PENYUSUNAN REGULASI DAN PENYUSUNAN DOKUMEN

PENYUSUNAN REGULASI DAN

DOKUMEN INTERNAL

“WORKSHOP PENDAMPINGAN

KEPEMIMPINAN & MANJEMEN PUSKESMAS (KMP)”

1 MARET 2022

Drg TARI TRITARAYATI, SH, M.H.Kes

hp : 0815 803 8949 Email : trita.bus@gmail.com

DOKUMEN AKREDITASI FKTP

DOKUMEN INTERNAL

DOKUMEN EKSTERNAL

KBBI:

DOKUMEN adalah surat yang tertulis atau

tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan

MENGATUR

BUKTI KEGIATAN 1. Kebijakan

2. Rencana Lima Tahunan Puskesmas

3. Pedoman/manual mutu 4. Pedoman/panduan teknis

yang terkait dengan manajemen

5. SOP

6. PTP (RUK dan RPK)

7. Kerangka Acuan Kegiatan

Rekam implementasi, dokumen pendukung lain seperti: sertifikat pelatihan, kalibrasi, dll

Peraturan perundang- undangan yang dibuat oleh

kemenkes, dinkes, dan organisasi profesi

Acuan FKTP dalam

menyelenggarakan manajemen dan upaya kesehatan

PRINSIP DOKUMEN AKREDITASI: TULIS YANG DIKERJAKAN, KERJAKAN YANG DITULIS,BISA DIBUKTIKAN SERTA DAPAT

DITELUSURI DENGAN BUKTINYA

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN TERKAIT LANGSUNG AKREDITASI

UU No. 36 TENTANG KESEHATAN

PERATURAN PEMERINTAH No. 47 TAHUN 2016 TENTANG FASILITAS PELAYANAN KESEHATAN

PERMENKES No. 43 TAHUN 2019 TENTANG PUSKESMAS

PERMENKES No. 44 TAHUN 2016 TENTANG PEDOMAN MANAJEMEN

PUSKESMAS

PERMENKES No. 39 TAHUN 2016 TENTANG PEDOMAN PIS-PK

PERMENKES No. 52 TAHUN 2018 TENTANG KESELAMATAN DAN

KESEHATAN KERJA PERMENKES No. 11 TAHUN 2017

TENTANG KESELAMATAN PASIEN PERMENKES No 27 TAHUN 2017 TENTANG PENCEGAHAN DAN

PENEGNDALIAN INFEKSI

KEPMENKES No. 25 TAHUN 2019 TENTANG PENERAPAN MANAJEMEN

RISIKO DI LINGKUNGAN KEMKES PERMENKES No. 46 TAHUN 2015 TENTANG

AKREDITASI PUSKESMAS, KLINIK PRATAMA, TEMPAT PRAKTIK MANDIRI DOKTER, DAN TEMPAT PRAKTIK MANDIRI DOKTER GIGI

PERMENKES No. 14 TAHUN 2021 TENTANG PENYL.PERIZINAN BERUSAHA BERBASIS RISIKO

SEKTOR KES.

JENIS DOKUMEN YANG HARUS DISEDIAKAN PUSKESMAS

Penyelenggaraan manajemen Puskesmas

Penyelenggaraan UKM

Penyelenggaraan UKP

1

2

3

DOKUMEN YANG MENGATUR

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PEDOMAN/PANDUAN

KEBIJAKAN PIMPINAN FKTP

o Kebijakan. Pedoman/panduan merupakan kelompok dokumen yang mengatur, sebagai acuan untuk melaksanakan kegiatan o Kebijakan pimpinan FKTP

merupakan regulasi tertinggi di FKTP

o Pedoman/panduan harus

mengacu pada kebijakan yang sudah dikeluarkan oleh FKTP o Penyusunan SOP harus

mengacu kepada kebijakan dan

pedoman/panduan.

