SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KENAIKAN JABATAN DENGAN MENGGUNAKAN METODE PROFILE MATCHING PADA STIA LAN
MAKASSAR
Rosdiana, Ashari
Sistem Informasi STMIK AKBA, Teknik Informatika STMIK AKBA
Abstrak
Profile matching secara garis besar merupakan salah satu metode yang membandingkan antara kompetensi individu ke dalam kompetensi jabatan sehingga dapat diketahui perbedaan kompetensinya (disebut juga gap), semakin kecil gap yang dihasilkan maka bobot nilainya semakin besar yang berarti memiliki peluang lebih besar untuk pegawai menempati posisi tertentu. Sistem penilaian kinerja untuk kenaikan jabatan pegawai pada dasarnya masih bersifat manual. Proses penilaian kinerja belum maksimal seperti adanya pegawai mendapatkan kenaikan jabatan tanpa mempertimbangkan semua kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Belum adanya standar baku atau bobot nilai yang pasti dalam menentukan kualitas pegawai, dan tidak adanya sistem yang dapat memberikan alternatif solusi dalam penilaian kinerja pegawai. Proses penilaian kinerja dilakukan dalam sebuah sistem berdasarkan aspek prilaku, aspek sikap kerja dan aspek kecerdasan untuk menentukan perangkingan dengan metode profil matching.
Kata Kunci : Profil Matching, Sistem Pendukung Keputusan, Kinerja Pegawai 1. Pendahuluan
Kenaikan jabatan pada Kantor STIA LAN Makassar pada dasarnya masih bersifat manual, proses penilaian kinerja yang dilakukan tidak sesuai dengan kenyataan dan melalui proses yang sangat rumit, seperti adanya pegawai yang dinilai dari satu kriteria saja, tetapi langsung mendapatkan kenaikan jabatan, padahal pegawai tersebut belum tentu unggul pada kriteria-kriteria yang lainnya, tidak adanya standar baku atau bobot nilai yang pasti dalam menentukan kualitas pegawai, dan tidak adanya sistem yang dapat memberikan alternatif solusi dalam penilaian kinerja pegawai untuk kenaikan jabatan.
Untuk meminimalisir hal tersebut, maka perlu adanya sistem untuk memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan untuk kenaikan jabatan. Jika proses ini dibantu oleh
suatu sistem pendukung keputusan yang terkomputerisasi diharapkan subyektivitas dalam pengambil keputusan dapat dikurangi dan dapat diganti dengan pelaksanaan seluruh kriteria-kriteria untuk pegawai, sehingga, pegawai diharapkan dengan kemampuan (pertimbangan lain) terbaiklah yang terpilih. Profile matching secara garis besar merupakan salah satu metode yang membandingkan antara kompetensi individu ke dalam kompetensi jabatan sehingga dapat diketahui perbedaan kompetensinya (disebut juga gap), semakin kecil gap yang dihasilkan maka bobot nilainya semakin besar yang berarti memiliki peluang lebih besar untuk pegawai menempati posisi tersebut.
memberikan solusi yaitu Sistem Pendukung Keputusan Kenaikan Jabatan Dengan Menggunakan Metode Profile Matching pada Kantor STIA LAN Makassar.
2. Tinjauan Pustaka
2.1. Sistem Pendukung Keputusan
Sistem pendukung keputusan (Decision Support Sistem) merupakan suatu istilah yang mengacu pada suatu sistem yang memanfaatkan dukungan komputer dalam proses pengambilan keputusan. SPK merupakan suatu sistem yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan melalui penggunaan data yang sifatnya semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur.
Menurut Kusrini (2009 :20), sistem pendukung keputusan merupakan sistem informasi interktif yang menyediakan iformasi, pemodelan dan manipulasi data. Sistem ini digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi yang semiterstruktur dan situasitidak terstruktur, dimana tak seorang pun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat.
Menurut Fattah (2007 :13), sistem pendukung keputusan merupakan sistem informasi pada level manajemen dari suatu organisasi yang mengkombinasikan data dan model analisis canggih atau peralatan data analisis untuk mendukung pengambilan keputusan yang semi terstruktur dan tidak terstruktur.
