SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KEUANGAN
BADAN AUDIT KEMAHASISWAAN SELURUH INDONESIA
KETENTUAN UMUM
1. Pengelolaan keuangan BAKSI mengikuti ketentuan yang diatur oleh Standar Akuntansi Pemerintah (SAP) kecuali jika terdapat ketentuan khusus dalam peraturan ini yang mengatur lain.
2. Pengguna Anggaran merupakan kepala komite maupun bidang. 3. Bendahara BAKSI terdiri dari:
a. Bendahara Umum, yakni Kepala Bidang Keuangan. 1) Menyusun kebijakan keuangan BAKSI
2) Fungsi otorisasi dan verifikasi SPM yang diajukan bendahara komite
3) Melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan sistem keuangan BAKSI
4) Menerima pemasukan kas masuk 5) Menyusun Laporan Keuangan BAKSI
6) Melakukan pembukaan dan penutupan rekening BAKSI dengan persetujuan Dewan Pimpinan BAKSI
b. Bendahara Pengeluaran
1) Membuat BKK dan mengeluarkan kas
2) Menyimpan kas BAKSI,baik cash on hand maupun cash in bank
3) Melakukan pencatatan arus kas pada Buku Kas BAKSI
4) Melakukan penarikan dan penyetoran kas ke bank dengan persetujuan Bendahara Umum
c. Bendahara Komite, yakni Kuasa Pengguna Anggaran.
1) Bersama kepala komite menyusun rencana DIPA untuk diajukan kepada bendahara umum.
2) Menyusun SPM
3) Mengajukan SPM kepada bendahara umum
4) Mengajukan pencairan dana kepada bendahara pengeluaran sesuai dengan jumlah yang tertera pada SPM
5) Mengelola keuangan divisi/biro diantaranya melakukan pencatatan belanja pada buku kas, pengumpulan bukti fisik belanja dan penyusunan Surat Pertanggungjawaban Belanja kepada bendahara umum.
6) Melaporkan hasil pencatatan berupa buku kas dan bukti fisik kepada bendahara umum setiap bulan, paling lambat tanggal 3 bulan berikutnya 7) Menyusun dan menyerahkan laporan realisasi anggaran divisi/biro
triwulanan kepada bendahara umum.
4. Surat Perintah Membayar yang disusun oleh bendahara komite diantaranya sebagai berikut:
untuk mencairkan dana yang bersumber dari DIPA. KPA ditunjuk jika PA berhalangan.
b. Surat Perintah Membayar Uang Muka Kerja (SPM-UMK) adalah Surat Perintah membayar yang diterbitkan oleh Pengguna Anggaran (Kepala komite) atau Kuasa Pengguna Anggaran (Bendahara komite) untuk pekerjaan yang akan dilaksanakan dan membebani MAK .
c. Surat Perintah Membayar Penggantian (SPM-P) adalah Surat Perintah Membayar yang diterbitkan oleh Pengguna Anggaran (Kepala komite) atau Kuasa Pengguna Anggaran (Bendahara komite) dengan membebani DIPA, yang dananya dipergunakan untuk menggantikan uang pribadi yang telah dibelanjakan.
5. Pelaksanaan Anggaran (DIPA) adalah dokumen pelaksanaan anggaran yang dibuat oleh masing-masing divisi atau biro yang berfungsi sebagai dokumen pelaksanaan, pengendalian, evaluasi laporan, serta dokumen pendukung kegiatan akuntansi dan verifikasi.
6. DIPA disahkan dewan pimpinan BAKSI dan dibuat rangkap 2 dengan rincian sbb:
Lembar 1 untuk Bendahara Umum
Lembar 2 untuk Pengguna Anggaran
7. Surat Perintah Membayar(SPM) adalah surat yang dibuat oleh bendahara divisi/biro atas persetujuan kepala divisi/biro untuk mengajukan permintaan dana kepada biro keuangan. Dalam pelaksanaan teknisnya SPM dibuat rangkap 2 dengan rincian sbb:
Lembar 1 untuk Bendahara Umum
Lembar 2 untuk Pengguna Anggaran
8. Bukti Kas Keluar (BKK) adalah dokumen pengeluaran kas yang dikeluarkan oleh bendahara pengeluaran kepada bendahara komite sebagai bukti pencairan dana. BKK dibuat rangkap dua, satu lembar untuk bendahara pengeluaran, satu lembar bendahara komite.
