Tema: 8 (pengabdian masyarakat)
PENTINGNYA PELATIHAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI
ORGANISASI UNTUK MENINGKATKAN KINERJA KELOMPOK
KERJA GURU (KKG) TK GUGUS RA KARTINI PURWOKERTO
UTARA
Oleh
Lina Rifda Naufalin
1, Aldila Dinanti
2, dan Oke Setiarso
3 1Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, UNSOED
2Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, UNSOED
3Ilmu Ekonomi Studi Pembangunan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, UNSOED
linarifda@gmail.com, aldiladinanti88@yahoo.com, okesetiarso@gmail.com
ABSTRAK
Kegiatan pengabdian ini bertujuan untuk agar para guru mengetahui dan mampu melakukan jenis-jenis administrasi organisasi. Administrasi organisasi terdiri dari: 1) Buku daftar anggota, 2) Buku kas, 3) Buku agenda surat, 4) Buku daftar hadir kegiatan, 5) Buku ekspedisi, 6) Buku inventaris, 7) Buku anjuran, 8) Buku kegiatan, 9) Buku saran anggota, 10) Buku susunan pengurus dan 11) Buku tamu. Pengabdian ini dilakukan dengan tiga metode yaitu penyuluhan, pelatihan, dan pendampingan. Berdasarkan hasil kegiatan pengabdian ini diperoleh hasil sebagai berikut : 1) Pada proses pelaksanaannya guru peserta sangat antusias dalam mengikuti kegiatan karena banyak peserta yang memang sangat membutuhkan kegiatan pengabdian, 2) Kesulitan yang paling besar dalam menyusun administrasi organisasi sekolah adalah penyusunan buku kas, 3) Dari hasil evaluasi kegiatan pengabdian, terjadi peningkatan pengetahuan maupun kemampuan guru dalam menyusun administrasi sekolah.
Kata kunci : Administrasi, Organisasi, KKG.
ABSTRACT
This devotional activity aims to enable teachers to know and be able to perform the types of organizational administration. Administration of the organization consists of: 1) Member list book, 2) Cash book, 3) Book of letter agenda, 4) Book of attendance, 5) Expedition book, 6) Inventory book, 7) Recommended Book, 8) Activity Book, 9 ) Member suggestion book, 10) board book and 11) guest book. This devotion is done with three methods of counseling, training, and mentoring. Based on the results of this devotion activity obtained the following results: 1) In the process of implementation of the participants are very enthusiastic participants in participating in the event because many participants who really need the activities of devotion, 2) The biggest difficulties in preparing the school organization administration is the preparation of the cash book, 3) From the evaluation of activity of dedication, there is an increase of knowledge and ability of teacher in arranging school administration.
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Pendidikan di Indonesia dilaksanakan dan dibagi dalam beberapa jenjang. Menilik dan
mengacu pada Undang-Undang Nomor 20 tentang Sistem Pendidikan Nasional Nasional Bab I
Ketentuan Umum Pasal 1 ayat 8 menyatakan bahwa jenjang pendidikan adalah tahapan pendidikan
yang ditetapkan berdasarkan tingkat perkembangan peserta didik, tujuan yang akan dicapai, dan
kemampuan yang dikembangkan. Dalam Undang-Undang tersebut disebutkan bahwa jenjang
pendidikan formal di Indonesia terdiri atas pendidikan dasar, pendidikan menengah, dan
pendidikan tinggi.Sebelum memasuki jenjang pendidikan dasar dikenal adanya Pendidikan Anak
Usia Dini (PAUD).
Ruang Lingkup Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) meliputi Infant (0-1 tahun), Toddler
(2-3 tahun), Preschool/ Kindergarten children (3-6 tahun), Early Primary School / SD Kelas Awal
(6-8 tahun). Satuan penyelenggara Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) meliputi Taman
Kanak-Kanak (TK), Raudatul Athfal (RA), Bustanul Athfal (BA), Kelompok bermain (KB), Taman
Pendidikan Alquran (TPA), Taman Penitipan Anak (TPA), Satuan PAUD Sejenis (SPS), Sekolah
Dasar Kelas Awal (kelas 1,2,3), Bina Keluarga Balita, Pos Pelayanan Terpadu (POSYANDU), dll.
