PANDUAN VERVALPD SMPSMASMK MARET 2017

(1)

V E R I F I K A S I & V A L I D A S I N I S N

M E L A L U I A P L I K A S I V E R V A L P D

L O G I N O P E R A T O R S E K O L A H

S M P / S M A / S M K

http://vervalpd.data.kemdikbud.go.id/

PUSAT DATA DAN STATISTIK PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

(2)

H O M E

tampilan di akun Operator Sekolah

Diagram Pie menggambarkan kondisi data di sekolah (data referensi, residu, belum memiliki NISN/mutasi, invalid), sesuai data hasil sinkronisasi dari Aplikasi Dapodik.

(3)

R E F E R E N S I (

n e w

)

Referensi : Aktif >>>> Data siswa aktif sesuai data Dapodik tahun ajaran berjalan.

Lulusan >> Data lulusan tahun ajaran sebelumnya (new).

(4)

R E F E R E N S I (

a k t i f

)

Pembaruan pada fitur ini adalah dihilangkannya fitur UNMATCH

(5)

R E F E R E N S I (

l u l u s a n

)

Fitur baru - Referensi Lulusan

(6)

R E S I D U

RESIDU

Fitur ini hanya ada untuk jenjang SMP dan SMA/SMK. Menampilkan data peserta didik kelas 7 atau kelas 10 yang belum memiliki NISN yang valid, meskipun di Aplikasi Dapodik sudah dientrikan NISN.

(7)

CARA MENYELESAIKAN RESIDU

Konsep verifikasi dan validasi data residu

Mencari data pembanding yang mirip/sesuai.

Langkah 1

Klik data peserta didik, maka sistem VervalPD akan menampilkan hasil pencarian 1 dari database Arsip NISN

Langkah 2

Identifikasi kemiripan/kesesuaian data residu dengan data pembanding (pencarian ke-1),

(8)

CARA MENYELESAIKAN RESIDU

Pencarian data pembanding

Sistem VervalPD bisa melakukan pencarian data pembanding sebanyak 5x pencarian

Langkah 3

(9)

CARA MENYELESAIKAN RESIDU

Konsep verifikasi dan validasi data residu

Mencari data pembanding yang mirip/sesuai, tidak harus sama persis.

Langkah 4

(10)

CARA MENYELESAIKAN RESIDU

Mekanisme MATCH

Data Residu akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN yang di-MATCH-kan dari data pembanding, penulisan data yang berpindah ke Referensi Aktif akan mengikuti penulisan data Residu yang bersumber dari Dapodik, bukan berdasarkan penulisan dari data pembanding (Arsip NISN).

Langkah 5

Jika hasil identifikasi data pembanding (pencarian ke-2) mirip/sesuai, klik data pembanding lalu tekan tombol MATCH.

(11)

CARA MENYELESAIKAN RESIDU

Mekanisme NOT MATCH

Tombol NOT MATCH akan aktif di akhir pencarian data pembanding ke-5 dan bisa digunakan.

Dengan mekanisme ini data Residu akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN baru yang dibuatkan oleh sistem VervalPD.

Langkah 6

Jika hasil identifikasi data pembanding (pencarian ke-2) juga tidak mirip/tidak sesuai, klik SEARCH NEXT demikian seterusnya hingga pencarian terakhir yaitu pencarian ke-5 untuk mencari data pembanding yang mirip/sesuai.

Jika dari ke-5 opsi data pembanding (pencarian ke-1 s/d ke-5) tidak ada yang mirip/sesuai, tekan tombol NOT MATCH.

(12)

HAL-HAL PENTING TERKAIT RESIDU

HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN SAAT MELAKUKAN VERIFIKASI DAN VALIDASI NISN UNTUK DATA RESIDU:

Setiap NISN yang dientrikan di Dapodik belum tentu/tidak selalu dianggap valid oleh VervalPD. Jika ada perbedaan entri/input antara data Dapodik dan data Arsip NISN, maka data peserta didik tersebut akan dianggap sebagai residu terlebih dahulu.

Seluruh data yang tampil sebagai residu harus diselesaikan satu-persatu oleh Operator Sekolahnya langsung.

