Pengembangan Aplikasi Perpustakaan Sekolah

(1)

Pengembangan Aplikasi Perpustakaan Sekolah

Studi Kasus: SMP/SMU Charitas Jakarta

20 Nopember 2010

Astrid Callista Ratna Ayu

Jurusan Sistem Informasi Universitas Pelita Harapan Tangerang,

Indonesia

[email protected] [email protected] Ringkasan

One of the implementations of information technology in secondary level education is the use of an online school library system that can assist librarians and students alike. This paper describes the development of an online library system at SMP/SMU Charitas, South Jakarta. The system is accessible through two interfaces:

local and online. The local interface will be used by the librarians and staff at the school library to manage all library activities. It is developed using .NET Framework 2.0. The online interface is a web interface for students that can be accessed from home at any time, enabling them to manage their library account and reserve/request a book beforehand. This web interface is developed using ASP.NET 2.0 and utilizes SQL Server 2000.

Keywords-online library system; database

1 Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Masalah

Walaupun perkembangan teknologi informasi dan penerapannya dalam berbagai bidang sudah sema- kin meluas, masih ada beberapa institusi, teruta- ma di bidang pendidikan, yang belum memanfaatk- an perkembangan ini. Salah satu contohnya adalah SMP/SMU Charitas di daerah Jakarta Selatan yang hendak menerapkan teknologi informasi pada perpustakaannya untuk membantu para staf perpustakaan dalam pengelolaannya sehari-hari. Melalui penggunaan sistem perpustakaan ini, pihak sekolah juga hendak membantu kegiatan belajar siswa dengan memberikan kemudahan pencarian dan peme- sanan buku lewat fasilitas internet .

Saat ini semua proses administrasi di perpustakaan tersebut masih menggunakan pencatatan secara manual atau paper-based. Siswa perlu berulang ka- li menuliskan data mereka jika ingin meminjam buku. Oleh karena itu data yang dicatat sangat banyak dan tidak teratur sehingga pihak perpustakaan sen- diri mengalami kesulitan dalam mengetahui dan me- ninjau ulang aktivitas yang terjadi. Masalah juga tim- bul ketika pembaharuan data perlu terjadi. Proses manual yang ada saat ini menyebabkan terhambat- nya penyampaian informasi baru dan pembaharuan data dari pihak perpustakaan ke siswa.

Para siswa pun mengalami kesulitan dalam mencari buku atau media cetak yang mereka perlukan karena tidak adanya sistem pencatatan yang sistematis.

Kesulitan ini bertambah ketika buku yang dicari tersebut ternyata sedang dipinjam karena data pemin-

(2)

jaman tidak dapat dilihat oleh siswa; mereka menjadi sangat tergantung kepada kesigapan dan wak- tu staf perpustakaan untuk membantu mereka dalam proses peminjaman. Masalah-masalah ini mengham- bat perpustakaan untuk berfungsi sebagaimana seha- rusnya dalam membantu proses belajar siswa-siswi sekolah tersebut.

1.2 Tujuan Penelitian

• Menganalisa kekurangan dan masalah dalam proses peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan sekolah pada saat ini.

• Merancang aplikasi yang dapat digunakan oleh pihak perpustakaan secara lokal untuk mengo- lah data dan memantau aktivitas perpustakaan sehari-hari,

• Merancang antarmuka berbasis web (online) yang dapat digunakan oleh siswa untuk mencari buku di perpustakaan, memesan (reservasi) buku dan mengajukan buku baru yang belum terdapat dalam koleksi perpustakaan tanpa harus mengunjungi perpustakaan sekolah.

2 Landasan Teori

2.1 Computer-Based Information System (CBIS)

Computer-Based Information System atau yang di da- lam bahasa Indonesia disebut Sistem Informasi Ber- basis Komputer adalah sistem informasi yang meng- gunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) untuk dapat menghasilkan informa- si dari proses suatu aktivitas[4]. Dengan menggunakan bantuan teknologi diharapkan dapat membantu manusia di dalam mengambil keputusan dan mem- permudah di dalam melakukan suatu proses aktivitas.

CBIS terdapat lima fungsi yaitu input, process, ou- tput, storage, dan control [2]. Selain mempunyai li- ma fungsi, CBIS mempunyai lima komponen yaitu hardware, software, people, data, dan procedure.

Gambar 1: Fungsi dari Computer-Based Information System

2.2 Dewey Decimal Classification (DDC)

Dewey Decimal Classification (DDC) merupakan sis- tem klasifikasi buku yang berstandar internasional.

Sistem ini ditemukan oleh Melvil Dewey pada tahun 1876. Melvil Dewey merupakan pustakawan berke- bangsaan Amerika Serikat. Selain itu, sistem DDC merupakan alat bantu bagi organisasi yang bergerak di bidang pengetahuan umum yang secara berkelan- jutan melakukan perbaikan di bidang pengetahuan [3].

DDC dipublikasikan oleh OCLC Inc. Di samping di- gunakan sebagai klasifikasi buku yang berstandar internasional juga digunakan untuk mekanisme penca- rian berbagai sumber melalui website. Saat ini DDC sudah diterapkan di perpustakaan di ratusan negara oleh karena itu sistem ini pun akan tercakup dalam aplikasi yang akan dikembangkan.

Pengklasifikasian Dewey terdiri dari tiga digit uta- ma kemudian dapat ditambahkan desimal sebagai penunjuk yang lebih spesifik. Klasifikasi Dewey mem- bagi kategori buku menjadi 10 kelas utama. Kemudi- an setiap kelas utama tersebut akan dibagi menjadi 10 divisi atau sub kelas dan setiap divisi tersebut ak- an dibagi menjadi 10 section atau sub divisi.