Konsep sistem pendukung keputusan terdiri dari.
a. Masalah terstruktur
Merupakan masalah yang memiliki struktur masalah pada 3 tahapan. Hasil akhir ditentukan oleh proses terkomputerisasi tanpa campur tangan manajer.
b. Masalah semi struktur
Merupakan masalah yang memiliki struktur yang memiliki salah satu atau dua tahap. Penggabungan antara
kebijakan manajer dengan rujukan dari proses terkomputerisasi.
c. Masalah tidak terstruktur
Merupakan masalah yang tidak memiliki struktur pada tahapan.Masalah yang hanya mampu diselesaikan dengan kebijakan seorang manajer.
Berdasarkan perintis SPK di Massachusetts Institute of Technology (MIT) yaitu Peter G.W.Keen bekerja sama dengan Scott Morton untuk mendefinisikan tiga tujuan yang harus dicapai SPK sebagai berikut (McLeod, 2004):
1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur.
2. Mendukung penilaian, tetapi bukan untuk menggantikannya.
3. Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer daripada efisien.
Sistem pendukung keputusan dapat memberikan berbagai manfaat atau keuntungan bagi pemakai (Kosasi, 2002). Kemampuan tersebut meliputi :
1. Sistem pendukung keputusan dapat menunjang pembuatan keputusan menajemen dalam menangani masalah semi terstruktur dan tidak tersrtuktur. 2. Sistem pendukung keputusan dapat
membantu manajer pada berbagai tingkat manajemen, mulai dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah.
3. Sistem pendukung keputusan memiliki kemampuan pemodelan dan analisis pembuatan keputusan.
4. Sistem pendukung keputusan dapat menunjang pembuatan keputusan yang saling bergantungan dan berurutan baik secara kelompok maupun perorangan.
6. Sistem pendukung keputusan dapat melakukan adaptasi sistem saat dan bersifat fleksibel.
7. Sistem pendukung keputusan mudah melakukan interaksi sistem dan mudah dikembangkan oleh pemakai akhir. 8. Sistem pendukung keputusan dapat
mengingatkan efetivitas dalam pembuatan keputusan daripada efisiensi.
9. Sistem pendukung keputusan mudah melakukan pengaksesan berbagai sumber dan format data.
2.2Pengukuran Kinerja
Pengukuran terhadap kinerja perlu dilakukan untuk mengetahui apakah selama pelaksanaan kinerja terdapat deviasi dari rencana yang telah ditentukan, atau apakah kinerja dapat dilakukan sesuai jadwal waktu yang ditentukan, atau apakah hasil kinerja yang telah tercapai sesuai dengan yang diharapkan.Untuk melakukan pengukuran tersebut, diperlukan kemampuan untuk mengukur kinerja sehingga diperlukan adanya ukuran kinerja. Pengukuran kinerja hanya dapat dilakukan terhadap kinerja yang nyata dan terukur.Apabila kinerja tidak dapat diukur, tidak dapat dikelola. Untuk dapat memperbaiki kinerja, perlu diketahui seperti apa kinerja saat ini. Apabila kinerja deviasi dapat diukur, dapat diperbaiki. Pengukuran hanya berkepentingan untuk mengukur apa yang penting dan relevan. Untuk itu, perlu tentang apa yang dikatakan penting dan relevan sebelum menentukan ukuran apa yang harus digunakan. Hal-hal yang diukur tergantung pada apa yang dianggap penting oleh stakeholders dan pelanggan. Pengukuran mengatur keterkaitan antara strategi berorientasi pelanggan dan tujuan dengan tindakan (Wibowo, 2007).
Pengukuran kinerja yang tepat dapat dilakukan dengan cara :
a. Memastikan bahwa persyaratan yang diinginkan pelanggan telah terpenuhi;
b. Mengusahakan standar kinerja untuk menciptakan perbandingan ;
c. Mengusahakan jarak bagi orang untuk memonitor tingkat kinerja; d. Menetapkan arti penting masalah
kualitas dan menentukan apa yang perlu prioritas perhatian;
e. Menghindari konsekuensi dari rendahnya kualitas;
f. Mempertimbangkan penggunaan sumber daya;
g. Mengusahakan umpan balik untuk mendorong usaha perbaikan.
