawan, file potongan, file gaji pokok dan file lemburan karyawan yang tersimpan dalam database, kemudian data gaji diserahkan kepada wakil direktur untuk disetujui dengan mendatangani data gaji tersebut lalu bendahara membuat data gaji dalam bentuk file laporan gaji karyawan, bendahara merekap laporan gaji karyawan kemudian rekap gaji karyawan diserahkan kepada direktur untuk di tandatangani, lalu bendahara mendatangani bank yang telah bekerjasama dengan perusahaan untuk menyetorkan gaji karyawan.
4. Proses Penyerahaan Gaji
Bendahara melihat data salinan gaji karyawan, kemudian karyawan mendatangi bendahara untuk menandatangani daftar terima gaji yang sebelumnya sudah disetujui direktur, kemudian data gaji diserahkan ke bank, secara otomatis pihak bank mentransfer gaji ke masing-masing rekening karyawan.
5. Proses Pembuatan Laporan Gaji
Bendahara membuat laporan gaji berdasarkan rekap gaji karyawan kemudian laporan gaji diserahkan kepada direktur setelah diserahkan disetujui laporan gaji maka disimpan ke dalam file laporan gaji.
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan 4.3.1. Diagram Konteks Sistem Usulan
Karyawan
0
Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada CV. Fajar
Arum Jaya Cikampek Administrasi
Direktur
FP
Slip Gaji
LG LG ACC FPN
FL RAK
FL ACC FL
Bendahara
Wakil Direktur Bank
FPN DPO DGP DL DA DA
DGK
DGK DSG DG
DG ACC
DPN
Gambar IV.1.
Diagram Konteks Sistem Usulan Pada CV. Fajar Arum Jaya Cikampek Keterangan:
FP = Finger Print FPN = Form Pinjaman FL = Form Lembur
RAK = Rekap Absen Karyawan DA = Data Absen
DPO = Data Potongan DGP = Data Gaji Pokok DL = Data Lembur DA = Data Absen DPN = Data Pinjaman DGK = Data Gaji Karyawan
DSG = Data Salinan Gaji DG = Data Gaji
LG = Laporan Gaji
4.3.1. Diagram Nol Usulan
Karyawan Administrasi
Direktur Wakil Direktur
Proses Absensi 1
FP RAK
D1 File Absen
D2 File Peminjaman D3 File Lembur D4 File Gaji Pokok D5 File Data Potongan FL
Proses lembur dan pinjaman
2
DA
DP DL DGP DP FL ACC
Proses Perhitungan Gaji Karyawan
3 DPO
DGP DL DP DA
D6
D7 Slip Gaji Proses Penyerahaan
Gaji 5
DGK
DG ACC Proses Pembutan
Laporan Gaji 6
D8 Arsip Laporan Gaji DLG
DLG ACC Slip Gaji Bendahara
FL
Proses Penyetoran Gaji
4
Bank
DGK DGK
DSG
DG
DGK Slip Gaji DPO
DGP DL DP DA DG
File gaji karyawan
Gambar VI.2.
Diagram Nol Sistem Berjalan CV. Fajar Arum Jaya Cikampek
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
Kamus data merupakan fakta data yang telah dibuat berdasarkan diagram alir data. Suatu aplikasi khusus dan jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai
referensi mengenai data yang disususn oleh analis sistem untuk melakukan analisa dan desain.
Kamus data dibuat pada tahap analisa sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem dengan memperhatikan dan menggambarkan muatan aliran data. Kamus data dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang akan dicatat. Dari sistem penggajian berjalan maka diperoleh sebagai berikut:
4.4.1. Kamus Data Masukan
Segala bentuk masukan yang berupa dokumen dan diolah dalam proses sehingga dapat menghasilkan suatu keluaran yang merupakan awal dimulainya proses informasi. Bagian mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh suatu organisasi.
