1
BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang
Industri selalu didorong untuk mengoptimalkan proses-proses yang ada di dalamnya agar dapat terus berkembang dan dapat bertahan menghadapi perubahan ekonomi yang pesat. Keberhasilan supply chain menjadi salah satu bentuk optimalisasi dari suatu industri dikarenakan dapat menekan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan didukung oleh operasional supply chain yang efektif dan efisien (Chopra & Meindl, 2015).
PT XYZ merupakan salah satu anak perusahaan dari Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang berada di wilayah Provinsi Kalimantan Timur. PT XYZ telah berhasil menjadi penghasil gas terbesar di Indonesia dan merupakan salah satu tonggak pencapaian industri migas Indonesia. Pada tahun 2018 rata-rata produksi minyak mentah PT XYZ sebesar 42,3 ribu barel minyak per hari dan gas sebesar 890 juta standar kaki kubik yang menjadikan PT XYZ sebagai salah satu bukti penghasil gas terbesar di Indonesia.
Dalam operasionalnya, PT XYZ memerlukan material persediaan guna mendukung aktifitas eksploitasi minyak dan gas bumi. Jumlah item material yang harus dijaga inventorinya berkisar 80.000 item material, mulai dari material berukuran besar dan mahal hingga material spare part yang kecil dan murah. Material persediaan tersebut disimpan pada dua gudang utama yang merupakan Supplying Plant dan selanjutnya akan disalurkan ke banyak gudang penyimpanan satelit serta anjungan pengeboran sebagai Receiving Plant.
Dikarenakan PT XYZ merupakan perusahaan migas yang beroperasi berdasarkan kontrak wilayah yang diberi kewenangan untuk mengeksploitasi migas di wilayah Mahakam dengan mekanisme bagi hasil Cost Recovery, maka setiap material yang akan disediakan untuk operasional perusahaan harus mengacu kepada tata kelola pengadaan yang diatur oleh Satuan Kerja Khusus Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi (SKK Migas) yaitu Pedoman Tata Kerja nomor : PTK- 007/SKKMA0000/2017/S0 (Revisi 04) Buku Kedua dan Pedoman Pelaksanaan
2
Pengadaan Barang/Jasa (JUKLAK PTK-007 Rev.04). Berikut merupakan proses bisnis pengadaan barang di dalam PT.XYZ.
Gambar I.1 Proses Bisnis Pengadaan Barang Di PT. XYZ (Sumber: Data Primer Pihak PT. XYZ)
Diawal proses bisnis pengadaan terdapat pra kualifikasi yang memiliki ketentuan umum seperti calon peserta tender wajib memiliki alamat yang tetap dan jelas serta dapat dijangkau jasa pengiriman. Selain itu, calon peserta tender menyampaikan dokumen kualifikasi selambat-lambatnya pada tanggal, waktu dan tempat yang telah ditentukan dalam dokumen penilaian kualifikasi. Selanjutnya dilakukan evaluasi oleh admin atau dapat disebut dengan panitia tender. Panitia tender melakukan klarifikasi untuk memastikan penawaran peserta tender dapat memenuhi persyaratan yang tercantum pada dokumen tender. Untuk evaluasi teknis masih dilakukan oleh panitia tender, dimulai dengan penelitian kelengkapan dan kesesuaian antara dokumen penawaran teknis yang disampaikan dengan dokumen tender. Jika penawaran oleh peserta tender dinyatakan lulus evaluasi penawaran teknis, maka diundang untuk menyampaikan penawaran harga. Pada evaluasi komersial, dimulai dengan penelitian kelengkapan surat penawaran harga, rincian penawaran harga, dan dokumen pendukungnya atas dokumen penawaran harga dari peserta tender yang dinyatakan lulus. Penawaran harga harus sesuai dengan penawaran teknis serta isi konsep kontrak yang telah disetujui, termasuk perubahan- perubahannya pada saat klarifikasi, verifikasi teknis, dan/atau negosiasi teknis.
Akhir dari proses ini terdapat pada penunjukkan pemenang dimana pejabat berwenang menetapkan calon pemenang tender berdasarkan usulan yang disampaikan oleh panitia tender.