Salah satu satuan penyelenggara Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) adalah pendidikan
Taman Kanak-kanak (TK). Pendidikan Taman kanak-kanak (TK) merupakan salah satu bentuk
PAUD yang memiliki peran penting untuk mengembangkan kepribadian anak serta mempersiapkan
mereka memasuki jenjang pendidikan selanjutnya. Tugas utama TK adalah untuk mempersiapkan
anak dengan memperkenalkan berbagai pengetahuan, sikap, perilaku, dengan cara yang
menyenangkan.TK sebagai tempat bermain yang indah, nyaman, dan gembira bagi anak untuk
bersosialisasi dengan teman sebayanya. Pembelajaran di TK hendaknya memperhatikan pada
beberapa prinsip diantaranya berorientasi pada kebutuhan anak, bermain sambil belajar, kreatif dan
inovatif. (http://edukasi.kompasiana.com/).
Di Kecamatan Purwokerto Utara terdapat 17 TK yang tersebar di beberapa
kelurahan. Dari 17 TK tersebut terbagi menjadi dua kelompok KKG yaitu KKG TK Gugus RA
Kartini dan KKG TK Gugus Nyi Ageng Serang. Dalam kegiatan salah satu KKG guru TK
yaitu Gugus RA Kartini ada beberapa hal yang diungkapkan para guru dalam proses maupun
pengelolaan pembelajaran. Hal yang masih dikeluhkan para guru adalah kurangnya kemampuan
untuk penataan administrasi yang baik. Hal ini meliputi pengadministrasian data yang masih
kurang rapi dan sistematis sehingga tidak bisa menemukan data yang dibutuhkan kembali dengan
cepat. Data tersebut meliputi data tentang anak, kurikulum, bahan ajar, dan data lain yang
berhubungan dengan proses belajar mengajar. Hal itu cukup mengganggu proses belajar mengajar
sehingga menyita waktu banyak untuk mencari data yang dibutuhkan sehingga guru membutuhkan
pelatihan penataan administrasi yang lebih sistematis.
Dengan adanya penyuluhan, pelatihan dan pendampingan pada permasalahan di atas
melalui wadah KKG (Kelompok Kerja Guru) diharapkan mampu meningkatkan keahlian guru
dalam pengelolaan administrasi organisasi di Kelompok Kerja Guru (KKG) TK Gugus R.A Kartini
Purwokerto Utara.
Permasalahan
Berdasarkan uraian di atas, maka permasalahan yang dihadapi oleh mitra secara rinci
dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Masih perlunya penyuluhan pengelolaan administrasi organisasi yang rapi dan sistematis yang
dapat mendukung pelaksanaan pembelajaran.
2. Belum adanya pelatihan pengelolaan administrasi organisasi yang rapi dan sistematis yang
dapat mendukung pelaksanaan pembelajaran.
3. Masih perlunya pendampingan pengelolaan administrasi organisasi yang rapi dan sistematis
yang dapat mendukung pelaksanaan pembelajaran.
Tujuan
Pelatihan pengelolaan administrasi organisasi di kelompok kerja guru (KKG) TK Gugus
R.A Kartini Purwokerto mempunyai tujuan agar para guru mengetahui dan mampu melakukan
jenis-jenis administrasi organisasi secara rapi dan sistematis. Administrasi organisasi terdiri dari: 1)
Buku daftar anggota, 2) Buku kas, 3) Buku agenda surat, 4) Buku daftar hadir kegiatan, 5) Buku
ekspedisi, 6) Buku inventaris, 7) Buku anjuran, 8) Buku kegiatan, 9) Buku saran anggota, 10) Buku
susunan pengurus dan 11) Buku tamu.
