PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS INAKTIF UNTUK PERSIAPAN NILAI GUNA RS BHAYANGKARA
SEMARANG TAHUN 2016
Karya Tulis Ilmiah
Disusun untuk memenuhi syarat dalam mencapai gelar diploma III (Amd.
RMIK) pada program studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Oleh :
EUIS AMALIAH PUTRIANI D22.2013.01388
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG 2016
i
© 2016
Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Penulis
ii
iii
iv
v
vi
Karya Tulis Ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada :
Terima kasih kepada Allah SWT, Segala puji syukur kupanjatkan kepada Allah SWT karena atas idho, ahmat, serta Karunia dan kehendak- N A alhamdulillah tugas akhir ini bisa diselesaikan dengan baik...
Untuk kedua orang tuaku..
Ibu terimakasih atas doa-doa mu selama ini, tanpa doa serta restu dan dukungan mu..
mba tidak akan bisa sampai seperti ini.. Terimakasih ibu..
apak terimakasih atas kerja keras mu selama ini yang telah membiayai dari sekolah hingga kuliah sekarang.. Terimakasih pak, Terimakasih banyak..
Semoga Allah SWT selalu memberi kesehatan selalu.. Amin..
Untuk Dede kamsia.. walaupun suka nggak jelas, terimakasih juga doa dan dukungan nya selama ini..
Untuk ude dan Pakde ku..
Terimakasih sudah memberikan izin tinggal, dan memberikan fasilitas, merawat, dan menjagaku selama kuliah seperti anak sendiri.. Terimakasih.. Semoga Allah membalas semua kebaikan yang telah ude dan Pakde berikan kepadaku..
vii
bimbingannya...
Semua teman teman ku, seperjuangan kelas 62 terimakasih, nggak terasa udah mau lulus ajz.. hahaha.. Semangats buat kita semua..
Teman-teman dekat ku Vika, Ayu, Tus, hanik, Siti Kamsiaa o.. temen selama 3 tahun kuliah, temen terhebat kalian luar biasa, temen segalanya. Kita sering berantem, beda pendapat, dengerin curhatan ku, dengerin nangis ku, dengerin marah-marah ku..
maafkan aku yang suka marah-marah ya.. Semoga kelak kita bertemu kembali sudah menjadi orang-orang yang sukses ya amiinnn...
Untuk orang yang sangat spesial . Terimaksih atas cinta, kasih dan dukungan nya selama ini, terimaksih sudah dengerin ocehan, keluh kesah adek selama ini..
viii
Nama : Euis Amaliah Putriani Tempat, tanggal lahir : Pontianak, 19 Mei 1994 Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat : BTN Bumi Sirnagalih Permai, Jl. Asmarandana No.59 RT 01/ RW 12 Cilaku Cianjur Jawa Barat
Riwayat Pendidikan :
1. SDS Mujahidin Pontianak 2000-2006
2. SMP Negeri 3 Pontianak 2007 – SMP Negeri 4 Cianjur 2008-2009
3. SMA Negeri Cilaku Cianjur 2009-2012
4. Diterima di Progdi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang, 2013
ix
Puji syukur peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat serta Ridho-Nya, Sehingga peneliti dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini. Dengan Judul Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif Untuk Persiapan Nilai Guna RS Bhayangkara Semarang Tahun 2016 .
Karya tulis ilmiah ini disusun guna sebagai salah satu syarat menyelesaikan Program Pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
Penulis menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini tidak akan berjalan dengan lancar tanpa adanya bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, maka perkenankanlah penulis menyampaikan terima kasih kepada :
1. Dr. Ir. Edi Noersasongko M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3. Dr. Didiet Setioboedi, SpTHT-KL,DFM, selaku Direktur Rumah Sakit Bhayangkara Semarang.
4. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ka Progdi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro dan selaku Pembimbing yang telah berkenan membimbing dan mengarahkan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.
5. Jaka Prasetya, S.Kep, M.Kes , selaku Reviwer Karya Tulis Ilmiah ini.
x
7. Seluruh Staf Unit Rekam Medis RSUD Majenang Kabupaten Cilacap.
8. Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebutkan satu persatu, terima kasih atas segala bantuan dan dukungannya.
Peneliti menyadari dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini masih jauh dari sempurna, maka peneliti mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah. Semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Semarang, Juni 2016
Euis Amaliah Putriani
xi
Unversitas Dian Nuswantoro Semarang 2016 ABSTRAK
EUIS AMALIAH PUTRIANI
PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS INAKTIF UNTUK PERSIAPAN NILAI GUNA RS BHAYANGKARA SEMARANG TAHUN 2016
xx + 51 hal + 3 tabel + 3 gambar + 8 lampiran
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi kepada 8 petugas filing dan kepala rekam medis, Rumah Sakit Bhayangkara Semarang telah melakukan retensi secara berkala. Pelaksanaan nya dilakukan ketika rak file dianggap penuh. Kegiatan ini dilakukan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis aktif dan inaktif. Dokumen rekam medis inaktif disimpan dengan urutan tahun terakhir pasien berobat. RS Bhayangkara belum pernah melaksanakan nilai guna hingga sekarang, sehingga terjadi penumpukan dokumen rekam medis inaktif di ruang penyimpanan dan menyebabkan banyak dokumen yang rusak dimakan rayap karena ditumpuk terlalu lama dan kurangnya perawatan dari petugas.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan sistem penyimpanan dimakan rayap karena ditumpuk terlalu lama dan kurangnya perawatan dari petugas dokumen rekam medis inaktif untuk persiapan nilai guna dokumen.
Jenis penelitian adalah deskriptif dan pendekatan cross sectional.
Pengumpulan data adalah observasi pelaksanaan sistem penyimpanan dokumen inaktif dan wawancara kepada kepala rekam medis dan petugas filing.
Berdasarkan penelitian di RS Bhayangkara Semarang petugas filing telah melaksanakan fungsinya sebagai petugas filing, tetapi masih ada beberapa fungsi yang belum dilaksanakan seperti penentuan nilai guna dokumen serta menyimpan dokumen yang dilestarikan dan pemusnahan dokumen inaktif.
Penyimpanan dokumen inaktif lebih dari 2 tahun, ditumpuk dan diikat berdasarkan dua angka akhir no rekam medis. Belum ada kebijakan pengelolaan dokumen inaktif. Belum adanya prosedur tetap nilai guna dan belum pernah melaksanakan kegiatan nilai guna.
Peneliti menyarankan melakukan sosialisasi dengan memberikan surat edaran kepada petugas filing tentang tugas pokok dan fungsinya secara benar.
Melakukan sosialisasi dengan cara rapat atau diskusi dan pengkajian ulang terhadap prosedur penyimpanan dokumen rekam medis inaktif. Membuat kebijakan tentang pengelolaan dokumen inaktif dan prosedur tetap yang mengatur penentuan nilai guna.
Kata kunci : Retensi ,Dokumen Rekam Medis Inaktif, Filing, Nilai Guna Kepustakaan : 18 (1995 – 2014)
xii
Semarang 2016 ABSTRACT
EUIS AMALIAH PUTRIANI
IMPLEMENTATION STORAGE SYSTEM OF INACTIVE MEDICAL RECORD DOCUMENT FOR PREPARATION THE VALUE OF USEFULNESS IN BHAYANGKARA HOSPITAL SEMARANG YEAR 2016
xx + 51 pages + 3 tables + 3 pictures + 8 appendix
Based on interviews and observations to 8 filing officer and chief of medical record, Bhayangkara Hospital has conducted periodic retention. Its implementation was done when a file was considered a full rack. This activity was done by separating active and inactive medical records document. Inactive medical records document stored by the last visit of patient treatment.
Bhayangkara Hospital have never carried out the value of usefulness until today, therefore resulting accumulation of inactive medical record documents in storage room and caused a lot of the damaged caused by termites due to stacked too long and because lack of care from the officer. This study aimed to investigate the implementation storage system of inactive medical record document for the preparation the value of document.
This type of research was descriptive and cross sectional approach. The collection of data were observation the implementation of inactive document storage systems and interviews to the chief of the medical records unit and filing officer.