KEBIJAKAN

SOP (Rencana)

Program

Implementasi

Dokumen Rekam Implementasi

(KAK

) Kegiatan

Pedoman/Panduan

KEBIJAKAN

KEBIJAKAN PIMPINAN FKTP

Keputusan Pimpinan FKTP, merupakan Keputusan yang ditetapkan oleh pimpinan

Puskesmas/Klinik/Dokter atau Dokter gigi praktik mandiri untuk menjalankan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, yaitu UU, PP. Perpres, PMK, atau KMK yang bersifat

menetapkan dan mengikat secara individual atau dalam lingkup terbatas.

Dalam bentuk

Penetapan/keputusan/Beschiking

Penyusunannya sama seperti menyusun peraturan perundang- undangan, berupa diktum-diktum

KERANGKA PERATURAN

 Judul

 Pembukaan

 Batang Tubuh

 Penutup

 Penjelasan (jika diperlukan)

 Lampiran (jika diperlukan)

FORMAT KEBIJAKAN PIMPINAN FKTP

Di tulis dalam huruf Kapital

diletakkan ditengah margin

1 enter 1 enter 1 enter

Huruf bookman old style, font 12

Uraian singkat latar belakang penyusunan

kebijakan

Berisi peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

Disusun berdasarkan

hirarki peraturan perundang-

undangan.

Sesuai dengan judul kebijakan

Disesuaikan dengan kebutuhan Tempat dan

tanggal penetapan

Nama FKTP, dan nama pimpinan FKTP

Lampiran dapat disusun jika dibutuhkan

Pada sisi kanan margin

Judul lampiran

Isi lampiran sesuai dengan tata cara

penulisan pada makalah pada

umumnya

Nama FKTP dan nama pimpinan

FKTP

1 ^{. JUDUL}

▪ Judul harus singkat, jelas, tetapi mencerminkan norma yang diatur.

▪ Judul memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun penetapan, dan nama Peraturan.

▪ Nama Peraturan dibuat secara singkat dengan hanya menggunakan ¹ (satu) kata atau frasa tetapi secara esensial mempunyai makna dan mencerminkan isi Peraturan.

▪ Judul ditulis dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca.

▪ Judul tidak boleh ditambah dengan singkatan

atau akronim.

FORMAT KEBIJAKAN PIMPINAN FKTP

Di tulis dalam huruf Kapital

diletakkan ditengah margin

1 enter

Frasa ”DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA”.

2. Jabatan Pembentuk Peraturan.

3. Konsiderans  Menimbang 4. Konsideran  Mengingat

 2. PEMBUKAAN ^

FORMAT KEBIJAKAN PIMPINAN FKTP

Di tulis dalam huruf Kapital diletakkan

ditengah margin 1 enter

1 enter

Uraian singkat latar belakang penyusunan

kebijakan

Berisi perturan perundang-

undangan yang berlaku.

Disusun berdasarkan

hirarki peraturan perundang-

undangan

• FRASA: “Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa”,

DITULIS SELURUHNYA DENGAN HURUF KAPITAL YANG

DILETAKKAN DI TENGAH MARJIN, tanpa diakhiri TANDA BACA.

• Pencantuman frase ini memberikan cerminan (refleksi)

bahwa rumusan dalam peraturan perundang-undangan

yang dibentuk tersebut mengalir atau dipenuhi oleh

rahmat Tuhan Yang Maha Esa yang merupakan

perwujudan nilai Pancasila (staatsfundamentalnorm).

 Konstatasi fakta mengenai urgensinya dibuat suatu peraturan harus disusun sedemikian rupa untuk setiap pertimbangan yang satu dengan pertimbangan berikutnya tidak boleh berdiri sendiri-sendiri maknanya, tetapi alur pikirannya harus berkesinambungan secara rentet.

 Memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan perundang-undangan.

 Pokok-pokok pikiran memuat unsur filosofis, sosiologis, dan yuridis yang menjadi latar belakang pembuatannya.

