PERANCANGAN KONSEP DISTRIBUTION RESOURCE PLANNING (DRP) DALAM MENDUKUNG SISTEM SUPPLY
CHAIN MANAGEMENT (SCM) PADA PT. GOLD COIN INDONESIA – MEDAN
TESIS
Oleh:
DONNI SYAHRIAL HANAFI DAULAY 137025008/TI
F A K U L T A S T E K N I K UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
PERANCANGAN KONSEP DISTRIBUTION RESOURCE PLANNING (DRP) DALAM MENDUKUNG SISTEM SUPPLY
CHAIN MANAGEMENT (SCM) PADA PT. GOLD COIN INDONESIA – MEDAN
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk Memperoleh Gelar Magister Teknik
dalam Program Studi Teknik Industri pada Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara
Oleh:
DONNI SYAHRIAL HANAFI DAULAY 137025008/TI
F A K U L T A S T E K N I K UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Judul Tesis : PERANCANGAN KONSEP DISTRIBUTION RESOURCE PLANNING (DRP) DALAM MENDUKUNG SISTEM SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM) PADA PT. GOLD COIN INDONESIA - MEDAN
Nama Mahasiswa : Donni Syahrial Hanafi Daulay Nomor Pokok : 137025008
Program Studi : Teknik Industri
Menyetujui Komisi Pembimbing
(Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng) (Dr. Ir. Nazaruddin, MT) Ketua Anggota
Ketua Program Studi Dekan
(Prof. Dr. Ir. Humala L. Napitupulu, DEA) (Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME)
Tanggal Lulus : 10 Februari 2016
Telah diuji pada
Tanggal : 10 Februari 2016
PANITIA PENGUJI TESIS
Ketua : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng Anggota : Dr. Ir. Nazaruddin, MT
Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE Prof. Dr. Ir. Humala L. Napitupulu, DEA Dr. Eng. Ir. Listiani Nurul Huda, MT
ABSTRAK
PT. Gold Coin Indonesia-Medan merupakan perusahaan yang bergerak dalam industri pakan ternak memiliki rantai distribusi dari Central Supply Facilities (CSF) di Medan ke Distribution Center (DC) yang berada di Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat dan Riau serta Kepulauan Riau. Proses pendistribusian mengalami kendala dalam proyeksi permintaan pada masing- masing DC pada masa yang akan datang sebab masih cenderung menggunakan metode estimasi dan trial and error.
Hal ini menyebabkan terjadinya keterlambatan pengiriman dan kekurangan jumlah produk pada DC sehingga tidak terpenuhinya permintaan pelanggan. Manajemen rantai pasok (Supply Chain Management) yang ada tidak berjalan lancar karena mengalami kendala pada rantai pasok manufaktur dan distribusi tersebut. Oleh karena itu, penulis mengambil judul penelitian
“Perancangan Konsep Distribution Resource Planning (DRP) Dalam Mendukung Sistem Supply Chain Management (SCM) Pada PT. Gold Coin Indonesia – Medan.”
Penyelesaian permasalahan pendistribusian dilakukan dengan melakukan peramalan (forecasting) data permintaan pada setiap DC, melakukan perhitungan order quantity, perhitungan frekuensi pemesanan, perhitungan safety stock, dan penyusunan DRP worksheet. Konsep DRP memberikan aliran produk dari CSF ke setiap DC pada waktu dan jumlah yang sudah terintegrasi, sehingga dapat menjaga kelancaran pengiriman produk dalam memenuhi kebutuhan atau permintaan serta meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan melalui perencanaan pendistribusian yang memproyeksikan kebutuhan yang akan datang sehingga dapat mengurangi stock out.
Penggunaan Distribution Resource Planning (DRP) menyebakan penurunan biaya distribusi sebesar Rp. 58,443,442;- atau 10 % dari kondisi aktual perusahaan selama ini. Perhitungan safety stock dilakukan sebagai acuan pemesanan kembali pada masing-masing DC. Hasil perhitungan safety stock untuk masing-masing DC adalah DC 1 sebanyak 46 ton, DC 2 sebanyak 58 ton, DC 3 sebanyak 58 ton, dan DC 4 sebanyak 120 ton. Sedangkan untuk order quantity yang diperoleh untuk masing-masing DC adalah DC 1 sebanyak 852 ton, DC 2 sebanyak 504 ton, DC 3 sebanyak 470 ton, dan DC 4 sebanyak 360 ton.
Dengan jumlah pemesanan sebagai berikut Jumlah pemesanan untuk masing- masing DC selama 13 periode yaitu DC 1 sebanyak 4 kali, DC 2 sebanyak 4 kali, DC 3 sebanyak 4 kali, dan DC 4 sebanyak 8 kali. Hal ini dapat meminimalkan biaya distribusi.
Kata Kunci: Forecasting, Order Quantity, Safety Stock, DRP dan SCM
ABSTRACT
PT. Gold Coin Indonesia-Medan is the company which operates in feed milling industry, has distribution chain from Central Supply Facilities (CSF) in Medan to Distribution Center (DC) Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat, and Riau. In the future distribution process will get obstacles in the demand projection of each DC because it still tends to use estimation and trial and error methods.
It has caused delays in distribution and shortage in number of products at the DC so that they do not meet customer’s demand. The existing of Supply Chain Management does not run smoothly because there are obstacles in the supply chain of manufacturine and distribution. Therefore, writer choose the title of the research, “The Design of Distribution Resource Planning (DRP) Concept in Supporting Supply Chain Management (SCM) System at PT. Gold Coin Indonesia, Medan.”
The settlement of distribution problem is done by forecasting the data of demand from each DC, calculating order quantity, calculating order frequency, calculating safety stock, and organizing DRP worksheet. DRP concept provides product channel from CSF to each DC in an integrated time and amount of distribution so that distribution of the product will run smoothly in order to meet the need or demand and to increase services for customers through distribution planning which is projected the need in the future so that stock out can be reduced.
The usage of DRP can decrease the distribution cost of Rp.58,443,442 or 10 % of the company’s actual condition. The calculation of safety stock was done as the reference to the re-order by each DC. The calculation of safety stock for each DC are DC 1 is 46 tons, DC 2 is 58 tons, DC 3 is 58 tons, and DC 4 is 120 tons. Meanwhile, order quantity for each DC are as following DC 1 is 852 tons, DC 2 is 504 tons, DC 3 is 470 tons, and DC 4 is 360 tons. The number of order are as following: total order for each DC during 13 periods are DC 1 is 4 times, DC 2 is 4 times, DC 3 is 4 times, and DC 4 is 8 times. This condition can minimize distribution cost.
Keywords: Forecasting, Order Quantity, Safety Stock, DRP and SCM
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan penelitian ini yang berjudul
“Perancangan Konsep Distribution Resource Planning (DRP) Dalam Mendukung Sistem Supply Chain Management (SCM) Pada PT. Gold Coin Indonesia-Medan”.
Dalam penulisan laporan penelitian ini, penulismenyadari sepenuhnya bahwa penyusunan laporan ini tidak lepas dari bantuan, masukan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada:
1. Orang tua tercinta, ibu yang telah membantu baik dari segi moral dan materi
2. Bapak Prof. Dr. Ir. Humala Napitupulu, D.E.A, selaku Ka. Prodi Teknik Industri Sekolah Pasca Sarjana USU dan dosen penguji 3. Bapak Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng dan Bapak Dr. Ir.
Nazaruddin Matondang, MT selaku dosen pembimbing yang telah memberikan arahan dalam penyusunan laporan penelitian ini
4. Bapak Prof. Dr. Ir. Harmein Nasution, M.S.I.E, dan Ibu Dr. Eng. Ir.
Listiani Nurulhuda, MT selaku dosen penguji yang telah banyak memberikan masukan terhadap penusunan laporan penelitian ini
5. Kepada Manajemen PT. Gold Coin Indonesia – Medan dan segenap rekan-rekan kerja atas bantuan dan semangatnya dalam mendukung penyusunan laporan ini
6. Teman-teman mahasiswa Jurusan Teknik Industri terkhusu Mahasiswa S-2 Teknik Industri Angkatan 18 dan lain – lain yang tidak dapat saya sebutkan satu per satu, yang telah memberikan bantuan, motivasi dan arahan dalam penelitian ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak kekurangan, untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan proposal ini.
