7 2.1. Konsep Dasar Sistem
Sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Teori sistem secara umum pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding dalam Sutabri (2012:3) menekankan
“Pentingnya perhatian terhadap setiap bagian yang membentuk sebuah siastem. Kecenderungan manusia yang mendapat tugas untuk memimpin organisasi adalah dia terlalu memusatkan perhatiannya pada salah satu komponen sistem organisasi. Teori sistem mengatakan bahwa setiap unsur pembentuk organsasi itu penting dan harus mendapat perhatian yang utuh supaya manajer dapat bertindak lebih efektif. Yang dimaksud unsur atau komponen pembentuk organisasi disini bukan hanya bagian-bagian yang tampak secara fisik, tetapi juga hal-hal yang mungkin bersifat abstrak atau konseptual, seperti misi, pekerjaan, kegiatan, kelompok informal, dan lain sebagainya”.
2.1.1. Pengertian Sistem
Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Sistem juga merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Ada beberapa pakar yang berpendapat dalam mendefinisikan suatu sistem, namun tetap pada satu tujuan.
Menurut Norman L. Enger dalam Sutabri (2012:7) menyatakan
“Bahwa suatu sistem dapat terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi.” Sedangkan
Menurut Prof. Dr. Atmosudirjo dalam Sutabri (2012:7) menyatakan “Bahwa suatu sistem terdiri atas objek-objek atau unsur- unsur komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu”.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri (2012:13) “Model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus”. Selain itu sebuah sistem
juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah :
1. Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, komponen sistem dapat berupa suatu subsistem.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya dan dapat memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisah.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar sistem adalah bentuk apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem adalah media penghubung antara subsistem dengan subsistem yang lain. Melalui penghubung ini diharapkan sumber-sumber daya yang mengalir dari subsistem ke subsistem lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa masukkan pemeliharaan (maintenance input) dan masukkan sinyal (signal input).
6. Keluaran Sistem (Output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objectives)
Sasaran sistem adalah semua yang harus dicapai oleh sistem.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Menurut Sutabri (2012:15) menyatakan bahwa “Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi didalam sistem tersebut”. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, seperti contoh sistem yang bersifat abstrak, sistem alamiah, sistem yang bersifat deterministik, dan sistem yang bersifat terbuka dan tertutup.
1. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sedangkan sistem fisik (physical system) merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manuasia, misalnya sistem perputan bumi, terjadinya siang malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia (human made systems) merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut human machine system. Sistem informasi berbasis komputer merupakan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem tertentu dan sistem tak tentu
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program- program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat
probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup dan sistem terbuka
Sistem tertutup (closed systems) merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar.
Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
2.1.4. Pengertian Informasi
Menurut Sutabri (2012:22) Mengatakan bahwa “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengoalah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya”.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah yang menggambarkan suatu kejadian, sedangkan kejadian adalah suatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian nyata yang sering
terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya, transaksi penjualan adalah transaksi yang menggambarkan perubahan nilai suatu barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Nilai informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut, informasi dikatakan bernilai bila manfaat yang di peroleh lebih besar atau efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Dari kualitasnya suatu informasi tergantung dari beberapa hal yaitu:
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi mungkin banyak mengalami gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat waktu (timelines)
Informasi yang sampai kepada penerima tidak boleh terlambat.
Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini informasi bernilai mahal karena harus cepat dikirim dan didapat sehingga
memerlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkannya.
3. Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Relevansi informasi untuk setiap orang berbeda. Menyampaikan informasi tentang penyebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan tentunya kurang relevan. Akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model agar menghasilkan informasi. Di dalam kegiatan suatu perusahaan, misalnya dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktur yang merupakan data penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut belum dapat bercerita banyak kepada manajemen. Untuk keperluan pengambilan keputusan, faktur-faktur tersebut perlu diolah lebih lanjut sehingga menjadi informasi penjualan.
