2. DASAR TEORI
2.1 Gudang dan Sistem Manajemen Pergudangan
Gudang adalah lokasi untuk bahan baku, barang setengah jadi ataupun produk jadi untuk didistribusikan (Bowersox, 1978). Penyimpanan pada gudang diperlukan untuk menyesuaikan produk dengan kebutuhan konsumen. Sistem pergudangan yang baik diperlukan agar proses pemasukan, barang dapat berjalan dengan lancar.
Manajemen pergudangan dirancang untuk bisa mengurangi biaya-biaya yang ada di dalam gudang dengan cara melakukan proses penataan dan pengambilan barang yang efektif dan efisien. Sistem informasi manajemen pergudangan ini sering disebut dengan warehouse management system (WMS).
Menurut Harmon (1993), sistem pergudangan harus sederhana dan mudah dimengerti dengan tujuan:
Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan konsumen.
Menurunkan persediaan hingga tingkat terendah.
Meningkatkan produktivitas perusahaan.
2.2 Tata Letak Barang
Tata letak gudang adalah suatu hal yang penting. Menurut Apple (1990), membuat desain tata letak gudang tidak bisa sembarangan jika menginginkan fungsi atau peranan gudang bisa maksimal. Cara memaksimalkan fungsi gudang memerlukan perencanaan tata letak yang baik. Tujuan perencanaan dari bagian penyimpanan atau gudang diantaranya adalah:
Efektivitas penggunaan ruang
Memberikan material handling yang efisien
Meminimalkan biaya penyimpanan dengan memperhatikan tingkat layanan konsumen
Memberikan fleksibilitas yang maksimum
Menyediakan pengaturan aliran gudang yang baik.
Agar tujuan tersebut dapat tercapai perlu ditetapkan beberapa kriteria sebagai dasar untuk menentukan area penyimpanan. Prinsip - prinsip yang saling berhubungan harus memenuhi faktor komoditi dan faktor space utilization. Dalam faktor komoditi, terdapat karakteristik yang perlu diperhatikan dalam perencanaan tata letak gudang. Karakteristik dari komponen yang disimpan dalam gudang perlu diperhatikan dengan mempertimbangkan popularitas, kesamaan dan ukuran.
Beberapa karakteristik komponen yang penting dalam perencanaan tata letak gudang, yaitu:
Perishable materials (komponen yang mudah rusak)
Komponen yang mudah rusak memerlukan penanganan lebih dan umumnya memerlukan penanganan kontrol lingkungan yang serius serta penentuan shelf life.
Oddly shaped and crushable items (bahan bentuk khusus dan mudah rusak) Dalam gudang, terkadang ada komponen yang memiliki bentuk khusus dan mudah rusak. Komponen seperti ini umumnya tidak akan sesuai dengan area penyimpanan yang tersedia. Karenanya, untuk komponen dengan bentuk khusus ini akan diperlukan penanganan yang cenderung berbeda. Apabila komponen tersebut mudah rusak atau dapat rusak akibat ketidaksesuaian kelembaban maka metode penyimpanan serta jumlah unit penyimpanan yang dilakukan dalam penataan gudang harus disesuaikan.
Hazarduous materials (komponen berbahaya)
Beberapa komponen mungkin tergolong pada bahan yang berbahaya.
Contohnya seperti varnish, propane, cat dan bahan kimia lainnya yang umumnya mudah terbakar. Komponen-komponen ini di dalam gudang akan memerlukan tempat penyimpanan yang khusus dan terpisah.
Security Items (komponen dengan pengamanan khusus)
Memang bisa dikatakan bahwa hampir semua komponen dapat hilang tapi ada komponen yang membutuhkan pengamanan khusus. Sebaiknya, komponen dengan karakteristik ini diberi perlindungan tambahan di dalam area penyimpanan sehingga lebih terjaga dan potensi hilangnya berkurang.