Demikianlah penulisan laporan ini penulis perbuat, semoga dapat memberikan sumbangan pikiran yang bermanfaat bagi mahasiswa/i Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik di Universitas Sumatera Utara khususnya dan masyarakat luas umumnya.
Medan, April 2016 Penulis,
Donni Syahrial Hanafi Daulay
RIWAYAT HIDUP
Donni Syahrial Hanafi Daulay, lahir pada tanggal 22 April 1988, di Tanjung Morawa, Kabupaten Deli Serdang, Provinsi Sumatera Utara. Penulis merupakan Anak ke 2 (dua) dari 2 (dua) orang bersaudara, dari pasangan Alm.
Baik Daulay dan Nursyiah Harahap, BA.
Penulis pertama kali masuk pendidikan Formal di SD Swasta Pembangunan pada tahun 1994 dan tamat pada tahun 2000. Pada tahun yang sama penulis melanjutkan pendidikan ke SMP Swasta Nur Azizi dan tamat pada tahun 2003. Setelah tamat di SMP, penulis melanjutkan ke SMA Negeri 1 Tanjung Morawa dan tamat pada tahun 2006. Dan pada tahun yang sama penulis terdaftar sebagai Mahasiswa di Institut Teknologi Medan (ITM) Fakultas Teknologi Industri Jurusan Teknik Industri dan tamat pada tahun 2010. Setelah menyelesaikan kuliah Strata 1 (S-1) penulis bekerja di bidang manufaktur industri pakan ternak di PT. Gold Coin Indonesia – Medan sejak Maret 2011 sampai dengan sekarang.
Penulis melanjutkan pendidikannya ke tingkat Magister (S-2) di Universitas Sumatera Utara (USU) Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik sejak tahun 2013 dan tamat pada tahun 2016.
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
RIWAYAT HIDUP ... v
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR………... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Permasalahan ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 6
1.3. Tujuan Penelitian ... 7
1.4. Manfaat Hasil Penelitian ... 7
1.5. Batasan dan Ruang Lingkup Penelitian ... 7
1.6. Asumsi-asumsi ... .. 8
BAB 2 STUDI LITERATUR 2.1. Penemuan dari Penelitian Terdahulu ... . 9
2.1.1. Review Hasil Penelitian………... 9
2.1.2. Resume Hasil-hasil Penelitian……….……….... 13
2.2. Rantai Pasok (Supply Chain)………....……….…... 15
2.3. Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Mangement)... 20
2.4. Kinerja Rantai Pasok (Supply Chain).…………..………….…... 25
2.5. Konsep Dasar Sistem Distribusi
....
………….…….……...……... 282.6. Distribution Requirement Planning (DRP)..………...……... 29
2.7. Konsep Dasar DRP………..………...………... 31
2.8. Tujuan Penerapan DRP………..………...…………... 33
2.9. DRP Display……...………..………...………... 35
2.10. Safety Stock………..………...………... 37
2.11. Order Policy………….………..………...………... 38
2.12. Konsep Dasar Manajemen Permintaan………..……... 38
2.13. Konsep Dasar Peramalan……….………..……...…... 40
2.14. Pola Permintaan………...………..……...…... 41
2.15. Metode Peramalan………..……...…... 43
2.16. Metode Time Series………...………..……... 44
2.17. Kriteria Performance Peramalan………...…….…... 48
2.18. Proses Verifikasi………..……... 49
BAB 3 KERANGKA KONSEP 3.1. Kerangka Konseptual ... 52
3.2. Defenisi Operasional ... 53
BAB 4 RANCANGAN PENELITIAN 4.1. Tipe Penelitian ... 56
4.2. Lokasi Penelitian ... 56
4.3. Metode Penelitian ... 56
4.4. Langkah-langkah Penelitian ... 58
4.5. Metode Pengumpulan Data ... 59
4.6. Metode Pengolahan Data ... 59
4.7. Analisa Pemecahan Masalah ... 60
BAB 5 PELAKSANAAN PENELITIAN 5.1. Pengumpulan Data ... 61
5.1.1. Hasil Produksi dan Pemasaran ... 62
5.1.2. Sistem Informasi ... 70
5.1.3. Permintaan Pakan Ternak... 71
5.1.4. Data Waktu Ancang ... 75
5.1.5. Data Biaya-biaya Terkait ... 75
5.2. Pengolahan Data ... 77
5.2.1 Peramalan ... 77
5.2.2 Perhitungan Order Quantity, Reorder Point, dan Safety Stock untuk Setiap Distribution Centre………….……….. 90
5.2.3 Distribution Resources Planning (DRP) Worksheet ... 94
5.2.4 Distribution Resources Planning (DRP) Worksheet ... 98
5.2.5 Perhitungan Biaya Distribusi ... 99
BAB 6 HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 6.1. Hasil dan Pembahasan Sistem………. 105
6.2. Hasil dan Pembahasan Manajemen dan Konsep Perancangan... 115
6.3. Hasil dan Pembahasan Biaya Distribusi………. 120
6.4. Hasil dan Pembahasan Jaringan Distribusi………. 121
BAB 7 KESIMPULAN DAN SARAN 7.1. Kesimpulan……… 124
7.2. Saran….. ... 125 DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
1.1. Selisih Finish Product Ration 105 ISA ... 3
2.1. Hasil Penelitian Terdahulu ... 10
5.1. Wilayah Distribusi Produk 105 ISA... 64
5.2. Data Pengiriman Produk 105 ISA untuk September 2015 ... 65
5.3. Data Pengiriman Produk 105 ISA untuk November 2015 ... 66
5.4. Data Pengiriman Produk 105 ISA untuk Desember 2015... 67
5.5. Data Permintaan Produk 105 ISA untuk September 2015 ... 68
5.6. Data Permintaan Produk 105 ISA untuk November 2015 ... 69
5.7. Data Permintaan Produk 105 ISA untuk Desember 2015 ... 70
5.8. Data Permintaan Ration 105 ISA ... 72
5.9. Data Permintaan Ration 105 ISA Per Distribution Center ... 73
5.10. Data Pengiriman Ration 105 ISA Per Distribution Center ... 74
5.11. Data Waktu Ancang Pendistribusian Produk 105 ISA……… 75
5.12. Data Biaya Pendistribusian Produk 105 ISA ………..………...… 76
5.13. Data Biaya Pemesanan Produk 105 ISA ………..………..……… 76
5.14. Perhitungan Parameter dan Error Peramalan dengan Double Exponential Smoothing Satu Parameter Brown ..…...….…… 85
5.15. Perhitungan Parameter dan Error Peramalan dengan Double Exponential Smoothing Dua Parameter Holt..…...……… 86
5.16. Peramalan Permintaan DC 1 dengan Double Exponential Smoothing Metode Holt..…...……….…… 87
5.17 . Verifikasi Peramalan DC 1………..………..………...… 88
5.18. Rekapitulasi Hasil Ramalan Masing-masing DC.………...… 90
5.19. Standar Deviasi Masing-masing DC………...… 92
5.20. Rekapitulasi Perhitungan Order Quantity Masing-masing DC.... 93
5.21. Rekapitulasi Perhitungan Reorder Point Masing-masing DC..… 93
5.22. Rekapitulasi Perhitungan Safety Sign Masing-masing DC..….... 94
5.23. Distribution Resources Planning Worksheet untuk DC 1..…….. 96
5.24. Distribution Resources Planning Worksheet untuk DC 2..…….. 96
5.25. Distribution Resources Planning Worksheet untuk DC 3..…….. 97
5.26. Distribution Resources Planning Worksheet untuk DC 4..…….. 97
5.27. Pegging information………. 98
5.28. Jumlah Truk yang Diperluknan Tiap Minggu…………...….. 99
5.29. Biaya Pengiriman Produk Tiap Minggu…….…….……...….. 100
5.30. Rekapitulasi Biaya Pemesanan………....….………....….. 101
5.31. Biaya Distribusi Masing-Masing DC…….……….…….... 101
5.32. Perhitungan Biaya Transportasi Aktual pada DC 1 ……... 102
5.33. Rekapitulasi Biaya Transportasi Aktual…………...……... 103
5.34. Rekapitulasi Biaya Pemesanan Aktual……..……...……... 104
5.35. Biaya Distribusi Aktual Masing-Masing DC………... 104
6.1. Order Quantity Setiap DC Menggunakan Model Q Probabilistik Back Order ... 116
6.2. Pengiriman Produk Ration 105 ISA Per Distribution Center ... 117
