IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT TERHADAP
PERUSAHAAN INDONESIA UNTUK MENINGKATKAN
KEUNGGULAN KOMPETITIF PERUSAHAAN
Abdul Rahman1), Riswan Effendi Tarigan2)Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Program Studi Sistem Informasi Universitas Bakrie
Kampus Kuningan Kawasan Epicentrum, Jl. H.R. Rasuna Said Kav. C-22 Jakarta
HP +62 85398 2321 49
Email : amman.bille@gmail.com1), re.tarigan@gmail.com2)
Abstrak
Makalah ini bertujuan untuk menjelaskan tentang review jurnal untuk menganalisis penerapan manajemen pengetahuan terhadap perusahaan Indonesia. Dalam penyusunan makalah ini terdiri dari dua jurnal, yaitu jurnal pertama ditulis oleh Dr. Ningky Sasanti Munir, MBA, dan jurnal kedua ditulis oleh Meva Tri Kumala Dewi. Jurnal pertama membahas memahami manajemen pengetahuan, alasan penerapan manajemen pengetahuan, dan pendekatan penerapan manajemen pengetahuan dan faktor kunci sukses. Adapun jurnal kedua membahas manfaat manajemen pengetahuan, cara menentukan strategi manajemen pengetahuan, pihak pengguna manajemen pengetahuan, model manajemen pengetahuan,dan beberapa contoh penerapan manajemen pengetahuan terhadap perusahaan.
Keywords : pengetahuan, manajemen pengetahuan, perusahaan
1. PENDAHULUAN
Lingkungan eksternal yang semakin turbulen membuat perusahaan-perusahaan di Indonesia berlomba mencari sumber-sumber keunggulan bersaing yang baru, sulit ditiru, langka dan berharga. Pengetahuan, merupakan sumber daya yang memenuhi kriteria sebagai sumber daya yang paling strategis. Dengan manajemen pengetahuan, perusahaan berusaha mengelola pengetahuan internal dan mengakuisisi pengetahuan-pengetahuan eksternal yang dibutuhkannya untuk menciptakan terobosan-terobosan. Makalah ini memaparkan hasil survey yang dilakukan pada perusahaan-perusahaan skala besar di Indonesia pada tahun 2001, 2005, dan 2010. Survey ditujukan untuk mengetahui sejauh mana penetrasi manajemen pengetahuan di perusahaan, alasan perusahaan menerapkan manajemen pengetahuan dan pendekatan-pendekatan yang digunakan. Survey terakhir juga menangkap faktor-faktor yang diapndang menentukan keberhasilan penerapan manajemen pengetahuan. Terakhir, didiskusikan pula arah perkembangan penerapan manajemen pengetahuan di perusahaan-perusahaan di Indonesia dengan berkembangnya generasi yang lahir bersama media sosial.
adalah sebuah cabang ilmu yang menyajikan pendekatan terintegrasi dalam mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, mengambil dan membagikan semua hal dari aset informasi sebuah perusahaan.Aset ini meliputi database, dokumen, kebijakan, prosedur dan keahlian yang belum sempat ditangkap juga pengalaman di masing-masing pekerja sebagai individu.Ada dua jenis pengetahuan yaitu pengetahun tacit dan eksplisit. Manajemen pengetahuan memiliki banyak manfaat buat perusahaan sehingga sudah ada banyak studi mengenai sumber pengetahuan, bagaimana model manajemen pengetahuan dibentuk dan beberapa pendekatan yang dipakai ketika mengimplementasikannya: yaitu pendekatan teknologi, manusia dan media massa.