Based on research in RS Bhayangkara Semarang, filing officer has been carrying out its function as a filing officer, but there were some functions that have not been implemented such as determining value of document and save the conserved document and destruction inactive document. Inactivated document storage more than 2 years, stacked and fastened by two final digits of medical records number. There were no policy of inactive document management. There was no procedure the usefulness of value and they have not been conducting the usefulness of value.
Researchers suggested socialization by providing a circular letter to filing officer about their duties and functions properly. Socializing by meetings or discussions and reexamining the retention procedures of inactive medical record document. Make policies on inactive document management and procedures determination of usefulness value .
Keywords : Retention, inactive Medical Record Document, Filing, usefulness value
Bibliography : 18 (1995 – 2014)
xiii
HALAMAN JUDUL. ... i
HALAMAN HAK CIPTA ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN KEASLIAN PENELITIAN... v
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KTI ... vi
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vii
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... ix
KATA PENGANTAR ... x
ABSTRAK ... xii
ABSTRACT ... xiii
DAFTAR ISI ...xiv
DAFTAR TABEL. ... xviii
DAFTAR GAMBAR ... xix
DAFTAR SINGKATAN ... xx
DAFTAR LAMPIRAN ... xxi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang. ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Ruang Lingkup ... 5
F. Keaslian Penelitian ... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Dokumen Rekam Medis. ... 12
B. Alur Pengelolaan Dokumen Rekam Medis. ... 17
C. Sistem Tata Kerja ... 19
D. Retensi Dokumen Rekam Medis. ... 21
E. Penyimpanan DRM Inaktif ... 24
F. Nilai Guna Dokumen Rekam Medis. ... 25
xiv
BAB III METODE PENELITIAN
A. Kerangka Konsep ... 29
B. Jenis Penelitian ... 30
C. Variabel Penelitian ... 30
D. Devinisi Operasional... 30
E. Populasi dan Sampel ... 31
F. Pengumpulan Data ... 31
G. Analisis Data. ... 32
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit ... 33
B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis. ... 37
C. Gambaran Tugas Pokok dan Fungsi Petugas Filing ... 42
D. Gambaran Penyimpanan DRM Inaktif ... 43
E. Gambaran Kebijakan Pengelolaan DRM Inaktif ... 43
F. Gambaran Protap Nilai Guna. ... 43
G. Gambaran Pelaksanaan Nilai Guna. ... 44
BAB V PEMBAHASAN A. Gambaran Tugas Pokok dan Fungsi Petugas Filing ... 45
B. Gambaran Penyimpanan DRM Inaktif ... 47
C. Gambaran Kebijakan Pengelolaan DRM Inaktif ... 47
D. Gambaran Protap Nilai Guna. ... 48
E. Gambaran Pelaksanaan Nilai Guna. ... 49
xv
A. Kesimpulan ...50 B. Saran ... 51
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
xvi
Tabel 2.1 Jadwal Retensi Arsip Tabel 3.1 Definisi Operasional
xvii
Gambar 2.1 Kerangka Teori Gambar 3.1 Kerangka Konsep
Gambar 4.1 Struktur Organisasi URM
xviii
2. SOP : Standar Operasional Prosedur
3. Protap : Prosedur tetap
4. TDF : Terminal Digit Filing
xix
1. Struktur Organisasi Rumah Sakit
2. Pedoman Observasi
3. Pedoman Wawancara
4. Surat Ijin Penelitian
5. Hasil Observasi
6. Hasil Wawancara
7. Usulan Protap Nilai Guna
8. Dokumentasi
xx
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit adalah bagian integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna (komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat. Rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik. Berdasarkan Undang-Undang No.44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, yang di maksud dengan rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.(1)
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis pada pasal 1, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, pemeriksaan, pengobatan, tindakan serta pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.(2)
Di semua pelayanan kesehatan wajib mengadakan pelayanan rekam medis,adapun manfaat rekam medis yaitu salah satunya berguna sebagai bukti tertulis atas tindakan-tindakan pelayanan terhadap seorang pasien, juga mampu melindungi kepentingan hukum bagi pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya, Hal ini bertujuan apabila di kemudian hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan menyangkut rekam medis itu sendiri. Rekam Medis rumah sakit di simpan sekurang- kurangnya 5 tahun, dihitung dari tanggal terakhir pasien berobat.(3)
1
Dokumen Rekam Medis yang di simpan di rak penyimpanan tidak selamanya disimpan dalam waktu yang lama, dikarenakan dalam waktu dan periode tertentu rak penyimpanan tidak akan mencukupi lagi untuk penyimpanan DRM karena setiap waktu DRM akan bertambah dengan DRM yang baru. Hal ini upaya yang dilakukan oleh rumah sakit adalah dengan melakukan Retensi atau penyusutan yaitu untuk mengurangi beban rak penyimpanan DRM dan menyiapkan kegiatan nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan.
Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dan yang non aktif atau inaktif. Dokumen yang sudah di retensi harus disimpan pada ruang terpisah dari dokumen rekam medis aktif dengan mengurutkan sesuai tanggal terakhir berobat, Tujuannnya adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan.(2)
Nilai guna merupakan dasar penentu jadwal retensi bagi masing-masing dokumen berdasarkan nomer serinya. Ditinjau dari kepentingan organisasi, nilai guna dibagi menjadi 2 yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
Pelaksanaan memilah DRM yang memiliki nilai guna seperti Resume, Informed Consent, Lembar operasi, Identifikasi bayi lahir, Lembar Kematian akan disimpan atau diabadikan sedangkan dokumen rekam medis yang tidak memiliki nilai guna bisa dilakukan pemusnahan.(4)
Berdasarkan pengalaman magang semester 5 dan hasil wawancara awal di RS Bhayangkara Semarang, sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem Desentralisasi yaitu Penyimpanan yang berbeda antara Rawat Jalan
dan Rawat Inap. Sedangkan untuk Sistem Penjajaran di RS Bhayangkara menggunakan Sistem TDF (Terminal Digit Filing) Yaitu penyusunan di lihat dari angka terakhir No Rekam Medis. Sistem penomoran di awali dengan Tahun-bulan-No Rekam Medis.
RS Bhayangkara Semarang telah melakukan retensi secara berkala dimana pelaksanaanya dilakukan ketika rak file dianggap penuh. Kegiatan ini dilakukan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis aktif dan inaktif, kemudian dokumen yang inaktif dipisahkan di ruang penyimpanan dokumen rekam medis inaktif dengan urutan tahun terakhir pasien berobat yang tertera pada dokumen rekam medis tersebut. Dari kegiatan tersebut RS Bhayangkara Semarang belum pernah melaksanakan nilai guna dari tahun pertama kali berdiri hingga sekarang, sehingga terjadi penumpukan DRM inaktif di ruang penyimpanan sehingga menyebabkan banyak dokumen yang rusak di makan rayap, akibat penumpukan yang terlalu lama dan kurangnya perawatan dari petugas. Di sisi lain juga tidak adanya petugas tetap filing serta Tim untuk merawat dan melaksanakan nilai guna pada DRM inaktif tersebut karena setiap 3 bulan sekali petugas filing melakukan pergantian job.
Berdasarkan latar belakang diatas peneliti ingin mengetahui tentang Pelaksanaan Sistem Penyimpanan DRM Inaktif untuk Persiapan Nilai Guna di RS Bhayangkara Semarang Tahun 2016.
B. Rumusan Masalah
Bagaimana pelaksanaan sistem penyimpanan DRM Inaktif untuk persiapan nilai guna di Rs.Bhayangkara Semarang Tahun 2016?
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Mengetahui Pelaksanaan sistem penyimpanan DRM Inaktif untuk persiapan nilai guna di RS Bhayangkara Semarang Tahun 2016.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui tugas pokok dan fungsi petugas filing di RS Bhayangkara Semarang.
b. Mengetahui pelaksanaan penyimpanan DRM Inaktif di RS Bhayangkara Semarang.
c. Mengetahui kebijakan pengelolaan DRM inaktif di RS Bhayangkara Semarang.
d. Mengetahui protap nilai guna di RS Bhayangkara Semarang.
e. Mengetahui persiapan nilai guna di RS Bhayangkara Semarang.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Peneliti
a. Memberikan pengetahuan peneliti tentang pengelolahan DRM di bagian filing dalam pelaksanaan penyimpanan, dan penyusutan DRM.
b. Memberikan pengalaman nyata bagi peneliti dan dapat mengaplikasikan ilmu yang di peroleh di bangku kuliah sebagai bahan perbandingan dengan kenyataan yang ada.