6.3 Rekapitulasi Perhitungan Reorder Point Masing-masing DC..… 118
6.4 Rekapitulasi Perhitungan Safety Stock Masing-masing DC..…... 118
6.5 Data Persediaan Aktual Perusahaan ... 119 6.6 Perbandingan Biaya Distribusi Aktual Perusahaan
dengan Biaya Distribusi Hasil DRP ... 120
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
2.1. Basic Internal Business Process... 16
2.2. Interrelated Function of Internal Process... 18
2.3. Supply Chain Diagram... 19
2.4. Upstream and Downstream Linkages... 22
2.5. Bill of Distribution... 30
2.6. Pola Siklis... 44
2.7. Pola Musiman... 45
2.8. Pola Horizontal... 45
2.9. Pola Trend... 45
2.10. Moving Range Chart... 50
3.1. Kerangka Konseptual Penelitian.. ... 53
4.1. Diagram Kerangka Piki ... 57
5.1. Model Konfigurasi Supply Chain pada PT. GCI... 63
5.2. Rantai Pendistribusian Produk Pakan Ternak 105 ISA... 71
5.3. Diagram Pencar Permintaan Produk pada DC 1... 78
5.4. Moving Range Chart Peramalan Permintaan Produk pada DC 1... 89
6.1. Sistem Pemenuhan Permintaan Pelanggan Aktual... 107
6.2. Diagram Sebab Akibat... 108
6.3. Sistem Pemenuhan Permintaan Pelanggan Perbaikan... 111
6.5. SOP Distribusi Barang... 114 6.6. Jaringan Distribusi ... 122 6.7. Jaringan Distribusi Produk 105 ISA... 123
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Permasalahan
Perkembangan industri pakan ternak dewasa ini semakin maju di Indonesia khususnya di wilayah Sumatera Utara. Para investor semakin tertarik untuk menanamkan sahamnya untuk mendirikan pabrik-pabrik pakan ternak. Hal ini ditandai dengan semakin banyaknya pabrik-pabrik pakan ternak baru maupun pabrik yang berekspansi untuk meraih pangsa pasar yang semakin luas.
PT. Gold Coin Indonesia – Medan adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi pakan ternak. Perusahaan ini telah menerapkan sistem manajemen keamanan pangan (Food Safety Management System) ISO 22000.
Perusahaan ini merupakan perusahaan Penanaman Modal Asing (PMA) yang terletak di Kawasan Industri Medan Tahap II (dua). Produk yang dihasilkan adalah produk pakan ternak ayam (pedaging dan petelur), bebek, itik, babi, dan lembu. Daerah pemasaran produk ini meliputi daerah Sumatera Utara, Aceh, Sumatera Barat, Riau dan Kepulauan Riau.
PT. Gold Coin Indonesia – Medan memiliki jaringan distribusi yang cukup luas. Perusahaan ini memiliki beberapa Distribution Center (DC) yang berada di Padang, Payakumbuh, Pekan Baru, Batam serta wilayah Sumatera Utara dan sekitarnya. Kemudian dari masing-masing DC produk akan didistribusikan kepada pelanggan. Perusahaan ini dituntut untuk memiliki kemampuan dalam mengelola sistem distribusi dengan baik oleh manajemen dan pelanggan.
Dengan didukung kapasitas rancangan produksi untuk setiap produk perusahaan sebesar 8.500 ton /bulan, diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan permintaan pelanggan. Pemasok (supplier) yang mendistribusikan bahan baku, bahan pendukung dan peralatan serta perlengkapan terdiri dari pemasok lokal dan pemasok luar negeri.
Sebagai contoh, untuk bahan baku jagung dipasok oleh pemasok lokal dari Tanah Karo dan Binjai, sedangkan untuk pemasok lokal jagung di import dari Argentina, Brasil dan India. Disamping itu untuk bahan pendukung, seperti zat vitamin dan obat (additive) didistribusikan oleh pemasok lokal yang menjadi trader dari produsen dari luar negeri. Dalam hal ini, untuk pendistribusian bahan baku dari pemasok ke perusahaan tidak mengalami kendala, bahan baku yang dipesan oleh pihak perusahaan sampai pada perusahaan tepat waktu, jumlah dan mutu. Persediaan akan bahan baku, bahan pendukung dan peralatan serta perlengkapan tidak mengalami kendala sejauh ini. Sehingga mampu untuk mendukung kegiatan proses produksi.
Pada penjelasan sebelumnya, berdasarkan rancangan kapasitas yang ada pihak perusahaan dapat memenuhi permintaan berdasarkan kapasitas yang ada pada manufaktur. Akan tetapi, terdapat kendala pada pemenuhan permintaan yang diakibatkan oleh beberapa faktor yaitu peramalan permintaan yang tidak akurat, penjadwalan produksi dan penjadwalan distribusi yang tidak baik.
Hal ini terindikasi dari adanya selisih atau gap pada permintaaan dengan pendistribusian produk yang ditampilkan pada Tabel 1.1. Timbulnya gejala gap dalam pemenuhan permintaan dapat menimbulkan kerugian dari perusahaan dari
segi kepuasan atas pengirimannya (delivery) produk tersebut. Hal tersebut menjadi permasalahan yang harus diperbaiki oleh perusahaan.
Hal ini menjadi fenomena dalam penelitian ini, dengan adanya gejala gap atau selisih dalam pemenuhan permintaan yang berdampak pada pendistribusian produk yang tidak lancar.
Produk pakan ternak yang dihasilkan terdiri dari berbagai jenis produk mulai dari ayam petelur dan pedaging, itik, bebek, babi dan lembu. Dari setiap jenis pakan tersebut terbagi lagi dengan beberapa kriteria mulai dari umur, kandungan, dan formula yang digunakan. Dalam hal ini, peneliti meneliti produk ayam petelur untuk ayam yang berumur 19 minggu keatas dengan ration 105 ISA.
Produk 105 ISA merupakan produk yang paling sering mengalami kendala dalam pemenuhan dan pendistribusiannya ke pelanggan.
Tabel 1.1. Selisih Finish Product Ration 105 ISA
No Bulan Peramalan (ton) Permintaan (ton)
Produksi (ton)
Persediaan (ton)
Pengiriman (ton)
Selisih Peramalan
dengan Permintaan
(ton)
Selisih Permintaan
dengan Pengiriman
(ton) 1 Jan'15 2,400 2,585.20 2,482.30 43.45 2,525.75 -185.20 59.45 2 Feb'15 2,350 2,486.30 2,436.50 10.85 2,447.35 -136.30 38.95 3 Mar'15 2,300 2,366.80 2,303.10 16.25 2,319.35 -66.80 47.45 4 Apr'15 2,415 2,597.20 2,532.25 30.05 2,562.30 -182.20 34.90 5 Mei'15 2,510 2,647.35 2,606.40 2.10 2,608.50 -137.35 38.85 6 Jun'15 2,300 2,395.20 2,328.10 19.15 2,347.25 -95.20 47.95 7 Jul'15 2,135 2,281.35 2,214.95 20.40 2,235.35 -146.35 46.00 8 Ags'15 2,065 2,162.00 2,116.90 2.50 2,119.40 -97.00 42.60 9 Sept'15 2,025 2,400.80 2,083.55 196.20 2,279.75 -375.80 121.05 10 Okt'15 2,350 2,992.25 2,380.95 7.80 2,388.75 -642.95 604.20 11 Nov'15 2,400 2,890.20 2,407.40 108.85 2,516.25 -490.20 373.95 12 Des'15 2,515 2,760.10 2,535.00 47.35 2,582.35 -245.10 177.75
Sumber : PT. Gold Coin Indonesia - Medan
Pada Tabel 1.1. di atas, dapat dilihat selisih antara peramalan dengan permintaan dan pengiriman atau pendistribusian produk jadi pakan ternak untuk ration 105 ISA. Sebagai contoh, pada bulan November 2015 pihak perusahaan melalui departemen penjualan (sales) melakukan peramalan sebesar 2,400 ton dengan permintaan produk sebesar 2,890.20 ton sedangkan pengiriman produk hanya sebesar 2,516.25 ton. Hal ini mengakibatkan adanya selisih sebesar 373.95 ton dalam pengiriman produk tersebut. Begitu juga dengan peramalan yang dilakukan belum sepenuhnya akurat terdapat selisih sebesar (490.20) ton.