2. ULASAN
Bagian ini menguraikan ulasan untuk masing-masing jurnal
2.1 ULASAN JURNAL PERTAMA
Pada jurnal pertama ini membahas untuk memahami pengetahuan dan manajemen pengetahuan, juga alasan penerapan manajemen pengetahuan terutama terhadap perusahaan khususnya di Indonesia, pembahasan terakhir yaitu pendekatan penerapan manajemen pengetahuan dan faktor kunci sukses.
a. Memahami Pengetahuan
Pengetahuan = Pengetahuan eksplisit + pengetahuan terbatinkan , Pengetahuan eksplisit, dapat diekspresikan dalam kata-kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk formula ilmiah, spesifikasi, prosedur operasi standar, bagan, manual-manual, dan sebagainya. Pengetahuan jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lain secara formal dan sistematis. Di lain pihak, pengetahuan terbatinkan, terletak dalam benak manusia, bersifat sangat personal dan sulit dirumuskan, sehingga membuatnya sulit untuk dikomunikasikan atau disampaikan pada orang lain. Perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik, petunjuk praktis (rule-of-thumb) termasuk dalam jenis pengetahuan terbatinkan. Seperti dinyatakan oleh Zack (1995) dan kemudian oleh Johannessen et al. (2001) pengetahuan terbatinkan adalah pengetahuan paling strategis karena belum atau sulit dieksplisitkan, sehingga sulit pula untuk ditiru.
b. Memahami Manajemen Pengetahuan
pengetahuan organisasi juga aktif mengidentifikasikan dan mengakuisisi pengetahuan-pengetahuan berkualitas yang ada di lingkungan eksternal organisasi.
c. Alasan Penerapan Manajemen Pengetahuan
Pada saat ini alasan utama penerapan manajemen pengetahuan adalah – tidak menurut peringkat - untuk (1) Memudahkan penyusunan strategi akuisisi pengetahuan sebagai upaya menutup kesenjangan pengetahuan yang dibutuhkan dan dimiliki, serta meningkatkan kualitas pengetahuan yang sudah ada; (2) Meningkatkan kualitas pengetahuan yang dimiliki; (3) Mempertahankan pengetahuan yang sudah dimiliki yang terancam karena meningkatnya tingkat keluar-masuk karyawan kunci; dan (4) Meningkatkan efektivitas kegiatan berbagi pengetahuan, terutama pada perusahaan yang beroperasi di banyak lokasi. Perlu diperhatikan bahwa pada saat survey kedua ini dilakukan, para eksekutif menggunakan istilah pengetahuan secara berbeda dibandingkan istilah pengetahuan dalam KSA (knowledge, skill, dan ability) dalam taksonomi Bloom yang sebelumnya selalu digunakan oleh para praktisi SDM (mengenai taksonomi Bloom pada Anderson dan Krathwohl, 2001).
Pada tahun 2010 survey kembali dilakukan pada 81 perusahaan dimana 39 di antaranya merupakan perusahaan yang pernah dinominasikan dalam kegiatan MAKE Award. Alasan utama penerapan manajemen pengetahuan adalah untuk (1) Memastikan ketersediaan pengetahuan yang dibutuhkan perusahaan, (2) Meningkatkan kemampuan menghasilkan solusi, (3) Menghasilkan inovasi, (4) Meningkatkan kemampuan untuk mengikuti trend (adaptif). Yang menarik disini, banyak eksekutif perusahaan menyampaikan bahwa penerapan manajemen pengetahuan merupakan bagian dari upaya melakukan perubahan transformasional.
d. Pendekatan Penerapan Manajemen Pengetahuan dan Faktor Kunci Sukses
Dari survey yang dilakukan pada tahun 2005 dan 2010 dapat dipetakan adanya tiga pola penerapan manajemen pengetahuan.
Pertama adalah dengan mengikuti kriteria MAKE Award. MAKE Award merupakan ajang ‘kompetisi’ organisasi yang digagas oleh Teleos, sebuah organisasi nirlaba di Inggris. Anugrah atau award diberikan melalui ‘kompetisi’ tingkat nasional, Asia, dan global. Toyota Astra Motor, United Tractors Indonesia, serta Unilever Indonesia adalah tiga perusahaan yang memenangi MAKE Award tingkat Asia tahun 2010 dan 2011. Singapore Armed Forces merupakan overall Winner of Asian Make Study 2010, sementara POSCO sebuah perusahaan manufaktur dari Korea Selatan adalah overall Winner of Asian Make Study 2011. Organisasi yang pernah memenangi MAKE award tingkat dunia misalnya adalah Google (2010), Apple, GE, McKinsey & Company, Toyota dan Microsoft.
pengetahuan organisasi, (2) Pengembangan knowledge worker melalui kepemimpinan manajemen senior, (3) Pengembangan produk/solusi berbasis pengetahuan (innovation capabilities), (4) Memaksimalkan nilai dari modal manusia, (5) Penciptaan dan pemeliharaan lingkungan yang kondusif untuk berbagi pengetahuan, (6) Penciptaan dan pemeliharaan budaya organisasi pembelajar, (7) Pengelolaan pengetahuan pelanggan untuk menciptakan nilai dan modal manusia organisasi, dan (8) Pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai bagi para pemangku kepentingan.