2. Bagi Akademik
a. Sebagai data awal untuk penelitian di bidang kearsipan dan alur prosedur rekam medis.
b. Sebagai bahan referensi di perpustakaan dalam pengembangan ilmu di bidang kearsipan dan alur prosedur rekam medis.
3. Bagi Rumah Sakit
Sebagai bahan masukan dan evaluasi dalam pelaksanaan nilai guna bagi pihak manajemen RS.Bhayangkara Semarang.
E. Lingkup Penelitian
1. Lingkup Keilmuan
Ilmu yang digunakan dalam penelitian adalah ilmu Rekam Medis dan informasi Kesehatan.
2. Lingkup Materi
Materi yang digunakan dalam penelitian adalah Manajemen Informasi Kesehatan.
3. Lingkup Lokasi
Lokasi yang digunakan peneliti adalah Filing Inaktif RS.Bhayangkara Semarang.
4. Lingkup Objek
Objek penelitian ini adalah pelaksanaan nilai guna DRM di Filing Inaktif rawat inap RS.Bhayangkara Semarang.
5. Lingkup Metode
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman observasi dan pedoman wawancara.
6. Lingkup Waktu
Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Juni Tahun 2016
F. Keaslian Penelitian
No Nama Judul Metode
Penelitian Variabel Hasil Perbedaan 1. Alika Fauziyah
D22.2012.01184
Analisis Faktor-Faktor Kendala Pelaksanaan Nilai Guna DRM di Filing Inaktif Rawat Inap RSUD DR.M.ASHARI Pemalang Tahun 2015
Deskriptif 1. Dokumen Pendukung retensi.
2. jadwal retensi
3.
pelaksanaan retensi
4. tata cara retensi DRM inaktif
5. cara penyimpanan DRM inaktif
1.
Mengetahui fungsi petugas filing
2.
Mengetahui protap nilai guna 3.
menganilisi kelengkapan DRM abadi
a. lokasi peneliti:
RS.Bhayangkar a Semarang b: Judul : Pelaksanaan penyimpanan DRM inaktif untuk
persiapan nilai guna di
RS.Bhayngkara Semarang
c.variabel:
Mengetahui pelaksanaan penyimpanan DRM Inaktif, Mengetahui fungsi petugas filing,
Mengetahui protap nilai guna, Mengetahui pelaksanaan nilai guna
2. Mirah Dwi Pujianti
D22.2010.00928
Tinjuan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif di RSUD Sunan Kalijaga Demak
Deskriptif 1. dokumen pendukung retensi 2. drm yang siap diretensi
3. jadwal pelaksanaan retensi DRM aktif
4 jadwal retensi DRM
5.
pelaksanaan retensi DRM aktif
6. Tata cara pelaksanaan retensi 7. DRM inaktif
8. prosedure pemindahan DRM ke rak file inaktif 9. cara
penyimpanan DRM inaktif
a. meninjau pelaksanaan retensi b. mengetahui tahap-tahap retensi
c.mengetahui jadwal retensi d. mengetahui tata cara pelaksanaan retensi DRM aktif
a. lokasi peneliti:
RS.Bhayangkara Semarang b: Judul : Pelaksanaan penyimpanan DRM inaktif untuk persiapan nilai guna di
RS.Bhayngkara Semarang
c.variabel:
Mengetahui pelaksanaan penyimpanan DRM Inaktif, Mengetahui fungsi petugas filing,
Mengetahui protap nilai guna,
Mengetahui pelaksanaan nilai guna
3. Istiqomah
D22.2010.00928
Tinjuan Pengelolaan DRM Rawat Inap Nonaktif di RSUD DR.
M Ashari Kabupaten Pemalang Tahun 2014
Deskriptif 1.
Pemindahan dokumen rekam medis 2.
pelaksanaan retensi DRM aktif
3. Kebijakan rumah sakit 4.jadwal retensi arsip 5. dokumen pendukung kegiatan retensi
6. tata cara retensi
1.
mendiskripsik an kebijakan rumah sakit RSUD dr. M Ashari Pemalang
2.
Mendiskripsik an jadwal retensi arsip RSUD dr. M Ashari Pemalang
3.
mendiskripsik an dokumen pendukung kegiatan retensi RSUD dr. M Ashari pemalang
4.
mendiskripsik an tata cara retensi 5.
mendiskripsik an
pelaksanaan
a. lokasi peneliti:
RS.Bhayangkara Semarang
b: Judul : Pelaksanaan penyimpanan DRM inaktif untuk persiapan nilai guna di
RS.Bhayngkara Semarang
c.variabel:
Mengetahui pelaksanaan penyimpanan DRM Inaktif, Mengetahui fungsi petugas filing,
Mengetahui protap nilai guna,
Mengetahui pelaksanaan nilai guna
4. Deta Sectio Prihatna
D22.2012.01253
Tinjauan Pelaksanaan Retensi DRM Non Aktif Di filing Rumah Sakit
Permata Bunda Purwodadi Tahun 2015
Deskriptif 1. dokumen non aktif yang siap diretensi 2. jadwal pelaksanaan retensi arsip 3. prosedur retensi
4. kebijakan retensi DRM 5.
Pengetahuan petugas filing terhadap retensi
6. karakteristik petugas filing 7 sarana 8. anggaran 9.
pelaksanaan retensi DRM 10. Penataan DRM inaktif
retensi DRM aktif RSUD dr.
M Ashari Pemalang 1.
menganalisis dokumen non aktif yang siap diretensi
2. mengetahui penataan DRM inaktif di rumah sakit permata bunda purwodadi 3.
menganalisis jadwal pelaksanaan retensi DRM 4.
Menganalisis prosedur retensi
5. mengetahui kebijakan retensi DRM
a. lokasi peneliti:
RS.Bhayangkara Semarang b: Judul : Pelaksanaan penyimpanan DRM inaktif untuk persiapan nilai guna di
RS.Bhayngkara Semarang
c.variabel:
Mengetahui pelaksanaan penyimpanan DRM Inaktif, Mengetahui fungsi petugas filing,
Mengetahui protap nilai guna,
Mengetahui pelaksanaan nilai guna
5. Atika Nur Wahyuningtyas D22.2012.01197
Tinjauan Pelaksanaan Pengelolaan Dokumen Rekam Medis (DRM) di filing rawat Inap Inaktif RSUD kota Semarang Tahun 2015
Deskriptif 1. fungsi petugas filing 2. sarana pengelolaan DRM Inaktif 3. Kebijakan pengelolaan DRM Inaktif
4. SOP
pengelolaan DRM Inaktif 5.
Pelaksanaan pengelolaan DRM Inaktif
1.
menganalisis fungsi
petugas filing
2.
menganalisis sarana pengelolaan DRM Inaktif 3. mengetahui kebijakan pengelolaan DRM Inaktif
4. mengetahui SPO
pengelolaan DRM Inaktif 5.
menganalisis pelaksanaan pengelolaan DRM Inaktif
a. lokasi peneliti:
RS.Bhayangkara Semarang b: Judul : Pelaksanaan penyimpanan DRM inaktif untuk persiapan nilai guna di
RS.Bhayngkara Semarang
c.variabel:
Mengetahui pelaksanaan penyimpanan DRM Inaktif, Mengetahui fungsi petugas filing,
Mengetahui protap nilai guna,
Mengetahui pelaksanaan nilai guna
TINJAUAN PUSTAKA
A. Dokumen Rekam Medis 1. Pengertian Dokumen
a. Dokumen adalah berkas yang berisikan data-data identitas, data sosial maupun data medis yang sewaktu-waktu bisa digunakan lagi dalam suatu pelayanan kesehatan.
b. Dokumen adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat secara tepat ditemukan kembali.(9)
2. Rekam Medis
a. Definisi Rekam Medis
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Repubik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal 1, Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pmeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien.(2)
b. Tujuan Rekam Medis
Sebagai penunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan di rumah sakit.(2)
12
c. Kegunaan Rekam Medis
Aspek-aspek kegunaan rekam medis, biasa disingkat dengan kata ALFRED adalah sebagai berikut :
1) Aspek Administrasi (Administrasion)
Dokumen rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tentang pelaksanaan pengelolaan sumber daya dan tanggung jawab sebagai tenaga medis untuk mencapai suatu tujuan.