1. Data Absen
Nama Arus Data : FP
Alias : Finger Print
Bentuk Data : Dokumen cetakan komputer Arus Data : File karyawan – Proses 1.0
Penjelasan : Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawan Periode : Setiap hari kerja
Volume : 1 (satu) Lembar Struktur Data : Header + isi + footer
Header : Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen + No + Nama_Karyawan
Isi : Hari + Tanggal + Bulan + Tahun + Keterangan
Footer : Tanda tangan administrasi + tanda tangan direktur 2. Data Lembur
Nama Arus Data : DL
Alias : Data lembur Bentuk Data : Cetakan komputer Arus Data : Bendahara 2.0
Penjelasan : Untuk mengetahui data lembur Volume : Tidak Tentu
Struktur Data : Header+ isi + footer
Header : Nama perusahaan + rekap data lembur + periode + bulan + tahun
Isi : No + tanggal + jam awal lembur + jam akhir lembur + total lembur + tanda tangan karyawan.
Footer : Total + tanda tangan bendahara + wakil direktur + direktur
3. Data Pinjaman
Nama arus data : DPN
Alias : Data Pinjaman Bentuk data : Cetakan komputer Arus data : Bendahara 2.0
Penjelasan : Untuk mengetahui data pinjaman Volume : Tidak tentu
Struktur data : Header + isi + footer
Header : Nama perusahaan + rekap data pinjaman + periode
+ bulan + tahun
Isi : No + tanggal + jumlah pinjaman+ total pinjaman + tanda tangan karyawan.
Footer : Total + tanda tangan bendahara + wakil direktur 4.4.2. Kamus Data Keluaran
1. Rekap Absen Karyawan Nama Arus Data : RAK
Alias : Rekap absen karyawan
Bentuk Data : Cetak Komputer Arus Data : Karyawan - proses 1.0
Penjelasan : Untuk mengetahui data absen perbulan Periode : Setiap akhir bulan
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + isi + footer
Header : Nama_Perusahaan + rekap absen + periode + bulan + tahun
Isi : No + Nama_Karyawan + Bulan + Tanggal + Keterangan
Footer : Tanda tangan admin+ tanda tangan direktur 2. Slip Gaji
Nama Arus Data : Slip Gaji
Alias : Slip Gaji
Bentuk Data : Cetak Print
Arus Data : Proses 3- Karyawan
Penjelasan : Bukti jumlah menerimaan gaji karyawan Periode : Setiap Bulan
Volume : Satu Lembar
Struktur Data : Header + isi + footer
Header : Nama_Perusahaan
Isi : Nama_Karyawan + Bulan + Gaji_Pokok + Pinjaman + Lemburan + Total
Footer : Total_Gaji_Bersih 3. Laporan Gaji
Nama arus data : Laporan Gaji Alias : LG
Bentuk data : Cetakan komputer Arus data : Proses 6 bendahara Proses 6 direktur
Penjelasan : Untuk mengetahui laporan keuangan perbulan Periode : Setiap bulan
Volume : Tidak tentu
Struktur data : Header + isi + footer
Header : Nama perusahaan+ laporan keuangan + bulan + tahun
Isi : Tanggal + nama karyawan + gaji pokok + total lemburan +total pinjaman + total gaji Footer : Tanda tangan bendahara + Tanda tangan direktur
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Spesifikasi rancangan sistem usulan pada sistem penggajian CV. Fajar Arum Jaya Cikampek sebagai berikut:
4.5.1. Spesifikasi Dokumen Sistem Masukan 1. Finger Print
Fungsi : Buat Absen Karyawan Sumber : Admin
Tujuan : Karyawan
Media : Kertas cetakan komputer Jumlah : 1
Frekuensi : 2 kali perhari Bentuk : -
2. Formulir Lembur
Fungsi : Ketika karyawan lembur Sumber : Bendahara
Tujuan : Karyawan
Media : Kertas cetakan komputer Jumlah : 1
Frekuensi : Tidak menentu antara 1 kali perminggu atau 2 kali perminggu
Bentuk : Lampiran C-1 3. Formulir Pinjaman
Fungsi : Ketika karyawan melakukan pinjaman Sumber : Bendahara
Tujuan : Karyawan
Media : Kertas cetakan komputer Jumlah : 1
Frekuensi : 1 kali perbulan Bentuk : Lampiran C-2 4.5.2. Spesifikasi Dokumen Sistem Keluaran
1. Slip Gaji
Fungsi : Bukti gaji untuk karyawan Sumber : Admin
Tujuan : Karyawan Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : 1 bulan sekali Bentuk : Lampiran D-1
2. Laporan Gaji
Fungsi : Bukti gaji yang diterima karyawan sebagai laporan pemilik perusahaan.