Ukuran kinerja merupakan alat ukur yang harus bersifat objektif sehingga diperlukan adanya kriteria yang sama. Dengan kriteria yang sama diharapkan memberikan hasil yang dapat diperbandingkan secara objektif dan adil. Kriteriukuran kinerja menurut Armstrong dan Baron (1998) seharusnya adalah :
a. Dikaitkan dengan tujuan strategis dan mengukur apa yang secara organisasional penting dan mendorong kinerja bisnis
b. Relevan dengan sasaran dan akuntabilitas dan individu yang
c. berkepentingan
d. Memfokuskan pada output yang terukur dan penyelesaian tugas dan bagaimana orang bertindak dan bagaimana tingkah laku mereka
e. Mengindikasi data yang akan tersedia sebagai dasar pengukuran
f. Dapat didiverifikasi, dengan mengusahakan informasi yang akan mengonfirmasi tingkat seberapa jauh harapan dapat terpenuhi
g. Menjadi setepat mungkin dalam hubungan dengan maksud pengukuran dan ketersediaan data Mengusahakan dasar untuk umpan balik dan tindakan h. Bersifat komprehensif, mencakup
2.3Metode Pencocokan Profil (Profile Matching)
Metode Profile Matching adalah sebuah mekanisme pengambilan dengan mengasumsikan bahwa terdapat tingkat variable predictor yang ideal yang harus dipenuhi oleh subjek yang diteliti, bukannya tingkat yang minimal yang harus dipenuhi atau dilewati (Wiji Setiyaningsih, 2013)
Dalam pencocokan profil , dilakukan identifikasi terhadap kelompok pegawai yang baik maupun buruk. Para pegawai dalam kelompok tersebut diukur menggunakan beberapa kriteria penilaian. Jika pelaksana yang baik memperoleh skor yang berbeda dari pelaksana yang buruk atau sebuah karakteristik, maka variable tersebut berfaedah untuk memilih pelaksana-pelaksana yang baik dan buruk telah teridentifikasi, profil ideal mungkin memiliki kecerdasan rata-rata, kepekaan social yang baik, kebutuhan rendah untuk mendominasi orang lain, dan tingkat kemampuan perencanaan yang tinggi dalam pencocokan profil pegawai yang mendekati profil ideal ialah seorang pegawai yang berhasi (Kusrini, 2007).
1. Pemetaan GAP Kompetensi
Gap merupakan suatu alat yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja.Metode ini merupakan salah satu metode yang umum digunakan dalam pengelolaan manajemen suatu
lembaga.Secara harfiah kata “gap”
mengindikasikan adanya suatu perbedaan (disparity) antara satu hal dengan hal lainnya. Adapun inputan dari proses pembobotan ini adalah beda antara profil jabatan dengan profil pegawai. Adapun inputan dari proses pembobotan ini adalah beda antara profil jabatan dengan profil pegawai atau dapat ditunjukkan pada rumus :
Gap = Profil Pegawai – Profil Jabatan.
Sedangkan untuk pengumpulan gap-gap yang terjadi itu sendiri pada tiap aspeknya mempunyai perhitungan yang berbeda-beda (Kusrini, 2007).
2. Test IST
Tes IST digunakan untuk mengungkap kecerdasan sebagai kepandaian atau kemampuan untuk memecahkan persoalan yang dihadapi.Inteligensi terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan secara bermakna dan sebagai suatu gestalt. Struktur inteligensi tertentu menggambarkan pola bekerja yang tertentu yang akan cocok dengan tuntutan pekerjaan atau profesi tertentu (Kusrini, 2007).
3. Test Pauli
Tes pauli bertujuan untuk melihat daya tahan, ketekunan, dan ketelitian. hasil kerja merupakan fungsi dari motivasi dan kemampuan. Motivasi merupakan hasil dari niat dan kemauan.Kemampuan merupakan kekuatan tindakan yang responsif berupa gerakan motorik, kegiatan intelektual, pengendalian diri secara umum, dan kemampuan untuk membedakan hal yang penting (Kusrini, 2007).
4. Aspek-aspek Penilaian
Data pribadi pada sebuah perusahaan biasanya meliputi datadata penting seseorang, diantaranya: Nama, Jenis Kelamin, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Kewarganegaraan, Status Perkawinan, Alamat Rumah,Tahun masuk,Jabatan. Data Akademik
1) Pendidikan:
SD,SMP,SMA,S1,S2,S3,
2) Pengalaman kerja
3) Pelatihan yang pernah diikuti Kemampuan khusus
Data tambahan merupakan data-data yang menjadi persyaratan penilaian (aspek-aspek yang dinilai).Pada beberapa departemen Sumber Daya Manusia umumny amenggunakan aspek-aspek penilaian yang menitik beratkan pada potensi aspek-aspek psikologis yang meliputi tigaa spek,yaitu :
1) Aspek Kecerdasan (menggunakan tesIST (Intelligenz Strukturen Teztie) Tes IST digunakan untuk mengungkap kecerdasan sebagai kepandaian atau kemampuan untuk memecahkan persoalan yang dihadapi.Inteligensi terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan secara bermakna.Struktur inteligensi tertentu menggambarkan polabekerja yang tertentu yang akan cocok dengan tuntutan pekerjaan atau profesi tertentu.Adapun tes yang digunakan akan meliputi sembilan faktor inteligensi yang terdapat dalam IST, yaitu:
- CommonSense.