2) Aspek Hukum (Legal)
Dokumen rekam medis yang mempunyai nilai hukum, dan bisa digunakan sebagai alat bukti hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian yang berkaitan dengan pelayanan pasien.
3) Aspek Keuangan (Financial)
Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai guna financial karena isinya yang mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan.
4) Aspek Penelitian (Research)
Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai guna sebagai penelitian karena isinya yang menyangkut data atau informasi yang dapat di pergunakan sebagai penelitian serta pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
5) Aspek Pendidikan (Education)
Berkas rekam medis yang mempunyai nilai dalam aspek pendidikan, karena isinya yang menyangkut data atau
informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat di pergunakan sebagai bahan referensi pengajaran di bidang profesi pendidikan kesehatan.
6) Aspek Dokumentasi (Documentasion)
Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus di di dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban laporan rumah sakit.(2)
2. Kewajiban Pengelolaan dan wajib simpan rahasia DRM Rekam Medis
a. Unit yang Mengelola Dokumen Rekam Medis 1) Assembling
BagianAssemblingyaitusalahsatubagian di unit rekammedis yang
berfungsisebagaipenelitikelengkapanisidanperakitandokumenrekammed issebelumdisimpan.Dokumen-dokumenrekammedis yang telahdiisioleh unit pencatatan data rekammedisyaitu Unit RawatJalan (URJ), Unit GawatDarurat (UGD), Unit RawatInap (URI) danInstalasiPemeriksaanPenunjang (IPP) akandikirimkefungsiAssemblingbersama-samaSensusHariansetiaphari.
Lembarformulirdalamdokumenrekammedisdiaturkembalisesuaiurutanriw ayatpenyakitpasiendanditelitikelengkapanisidokumenrekammedis.Bilabe lumlengkapakandikembalikanke unit yang bertanggungjawab.
Untukmengendalikandokumenrekammedis yang belumlengkap, digunakanformulirLembarKekuranganbiasadisebutKartuKendali
(KK).FungsidanperananAssemblingdalampelayananrekammedisadalahs ebagiperakitformulirrekammedis, penelitiisi data rekammedis, pengendalidokumenrekammedistidaklengkap,
pengendalipenggunaannomorrekammedisdanformulirrekammedis.
2) Koding
Koding adalahpemberianpenetapankodedenganmenggunakanh urufatauangkaataukombinasihurufdalamangka yang mewakilikomponen data.Fungsipengkoderekammedisbertanggungjawabterhadappenemuan
danpenulisankodepenyakit, danoperasi yang
tertulispadadokumenrekammedisberdasarkankode yang telahditetapkanpada ICD-X dan ICD 9 CM.
3) Indeks
Indexing adalahmembuattabulasisesuaidengankode yang sudahdibuatkedalamindeks-indeks
(dapatmenggunakankartuindeksataukomputerisasi).Didalamkartuindekst idakbolehmencantumkannamapasien.
4) Filing
Filing merupakansuaturuangan di unit rekammedis yang bertanggungjawabterhadappenyimpananretensidanpemusnahandokume nrekammedis.Selainitu filing jugamenyediakandokumenrekammedis yang
telahlengkapisinyasehinggadapatmemudahkanpenggunaanmencariinfor masisewaktu-waktu.
5) Analisingdan Reporting
Analisingdan Reportingmerupakan Unit RekamMedis (URM) yang
berfungsisebagaipenganalisisdanpelapordalamsistempelayananrekamm edis, sebagaipenganalisissemua data rekammedis yang masukke Unit RekamMedis (URM) untukdiolahmenjadiinformasi yang disajikandalamlaporangunapengambilankeputusanmanajemendirumah.
SistemInformasiRumahSakit (SIRS) diaturolehDepartemenKesehatan RI meliputi:
a) RL 1 = Data Dasar RS
(1) 1.1 = Data DasarRumahSakit
(2) 1.2 = IndikatorPelayananRumahSakit (3) 1.3 = FasilitasTempatTidurRawatInap b) RL 2 = Data Ketenagaan
c) RL 3 = Data Kegiatan Pelayanan d) RL 4 = Data Morbiditas / Mortalitas
(1) RL 4a = MorbiditasPasienRawatInap (2) RL 4b = MorbiditasPasienRawatJalan 5) RL 5 = Data Bulanan Berisi Data Kunjungan Dan
Data 10 besar Penyakit
(1) 5.1 = PengunjungRumahSakit (2) 5.2 = KunjunganRawatJalan (3) 5.3 = 10 BesarPenyakitRawatInap (4) 5.4 = 10 BesarPenyakitRawatjalan.
B. Alur Pengelolaan Dokumen Rekam Medis
DRM pasien yang sudah pulang dari bangsal di berikan kebagian Assembling untuk di teliti kelengkapannya, adapun deskripsi tugas pokok Assembling adalah sebagai berikut :
a. Assembling
1) Menyiapkandokumenrekammedis yang
barudankelengkapanformulirdidalamnyauntukkeperluan unit yang membutuhkan.
2)
Mencatatsegalapenggunaandokumenrekammediskedalambukuke ndali.
3) Mengalokasikan No. RM danmemberitahuke TPPRJ dan UGD.
4) Mengendalikanpenggunaannomorrekammedis agar tidakterjadiduplikasidalampenggunaannomorrekammedis.
5)
Mencatatpenggunaannomorrekammediskedalambukupenggunaan rekammedis.
6) Menerimapengembaliandokumenrekammedisdansensushariandari unit pelayananrekammedis.
7) Mencocokkanjumlahdokumendenganjumlahpasien.
8) Menelitikelengkapanisidokumen.
b. Tugas pokok Koding dan Indexing
1) Menerimadokumenrekammedisdanfungsiassembling denganbukuekspedisi.
2) Menuliskode diagnosis ataupenyakit, tindakanatauoperasi, dokter
yang merawatdankematian di
dokumenrekammedisdankartukendali.
3)
Memisahkandokumenrekammedisdengankartukendalidanmenyera hkandokumenrekammediskefilingmenggunakanbukuekspedisi, sementarakartukendalidigunakanuntukindeks.
4) Mencatatindekspenyakit, indeksoperasi, indeksdokterdankematian di kartuindeksmasing-masingjenispenyakit, jenisoperasi, namadokterdansebab-sebabkematian.
5) Menyusunindekspenyakit, operasi, kematiandandokter, padarakpenyimpananindekssecaraalfabetis.
c. Tugas pokok Filing
1) Menerimadokumenrekammedisdariurusancoding indeksingdenganbukuekspedisi.
2) Simpanberdasarkanmetodeangkasecaraberurutan.
3) Apabiladokumen lama diambil,
makacarapengembaliannyamenggunakantracerdanmencatatsetiapp enggunaandokumenrekammedis.
4) Menyiapkandokumenrekammedisbagipasiendenganperjanjian yang diperolehinformasinyadari TPPRJ dan TPPRI.
5) Mengekspedisipeminjamandokumenrekammedis.
6)
Melakukanretensidokumenrekammedissecaraperiodikdanmemisahk andokumenaktifdan non aktif.
7)
MengusulkanpemusnahandokumenrekammediskepadaKomitereka mmedis.
d. Tugas pokok Analising dan Reporting
1) Menganalisis dan melaksanakan kegiatan membuat laporan Rumah Sakit.
C. Sistem Tata Kerja
Sistem tata kerja (STK) adalah sebuah perangkat yang mengatur penyelenggaraan kegiatan manajemen dan operasional organisasi dengan memanfaatkan sumber daya dan waktu yang tersedia dengan tujuan untuk mencapai visi dan misi organisasi. STK diimplementasikan dalam organisasi sebagai sarana pengendalian dan pemantauan aktivitas organisasi, untuk memastikan agar aktivitas dalam organisasi dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai standart yang telah di tetapkan organisasi.
Berdasakan standar ISO (International Standar Organization), dokumen STK terdiri atas :
1. Kebijakan
Dokumen level tertinggi berupa pernyataan organisasi mengenai tujuan organisasi, mengapa mereka melakukan hal itu dan komitmen apa yang akan dilakukan organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Pedoman
Dokumen ini pertama yang menyatakan apa yang dilakukan organisasi untuk mencapai kebijakan yang telah dinyatakan sebelumnya, mengapa harus dilakukan dan penjabaran mengenai cara melakukannya. Dalam beberapa STK, kebijakan organisasi biasanya tertuang di dalam dokumen yang sama dengan pedoman.