Konsep penyelesaian residu cukup sederhana, yaitu dengan mencari dan memilih data pembanding dari database Arsip NISN yang ditampilkan oleh sistem VervalPD. Jika ditampilkan data yang mirip/sesuai dengan peserta didik yang dimaksud, pilih MATCH. Namun jika tidak ditemukan data yang mirip/sesuai dari database Arsip NISN, pilih NOT MATCH.

Kemiripan/kesesuaian data pembanding ditentukan berdasarkan identifikasi Operator Sekolah terhadap variabel:

Nama – Tempat Lahir – Tanggal Lahir – Nama Ibu Kandung Peserta Didik.

Operator Sekolah tidak boleh membiarkan data Residu (tidak menyelesaikan data residu dengan tuntas). Semua data Residu harus dipindahkan ke Referensi dengan 2 pilihan (MATCH atau NOT MATCH), tidak boleh dibiarkan di Residu.

(13)

B E L U M M E M I L I K I N I S N

( n e w )

Fitur Belum Memiliki NISN

Fitur baru ini menampilkan peserta didik mutasi (pindahan) kelas 8 dan 9 (SMP), dan kelas 11 dan 12 (SMA/SMK) yang belum memiliki NISN yang valid dari jenjang/sekolah sebelumnya.

Status Validasi ada 2 kategori : Siswa baru Kelas 1* dan Mutasi Siswa.

(14)

HAL-HAL PENTING TERKAIT BELUM MEMILIKI NISN

HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN PADA FITUR BELUM MEMILIKI NISN:

Seluruh data peserta didik dengan pilihan registrasi masuk rombel di Dapodik sebagai siswa baru kelas 1 atau Mutasi akan ditampilkan dalam fitur ini, jika belum memiliki NISN yang dianggap valid oleh sistem VervalPD.

Untuk status validasi Siswa Baru Kelas 1 , Operator Sekolah cukup menunggu proses penomoran NISN otomatis, tidak ada pengerjaan apapun dari Aplikasi VervalPD.*

Setiap peserta didik baru kelas 1 akan diberikan NISN secara otomatis setelah batas waktu yang ditentukan, Operator Sekolah harus memastikan agar melakukan pengiriman data (sinkronisasi) peserta didik kelas 1 dari Aplikasi Dapodik maksimal tanggal 30 September per tahun ajaran. Jika melebihi batas waktu belum juga melakukan pengiriman data, maka peserta didik kelas 1 akan diberikan NISN pada tahun ajaran berikutnya.

Untuk status validasi Mutasi Siswa , Operator Sekolah tidak boleh membiarkan data peserta didik tetap tampil di fitur ini, dan harus segera di proses. Semua data Mutasi Siswa harus diproses oleh Operator Sekolah, tidak boleh dibiarkan di

Belum Memiliki NISN.

Konsep penyelesaian Mutasi Siswa adalah dengan mencari data peserta didik yang bersangkutan di sekolah asal/sebelumnya.

(15)

LANGKAH 1

Klik tulisan MUTASI SISWA

CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA

(16)

LANGKAH 2

Cari data siswa mutasi di sekolah asal.

(syaratnya siswa harus sudah diregistrasikan keluar/mutasi keluar dari sekolah asal)

Cara mencari data siswa mutasi di sekolah asal : Pilih nama PROPINSI dari sekolah asal,

Pilih nama KABUPATEN/KOTA dari sekolah asal, dan

Pilih sekolah asal dengan mengetikkan NPSN yang mengacu pada laman DATA MASTER REFERENSI (http://referensi.data.kemdikbud.go.id/index11.php)

CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA

(17)

Perhatikan :

Pencarian sekolah asal, dilakukan dengan mengetikkan NPSN yang mengacu pada laman DATA MASTER REFERENSI (http://referensi.data.kemdikbud.go.id/index11.php)

Acuan NPSN

ACUAN NPSN DALAM MUTASI SISWA

(18)

LANGKAH 3-A

Jika data sekolah dan data siswa ditemukan di sekolah asal, klik data siswa yang dimaksud lalu klik PILIH SISWA

Setelah proses tersebut, maka data siswa akan masuk ke daftar antrian Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi, pada menu MUTASI >> Siswa Ditemukan

CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA

(19)

Data Lama : Data siswa di sekolah asal (sekolah sebelumnya) Data Baru : Data siswa di Dapodik sekolah saat ini

Wewenang Operator Dinas Pendidikan

Approve >>> setujui proses mutasi jika data lama dan baru mirip/sesuai. Setelah proses approve, data akan kembali ke sekolah, pada menu Referensi (Valid).