Hal ini dapat merugikan pihak perusahaan dari permintaan yang tidak terpenuhi tersebut, kerugian dari pendapatan atau keuntungan yang seharusnya perusahaan dapat dari penjualan produk yang tidak terdistribusi dan biaya yang dibebankan ke perusahaan dari pelanggan (charge cost) untuk biaya operasional yang dikeluarkan ke pelanggan untuk membayar biaya operasional tambahan ke pihak jasa ekspedisi.
Pihak perusahaan akan mengalami kerugian baik dari segi kehilangan atau kekurangan frekuensi permintaan dari pelanggan yang seharusnya mereka dapat untuk hari berikutnya, hal tersebut mengakibatkan pengangkutan mereka harus menunggu sampai 1 (satu) hingga 2 (dua) hari untuk memenuhi permintaan awal mereka. Selain itu, hal ini juga berdampak terhadap loyalitas dari pelanggan yang mulai berkurang terhadap perusahaan.
Untuk pihak pelanggan juga mengalami kerugian dari segi biaya operasional yang mereka harus keluarkan untuk jasa pengangkutan yang mereka gunakan untuk mengambil produk jadi dari perusahaan.
Perusahaan harus memenuhi permintaan pelanggan sebanyak 20 (dua puluh) pelanggan per hari untuk jenis produk ration 105 ISA pada 4 (empat) wilayah pendistribusian. Dengan rata-rata permintaan per hari sebanyak 113.15 ton dengan volume produk yang tidak terpenuhi maksimal sebesar 10 ton per hari dari 4 (empat) pelanggan.
Pemenuhan permintaan yang tidak terpenuhi dengan tepat waktu dapat mengakibatkan pengangkutan (truck) menunggu cukup lama (berjam-jam sampai berhari) di stasiun muat produk jadi (loading bay) karena produk jadi yang diinginkan tidak tersedia di lantai produksi. Produk yang tidak tersedia di gudang diakibatkan oleh penjadwalan produksi yang kurang baik yang tidak memiliki dasar peramalan yang baik serta adanya variasi dalam pengiriman produk sehingga mengakibatkan pendistribusian produk tidak lancar.
Untuk dapat meminimumkan kendala-kendala tersebut maka perlu dilakukan perbaikan pada sistem yang ada pada perusahaan. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk memperbaikinya adalah dengan menganalisis sistem produksi yang ada terutama dalam dasar peramalan, penentuan persediaan dan penjadwalan pendistribusian yang diharapkan dapat mendukung sistem Supply Chain Management (SCM) dapat berjalan dan berintegrasi dengan baik pada setiap sub komponen yang ada pada perusahaan.
Dengan merancang konsep Distribution Resource Planning (DRP) yang terarah, diharapkan dapat mendukung sistem SCM pada perusahaan dalam menyelesaikan permasalahan permintaan yang tidak terpenuhi yang berdampak pada pendistribusian yang tidak lancar.
Dengan DRP perusahaan dapat memulai penjadwalan distribusi dengan lebih akurat dan pada saat yang sama dapat mencapai stabilitas produksi. DRP dapat mengolah informasi untuk memperlancar dan mengatur pemasaran, sehingga dapat menyeimbangkan antara permintaan dan pendistribusian.
Sistem SCM dengan karakteristiknya memberikan kemudahan dalam hal interaksi antar stakeholder dinilai mampu menjawab permasalahan yang ada.
SCM dapat meminimalkan permasalahan berkaitan penyediaan dan pendistribusian dengan sistem SCM tersebut.
1.2. Rumusan Masalah Penelitian
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan dimuka maka pokok masalah yang akan dicari pemecahannya melalui penelitian ini adalah “rendahnya kemampuan perusahaan dalam memenuhi atau mendistribusi permintaan pelanggan.”
Berdasarkan masalah tersebut, maka beberapa pertanyaan yang perlu dicari permasalahannya adalah sebagai berikut:
1. Faktor-faktor apa yang membuat distribusi tidak lancar
2. Apa kebijakan dan alternatif yang diambil perusahaan untuk mengatasi ketidaklancaran distribusi
3. Apa saja kriteria yang dapat digunakan untuk memilih alternatif kebijakan yang paling baik.
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah penelitian di atas maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang konsep Distribution Resource Planning (DRP) yang dapat mendukung sistem Supply Chain Management (SCM) agar sub komponen dari setiap rantai pasok dapat terintegrasi dengan baik.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi pihak perusahaan menjadi bahan pertimbangan dalam menentukan rencana produksi, jadwal pendistribusian, dan penentuan persediaan produk pada perusahaan
2. Bagi peneliti dapat meningkatkan kemampuan dalam mengidentifikasi akar masalah (root cause) yang ada dalam analisis faktor penyebab dan pemecahan masalah yang dapat dilakukan pada fenomena yang ada
3. Bagi lembaga perguruan tinggi penelitian ini dapat bermanfaat sebagai masukan dalam metode pemecahan masalah yang dihadapi di lapangan dalam penelitian.
1.5. Batasan dan Ruang Lingkup Penelitian
Disebabkan karena adanya keterbatasan pengetahuan dan waktu yang dimiliki oleh peneliti, maka masalah dalam penelitian ini dibatasi sebagai berikut:
1. Periode penelitian ini dilakukan dalam periode waktu 6 bulan atau 26 minggu mulai dari bulan Juli 2015 sampai dengan Desember 2015 2. Data permintaan dan pendistribusian yang digunakan yaitu pada
perusahaan divisi Livestock (Poultry)
3. Variabel kondisi mesin dan tenaga kerja tidak disertakan dalam pembahasan penelitian ini
4. Aspek finansial yang ada tidak menjelaskan nominal keuntungan / profit perusahaan.
1.6. Asumsi-asumsi
Asumsi-asumsi yang digunakan agar tahapan penelitian ini dapat dilaksanakan adalah:
1. Perancangan konsep ini dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi yang akan dipengaruhi oleh faktor perubahan jumlah permintaan 2. Informasi distribusi yang diperoleh dapat mendukung sistem Supply
Chain Management (SCM)
3. Kelancaran proses bisnis dan informasi dalam interaksi sub komponen pada rantai pasok dapat saling menguntungkan sama lain.
BAB 2
STUDI LITERATUR
2.1. Penemuan dari Penelitian Terdahulu 2.1.1. Review Hasil Penelitian
Dari jurnal penelitian yang terdahulu, peneliti dapat menarik suatu gagasan berkaitan dengan konsep Distribution Requirement Planning (DRP) dalam mendukung sistem Supply Chain Management (SCM). Dengan menerapkan DRP pihak perusahaan dapat mengendalikan persediaan dengan baik serta dapat menjaga stabilitas produksi dengan baik. Hal ini ditandai dengan adanya formulasi peramalan (forecasting) yang benar, ditentukannya batas persediaan (safety stock), dan kebijakan dalam melakukan pemesanan produk ke perusahaan (order policy).
Dengan hal tersebut, maka DRP dapat mendukung sistem SCM di perusahaan dapat diterapkan dengan baik dan lancar. Sehingga dapat memberikan suatu hal yang positif bagi proses manufaktur pada perusahaan serta dapat mencapai kepuasan pelanggan.