3. Prosedur
Dokumen ini kedua yang menjabarkan aktivitas, metode atau proses yang digunakan untuk mengimplementasikan hal –hal yang telah ditetapkan dalam pedoman serta fungsi organisasi atau jabatan apa yang bertanggung jawab terhadap aktivitas atau metode atau proses tersebut. Prosedur dapat digunakan untuk mengatur aktivitas yang bersifat administratif karena melibatkan pelaksana yang berasal lebih dari satu jabatan atau unit kerja.
4. Instruksi kerja
Instruksi kerja bersifat lebih detail dari pada prosedur dan bersifat lokal pada satu orang, satu kelompok atau unit kerja, peralatan atau instalasi atau aktivitas tertentu yang spesifik. Instruksi kerja umumnya digunakan untuk mengatur aktivitas yang bersifat teknis.
Instruksi kerja juga dapat merupakan penjabaran dari langkah pada prosedur terkait.
5. Rekaman
Dokumen yang menjadi bukti bahwa STK yang dituangkan dalam dokumen pedoman, prosedur dan instruksi kerja telah dilaksanakan. Rekaman dapat berupa formulir yang telah diisi,
lembar kerja yang telah ditandatangani, dokumen persetujuan produk yang telah di stempel atau berupa foto kejadian. Rekaman juga berfungsi sebagai alat telusur berbagai tindakan yang dilakukan dalam pelaksanaan STK, baik apakah sebuah aktivitas atau proses dilaksanakan dengan benar maupun apabila terjadi kesalahan atau pelanggaran.(12)
D. Retensi Dokumen Rekam Medis
1) Pengertian Retensi
Dalam setiap pelayanan suatu instansi kesehatan, khususnya dalam hal ini setiap pasien yang datang berobat akan dibuatkan dokumen rekam medis. Ruangan filing adalah tempat dimana dokumen rekam medis disimpan semakin lama akan semakin penuh dan sesak dengan adanya pelayanan kesehatan baik bagi pasien baru maupun pasien lama setiap harinya. Maka harus diadakan penyisiran dan penyusutan dokumen rekam medis aktif dan inaktif yang dilakukan oleh petugas filing. Bersamaan dengan kegiatan ini, dilakukan pula kegiatan pencatatan dokumen yang sudah saatnya diretensi.
Retensi adalah suatu kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan non aktif. Dokumen rekam medis aktif adalah dokumen rekam medis yang masih digunakan untuk pelayanan pasien di rumah
sakit. Dokumen rekam medis inaktif adalah dokumen rekam medis yang sudah digunakan terhitung setelah lima tahun terakhir pasien berobat dan sekurang-kurangnya dua tahun disimpan dalam ruang filing inaktif.
Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian di abadikan atau dimusnahkan. Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas filing secara periodik, dokumen rekam medis yang telah di retensi harus disimpan pada ruang terpisah dari dokumen rekam medis aktif dengan cara mengurutkan sesuai urut tanggal terakhir berobat. Selanjutnya di kelompokkan berdasarkan kelompok penyakitnya.
Sebelum mengadakan retensi perlu disusun jadwal retensi.
Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik tentang pemusnahan Rekam Medis, Jadwal retensi tersebut adalah sebagai berikut.(5)
2. Jadwal Retensi DRM
Menurut surat edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomer HK.00.06.1.5.01160 tertanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknik Pengadaan Formulir Rekam Medis di rumah sakit. Untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses retensi harus terlebih dahulu ditetapkan jadwal retensi arsip rekam medis dengan rincian sebagai berikut :
Tabel 2.1 Jadwal Retensi Arsip
No Keluhan Penyakit
Aktif Inaktif
Rawat Jalan
Rawat Inap
Rawat Jalan
Rawat Inap
1. Umum 5th 5th 2th 2th
2. Mata 5th 10th 2th 2th
3. Jiwa 10th 5th 5th 2th
4. Orthopedi 10th 10th 2th 5th
5. Kusta 15th 15th 2th 2th
6. Ketergantungan obat 15th 15th 2th 2th
7. Jantung 10th 10th 2th 2th
8. Paru 5th 10th 2th 2th
9. Anak Menurut Kebutuhan 2th 2th
Sumber : Data Sekunder
Dalam pelaksanaan retensi yang perlu dipertimbangkan adalah :
a. Ketersediaan ruang penyimpanan (filing) biasanya selama masih mencukupi maka pihak rumah sakit masih “belum minat” untuk melakukan penyusutan berkas rekam medis.
b. Tingkat penggunaan reka medis, mialnya kalau di Rumah Sakit tersebut sering dilakukan penelitian atau sebagaimana sarana pendidikan maka umumnya rumah sakit akan menyimpan lebih lama.
c. Kasus-kasus yang terkait masalah hukum (medico-legal) biasanya juga disimpan lebih lama sampai 20 tahun misalnya kasus pembunuhan, penganiayaan, pemerkosaan, pengguguran, dan sebagainya.(5)
Menurut Hatta, selain hukum dan peraturan standar akreditasi, retensi rekam medis bergantung juga pada penggunaanya dalam suatu institusi kesehatan. Sebagai contoh sebuah fasilitas yang menyediakan layanan khusus untuk anak-anak mungkin memiliki kebijakan retensi yang beda dengan sebuah klinik dokter keluarga.
Demikian pula sebuah fasilitas perawatan akut mungkin memiliki kebijakan retensi yang berbeda dengan sebuah fasilitas perawatan jangka panjang yang merawat lansia atau geriatri. Komite medis dari setiap fasilitas layanan kesehatan harus menganalisis kebutuhan medis dan administrasi untuk memastikan bahwa rekam medis pasien- pasiennya selalu siap untuk dilihat kembali, dinilai kualitasnya, dan lain-lain. Maka pada banyak kasus, institusi layanan kesehatan meretensi rekam medis lebih lama dari yang ditetapkan oleh hukum.(11)
E. Penyimpanan DRM Inaktif
Berdasarkan permenkes no. 269 tahun 2008 tentang rekam medis, dokumen rekam medis harus disimpan oleh sarana pelayanan kesehatan. Dokumen rekam medis tersebut terkait dengan kepemilikan terhadap rekam medis pasien sebagai dokumen. Hal tersebut sebagai alat bukti bila dikemudian hari terjadi tuntutan hukum, Maka sarana pelayanan kesehatan dapat menunjukkan proses pelayanan nya dengan dokumen rekam medis. Selain itu dokumen rekam medis harus dijaga kerahasiaan nya, karena sifat dokumen rekam medis adalah rahasia pasien.(2)
Tujuan penyimpanan Dokumen Rekam Medis adalah :
a. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak filing.
b. Mudah mengambil dari tempat penyimpanan.
c. Mudah pengembaliannya.
d. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian.(6)
Prosedur Penyimpanan adalah suatu kegiatan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Ada dua macam penyimpanan yaitu :
1. Penyimpanan Sentralisasi
Penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan misalnya, dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap menjadi dalam satu folder.
2. Penyimpanan Desentralisasi
Penyimpanan dokumen rekam medis yang terjadi pemisahan antara dokumen rekam medis rawat jalan dengan dokumen rekam medis rawat inap.(6)
F. Nilai Guna Dokumen Rekam Medis
Jika dokumen rekam medis telah dipisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan yang inaktif, maka dilakukan kegiatan penilaian nilai guna. Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu kegiatan penilaian terhadap formulir-formulir rekam medis yang masih perlu diabadikan atau sudah boleh dimusnahkan. Penilaian nilai guna dilaksanakan oleh Direktur Rumah Sakit. Tim pemusnah dokumen rekam medis mempunyai tugas membantu Direktur Rumah Sakit dalam penyelenggaraan pemusnahan rekam medis dengan memperhatikan nilai guna sesuai peraturan yang berlaku.