Sumber : Admin Tujuan : Direktur
Media : file laporan gaji Jumlah : 1 file
Frekuensi : 1 bulan sekali Bentuk : Lampiran D-2
4.5.3. Entity Relationshiop Diagram (ERD)
Karyawan
Melakukan
Mendapat Memiliki
Gaji Lembur
Pinjaman 1 M
1
M
1
M
Menambah
Memotong 1
1 1
1
Melakukan Absensi
1
M
tanggal_lahir tempat_lahir
no_hp
pendidikan_terakhir nik
nama_karyawan
alamat_karyawan Jenis_kelamin
gapok
nik nik
nik nik
no_absen bulan_absen
tahun_absen
jumlah_hadir
jumlah_tidak_hadir
no_pinjaman
Tanggal_pinjaman Jumlah_pinjaman
Status_pinjaman
no_pinjaman no_slip_gaji
bulan_gaji tahun_gaji potongan_pinjaman
jumlah_lemburan total_gaji kode_lemburan
bulan_lemburan tahun_lemburan
jumlah_jam_lembur jumlah_lembur
No_absen
Gambar VI.3.
ERD Penggajian
4.5.4. Logical Record Structure (LRS)
nik [PK]
nama_karyawan tempat_lahir tanggal_lahir jenis_kelamin alamat_karyawan no_hp
pendidikan_terakhir Karyawan
no_absen[PK]
nik[FK]
bulan_absen tahun_absen jumlah_hadir jumlah_tidak_hadir
Absen
kode_lemburan[PK]
nik[FK]
bulan_lembur tahun_lrembur jumlah_jam_lembur jumlah_lembur
Lembur
no_pinjaman[PK]
nik[FK]
tanggal_pinjaman jumlah_pinjaman Pinjaman
no_slip_gaji[PK]
nik[FK]
kode_lemburan[FK]
no_pinjaman[FK]
jumlah_lemburan potongan_pinjaman total_gaji
Gaji Karyawan 1
M
1
M M
1
1
M
1
1
1
1
Gambar VI.4.
Logical Record Structure (LRS) 4.5.5. Spesifikasi File
Untuk dapat menampung data masukan dan membantu pengolaan data, maka penulis membuat spesifikasi tabel untuk mempermudah dalam perancangan sistem. File-file yang dipergunakan yaitu sebagai berikut:
1. Nama File : File Karyawan
Fungsi File : Untuk menyimpan data karyawan
Akronim File : karyawan
Type File : Index Sequential Akses File : Random
Panjang Record : 150 karakter Kunci File : NIK
Media : Hardisk Software : MySQL
Tabel IV.1
Spesifikasi File Karyawan
No Nama Elemen Akronim Tipe Panjang Ket
1 Nik Nik char 8 Primary
key
2 nama_karyawan Nama varchar 35
3 tempat_lahir tempat_lahir varchar 35
4 tanggal_lahir tanggal_lahir date 30
5 jenis_kelamin jenis_kelamin varchar 10
6 alamat_karyawan alamat_karyawan Text
7 no_hp no_hp varchar 13
8 Pendidikan_terakhir Pendidikan_terakhir varchar 3
9 Gapok Gapok double
2. Nama File : File Absen
Fungsi File : Untuk menyimpan data absen karyawan Akronim File : absen
Type File : File transaksi Organisasi File : Index sequensial Akses File : Random
Panjang Record : 26 byte Kunci File : No_Absen Media : Hardisk
Software : MySQL
Tabel IV.2 Spesifikasi File Absen
No Nama Elemen Akronim Tipe Panjang Ket
1 no_absen no_absen char 8
Primary key
2 Nik Nik char 8
Foreign Key
3 bulan_absen bulan_absen char 2
4 tahun_absen tahun_absen char 4
5 Jumlah_hadir Jumlah_hadir Int 3
6 Jumlah_tidak_hadir NIK Int 3
Foreign key
3. Nama File : File Pinjaman
Fungsi File : Untuk menyimpan data potongan karyawan Akronim File : pinjaman