Pendekatan kedua untuk menerapkan manajemen pengetahuan adalah melalui audit manajemen pengetahuan. Seperti disampaikan dalam studi yang dilakukan oleh Chong (2005) dan Wong (2005) pendekatan yang terstruktur merupakan salah satu faktor kunci sukses penerapan manajemen pengetahuan. Melalui pendekatan ini, perusahaan melakukan asesmen atau audit terhadap kualitas proses-proses manajemen pengetahuan di internal perusahaannya. Upaya selanjutnya adalah mengaitkan antara kualitas proses, orang dan teknologi dengan tuntutan bisnisnya. Pada pendekatan yang kedua ini ada kecenderungan perusahaan berusaha mengukur tingkat pengembalian ‘investasinya’, yaitu dengan membandingkan investasi yang dikeluarkan untuk meningkatkan kualitas proses, orang dan teknologi, dengan kinerja perusahaan.
Pendekatan ketiga merujuk pada kelengkapan modal intelektual perusahaan. Sullivan (2000), Stewart (1997) dan Sveiby (1997) seluruhnya dalam Dalkir (2005) menegaskan bahwa modal intelektual atau intellectual capital atau knowledge assets terdiri dari ramuan modal manusia (human capital), modal struktural (structural capital atau process capital atau internal capital) dan modal pemangku kepentingan (stakeholders capital atau customer capital atau external capital). Perusahaan merunut kualitas modal intelektualnya melalui, misalnya,
Balanced Scorecard dimana perspektif pelanggan dipakai untuk merunut
rata-rata. Orang-orang tersebut tidak harus memegang posisi manajerial di level atas, namun bergairah dengan tantangan yang diberikan dan biasanya mereka juga adalah rising star
Yang menarik teknologi informasi tidak menjadi faktor yang paling banyak dipilih sebagai faktor kunci keberhasilan penerapan manajemen pengetahuan. Di awal perkembangannya, banyak dipersepsikan bahwa manajemen pengetahuan dapat digantikan oleh keberadaan teknologi informasi, atau bahkan teknologi informasi itu adalah manajemen pengetahuan Dalkir (2005). Seperti disampaikan oleh McDermott (1999), “knowledge involves thinking with information.” Jadi dengan teknologi informasi saja – atau sistem informasi – tidak serta merta pengetahuan dapat dikelola dengan baik. Seperti studi terkini dari Gholipour et al. (2010) dan Revilla et al. (2010) teknologi informasi adalah pemungkin (enabler) dalam manajemen pengetahuan. Yaitu yang membuat proses-proses dalam manajemen pengetahuan dapat berjalan lebih efisien dan efektif
2.2 ULASAN JURNAL KEDUA
Pada jurnal kedua ini membahas manfaat manajemen pengetahuan, cara menentukan strategi manajemen pengetahuan, pihak pengguna manajemen pengetahuan, model manajemen pengetahuan, dan contoh penerapan manajemen pengetahuan.
a. Manfaat Manajemen Pengetahuan
Ada beberapa alasan kuat mengapa manajemen pengetahuan menjadi penting untuk diterapkan, khususnya di perusahaan.Manajemen pengetahuan dapat meningkatkan daya saing perusahaan. Alasan pertama, kegiatan penting perusahaan berhubungan dekat dengan manajemen pengetahuan. Perusahaan harus membuat keputusan, menghasilkan produk baru yang sesuai dengan kebutuhan konsumen dan memberikan layanan pada pelanggan, semuanya membutuhkan pengetahuan
Menurut Davidson dan Philip (2003), manajemen pengetahuan memiliki 4 fungsi pokok di dalam perusahaan:
1. Identifikasi aset yang kunci dari pengetahuan yang ada di dalam perusahaan
2. Merefleksikan apa yang organisasi ketahui.
3. Saling berbagi pengetahuan kepada siapapun yang membutuhkannya 4. Menerapkan penggunaan pengetahuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan
b. Cara Menentukan Strategi Manajemen Pengetahuan
antara pengetahuan dan strategi, pengetahuan kompetitif tersebut dapat diklasifikasikan pada skala inovasi yang relatif terhadap seluruh industri sebagai: core, advanced or innovative
1. Core knowledge adalah pengetahuan tingkat dasar yang dibutuhkan oleh semua anggota industri tertentu. Ini tidak mewakili keunggulan kompetitif, tetapi hanya pengetahuan yang dibutuhkan untuk dapat berfungsi di sektor atau industri tertentu.
2. Advanced knowledge memberikan organisasi keunggulan kompetitif. Ini
adalah pengetahuan khusus yang membedakan suatu perusahaan dari para pesaingnya, baik dengan mengetahui lebih dari pesaing atau dengan menerapkan pengetahuan dengan cara yang berbeda.
3. Innovative knowledge adalah pengetahuan yang memungkinkan perusahaan untuk menjadi pemimpin pasar. Hal ini memungkinkan organisasi untuk mengubah cara bekerja dan merupakan faktor pembeda yang signifikan dari organisasi lain.
c. Pihak Pengguna Manajemen Pengetahuan
1. Database User
Dari pengguna kelas bisnis hingga masyarakat umum, pengguna database akan menikmati interaksi tingkat baru dengan sistem manajemen pengetahuan, termasuk pengetahuan just-in-time yang memberikan informasi relevan yang tepat terhadap permintaan dan sesuai dengan konteks.
2. Database Developer
Desain dan pengembangan sistem berbasis pengetahuan akan jauh lebih kompleks daripada metode pengembangan database saat ini. Pengembang harus mempertimbangkan arsitektur teknis keseluruhan dari korporasi untuk memastikan interoperabilitas mulus. Penggunaan metadata dan metode standar juga akan memfasilitasi interoperabilitas baik intra-perusahaan dan antar-perusahaan.
3. Database Administrator
Database Administrator akan berkembang menjadi Manajer Pengetahuan. Basis pengetahuan akan menyimpan dan dipelihara oleh memori perusahaan dan Manajer Pengetahuan akan menjadi penjaga gerbang pengetahuan perusahaan
4. General Public
Bahkan jika mereka tidak berinteraksi secara langsung dengan basis pengetahuan, masyarakat umum akan mendapatkan keuntungan efek sekunder dari layanan pelanggan yang meningkat karena akses cepat ke informasi yang lebih akurat dari penyedia layanan
d. Model Manajemen Pengetahan
pengetahuan seperti topik-topik mengenai strategi, pelatihan, dan jaringan pengetahuan global.
Pada saat yang sama, mereka juga telah mendefinisikan standar untuk sebuah konsep manajemen pengetahuan atau model yang akan bekerja dengan baik dalam prakteknya. Berikut ini adalah dasar aspek model tersebut:
1. Compatibility : Manajemen pengetahuan membutuhkan bahasa
kesepakatan bersama yangcocok dengan konsep-konsep yang sudah ada dalam organisasi, seperti Total Quality Management atau Business Process Reengineering.
2. Problem Orientation : Manajemen pengetahuan harus memberikan
kontribusi solusi untuk masalah yang paling inti dalam suatu organisasi, tidak boleh dibiarkan tetap bersifat teoritis. Keberhasilan manajemen pengetahuan ditentukan oleh bergunanya pengetahuan yang ada terhadap praktek-praktek sebenarnya di lapangan.
3. Comprehensibility : Perusahaan harus memilih istilah dan ide-ide dari
manajemen pengetahuan yang relevan dengan keberhasilan dan mudah dipahami oleh seluruh jajaran di perusahaan.
4. Action Orientation : Analisis di bidang manajemen pengetahuan
harus memungkinkan manajer untuk mengevaluasi dampak instrumen mereka pada dasar pengetahuan organisasi dan harus mengarah pada tindakan yang tepat.