METODE PELAKSANAAN
Waktu dan Tempat
Kegiatan pengabdian yang dilakukan dengan mitra guru-guru anggota KKG telah
dilaksanakan oleh tim pengabdian selama tiga hari yaitu pada tanggal 8,9 dan 11 Agustus 2017 di
TK Bancar Kembar. Kegiatan dilakukan selama tiga kali pertemuan untuk memaksimalkan hasil
pelatihan yang diberikan. Kegiatan dimulai pada pukul 09.00-14.00. jadwal kegiatan yan dilakukan
selama kegiatan pengabdian adalah sebagai berikut :
Tabel 1. Jadwal kegiatan PPM IPTEKS
No Tanggal Waktu Kegiatan
1. 8 Agustus 2017 09.00-09.15 Pembukaan
09.15-09.30 Laporan Ketua Panitia
09.30-09.45 Sambutan
-
Ketua KKG
2. 9 Agustus 2017 09.00-09.15 Pembukaan
09.15-09.30 Persiapan Pelatihan Penyusunan
Administrasi Organisasi
09.30-10.30 Pelatihan Penyusunan Buku Kas
10.30-11.30 Pelatihan Penyusunan Buku Inventaris
11.30-12.00 Diskusi dan tanya Jawab
12.00-13.00 Istirahat
13.00-14.00 Pelatihan Penyusunan buku korespondensi
3. 11 Agustus 2017 09.00-09.15 Pembukaan
09.15-11.30 Pendampingan penyusunan Administrasi
Organisasi
11.30-12.00 Penilaian hasil penyusunan Administrasi Organisasi
12.00-13.00 Istirahat
13.00-13.30 Pengumuman hasil penilaian
13.00-14.00 Penutupan kegiatan disertai penyerahan cinderamata
Bahan dan Alat
Bahan yang digunakan dalam pengabdian ini adalah materi mengenai administrasi
organisasi dan form-form administrasi organisasi yang meliputi form buku daftar anggota, form
buku kas, form buku agenda surat, form buku daftar hadir kegiatan, form buku ekspedisi, form
buku inventaris, form buku anjuran, form buku kegiatan, form buku saran anggota, form buku
susunan pengurus dan form buku tamu.
Sedangkan alat yang diguanakan dalam pengabdian ini adalah laptop dan LCD.
Metode
Metode yang dilaksanakan dalam pengabdian ini dengan memberikan penyuluhan, pelatihan
dan pendampingan administrasi organisasi yang dapat diuraikan sebagai berikut :
Tabel 2. Kegiatan Pengabdian
No Kegiatan Alokasi Waktu Penanggung Jawab
1
administrasi
Hari pertama berisi tentang penyuluhan mengenai administrasi organisasi, kegiatan
tersebut disampaikan oleh ketua tim pengabdian yaitu Lina Rifda Naufalin, S.Pd, M.Pd. Pada saat
pelaksanaan terlihat peserta sangat antusias yang tercermin dari banyaknya peserta yang bertanya
mengenai materi yang disampaikan dan pengalaman yang dibagi peserta kepada tim pengabdian.
Dari hasil pelaksanaan kegiatan pada hari pertama maka tim pengabdian menyimpulkan beberapa
hal dari hasil pertanyaan yang dilontarkan peserta:
- Selama ini guru-guru TK belum banyak mengetahui mengenai administrasi organisasi
terutama yang berkaitan dengan pencatatan inventaris dan pencatatan keuangan.
- Beberapa guru telah melaksanakan pencatatan tetapi masih sederhana.
- Tidak ada kegiatan pelatihan sebelumnya yang dilakukan dari sekolah untuk menambah
wawasan guru mengenai administrasi organisasi.
- Ada kemauan guru untu mempelajari administrasi yang dibutuhkan di sekolah sesuai dengan
standar.
Dengan penyuluhan yang diberikan tim pengabdian, peserta menjadi bertambah
pengetahuannya mengenai administrasin organisasi diantaranya pengetahuan mengenai buku daftar
anggota, buku kas, buku agenda surat, buku daftar hadir kegiatan, buku ekspedisi, buku inventaris,
buku anjuran, buku kegiatan, buku saran anggota, buku susunan pengurus, buku tamu.
Untuk mengetahui berapa persen materi yang bisa diterima peserta dihari pertama, maka
tim pengabdian melontarkan pertanyaan untuk dijawab. dari pertanyaan tersebut rata-rata peserta
mampu menjawab, setelah itu agar peserta tidak lupa akan materi yang disampaikan dan sebagai
pemanasan utntuk kegiatan keesokan harinya tim pengabdian memberikan tugas untuk dikerjakan
di rumah yaitu setiap peserta dari masing-masing TK menyiapkan buku dan tabel yang akan
dipergunakan untuk pelatihan di hari ke dua. Tabel tersebut diantaranya tabel inventaris, dan
pencatatan keuangan.