Type File : File transaksi Organisasi File : Index sequensial
Akses File : Random Panjang Record : 22 byte Kunci File : Kd_pinjaman
Media : Hardisk Software : MySQL
Tabel IV.3
Spesifikasi File Pinjaman
No Nama Elemen Akronim Tipe Panjang Ket
1 No_pinjaman No_pinjaman Char 5 Primary
key
2 Nik Nik Char 8 Foreign
key 3 Tanggal pinjaman tanggal_pinjaman Date 4 Jumlah pinjaman jumlah_pinjaman double 5 status_pinjaman status_pinjaman varchar 11
4. Nama File : File Lemburan
Fungsi File : Untuk menyimpan data lemburan karyawan Akronim File : lemburan
Type File : File transaksi Organisasi File : Index sequensial
Akses File : Random Panjang Record : 50 byte Kunci File : Kd_lemburan
Media : Hardisk Software : MySQL
Tabel IV.4
Spesifikasi File Lemburan
No Nama Elemen Akronim Tipe Panjang Keteranga
n
1 kode_lembur kode_lembur char 6 Primary
key
2 Nik Nik char 8 Foreign key
3 bulan_lembur bulan_lembur char 2
4 tahun_lembur tahun_lembur char 4
5 jumlah_jam_lemb ur
jumlah_jam_lemb
ur int 3
6 jumlah_lemburan jumlah_lembur doubl
e
5. Nama File : File Gaji Karyawan
Fungsi File : Untuk menyimpan data gaji karyawan Akronim File : gaji
Type File : File transaksi Organisasi File : Index sequensial
Akses File : Random Panjang Record : 50 byte Kunci File : No_slip
Media : Hardisk Software : MySQL
Tabel IV.5
Spesifikasi File Gaji Karyawan
NO Nama Elemen Akronim Type Panjang Ket
1 No_slip_gaji No_slip_gaji char 6 Primary
key
2 Nik Nik char 8 Foreign
Key
3 Bulan_gaji bulan_gaji char 2
4 Tahun_gaji Tahun_gaji char 4
5 Gapok gapok double 2
6 kode_Lemburan kode_lemburan char 6 Foreign
Key
7 Kode Pinjaman kd_pinjaman Teks 4 Foreign
Key
8 no_pinjaman no_pinjaman char 8
Foreign Key
9 jumlah_lemburan jumlah lemburan double
10 potongan_pinjaman potongan_pinjaman double
11 total_gaji total_gaji double
4.5.6. Struktur Kode
Kode digunakan untuk pengelompokkan data masukan kedalam komputer untuk mengambil macam-macam informasi yang berhubungan dengan data tersebut. Bentuk pengkodean yang digunakan pada proses komputerisasi penggajian karyawan pada CV. Fajar Arum Jaya sebagai berikut:
1. Nomor Induk Karyawan (NIK)
Nomor induk karyawan dalam struktur kode ada 8 (delapan) digit:
2 2 2 2 2 2 2 2
Tanggal masuk kerja
Bulan masuk kerja
Tahun masuk kerja
No Urut Karyawan
Contoh nomor induk karyawan:
1 2 0 2 1 7 0 1
Keterangan:
12 : Tanggal masuk kerja 02 : Bulan Masuk kerja 17 : Tahun 2017
01 : Nomor Urut Karyawan 2. Nomor Absen
Nomor absen karyawan dalam struktur kode ada 2 (dua) digit:
2 2
No urut karyawan
Contoh nomor absen karyawan:
0 1
Keterangan:
01 : Nomor Urut Absen 3. Kode Pinjaman
Kode pinjaman dalam struktur kode ada 4 (empat) digit:
Y Y 2 2
Inisial
Pinjaman Kd_pinjaman
Contoh kode pinjaman:
K P 0 2
Keterangan:
KP : Kode Pinjaman
02 : Menunjukan nomor urut 2 (dua) 4. Kode Lembur