Data diolah melalui suatu model informasi. Penerima akan menerima informasi tersebut untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang akan mengakibatkan munculnya sejumlah data lagi. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model, dan seterusnya sehingga membentuk suatu siklus.
Siklus inilah yang disebut sebagai siklus informasi (information cycle):
Sumber: Sutabri (2012:26)
Gambar II.1 Siklus Informasi
2.1.5. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:38) menyatakan bahwa:
“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu”.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data,
dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1. Blok Masukan (Input Block)
Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Komponen yang satu ini adalah komponen yang dibutuhkan dalam pengolahan informasi. Karena pada blok inilah suatu informasi dapat dilihat kegunaanya, apakah ia diteruskan diproses dalam suatu pengambilan keputusan atau tidak.
4. Blok Teknologi (Technologi Block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali (Control Block)
Didalam bagian ini hal yang dilakukan adalah perlu merancang dan menerapkan hal-hal yang dapat mencegah ataupun mengatasi kesalahan yang bisa saja terjadi.
2.1.6. Pengertian Sistem Informasi Inventory
Menurut Ristono (2009:12) inventory atau persediaan adalah suatu teknik untuk manajemen material yang berkaitan dengan persediaan. Manajemen material dalam inventory dilakukan dengan beberapa input yang digunakan yaitu permintaan yang terjadi (demand) dan biaya-biaya yang terkait dengan penyimpanan, serta biaya apabila terjadi kekurangan persediaan (shortage). Secara teknis, inventory adalah suatu teknik yang berkaitan dengan penetapan terhadap besarnya persediaan bahan yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan operasi produksi, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan barang yang seharusnya dilakukan oleh
perusahaan. Penetapan jadwal dan jumlah pemesanan yang harus dipesan merupakan pernyataan dasar yang harus terjawab dalam pengendalian persediaan. Pengendalian pengadaan persediaan perlu diperhatikan karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya persediaan. Oleh sebab itu, persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung resiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses produksinya. Oleh karenanya diharapkan terjadi keseimbangan dalam pengadaan persediaan sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan dapat memperlancar jalannya proses poduksi.
2.1.7. Basis Data
Menurut Fathansyah (2015:2) menjelaskan bahwa “Basis Data terdiri atas dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang berwujudkan dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya”. Sebagai satu kesatuan istilah, basis data
(Database) sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti:
1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file atau tabel atau arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
Basis data dan lemari arsip sesungguhnya memiliki prinsip kerja dan tujuan yang sama. Prinsip utamanya adalah pengaturan data atau prinsip. Dan tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data atau arsip. Perbedaannya hanya terletak pada media penyimpanan yang digunakan. Jika lemari arsip menggunakan lemari besi atau kayu sebagai media penyimpanan, maka basis data menggunakan media penyimpanan elektronis seperti cakram magnetis (magnetic disk atau disingkat sebagai disk saja). Hal ini merupakan konsekuensi yang logis, karena lemari arsip langsung dikelola oleh manusia, sementara basis data dikelola melalui perantara mesin pintar elektronis (yang kita kenal sebagai komputer).
Satu hal yang juga harus diperhatikan, bahwa basis data bukan hanya sekedar penyimpanan data secara elektronis (dengan bantuan komputer). Artinya tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronis bisa disebut basis data. Kita dapat menyimpan dokumen berisi data dalam file teks (dengan program pengolah kata), file spread sheet, dan lain-lain, tetapi tidak bisa disebut sebagai basis data. Hal ini, karena di dalamnya tidak ada pemilihan dan pengelompokkan data sesuai jenis data. Kelak ketika file-file tersebut sudah cukup banyak, maka situasi ini tentu akan menyulitkan pencarian data tertentu. Yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan, pemilihan, pengelompokkan, pengorganisasian data yang akan kita simpan sesuai fungsi atau jenisnya. Pemilihan, pengelompokkan, pengorganisasian ini dapat berbentuk sejumlah tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom-kolom (field) data dalam setiap tabel.