Keampuan berpikir konkret praktis sehingga memperoleh pandangan yang bersifat umum danrealistis. - Verbalisasi Ide
Kecakapan dalam mengolah dan mengintegrasikan suatu gagasan pemikiran yang bersifat verbal.
- Sistematika Berpikir
Kelincahan berpikir dalam menangkap suatu hubungan asosiasi antara gejala satu dengan gejala lain dengan logika yang sistematis.
- Penalaran dan Solusi Real
Kecakapan dalam memahami suatu inti persoalan secara mendalam dari dua gejala, sehingga mampu melakukan penalaran secara logis dan merumuskan suatu hasil yang realistis. - Konsentrasi
Kemantapan dalam memusatkan perhatian dalam mencamkan suatu persoalan.
- Logika Praktis
Kecakapan dalam memecahkan masalah secara logis dan runtut dengan cara praktis dan sederhana. - Fleksibilitas Berpikir
Cara pendekatan berpikir yang bervariasi, tidak terpaku pada satu metode saja, dan cakap menganalisa informasi secara factual.
- Imajinasi Kreatif
Kecakapan mencari alternative pemecahan masalah secara kreatif melalui upaya membayangkan hubungan gejala secara menyeluruh. - Antisipasi
Kecakapan dalam memprediksi suatu kejadian (akibat) dan mampu mengenali akan adanya gejala-gejala perubahan.
2) Aspek Sikap Kerja (menggunakan Tes Pauli)
Tes Pauli bertujuan untuk melihat daya tahan, ketekunan dan ketelitian.Hasil kerja merupakan fungsi dari motivasi dan kemampuan.Motivasi merupakan hasil dari niat dan kemauan.Kemampuan merupakan kekuatan tindakan yang responsif berupa gerakan motorik,kegiatan intelektual, pengendalian diri secara umum,dan kemampuan untuk membedakan hal yang penting.Adapun enam aspek dari Tes Pauli untuk mengungkap potensi kerja yang digunakan, yaitu:
- Energi Psikis.
Mengungkap besarnya potensi energi kerja, terutama ketika dibawah tekanan.
- Ketelitian danTanggung Jawab
Menunjukkan adanya kesediaan bertanggung jawab, teliti, kepedulian, akan tetapi dapat berarti pula mudah dipengaruhi, labil,dankurang waspada.
- Kehati-hatian
hati-hati,konsentrasi, kesiagaan dan kemantapan kerja terhadap pengaruh tekanan.
- Pengendalian perasaan
Menunjukkan adanya ketenangan, penyesuaian diri, keseimbangan dan sebaliknya dapat berarti menggambarkan penuh temperamen, mudah terangsang, dan cenderung egosentris.
- Dorongan berprestasi
Menggambarkan kesediaan dan kemampuan berprestasi, serta kemampuan untuk mengembangkan diri.
- Vitalitas dan perencanaan
Menunjukkan ambisi untuk mengarahkan diri, dan mengatur kemampuan dalam mengatur tempodan irama kerja.
3) Aspek Perilaku (TesPauli)
Hal-hal yang diukur dalam aspek perilaku adalah perilaku manusia yang muncul sebagai reaksi terhadap suatu lingkungan yang bersifat antagonistic hingga menyenangkan dalam mengantisipasi kedua lingkungan tersebut. Aspek-aspek yang dinilai antara lain :
- Kekuasaan(Dominance)
Kemampuan untuk menahan diri dalam bersikap egois dan menghilangkan sikap senioritas. - Pengaruh (Influences)
Kemampuan karyawan untuk membimbing aktivitas karyawan lainnya, memotivasi karyawan lainnya dan menday gunakan sumber daya manusia dan sumber daya teknik yang tersedia dalam menyelesaikan tugas dan mencapai solusi atas masalah yang dihadapi. - Keteguhan Hati (Steadiness)
Kemampuan untuk menahan tekanan dan tetapt enang dalam situasikritis.