KONSIDERANS  MENIMBANG

• Diawali dengan huruf kecil a, b, c dan d;

• Setiap frasa diawal dengan kata “bahwa”;

• Setiap frasa diakhiri dengan tanda baca titik koma (;), termasuk pada huruf terakhir;

• Untuk UU gunakan kata “membentuk”

• Untuk Peraturan Perundang-undangan di bawah UU gunakan kata “menetapkan”

KONSIDERANS  MENIMBANG

CONTOH : KONSIDERANS

PERTIMBANGAN CONTOH KONSIDERANS PERDA DKI JAKARTA NO.4 Tahun 2009

Filosofis

a. bahwa derajat kesehatan masyarakat yang semakin tinggi merupakan investasi strategis pada sumber daya manusia supaya semakin produktif dari waktu ke waktu;

Sosiologis

b. bahwa untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat perlu diselenggarakan pembangunan kesehatan dengan batas-batas peran, fungsi, tanggung jawab, dan kewenangan yang jelas, akuntabel, berkeadilan, merata, bermutu, berhasil guna dan berdaya guna;

Yuridis

c. bahwa untuk memberikan arah, landasan, dan kepastian hukum kepada semua pihak yang terlibat dalam pembangunan kesehatan, maka diperlukan pengaturan tentang tatanan penyelenggaraan pembangunan kesehatan;

d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu menetapkan Peraturan Daerah tentang………;

DASAR HUKUM

 Memuat dasar kewenangan pembuatan peraturan perundang- undangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan perundang-undangan.

 Setiap frasa diawali dengan angka 1, 2, 3 dsf.

 Peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-undangan yang tingkatannya lebih tinggi atau sama.

 Peraturan perundang-undangan yang akan dicabut dengan peraturan perundangan yang dibentuk atau belum resmi berlaku tidak boleh dijadikan dasar hukum .

 Apabila lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya sama disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya

KONSIDERANS  MENGINGAT

DIKTUM

Diktum terdiri atas:

a. kata memutuskan;

b. kata menetapkan;

c. Jenis dan nama Peraturan Perundang-undangan.

3 . BATANG TUBUH

Sesuai dengan judul kebijakan

Disesuaikan dengan kebutuhan

DIKTUM

• Setelah kata “Menetapkan” diberi tanda baca “titik dua” (:)

• Setelah kata “Memutuskan” diberi tanda baca “titik dua” (:)

• Akhir nama peraturan perundang-undangan diberi tanda baca “titik”

(.)

LAMPIRAN

Dalam hal Peraturan memerlukan lampiran, hal tersebut dinyatakan dalam batang tubuh bahwa lampiran dimaksud merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Contoh: Pasal 57 ayat (2) UU 12 Tahun 2011)

Pada halaman akhir tiap lampiran harus dicantumkan nama dan tanda tangan pejabat yang

menetapkan Peraturan, ditulis dengan huruf kapital yang diletakkan di sudut kanan bawah dan

diakhiri dengan tanda baca koma setelah nama pejabat yang menetapkan Peraturan.

Lampiran dapat disusun jika dibutuhkan

Pada sisi kanan margin

Judul lampiran

Isi lampiran sesuai dengan tata cara

penulisan pada makalah pada

umumnya

Nama FKTP dan nama pimpinan

FKTP

4. PENUTUP

▪ Pada halaman akhir tiap Keputusan harus dicantumkan nama dan tanda tangan Kepala Puskesmas yang menetapkan Peraturan tersebut. ditulis dengan huruf kapital yang diletakkan di sudut kanan bawah dan diakhiri dengan tanda baca koma setelah nama pejabat yang menetapkan Peraturan.

▪ Dicantumkan Tempat dan Tanggal Penetapan.

Tempat dan tanggal penetapan

Nama FKTP, dan nama pimpinan FKTP

PEDOMAN/ PANDUAN

PEDOMAN/PANDUAN

PANDUAN PEDOMAN

o Dasar untuk

menentukan/melaksanakan kegiatan

o Mengatur beberapa hal

o Petunjuk melaksanakan kegiatan

o Mengatur satu kegiatan

1. Disusun berdasarkan kebijakan pimpinan FKTP 2. Mengacu kepada pedoman

yang disusun oleh Kemenkes/sesuai

kebutuhan berdasarkan pedoman lain yang telah ada

3. Dievaluasi setiap 2-3 tahun sekali

4. Substansi

pedoman/panduan yang disusun disesuaikan dengan judul.