A. Microsoft Access
Menurut Suarna (2007:11) Microsoft Office Access sebuah program aplikasi untuk mengolah database (basis data) model relasional, karena terdiri dari lajur baris dan kolom. Selain itu Microsoft Acces merupakan program aplikasi yang sangat mudah dan sangat familiar dalam pembuatan dan perancangan sistem manajemen database. Microsoft Access saat ini banyak digunakan dalam pembuatan aplikasi program yang sangat sederhana dan mudah, sedangkan program yang sejenis
dengan Microsoft Access antara lain lain yaitu: Fox pro, visual fox pro, fox base, Dbase, paradox dan lain-lain.
B. Microsoft Visual Basic
“Microsoft Visual Basic merupakan sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan Intergrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis operasi Microsoft Windows menggunakan model pemrograman (COM)” Stefano (2014:2).
Visual Basic Merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat. Beberapa bahasa skrip seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan Visual Basic Scripting Edition (VB-Script), mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang berbeda.
2.1.8. Model Pengembangan Perangkat Lunak
Menurut Shalahuddin (2015:28) dalam buku rekayasa perangkat lunak menjelaskan Model Air Terjun (waterfall) sering juga disebut model Sequential Linier. Metode pengembangan sistem yang paling tua dan paling sederhana. Cocok untuk pengembangan perangkat lunak dengan spesifikasi yang tidak berubah-ubah. Model ini menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sequential atau terurut dimulai dari analisa, desain, pengkodean, pengujian dan tahap pendukung.
Sistem / Rekayasa Informasi
Analisa Desain Pengkodean Pengujian
Sumber : Rosa dan Shalahuddin (2013:29)
Gambar II.2
Ilustrasi Model Waterfall
1. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahapan ini perlu untuk di dokumentasikan.
2. Desain
Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat di implementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu di dokumentasikan.
3. Pembuatan kode program
Desain harus di translasikan ke dalam program perangkat lunak.
Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.
4. Pengujian
Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji.
5. Pendukung (Support) atau Pemeliharaan (Maintenance)
Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahaan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru.
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Dalam rancangan suatu sistem perlu adanya peralatan pendukung (tools system), seperti :
2.2.1. Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Sutabri (2012:116) mengatakan bahwa DFD (data flow diagram) adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automatic atau komputerisasi, manualisasi, atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Simbol-simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat DFD yang lazim digunakan, terdiri dari empat simbol yaitu:
Tabel II.1
Simbol Data Flow Diagram
EXTERNAL ENTITY Digunakan untuk menggambarkan suatu
sumber atau tujuan pada arus data
Staff, Manager, Direktur, Supplier
DATA FLOW Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang
berjalan
Slip Gaji, Surat Jalan,
PO, Faktur
PROCESS
Simbol ini digunakan untukmengga mbarkan aliran
data yang bejalan
Perhitungan Gaji, Pembayaran Gaji.
DATA STORE Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data yang
diperlukan.
Arsip Surat Jalan, Arsip PO, Arsip Slip
Gaji
Sumber : Sutabri (2012:116)
1. Aturan Main DAD
Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :
1. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
2. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
3. Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
2. Langkah-langkah di dalam membuat diagram alir data dapat dibagi menjadi 3 (tiga) tahap, yaitu terdiri dari :
1. Diagram Konteks, yaitu diagram yang dibuat untuk menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol, yaitu diagram yang dibuat untuk menggambarkan tahapan proses secara lebih terperinci dari tahapan proses pada diagram konteks.
3. Diagram Detail, yaitu diagram yang dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
2.2.2. Kamus Data (Data Dictionary)
Menurut M.Shalahudin (2016:73) “Kamus data adalah kumpulan data yang memberikan informasi mengenai deskripsi formal
dari elemen-elemen yang ada pada Diagram Alir Data (DAD). Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem”.