Tim pemusnah dokumen rekam medis terdiri dari :
a. Direktur Rumah Sakit sebagai ketua b. Kepala Rekam Medis sebagai sekretaris
c. Anggota lain (petugas filing dengan saksi-saksi yang ditunjuk oleh Direktur Rumah Sakit)
Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif :
a. Berkas rekam medis sering digunakan untuk pendidikan dan penelitian b. Mempunyai nilai guna :
1) Nilai Guna Primer
Yaitu berkas rekam medis didasarkan pada kegunaan berkas rekam medis bagi kepentingan rumah sakit meliputi :
a) Nilai guna administrasi b) Nilai guna hukum c) Nilai guna keuangan d) Nilai guna iptek 2) Nilai Guna Sekunder
Yaitu nilai guna berkas rekam medis didasarkan bagi kepentingan instansi di luar rumah sakit yaitu sebagai bahan pertanggung jawaban nasional, meliputi :
a) Pembuktiaan b) Sejarah.(7)
G. Mutu Pelayanan Kesehatan
Mutu pelayanan kesehatan menurut Azrul Azwar adalah yang menunjuk pada tingkat kesempurnaan pelayanan kesehatan, yang disatu pihak dapat menimbulkan kepuasan pada setiap pasien sesuai dengan tingkat kepuasan
rata-rata penduduk serta di pihak lain tata cara penyelenggaraannya sesuai dengan kode etik dan standar pelayanan profesi yang telah ditetapkan.(13)
Berbagai jenis tenaga kesehatan dengan perangkat keilmuan yang beragam, berinteraksi satu sama lain disertai ilmu pengetahuan dan teknologi kedokteran yang berkembang sangat pesat yang perlu diikuti oleh tenaga kesehatan dalam rangka pemberian pelayanan yang bermutu standar sehingga dibutuhkan standar pelayanan minimal.
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 129/Menkes/SK/II/2008 disebutkan bahwa standar pelayanan minimal adalah ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak di peroleh setiap warga secara minimal, juga merupakan spesifikasi teknis tentang tolak ukur pelayanan minimum yang diberikan oleh Badan Layanan Umum kepada masyarakat.(14)
Dalam mengevaluasi kepuasan terhadap produk jasa yang bersifat intangible, konsumen umumnya menggunakan faktor berikut :
1. Berwujud (tangible)
Penampilan fasilitas fisik, peralatan, personil dan media komunikasi.
2. Kehandalan (reliability)
Kemampuan untuk melaksanakan jasa yang dijanjikan dengan tepat dan terpercaya.
3. Daya tanggap (responsiveness)
Kemauan untuk membantu pelanggan dan memberikan jasa dengan cepat.
4. Kepastian (assurance)
Pengetahuan dan keramah tamahan karyawan dan kemampuan karyawan untuk menciptakan opini yang dapat dipercaya pelanggan.
5. Empati (emphaty)
Syarat untuk peduli, memberi perhatian pribadi bagi pelanggan.(15)
G. Kerangka Teori
TPPRI Bangsal Assembling
Mutu Pelayanan RM Tugas pokok
dan Fungsi Petugas Filing
Kebijakan pengelolaan DRM Inaktif
Protap nilai guna
Koding Dan Indeksing Filing
PersiapanNilai Guna DRM
Inaktif METODE PENELITIAN
A. Kerangka Konsep
Tugas pokok dan Fungsi petugas
Filing
Pelaksanaan Penyimpanan DRM
Inaktif
Kebijakan Pengelolaan DRM
Inaktif
Protap nilai guna
29
Sesuai
Tidak sesuai
B. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan ini adalah Deskriptif, yaitu mendiskripsikan atau menguraikan kejadian masalah secara obyektif dalam tempat penelitian. Dengan menggunakan pendekatan Cross Sectional yaitu suatu penelitian dimana variabel-variabel yang termasuk di observasi sekaligus pada waktu yang bersamaan.(9)
C. Variabel Penelitian
1. Tugas pokok dan fungsi petugas Filing 2. Pelaksanaan penyimpanan DRM Inaktif 3. Kebijakan Pengelolaan DRM Inaktif 4. Protap nilai guna
5. Persiapan nilai guna
D. Definisi Operasional
No Variabel Definisi Operasional
1. Petugas Filing Orang yang bertanggung jawab atas kegiatan dan pekerjaan di bagian Filing
2. Pelaksanaan penyimpanan DRM Tahapan pelaksanaan kegiatan penyimpanan
Inaktif DRM inaktif
3. Kebijakan Pengelolaan DRM Suatu standar atau pedoman atau aturan Inaktif tertulis terkait dengan pengelolaan DRM Inaktif 4. Protap nilai guna Prosedur tetap yang di gunakan sebagai
acuan dalam pelaksanaan nilai guna
5. Persiapan Nilai Guna Suatu proses pelaksanaan kegiatan nilai guna
E. Subjek dan Objek Penelitian
1. Subjek
1 orang Kepala Rekam Medis dan 8 orang petugas Filing RS.Bhayangkara Semarang.
2. Objek
Pelaksanaan sistem penyimpanan DRM Inaktif RS.Bhayangkara Semarang
F. Pengumpulan Data
1. Jenis dan Sumber data a. Sumber Data Primer
Melakukan wawancara langsung kepada petugas filing tentang sistem penyimpanana DRM Inaktif.
b. Sumber Data Sekunder
Protap dan kebijakan mengenai persiapan nilai guna DRM Inaktif.
2. Metode Pengumpulan data
Metode yang di gunakan untuk mengumpulkan data dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara, Dimana pengumpulan data dilakukan dengan cara mengamati langsung objek yang diteliti. Selain itu pengumpulan data dilakukan juga dengan cara wawancara dengan petugas filing di RS.Bhayangkara Semarang.
3. Instrumen penelitian
Instrumen penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan pedoman observasi dan pedoman wawancara, yaitu :
a. Pedoman observasi yaitu mengamati sistem penyimpanan DRM Inaktif, kondisi dokumen rekam medis inaktif, dan dokumen yang seharusnya sudah di nilai guna, mengamati SOP tentang Tugas pokok dan fungsi petugas filing dan Protap nilai guna.
b. Pedoman wawancara dengan petugas filing RS.Bhayangkara Semarang tentang protap dan kebijakan persiapan nilai guna DRM Inaktif.
G. Pengolahan Data
a.Editing adalah pengecekan atau pengoreksian data yang telah terkumpul, tujuannya untuk menghilangkan kesalahan-kesalahan yang terdapat pada pencatatan dilapangan dan bersifat koreksi.(10)
b. Penyajian data yaitu berupa deskripsi tentang sistem penyimpanan DRM Inaktif dan persiapan nilai guna DRM Inaktif RS. Bhayangkara Semarang.
H. Analisis Data
Data yang terkumpul dari observasi dan wawancara akan diolah dan dianalisa secara deskriptif yaitu untuk menggambarkan keadaan yang sebenarnya setelah dilakukan pengamatan.
HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum RS Bhayangkara Semarang
1. Sejarah singkat Rumah Sakit
Rumah Sakit Bhayangkara merupakan salah satu pusat pelayanan kesehatan di kota Semarang yang menyediakan fasilitas dengan peralatan lengkap dan profesional. Selain itu, Rumah Sakit Bhayangkara siap melayani para pasien dengan handal dan maksimal.
Pada tahun 1972 berdiri sebuah poliklinik yang terletak di Jl. MH.
Thamrin No 5 semarang, yang waktu itu diberi nama poliklinik Bhayangkara polda Jawa Tengah. Pada tahun 1999 untuk mengembangkan poliklinik Bhayangkara tersebut maka dicari tempat yang lebih luas dan strategis yaitu di Jl. Majapahit No. 140 Semarang, dan status poliklinik ini meningkat menjadi poliklinik induk polda Jawa Tengah. Dan pada tahun 2001 dengan Surat Keputusan Kapolri menjadi Rumah Sakit Bhayangkara tingkat IV Polda Jawa tengah.
Melihat potensi yang ada dan prospek serta tantangan di kota Semarang ke depan maka pada tahun 2002 oleh Kapolda Jateng diusulkan untuk membangun dan meningkatkan status Rumah Sakit Bhayangkara Semarang menjadi Rumah Sakit Bhayangkara tingkat III polda Jateng. Pada tahun 14 Oktober 2003, Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia menyetujui untuk pengembangan dan pembangunan Rumah Sakit Bhayangkara Semarang, sehingga pada tahun 2007 status
33
Rumah Sakit Bhayangkara menjadi Rumah Sakit Bhayangkara Tingkat III polda jawa Tengah. Tahun 2009 Rumah Sakit Bhayangkara terakreditasi 5 pelayanan dasar.