Beberapa penelitian yang telah menerapkan Supply Chain Management dan Distribution Requirement Planning diantaranya dapat dilihat pada Tabel 2.1.
berikut ini:
Tabel 2.1. Hasil Penelitian Terdahulu
No Penulis Tahun
Terbit Judul/Topik Penerbit Variable Metode Hasil
1 Chandra Sekhar JVD,
Balasubramanian V
2012 DRP: A Novel Aprroach for Requirement planning in Supply Chain Mangement
School of Company Science and
Engineering, VIT University, India
a. Persediaan b. Permintaan c. Jumlah
pengiriman
Distribution Resource Planning
Sistem ini dapat digunakan pada Stock Requierment Planning dan dalam Load
Balancing of Distributed System
2 Priscila Lacynski de Souza Miguel, Luiz Arthur Ledur Brito
2011 Supply Chain Management Measurement and its Indluence on Operational Performence
JOSCM a. Biaya
b. Pengiriman/
Pendistribusi an
c. Kualitas dan Fleksibilitas
ANOVA Dari kinerja operasional yang diuji dengan empat variable
biaya/pendistribusian, kualitas dan
pengiriman/pendistribusi an. Kecocokan dapat diterima serta kolerasi antara variabel positif dan signifikan.
3 Afsaneh Noori Houshyar,
Mohammed Reza Tavakoli
Baghdadabad, Azadeh Noori Houshyar,
Riza bin Sulaiman
2013 Simulating Effects of Transportation Disruption on Supply Chain Based on Vendor Managed Invertory Approach
University Putra Malaysia & University Kebangsaan Malaysia
a. Permintaan b. Transportasi c. Persediaan
Vendor Managed Invertory (VMI)
Hasil simulasi
mengungkapkan bahwa hal yang paling kritikal dan sensitif terhadap gangguan transportasi dalam VMI struktur supply chain adalah manufaktur (produk) gudang dengan fluktuasi invertory
4 Soumita Kundu, Tripti Chakrabarti
2015 An Integreted Multi-Stage Supply Chain Inventory Model with Imperfect Production Process
University of Calculta, India and Growing Science Ltd
a. Permintaan b. Laju
Produksi c. Kuantitas d. Persediaan e. Waktu
Simple Algorithm
Model yang
dibandingkan dapat memperbaiki serta meningkatkan hasil pembayaran untuk pengiriman dengan faktor yang konstan.
5 Juan Camito Paz, Julian Andres Orozca, Jaime Mauricio Salinas, Nicolas Clavijo Buritica, John Wilmer Escobar
2015 Redesign of a Supply Network by Considering Stochastic Demand
Universidad Javeriana Cali, Colombia
a. Permintaan b. Kapasitas c. Distribusi
Stochastic Linear
Programming;
Stochastic Mixed Integer Linear
Programming (SMILP)
Dapat digunakan sebagai pendukung keputusan dalam jaringan pasok dengan
mempertimbangkan kontribusi ekonomi dan variabel permintaan.
Tabel 2.1. Hasil Penelitian Terdahulu (Lanjutan)
6 Didiek Sri Wiyono, Wahyudi Sutopo
2009 Perancangan Model Distribusi Komoditas Padi Paska – Panen Berbasis Supply Chain Management (Studi Kasus Sistem SAPA)
Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret, Surakarta
a. Permintaan b. Penawaran
kepada pelanggan c. Persediaan
System Requirement Specification (SRS) & Use Case Diagram
Model bisinis yang komprehensif dari sistem distribusi komoditas padi paska panen
Tabel 2.1. Hasil Penelitian Terdahulu (Lanjutan)
2.1.2. Resume Hasil-Hasil Penelitian
Setelah membaca hasil penelitian terdahulu, maka peneliti membuat resume dari masing-masing penelitian sebagai berikut:
1. Sekhar JVD. Chandra, dan Balasubramanian V. 2012. Menerapkan pendekatan Distribution Resource Plannning (DRP) dalam pengendalian persediaan pada perusahaan manufaktur. Dengan sistem ini, kepuasan pelanggan tinggi terhadap waktu sedangkan bagi pengusaha juga mendapatkan kepuasan yang tinggi karena tidak akan ada keterlambatan dari yang telah disepakati atau ditentukan. DRP sistem memberikan fleksibilitas kepada pelanggan untuk memberikan order dan konfigurasi. Supply Chain Management (SCM) akan mengendalikan dan memelihara sistem manajemen persediaan yang ada. Perencanaan distribusi mempengaruhi pengaturan penjualan dan pembuatan master schedule.
2. Lacynski de Souza Miguel. Priscila, dan Luiz Arthur Ledur Brito.
2011. Pada penelitian ini secara empiris ingin menunjukkan pengaruh positif antara SCM dengan kinerja operasional. Model pengukuran SCM telah dikembangkan. Kinerja operasional dikonsep dengan menggunakan prioritas yang kompetitif dengan empat dimensi yaitu biaya, kualitas, fleksibiltas dan pengiriman atau pendistribusian. Pada Jurnal ini dapat berkontribusi dalam pengujian antara SCM dengan kinerja operasional. Dan juga dapat membangun penelitian dalam mencoba untuk mengklarifikasi dampak SCM dalam kinerja.
3. Houshyar Afsaneh, Noori. et al. 2013. Pada jurnal ini dianalisa adanya gangguan pada jaringan transportasi pada rantai pasok. Gangguan pada transportasi adalah bagian dasar pada gangguan rantai pasok. Untuk mendapatkan efisiensi pada rantai pasok harus dipertimbangkan lebih jauh. Hasil simulasi menunjukkan dalam penyusunan Vendor Managed Inventory (VMI) sistem bekerja secara efisien dan rata-rata persediaan dapat direduksi sepanjang adanya gangguan pada sistem.
Karakteristik utama dalam VMI yang memberikan informasi dan koorperatif dapat mereduksi hal tersebut.
4. Kundu. Soumita, dan Tripti Chakrabarti. 2015. Pada jurnal ini dikembangkan sebuah integrasi antara produksi dan pengiriman serta persediaan dengan proses produksi yang tidak baik dalam rantai pasok yang terdiri dari menufaktur tunggal dan multi-pembeli. Objektif dari jurnal ini adalah meminimalisasi biaya oleh sinkronisasi penambahan keputusan untuk aktifitas pengadaan, produksi, dan pengiriman. Dalam jurnal ini, dipertimbangkan sistem produksi yang cacat atau tidak sesuai. Model yang dibandingkan dapat memperbaiki serta meningkatkan hasil pembayaran untuk pengiriman dengan faktor konstan.
5. Paz, Juan Camito. et al. 2015. Pada jurnal ini telah dipertimbangkan perancangan kembali jaringan distribusi untuk pelanggan dengan skala besar, dipertimbangkan dari aspek deterministik permintaan.
Keputusan moda transportasi dan pengujian efisiensi dan aplikasi dari
metode SMILP dapat memecahkan masalah optimasi model stokastik linear tersebut.
6. Wiyono. Didiek Sri, dan Wahyudi Sutopo. 2009. Merancang model distribusi komoditas padi paska panen berbasis SCM. Perancangan model SCM dilakukan dengan menggunakan System Requirement Specification (SRS) dan dengan bantuan use case model / diagram yang dapat digambarkan sesuai dengan kebutuhan.
2.2. Rantai Pasok (Supply Chain)
Rantai pasok atau supply chain adalah jaringan perusahaan-perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir. Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya termasuk supplier, pabrik, distributor, toko atau retailer, serta perusahaan- perusahaan pendukung seperti perusahaan jasa logistik. (Santoso, 2013).
Sejak dekade terakhir Abad XX, perubahan lingkungan bisnis telah memperlihatkan berbagai perkembangan yang menakjubkan salah satu diantaranya ialah meningkatnya jumlah pesaing kelas dunia (world-class competitors).
Persaingan dengan kompetitor kelas dunia tersebut tidak hanya terjadi di luar negeri tetapi juga di pasar domestik. Para top eksekutif meyakini bahwa agar perusahaan mampu menghadapi para pesaing global tersebut, internal process business harus diperbaiki. Inti dari internal process business meliputi pengintegrasian tiga unsur pokok yaitu:
1. Perancangan (design) dan perencanaan (planning) 2. Produksi / manufacturing
3. Penjualan dan distribusi
Dasar internal proses dalam bisnis dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini.