Tabel II.2
Simbol Kamus Data
No. Simbol Uraian
1. = Terdiri dari
2. + Dan
3. [ ] Baik.. atau..
4. { } Bernilai banyak
5. ( ) Data opsional
6. *…* Batas Komentar
Sumber : M.Shalahudin (2016:73)
Kamus data juga berfungsi untuk menghindari kata-kata yang sama, karena disusun abjad. Maka kamus data memuat hal-hal sebagai berikut:
a. Nama Arus Data
Nama arus data digunakan untuk menjelaskan tentang sesuatu arus data tertentu pada DAD.
b. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan.
c. Bentuk Data
Data yang mengalir dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer.
d. Arus data
Arus data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana data akan menuju.
e. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data.
f. Periode
Periode menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan
g. Volume
Volume perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data.
h. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen data.
2.2.3. Notasi Kamus Data
Menurut Sutabri (2010:172) “Kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan yang disebut notasi”. Notasi pada kamus data dibagi menjadi 2 macam yaitu sebagai berikut :
1. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data.
Tabel II.3 Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X Setiap Karakter
9 Angka Numerik
A Karakter Alfabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
. Titik, sebagai pemisah , Koma, sebagai pemisah pecahan - Hypen, sebagai tanda penghubung / Slash, sebagai tanda pembagi Sumber : Modul Komunikasi Data Bina Sarana Informatika
2. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya.
Tabel II.4 Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= Terdiri dari Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari
(CONSIST OF) atau sama dengan (IS EQUIVALEN OF)
+ And (dan)
( ) Pilihan (boleh ya atau tidak) { } Iterasi atau pengulangan proses
[ ] Pilih salah satu pilihan
] Pemisah pilihan di dalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (key field)
Sumber : Modul Komunikasi Data Bina Sarana Informatika
2.2.4 ERD (Entity Relationship Diagram)
Menurut Fathansyah (2015:81) “Model Entity-Relationship yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari ‘dunia nyata’ yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R)”.
Tabel II.5 Simbol ERD
Simbol Keterangan
Entitas/entity Entitas merupakan data inti yang akan disimpan ,pada tabel data,basis data,benda yang memiliki data dan harus disimpan datanya agar dapat diakses oleh aplikasi komputer.
Atribut
Nama_atribut
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas
Atribut kunci primer Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas dan digunakan sebagai kunci akses record yang diinginkan, biasanya Nama_entitas
Nama_kunci primer
berupa id; kunci primer dapat lebih dari satu kolom, asalkan kombinasi dari beberapa kolom tersebut dapat bersifat unik(berbeda tanpa ada yang sama)
Atribut multinilai/multivalue
Nama_atribut
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas yang dapat memiliki nilai lebih dari satu
Relasi
Nama_relasi
Relasi yang menghubungkan antar entitas;
biasanya diawali dengan kata kerja
Asosiasi/assosication
Penghubung antara relasi dan entitas dimana dikedua ujungnya memiliki multiplicity kemungkinan jumlah pemakaian
Sumber: Rekayasa Perangkat Lunak ( Shalahudin 2015:50) A. Entitas (Entity)
Menurut Fathansyah (2015:75) “Entitas merupakan individu yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain”. Sebuah kursi yang kita duduki, seseorang yang menjadi pegawai di sebuah perusahaan dan sebuah mobil yang melintas di depan kita adalah Entitas.
B. Atribut (Attributes/Properties)
Menurut Fathansyah (2015:76) “Setiap Entitas pasti memiliki atribut yang mendeskripsikan karakteristik (properti) dari entitas tersebut”.
Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, penentuan atribut-atribut yang relevan bagi sebuah entitas merupakan hal penting lainnya dalam pembentukan model data. Kelak akan kita lihat, karena proses normalisasi atau pertimbangan-pertimbangan tertentu, ada sejumlah atribut yang tidak ada di ‘dunia nyata’ tapi perlu kita tambahkan. Yang relevan untuk lebih diperhatikan dalam pembuatan Model E-R adalah kedudukan atribut dalam entitas. Harus dapat kita bedakan atau ketahui, mana atribut yang berfungsi sebagai Key Primer (Primary Key) dan mana yang bukan (atribut deskriptif).
C. Relasi (Relationship)
Menurut Fathansyah (2015:77) “Relasi menunjukkan adanya hubungan di antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda”. Berikut adalah contoh penggambaran relasi antar himpunan entitas lengkap dengan kardinalitas relasi dan atribut-atribut nya:
1. Relasi satu-ke-satu (one-to-one)
Adanya relasi antara himpunan entitas dosen dengan himpunan entitas Jurusan. Himpunan relasinya kita beri nama ‘Mengepalai’. Para relasi ini, setiap dosen paling banyak mengepalai satu jurusan (walaupun
memang tidak semua dosen yang menjadi ketua jurusan). Dan setiap jurusan pasti dikepalai oleh paling banyak satu orang dosen. Maka contoh penggambarannya adalah:
Nama_dos Alamat_dos Nama_dos Kode_jur Kode_jur Nama_jur
Dosen Mengepalai Jurusan
1 1
Sumber: Fathansyah, Basis Data (2015:82)
Gambar II.3 Diagram E-R Relasi Satu Ke Satu 2. Relasi satu-ke-banyak (one-to-many)
Adanya relasi antara himpunan entitas Dosen dengan himpunan entitas Kuliah. Himpunan relasinya kita namakan ‘Mengajar’. Pada relasi ini, setiap dosen dapat mengajar lebih dari satu mata kuliah, sedang setiap mata kuliah diajar hanya oleh paling banyak satu orang dosen. Maka contoh penggambarannya adalah:
Nama_dos
Alamat_dos
Nama_dos Kode_jur Kode_jur Nama_jur
Dosen Mengepalai Jurusan
1 N
Waktu ruang SKS semester
Sumber: Fathansyah, Basis Data (2015:83)
Gambar II.4 Diagram E-R Relasi Satu Ke Banyak
3. Relasi banyak-ke-banyak (many-to many)
Adanya relasi antara himpunan entitas Mahasiswa dengan himpunan entitas Kuliah. Himpunan relasinya kita namakan ‘Mempelajari’. Pada relasi ini, setiap mahasiswa dapat mempelajari lebih dari satu mata kuliah. Demikian juga sebaliknya, setiap mata kuliah dapat dipelajari oleh lebih dari satu orang mahasiswa. Maka penggambarannya adalah:
nim
Alamat_mhs
nim Kode_kul Kode_kul Nama_kul
Mahasiswa Mempelajari Jurusan
N N
Indeks_nilai SKS semester
Tgl_lahir nama_mhs
Sumber: Fathansyah, Basis Data (2015:84)
Gambar II.5 Diagram E-R Relasi Banyak Ke Banyak
D. Kardinalitas Atau Derajat Relasi
Menurut Fathansyah (2015:78) “Kardinalitas relasi menunjukkan maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain”. Kardinalitas relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas dapat berupa satu ke satu (one to one), satu ke banyak (one to many), banyak ke satu (many to one) dan banyak ke banyak (many to many).
1. Satu ke Satu (One to One)
Berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas himpunan entitas A.
Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4
Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4
A
B
Sumber: Fathansyah, Basis Data (2015:79)
Gambar II.6 Kardinalitas Relasi Satu Ke Satu 2. Satu ke Banyak (One to Many)
Yang berarti setiap entitas pada himpunan A dan dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
Entitas 1
Entitas 2 Entitas 3
Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5
A B
Sumber: Fathansyah, Basis Data (2015:80)
Gambar II.7 Kardinalitas Relasi Satu Ke Banyak 3. Banyak ke Satu (Many to One)
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B
Entitas 1
Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4
Entitas 5
Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3
A
B
Sumber: Fathansyah, Basis Data (2015:80)
Gambar II.8 Kardinalitas Relasi Banyak Ke Satu
4. Banyak ke Banyak (Many to Many)
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.