Compability (kecocokan / kesesuaian)
Gudang mungkin akan menyimpan komponen-komponen dengan karakteristik yang membutuhkan penyesuaian dengan komponen lain. Misalnya untuk beberapa bahan kimia bisa tidak berbahaya ketika disimpan sendiri tetapi komponen tersebut mudah menguap ketika bercampur dengan unsur lain.
Selain itu, beberapa material mungkin tidak memerlukan penyimpanan khusus. Akan tetapi, komponen ini dapat dengan mudah terkontaminasi dengan material lain jika ditempatkan secara bersama-sama. Jika demikian, sangat perlu dipertimbangkan penyimpanan bercampur ini agar tidak menemui permasalahan dan tidak menimbulkan permasalahan tersendiri.
2.3 Cube Utilization and Honeycomb Loss
Cube utilization adalah persentase penggunaan area penyimpanan yang sudah ditentukan untuk produk tertentu. Utilitas penyimpanan pada area tersebut akan maksimal (100%) jika tidak ada ruang kosong atau tidak terpakai. Pada kenyataan di lapangan akan selalu ada tempat yang tidak terpakai karena jumlah barang yang datang dan keluar tidak selalu sama. Selain itu perlu disediakan ruang antar produk untuk mempermudah proses pengambilan barang. Ruang yang tidak terpakai ini disebut dengan honeycomb loss. Gambar 2.1 menunjukkan ada ruang kosong yang tidak terisi dan ruang tersebut disebut honeycomb loss.
Gambar 2.1 Honeycomb Loss (Sumber: Fitts Dept. of Industrial and Systems Engineering, Kay, 2015)
Jika honeycomb loss bertambah maka cube utilization akan berkurang dan sebaliknya jika honeycomb loss berkurang maka cube utilization akan membesar. Persamaan yang digunakan dalam perhitungan cube utilization adalah sebagai berikut:
CU(3-D) = 𝑥.𝑦.𝑧.∑ 𝑀𝑖
𝑁 𝑖=1
𝑇𝑆(𝐷) (2.1)
CU(2-D) =
𝑥.𝑦.∑ ( Mi𝐻) 𝑁
𝑖=1
𝑇𝐴(𝐷) (2.2)
Honeycomb loss = 𝑥. 𝑦. 𝑧. (𝐿(𝐷). 𝐷. 𝐻 − ∑𝑁𝑖=1𝑀𝑖) (2.3)
TS(D) = X . Y . Z (2.4)
X = x . L(D) (2.5)
Y = (y . D+A/2) (2.6)
Z = z . H (2.7)
dimana:
x = panjang y = lebar z = tinggi H = tumpukan
Mi = maksimal jumlah barang dari SKUi (stock keeping unit) M = maksimal jumlah barang dari semua SKU (stock keeping unit) N = nilai dari perbedaan SKU (stock keeping unit)
D = nilai jumlah baris
TS(D) = total ruang 3-D (berdasarkan baris dari gudang) TA(D) = total ruang 2-D (berdasarkan baris dari gudang) CU(3-D)= cube utilization (3-D)
CU(2-D)= cube utilization (2-D)
Kebutuhan berapa jumlah baris di butuhkan dan di hitung dengan persamaan berikut ini:
L(D) = ∑ 𝑀𝑖
𝐻 𝑁
𝑖=1
(2.8)
dimana:
L(D) = jumlah baris yang dibutuhkan
2.4 Definisi Standard Operating Procedure (SOP)
Standard Operating Procedure (SOP) memiliki beberapa definisi berdasarkan beberapa sumber, yaitu sebagai berikut:
Menurut Tambunan (2013) “SOP pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah atau tindakan dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis.”
Menurut Ekotama (2011) “SOP adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. SOP dibuat untuk menyederhanakan proses kerja supaya hasilnya optimal tetapi tetap efisien.”
2.4.1. Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)
Manfaat adanya SOP yang dibentuk dalam sebuah perusahaan adalah sebagai berikut:
SOP yang ditulis dengan baik, akan membantu memastikan tidak ada yang terlewatkan pada sebuah proses yang dilakukan.