9. Surat Pernyataan Tanggung awab Belanja (SPTB) adalah dokumen yang berisi rincian penggunaan dana yang telah diajukan sebelumnya dan merupakan dokumen yang harus dilampirkan dalam pengajuan SPM.
10. Buku Kas BAKSI adalah dokumen yang mencatat sirkulasi dana dalam periode tertentu. Buku Kas BAKSI dibuat oleh Bendahara Pengeluaran
11. Bukti yang dimaksud dalam ketentuan ini adalah kuitansi, nota, struk pembayaran, ataupun bukti pengeluaran internal yang memenuhi syarat. Syarat bukti pengeluaran internal adalah :
Pengeluaran maksimal Rp 50.000,00
Menggunakan format standard yang telah ditentukan
Bukti pengeluaran internal ditandatangani oleh orang yang membelanjakan uang
Menggunakan tatacara penomoran bukti yang telah ditetapkan 12. Penomoran dokumen
DIPA Kode divisi atau biro/DIPA/divisi atau biro/ tahun anggaran
SPM Nomor urut( tiga digit)/SPM/divisi atau biro
SPTB Nomor urut( tiga digit)/SPTB/divisi atau biro
Bukti eksternal
No urut bukti/kode MAK/nama kegiatan/divisi atau biro
Bukti Internal BPI-No urut bukti/kode MAK/nama kegiatan/ divisi atau biro
13. Kode MAK (Mata Anggaran Keluaran)
MAK Uraian Pengertian dan macam jenis belanja
501 Belanja
Adalah belanja terkait pengangkutan, contoh: bensin, sewa kendaraan, angkot/ojek, dll.
503 Belanja Konsumsi Adalah belanja terkait pengeluaran untuk makanan/minuman, contoh: snack rapat/diklat, dll.
504 Belanja ATK dan Administrasi
Adalah belanja terkait kesekretariatan, pembelian alat tulis/kantor dan keperluan tata usaha organisasi, contoh: kertas, fotokopi, jilid, map, klip, dll.
505 Belanja Media Adalah belanja terkait sarana publikasi/penghubung internal dan eksternal BAKSI, contoh: buletin, spanduk, pemeliharaan blog, website,dll
506 Belanja Modal Adalah belanja untuk membeli asset tetap atau asset lain yang dapat dimanfaatkan lebih dari 1 periode kepengurusan, contoh: printer, tikar, papan pengumuman, dll.
507 Belanja Proyek Adalah pengeluaran anggaran terkait program kerja khusus diluar kegiatan operasional BAKSI, contoh: workshop audit.
04 Humas
05 Komite Etik
06 Komite Standar
07 Komite Wilayah
15. Bendahara komite bertanggung jawab langsung kepada kepala bidang keuangan 16. Hal-hal lain yang belum diatur dalam ketentuan ini akan diatur kemudian
A. MEKANISME PENETAPAN ANGGARAN
1. Setiap awal tahun kepengurusan BAKSI, masing-masing kepala komite membuat program kerja disertai dengan usulan anggaran.
2. Usulan anggaran dari komite dihimpun dan dibahas dalam pembicaraan pendahuluan antara Dewan Pimpinan dan Kepala komite
3. Penyusunan anggaran berdasarkan usulan anggaran yang telah disetujui oleh Dewan Pimpinan BAKSI.
4. Bendahara Umum akan memberitahukan kepada komite, hasil penetapan anggaran dalam pagu anggaran komite
5. Dalam jangka waktu maksimal 7 hari setelah pengesahan anggaran itu diumumkan (raker) , setiap kepala komite harus membuat dan menyerahkan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran(DIPA) dan rincian DIPA kepada kepala bidang keuangan untuk mendapatkan pengesahan dari Dewan Pimpinan BAKSI
6. DIPA dapat direvisi maksimal 3 kali dalam satu periode kepengurusan 7. Periode DIPA disesuaikan dengan masa kerja BAKSI