Status sebagai Rumah Sakit Polri membuat rumah sakit ini kerap menjadi rujukan dalam penanganan kasus kriminal. RS Bhayangkara juga menjadi tempat medical check up calon bintara Polri yang akan mendaftar menjadi anggota. Namun, mengusung motto kerja “Sahabat Terdekat Menuju Sehat”, RS Bhayangkara berusaha memberikan pelayanan yang ramah pada masyarakat. “Rumah Sakit akan menjadi sahabat yang memberi rasa sejuk menuju kesembuhan”.
2. Visi, Misi dan Motto Rekam Medis RS. Bhayangkara Semarang a. Visi : “MENJADI RUMAH SAKIT YANG TERPERCAYA DAN PILIHAN
MASYARAKAT”.
b. Misi :
1. Memberikan pelayanan kesehatan yang professional, bermutu, dan ramah.
2. Memberikan dukungan kesehatan yang professional dan bermutu dalam pelaksanaan tugas-tugas operasional kepolisian.
3. Mengembangkan pelayanan trauma center.
c. Motto : “SAHABAT TERDEKAT MENUJU SEHAT”.
3. Struktur Organisasi RS. Bhayangkara Semarang (terlampir)
4. Jenis Pelayanan Kesehatan di RS Bhayangkara Semarang a. IGD (Instalasi gawat Darurat)
b. ICU
c. Rawat Jalan : 1. Poli Umum 2. Poli THT 3. Poli Saraf 4. Poli jiwa 5. Poli Anak 6. Poli Kulit 7. Poli Mata
8. Poli Gigi & mulut
9. Poli Kebidanan & Kandungan 10. Poli Penyakit Dalam
11. Poli Bedah Umum d. Laborat
e. Radiologi f. Kamar operasi
g. PPT ( Pusat Pelayanan Terpadu ) : Kasus visum-visum h. Apotik
i. Instalasi DokPol ( Kedokteran dan Kepolisian ) j. Rawat Inap
Terdapat 4 Ruang untuk Rawat Inap di RS. Bhayangkara yaitu : 1. Seruni ( Khusus Ruang Inap Bagi Anak)
2. Flamboyan Mawar (F/M) adalah ruang rawat inap khusus pasien dewasa, tetapi di ruang ini yang membedakannya yaitu flamboyan khusus pasien dewasa laki-laki sedangkan Mawar adalah khusus pasien dewasa perempuan, dan untuk kelas II dan III.
3. Melati (khusus ruang inap ibu hamil)
4. Cendana merupakan ruang rawat inap khusus dewasa laki-laki dan perempuan untuk kelas VIP dan kelas I.
B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis RS Bhayangkara Semarang 1. Struktur Organisasi Rekam Medis
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Sumber : Protap RS Bhayangkara Semarang
KARUMKIT
KBP.dr.DIDIET SETIOBOEDI,spTHT-KL,DFM
KA SUBBAG BINFUNG KOMPOL KUSMIYATI,Spd
KA UNIT REKAM MEDIS PRAPTI HANDAYANI KAUR SIM REKAM MEDIS
dr. ARIS JATI M,SPOT WAKARUMKIT
AKBP Drs.DJOKO RIJANTO,Apt
PENDAFTARAN PRIHATIN
CATUR
ASSEMBLING TITIK TRI MINARSIH
CODING &
INDEKSING ATIKA RIZKY
PELAPORAN DAN ANALISA
EKA SETYA
FILING HASANAH
2. Tugas Pokok dan Fungsi Unit Rekam Medis
a) Tugas Pokok dan Fungsi TPPRJ
1) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat dirawat jalan.
2) Melakukan pencatatan pendaftaran (registrasi).
3) Menyediakan formulir-formulir rekam medis dalam folder DRM bagi pasien yang baru pertama kali berobat (pasien baru) dan pasien yang datang pada kunjungan berikutnya (pasien lama).
4) Mengarahkan pasien ke unit rawat jalan atau poliklinik yang sesuai dengan keluhannya.
5) Memberi informasi tentang pelayanan di rumah sakit atau puskesmas yang bersangkutan.
b) Tugas Pokok dan Fungsi URJ
Mencatat data-data hasil pelayanan klinis kedalam formulir rekam medis rawat jalan meliputi :
1) Anamnesa.
2) Pemeriksaan fisik.
3) Pemeriksaan penunjang (laboratorium,rontgen,dll).
4) Diagnosis.
5) Terapi.
6) Tindakan (bila ada).
7) Hasil akhir pelayanan.
c) Tugas Pokok dan Fungsi UGD 1) Melakukan pencatatan
2) Identitas pasien.
3) Hasil-hasil pelayanan UGD.
4) Hasil-hasil kegiatan pelayanan
d) Tugas Pokok dan Fungsi TPPRI
Yaitu mencatat mutasi pasien rawat inap yaitu keluar masuknya pasien di bangsal rawat rawat inap sehingga dapat diperoleh informasi yang akurat tentang tempat tidur (TT) yang kosong dan nama-nama pasien yang sedang dirawat inap.
e) Tugas Pokok dan Fungsi URI
1) Mencatat semua hasil-hasil pelayanan ke dalam formulir rawat inap yang sesuai.
2) Mencatat mutasi pasien pada formulir SHRI pada waktu yang telah ditentukan yang disebut cut off time (batas waktu pencatatan).
3) Mencatat kegiatan rawat inap pada register pasien rawat inap.
4) Membuat laporan kegiatan rawat inap.
f) Tugas Pokok dan Fungsi IPP
1) Mencatat hasil-hasil pemeriksaan atau pengobatan penunjang berdasar permintaan dokter.
2) Menyampaikan hasil-hasil tersebut kepada dokter yang meminta atau ke unit rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap.
3) Mencatat kegiatan pelayanan penunjang.
4) Melaporkan hasil-hasil kegiatan pelayanan penunjang.
e) Tugas Pokok dan Fungsi Asembling
1) Merakit kembali formulir-formulir dalam DRM dari rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap menjadi urut atau runtut sesuai dengan kronologi penyakit pasien yang bersangkutan.
2) Meneliti kelengkapan data yang tercatat di dalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya.
3) Mengendalikan DRM yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap.
4) Mengendalikan penggunaan nomor rekam medis.Mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan nomor rekam medis.
g) Tugas Pokok dan Fungsi Koding dan Indeksing (K / I)
1) Mencatat dan meneliti serta menetapkan kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter, kode penyakit dari tindakan medis yang ditulis dokter atau petugas medis lainnya dan kode sebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan dokter.
2) Mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks penyakit, indeks operasi atau tindakan medis, indeks sebab kematian dan indeks dokter sesuai dengan ketentuan mencatat indeks.
3) Menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan menyimpan indeks.
4) Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian (mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks operasi dan indeks sebab kematian.
h) Tugas Pokok dan Fungsi Filing
1) Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM.
2) Mengambil kembali (retrief) DRM untuk berbagai keperluan.
3) Menyusutkan (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.
4) Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.
5) Menyimpan DRM yang dilestarikan ( diabadikan).
6) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
i) Tugas Pokok dan Fungsi Analising dan Reporting (A / R)
1) Mengumpulkan data kegiatan rumah sakit dari sensus harian yang dicatat oleh petugas unit pelayanan pencatatan data kegiatan rumah sakit.
2) Merekap sensus harian sebagai dasar laporan kegiatan rumah sakit.
3) Mengumpulkan dan mengolah data penyakit rawat jalan dan rawat inap sebagai dasar laporan morbiditas.
4) Mengumpulkan dan mengolah data penyakit khusus rawat inap dan status imunisasi sebagai dasar laporan surveilans terpadu.
5) Mengumpulkan dan mengolah data dasar rumah sakit sebagai dasar laporan keadaan rumah sakit.
6) Mengumpulkan dan mengolah data keadaan ketenagaan sebagai dasar laporan keadaan ketenagaan.
7) Mengumpulkan dan mengolah data peralatan medis dan data kegiatan kesehatan lingkungan.
8) Mengumpulkan dan mengolah data infeksi nosokomial untuk laporan kegiatan pengendalian infeksi nosokomial.