3
Didalam proses pengadaan, PT XYZ memiliki departemen Purchasing yang berperan sebagai panitia tender. Salah satu operasi dari departemen ini melakukan satu proses tender suku cadang untuk MRO (Maintenance Repair and Operation).
Contoh Material MRO adalah suku cadang perawatan fasilitas produksi, alat kerja perbaikan, unit-unit mesin produksi dan lainnya. Dan khusus material MRO yang bersifat general dan umum yang dapat dipasok oleh sebagian besar supplier, jumlah item yang ada pada PR (Purchase Requisition) sebagian besar tidak dapat ditindaklanjuti menjadi PO (purchase order) karena hanya berpatokan kepada metode evaluasi komersial yang ada pada PTK 007 dan belum memiliki metode evaluasi komersial alternatif selain yang ditentukan dari PTK 007.
Dalam PTK 007 Rev 04 disebutkan bahwa untuk “Evaluasi dilakukan terhadap nilai total penawaran dan/atau harga satuan per jenis barang/jasa (itemized) sebagaimana yang ditetapkan dalam Dokumen Tender. Dalam hal tidak ditetapkan dalam Dokumen Tender, evaluasi dilakukan terhadap nilai total penawaran”. Sehingga kondisi seperti contoh kasus di bawah sering sekali terjadi.
Gambar I.2 Evaluasi Komersial Pada PT. XYZ (Sumber: Data Primer Pihak PT. XYZ)
Evaluasi komersial yang dilakukan seperti yang ditunjukkan oleh Gambar I.2, terdapat 6 vendor yang melakukan penawaran terhadap 17 item. Bila evaluasi
0 2 4 6 8 10 12 14
Vendor A Vendor B Vendor C Vendor D Vendor E Vendor F DSPM001007 : spot PO, 17 item, partial quoted is allowed 8
item
Pass TE Lowest <OE
4
terhadap Total Penawaran, maka vendor F dapat dipilih dikarenakan BP (Bid Price) lebih rendah dibandingkan dengan OE (Owner Estimated) yaitu 66%, akan tetapi hanya dapat menghasilkan 6 item. Bila mengharapkan jumlah item yang lebih banyak untuk jadi PO vendor B kemungkinan dapat dipilih akan tetapi harus dilakukan negosiasi agar BP dapat diturunkan menjadi lebih rendah atau sama dengan OE. Akan tetapi, bila evaluasi terhadap harga satuan (itemized) vendor A yang memiliki jumlah item yang banyak dengan harga OE terendah dibandingkan 5 supplier lainnya. Dengan kondisi evaluasi yang digambarkan seperti di atas secara statistik hanya 65% jumlah item dari PR yang berhasil dilanjutkan menjadi PO setelah melewati metode evaluasi komersial di atas. Dan hasil dari metode evaluasi komersial tersebut juga belum mempertimbangkan kriteria lain sehingga mengakibatkan hanya 60% dari proses tender dimenangkan oleh empat supplier.
Dampak dari kondisi di atas jika belum mempertimbangkan kriteria lain mengakibatkan item-item yang gagal untuk dijadikan PO harus diproses ulang dari awal, yang dapat berakibat tertundanya barang yang diperlukan untuk diterima.
Kondisi tingkat multiple supplier yang tinggi untuk PO dengan nilai kecil juga mengakibatkan keterlambatan proses dimana karyawan harus membuat kembali PO di sistem, monitoring pengiriman barang dan penjadwalan peneriman barang di gudang serta proses penerimaan barang di gudang, termasuk menambah jumlah invoice yang harus diselesaikan oleh pihak Finance.