B. MEKANISME PELAKSANAAN ANGGARAN
1. Bendahara umum bertindak sebagai otorisator dalam hal menentukan dapat tidaknya suatu pencairan dana itu dilakukan.
2. Untuk mencairkan dana DIPA , pengguna anggaran mengajukan SPM kepada bidang Keuangan.
3. Bendahara umum melakukan pengujian terhadap setiap Surat Perintah Membayar yang diajukan kepadanya. Pengujian yang dilakukan oleh bendahara umum meliputi:
a. Kesesuaian dengan pagu anggaran yang terdapat dalam DIPA komite yang bersangkutan
b. Kelengkapan dokumen pendukung yang diperlukan c. Keabsahan dari setiap dokumen pendukung yang ada
4. SPM dianggap sah apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut : untuk SPM UMK
Lembar SPM yang ditandatangani Pengguna Anggaran
Jumlah belanja tidak melebihi pagu
Telah diotorisasi oleh bendahara umum
untuk SPM UMK/Pengganti
Lembar SPM yang ditandatangani Pengguna Anggaran
Melampirkan Surat Pernyataan Tanggungjawab Belanja
Melampirkan bukti Pengeluaran atau kuitansi asli
Mengisi form SPM dengan lengkap dan benar
Jumlah belanja tidak melebihi pagu
Telah diotorisasi oleh bendahara umum
5. Apabila komite mengajukan pencairan dana yang melebihi pagu anggaran yang ditetapkan dalam DIPA , bendahara umum berhak menolak usulan tersebut
6. Bendahara Pengeluaran yang akan mencairkan dana dengan dasar SPM yang telah mendapatkan otorisasi dari Bendahara Umum.
7. Bendahara Pengeluaran akan mengisi Bukti Kas Keluar (BKK) saat mengeluarkan dana
8. Bukti Kas Keluar dibuat rangkap 2 dengan rincian sbb:
Lembar 1 untuk Bendahara Pengeluaran
Lembar 2 untuk Kuasa Pengguna Anggaran
9. Jika terdapat keadaan yang tidak memungkinkan Bendahara Umum melaksanakan otorisasi, Bendahara Umum dapat menunjuk Bendahara Pengeluaran atau bendahara komite sebagai Kuasa Bendahara Umum melalui surat penunjukan.
10. Surat penunjukan dibuat oleh bendahara umum kepada Bendahara Pengeluaran atau bendahara komite untuk melakukan tugas dan fungsi dalam jangka waktu tertentu.
11. Fungsi otorisasi dan bendahara pengeluaran tidak dapat dirangkap oleh satu orang.
12. Dalam melaksanakan tugasnya , bendahara komite akan dipantau dan dibimbing oleh staf bidang keuangan yang ditunjuk untuk mengantisipasi adanya kendala yang akan ditemui dalam pelaksanaan teknis.
Prosedur Pencairan Dana
1. Kepala komite menunjuk bendahara komite untuk menyusun SPM (Surat Perintah Membayar ).
2. Bendahara komite menyusun SPM ( Surat Perintah Membayar ) sesuai pagu yang tertera pada DIPA ( Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran ) untuk setiap komite. 3. Kepala komite menyetujui dan menandatangani SPM
4. SPM yang sudah disetujui dan ditandatangani tersebut diajukan kepada bendahara umum untuk kemudian dilakukan verifikasi dan otorisasi.
karena alasan lain yang ditentukan bendahara umum, SPM dinyatakan tidak sah dan harus diperbaiki.
6. SPM tidak sah diperbaiki oleh bendahara komite. 7. SPM revisi di setujui dan ditandatangani Kepala komite
8. SPM revisi diserahkan kembali oleh kepada bendahara umum untuk diverifikasi dan diotorisasi.
9. Setelah SPM diverifikasi dan ditandatangani oleh bendahara umum sebagai bukti otorisasi, bendahara komite menyerahkan SPM tersebut kepada bendahara pengeluaran.
10. Bendahara pengeluaran melakukan pencairan dana dengan mengeluarkan dokumen BKK (Bukti Kas Keluar) sebagai bukti pencairan dana. Bukti kas keluar terdiri atas dua rangkap :
Lembar satu untuk Bendahara pengeluaran
Lembar dua untuk Kuasa Pengguna anggaran
C. PERTANGGUNGJAWABAN ANGGARAN
1. Pertanggungjawaban bendahara komite dan proyek diantaranya :
a. Membuat Surat Pertanggungjawaban Belanja untuk diserahkan kepada bendahara umum setelah program kerja komite selesai dilampiri dengan bukti belanja.
b. Menyusun dan menyerahkan laporan realisasi anggaran komite kepada bendahara umum.