Sumber: Fathansyah, Basis Data (2015:80)
Gambar II.9 Kardinalitas Relasi Banyak Ke Banyak E. Varian Relasi
Menurut Fathansyah (2015:96) menjelaskan bahwa “Relasi yang terjadi di atara dua himpunan entitas yang berbeda disebut sebagai relasi biner (binary relation), yang merupakan relasi paling umum digunakan”. Namun, demikian ada kalanya kita juga menggunakan relasi yang hanya melibatkan sebuah himpunan entitas atau lebih dari dua himpunan entitas.
1. Relasi Tunggal (Unary Relation)
Relasi Tunggal merupakan relasi yang terjadi dari sebuah himpunan entitas ke himpunan entitas yang sama, dan unary sering disebut dengan relasi tunggal.
Sumber: Fathansyah, Basis Data (2015:97)
Gambar II.10 Relasi Tunggal (Unary Relation)
2. Relasi Multi Entity (N-ary Relation)
Relasi Multi Entity merupakan relasi dari 3 (tiga) himpunan entitas atau lebih. Bentuk relasi semacam ini sedapat mungkin dihindari, karena akan menghaburkan derajat relasi yang ada dalam relasi tersebut.
Sumber: Fathansyah, Basis Data (2015:98)
Gambar II. 11 Relasi Multi Entitas
2.2.5. LRS (Logical Record Structure)
Menurut Hasugian dan Shidiq (2012:608) memberikan batasan bahwa LRS adalah “sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah diagram E-R akan mengikuti pola atau aturan permodelan tertentu dalam kaitannya dengan konvensi ke LRS”. Perubahan yang terjadi yaitu mengikuti aturan-aturan sebagai berikut:
1. Setiap entitas akan diubah kebentuk kotak.
2. Sebuah atribut relasi disatukan dalam sebuah kotak bersama entitas jika hubungan yang terjadi pada diagram E-R 1:M (relasi bersatu dengan cardinality M) atau tingkat hubungan 1:1 (relasi bersatu dengan cardinality yang paling membutuhkan referensi).
3. Sebuah relasi dipisah dalam sebuah kotak tersendiri (menjadi entitas baru) jika tingkat hubunganya M:M (many to many) dan memiliki foreign key sebagai primary key yang diambil dari kedua entitas yang sebelumnya saling berhubungan.
Anggota
Id_Anggota (PK) Password Nama Jk Tempat Lahir Alamat Email Hp Foto
Pengembalian
No_Kembali (PK) Tgl_Kembali Jumlah No_Pinjam(FK)
Denda Id_Denda(PK) Jml_Denda No_Kembali(F K)
Penerimaan No_Terima (PK) Tgl_Terima Jumlah Terima No_Pengajuan(FK) Subtotal Total KdPetugas
Peminjaman No_Pinjam (PK) Tgl_Pinjam Jumlah Id_Buku Id_anggota
Buku Id_Buku(PK) Judul Terbit Penerbit Halaman Jumlah Peroleh Kategori Tanggal
Pengajuan No_Pengajuan (PK) Tgl_Pengajuan Total KdPetugas
DetailPengajuan
No_Pengajuan (PK) Id_Buku Jumlah Subtotal Id_Anggota
No_Pinjam
No_Kembali
Id_Buku
No_Pengajuan
Sumber: Jurnal Pilar Nusa Mandiri Vol. XII, No.2 September 2016
Gambar II. 12 Logical Record Structure
Logical Record Structure dibentuk dengan nomor dari tipe record.
Beberapa tipe record digambarkan dengan oleh kotak empat persegi panjang dan dengan nama yang unik. Perbedaan LRD dengan E-R diagram adalah nama tipe record berada diluar kotak field tipe record ditempatkan.