SOP merupakan dokumen referensi bagi seseorang tentang bagaimana cara menyelesaikan suatu pekerjaan atau proses. SOP digunakan sebagai referensi oleh orang yang sudah biasa melakukan proses tersebut, maupun referensi pelatihan kerja bagi karyawan baru.
SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi kinerja. SOP memberikan pemahaman umum terkait dengan apa yang perlu dilakukan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
SOP dapat mengurangi variasi yang terjadi dalam sebuah sistem, yang dapat menghambat efisiensi kerja seseorang dan juga pengendalian mutu.
SOP menjelaskan tugas dari posisi masing-masing karyawan. SOP menuliskan dengan jelas bagian pekerjaan dari masing-masing karyawan, dengan begitu pekerjaan dapat terselesaikan dengan pembagian tugas yang tepat.
SOP mencegah karyawan mengambil langkah yang tidak tepat dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, karena karyawan mengerjakan pekerjaannya berdasarkan SOP yang ada.
SOP dapat mendorong karyawan untuk melakukan evaluasi secara berkala terkait pekerjaan yang dilakukan dan perbaikan terus menerus.
2.4.2. Metode Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)
Penyusunan SOP bergantung pada kondisi SOP yang sekarang dan langkah kedepan yang mau diterapkan terhadap SOP tersebut. Empat pilihan metode yang digunakan dalam penyusunan SOP adalah:
Penyusunan baru
Merupakan metode yang diterapkan dalam sebuah perusahaan untuk membuat prosedur operasional standar yang baru, yang sebelumnya belum ada. Perusahaan yang belum memiliki SOP menunjukkan dua kondisi ini:
a) Prosedur operasional benar-benar belum ada dalam perusahaan.
Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan yang benar-benar baru.
b) Prosedur operasional secara praktek telah ada atau sudah ditetapkan di dalam perusahaan, tetapi belum ada prosedur operasional standar yang didokumentasikan secara tertulis dan sistematis dalam bentuk pedoman SOP. Hal ini menyebabkan di dalam praktek sering terjadi perbedaan langkah-langkah yang dilakukan dalam suatu prosedur antara unit-unit atau karyawan perusahaan. Konsistensi perusahaan yang mengalami kondisi seperti yang sudah dijelaskan di atas termasuk rendah, karena belum ada pedoman yang baku terhadap setiap proses yang ada.
Pengembangan sebagian
Metode yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau memperbaiki pedoman SOP yang sudah dimiliki oleh perusahaan tersebut. Penambahan pedoman SOP yang baru tidak termasuk dalam metode ini. Metode ini dilakukan oleh sebuah perusahaan, karena beberapa kondisi yang terjadi.
Kondisi pertama yaitu adanya perubahan kebijakan organisasi, berikutnya yaitu jika terjadi perubahan kebijakan dan peraturan pemerintah yang berpengaruh terhadap pedoman SOP yang telah dibuat.
Pengembangan keseluruhan
Metode yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau memperbaiki pedoman SOP yang sudah dimiliki oleh organisasi tersebut. Perbedaan metode ini dengan metode pengembangan atau perbaikan sebagian adalah ruang lingkup SOP yang mengalami perbaikan adalah secara keseluruhan, baik sedikit maupun banyak. Ada beberapa kondisi yang menyebabkan organisasi menggunakan metode ini. Kondisi yang pertama yaitu ada perubahan format penyajian buku pedoman SOP yang sudah disetujui oleh organisasi bahwa format yang baru lebih mudah dipahami. Kondisi yang kedua yaitu terjadi perubahan pada struktur organisasi.
Pengembangan berkala
Metode yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau memperbaiki pedoman SOP yang sudah ada. Perbedaan metode ini dengan metode pengembangan sebagian dan keseluruhan adalah pengembangan ini lebih terjadwal, misal setiap tahun, tiga tahun sekali, dan lain-lain.