5. Appropriate Instruments : Tujuan akhir dari pengetahuan Konsep
manajemen adalah untuk menyediakan berbagai instrumen. Namun keterampilan dalam menggunakan alat tersebut lebih penting daripada jenis alat yang digunakan
Sejumlah model manajemen pengetahuan dapat memenuhi standar di atas namun tidak ada satupun model manajemen pengetahuan yang paling benar, semuanya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.(Probst, 1998).
e. Contoh Penerapan Manajemen Pengetahuan
Penerapan manajemen pengetahuan di Astragraphia sebagian besar menerapkan software Xerox Docu Share yang merupakan software untuk manajemen dokumen.Selain itu perusahaan ini juga membangun aplikasi lain seperti Solution Online yang terkait dengan manajemen pengetahuan. Solution Online menyimpan data tentang suatu masalah dan solusi yang terkait dengan proses bisnis dan pemanfaatan fasilitas informasi teknologi di perusahaan. Ketika perusahaan menghadapi masalah, software itu dapat membantu perusahaan untuk menemukan solusi yang lebih cepat secara mandiri.Kemudian pegawai dapat menambahkan masalah baru jika masalah yang dihadapi belum ada di database. Proses penyimpanan, pencarian dan perolehan kembali informasi dengan mudah merupakan ukuran kesuksesan implementasi knowledge management di Astragraphia.
3. Pembahasan
Orang-orang selalu berusaha meningkatkan pengetahuan dari generasi mendatangnya dengan menceritakan pemikiran, penemuan dan pengalaman mereka ditambah dengan riset-riset terbaru sehingga menciptakan generasi baru yang semakin berkemampuan dan berpengtahuan. Didalam pesaingan yang semakin ketat, perusahaan perlu tahu bagaimana untuk memanfaatkan pengetahuan yang ada di dalam organisasi perusahaan mereka seperti yang terdapat di seluruh jajaran manajemen untuk dapat meningkatkan keuntungan kompetitifnya di pasar. Di dalam era pengetahuan seperti sekarang ini, diperlukan ilmu untuk meningkatkan dan mengelola informasi dengan baik dan tepat. Organisasi perusahaan dapat memanfaatkan teknologi untuk merubah data guna meningkatkan daya saing perusahaan. Kebutuhan perusahaan terhadap knowledge management (manajemen pengetahuan) telah ditekankan oleh Nonaka dan Takeuchi (1995) yang mengatakan bahwa “Di dalam ekonomi ketika satu-satunya hal yang pasti adalah ketidakpastian, satu sumber yang pasti untuk membuat keuntungankompetitif yang bertahan lama adalah pengetahuan. Perusahaan yang sukses adalah mereka yang mampu untuk menciptakan pengetahuan baru, menyalurkannya kepada semua individu di organisasi dan secara cepat menfaatkannya untuk menciptakan produk dan teknologi baru.
Manajemen pengetahuan adalah sebuah cabang ilmu yang menyajikan pendekatan terintegrasi dalam mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, mengambil dan membagikan semua hal dari aset informasi sebuah perusahaan. Aset ini meliputi database, dokumen, kebijakan, prosedur dan keahlian yang belum sempat ditangkap juga pengalaman di masing-masing pekerja sebagai individu. (Duhon, 1998) di dalam suatu organisasi, diperlukan adanya suatu teknik, mekanisme atau bahkan software yang dapat digunakan untuk mengolah informasi menjadi pengetahuan individu dan kemudian dapat diorganisir menjadi pengetahuan perusahaan, inti dari manajemen pengetahuan adalah untuk menjamin bahwa semua informasi dapat semaksimal mungkin menghasilkan manfaat bagi perusahaan
alasan utama organisasi skala menengah kecil, organisasi nir laba dan organisasi pemerintah menerapkan manajemen pengetahuan.