SISTEMATIKA PEDOMAN/PANDUAN

SISTEMATIKA PEDOMAN/PANDUAN

SISTEMATIKA PEDOMAN/PANDUAN

SOP

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

SOP merupakan suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang

dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu

Tujuan penyusunan SOP : Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui

pemenuhan standar yang berlaku

Manfaat SOP; memenuhi persyaratan standar FKTP, mendokumentasikan

langkah-langkah kegiatan, dan memastikan staf FKTPmemahami bagaimana melaksanakan kegiatannya

Dasar Hukum penyusunan SOP Permenpan RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP

Administrasi Pemerintahan

SOP disusun oleh tenaga FKTP yang melakukan pekerjaan tersebut

atau oleh unit kerja tersebut

SOP harus jelas, ringkas dan mudah dilaksankan, harus

menggunakan kalimat

perintah/instruksi. Menjelaskan siapa melakukan apa dan dimana

KERANGKA STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

 HEADING SOP:

▪ Kop Instansi/ Pemda/Puskesmas.

▪ Judul, Nomor, Tanggal, Tanda Tangan Ka Puskesmas.

▪ Logo dan Nama Ka Puskesmas.

 Isi SOP:

Pengertian; Tujuan; Kebijakan; Referensi; Langkah-Langkah prpsedur’ Unit Terkait; Diagram Alir /

Bagan Alir (Flow Chart)

Jika SOP disusun lebih dari satu halaman, pada halaman kedua dan seterusnya dibuat

tanpa menyertakan kop/heading

Heading hanya dihalaman

pertama

Logo pemerintah daerah kab/kota dan lambang Puskesmas

Logo klinik pratama/prak

tik mandiri dokter/dokter

gigi

Definisi judul SOP, dan definisi istilah yang membutuhkan penjelasan

Berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik

Berisi kebijakan pimpinan FKTP yang menjadi dasar penyususnan SOP

Berisi acuan penyusunan SOP seperti dokumen eksternal, bahan kepustakaan lain

Bagian utama Berisi langkah kegiatan untuk menyelesaikan kegiatan

Berisi unit/prosedur terkait dengan proses kerja tersebut

Prosuder/instruksi kerja berupa simbol- simbol (diagram alir makro dan diagram

alir mikro)

Contoh Bagan Alir

PETUNJUK PENGISIAN FORM HEADING

NO SUBSTANSI ISI

1 LOGO DIGUNAKAN LOGO PEMERINTAH KABUPATEN/ KOTA,

DAN LAMBANG PUSKESMAS.

2 KOTAK JUDUL DIISI JUDUL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR 3 NOMOR DOKUMEN DIISI SESUAI PENOMORAN DI PUSKESMAS

4 NOMOR REVISI DIISI DENGAN STATUS REVISI (Dapat Huruf / Angka) 5 TANGGAL TERBIT DIISI SESUAI TANGGAL TERBITNYA

6 HALAMAN DIISI NO. HALAMAN, JUGA DICANTUMKAN TOTAL HALAMAN ( Mis : 1/3).

7 DITETAPKAN KEPALA FKTP DIBERI TANDATANGAN KEPALA FKTP/PUSKESMAS

PETUNJUK PENGISIAN FORM ISI SOP

NO SUBSTANSI ISI

1 PENGERTIAN DIISI DEFINISI, JUDUL SOP, PENJELASAN TENTANG ISTILAH YANG MUNGKIN SULIT DIPAHAMI.

2 TUJUAN TUJUAN PELAKSANAAN SOP SECARA SPESIFIK.

Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah- langkah untuk ……”

3 KEBIJAKAN KEBIJAKAN PUSK. YG MENJADI DASAR DIBUATNYA SOP

4 REFERENSI DIISI DOKUMEN EKSTERNAL SEBAGAI ACUAN 5 PROSEDUR/LANGKAH-2 MENGURAIKAN LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN 6 DIAGRAM ALIR UNTUK MEMUDAHKAN DALAM PEMAHAMAN

LANGKAH-LANGKAHNYA.