Gambar 2.1. Basic Internal Business Process
Supply chain dapat didefinisikan sebagai serangkaian proses bisnis dan informasi yang berkenaan dengan penyediaan produk atau bahan atau jasa mulai dari pemasok melalui proses manufaktur dan distribusi sampai kepada para pelanggan (Sinulingga, 2009).
Menyimak dari definisi ini, maka suatu supply chain terdiri dari perusahaan yang mengangkut bahan baku dari bumi /alam, perusahaan yang
mentransformasikan bahan baku menjadi bahan setengah jadi atau komponen, supplier bahan-bahan pendukung produk, perusahaan perakitan, distributor, dan retailer yang menjual barang tersebut ke konsumen akhir.
Di era 1970-an yaitu era sebelum persaingan global meningkat tajam, para eksekutif telah mencoba membangun market strategy yang berfokus pada penciptaan loyalitas pelanggan. Loyalitas pelanggan diyakini akan dapat ditumbuhkan melalui 3 kebijakan yang dilaksanakan secara sinkron yaitu:
1. Pengiriman produk kepada pelanggan selalu tepat waktu (timeliness of deliveries).
2. Memberikan produk-produk pada mutu yang sesuai dengan harapan / keinginan pelanggan.
3. Harga produk yang harus dibayar oleh pelanggan dinilai wajar (reasonable pricess).
Implementasi dari kebijkanan tersebut menuntut perubahan yang bersifat mendasar yaitu:
1. Fungsi-fungsi design and engineering dan manufacturing harus kuat.
Design engineers harus mampu menterjemahkan keinginan /kebutuhan pelanggan ke dalam spesifikasi produk dan service baru dengan ketelitian tinggi.
2. Fungsi produksi /manufaktur mampu menghasilkan produk pada mutu dengan efisiensi /produktivitas tinggi.
3. Manufacturing organization harus memiliki fleksibel dan responsif dalam menghadapi perubahan keinginan pelanggan terhadap produk- produk dan service yang sudah ada.
Dalam internal proses dapat dilihat interrelated function yang menggambarkan aliran informasi, material /produk dari pemasok sampai ke pelanggan yang dapat dilihat pada Gambar 2.2 berikut ini.
Gambar 2.2. Interrelated Function of Internal Process
Supply chain mencakup semua kegiatan yang berhubungan dengan aliran dan transformasi barang dan jasa termasuk aliran informasi mulai dari tahapan raw material sampai kepada pelanggan (customer).
Pada dasarnya, supply chain terdiri dari semua asset, informasi, dan proses yang membentuk suatu ‘supply’.
Supply chain management meliputi organisasi-organisasi yang saling berhubungan, mulai dari raw material, parts, components, sub-assembly suppliers, product / service producer, distribution channels dan berakhir pada end use customer. Supply chain juga merupakan tata urutan proses dan kegiatan bisnis mulai dari supplier sampai kepada customer yang menghasilkan barang dan jasa dan informasi untuk memberikan kepuasan kepada customer. Tata urutan tersebut mencakup empat proses dasar yaitu:
1. Proses untuk mendapatkan/ mengolah customer orders 2. Proses pengadaan material dan komponen dari suppliers 3. Proses pengolahan (manufacturing) produk di shopfloor 4. Proses pengiriman produk kepada customer.
Untuk mendapatkan efektivitas yang tinggi, proses-proses tersebut harus secara langsung terkait dengan proses pengembangan produk perusahaan, sampai pada pengiriman produk kepada pelanggan untuk memenuhi keinginan mereka pada biaya yang serendah-rendahnya. Dalam supply chain diagram menggambarkan aliran informasi, fisik dan uang dari pemasok sampai pelanggan dapat dilihat pada Gambar 2.3 berikut ini.
Gambar 2.3. Supply Chain Diagram
Dalam supply chain ada beberapa pemain utama yang merupakan perusahaan yang mempunyai kepentingan yang sama, yaitu:
1. Supplies.
2. Manufactures.
3. Distribution.
4. Retail Outlet.
5. Customers.
Ada 3 macam hal yang harus dikelola dalam supply chain yaitu:
1. Aliran barang dari hulu ke hilir contohnya bahan baku yang dikirim dari supplier ke pabrik, setelah produksi selesai dikirim ke distributor, pengecer, kemudian ke pemakai akhir.
2. Aliran uang dan sejenisnya yang mengalir dari hilir ke hulu.
3. Aliran informasi yang bisa terjadi dari hulu ke hilir atau sebaliknya.
2.3. Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management)
Supply chain management (SCM) berfokus pada pengelolaan aliran barang, jasa dan informasi melalui rantai supply (supply chain) untuk mendapatkan tingkat sinkronsasi yang mampu merespon kepentingan pelanggan secara baik pada biaya yang minimum.
Sinkronisasi yang dimaksud membutuhkan koordinasi, kerjasama dan komunikasi yang efektif dan tepat waktu serta sikap saling mempercayai (mutual trust) antara seluruh supply chain.
Supply chain management (SCM) didefenisikan sebagai perencanaan, perancangan dan pengendalian aliran bahan, informasi dan uang sepanjang rantai supply untuk memenuhi kebutuhan pelanggan secara efisien baik saat ini maupun pada masa yang akan datang (Sinulingga, 2009).
SCM merupakan aplikasi terpadu yang memberikan dukungan sistem informasi kepada manajemen dalam hal pengadaan barang dan jasa bagi perusahaan sekaligus mengelola hubungan diantara mitra untuk menjaga tingkat kesediaan produk dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan secara optimal.
SCM mengintegrasikan mulai dari pengiriman order dan prosesnya, pengadaan bahan mentah, order tracking, penyebaran informasi, perencanaan kolaboratif, pengukuran kinerja, pelayanan purna jual, dan pengembangan produk baru.
Fungsi dari SCM ialah mengkoordinasikan aliran bahan, informasi dan uang antara semua perusahaan yang terkait seperti perusahaan pemasok dan perusahan-perusahaan lain yang terkait dengan pasokan bahan, perusahaan manufaktur yang melakukan pengelolahan terhadap produk yang dipasok, perusahaan distributor dan perusahaan retailer.
Jadi kalau supply chain adalah jaringan fisiknya, yakni perusahaan- perusahaan yang terlibat dalam memasok bahan baku, memproduksi barang maupun mengirimkannya ke pemakai akhir, sedangkan SCM adalah metode, alat atau pendekatan pengelolaannya.
Supply Chain mencakup 3 bagian, yaitu:
1. Upstream Supply Chain.
Bagian ini mencakup supplier first-tier dari organisasi (dapat berupa perusahaan manufaktur atau asembling) dan supplier-nya, yang didalamnya telah terbina suatu hubungan /relasi.
2. Internal Supply Chain.
Bagian ini mencakup semua proses yang digunakan oleh organisasi dalam mengubah input yang dikirim oleh supplier menjadi output, mulai dari waktu material tersebut masuk pada perusahaan sampai pada produk tersebut didistribusikan, diluar perusahaan tersebut.
3. Downstream Supply Chain.
Bagian ini mencakup semua proses yang terlibat dalam pengiriman produk pada customer akhir.
Dalam supply chain terdiri dari upstream, internal, dan downstream dapat dilihat pada Gambar 2.4 berikut ini.
Gambar 2.4. Upstream and Downstream Linkages
Aktivitas SCM sebagai berikut:
1. Meramalkan permintaan pelanggan.
2. Membuat jadwal produksi.
3. Menyiapkan jaringan transportasi.
4. Memesan persediaan pengganti dari para pemasok.
5. Mengelola persediaan, bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi.
6. Menjalankan produksi.
7. Menjamin kelancaran transportasi sumber daya kepada pelanggan.
8. Melacak aliran sumber daya material, jasa, informasi, dan keuangan dari pemasok, di dalam perusahaan, dan kepada pelanggan.