Selanjutnya, kemana arah perkembangan manajemen pengetahuan ke depan? Manajemen pengetahuan seperti disampaikan di awal tulisan, terkait erat dengan pembelajaran organisasi (organisasi yang belajar, organisasi yang mendukung pembelajaran anggotanya/individu) dan pembelajaran individu. Dengan berkembangnya media sosial (social media) maka muncul pula generasi baru yaitu Generation C (connected, communicating, content-centric, computerized, community-oriented, always clicking generation) atau sering disebut pula sebagai the collective connected generation (Beck dan Wade, 2004). Generasi yang lahir awal tahun 2000 ini diduga mempunyai pola belajar (akuisisi dan kreasi pengetahuan) yang berbeda dengan generasi-generasi sebelumnya, misalnya generasi baby boomers (Boomers I lahir 1946-1954, Boomers II lahir 1955-1965) , generasi X (lahir 1966-1976), dan generasi Y (1977-1994)(McIntosh-Elkins, et al. 2007). Generasi C juga merupakan bagian dari generasi Z (lahir 1995-2012). Satu dekade yang akan datang, angkatan kerja yang berasal dari generasi C ini akan masuk dalam organisasi. Seperti disampaikan oleh Beck dan Wade (2004) generasi yang lahir dan tumbuh bersama aneka gadget dan game tersebut kemungkinan akan mengubah bisnis selamanya. Dan mungkin juga mengubah pola pengelolaan pengetahuan.
4. Kesimpulan
Penerapan manajemen pengetahuan sangat penting untuk diterapkan di perusahaan untuk membantu mengolah segala sumber daya informasi yang ada menjadi pengetahuan yang bermanfaat guna meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Hingga sekarang, masih banyak perusahaan yang belum sadar akan pentingnya pengelolaan informasi ini, mereka yang gagal memahami pentingnya manajemen pengetahuan akan menyadari itu sebagai tambahan beban bagi perusahaan, padahal itu akan sangat membantu perusahaan untuk menghemat waktu, dana dan tenaga untuk mencari solusi akan permasalahan dan meningkatkan kualitas sumber daya manusianya. Penerapan managemen pengetahuan dapat memanfaatkan teknologi sistem informasi, media massa dan juga bisa dengan sosialiasi dan interaksi antar seluruh jajaran perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Albers, James A. (March 2009). “A Practical Approach To Implementing Knowledge Management.” Journal of Knowledge Management Practice dapat diunduh dari www.tlainc.com
Anderson, L.W. (Ed.), Krathwohl, D.R. (Ed.), Airasian, P.W., Cruikshank, K.A., Mayer, R.E., Pintrich, P.R., Raths, J., & Wittrock, M.C. 2001. A Taxonomy for Learning, Teaching, And Assessing: A Revision of Bloom's Taxonomy of Educational Objectives (Complete edition). New York: Longman
Davenport, T. H. and Lawrence Prusak. 1998. Working knowledge: How organizations manage what they know. Boston: Harvard Business School Press.
English, Michael J. and William H. Baker. 2006. Winning the Knowledge Transfer Race. New York: The McGraw-Hill Companies, Inc.
McElroy, Mark W. 2002. The New Knowledge Management: Complexity, Learning, and Sustainable Innovation. Burlington: Butterworth-Heinemann.
McIntosh-Elkins, J. K. McRitchie, Maureen Scoones, 2007. “From the silent generation to generation x, y and z: strategies for managing the generation mix.” Proceedings of the 35th annual ACM SIGUCCS fall conference,
Orlando.
Munir, Ningky Sasanti T.S. 2004. “Model Kreasi Pengetahuan: Kajian pada perusahaan-perusahaan kosmetika modern skala besar di Indonesia.”
Disertasi Doktor. Universitas Indonesia.
Wernerfelt, Birger. Mar.1995. “The resource-based view of the firm: ten years after.” Strategic Management Journal, Vol. 16, No. 3: 171-174.
Walters, D, Halliday, M & Glaser, S 2002, 'Creating value in the "new economy".Management Decision, vol. 40, no. 7/8, p. 775-81.
Yudhianto, A.S,.& Kartawijaya, R. (2008). Penerapan Knowledge Management PT ASTRA GRAPHIA TBK. Jurnal Piranti Warta, 11 (2) 218-231.
Davenport, Thomas, H., and Laurence Prusak. 1998. Working Knowledge: How
Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School
Press.