Kode lembur dalam struktur kode ada 4 (empat) digit:
K L 4 4
Inisial
Lembur Kd_lembur
Contoh kode lembur:
K L 0 1
Keterangan:
KL : Kode Lembur
02 : Menunjukan nomor urut 1 (satu) 5. Nomor Slip Gaji
Nomor Slip Gaji dalam struktur kode ada 6 (enam) digit:
2 2 2 2 2 2
Bulan Gaji Tahun Gaji No urut
Contoh Nomor Slip Gaji:
1 2 1 7 0 1
Keterangan:
12 : Menunjukkan bulan 17 : Menunjukkan tahun 2017 01 : Menunjukkan nomor urut 4.5.6. Spesifikasi Program
Tahapan selanjutnya setelah membuat spesifikasi file yang dibutuhkan oleh sistem, kita membuat suatu rancangan program yang dibutuhkan sistem usulan. Spesifikasi program merupakan pembahasan mengenai program yang digunakandari sistem usulan. Berdasarkan spesifikasi program ini maka diperlukan suatu alat dokumentasi program yang dikenal dengan metode HIPO (Hierarchy of Input Proses Output) yang merupakan bentuk diagram HIPO berdasarkan spesifikasi program yang dibuat:
Menu Utama 00
File Master 1.0
00
Data Karyawan
2.1
2.0
Transaksi 2.0
00
Data Absen 2.2
2.0
Data Lembur 2.3
2.0
Data Pinjaman 2.3
2.0
Data Gaji 2.4
2.0
Laporan 3.0
00
Laporan Gaji 3.0
3.0
Keluar 4.0
0.0 Login
Gambar VI.5.
HIPO (Hirarchy Plus Input Process Output) Spesifikasi program dalam penggajian karyawan adalah sebagai berikut:
1. Login
Nama Program : Frmlogin Akronim : frmlogin.frm
Fungsi : Sebagai media sertifikasi pengguna untuk bisa masuk ke dalam menu utama program
Bahasa Pemogram : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Tampilan : Lampiran E.1
Program : Pada program Login ini pertama kali 1. Masukkan User Name
2. Masukkan Password
3. Login : Untuk masuk ke dalam program
4. Batal : Jika tidak jadi masuk kedalam program 2. Menu Utama
Nama Program : Menu Utama
Akronim : frmMenuUtama.frm
Fungsi : Sebagai media menu utama program Bahasa Pemogram : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lampiran E.2
Program : Pada program menu utama terdapat empat pilihan lalu pilih salah satu sub menu pada menu utama yaitu:
1. Menu Master a. Data Karyawan 2. Transaksi
a. Data Absen b. Data Lemburan c. Data Pinjaman d. Data Gaji 3. Laporan
a. Laporan Gaji
4. Keluar 3. Laporan Gaji
Nama Program : FrmLaporanGaji Akronim : frmLaporanGaji.frm
Fungsi : Untuk mencentak rekap gaji Bahasa Pemogram : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Tampilan : Lampiran E.3
Program : Klik menu laporan kemudian klik laporan gaji 4. Keluar
Nama Program : FrmMenuUtama Akronim : frmMenuUtama.frm
Fungsi : Untuk menutup keluar Bahasa Pemogram : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Tampilan : -
Program : Klik menu laporan kemudian klik laporan gaji
4.6. Umum
Dalam melaksanakan program yang diusulkan maka akan memerlukan seperangkat komputer yang cukup untuk melaksanakan program yang telah diusulkan sesuai dengan kebutuhan program-programnya.