Logical record structure terdiri dari link-link diantara tipe record . link ini menunjukan dari satu tipe record. Penggambaran LRS mulai dengan menggunakan yang dimengerti. Dua metode yang dapat digunakan, mulai dengan hubungan kedua model yang dapat
dikonverensikan ke LRS, metode yang lain dimulai dengan ER diagram dan langsung dikonversikan ke LRS.
2.2.6 Key Function
Menurut Sutabri (2012:140) , ada beberapa macam kunci (key function) yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan penghapusan, dan lainya, yaitu sebagai berikut:
1. Kunci Kandidat (Candidate Key)
Kunci kandidat adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entitas.
2. Kunci Primer (Primary Key)
Kunci primer adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.
3. Kunci Alternatif (Alternate Key)
Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Kerap kali kunci alternatif ini dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.
4. Kunci Tamu (Foreign Key)
Kunci tamu adalah satu atribut atau satu set atribut yang melengkapi satu relationship yang menunjukan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entitas anak dan sama dengan kunci primer induk direlasikan. Hubungan antara entitas induk dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak (one to many relationship).
2.2.7 Pengkodean
Menurut Kusbianto (2010:67) Kode digunakan untuk mengklasifikasi data, memasukan data kedalam komputer untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya.
Ada beberapa macam tipe kode antara lain:
1. Kode Mnemonic (Mnemonic code)
Kode Mnemonic digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat.
Kode Mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini.
2. Kode Urut (Sequential Code)
Kode Urut disebut juga kode seri merupakan kode yang nilainya urut antar satu kode dengan kode berikutnya.
3. Kode Blok ( Block Code)
Kode Blok mengklasifikasi item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar maksimum yang diharapkan.
4. Kode Grup ( Group Code)
Kode Grup merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap- tiap field kode mempunyai arti.
5. Kode Desimal (Decimal Code)
Mengklasifikasi kode atas dasar 10 unit angka decimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok.
Dalam merancang struktur kode yang baik harus memperhatikan beberapa hal berikut, yaitu:
1. Harus mudah diingat 2. Harus unik
3. Harus fleksibel 4. Harus efesien 5. Harus konsisten 6. Harus distandarisasi 7. Spasi dihindari
8. Hindari karakter yang mirip 9. Panjang harus baku
2.2.8. HIPO (Hirarchy Input Process Output)
Menurut Fatta (2007:147) “HIPO merupakan teknik untuk mendokumentasikan pengembangan suatu sistem yang dikembangkan oleh IBM”. HIPO dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan beberapa pengguna untuk kepentingan berbeda-beda, antara lain :
1. Seorang manager dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk memperoleh gambaran umum sistem.
2. Seorang programer menggunakan HIPO untuk menentukan fungsi- fungsi dalam program yang dibuatnya.
3. Programer juga dapat menggunakan HIPO untuk mencari fungsi - fungsi yang dimodifikasi cepat.
Perhatikan contoh gambar berikut:
Sumber :Al Fatta (2007 :148)
Gambar II.13 Diagram DIV dari HIPO
A. Jenis Diagram HIPO
Paket Hipo terdiri dari 3 jenis diagram, yaitu diagram daftar isi visual (visual table of content), diagram ringkas (overview diagram), dan diagram rinci (detail diagram).
1. Daftar Isi Visual (DIV)
Diagram ini memuat semua modul yang ada dalam sistem berikut nama dan nomornya, yang nantinya akan diperinci dalam diagram ringkas dan diagram rinci.
2. Diagram Ringkas
Diagram ringkas menerangkan input, proses dan output dari sistem diagram ringkas menggambarkan input dan output dari fungsi-fungsi yang telah didefinisikan dalam daftar isi visual.
3. Diagram Rinci
Diagram rinci HIPO digunakan untuk memperinci input, proses dan output yang telah digambarkan dalam diagram ringkas.