Pada hari ke dua, dilakukan pelatihan berdasarkan materi yang telah disampaikan pada
hari pertama. Materi yang disampaikan meliputi buku daftar anggota, buku kas, buku agenda surat,
buku daftar hadir kegiatan, buku ekspedisi, buku inventaris, buku anjuran, buku kegiatan, buku
saran anggota, buku susunan pengurus, buku tamu. pada hari ke dua karena dirasa waktunya tidak
cukup untuk memberi pelatihan semua materi yang telah disampaikan, maka dipilih materi yang
penyusunan buku kas. Pelatihan ini dipandu oleh Aldila Dinanti, S.E, M.Si, Ak. yang merupakan
dosen dengan latar belakang pendidikan dari akuntansi.
Kegiatan pengabdian di hari ke dua berjalan dengan penuh semangat dari guru-guru
peserta. Hal ini karena memang banyak guru yang sekaligus menjadi bendahara sekolah belum
memiliki pengetahuan dan keahlian dalam menyusun buku kas sesuai dengan standar. Selain itu
buku kas dan laporan keuangan sendiri sangat diperlukan ketika pelaporan pajak sekolah. Oleh
karena itu para guru sangat antusias ketika diberi pelatihan ini. pada waktu pelatihan, tim
pendamping mengamati bahwa permasalahan yang ditemukan pada saat menyusun buku kas adalah
sebagai berikut :
- Para guru belum mengenal istilah dalam pencatatan seperti modal, piutang, dan akumulasi.
- Para guru bingung ketika harus menghitung dan menentukan nilai ekonomis suatu barang.
- Belum dimilikinya pengetahuan mengenai laporan laba rugi dan arus kas.
Dengan pelatihan yang diberikan, ada peningkatan pengetahuan dan kemampuan menyusun
laporan keuangan sesuai dengan kebutuhan dan standar.
Setelah dilakukan pelatihan, maka pada hari ketiga kegiatan pengabdian dilakukan
kegiatan pendampingan. Kegiatan pendampingan ini dilakukan oleh tim pengabdian kepada guru
dalam mengerjakan latihan yang diberikan oleh tim pengabdian. Selain pendampingan tersebut, tim
pengabdian juga melakukan evaluasi untuk mengetahu berapa peren tingkat keberhasilan program.
Evaluasi dilakukan dengan menilai hasil latihan yang diberikan tim pengabdian dari materi yang
telah disampaikan dan diajarkan. Dari hasil evaluasi terlihat bahwa ada peningkatan baik
pemahaman materi maupun keterampilan guru dalam menyusun administrasi organisasi sekolah.
Namun, guru anggota mengharapkan adanya pelatihan yang berkelanjutan sehingga guru
benar-benar memiliki keterampilan administrasi organisasi.
KESIMPULAN
Berdasarkan kegiatan pengabdian yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan hal- hal
sebagai berikut :
a. Program pengabdian dilaksanakan dalam waktu tiga hari dan melalui tiga tahapan yaitu
penyuluhan, pelatihan dan pendampingan.
b. Pada proses pelaksanaannya guru peserta sangat antusias dalam mengikuti kegiatan karena
banyak peserta yang memang sangat membutuhkan kegiatan pengabdian.
c. Kesulitan yang paling besar dalam menyusun administrasi organisasi sekolah adalah
penyusunan buku kas.
d. Dari hasil kegiatan pengabdian, terjadi peningkatan pengetahuan maupun kemampuan guru
DAFTAR PUSTAKA
Silalahi, Ulbert.2009. Studi Tentang Ilmu Administrasi. Bandung: Sinar Baru Algesindo.
Sudaryana, Bambang. 2011. Modul Administrasi Organisasi dan Manajemen. Bandung: LP3I.
Yogi Suprayogi. 2011. Administrasi Publik: Konsep dan Perkembangan Ilmu di Indonesia. Yogyakarta. Graha Ilmu.
Artikelsiana.2015. Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