7 UNIT TERKAIT BERISI UNIT-UNIT YANG TERKAIT DALAM PROSES KERJA.

KERANGKA ACUAN

SISTEMATIKA/FORMAT KERANGKA ACUAN

1. Pendahuluan 2. Latar Belakang

3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus

4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 5. Cara melaksanakan kegiatan

6. Sasaran

7. Jadwal pelaksanaan kegiatan

8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan

9. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan

PETUNJUK SUBSTANSI KERANGKA ACUAN

PENDAHULUAN

BERISI HAL-HAL UMUM YG MASIH TERKAIT DENGAN PROGRAM.

LATAR BELAKANG

JUSTIFIKASI / ALASAN MENGAPA DISUSUN PROGRAM.

TUJUAN UMUM

TUJUAN SECARA GARIS BESAR

TUJUAN KHUSUS

TUJUAN SECARA RINCI.

KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

ADALAH LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN YG HARUS DILAKUKAN UNTUK TERCAPAINYA TUJUAN PROGRAM.

CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

METODE MELAKSANAKAN KEGIATAN, al : MEMBENTUK TIM, RAPAT, AUDIT,

SUPERVISI Dll.

SASARAN

ADALAH TARGET PER TAHUN YG SPESIFIK DAN TERUKUR UTK

MENCAPAI TUJUAN UPAYA/KEGIATAN (SMART).

JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

DIBUAT DALAM BENTUK GANCHART

EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN

DAN PELAPORAN

EVALUASI PELAKSANAAN

PENCATATAN, PELAPORAN DAN

EVALUASI KEGIATAN

EVALUASI KEGIATAN

PETUNJUK SUBSTANSI KERANGKA ACUAN

Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

a. Merupakan perencanaan waktu melaksanakan langkah-langkah pelaksanaan upaya/kegiatan

b. Lama waktu tergantung rencana upaya/kegiatan tersebut dilaksanakan.

c. Jadwal pelaksanaan kegiatan dibuat time table

( Gan Chart).

Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan

❑ Evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah Evaluasi terhadap jadwal kegiatan .

❑ Jadual akan dievaluasi setiap kurun waktu tertentu, sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada

pergeseran jadwal atau penyimpangan, maka dapat segera dilakukan koreksi.

❑ Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah Kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi

pelaksanaan kegiatan dilakukan, dan siapa yang

melakukan.

BUKTI KEGIATAN

SERTIFIKAT KALIBRASI

HARUS SINKRON/ SESUAI

(Undangan, Daftar Hadir, Notulen)

Daftar Hadir

CONTOH

PENGENDALIAN DOKUMEN DI FKTP

1. IDENTIFIKASI PENYUSUNAN/PERUBAHAN DOKUMEN

Dilakukan pada tahap self assesmen dalam pendampingan akreditasi 2. PENYUSUNAN DOKUMEN

Penanggungjawab subag TU, penanggungjawab admen, penanggung jawab UKM dan UKP 3. PENGESAHAN DOKUMEN

Oleh pimpinan FKTP

4. SOSIALISASI DOKUMEN

Sosialisasi bisa dilanjutkan dengan pelatihan apabila dokumen dianggap rumit 5. PENCATATAN, PENDISTRIBUSIAN, DAN PENARIKAN DOKUMEN

Pimpinan FKTP menunjuk penanggungjawab dokumen sebagai petugas pengendali dokumen, yang

bertanggungjawab terhadap penomoran, pencatatan, penyerahan untuk digandakan, pengarsipan, pendistribusian, dan pemusnahan.

6. PENYIMPANAN DOKUMEN

Dokumen asli disimpan di sekretariat akreditasi FKTP atau TU FKTP sesuai dengan SOP FKTP. Dokumen fotokopi dimasing-masing unit

7. PENATAAN DOKUMEN

Untuk memudahkan pencarian dokumen dikelompokkan dan diberi daftar secara berurutan 8. REVISI DOKUMEN (setelah dilakukan pengkajian)

DOKUMEN BUKTI : R D O W S

S W

O D

R

R = Regulasi

D = DOKUMEN

O = OBSERVASI

W = WAWANCARA

S = SIMULASI

Terima kasih