Tujuan Utama SCM adalah sebagai berikut:
1. Penyerahan /pengiriman produk secara tepat waktu demi memuaskan konsumen.
2. Mengurangi biaya.
3. Meningkatkan segala hasil dari seluruh supply chain (bukan hanya satu perusahaan).
4. Mengurangi waktu.
5. Memusatkan kegiatan perencanaan dan distribusi.
Manfaat SCM adalah sebagai berikut:
1. Kepuasan pelanggan.
Konsumen atau pengguna produk merupakan target utama dari aktivitas proses produksi setiap produk yang dihasilkan perusahaan.
Konsumen atau pengguna yang dimaksud dalam konteks ini tentunya konsumen yang setia dalam jangka waktu yang panjang. Untuk menjadikan konsumen setia, maka terlebih dahulu konsumen harus puas dengan pelayanan yang disampaikan oleh perusahaan.
2. Meningkatkan Pendapatan.
Menjadi mitra perusahaan berarti akan turut pula meningkatkan pendapatan perusahaan, sehingga produk-produk yang dihasilkan perusahaan tidak akan terbuang percuma, karena diminati konsumen.
3. Menurunnya biaya.
Pengintegrasian aliran produk dari perusahan kepada konsumen akhir berarti pula mengurangi biaya-biaya pada jalur distribusi.
4. Pemanfaatan asset semakin tinggi.
Aset terutama faktor manusia akan semakin terlatih dan terampil baik dari segi pengetahuan maupun keterampilan. Tenaga manusia akan mampu memberdayakan penggunaan teknologi tinggi sebagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan SCM.
5. Peningkatan laba.
Dengan semakin meningkatnya jumlah konsumen yang setia dan menjadi pengguna produk, pada gilirannya akan meningkatkan laba perusahaan.
6. Perusahaan semakin besar.
Perusahaan yang mendapat keuntungan dari segi proses distribusi produknya lambat laun akan menjadi besar, dan tumbuh lebih kuat.
2.4. Kinerja Rantai Pasok (Supply Chain)
Proses rantai pasokan bagaimana baiknya pun dilakukan sering tidak dapat menghindarkan terjadinya inventory pada beberapa titik di sepanjang supply chain.
Semakin tidak efektif supply chain semakin besar tingkat persediaan yang akan terjadi. Di samping itu, aliran bahan di sepanjang supply chain juga membawa berbagai implikasi keuangan perusahan terkait. Oleh karena itu, sangat penting dilakukan pengukuran terhadap kinerja supply chain yang dioperasikam baik dari sudut persedian maupun keuangan dan lain-lain untuk memungkinkan dilakukannya evaluasi tentang efektivitas supply chain dalam menunjang perncapaian dan sasaran perusahaan.
1. Kinerja Terhadap Persediaan.
Filosofi persediaan menjelaskan bahwa makin rendah jumlah nilai moneter item yang tertimbun di persediaan semakin baik kinerja proses yang terkait dengan kegiatan persediaan tersebut.
Ada tiga ukuran yang sering digunakan dalam mengukur kinerja supply chain terhadap persediaan yaitu nilai rata-rata persediaan secara agregat (average aggregate inventory value), lama waktu supply (weeks of supply) dan perputaran persediaan (inventory turn over).
a. Nilai rata-rata persediaan secara agregat.
Merupakan total nilai dari semua item bahan yang ada dalam persediaan. Karena jumlah setiap item dalam persediaan mengalami perubahan dari waktu ke waktu maka walaupun ragam atau jenis item dalam persediaan tidak berubah, total nilai dari semua item terus menerus mengalami perubahan sesuai dengan jumlah masing-masing item setiap saat.
b. Lama waktu supply.
Lama waktu supply didefenisikan sebagai nilai rata-rata persediaan per minggu ke dibagi dengan volume penjualan per minggu.
Volume penjualan per minggu ke tidak dihitung sebagai total nilai penjualan tetapi total biaya dari produk yang dijual per minggu.
Biaya yang dimaksud adalah harga pokok penjualan (cost of goods sold) per minggu. Semakin singkat waktu supply maka kinerja supply chain management dinilai semakin baik dan sebaliknya makin lama waktu supply chain makin buruk kinerja supply chain management.
c. Perputaran persediaan.
Perputaran persediaan mengukur besarnya perputaran persediaan yang dihitung sebagai pembagian total harga pokok penjualan yang dihitung sebagai pembagian total harga pokok penjualan terhadap nilai rata-rata persediaan secara agregat. Dari pengertian ini terlihat bahwa ukuran perputaran persediaan berkebalikan dengan lamanya
waktu supply. Maka, kinerja supply chain management dinilai semakin baik jika perputaran persedian semakin tinggi dan sebaliknya dinilai rendah jika jumlah perputaran persediaan adalah rendah.
2. Kinerja Terhadap Proses.
Supply chain management terdapat tiga jenis proses utama yaitu proses penempatan order (order placement), proses pemenuhan order (order fulfillment) dan proses pembelian (purchasing). Kinerja dari ketiga proses tersebut berkaitan dengan biaya, waktu, dan mutu.
3. Kinerja Terhadap Keuangan.
Kinerja keuangan yang dihasilkan oleh supply chain management dapat ditinjau dari nilai kapital rata-rata yang tertanam dalam persediaan. Supply chain management yang efektif akan menurunkan volume rata-rata persediaan yang juga berarti jumlah uang yang tertanam dalam persediaan akan menurun sehingga total current asset dalam neraca perusahaan akan rendah. Bila situasi ini terjadi maka kinerja keuangan perusahaan yang diukur dari Return on Asset (RoA) yaitu net income dibagi dengan total assest akan semakin besar.
2.5. Konsep Dasar Sistem Distribusi
Distribusi dari produk sering menciptakan hirarki dari lokasi penyimpanan, yang dapat meliputi pusat-pusat produksi (manufacturing centers), pusat-pusat distribusi (distribution centers), grosir (wholesalers), dan pengecer
atau retailers. Distribusi dari barang mengacu pada hubungan yang ada di antara titik-titik produksi dan pelanggan akhir, yang terdiri dari beberapa jenis persediaan yang harus dikelola.
Adapun tujuan utama dari manajemen distribusi persediaan adalah memperoleh persediaan dalam tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, spesifikasi kualitas yang tepat, serta pada ongkos yang memadai. Tujuan ini untuk mencapai tingkat pelayanan pelanggan (customers service level) yang diinginkan pada atau dibawah tingkat ongkos yang telah ditetapkan.
Keputusan sistem distribusi akan mempengaruhi:
1. Fasilitas.
2. Transportasi.
3. Investasi persediaan.
4. Manufacturing.
5. Komunikasi dan pemprosesan data.
Kebijakan dan strategi distribusi harus menjadi bagian dari strategi organisasi manufaktur secara terintegrasi yang mencakup semua area fungsional seperti : pemasaran, engineering, keuangan, dan manufaktur.
2.6. Distribution Requirement Planning (DRP)
Awal berkembangannya Distribution Requirement Planning (DRP) adalah sebagai sebuah metode teknik untuk perencanaan pendistribusian perusahaan manufaktur. Metode ini dihasilkan dari pengalaman perusahaan manufaktur. DRP telah diperluas pada pendistribusian proses di dalam manufaktur. Selain itu DRP
dapat mengkoordinasikan logistik antar organisasi atau antara pusat-pusat distribusi yang berbeda tempat secara geografis.
Bahkan Konsep dari DRP memungkinkan suatu integrasi dari proses supply chain. Konsep ini akan menyelesaikan masalah dalam menyeimbangkan penggunaan assset dan ongkos operasi yang bertujuan untuk kepuasan pelanggan.
Selain itu DRP dapat meningkatkan kegiatan customer service, inventory management, purchasing, manufacturing effectiveness, dan profit maximation.
DRP menggunakan teknik time –phased planning seperti pada MRP dalam manufaktur, dengan menggunakan teknik yang sama time – phased planning dalam distribusi dan manufaktur. Beberapa permasalahan tradisional yang ditemukan dalam distribusi dan manufaktur yaitu permasalahan pengurangan ongkos atau penghapusan dari beberapa tahap dalam manufaktur. Filosofi dari manajemen.
Istilah DRP memiliki dua pengertian yang berbeda yaitu: distribution requirements planning dan distribution resource planning.