Dengan hal tersebut, diperlukannya pemilihan supplier yang efektif dan efisien sehingga tetap sesuai dengan PTK 007 agar mendapatkan kualitas, harga dan waktu pengantaran maupun kelengkapan yang sesuai safety. Maka kriteria lain dalam penelitian ini seperti Quality, Flexibility, Delivery, Safety and Compliance sesuai strategi perusahaan diperlukan agar supplier yang ada dapat dipertimbangkan kembali secara matang. Berdasarkan pada permasalahan diatas, maka dilakukan penentuan bobot dengan metode Analytical Hierarchy Process dan pengukuran tingkat efisiensi melalui Data Envelopment Analysis. AHP dilakukan untuk mengetahui bobot yang diperlukan untuk menghitung indeks keseluruhan. Model AHP digunakan untuk menentukan tingkat kepentingan setiap kriteria atau perbandingan kriteria berpasangan maupun faktor-faktor yang relevan (Chan and Wang, 2013). Kemudian DEA dikembangkan sebagai model pengukur efisiensi
5
dalam mengukur tingkat kinerja ataupun produktivitas terhadap supplier, dan hal ini biasa disebut dengan Decision Making Unit (DMU). DEA digunakan untuk mengetahui kemungkinan-kemungkinan penggunaan sumber daya yang dapat dilakukan dapat menghasilkan output yang optimal tanpa harus mengurangi jumlah output yang dihasilkan, ataupun dengan memaksimalkan output tanpa menambahkan sumber daya (Hadinata & Manurung, 2008).
Berikut merupakan diagram sistem pemilihan supplier yang digambarkan pada Fishbone Diagram pada Gambar I.3.
Gambar I.3 Fishbone Diagram Pemilihan Supplier Pada PT. XYZ I.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, terdapat rumusan masalah, yaitu:
1. Bagaimana penentuan kriteria dan sub kriteria supplier dengan menggunakan metode AHP dan DEA pada PT XYZ?
2. Bagaimana penentuan peringkat alternatif supplier dengan menggunakan metode AHP dan DEA pada PT XYZ?
I.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah penelitian, maka tujuan penelitian ada sebagai berikut, yaitu:
6
1. Menentukan kriteria dan subkriteria supplier dengan menggunakan metode AHP dan DEA pada PT XYZ.
2. Menentukan peringkat alternatif supplier dengan menggunakan metode AHP dan DEA pada PT XYZ.
I.4 Batasan Penelitian
Batasan penelitian merupakan ruang lingkup yang membatasi permasalahan yang terkait. Maka batasan penelitian dalam penelitian ini yaitu:
1. Proses tender dilakukan secara pemilihan langsung di PT XYZ.
2. Data yang digunakan hanya barang-barang MRO yang umum dipasok oleh supplier.
3. Penelitian dibatasi pada tahap pemberian usulan alternatif dan tidak dilakukan implementasi langsung pada PT XYZ.
I.5 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah penulis dapat menemukan usulan alternatif pemilihan supplier dengan menggunakan metode AHP dan DEA pada PT XYZ dan memberikan referensi bagi penelitian selanjutnya maupun perusahaan dalam mengembangkan penelitian ini.
I.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Bab ini berisi uraian mengenai latar belakang permasalahan yang terjadi pada PT. XYZ, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Pustaka
Bab ini berisikan landasan teori dan literatur yang berkaitan dengan permasalahan yang diteliti dan membahas hubungan antar konsep yang menjadi kajian penelitian.
7 Bab III Metodologi Penelitian
Bab ini menjelaskan tentang struktur langkah-langkah penelitian secara rinci dalam memecahkan masalah pada PT. XYZ meliputi:
tahap merumuskan masalah penelitian, merumuskan hipotesis dan mengembangkan model penelitian, mengidentifikasi dan melakukan operasionalisasi variabel penelitian, merancang pengumpulan dan pengolahan data, merancang analisis pengolahan data.
BAB IV Pengumpulan dan Pengolahan Data
Pada bab ini menjelaskan bahwa data yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah yang didapat sesuai dengan tujuan dari penelitian yang akan dilakukan oleh penulis.
BAB V Analisis Data
Pada bab ini menjelaskan mengenai analisis data yang telah didapatkan dan telah diolah sebelumnya pada BAB IV.
BAB VI Kesimpulan dan Saran
Pada bab ini berisi mengenai kesimpulan dan saran berdasarkan dari penelitian yang telah dilakukan.