- Pemenuhan (Compliance)
Kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang disyaratkan dengan super visiminimum serta mampu memenuhi kondisi yang menantang dan memecahkan masalah dari situasi yang baru.
3. Hasil Perancangan
Rancangan Form Utama Sistem Pendukung Keputusan penilaian Kinerja Pegawai dengan Profil Matching merupakan form yang digunakan untuk menentukan capaian kinerja pegawai.
Gambar 1 Form Sistem Pendukung Keputusan
Selanjutnya program akan menampilkan hasil kinerja seperti pada gambar 2.
Perhitungan nilai bobot merupakan proses penilaian kompetensi pegawai sesuai dengan aspek yang telah ditentukan. Proses perhitungan nilai bobot pegawai acuan untuk perbandingan nilai profil jabatan untuk menghasilkan GAP Kompetensi
Proses pengisian dapat dilakukan dengan cara klik tombol cari , dan akan mengambil data pegawai yang sudah terinput., maka id pegawai akan ditampilkan dan frame perhitungan nilai bobot.
Gambar 3 Form perhitungan nilai bobot
Tahap terakhir dari proses Profile Matching adalah penentuan rangking untuk masing-masing pegawai. Semakin tinggi nilai perolehan, maka peluang untuk mendapat kenaikan jabatan akan semakin besar. Pada form penentuan rangking akan diurutkan pegawai yang telah diproses beserta jabatan yang akan ditempati dari nilai tertinggi sampai nilai terendah (Descending).
Untuk melihat profil pegawai dapat dilakukan dengan cara klik tombol lihat data pegawai pada form proses akhir. Proses penentuan rangking ini bukan merupakan keputusan mutlak untuk jabatan tetapi sebagai acuan oleh para Eksekutif untuk bahan pengambilan keputusan.
Gambar 4. Form Penentuan Rangking
4. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa :
1. Sistem pendukung keputusan penilaian kinerja diharapkan dapat membantu pimpinan pada STIA LAN Makassar dalam untuk proses kenaikan pangkat/jabatan pegawai.
2. Sistem pendukung keputusan ini masih tahap uji coba, masih akan dikembangkan sesuai dengan perkembangan penilaian kienerja untuk proses kenaikan pangkat/jabatan yang berjalan sesuai tuntutan perkembangan STIA LAN Makassar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 3. Penilaian kinerja untuk kenaikan
Daftar Pustaka
[1] Arikuntor, Suharsimi. 2007. Evaluasi Program Pendidikan. Cetakan Kedua. Jakarta:Bumi Aksara
[2] Dharma, Surya. 2005. Manajemen Kinerja : Falsafah Teori dan Penerapannya. Jakarta : Pustaka Pelajar.
[3] Hariyanto Bambang. 2004. Sistem Manajemen Basis Data. Bandung :Informatika
[4] Kusrini, Konsep Sistem dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, 2007. Yogyakarta Penerbit Andi
[5] Kusrini. Jurnal Sistem Pendukung Keputusan Evaluasi Kinerja Karyawan untuk Promosi Jabatan, Dokumen Terpublikasi, 2007.Yogyakarta. STMIK AMIKOM. [6] Mangkunegara, Anwar Prabu. 2006.
Evaluasi Kinerja SDM. Bandung : Refika Aditama.
[7] Marimin, Teknik dan Aplikasi Pengambilan Keputusan Kriteria Majemuk, 2004. Jakarta. Penerbit PT. Gramedia
[8] Morgan Robert G, dan Cerullo, Michael J, 1984, Decission Making, Management Science Techniques Corporate Controller, Manajerial Planning 32
[9] Nugroho, Adi. 2004. Analisis dan Perancangan Sistem informasi Berorientasi Objek. Bandung; Informatika
[10] Salusu, Pengambilan Keputusan Strategik, 2008. Jakarta PT. Garasindo.
[11] Sudarmanto. 2009. Kinerja dan Pengembangan Kompetensi SDM (Teori, Dimensi Pengukuran dan Implementasi dalam Organisasi). Yogyakarta : Pustaka Pelajar
[12] Komputer, Wahana. 2010. Panduan Belajar MySQL Database Server. Jakarta Selatan : Media Kita.
[13] Turban Aronso,dan Liang. 2005.decision Support System and Intelegent systems (Sistem Pendukung Keputusan Dan Sistem Cerdas )Jilid 1 Edisi 7. Yogyakarta.Penerbit Andi.