Distribution requirement planning berfungsi menentukan kebutuhan- kebutuhan untuk mengisi kembali persediaan pada distribution center. Sedangkan distribution resource planning merupakan perluasan dari distribution requirement planning yang mencakup lebih dari sekedar sistem perencanaan dan pengendalian pengisian kembali persediaan, tetapi ditambah dengan perencanaan dan pengendalian dari sumber - sumber yang terkait dalam sitem distribusi seperti:
warehouse space, tenaga kerja, uang, fasilitas transportasi, dan warehousing.
Termasuk disini adalah keterkaitan dari replenishment system ke financial systems dan penggunaan simulasi sebagai alat untuk meningkatkan performansi sistem.
Distribution Resouce Planning (DRP) berdasarkan pada persamaan logik yang digunakan oleh MRP untuk menentukan kebutuhan material produksi.
Dengan DRP, ketergantungan atau hubungan diantara stocking points /locations dalam struktur jaringan distribusi ditunjukkan oleh suatu bill of distribution (dapat dilihat pada Gambar 2.5) dan memiliki konsep yang serupa dengan bill of material dalam MRP.
DRP
Bill-of distribution
Forecasting Inventory Control
Open PO’s / MO’s
Gambar 2.5. Bill-of Distribution
DRP adalah untuk mengatur pendistribusian yang mengalami perluasan dalam supply chain, biasanya dalam perusahaan antara manufaktur dan distribusi dipisahkan, pemisahaan ini akan berakibat pada timbulnya masalah pada perusahaan, seperti inefficiencies, cost penalties dari perbedaan proses, sistem dan bahkan pada conflicting goals.
Perluasan perhitungan dalam distribution requirement planning yang didasarkan ke dalam suatu pendekatan manajerial yang lebih luas untuk distribution resource planning dan kendali disebut DRP 2. Hal ini memiliki kesamaan pada perluasan material requirement planning (MRP) ke arah sebuah
proses manufacturing resource planning (MRP 2). Singkatan dan istilah baru ini muncul ketika perusahaan belajar bagaimana cara mengintegrasikan logistik produksi dan distribusi dengan bantuan yang berdasarkan pada komputer (information system), dan untuk mengintegrasikan MRP 2 dengan DRP 2 ke dalam suatu yang digabungkan sampai pada proses pengawasan dan pada logistics management information.
2.7. Konsep Dasar DRP
Distribution Resources Planning adalah sebuah proses manajemen yang menentukan keperluan inventory stocking locations (ISLs) yang merupakan toko, pusat distribusi, pusat distribusi regional, pusat distribusi manufaktur atau gudang yang menyimpan produk yang akan dijual. Sumber kebutuhan supplier dapat menjadi third party supplier, titik distribusi regional atau sebuah perusahaan sehingga dapat diperkirakan bahwa kebutuhan supplier dapat sesuai dengan permintaan.
Distribution Resources Planning mempunyai input sebagai berikut:
1. Peramalan permintaan berdasarkan inventory stocking locations (ISLs)/DC.
2. Permintaan pelanggan baik untuk pemesanan sekarang dan masa depan.
3. Persediaan untuk memenuhi permintaan berdasarkan inventory stocking locations (ISLs)/DC.
4. Purchase order yang akan diproduksi.
5. Lead times.
6. Alat angkut transportasi dan frekuensi pengiriman.
7. Prinsip safety stock berdasarkan inventory stocking locations (ISLs).
8. Kuantitas pemesanan/order quantity.
Ketika semua input telah diterima, DRP memperhitungkan model time- phased dari kebutuhan persediaan untuk mendukung strategi logistik. Ini meliputi:
1. Berapa produk yang dibutuhkan dan kapan diperlukan.
2. Kapasitas transportasi yang dibutuhkan.
3. Kapasitas tempat penyimpanan, sumber daya manusia serta peralatan yang dibutuhkan.
4. Investasi tempat persediaan yang dibutuhkan.
5. Level produksi yang dibutuhkan dan produk yang dibeli oleh supplier kebutuhan.
“DRP is management process that determines the needs of inventory stocking locations and ansures that supply sources will be able to meet the demand”(Martin, 1995).
DRP mengerjakan perencanaan pergerakan material ke dalam dan ke luar dari suatu jaringan distribusi. DRP membuat material yang tersedia sedemikian rupa sehingga inventori dapat ditarik melalui jaringan distribusi untuk menyediakan material secara "just in time" yang akan menjawab permintaan pelanggan.
2.8. Tujuan Penerapan DRP
“DRP provides the information needed for distribution an manufacturing management to effectively allocate inventory and productive capacity, to increase customer service, and to reduce inventory investment.”(Fogarty, 1991).
Tujuan utama DRP tentu saja mendapatkan hasil yang sebaik mungkin dalam pendistribusian suatu produk tertentu, yang dimaksudkan dalam proses ini adalah produk tersebut dapat sampai pada tempat, kuantitas, serta waktu yang tepat. Informasi DRP ini akan dapat digunakan sebagai input untuk menentukan:
1. Kapasitas transportasi yang dibutuhkan dalam pendistribusian produk.
2. Kapasitas peralatan (pompa & pipa) yang dibutuhkan oleh bagian manufaktur.
3. Investasi untuk persediaan yang dibutuhkan oleh setiap DC (Distribution Center).
4. Tingkat produksi minimum yang dibutuhkan oleh tiap-tiap produk dari DC.
Penggunaan DRP ini untuk menjawab pertanyaan sebetulnya adalah untuk melakukan penerapan DRP 2 (Distribution Resource Planning) dimana DRP 2 ini mempunyai cakupan yang lebih luas tidak hanya melakukan perencanaan,.
Perkembangan DRP 2 ini sejalan dengan perkembangan MRP 2 (Material Resource Planning) yang kemudian membentuk konsep SCM (Supply Chain Management), konsep SCM yang merupakan keterkaitan antar DRP dan MRP.
Konsep DRP juga sebenarnya sangat dekat dengan istilah quick response (QR) dengan Continous Replenishment (CR) dari pabrik, distributor, pengecer, sampai konsumen.
Pada intinya fungsi utama DRP adalah:
1. Mengolah semua data yang diperlukan pada seluruh distribution center yang digunakan untuk mengadakan perubahan dan perencanaan untuk memenuhi permintaan konsumen hasil peramalan serta untuk melakukan perencanaan mengenai persediaan yang diinginkan.
2. Sebagai input untuk semua bagian untuk mengambil keputusan baik menyangkut keputusan mengenai berapa jumlah yang harus diproduksi oleh pabrik bagaimana persediaan yang dikehendaki untuk mengantisipasi fluktuasi demand.
2.9. DRP Display
DRP display memiliki dua bagian penting yaitu time phased information dan descriptive information.
1. Time phased information.
Time phased information adalah informasi-informasi yang dikeluarkan berdasarkan pada suatu time phased yang menunjukkan perkiraan keadaan pada time phased tersebut. Time phased information meliputi:
a. Gross requirement.
Gross requirement merupakan permintaan akan suatu item atau produk yang diramalkan.
b. Schedule receipt.
Schedule receipt adalah jumlah item atau produk yang dijadwalkan untuk dimasukkan dalam stok, schedule receipt produk tidak harus dalam perjalanan, tetapi dapat juga berupa order yang masih dalam pengemasan atau pemuatan.
c. Planned order.
Planned order adalah order yang belum dilepas dan masih dalam perencanaan. Pada DC planned order adalah jadwal untuk pengiriman produk pada masa yang akan datang dari CSF.
d. Plnd Shmpts- Rcpt Date.
Plnd Shmpts- Rcpt Date adalah jadwal perencanaan penerimaan produk yang dikirim.
2. Description information.
Description information adalah atribut-atribut masukan pada awal perencanaan. Description information ini berupa pengolahan data awal untuk masuk sistem DRP. Description information meliputi:
a. On hand – balance.
On hand – balance adalah jumlah persedian produk yang terdapat dalam DC. Pada awal perencanaan on hand – balance tidak termasuk pada produk yang berada dalam transit dan produk yang rusak. Jadi produk yang ada pada DC adalah jumlah produk yang tersedia untuk dikirim.