Reject >> tolak proses mutasi jika data lama dan data baru sangat berbeda (ada indikasi mengambil NISN siswa lain atau jika proses mutasi yang dilakukan Operator Sekolah keliru). Sertakan alasan penolakan.

DI PROSES OLEH OPERATOR DINAS PENDIDIKAN KAB/KOTA/PROVINSI

(20)

CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA

LANGKAH 3-B

B1 --- Jika sekolah ditemukan, namun data siswa yang dimaksud tidak ditemukan, cukup klik PILIH SEKOLAH B2--- Jika sekolah asal dan data siswa (kedua datanya) tidak ditemukan sama sekali, klik TIDAK DITEMUKAN

Setelah salah satu proses tersebut, maka data siswa akan masuk ke daftar antrian Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi, pada menu MUTASI >> Siswa Tidak Ditemukan

(21)

Wewenang Operator Dinas Pendidikan

Approve >>> setujui proses mutasi. Jika hasil verifikasi data secara manual sudah dinas terima dan sudah

dikonfirmasi sekolah. Setelah proses approve oleh dinas , maka data akan diteruskan dan masuk ke daftar antrian PDSPK.

Reject >> tolak proses mutasi jika hasil verifikasi dinas menemukan kejanggalan atau kekeliruan yang dilakukan oleh Operator Sekolah. Sertakan alasan penolakan. Data akan kembali ke sekolah, pada menu Belum Memiliki NISN.

DI PROSES OLEH OPERATOR DINAS PENDIDIKAN KAB/KOTA/PROVINSI

(22)

DI PROSES OLEH PDSPK

tampilan di akun Pusat/PDSPK

Wewenang PDSPK

Approve >>> setujui proses mutasi. Data siswa akan di verifikasi ulang oleh PDSPK dan NISN untuk siswa mutasi sebagai hasil verifikasi PDSPK akan dikembalikan ke sekolah, pada menu Referensi (valid).

(23)

S T A T U S P E N G A J U A N M U T A S I

( n e w )

STATUS PENGAJUAN MUTASI

(24)

D A T A I N V A L I D

( n e w )

DATA INVALID

(25)

E D I T D A T A

EDIT DATA

Fitur ini masih sama dengan fitur di versi sebelumnya, berfungsi untuk memperbaiki data Referensi Aktif VervalPD. Ada 2 jenis EDIT DATA:

1. Edit NISN.

(26)

E D I T N I S N

EDIT NISN

(27)

CARA MENGAJUKAN EDIT NISN

EDIT NISN

NISN yang akan diajukan perubahan harus sudah menjadi data Referensi Aktif, jika masih data Residu tidak bisa diajukan perubahan.

Langkah 1

Klik tombol PILIH SISWA.

Langkah 2

(28)

Langkah 4

Lampirkan/upload scan Ijazah sesuai ketentuan.

CARA MENGAJUKAN EDIT NISN

SCAN DOKUMEN

Dokumen yang diijinkan berupa Ijazah, upayakan scan dari dokumen asli, file ekstensi JPG atau PNG, dengan ukuran maksimal file sebesar 1 MB (Megabytes).

Langkah 3

(29)

CARA MENGAJUKAN EDIT NISN

PENGAJUAN PERUBAHAN NISN

Tombol indikator dokumen perubahan harus berwarna hijau, agar pengajuan perubahan bisa diajukan ke pusat. Jika indikator berwarna merah berarti file yang diupload terlalu besar atau bentuk file ekstensi tidak sesuai

Langkah 5

Klik tombol PENGAJUAN PERUBAHAN.

Tombol Batal digunakan untuk menggagalkan proses pengajuan perubahan NISN.

Setelah menekan tombol

PENGAJUAN PERUBAHAN, maka data akan mengalir masuk ke daftar antrian pusat untuk proses persetujuan admin PDSPK. Operator Sekolah bisa mengecek sejauh mana proses pengajuannya (sudah

disetujui/ditolak) melalui Status

(30)

E D I T I D E N T I T A S

EDIT IDENTITAS

Data peserta didik yang sudah menjadi Referensi Aktif VervalPD masih bisa diajukan perubahan. Variabel identitas yang bisa diajukan perubahan dari VervalPD meliputi:

(31)

CARA MENGAJUKAN EDIT IDENTITAS

EDIT IDENTITAS

Identitas peserta didik yang akan diajukan perubahan harus sudah menjadi data Referensi Aktif, jika masih data Residu tidak bisa diajukan perubahan.