4.6.1. Perangkat Keras (Hardware)
Dengan mengusulkan berupa satu unit PC (Personal Computer) dan Printer dengan merek atau keterangan sebagai berikut:
Processor : Intel pentium 4 RAM : 2 GB
Harddisk : 500 GB Optical Disk : DVD RW Mouse : Optical Key board : 108 (key) Monitor : VGA 14 inc Printer : Dot Matrix 4.6.2. Perangkat Lunak (Software)
Pearangkat lunak merupakan satu sasaran rangkaian atau susunan intruksi yang berfungsi untuk menjalankan perangkat keras komputer. Adapun perangkat lunak yang digunakan dalam sistem usulan sebagai berikut:
1. Sistem operasi : Windows 7
2. Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0 3. Basis Data : MySQL
4.7. Jadwal Implementasi
Jadwal implentasi merupakan suatu prosedur yang dirancang untuk menerapkan sistem ke dalam proses kerja yang baik dilakukan untuk menguji, melakukan uji coba serta melakukan penyiapan kebutuhan yang sesuai dengan spesifikasi sistem yang diusulkan.
Dalam implementasi ini dibutuhkan jadwal yang berfungsi sebagai pedoman kegiatan yang harus dilakukan dalam mengimplementasi sistem tersebut
guna mencapai kegiatan yang diharapkan. Langkah-langkah pengimplementasi sistem yaitu:
1. Analisa dan Penyiapan Data Awal
Dalam tahapan analisa dan penyimpanan data awal adalah menganalisa sistem yang berjalan secara permasalahanyang ada serta mengumpulkan atau menyiapkan data yang diperlukan untuk sistem usulan. Waktu yang diperlukan yaitu tiga minggu bulan pertama.
2. Pembuatan Program dan Tes Program
Dalam suatu sistem dibutuhkan pembuatan program untuk mengolah seluruh data yang terdapat dalam sistem supaya lebih efetif dan efesien. Setelah pembuatan program selesai maka dilakukan tes program untuk memastikan program dapat berfungsi dengan baik. Waktu yang diperlukan yaitu delapan minggu, minggu ke empat bulan pertama hingga minggu ketiga bulan ketiga.
3. Pembuatan Buku Petunjuk Operasi
Untuk menunjang kegiatan sistem yang baru maka diperlukan buku petunjuk operasi yang berisi tata cara pelaksanaan sistem usulan serta dijadikan pedoman bagi personil sistem dalam menjalanakan sistem operasi sistem usulan. Waktu yang diperlukan yaitu empat minggu, pada minggu kedua bulan hingga minggu pertama bulan ketiga.
4. Pelatihan
Pada tahap ini dimaksudkan agar personil sistem dapat mengetahui keunggulan sistem yang diusulkan yang akan menggatikan sistem yang sedang berjalan serta dapat memahami penerapan sistem yang diusulkan. Waktu ysng
diperlukan yaitu dua minggu, pada minggu keempat bulan kedua dan minggu pertama bulan ketiga.
5. Tes Sistem
Sebelum sistem baru yang digunakan maka harus di tes terlebih dahulu sebagai uji coba terhadap sistem secara keseluruhan untuk mengetahui apakah sistem ini berjalan dengan baik atau tidak. Waktu yang diperlukan yaitu dua minggu, pada minggu kedua hingga minggu ketiga bulan ketiga.
6. Peralihan Sistem
Menggantikan sistem yang lama dengan yang baru, akan tetapi sistem yang lama masih dijalankan sampai sistem yang baru benar-benar secara efetif beroperaasi pada saat yang ditentukan. Waktu yang diperlukan yaitu tiga minggu, pada minggu kedua hingga minggu keempat bulan ketiga.
7. Evaluasi dan Operasional
Pelaksanaan pengoperasian sistem baru secara keseluruhan dan menggunakan data yang sesungguhnya dan masih diperlukan adanya pengawasan serta evaluasi guna menghindari adanya kesalahan-kesalahan. Waktu yang diperlukan yaitu dua minggu, pada minggu keempat bulan ketiga dan minggu kesatu bulan keempat.
Tabel IV.5 Jadwal implementasi
Analisa dan Penyiapan Data Awal
Pembuatan Program dan Tes Program
Pembuatan Buku Petunjuk Operasi
Pelatihan
Tes Sistem
Pelatihan Sistem
Evaluasi dan Operasional
NO KEGIATAN
WAKTU
BULAN I 1
BULAN II BULAN III BULAN IV
2 3 4
5
6
7
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
2
3
4