Pengembangan ini merupakan program kerja wajib organisasi yang dilaksanakan sesuai dengan keputusan bersama. Ruang lingkup pengembangan berkala bisa sebagian atau keseluruhan, bergantung pada kondisi pada saat pengembangan dilakukan. Pengembangan berkala dilakukan berdasarkan hasil diskusi dan masukan yang diperoleh orang yang bertanggung jawab melaksanakan pemeliharaan.
2.4.3. Format Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)
Sebuah SOP dapat disusun dengan beberapa cara dan format penyusunan. SOP merupakan persetujuan antara pembuat dengan organisasi atau
perusahaan. Format lebih detil pada bentuk SOP yang dibuat oleh sebuah perusahaan bisa saja tidak sama antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Tidak ada satupun format SOP yang “benar”, karena format SOP bergantung pada setiap perusahaan, yaitu format seperti apa yang menurut perusahaan mudah untuk dipahami oleh tim perusahaan dan bisa menginterpretasikan proses yang ingin dituangkan dalam SOP. Format SOP menurut Stup (2001) dibagi menjadi empat jenis yaitu Simple Steps, Hierarchical Steps, Graphic Procedures, dan Flowchart. Stup (2001) memberikan sebuah “rumus” pada Tabel 2.1 yang dapat membantu dalam memutuskan format seperti apa yang dapat digunakan.
Tabel 2.1 Cara Pemilihan Format SOP
(Sumber: Standard Operating Procedures: a writing guide, Stup, 2001)
2.4.3.1. Simple Steps
SOP disusun secara sederhana dalam bentuk naratif, dengan kata lain menggunakan kalimat-kalimat sederhana yang mudah dimengerti. Format SOP ini tidak membicarakan mengenai SOP secara detil. Proses yang cocok menggunakan format ini merupakan proses berulang yang singkat dan tidak melibatkan banyak pihak.
2.4.3.2. Hierarchical Steps
Format SOP Hierarchical Steps lebih rinci jika dibandingkan dengan format Simple Steps. Format ini merupakan format yang berisi langkah-langkah proses dengan rinciannya. Format ini mudah dipahami oleh orang yang sudah berpengalaman dan juga yang belum berpengalaman dalam proses tersebut. Orang yang belum berpengalaman dalam proses ini akan sangat terbantu dengan adanya
rincian langkah-langkah proses. Proses yang cocok menggunakan format ini adalah proses yang lebih dari 10 proses dan di dalam setiap proses tersebut perlu dicantumkan rincian proses secara tepat.
2.4.3.3. Graphic Procedures
Format yang digunakan ketika sebuah proses merupakan proses yang panjang, dengan bantuan format ini proses yang panjang dapat disingkat menjadi beberapa subproses yang lebih pendek yang berisi beberapa langkah proses di dalamnya. Format ini menggunakan gambar atau grafik yang dapat menggambarkan proses yang ingin diceritakan, disertakan dengan kalimat sederhana yang menjelaskan gambar atau grafik tersebut.
2.4.3.4. Flowchart
Format yang digunakan ketika sebuah proses memiliki banyak keputusan yang harus diambil dalam proses tersebut. Flowchart dalam penulisannya menggunakan simbol-simbol yang sudah ditentukan bersama oleh perusahaan, dimana setiap simbol mempresentasikan makna tertentu dari kegiatan atau keputusan tertentu. Contoh simbol yang digunakan pada flowchart Tabel 2.2.
Kelebihan dari konsep penyusunan dengan flowchart adalah:
Ringkas dalam menjelaskan langkah-langkah dalam prosedur standar operasional
Konsisten menjelaskan langkah-langkah prosedur operasional standar
Mempunyai standar dalam menjelaskan langkah-langkah dalam prosedur.
Mudah dikontrol.
Mudah dipelihara dan dikembangkan
Kelemahan untuk konsep penyusunan dengan flowchart adalah sebagai berikut:
Tidak mudah menyajikan bagan arus prosedur dengan teknik yang benar dan konsisten.
Tidak mudah untuk mensosialisasikan teknik bagan arus yang benar kepada pelaksana.
Tabel 2.2 Arti Simbol Flowchart
(Sumber: Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP), Tambunan, Hal. 326)