Langkah 1

Klik tombol PILIH SISWA.

Langkah 2

(32)

Langkah 4

Lampirkan/upload scan Ijazah sesuai ketentuan.

CARA MENGAJUKAN EDIT IDENTITAS

SCAN DOKUMEN

Dokumen yang diijinkan berupa Akte kelahiran atau Surat Keterangan lahir, upayakan scan dari dokumen asli, file ekstensi JPG atau PNG, dengan ukuran maksimal file sebesar 1 MB (Megabytes).

Langkah 3

Isikan Identitas baru sesuai dengan identitas yang tercantum di akte kelahiran peserta didik.

Seluruh variabel identitas harus diisi lengkap meski hanya satu atau dua variabel saja yang sebenarnya akan diajukan

(33)

CARA MENGAJUKAN EDIT IDENTITAS

PENGAJUAN PERUBAHAN IDENTITAS

Tombol indikator dokumen perubahan harus berwarna hijau, agar pengajuan perubahan bisa diajukan ke Dinas. Jika indikator berwarna merah berarti file yang diupload terlalu besar atau bentuk file ekstensi tidak sesuai

Langkah 5

Klik tombol PENGAJUAN PERUBAHAN. Tombol Batal digunakan untuk

menggagalkan proses pengajuan perubahan identitas.

Setelah menekan tombol PENGAJUAN PERUBAHAN, maka data akan mengalir masuk ke daftar antrian Dinas untuk proses persetujuan admin Dinas Pendidikan

tingkat Kab/Kota terkait. Operator Sekolah bisa mengecek sejauh mana proses

(34)

STATUS EDIT DATA

STATUS EDIT DATA

(35)

F A Q |

f r e q u e n t l y a s k e d q u e s t i o n

1. Kenapa data siswa hilang setelah Operator Sekolah menyelesaikan proses pengajuan mutasi? Jawab:

Data siswa memang akan hilang sementara saat dalam antrian proses persetujuan/approval di Dinas Pendidikan Kab/Kota dan PDSPK. Sejauh mana proses pengajuan mutasi tersebut bisa Operator Sekolah kroscek di menu Status Pengajuan Mutasi.

2. Apa yang harus dilakukan Operator Sekolah setelah proses mutasi sudah selesai diajukan dan data siswa sudah hilang dari menu Belum Memiliki NISN?

Jawab :

Cek menu Status Pengajuan Mutasi untuk mengetahui pengajuan mutasi sudah disetujui atau belum. Jika belum, segera konfirmasi ke Dinas Pendidikan Kab/Kota (Operator Dinas), bawa serta dokumen mutasi siswa untuk proses verifikasi ulang oleh Operator Dinas (verifikasi dokumen secara langsung atau via media lainnya tergantung kebijakan Dinas masing-masing).

3. Bagaimana jika NISN siswa mutasi hasil persetujuan mutasi (approve) oleh Dinas Pendidikan Kab/Kota dan PDSPK tidak sesuai dengan NISN siswa tersebut di ijazah sebelumnya?

Jawab:

jika NISN hasil approval Dinas Pendidikan/PDSPK tidak sesuai dengan NISN siswa di ijazah sebelumnya, silakan Operator Sekolah mengajukan edit NISN melalui menu EDIT DATA / PENGAJUAN >> NISN.

4. Apa yang harus dilakukan oleh Operator Sekolah jika ada data siswa yang masuk ke menu Belum Memiliki NISN, tetapi

status validasinya bukan Mutasi Siswa melainkan Belum Memiliki NISN padahal siswa tersebut adalah siswa mutasi?

Jawab:

Perbaiki data siswa melalui aplikasi Dapodik terlebih dahulu. Keluarkan data siswa tersebut dari rombel lalu masukkan lagi kedalam rombelnya, dengan memilih registrasi masuk : MUTASI. Simpan perbaikan lalu sinkronisasi ulang Dapodiknya. Tunggu 1 hari hingga status validasi siswa di aplikasi VervalPD berubah menjadi Mutasi Siswa .