3. Hasil rekonsiliasi untuk setiap komite akan disatukan menjadi Laporan Realisasi Anggaran BAKSI periode triwulanan.
4. Bendahara komite bertanggung jawab langsung kepada kepala bidang keuangan. 5. Bendahara proyek merupakan kesatuan dana tersendiri.
6. Bendahara proyek akan mendapatkan penjelasan dari bidang keuangan tentang mekanisme pengelolaan keuangan sebelum menjalankan tugasnya
7. Bendahara proyek wajib memberikan laporan pertanggungjawaban keuangan kepada bendahara komite
8. Laporan dari bendahara proyek ini harus sudah diserahkan kepada bidang keuangan maksimal 1 bulan setelah proyek berakhir.
9. Pada akhir periode anggaran, bendahara umum dibantu staf bidang keuangan membuat laporan keuangan tahunan.
10. Laporan Keuangan BAKSI disusun berdasarkan Standar Akuntansi Pemerintah (SAP). Sebagai suatu entitas pelaporan, BAKSI menyusun laporan keuangan yang terdiri dari:
a. Laporan Realisasi Anggaran BAKSI, yang menyajikan ikhtisar sumber, alokasi, dan pemakaian sumber daya ekonomi dana yang dikelola BAKSI, yang menggambarkan perbandingan anggaran dan realisasinya dalam satu periode pelaporan.
b. Neraca BAKSI, yang menggambarkan posisi keuangan BAKSI mengenai aset, kewajiban, dan ekuitas dana pada akhir periode pelaporan.
c. Laporan Arus Kas BAKSI, yang menyajikan informasi kas sehubungan dengan aktivitas operasional, investasi dan pembiayaan yang dilakukan BAKSI. d. Catatan atas Laporan Keuangan, yang meliputi penjelasan rincian dari angka
yang tertera dalam LRA, Neraca, dan LAK. CaLK juga mencakup informasi kebijakan akuntansi serta informasi-informasi lain yang disyaratkan Standar Akuntansi KM STAN.
11. Pemeriksaan Laporan Keuangan BAKSI dilakukan oleh Auditor Internal BAKSI setiap akhir periode pelaporan terhadap Laporan Keuangan Interim dan Tahunan dan setiap akhir bulan terhadap Buku Kas Bendahara dan LRA Bulanan.
12. Laporan Keuangan Tahunan BAKSI merupakan laporan keuangan konsolidasi dari masing-masing komite sebagai bentuk pertanggungjawaban penggunaan anggaran selama satu periode kepengurursan.
KETENTUAN SANKSI DAN DEFISIT ANGGARAN
KEBIJAKAN DEFISIT ANGGARAN
1. Pengertian defisit: kekurangan anggaran per kegiatan/proyek, bukan defisit pagu anggaran divisi/biro secara keseluruhan
2. Jika suatu kegiatan/proyek mengalami defisit, komite tersebut dapat meminta dana penutup defisit dengan persetujuan Ketua dan Bendahara Umum atau sumber lain di luar DIPA BAKSI
3. Jika ingin menyelenggarakan program yang sebelumnya belum dianggarkan dalam DIPA, program tersebut dapat diajukan dalam revisi DIPA kepada Bendahara Umum
4. Revisi DIPA dapat dilaksanakan maksimal 3 kali dalam 1 periode kepengurusan 5. Komite dapat mengajukan revisi DIPA untuk mengubah pagu anggaran tanpa
menambah program/kegiatan dengan persetujuan Ketua BAKSI jika terdapat perubahan jumlah pendapatan BAKSI atau hal-hal lain yang tidak dapat diprediksi sebelumnya
6. Dana yang digunakan untuk menutup defisit anggaran (dana penutup) akan dicatat sebagai dana Lain-lain, jika divisi/biro tersebut tidak mengambil anggaran proyek lain dalam divisi/biro tersebut .