(3)

3 Analisa Sistem Saat Ini

Proses bisnis saat ini yang terdapat di perpustakaan akan digambarkan ke dalam bentuk activity diagram.

Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, dari awal hingga akhir alir tersebut.

Dari beberapa diagram yang ada, terdapat dua aktor utama yang melakukan aktivitas di perpustakaan, yaitu penjaga perpustakaan dan siswa. Beberapa aktivitas utama yang terdapat di perpustakaan saat ini dapat dilihat di activity diagrams yang terdapat di Gambar 2 dan Gambar 3.

Gambar 2: Activity Diagram Peminjaman Buku Sis- tem Saat Ini

Gambar 3: Activity Diagram Pengembalian Buku dan Pembayaran Denda Sistem Saat Ini

4 Hasil Perancangan Sistem Per- pustakaan

4.1 User Requirements

Requirements dibagi menjadi dua bagian, yaitu untuk sistem lokal dan online.

1. Sistem Lokal

(a) Kontrol akses pengguna: untuk mengguna- kan sistem ini, pengguna diharuskan mem- punyai akun (login dan password). Hanya satu pengguna, yaitu penjaga utama perpustakaan, yang mendapat akses sebagai administrator dan berhak mengelola data pengguna lain dan data perpustakaan (i.e. data buku dan katalog/klasifikasi buku, peminjaman, pengembalian dan denda). Pengguna lain yang bukan administrator, seperti kepala sekolah, dapat melihat data yang ada tetapi tidak dapat melakukan perubahan.

(b) Pengklasifikasian buku sesuai standar inter- nasional yang berlaku (Dewey Decimal).

(c) Pembuatan laporan peminjaman dan pe- ngembalian buku.

(d) Pengelolaan pengajuan buku baru (request):

merubah status pengajuan buku baru menjadi terpenuhi atau tidak terpenuhi. Siswa tidak dapat mengajukan buku baru lewat sistem lokal ini.

(e) Pengelolaan reservasi buku: melihat daftar reservasi buku yang dilakukan oleh ma- hasiswa lewat antarmuka web dan merubah status buku yang direservasi. Siswa tidak dapat menggunakan sistem lokal untuk melakukan reservasi buku.

2. Sistem Online

(a) Kontrol akses pengguna: fanya siswa yang terdaftar dalam database sekolah ini yang dapat menggunakan sistem ini.

(4)

(b) Pencarian buku: siswa dapat melakukan pencarian buku dan melihat status buku yang ditemukan (i.e. sedang dipinjam atau tersedia di perpustakaan).

(c) Request buku baru: siswa dapat mengajuk- an buku baru yang belum tersedia di perpustakaan.

(d) Reservasi buku: siswa dapat memesan buku atau mengantri untuk meminjam buku.

4.2 Use Case Diagram

Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dan sistem.

Gambar 4: Use Case Diagram Sistem Rancangan

4.3 Activity Diagrams

Beberapa alir aktivitas utama dari sistem yang diran- cang, baik untuk bagian sistem lokal maupun online, adalah sebagai berikut:

1. Sistem lokal: alir peminjaman dan pengembali- an buku (Gambar 5 dan 6).

2. Sistem online: alir reservasi buku baru (Gambar 7).

Gambar 5: Activity Diagram Peminjaman Buku Sis- tem Rancangan Lokal

4.4 Perancangan Basis Data 4.5 Perancangan Antarmuka

1) Antarmuka sistem lokal 2) Antarmuka sistem online

5 Kesimpulan

Dengan bantuan sistem perpustakaan ini, penjaga perpustakaan sekolah dapat mengelola data perpustakaan dengan lebih mudah, teratur dan terstan- dardisasi. Siswa mendapatkan keuntungan dengan adanya antarmuka baru yang memungkinkan mereka untuk mencari dan mereservasi buku yang dibu- tuhkan melalui internet sehingga tidak perlu datang

(5)

Gambar 6: Activity Diagram Pengembalian Buku Sis- tem Rancangan Lokal

ke sekolah. Mereka juga dapat menyuarakan kebu- tuhan mereka lewat request buku baru sehingga per- pustakaan dapat merespon dan memenuhi kebutuh- an tersebut.

Pustaka

[1] A. Dennis, B.H. Wixon, and D. Tegarden. System Analysis and Design with UML 2nd edition. John Wiley Sons, 2005.

[2] J.A. O’Brien and G.M. Marakas. Management Information System 7th edition. Mc Graw Hill, 2006.

[3] Tim OCLC. Oclc (online com-

puter library center). ht-

tp://www.oclc.org/dewey/resources/summaries/, 26 November 2009.

Gambar 7: Activity Diagram Reservasi Buku Sistem Rancangan Online

[4] R. Ramakrishnan. Database Management System 3rd edition. Mc Graw Hill, 2003.

[5] T. Wahyono. Computer based information system. www.ilmukomputer.com, 18 September 2009.

(6)

Gambar 8: Relasi Antar Tabel Basis Data Sistem Ran- cangan

Gambar 9: Antarmuka Penambahan Data Buku

Gambar 10: Antarmuka Peminjaman Buku

Gambar 11: Antarmuka Pengembalian Buku

(7)

Gambar 12: Antarmuka Reservasi Buku

Gambar 13: Antarmuka Pengajuan Buku Baru (Requ- est)