C. Hasil Penelitian
1. Tugas Pokok dan Fungsi Petugas Filing
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di RS Bhayangkara Semarang terdapat 8 orang petugas filing, adapun fungsi petugas filing adalah sebagai berikut :
a. Mencari DRM untuk berbagai keperluan.
b. Menerima DRM yang sudah lengkap dan sudah diberi kode penyakit oleh koding.
c. Menyimpan DRM dengan sistem penyimpanan Desentralisasi, menata DRM dengan sistem penjajaran yang digunakan adalah TDF (Terminal Digit Filing) .
d. Memelihara DRM dan Mencegah Kerusakan DRM e. Memisahkan penyimpanan DRM Aktif ke Inaktif f. Melakukan Retensi
2. Penyimpanan DRM Inaktif
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di RS Bhayangkara Semarang pelaksanaan sistem penyimpanan DRM Inaktif tersebut ditumpuk berdasarkan dua angka akhir no rekam medis di ruang tempat penyimpanan inaktif. Dokumen yang sudah di retensi dari aktif ke inaktif. Diretensi berdasarkan tanggal terakhir berobat yaitu dengan jangka waktu 5 tahun terakhir. Setelah di urutkan DRM lalu diikat dan ditumpuk di ruang tempat penyimpanan DRM Inaktif, tanpa adanya perawatan khusus dari petugas. DRM tersebut di catat di buku retensi.
3. Kebijakan pengelolaan DRM Inaktif
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di RS Bhayangkara Semarang belum ada kebijakan yang mengatur tentang pengelolaan DRM Inaktif. Setelah DRM dipisahkan dari aktif ke inaktif dokumen diurutkan berdasarkan dua angka terakhir no rekam medis.
Dokumen diikat dan ditumpuk di tempat penyimpanan DRM Inaktif. DRM Inaktif tersebut hanya di biarkan menumpuk di ruang penyimpanan dan belum di lakukan nilai guna, selain itu tidak adanya pemeliharaan khusus oleh petugas, sehingga banyak terdapat dokumen yang sudah rusak dan rapuh karena penumpukan yang terlalu lama dan sebagian di makan rayap. Bahkan isi dari DRM tersebut sulit untuk di baca.
4. Protap nilai guna
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di RS Bhayangkara Semarang tidak ada protap yang mengatur tentang pelaksanaan nilai guna. Dengan tidak adanya protap atau pun kebijakan yang tertulis tentang pelaksanaan nilai guna DRM, maka tidak ada tindak
lanjut terhadap DRM yang sudah Inaktif, DRM hanya diikat dan dibiarkan menumpuk begitu saja di ruang penyimpanan.
5. Persiapan Nilai Guna
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di RS Bhayangkara Semarang belum pernah melakukan kegiatan nilai guna terhadap DRM yang sudah Inaktif, dari pertama kali rumah sakit berdiri hingga sekarang. Berdasarkan hasil wawancara terhadap Kepala Rekam Medis dan petugas filing penyebab belum di lakukan kegiatan nilai guna adalah karena belum adanya tenaga khusus untuk melaksanakan kegiatan nilai guna tersebut. Selain itu karena tidak adanya sarana dan prasarana serta tempat penyimpanan permanen untuk menyimpan DRM tersebut.
PEMBAHASAN
1. Tugas Pokok dan Fungsi Petugas Filing
Berdasarkan hasil penelitian di RS Bhayangkara Semarang tentang tugas pokok dan fungsi petugas filing, Sebagian fungsi maupun tugas pokok filing sudah dilaksanakan sesuai dengan fungsinya seperti :
a. Mencari DRM untuk berbagai keperluan
b. Menerima DRM yang sudah lengkap dan sudah diberi kode penyakit oleh koding
c. Menyimpan DRM dengan sistem penyimpanan Desentralisasi, menata DRM dengan sistem penjajaran yang digunakan adalah TDF (Terminal Digit Filing).
d. Memelihara DRM dan mencegah kerusakan DRM e. Memisahkan penyimpanan DRM aktif ke inaktif f. Melakukan retensi
Dari tugas pokok dan fungsi filing yang sudah dilaksanakan masih ada yang belum sesuai dengan teori menurut Kementrian Kesehatan Republik Indonesia adalah sebagai berikut :
a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis.
45
b. Mengambil kembali (retriv dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan).
c. Menyusutkan (meretensi) dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.
d. Memisahkan penyimpanan dokumen inaktif dan dokumen aktif
e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis
f. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan (diabadikan).
g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.(16)
Berdasarkan fungsi petugas filing menurut teori bagian e, f, dan g, bahwa petugas filing RS Bhayangkara Semarang belum melaksanakan tugasnya yaitu membantu dalam pelaksanaan nilai guna DRM inaktif. Menurut teori bahwa kegiatan nilai guna DRM inaktif dilakukan oleh tim nilai guna, kegiatan nilai guna bukan kegiatan yang bisa dijalankan sendiri oleh petugas filing, Tetapi harus dilaksanakan oleh tim khusu yang dibentuk oleh Direktur Rumah Sakit atau pimpinan fasilitas pelayanan kesehatan.
Nilai guna terdiri atas nilai guna primer yaitu berkas rekam medis didasarkan pada kegunaan berkas rekam medis bagi rumah sakit. Nilai guna sekunder yaitu sebagai
pembuktian, sejarah (abadi) yang harus melibatkan dokter, ahli forensik, perawat senior dan lain-lain.(17)
2. Penyimpanan DRM Inaktif
DRM inaktif adalah DRM yang sudah dinyatakan tidak digunakan lagi. Cara mengetahui DRM tersebut inaktif dengan cara melihat tanggal terakhir berobat dihitung minimal 5 tahun. Cara penyimpanan DRM inaktif disimpan berdasarkan tanggal terakhir berobat pasien serta dikelompokkan per jenis penyakit. Batas waktu penyimpanan DRM inaktif yaitu 2 tahun.(2)
Di RS Bhayangkara Semarang penyimpanan DRM inaktif lebih dari 2 tahun. DRM inaktif di RS Bhayangkara Semarang disimpan dengan ditumpuk dan diikat berdasarkan dua angka terakhir no rekam medis.
3. Kebijakan Pengelolaan DRM Inaktif
Kebijakan adalah suatu standart atau pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Kebijakan merupakan dokumen level tertinggi berupa pernyataan organisasi mengenai tujuan organisasi, mengapa mereka melakukan hal itu dan komitmen apa yang akan dilakukan organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.(12)
Di RS Bhayangkara Semarang belum ada kebijakan untuk pengelolaan DRM inaktif, dan hal ini tidak sesuai dengan teori. Dengan tidak adanya kebijakan pengelolaan DRM inaktif untuk selanjutnya, maka para petugas tidak melakukan pelaksanaan nilai guna DRM inaktif, hal tersebut mengakibatkan terjadinya penumpukan serta kerusakan DRM
inaktif yang seharusnya di nilai guna serta hilangnya nilai guna pada sebuah DRM pasien tersebut. Selain itu tidak adanya tempat permanen bagi DRM inaktif dikarenakan gedung Rumah Sakit sedang dilakukan renovasi. Dan untuk penyimpanan DRM inaktif hanya diletakkan dan ditumpuk di lantai 2 gedung Rumah Sakit yang belum jadi sepenuhnya.
4. Protap (Prosedur Tetap) Nilai Guna
Prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan tugas menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang yang berarti prosedur adalah suatu tata kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap dan telah ditentukan.(18)
Dari hasil penelitian di RS Bhayangkara Semarang belum ada protap yang mengatur tentang pelaksaan nilai guna sehingga proses nilai guna tidak dapat dilakukan, selain itu tidak adanya tim khusus untuk melakukannya. Dengan tidak adanya protap tertulis yang mengatur tentang pelaksanaan nilai guna menyebabkan penumpukan serta kerusakan DRM inaktif yang seharusnya di nilai guna.
Hal ini seharusnya dapat menjadi pertimbangan rumah sakit untuk memperbaiki dan membuat protap serta kebijakan yang mengatur tentang pelaksanaan nilai guna. Agar pelaksanaan nilai guna segera dilakukan melihat sudah banyaknya dokumen yang menumpuk serta mengalami kerusakan pada ruang penyimpanan, sehingga nilai guna dari DRM inaktif tersebut tidak akan hilang.
